Peran Putaway dalam Manajemen Inventaris Perusahaan

Ketika barang telah tiba di gudang perusahaan, tahapan logis selanjutnya setelah konten pengiriman didokumentasikan adalah untuk melakukan penyetoran ke dalam ruang penyimpanan yang tersedia. Namun, banyak yang belum mengetahui bahwa proses tersebut memiliki istilahnya tersendiri, yakni putaway.

Meskipun terlihat sederhana, penyetoran barang merupakan salah satu komponen paling penting dalam manajemen inventaris perusahaan. Bila hal ini tidak dilakukan secara optimal, maka segala barang-barang yang akan digunakan atau diperdagangkan akan sulit dilacak, serta juga menurunkan efisiensi penggunaan ruang penyimpanan gudang.

Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan dunia dalam mengelola inventarisnya memilih untuk menerapkan sebuah software warehouse management system (WMS) demi mendorong optimalisasi kinerja bongkar muat dan penempatan barang-barangnya. Untuk mengetahui lebih baik tentang hal tersebut, artikel berikut akan membahas tentang tata pelaksanaan putaway terbaik dan sistem terbaik yang dapat digunakan untuk menemaninya!

Key Takeaways

• Putaway adalah proses manajemen gudang yang melibatkan penerimaan dan penyimpanan barang ke lokasi dalam gudang yang sesuai.
• Penerapan putaway penting karena mampu meningkatkan efisiensi operasional, menghemat ruang dan biaya, mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan keamanan barang.
• Jenis-jenis putaway dalam gudang: Direct putaway, fixed–location putaway, dynamic putaway, directed putaway.
• Salah satu strategi paling optimal dalam menerapkan putaway ke dalam manajemen gudang perusahaan adalah dengan melakukan implementasi sistem WMS terbaik seperti ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Putaway dalam Gudang?

Putaway adalah sebuah proses dalam pengelolaan inventaris di mana tenaga kerja di gudang menerima dan menyimpan barang pengiriman ke lokasi yang sesuai di dalam tempat penyimpanan. Tujuan dilakukannya hal berikut adalah memastikan kemudahan pelacakan dan akses barang-barang tersebut.

Operasi ini bukan termasuk sekedar penyimpanan barang saja, melainkan juga melibatkan optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan untuk mempermudah akses terhadap inventaris ketika hal tertentu diperlukan. Secara singkat, putaway yang dilakukan secara efektif memungkinkan proses picking yang lebih efektif juga, yakni proses pengambilan barang dari gudang yang cenderung dilakukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Apabila proses penerimaan barang gudang dan peletakkan dilakukan secara optimal, maka manfaat-manfaat yang mampu didapatkan meliputi:

• Peningkatan Efisiensi Waktu: Proses picking dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk memenuhi masing-masing kebutuhan.
• Meningkatkan Akurasi: Jika diintegrasi dengan sistem manajemen gudang, akurasi data penyimpanan akan meningkat.
• Memaksimalkan Penggunaan Ruang: Pengelompokkan barang sesuai dengan jenis atau kategorinya sebelum penyimpanan dilakukan berpotensi mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan.
• Mengurangi Kemungkinan Kesalahan: Sebuah sistem WMS yang optimal mampu membantu dalam pelacakan dan alokasi ruang penyimpanan secara otomatis.

2. Pentingnya Implementasi Putaway Optimal dalam Gudang

Setelah memahami gambaran umum tentang putaway, penting bagi perusahaan untuk juga memahami seberapa pentingnya penerapan proses ini secara optimal. Dengan manajemen yang tepat, putaway bukan hanya sekadar penyimpanan, melainkan salah satu penentu efisiensi operasional gudang secara keseluruhan:

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Ketika barang disimpan secara optimal di inventaris perusahaan, hal tersebut memungkinkan peningkatan efisiensi operasional keseluruhan. Hal ini dikarenakan segala barang-barang yang diperlukan untuk menjalankan operasi, baik penjualan atau produksi, dapat dilacak dan diakses dengan mudah.

