Di era sekarang, sistem point of sale telah mengubah cara bisnis dalam menjalankan operasi harian. POS tidak hanya digunakan untuk melakukan transaksi, tetapi juga berfungsi sebagai sistem manajemen bisnis yang dapat melacak inventaris, menganalisis data penjualan, dan melakukan berbagai tugas lainnya. Ada dua jenis utama sistem POS, yaitu offline dan online.

Online point of sale adalah sistem penjualan yang memungkinkan bisnis untuk mengelola dan mengkoordinasikan transaksi penjualan secara digital. Jadi, aplikasi tersebut beroperasi sepenuhnya melalui internet. Hal ini memberikan fleksibilitas dan mobilitas, yang memungkinkan bisnis untuk memproses transaksi dari lokasi manapun dan kapanpun. Lalu, apa bedanya dengan software POS offline? Mari kita bahas secara detail di artikel ini.

1. Aksesibilitas

Sistem offline dan online point of sale menawarkan tingkat aksesibilitas yang berbeda. Aplikasi offline biasanya membutuhkan hardware khusus dan hanya dapat diakses dari lokasi tertentu secara langsung. Sebaliknya, jenis platform online dapat diakses di seluruh lokasi walaupun tidak berada di tempat POS langsung, asalkan ada koneksi internet. Ini membuatnya lebih fleksibel dan memungkinkan bisnis untuk melakukan transaksi dan memantau operasi dari mana saja.

Memiliki aksesibilitas yang baik memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasional penjualan dengan lebih efisien. Dengan sistem online, penjualan dapat diproses melalui perangkat apapun yang memiliki koneksi internet seperti laptop, tablet, atau smartphone. Ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki banyak lokasi bisnis atau jika sering melakukan penjualan di luar lokasi fisik kantor seperti bazar atau pameran. Selain itu, kemampuan untuk memantau operasi bisnis dari mana saja, akan memudahkan para pengusaha yang memiliki mobilitas tinggi untuk tetap mengawasi proses penjualan dan persediaan.

Aspek lain dari aksesibilitas yang penting untuk dipertimbangkan adalah kemampuan untuk mengakses dan menganalisis data bisnis. Dengan sistem online point of sale, Anda dapat dengan mudah mengakses laporan penjualan, stok barang, serta pelanggan dari mana saja dan kapan saja. Anda juga dapat memanfaatkan analitik canggih dan pelaporan real-time untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Dalam hal ini, sistem offline mungkin kurang fleksibel karena data biasanya hanya dapat diakses dari lokasi fisik tertentu.

2. Keandalan

Meski online point of sale menawarkan fleksibilitas, namun mereka sangat tergantung pada koneksi internet yang stabil. Sebaliknya, sistem offline dapat beroperasi tanpa koneksi internet, yang membuat mereka lebih dapat diandalkan dalam situasi di mana jaringan internet tidak konsisten.

Meskipun keandalan platform online tergantung pada koneksi internet, namun mereka menyediakan banyak metode pembayaran yang tetap memungkinkan transaksi dilakukan meskipun internet tidak tersedia. Tenang saja, data akan disinkronkan otomatis ketika sistem kembali online. Untuk sistem offline, mereka terbukti andal dalam lingkungan tanpa internet. Namun, jika terjadi kerusakan perangkat atau kehilangan data, proses pemulihan bisa menjadi tantangan.

Dalam konteks keandalan, juga penting untuk mempertimbangkan bagaimana setiap sistem menangani kesalahan dan masalah. Sistem online mungkin menawarkan dukungan teknis sepanjang waktu dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara jarak jauh. Di sisi lain, sistem offline mungkin memerlukan bantuan teknis di tempat atau perangkat pengganti jika terjadi kerusakan perangkat keras.

3. Integrasi dan Sinkronisasi Data

Sistem online point of sale biasanya menawarkan integrasi yang lebih baik dengan perangkat lunak dan platform lain milik perusahaan, seperti e-commerce dan software gudang. Cara kerja integrasi ini adalah platform POS akan menyinkronkan data di semua platform secara otomatis, memastikan informasi seluruh aspek bisnis selalu up-to-date.

Integrasi dan sinkronisasi data sangatlah penting untuk membantu mempercepat dan menyederhanakan proses bisnis. Misalnya, integrasi dengan platform e-commerce dapat memungkinkan otomatisasi proses seperti pemrosesan pesanan. Selain itu, integrasi dengan inventory software juga bisa mengotomatiskan pengurangan stok ketika terjadi pembelian. Hal tersebut tentu saja akan membuat bisnis beroperasi lebih lancar dengan semua data yang terkumpul di satu tempat dan diperbarui secara real-time.

Dari perspektif offline point of sale, integrasi dan sinkronisasi data mungkin tidak seotomatis atau secepat sistem online. Meski beberapa sistem offline modern sudah mulai menawarkan opsi integrasi yang terbatas, namun biasanya melibatkan proses manual dan bisa memakan waktu. Misalnya, pembaruan stok atau data penjualan mungkin perlu disinkronkan secara manual ke sistem inventaris. Dalam beberapa kasus, bisnis mungkin perlu menggunakan solusi pihak ketiga atau melakukan kustomisasi untuk mencapai tingkat integrasi yang lebih baik. 

4. Pembaruan dan Perawatan

Keuntungan lain dari sistem online adalah pembaruan perangkat lunak yang otomatis dan tanpa gangguan. Anda tidak perlu khawatir tentang pembaruan perangkat keras atau perangkat lunaknya. Sebaliknya, pembaruan sistem offline mungkin memerlukan waktu dan usaha yang signifikan, termasuk pelatihan staf baru jika pembaruan mempengaruhi cara penggunaan sistem kasir POS.

