Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

Pembuatan purchase order adalah tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dokumen ini tidak hanya digunakan sebagai kontrak mengikat antara pembeli dan pemasok, tetapi juga untuk mencapai transaksi pembelian yang transparan.

Tanpa dokumen PO yang terstruktur dengan baik, proses pembelian bisa jadi kacau dan berdampak buruk bagi operasional dan keuangan bisnis. Misalnya kesulitan melacak barang apa saja yang dikirim, ada ketidaksesuaian pengiriman, hingga harga barang melebihi anggaran perusahaan.

Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan detail apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam perusahaan. Diberikan juga strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih cepat dan akurat.

Key Takeaways

• Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang krusial bagi bisnis untuk memesan barang atau jasa secara terstruktur dari pihak penjual.
• Fungsi PO termasuk bertindak sebagai dokumen pembelian, mengelola ketersediaan barang, menghilangkan miskomunikasi, melacak pesanan barang, mengatur pembayaran.
• Surat purchase order yang efektif harus memuat detail informasi yang lengkap seperti informasi pembeli dan penjual, nomor PO unik, rincian pesanan, syarat pembayaran, tanggal, serta pengesahan.
• ScaleOcean merupakan solusi yang akan membantu bisnis Anda membuat purchase order secara cepat dan akurat dengan memastikan semua komponen penting tercantum secara sistematis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual, yang mencakup rincian seperti jenis, jumlah, harga, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran. PO berfungsi sebagai bukti tertulis yang mengatur transaksi antara pembeli dan penjual.

Surat PO memudahkan tim purchasing untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan serta mempermudah pemantauan terkait kesesuaian barang dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Dengan ini, Anda tidak akan mengalami kerugian karena kesalahan pengiriman, kuantitas yang tidak sesuai, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi.

2. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Purchase order (PO) berfungsi sebagai dokumen kontrak resmi yang mengikat antara pembeli, dalam hal ini perusahaan, dan penjual, yaitu vendor atau supplier. Dokumen ini adalah alat bukti untuk mengonfirmasi perjanjian mengenai pembelian barang atau jasa dengan syarat yang telah disepakati bersama.

Dalam konteks tata kelola perusahaan modern, prosedur operasional standar purchasing menjadi acuan penting untuk memastikan penerbitan dan pengelolaan PO dilakukan secara konsisten dan sesuai kebijakan internal. Berikut penjelasan lebih mendalam terkait fungsi purchase order bagi bisnis:

a. Sebagai Kontrak Pembelian

Purchase order (PO) bertindak sebagai dokumen resmi yang mengikat secara komersial setelah diterima dan disetujui oleh vendor. Dokumen ini merupakan hasil dari proses keputusan pembelian yang telah melalui evaluasi harga, kualitas, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Selain itu, PO juga secara jelas mencantumkan semua persyaratan yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Dokumen ini merinci harga tetap, spesifikasi produk, serta jadwal pengiriman yang telah disepakati kedua belah pihak untuk memastikan proses pemenuhan berjalan tepat waktu dan sesuai perjanjian.

b. Pengelolaan Ketersediaan Barang

PO memberikan gambaran rinci tentang barang apa saja yang akan masuk ke gudang di masa depan (barang yang sedang dalam pesanan). Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat menggunakan blanket purchase order untuk mengatur pembelian berulang dalam periode tertentu.

Pendekatan ini memungkinkan perusahaan melakukan pemesanan berkala tanpa perlu membuat PO baru setiap kali, sehingga proses pembelian menjadi lebih efisien dan mudah dikelola. Informasi ini sangat vital bagi tim operasional untuk mengelola ketersediaan dengan lebih efisien, memastikan tidak terjadinya overstocking atau understocking.

c. Menghilangkan Miskomunikasi

Karena PO berisi detail produk yang sangat spesifik, seperti Nomor SKU atau model, PO menghilangkan miskomunikasi dalam permintaan pembelian. Hal ini memastikan vendor mengirimkan produk yang tepat sesuai kebutuhan awal dan juga berdasarkan MOQ penyedia, meminimalkan biaya dan waktu retur barang.

d. Melacak Pesanan Barang

Dokumen pembelian adalah fondasi utama bagi proses akuntansi yang dikenal sebagai Three–Way Match. Proses ini memverifikasi bahwa faktur yang diterima cocok dengan kas yang dikeluarkan dan slip penerimaan barang, memastikan pembayaran yang sah.

e. Mengatur Pembayaran

Setiap penerbitan dokumen harus melewati persetujuan internal, yang berfungsi sebagai kontrol RAB (rencana anggaran biaya) pengadaan sebelum dana dikeluarkan. Otorisasi ini memberikan jejak audit dan memastikan bahwa semua pengeluaran didukung oleh dana yang tersedia dan telah disetujui.

Selain itu, perusahaan dapat mencegah terjadinya fenomena maverick spending, yakni kejadian di mana seorang staf melakukan pembayaran di luar guidelines yang telah ditetapkan. Hal ini cenderung dipermudah dengan sistem pengadaan seperti ScaleOcean yang mampu melacak masing-masing PO secara terpusat.

3. Format Isi Surat Purchase Order (PO)

Sebuah surat purchase order yang efektif dan jelas harus mengikuti format standar dan mencantumkan informasi penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan menghindari potensi kesalahpahaman. Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam format purchase order pada umumnya:

• Identitas Kedua Pihak: PO harus mencakup nama, alamat, dan kontak lengkap perusahaan pembeli dan vendor.
• Nomor Identifikasi Unik: Setiap PO harus memiliki nomor unik sebagai referensi pelacakan dan administrasi dokumen transaksi.
• Detail Barang / Jasa: Mencantumkan deskripsi, kuantitas, dan spesifikasi teknis dari barang atau jasa yang dipesan.
• Harga Satuan: Harga jual per unit produk atau layanan yang telah disepakati sebelum adanya perhitungan total.
• Harga Total: Jumlah akhir yang harus dibayarkan pembeli setelah memperhitungkan semua biaya pengadaan dan diskon.
• Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman: Menjelaskan metode pembayaran (tempo), jadwal pengiriman yang diharapkan, dan lokasi penerimaan barang.
• Informasi Pajak: Rincian mengenai tarif dan jenis pajak yang dikenakan, seperti PPN, untuk kepatuhan regulasi.

Anda juga dapat menggunakan software purchase order, karena proses ini dapat disederhanakan melalui sistem ini serta mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan transparansi antara pembeli dan vendor.

4. Cara Membuat Purchase Order

Pembuatan dokumen pembelian yang efektif dan akurat memerlukan kepatuhan terhadap prosedur baku. Proses ini dimulai dari identifikasi kebutuhan internal hingga pengarsipan dokumen, yang semuanya krusial untuk menjaga kontrol pengeluaran dan akuntabilitas. Berikut adalah langkah-langkah terstruktur dalam siklus pembuatan PO:

• Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Bisnis: Menentukan secara jelas barang atau jasa apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan harus tersedia.
• Melakukan Pengajuan Internal (Requisition): Mengajukan permintaan pembelian resmi dari departemen yang membutuhkan kepada departemen pengadaan.
• Menggunakan Approved Vendor List (AVL): Memilih calon pemasok dari daftar vendor yang telah disetujui dan memenuhi standar kualitas perusahaan.
• Menentukan Supplier: Memilih vendor terbaik berdasarkan harga, kualitas, syarat pembayaran, dan kemampuan pengiriman.
• Membuat dan Mengirim Purchase Order: Menyusun dokumen PO yang terperinci dan mengirimkannya kepada vendor terpilih untuk konfirmasi pemesanan.
• Menarsipkan PO: Menyimpan salinan PO yang telah disetujui sebagai catatan resmi untuk pelacakan, audit, dan proses pembayaran di masa mendatang.

5. Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan PO adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

Dalam praktik modern, kedua dokumen tersebut juga berperan penting dalam sistem e-purchasing dan e-katalog. Melalui integrasi digital, proses pengajuan PR hingga penerbitan PO dapat dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi, sehingga meningkatkan akurasi, transparansi, serta efisiensi pengadaan perusahaan.

6. Apa Perbedaan Invoice dan Purchase Order?

Ketika Anda mendengar tentang purchase order, terdapat juga sebuah istilah yang selalu disertakan bersamanya, yaitu invoice. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan kedua dokumen tersebut merupakan antithesis dari satu sama lain.

Seperti yang telah diketahui, dokumen PO adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual yang mengabarkan keinginan untuk membeli sejumlah barang atau jasa. Sebaliknya, invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual untuk meminta pembayaran ketika detail pesanan sebelumnya telah terpenuhi.

7. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh surat purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut contoh purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

8. Permudah Pembuatan Purchase Order dengan Purchasing Software ScaleOcean

Pembuatan dokumen purchase order secara manual tidaklah efektif dan rentan kesalahan. Oleh karena itu, software purchasing ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat dokumen PO secara digital. Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu bagaimana cara kerja sistem. Secara umum, software tersebut mampu:

• Automatisasi proses pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak terkait, sistem secara otomatis membuat dokumen tanpa perlu input manual.
• Purchase order format dapat dikustomisasi: Sistem memungkinkan kustomisasi template PO, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
• Rating vendor otomatis: Saat membuat PO, sistem juga secara otomatis dapat menilai vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, tanpa perlu melakukan evaluasi manual yang panjang.
• Monitoring dan notifikasi otomatis: Anda bisa dengan mudah memantau status PO secara real-time. Sistem juga memberikan notifikasi ketika dokumen disetujui atau ditolak.

Software purchasing ScaleOcean juga dapat diintegrasikan dengan modul lain seperti inventory dan accounting. Setelah PO dibuat, stok barang di modul inventory akan diperbarui secara real-time, sekaligus pengeluaran yang terkait langsung tercatat di modul accounting. Cari tahu lebih lanjut kerja sistem ini dengan memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan.

Baca juga: Purchase Requisition Adalah: Arti, dan Bedanya dengan PO

9. Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen penting dalam pengadaan yang membantu Anda mengatur dan memantau pembelian. Selain sebagai bukti resmi, PO juga diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai kebutuhan, anggaran perusahaan, dan memastikan pelaporan keuangan efektif.

Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!