Pembelian adalah salah satu tahapan rantai pasok yang wajib ada di seluruh perusahaan. Dimana hal ini akan sangat menentukan bisnis Anda akan mengalami kerugian atau mendapatkan keuntungan. Maka dari itu, dibutuhkan kombinasi antara perencanaan strategis yang akurat dan pengambilan keputusan yang tepat. 

Mengambil keputusan pembelian adalah tugas yang kompleks, karena melibatkan banyak variabel dan indikator, mulai dari demand forecasting, penjualan, dan masih banyak lagi. Lalu, apa saja hal-hal yang perlu dipertimbangkan agar Anda bisa menghindari pemborosan dan memaksimalkan efisiensi? Temukan jawaban tepatnya di artikel ini.

1. Hubungan Pembelian dan Rantai Pasok

Dalam bisnis, proses pembelian dan rantai pasok merupakan dua entitas yang saling terkait dan tidak bisa dipisahkan. Hubungan ini memiliki dampak yang signifikan terhadap performa dan hasil akhir sebuah bisnis. Secara sederhana, supply chain adalah jaringan kompleks yang mencakup semua aktivitas terkait dengan produksi dan distribusi produk atau jasa, mulai dari pengadaan bahan baku hingga produk akhir mencapai konsumen. 

Di sisi lain, manajemen procurement adalah proses spesifik di mana perusahaan memperoleh barang atau jasa yang diperlukan untuk operasionalnya. Hubungan antara kedua proses bisnis ini terlihat jelas dalam konteks efisiensi dan efektivitas. Pembelian yang efisien dan efektif dapat meningkatkan keandalan dan produktivitas rantai pasok.

Sedangkan keputusan pembelian yang buruk dapat mengganggu aliran barang dan jasa, dan berpotensi mengakibatkan penundaan, biaya tambahan, dan penurunan kualitas. Dalam konteks ini, penting bagi perusahaan untuk memahami dan mengelola hubungan antara pembelian dan rantai pasok dengan baik.

Dalam proses pemilihan supplier, misalnya, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas produk, keandalan pengiriman, dan kemampuan untuk memenuhi pesanan dalam berbagai kondisi pasar. Lalu, dalam menentukan jumlah dan waktu pembelian, perusahaan perlu mempertimbangkan permintaan pelanggan, kapasitas produksi, dan fluktuasi harga. Dan Anda pun perlu memastikan bahwa produk yang dibeli telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, baik dalam hal spesifikasi produk, kinerja, maupun keamanan.

Pentingnya hubungan antara kedua proses bisnis ini menunjukkan betapa pentingnya memahami dan mengelola indikator keputusan pembelian secara efektif, agar Anda bisa membuat keputusan yang lebih baik untuk menghindari pemborosan, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasok.

2. Apa Saja Indikator Keputusan Pembelian?

Menjadi lebih dari sekadar pemrosesan order dan pengiriman, supply chain melibatkan berbagai aspek penting lainnya, seperti pengendalian kualitas, manajemen inventaris, dan yang paling utama adalah keputusan pembelian. Proses membeli barang atau jasa untuk bisnis sering kali menjadi kompleks dan melibatkan banyak variabel. Oleh karena itu, penting untuk memahami apa saja indikator keputusan pembelian yang dapat membantu bisnis dalam meminimalkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

a. Perencanaan Strategis

Alur pembelian di perusahaan tidak hanya berkaitan dengan jumlah barang yang harus dibeli. Namun, juga melibatkan perencanaan strategis dalam proses pemilihan supplier, bahan baku berkualitas, dan bahkan jangka waktu pengirimannya. Jadi, perencanaan ini tidak semata-mata memilih produk dengan harga terendah, tetapi juga tentang mempertimbangkan bagaimana keputusan tersebut akan mendukung tujuan bisnis dalam jangka waktu yang panjang. 

Misalnya, jika perusahaan ingin fokus pada efisiensi biaya, maka Anda harus melakukan forecasting dari laporan pembelian, penjualan, hingga permintaan di bulan-bulan sebelumnya, agar dihasilkan data purchasing yang akurat. Dengan melakukannya, Anda bisa menghemat biaya penyimpanan sekaligus memaksimalkan penggunaan bahan baku yang ada. 

b. Analisis Harga dan Kualitas

Dua indikator keputusan pembelian yang paling umum digunakan adalah harga dan kualitas. Dalam proses bisnis satu ini, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah harga produk tersebut sesuai dengan anggaran perusahaan dan apakah kualitas produk tersebut memenuhi standar yang telah ditetapkan. Hal ini membutuhkan analisis yang cermat dan pengetahuan mendalam tentang pasar.

Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan berbagai faktor lain, seperti layanan purna jual hingga reputasi supplier. Misalnya, jika ada dua supplier menawarkan produk dengan harga dan kualitas yang sama, perusahaan mungkin akan memilih pemasok yang menawarkan layanan purna jual yang lebih baik atau memiliki reputasi yang lebih baik di industri.

c. Faktor Waktu dan Kecepatan

Keterlambatan dalam pengiriman dapat mengganggu seluruh proses rantai pasok kedepannya dan bisa menyebabkan kerugian. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa supplier dapat mengirimkan barang tepat waktu dan dengan kecepatan yang sesuai. Ketika sudah mendapatkan pemasok yang diinginkan, Anda tetap perlu melakukan evaluasi kinerja mereka dalam hal kecepatan dan keandalan pengiriman secara rutin. Ini tidak hanya berlaku untuk pengiriman fisik barang saja, tetapi juga untuk pengiriman jasa.

d. Kemudahan Negosiasi

Sangat penting bagi perusahaan untuk menemukan vendor yang mudah untuk diajak berkolaborasi dan negosiasi. Pasalnya, hal ini akan memudahkan Anda dalam menegosiasikan kebutuhan perusahaan dan harga dengan lebih baik. Selain itu, pihak supplier pun pasti akan memastikan ketersediaan produk, terutama jika Anda menjaga hubungan kerjasama yang baik dengan mereka.

Hubungan yang kuat dengan supplier dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Contohnya, memperoleh akses ke produk atau teknologi terbaru mereka lebih cepat, mendapatkan kualitas layanan yang lebih baik, dan memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam hal pembayaran dan pengiriman. 

Untuk membangun hal tersebut, bisnis Anda perlu berinvestasi dalam komunikasi yang efektif, berbagi informasi, dan membangun kepercayaan. Ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti melakukan pertemuan reguler, berbagi rencana dan tujuan bisnis, dan mempertahankan transparansi dalam semua aspek kerjasama.

e. Risiko dan Ketidakpastian

Setiap keputusan pembelian pasti memiliki risiko dan ketidakpastian, namun alangkah lebih baiknya jika perusahaan mempertimbangkan secara matang segala potensi terjadinya risiko seperti tantangan supply demand, fluktuasi harga, kualitas bahan baku yang kurang baik, hingga pengiriman yang terlambat. 

Anda perlu melakukan analisis dan evaluasi risiko ketergantungan terhadap seluruh supplier. Lebih baik lakukan kerjasama hanya dengan beberapa vendor yang sudah terpercaya saja. Pasalnya, ketika Anda percaya pada banyak supplier sekaligus dan ternyata mereka mengalami masalah, seperti kerusakan fasilitas produksi atau masalah keuangan, maka akan langsung berdampak buruk pada perusahaan. 

3. Kesimpulan

Seiring berjalannya waktu, perusahaan akan dihadapkan dengan pilihan konsumen yang semakin banyak dan beragam. Dalam menghadapi pilihan tersebut, memahami indikator keputusan pembelian menjadi sangat penting untuk menghindari pemborosan. Melalui pemahaman ini, bisnis Anda dapat membuat pilihan yang lebih bijaksana dan efisien, dimana lebih memprioritaskan kebutuhan dan tujuan perusahaan.