Di era digital seperti sekarang, teknologi canggih 3PL freight software diperlukan bisnis logistik untuk memudahkan proses ekspedisi kontainer. Terlebih dengan kompleksitas tantangan yang ada, tanpa sistem yang terintegrasi, proses ini akan membutuhkan waktu yang lama dan sangat rentan terhadap kesalahan.
Dengan beragam fitur unggulan yang ditawarkan software tersebut, Anda akan mendapatkan manfaat yang signifikan. Mulai dari kemudahan proses booking container logistik hingga pelacakan dan monitoring pengiriman secara real-time. Cari tahu cara kerja sistem tersebut pada pembahasan berikut!
1. Tantangan dalam Ekspedisi Kontainer
Ekspedisi kontainer adalah salah satu aktivitas bisnis logistik yang sering dihadapkan pada berbagai tantangan. Salah satunya yaitu ketidakpastian jadwal kontainer. Seringkali, jadwal ini tiba-tiba berubah atau terjadi penundaan di pelabuhan yang dapat mengacaukan rencana pengiriman, sehingga freight forwarder harus berulang kali menyesuaikan jadwal pengiriman dan ketersediaan kontainer. Ketidakpastian ini tidak hanya menambah beban administratif tetapi juga menyebabkan adanya peningkatan biaya pengiriman dan ketidakpuasan pelanggan.
Efek dari jadwal yang tidak pasti tersebut juga berdampak pada proses booking container. Anda harus rutin menjaga komunikasi dengan berbagai pihak untuk memastikan kontainer tersedia dan mendapatkan slot pengiriman yang sesuai harapan klien. Tanpa sistem yang terintegrasi, proses ini akan membutuhkan waktu yang lama dan bahkan rentan kesalahan. Akibatnya, pengiriman menjadi terlambat.
Tantangan ekspedisi container logistik tidak hanya dialami di tahap persiapan tapi juga selama proses berlangsung. Dalam banyak kasus, perusahaan mengalami kesulitan untuk memantau posisi kontainer secara real-time, sehingga mereka tidak tahu bagaimana status pengiriman. Dengan kondisi ini, perusahaan tidak mampu mengantisipasi dan merespons jika ada masalah seperti penundaan atau penahanan di bea cukai. Tanpa informasi yang akurat dan up-to-date, pengambilan keputusan menjadi sulit, dan risiko kerugian pun ikut meningkat.
2. Keunggulan 3PL Freight Software
Untuk mengatasi tantangan yang telah disebutkan di atas, 3PL freight software menawarkan solusi yang efektif. Software ini dapat mengotomatisasi proses booking kontainer, menyediakan platform terintegrasi untuk melihat ketersediaan kontainer secara real-time dan memudahkan penjadwalan pengiriman. Berikut manfaat yang Anda dapatkan dari software tersebut.
a. Permudah Booking Kontainer Secara Online
Melalui dashboard terpusat, Anda bisa dengan mudah melihat ketersediaan kontainer dari seluruh vendor logistik. Bahkan Anda bisa menyaringnya ke aspek-aspek yang lebih spesifik seperti ukuran kontainer, lokasi pengambilan, tanggal ketersediaan, dan biaya sewa. Dengan informasi tersebut Anda memiliki peluang yang lebih besar untuk segera melakukan booking pada kontainer yang tersedia dan sesuai kebutuhan klien.
Proses booking yang ditawarkan pun juga mudah. Anda hanya perlu menyiapkan informasi dasar seperti jenis barang yang akan dikirim, muatan kontainer yang dibutuhkan dan jumlahnya, serta jadwal yang diinginkan. Jika ada vendor logistik yang sesuai, Anda cukup mengklik pada tombol booking container. Semua detail transaksi akan dicatat secara otomatis dalam sistem, sehingga setiap langkah terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses kapan saja.
b. Optimalkan Jadwal Ekspedisi Kontainer
Dengan algoritma canggih, software ini juga dapat menganalisis berbagai variabel seperti rute pengiriman, jadwal kapal, dan kondisi pelabuhan untuk menyusun jadwal yang paling efisien. Melalui proses yang mudah dan terstruktur tersebut, Anda bisa mengurangi waktu tunggu dan biaya operasional logistik, sehingga bisa dipastikan pengiriman dilakukan tepat waktu. Selain itu, melalui jadwal yang terkoordinasi dengan baik, freight forwarder juga dapat meminimalkan risiko keterlambatan dan meningkatkan keandalan layanan logistik yang ditawarkan.