b. Penghematan Ruang dan Biaya

Seperti yang telah dinyatakan berulang kali, proses putaway optimal meliputi tata peletakkan gudang yang optimal juga. Adanya proses tersebut memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan warehouse, yang tidak hanya mempermudah pengambilan, tetapi juga mengurangi biaya yang diperlukan untuk menyetor barang-barang tersebut.

c. Mengurangi Risiko Kesalahan

Proses putaway yang optimal meminimalkan potensi kesalahan penempatan barang di gudang. Dengan sistem penyimpanan yang jelas dan terstruktur, karyawan lebih mudah mengidentifikasi lokasi penyimpanan yang benar, sehingga mengurangi risiko salah ambil, salah kirim, maupun salah pencatatan stok.

d. Meningkatkan Keselamatan dan Keamanan Barang

Barang-barang yang dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kebutuhan penyimpanannya dapat meningkatkan keamanan barang tersebut. Contohnya, produk-produk olahan susu memerlukan kebutuhan susu tertentu untuk memastikan kualitas masih terkendali dari masuk hingga keluarnya produk tersebut.

3. Langkah-langkah Proses Putaway

Agar implementasi putaway dapat berjalan dengan efektif, perusahaan perlu memahami alur kerja atau langkah-langkah utama yang harus dilakukan dalam proses ini. Setiap tahapan tersebut saling terhubung untuk memastikan barang tersimpan secara terstruktur, mudah dilacak, dan siap digunakan kapanpun dibutuhkan:

a. Penerimaan Barang

Ketika moda transportasi pengiriman telah tiba di gudang, maka isi kendaraan tersebut akan dibongkar muat dan dimasukkan ke loading dock. Barang-barang itu kemudian akan di data oleh tenaga kerja dan terintegrasi ke dalam sistem manajemen gudang perusahaan.

b. Penentuan Lokasi Penyimpanan

Tahapan ini merupakan tahapan paling penting dalam putaway. Gudang dalam perusahaan biasanya dibagi menjadi beberapa seksi, masing-masing digunakan sesuai dengan spesifikasi barang tertentu. Sebelum melakukan warehouse slotting, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor terlebih dahulu seperti berat, ukuran, jenis, dan frekuensi masuk-keluar masing-masing barang untuk menentukan lokasi paling sesuai.

c. Konsolidasi Barang

Ketika tahapan sebelumnya telah dilakukan, maka tahapan terakhir sebelum peletakkan barang yang perlu dilakukan adalah konsolidasi barang-barang serupa menjadi satu stock keeping unit. Hal berikut penting dilakukan untuk mempermudah pelacakan barang sejenis, serta mempermudah proses pengangkutan barang dalam jumlah besar.

d. Melakukan Penyimpanan Fisik

Barang-barang yang telah dikelompokkan akan disimpan di seksi gudang yang sesuai dengan spesifikasi barang-barang tertentu. Salah satu contoh kegiatan dalam proses ini adalah pallet racking, yakni sebuah proses penyimpanan ke rak-rak inventaris yang telah disusun sesuai dengan kebutuhan. Contohnya, barang-barang yang menggunakan metode LIFO (Last In, First Out) akan disimpan ke jenis rak push back racking.

e. Pembaruan Informasi ke Sistem

Jika sistem WMS yang diterapkan oleh perusahaan memiliki kemampuan berintegrasi dengan teknologi scanner dan kode inventaris barang, maka pelacakan lokasi dan kondisi segala barang dalam gudang dapat dilakukan secara optimal. Informasi terbaru dalam waktu nyata akan membantu memastikan akurasi ketersediaan barang, sehingga membantu perusahaan mengambil keputusan strategis terbaik.

