Pengertian Demand Planning dalam Rantai Pasok

Rantai pasok yang efektif dan efisien memerlukan perencanaan yang akurat di setiap tahapan. Salah satu proses penting yang tidak boleh diabaikan adalah demand planning, karena perencanaan permintaan ini menjadi pilar utama yang menentukan potensi keuntungan atau kerugian perusahaan.

Demand planning menuntut ketelitian dan presisi tinggi. Artikel ini akan menjelaskan definisi, alur proses, serta fungsi penting demand planning dalam rantai pasok bisnis. Selain itu, akan dibahas pula bagaimana analisis big data dapat berperan sebagai alat utama untuk mengoptimalkan seluruh tahapan perencanaan permintaan. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini!

Key Takeaways

• Demand planning adalah proses krusial memperkirakan dan merencanakan permintaan produk di masa depan untuk efisiensi rantai pasok.
• Fungsi vital demand planning untuk meningkatkan efisiensi biaya & produktivitas serta memastikan ketersediaan produk sesuai permintaan pasar.
• Alur demand planning meliputi pengumpulan & analisis data, penyesuaian strategi, perencanaan produksi & stok, diikuti evaluasi berkelanjutan.
• Template demand planning menyediakan kerangka kerja untuk analisis bisnis, identifikasi kebutuhan, prioritisasi, & penjadwalan yang efektif.

Daptkan Demo Gratis!

1. Apa itu Demand Planning?

Demand planning, atau perencanaan permintaan, adalah proses prediksi dan mengelola kebutuhan konsumen terhadap produk atau layanan suatu perusahaan. Tujuannya adalah memastikan perusahaan dapat memenuhi ekspektasi pelanggan secara efisien, sekaligus meminimalkan risiko pemborosan maupun kekurangan stok. Proses ini mencakup identifikasi tren dan pola permintaan melalui analisis data historis, sehingga perusahaan bisa menentukan jumlah bahan baku yang perlu dibeli dan jadwal produksi yang optimal.

Perencanaan permintaan membantu menghitung lead time secara akurat untuk diinformasikan kepada pelanggan, sehingga seluruh rantai pasok dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Dengan demikian, perusahaan memperoleh landasan kokoh dalam mengelola persediaan dan operasional produksi.

Dampaknya, perusahaan bisa mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan produk yang bisa menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan dan berakhir pada kerugian. Ini juga menjadi bagian dari strategi tingkatkan fill rate agar setiap pesanan pelanggan dapat terpenuhi dengan cepat dan akurat. Selain itu, kinerja rantai pasok Anda pun bisa berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

2. Fungsi Demand Planning

Demand planning merupakan aspek penting dalam perusahaan produksi untuk memastikan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Dengan merencanakan permintaan secara efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari demand planning yang memberikan dampak signifikan bagi perusahaan.

a. Meningkatkan Efisiensi Biaya Produksi

Dengan merencanakan permintaan produk secara tepat, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dalam proses produksi. Penggunaan bahan baku, tenaga kerja, dan peralatan akan lebih terarah, sehingga biaya yang dikeluarkan bisa diminimalisir. Hal ini berkontribusi pada pengelolaan sumber daya yang lebih efisien dan mengurangi pemborosan yang tidak perlu.

b. Optimalisasi Produktivitas Kerja Perusahaan

Perencanaan permintaan yang baik memastikan jadwal produksi berjalan lebih terorganisir. Ini memungkinkan tim produksi bekerja lebih fokus tanpa terganggu oleh perubahan mendadak, sehingga meningkatkan output kerja. Dengan demikian, produktivitas keseluruhan perusahaan pun akan lebih optimal, seperti dalam contoh proses manufaktur perakitan elektronik yang mengandalkan jadwal produksi yang stabil untuk mencapai target harian.

c. Meningkatkan Jumlah Permintaan Produk Pasar

Dengan memahami tren permintaan pasar, perusahaan dapat menyesuaikan produk yang diproduksi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih tepat sasaran dalam meluncurkan produk baru atau memodifikasi produk yang ada, sehingga dapat menarik lebih banyak pelanggan.

Pemahaman mengenai elastisitas permintaan produk juga krusial di sini, karena membantu perusahaan memprediksi bagaimana perubahan harga akan memengaruhi jumlah produk yang diminta konsumen. Akhirnya, volume penjualan pun dapat meningkat.

d. Mengetahui Permintaan Pasar

Demand planning memberikan informasi yang lebih akurat mengenai kebutuhan konsumen di pasar. Data yang terperinci tentang tren permintaan memungkinkan perusahaan untuk merespons lebih cepat terhadap perubahan pasar. Dengan cara ini, perusahaan dapat menjaga kepuasan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk sesuai permintaan.

e. Mengatur Jumlah Produk yang Beredar di Masyarakat

Proses perencanaan permintaan membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara produksi untuk persediaan dan permintaan di pasar. Ini mencegah terjadinya kelebihan pasokan yang bisa mengarah pada pemborosan atau kekurangan yang bisa merusak reputasi perusahaan. Dengan begitu, distribusi produk di pasar dapat lebih terkendali dan sesuai dengan kebutuhan.