Sistem juga bisa menyarankan konsolidasi jika ada tujuan, jadwal, dan jenis kargo yang sesuai untuk beberapa pengiriman sekaligus. Hal ini tidak hanya mengurangi biaya pengiriman secara keseluruhan tetapi juga meningkatkan efisiensi penggunaan ruang dalam kontainer. Selain itu, sistem akan memberikan notifikasi dan laporan real-time mengenai status konsolidasi, sehingga Anda selalu dapat memantau dan mengelola pengiriman dengan mudah dan akurat.
c. Otomatisasi Dokumen Pendukung Ekspedisi Kontainer
Keuntungan lain dari penggunaan 3PL freight software adalah otomatisasi dokumen pendukung ekspedisi kontainer. Mulai dari bill of lading, manifest cargo, dan EIR container, yang harus dikelola dengan tepat. Software ini dapat mengotomatisasi pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, sehingga human error dapat diminimalisir dan dipastikan pengiriman container logistik telah mematuhi regulasi.
Anda juga bisa memantau status manajemen dokumen tersebut. Apakah dokumen sudah diverifikasi dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang berkepentingan, atau justru perlu informasi tambahan yang dibutuhkan untuk meningkatkan akurasinya. Jika ada dokumen yang memerlukan koreksi atau penambahan informasi, sistem akan memberikan notifikasi secara real-time sehingga perbaikan dapat segera dilakukan.Â
d. Real Time Pelacakan dan Monitoring Kontainer
Fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk memantau posisi dan status kontainer secara langsung melalui platform terintegrasi. Dengan visibilitas yang lebih baik, Anda dapat mengantisipasi dan merespons berbagai masalah yang bisa saja terjadi dalam pengiriman kapal container logistik. Informasi yang akurat dan up-to-date tersebut sangat membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan layanan yang lebih handal kepada klien.
3. Cara ScaleOcean Software Kelola Ekspedisi Kontainer
Dilengkapi berbagai fitur canggih, ScaleOcean 3PL freight software hadir menjadi pilihan terbaik bagi bisnis logistik yang mengalami kendala dalam ekspedisi kontainer. Misalkan Anda akan akan melakukan ekspedisi kontainer dari Indonesia ke Amerika Serikat. Dengan fitur online ship booking, Anda dapat melihat ketersediaan kontainer dari berbagai vendor logistik yang beroperasi, menyaringnya berdasarkan ukuran, jenis, dan tanggal ketersediaan. Dengan beberapa klik, Anda dapat memesan kontainer yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari booking tersebut, fitur freight scheduling akan menyusun jadwal pengiriman yang paling efisien. Mulai dari jadwal pengambilan container logistik dari depo ke lokasi pengisian barang, hingga jadwal antar ke pelabuhan. Jika ada perubahan jadwal atau penundaan, ScaleOcean 3PL freight software akan mengirimkan notifikasi real-time kepada Anda dan pihak-pihak yang terkait, agar dapat segera menyesuaikan rencana pengiriman.
Melalui dashboard terintegrasi, ScaleOcean software akan membantu mempermudah Anda dalam memantau posisi container logistik sepanjang perjalanan dari pelabuhan di Indonesia hingga tiba di pelabuhan tujuan di Amerika Serikat. Informasi ini mencakup status pengiriman, lokasi kontainer, dan perkiraan waktu kedatangan.
Dengan visibilitas penuh ini, pihak di negara tujuan pun bisa merencanakan sumber daya dan fasilitas pendukung lainnya untuk menangani kedatangan barang. Jadi, ScaleOcean 3PL freight software ini tidak hanya membantu Anda mengelola setiap tahap pengiriman dengan lebih baik tetapi juga meningkatkan keandalan dan keamanan layanan logistik Anda, memastikan tercapainya kepuasan klien.
4. Kesimpulan
Ekspedisi kontainer merupakan aktivitas bisnis logistik yang sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan. Mulai dari ketidakpastian jadwal, kompleksitas proses booking, hingga sulitnya memantau status pengiriman secara real-time. Tantangan ini jika diabaikan tentunya memungkinkan adanya peningkatan biaya operasional dan menyebabkan ketidakpuasan klien.
ScaleOcean 3PL freight software adalah solusi yang bisa diandalkan untuk masalah tersebut. Dengan kemudahan booking secara online, optimasi jadwal ekspedisi kontainer, hingga otomatisasi dokumen baik itu dalam proses pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan, ekspedisi kontainer bisa melakukan semuanya dengan lebih cepat dan efektif. Tertarik untuk mengimplementasikannya? Hubungi tim kami sekarang juga dan kelola ekspedisi kontainer Anda dengan lebih efisien, aman, dan andal.