4. Jenis-jenis Putaway Gudang

Selain memahami prosesnya, perusahaan juga perlu mengenali jenis-jenis putaway yang umum diterapkan, agar dapat menyesuaikan metode penyimpanan dengan kebutuhan bisnis dan karakteristik gudang masing-masing. Jenis-jenis tersebut meliputi:

a. Direct Putaway

Jenis putaway berikut adalah jenis di mana segala barang yang tiba di gudang akan dengan segera disimpan di dalam gudang. Anda pastinya bingung karena pernyataan tersebut berbolak-balik dengan pembahasan sebelumnya yang menyatakan bahwa diperlukannya perencanaan terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan jenis berikut kurang cocok diterapkan dalam gudang tingkat industri dan biasanya hanya digunakan pada gudang dengan ruang terbatas.

b. Fixed-Location Putaway

Berhubungan dengan tahapan konsolidasi sebelumnya, jenis ini melibatkan proses penempatan barang gudang sesuai dengan kategori-kategori yang telah ditentukan sebelumnya, yakni SKU-SKU terpisah. Dikarenakan sifat lokasinya yang tetap di penyimpanan, metode fixed–location adalah jenis paling umum yang digunakan dalam proses penerimaan dan penyimpanan barang.

c. Dynamic Putaway

Berbolak-balik dengan jenis sebelumnya, jenis putaway dinamis merupakan sebuah metode yang tidak memiliki lokasi penyimpanan yang tetap, melainkan berubah-berubah sesuai dengan kebutuhan strategis perusahaan. Hal ini lumayan cenderung diterapkan, namun hanya pada bisnis-bisnis kecil yang tidak memiliki produk atau kebutuhan bervariatif sehingga tidak memerlukan tata letak gudang yang terstruktur.

d. Directed Putaway

WMS tentu saja wajib diterapkan oleh perusahaan dalam mengelola inventarisnya, terutama juga apabila mereka menggunakan metode directed putaway. Peletakkan barang digudang dilakukan secara otomatis dan optimal oleh sistem berdasarkan perhitungan proyeksi permintaan atau kebutuhan, safety stock yang diperlukan, dan data-data historis lainnya.

5. Tantangan dalam Implementasi Putaway

Seperti yang telah dinyatakan, proses putaway masih merupakan sebuah istilah yang asing dan dianggap ringan oleh banyak jumlah perusahaan. Hal ini, tanpa mereka sadari, memunculkan beberapa konsekuensi yang menjadi beban kinerja operasional perusahaan, sehingga hasil yang didapatkan tidak termasuk hasil maksimal yang seharusnya didapatkan.

Artikel ini ditulis dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan akan pentingnya kegiatan penerimaan dan penyimpanan yang optimal dalam manajemen gudang. Selain manfaat-manfaat yang telah dibahas secara rinci sebelumnya, Anda juga perlu mengetahui tentang potensi tantangan atau kendala yang mungkin muncul selama berlangsungnya proses putaway:

• Penempatan Barang yang Tidak Optimal: Tantangan berikut dapat terjadi bila kompetensi tenaga kerja masih rendah, atau informasi terkait isi pengiriman di sistem WMS salah.
• Fluktuasi Rantai Pasokan: Rantai pasokan dengan volume yang volatil atau sering mengalami fluktuasi menyebabkan kesulitan pada pengelolaan ruang penyimpanan gudang.
• Kurangnya Pelatihan SDM: Apabila prosedur putaway tidak dilatih secara menyeluruh kepada tenaga kerja, maka kemungkinan terjadinya kesalahan menjadi semakin tinggi.
• Sistem WMS yang tidak Optimal: Meskipun merupakan salah satu komponen inti dalam manajemen inventaris, sebuah sistem manajemen gudang sebenarnya mampu mengurangi efisiensi operasional bila tidak digunakan dengan baik atau sistem tersebut tidak cocok dengan kebutuhan perusahaan.

6. Strategi Penyimpanan Optimal dalam Gudang Perusahaan

Untuk membantu Anda mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut, artikel ini akan menyertakan beberapa strategi penyelesaian yang dapat Anda terapkan dalam proses putaway gudang perusahaan. Berikut penjelasan strategi tersebut:

a. Memperhatikan Ketersediaan Stok

Ketersediaan stok yang akurat akan sangat mempengaruhi proses putaway di gudang. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap barang yang masuk telah dicocokkan dengan data stok yang tercatat di sistem. Dengan begitu, penempatan barang akan lebih teratur dan meminimalisir risiko overstocking ataupun dead stock akibat ketidaksesuaian pencatatan.