Baca juga: Cara Menghitung Efisiensi Produksi di Manufaktur

3. Tahapan Demand Planning di Rantai Pasok

Ada beberapa tahapan yang harus Anda lakukan dalam menentukan salah satu proses demand management ini. Dimana tentunya berkaitan dengan alur manajemen rantai pasok di perusahaan, jadi pasti berhubungan dengan analisis big data. Dibutuhkan kerjasama yang baik antar tim untuk menghasilkan permintaan yang akurat. Berikut adalah penjelasan lebih detailnya:

a. Pengumpulan Data Terkait

Pertama-tama, Anda harus mengumpulkan data historis terlebih dahulu terkait permintaan produk, mulai dari laporan penjualan, volume pembelian, produksi, data pelanggan, dan masih banyak lagi. Dimana data-data tersebut penting untuk menentukan demand forecasting di bulan selanjutnya.

b. Analisis Data

Setelah seluruh data yang diperlukan terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis. Langkah ini mencakup identifikasi tren, analisis fluktuasi, dan pengamatan faktor lainnya yang mempengaruhi permintaan produk perusahaan Anda. Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan sistem ERP yang menyediakan fitur Big Data Analytics.

c. Penyesuaian Strategi

Setelah seluruh data dikumpulkan dan dianalisis, langkah selanjutnya adalah menentukan strategi pengelolaan permintaan. Biasanya proses ini sangat melibatkan perhitungan dengan pendekatan matematika dan statistik. Perusahaan akan memperkirakan tentang permintaan yang mungkin akan muncul di masa depan.

Perencanaan demand planning yang dibentuk bisa bersifat jangka pendek, menengah, hingga jangka panjang. Hasil yang sudah dirancang tersebut tidak serta-merta direalisasikan. Masih ada tahap penyesuaian, di mana perubahan tren pasar, penerapan promosi, penentuan kebijakan harga, atau ada event spesial seperti hari raya, natal, atau tahun baru, sangatlah perlu dipertimbangkan.

d. Perencanaan Produksi dan Persediaan

Setelah merencanakan dan menyesuaikan permintaan yang mungkin akan muncul di masa depan, selanjutnya adalah perencanaan produksi dan persediaan. Perusahaan harus merencanakan kedua hal tersebut secara matang agar menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan produk untuk pelanggan.

Langkah ini berkaitan erat dengan koordinasi rantai pasok, sehingga perusahaan haruslah menyampaikan perencanaan permintaan tersebut kepada pihak-pihak terkait. Dengan begitu, keseimbangan antara penawaran, permintaan, dan persediaan dapat tercapai dan tidak akan merugikan operasional perusahaan.

e. Evaluasi dan Peningkatan

Proses demand planning adalah siklus yang berkelanjutan. Oleh sebab itu, setelah waktu tertentu, hasil aktual haruslah dibandingkan dengan demand management yang telah dibuat sebelumnya. Jika terdapat kekurangan, kesalahan, ataupun penyimpangan dari seluruh alur perencanaan permintaan tersebut, maka perusahaan harus segera belajar dan memperbaikinya agar lebih efisien dan efektif di masa mendatang.

Baca juga: Arti Demand Forecasting dan Metode Umum yang Digunakan

3. Template Demand Planning

Permintaan pelanggan menjadi dasar utama dalam proses produksi, dan jika perusahaan dapat memprediksi dan memenuhi permintaan dengan efisien, peluang untuk unggul di pasar terbuka lebar. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan perlu menyusun demand management plan yang efektif. Berikut template yang bisa Anda gunakan.

a. Latar Belakang

Bagian ini mengidentifikasi alasan perusahaan membutuhkan demand management plan. Misalnya, perusahaan manufaktur yang menghadapi fluktuasi permintaan akan membutuhkan rencana untuk merespons secara efisien. Dalam rencana ini, perlu dicantumkan tujuan jangka pendek dan panjang yang sejalan dengan visi perusahaan, seperti peningkatan efisiensi produksi atau pengembangan pangsa pasar.

b. Analisis Kondisi Bisnis

Di sini, perusahaan harus mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan produk, seperti tren pasar, preferensi konsumen, dan kompetisi. Hal ini mencakup pemahaman tentang produk yang diinginkan dan bagaimana perubahan eksternal, seperti teknologi atau regulasi, dapat memengaruhi permintaan. Selain itu, perusahaan juga perlu menilai peluang dan ancaman yang dapat muncul di pasar.

c. Identifikasi Kebutuhan dan Permintaan

Perusahaan perlu menggali lebih dalam tentang kebutuhan konsumen, termasuk produk yang paling diminati dan inovasi yang diharapkan. Langkah selanjutnya adalah peramalan permintaan menggunakan data historis untuk memprediksi kebutuhan di masa depan. Dengan bantuan modul forecasting dalam ERP, perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan yang diprediksi.

d. Kategorisasi Permintaan

Permintaan harus dikelompokkan berdasarkan berbagai kriteria, seperti jenis produk atau segmen pasar. Kategorisasi ini membantu perusahaan memprioritaskan permintaan yang paling mendesak dan relevan. Pengelompokan yang tepat akan membuat perencanaan produksi lebih terstruktur dan memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang lebih efisien.

e. Prioritas Permintaan

Menetapkan prioritas permintaan berdasarkan urgensi dan potensi keuntungan akan memastikan alokasi sumber daya yang lebih efektif. Permintaan yang paling penting harus ditangani terlebih dahulu agar sumber daya digunakan secara optimal. Ini juga membantu perusahaan fokus pada tujuan yang lebih besar dan menghindari pemborosan dalam proses produksi.

f. Penjadwalan dan Alokasi Sumber Daya

Penjadwalan harus disesuaikan dengan kapasitas produksi untuk menghindari kelebihan atau kekurangan kapasitas. Jika permintaan melebihi kapasitas, perusahaan dapat mencari cara tambahan untuk memenuhi permintaan, seperti bekerja sama dengan pihak ketiga. Mengalokasikan sumber daya sesuai jadwal produksi yang telah ditentukan juga penting untuk menjaga kelancaran operasional.

g. Catatan Evaluasi

Pemantauan terhadap penerapan demand planning sangat penting untuk memastikan bahwa rencana tersebut efektif. Metrik evaluasi seperti tingkat pemenuhan permintaan dan penggunaan kapasitas harus digunakan untuk mengukur kesuksesan. Berdasarkan hasil evaluasi, penyesuaian mungkin diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan permintaan.

4. Peran Big Data Analytics di Demand Planning

Secara sederhana, big data analytics adalah sebuah fitur yang memudahkan Anda dalam melakukan pengumpulan, pemrosesan, dan analisis data dalam jumlah yang besar. Semua data mencakup penjualan, produksi, distribusi, inventory, tren pasar, pola pelanggan, dan faktor eksternal lainnya bisa Anda analisis melalui fitur satu ini.

Dengan begitu, Anda bisa membuat strategi demand planning yang akurat dimana bisa berpengaruh pada pengoptimalan rantai pasok di perusahaan. Mari simak peran sekaligus manfaat dari tools canggih satu ini.

a. Prediksi Permintaan yang Akurat

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, analisis big data merupakan salah satu perangkat efektif yang digunakan untuk demand planning. Cara kerjanya adalah mengumpulkan seluruh data yang berkaitan dengan proses rantai pasok kemudian mengolahnya secara berkelanjutan.

Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi repot-repot mengumpulkan data secara manual yang menghabiskan banyak sekali waktu. Cukup dengan mengumpulkan dan menganalisis data dari penyimpanan terpusat, lakukan penyesuaian, kemudian rencanakan permintaan untuk kurun waktu tertentu.

b. Identifikasi Pola dan Tren

Alasan mengapa solusi satu ini sangat penting untuk perencanaan permintaan adalah karena bisa merangkum seluruh pola dan tren pelanggan dari bulan-bulan sebelumnya hingga sekarang. Sehinga, perusahaan bisa lebih mudah dalam memprediksi dan mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin akan muncul di masa depan.

Beberapa informasi yang mungkin didapat dengan data historis ini adalah perilaku pelanggan atau konsumen, perubahan berdasarkan musim, dan faktor lainnya. Data ini pun akan memungkinkan bisnis Anda untuk menjadi lebih responsif dan adaptif terhadap perubahan tren, kebijakan, atau kondisi ekonomi.

c. Optimalisasi Distribusi

Analisis big data juga berguna untuk mengoptimalkan distribusi produk, layanan, atau data. Hal ini dikarenakan solusi tersebut bisa membantu Anda dalam merencanakan rute distribusi produk yang paling efisien, baik bagi bisnis ataupun pelanggan. Ketika distribusi dilakukan dengan efektif, maka perusahaan pun bisa menekan biaya logistik.

d. Manajemen Risiko

Terakhir, manfaat analisis big data adalah memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi potensi risiko, seperti gangguan produksi dan kelangkaan bahan baku. Ketika Anda memahami potensi risiko ini, maka tentu Anda dapat merencanakan langkah-langkah mitigasi yang tepat dan cepat.

5. Kesimpulan

Demand planning adalah salah satu pilar penting dalam rantai pasok suatu perusahaan. Untuk itu, Anda harus melakukan demand planning secara matang dan aktual untuk memaksimalkan kinerja perusahaan. Dimana hal tersebut nantinya juga akan berdampak bagus terhadap citra perusahaan di mata pelanggan.

Nah, untuk memaksimalkan perencanaan ini, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan Big Data Analytics. Dimana Anda bisa jadi lebih memanfaatkan data historis yang ada, untuk membuat prediksi, perencanaan, dan keputusan bagi perusahaan dengan lebih cepat dan tepat.