Dari sudut pandang pembaruan dan perawatan, aplikasi kasir terbaik juga dapat memberikan keuntungan dalam hal pemulihan dan cadangan data. Kebanyakan sistem online menyediakan solusi pencadangan data otomatis, yang dapat membantu meminimalkan risiko kehilangan. Selain itu, mereka biasanya memungkinkan pemulihan data cepat jika ada kasus kerusakan.

5. Keamanan Data

Meski online point of sale biasanya memiliki fitur keamanan canggih, namun mereka lebih rentan terkena serangan cyber dibandingkan dengan sistem offline. Jangan salah, sistem offline pun juga memiliki risiko mereka sendiri yang bisa jadi lebih tinggi karena kerusakan perangkat keras, pencurian, atau bencana alam. Untuk meminimalisir hal tersebut, maka tipe offline biasanya memerlukan pengendalian akses fisik dan perlindungan tambahan terhadap virus dan malware.

Sistem online biasanya menggunakan enkripsi tingkat lanjut untuk melindungi keamanan data point of sale, seperti pelanggan dan transaksi. Platform ini juga menjaga kepatuhan terhadap berbagai peraturan keamanan data seperti GDPR atau PCI DSS. Selain itu, model software satu ini juga menawarkan fitur seperti otentikasi dua faktor dan pengendalian akses pengguna yang ketat untuk semakin meningkatkan keamanan. 

6. Biaya

Rata-rata harga aplikasi POS yang online dan offline sangatlah berbeda. Dimana model software offline biasanya membutuhkan biaya investasi awal yang besar untuk perangkat keras. Namun, mereka biasanya tidak memerlukan biaya bulanan atau tahunan setelahnya. Sebaliknya, sistem online biasanya memerlukan biaya langganan tetapi mereka dapat menawarkan harga yang lebih rendah. Jadi tipe sistem ini cocok untuk bisnis kecil atau startup yang tidak memiliki anggaran besar untuk investasi awal.

Dalam hal biaya, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya biaya awal tetapi juga biaya operasional jangka panjang. Misalnya, sistem online mungkin memerlukan biaya langganan bulanan tetapi dapat menawarkan peningkatan produktivitas dan efisiensi. Sistem offline, meskipun mungkin memerlukan investasi awal yang lebih besar, mungkin tidak memiliki biaya berkelanjutan. Selalu sesuaikan dengan kemampuan dan budget milik bisnis Anda.

7. Fitur dan Fungsionalitas

Selain fitur standar seperti pelacakan inventaris dan proses penjualan, beberapa sistem online juga menawarkan fitur lanjutan seperti analisis data penjualan, manajemen hubungan pelanggan, dan alat pemasaran. Dengan adanya fitur sistem POS tersebut, bisnis Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang perilaku pelanggan dan menyesuaikan strategi untuk meningkatkan penjualan dan loyalitas pelanggan. 

Sementara itu, fitur dan fungsionalitas sistem POS offline mungkin lebih terbatas namun masih mampu memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari. Sistem ini biasanya hanya fokus pada fungsi penjualan dasar, pelacakan inventaris, dan mungkin beberapa laporan penjualan. Meskipun demikian, mereka bisa jadi tidak menawarkan fitur lanjutan seperti analitik atau integrasi.

Dalam hal ini, penting untuk mencari sistem yang menawarkan fitur yang paling relevan dengan bisnis Anda. Misalnya, jika menjalankan bisnis restoran, Anda mungkin memerlukan fitur seperti manajemen meja dan pencatatan resep. Sistem online biasanya lebih mudah disesuaikan dan dapat menawarkan lebih banyak fitur dibandingkan dengan sistem offline, tetapi hal ini bisa berbeda tergantung pada vendor dan paket yang Anda pilih.

8. Skalabilitas

Penting untuk memilih sistem yang bisa menyesuaikan diri dengan pertumbuhan bisnis Anda. Sistem online umumnya lebih mudah untuk ditingkatkan atau diperkecil sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda membuka cabang baru atau mengembangkan operasional bisnis, misalnya menambahkan pengguna atau terminal baru ke sistem online biasanya hanya memerlukan beberapa klik. 

Dari perspektif sistem offline point of sale, skalabilitas bisa menjadi tantangan. Seiring dengan pertumbuhan bisnis, mungkin diperlukan investasi tambahan untuk perangkat keras dan perangkat lunak, serta waktu dan upaya untuk instalasi dan konfigurasi. Sebagai contoh, penambahan terminal kasir baru atau cabang bisnis memerlukan penyesuaian sistem yang lebih kompleks dibandingkan sistem online.

9. Kesimpulan

Perlu dicatat bahwa tidak ada solusi yang cocok untuk semua jenis bisnis, oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan penilaian menyeluruh sebelum membuat keputusan. Online point of sale cenderung lebih fleksibel, dapat diintegrasikan dengan platform lain, dan lebih mudah untuk ditingkatkan dan diperbarui. Di sisi lain, offline point of sale mungkin lebih andal dalam kondisi koneksi internet yang buruk dan menawarkan tingkat keamanan fisik yang lebih tinggi. 

Masing-masing offline dan online point of sale memiliki keunggulan dan kekurangan yang unik. Memilih antara keduanya bukanlah soal menentukan mana yang lebih baik secara keseluruhan, tetapi menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang platform POS mana yang akan digunakan.