b. Mencegah Terjadinya Kerusakan Barang

Ketika barang baru saja dibongkar muat ke dalam gudang, seharusnya hal-hal tersebut melalui prosedur quality control terlebih dahulu untuk memastikan apakah kualitas barang termasuk layak. Bila iya, maka barang akan disimpan ke rak sesuai dengan kategorinya masing-masing untuk mencegah terjadinya kerusakan selama keberadaannya dalam gudang penyimpanan.

c. Penyusunan Rak sesuai dengan Kategori Barang

Barang dengan kategori tertentu tentu saja memerlukan penyimpanan dengan spesifikasi tertentu juga, sehingga rak-rak gudang perlu disusun sesuai dengan masing-masing kategori yang berlaku. Seharusnya proyeksi kategori tersebut frekuensi masuk-keluar dan jenis barang ditentukan terlebih dahulu agar rak-rak yang diperlukan telah tersedia dan siap digunakan ketika kendaraan pengiriman tiba di gudang.

d. Optimalisasi Jarak Rak

Tergantung dengan kategori raknya, perusahaan berkemungkinan perlu melakukan penyesuaian pada masing-masing seksi gudang untuk memastikan keberlangsungan arus masuk-keluar barang optimal. Hal ini dikarenakan terdapat metode penataan rak yang hanya membutuhkan ruang kecil untuk melakukan akses terhadap barang, namun terdapat juga metode yang membutuhkan ruang lebih, atau bahkan tidak sama sekali.

e. Mempersingkat Proses Penempatan dengan Otomatisasi Sistem

Sebuah warehouse management system yang optimal seharusnya memiliki kemampuan untuk mengelola segala pengiriman dan isinya, menjadwalkan proses bongkar muat, dan menentukan lokasi penyimpanan terbaik sesuai dengan data-data yang ada. Untuk menjamin hasil yang maksimal, sistemnya seharusnya mampu berintegrasi dengan software lain dalam perusahaan untuk meningkatkan transparansi persediaan.

Spesifikasi-spesifikasi tersebut merupakan hal-hal yang umum ditemukan dalam software WMS ScaleOcean. Namun, terdapat juga keunggulan lain dari vendor tersebut yang jarang ditawarkan oleh penyedia lainnya, yakni kemampuan untuk berintegrasi dengan cabang-cabang perusahaan yang memungkinkan proses administrasi ketersediaan perusahaan secara menyeluruh, serta juga jumlah user-nya yang tidak terbatas.

Ditel-ditel lain sistemnya dapat Anda temukan lebih lanjut melalui demo gratis ScaleOcean yang juga dibekali dengan kesempatan untuk berkonsultasi dengan ahli sistem secara gratis. Fitur-fiturnya lengkap, dengan beberapa fitur spesifik yang dapat membantu dalam proses putaway berupa demikian:

• Auto Location Suggestion: Sistem akan secara otomatis memberikan rekomendasi lokasi rak atau slot terbaik untuk setiap barang berdasarkan kapasitas, jenis barang, rotasi stok, dan prioritas penyimpanan.
• Real-Time Location Visibility: Sistem memberikan informasi ketersediaan slot rak secara real–time, mempermudah staf gudang untuk menempatkan barang tanpa risiko penumpukan berlebih.
• Barcode Scanning Integration: Proses putaway dipercepat dan diminimalisir kesalahan berkat integrasi barcode scanner. Barang dapat langsung dipindahkan dan dipastikan posisinya dengan akurat.
• Task Management for Putaway: Sistem secara otomatis membuat dan mendistribusikan task putaway ke operator gudang, sehingga alur kerja lebih terstruktur dan efisien.
• Space Optimization Analysis: Sistem menyediakan data dan rekomendasi untuk memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan berdasarkan dimensi, berat, dan rotasi barang.

7. Kesimpulan

Proses putaway yang optimal bukan hanya soal meletakkan barang di gudang, melainkan bagaimana mengelola ruang, mempermudah pelacakan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan penerapan sistem yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan mempercepat proses distribusi.

ScaleOcean menyediakan solusi WMS yang mendukung proses putaway lebih efektif dan akurat. Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat langsung bagaimana sistem ini membantu memaksimalkan ruang penyimpanan, mempermudah operasional gudang, dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda.