Faktur Penjualan: Pengertian, Komponen, dan Jenis-jenisnya

Dalam bisnis, faktur penjualan merupakan bukti transaksi yang penting. Namun, banyak perusahaan masih bingung membedakan faktur penjualan kredit dan tunai, yang dapat menghambat pencatatan akuntansi dan pelaporan pajak mereka.

Faktur penjualan membantu perusahaan mengelola transaksi dengan lebih efisien dan memenuhi kewajiban pajak. Banyak perusahaan telah merasakan manfaat faktur ini. Ingin tahu bagaimana faktur kredit dan tunai dapat mempermudah bisnis Anda? Simak penjelasannya di artikel ini.

Artikel ini akan membahas perbedaan antara faktur kredit dan tunai, komponen penting dalam faktur, serta contoh penerapannya dalam bisnis. Pelajari bagaimana faktur penjualan dapat meningkatkan efisiensi dan kepatuhan perusahaan di artikel ini.

Key Takeaways

• Faktur penjualan adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi jual beli antara penjual dan pembeli, mencakup rincian barang dan pembayaran.
• Komponen-komponen dalam faktur penjualan meliputi identitas penjual dan pembeli, nomor faktur, tanggal transaksi, serta rincian produk atau jasa yang dijual.
• Jenis-jenis faktur penjualan terdiri dari faktur penjualan tunai, kredit, proforma invoice, commercial invoice, dan faktur sederhana.
• Software Sales Management ScaleOcean menyederhanakan pembuatan faktur dengan otomatisasi yang terintegrasi dengan akuntansi dan inventaris.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan atau nota penjualan adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti transaksi penjualan antara penjual dan pembeli. Umumnya berisi deskripsi barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga per unit, dan total harga.

Nota penjualan juga mencakup informasi penting lainnya seperti tanggal transaksi, informasi kontak kedua pihak, serta syarat dan kondisi pembayaran. Perannya yang lebih luas adalah membantu perusahaan untuk memantau arus keluar masuk barang atau jasa, mengelola piutang, dan merencanakan cash flow dengan lebih baik.

Dokumen ini juga menjadi dasar untuk mengidentifikasi kapan pembayaran jatuh tempo. Pada aspek hukum, struk penjualan dapat dijadikan sebagai bukti jika terjadi perselisihan. Faktur ini juga berfungsi sebagai rujukan kesepakatan yang telah dibuat antara penjual dan pembeli.

Dengan menggunakan aplikasi pencatatan penjualan perusahaan, perusahaan dapat mencatat setiap transaksi secara otomatis dan akurat. Hal ini akan memastikan bahwa faktur penjualan terkelola dengan baik, dan memudahkan pemantauan arus kas serta piutang yang perlu dibayar.

2. Dasar Hukum Faktur Penjualan

Faktur penjualan di Indonesia diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 51/2023 tentang Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Peraturan ini mengharuskan setiap transaksi yang dikenakan PPN untuk mencantumkan faktur penjualan sebagai bukti pemungutan pajak yang sah.

Faktur ini juga berfungsi sebagai dokumen penting dalam pelaporan pajak dan prosedur audit oleh otoritas pajak. Faktur pajak, sebagai bagian dari faktur penjualan, sangat penting dalam penghitungan dan pelaporan kewajiban pajak.

Dokumen ini dan laporan penjualan dapat digunakan untuk mencatat PPN yang dipungut dari pembeli, yang kemudian dilaporkan dan disetorkan ke negara. Kepatuhan dalam penerbitan faktur penjualan memastikan kelancaran proses perpajakan dan menghindari potensi masalah hukum.

3. Fungsi Faktur Penjualan bagi Bisnis

Faktur penjualan bukan hanya sekadar bukti transaksi antara penjual dan pembeli, namun juga memiliki peran penting dalam mengelola administrasi bisnis. Bagi banyak perusahaan, faktur ini menjadi alat yang krusial untuk memastikan kepatuhan pajak, kelancaran pengelolaan arus kas, dan pemantauan inventaris.

Dengan memahami berbagai fungsi faktur, perusahaan dapat mengoptimalkan proses keuangan, akuntansi, dan operasional lainnya, sekaligus meminimalkan risiko kesalahan yang bisa merugikan.

Faktur juga berperan penting dalam pengelolaan alur transaksi penjualan, karena benda ini dapat memastikan setiap langkah dari pemesanan hingga pembayaran tercatat dengan tepat. Berikut ini adalah fungsi utama faktur penjualan bagi bisnis, mulai dari pelaporan keuangan hingga sebagai dokumen hukum yang sah.

a. Fungsi Faktur dalam Pelaporan Keuangan dan Perpajakan

Faktur penjualan berperan penting dalam pelaporan keuangan dengan mencatat setiap transaksi penjualan sebagai pendapatan. Benda ini adalah alat yang membantu perusahaan menyusun laporan penjualan harian dan laba rugi yang akurat, memastikan semua pendapatan tercatat dengan benar.

Faktur juga menjadi dokumen utama dalam pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Sebagai bukti pemungutan PPN, faktur pajak membantu perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi pajak yang berlaku.

b. Mengelola Inventaris, Pemantauan Penjualan, dan Perkiraan Keuangan

Faktur penjualan membantu dalam mengelola inventaris barang dengan mencatat setiap penjualan yang terjadi. Informasi ini sangat berguna untuk memperbarui stok barang secara real-time dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

Hal ini mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama di sektor yang sangat bergantung pada manajemen inventaris. Selain itu, faktur memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pemantauan penjualan dan perkiraan keuangan yang lebih akurat.

Data dari faktur memungkinkan perusahaan untuk membuat proyeksi penjualan di masa mendatang. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan keuangan dengan lebih baik dan mengelola arus kas secara efisien.

c. Sebagai Bukti Hukum dan Dokumen Pemesanan

Faktur penjualan berfungsi sebagai bukti hukum yang sah antara penjual dan pembeli. Jika terjadi perselisihan, faktur bisa menjadi referensi yang sah untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan mencatat semua detail transaksi, faktur melindungi kedua belah pihak secara hukum, memperjelas hak dan kewajiban masing-masing.

Selain itu, faktur juga bertindak sebagai dokumen pemesanan yang memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman, faktur dapat digunakan untuk memverifikasi rincian pesanan dan membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah dengan pelanggan secara cepat dan akurat.

Di sisi lain, dokumen sales quotation yang diterbitkan sebelumnya berfungsi sebagai langkah awal dalam proses ini, memberikan gambaran mengenai harga, jumlah barang, dan syarat-syarat yang telah disepakati. Setelah pesanan disetujui, sales quotation akan menjadi dasar untuk membuat faktur dan memastikan konsistensi dalam setiap tahapan transaksi.

4. Bentuk Faktur Penjualan

Faktur penjualan merupakan dokumen penting dalam transaksi bisnis, yang berfungsi sebagai bukti sah untuk pelaporan pajak. Meskipun faktur penjualan tidak memiliki bentuk baku, terdapat beberapa elemen dasar yang wajib ada dalam setiap faktur.

Pertama, identitas penjual dan pembeli, seperti nama, alamat, dan nomor kontak, harus tercantum dengan jelas. Kedua, rincian barang atau jasa yang dijual, yang mencakup deskripsi, jumlah, dan harga satuan, serta total harga yang harus dibayar, termasuk pajak jika ada.

Ketiga, faktur harus mencantumkan tanggal transaksi dan nomor faktur yang unik untuk mempermudah pencatatan dan pelacakan transaksi. Selain itu, faktur penjualan juga harus dilengkapi dengan tanda tangan atau cap resmi dari penjual sebagai bukti keabsahan dokumen tersebut.

Meskipun faktur penjualan tidak memiliki format baku seperti faktur pajak, setiap perusahaan perlu mendesain faktur sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan PKP (Pengusaha Kena Pajak). Desain faktur harus mengikuti ketentuan yang tercantum dalam PER-58/PJ/2010.

5. Komponen-Komponen dalam Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen penting yang mencatat transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Agar faktur ini sah dan sesuai dengan standar akuntansi serta perpajakan, setiap faktur harus mencakup komponen-komponen tertentu.

Memahami setiap komponen yang ada dalam nota penjualan sangat penting, baik untuk kepatuhan hukum maupun untuk menjaga transparansi dan akurasi dalam pencatatan keuangan. Berikut ini adalah komponen-komponen utama yang harus ada dalam faktur penjualan berdasarkan Peraturan Direktur Jendera Pajak.

• Identitas Penjual: Nama, Alamat, dan Informasi Kontak Perusahaan
• Identitas Pembeli: Nama, Alamat, dan Informasi Kontak Pembeli
• Nomor Faktur: Nomor Unik yang Digunakan untuk Mengidentifikasi Faktur Tertentu
• Tanggal Transaksi: Tanggal Transaksi dan Penerbitan Faktur
• Rincian Produk atau Jasa: Deskripsi Barang atau Jasa yang Dijual, Harga Satuan, Potongan Pembelian, Kuantitas, dan Diskon Jika Ada
• Ketentuan Pembayaran: Metode Pembayaran yang Diterima dan Tenggat Waktu Pembayaran
• Total Biaya: Subtotal, Jumlah Pajak yang Dikenakan, Biaya Pengiriman (Jika Ada), dan Total Jumlah yang Harus Dibayar
• Tanda Tangan atau Otorisasi: Ruang untuk Tanda Tangan atau Inisial yang Mengesahkan Dokumen

ScaleOcean Sales Management Software menyederhanakan pembuatan faktur penjualan dengan otomatisasi yang akurat dan cepat. Sistem ini terintegrasi dengan modul akuntansi dan inventaris, serta mendukung perhitungan pajak otomatis.

Anda dapat menyesuaikan template faktur sesuai kebutuhan bisnis dengan menggunakan software ini. Vendor ini juga menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda membantu dapat mengenal kemampuan dari sistem ini lebih mudah.

6. Jenis-jenis Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis, namun jenisnya dapat bervariasi tergantung pada jenis transaksi. Ada beberapa jenis faktur penjualan yang digunakan, seperti untuk transaksi tunai, kredit, atau internasional.

Dengan menggunakan aplikasi penjualan, perusahaan dapat dengan mudah menghasilkan faktur yang sesuai dengan jenis transaksi, baik itu tunai, kredit, atau internasional. Aplikasi ini tidak hanya mempercepat proses pembuatan faktur, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan, memastikan akurasi data transaksi.

Memahami berbagai jenis faktur ini penting agar perusahaan dapat memilih jenis faktur yang tepat untuk transaksi mereka, sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku. Berikut ini adalah berbagai jenis faktur penjualan, serta bagaimana dan kapan masing-masing jenis digunakan dalam transaksi bisnis.

a. Faktur Penjualan Tunai

Faktur penjualan tunai diterbitkan ketika pembayaran dilakukan langsung saat barang atau jasa diserahkan. Jenis faktur ini digunakan dalam transaksi tanpa penundaan pembayaran, umumnya untuk transaksi ritel atau B2C.

Dengan faktur penjualan tunai, pembeli dan penjual bisa langsung menyelesaikan transaksi, tanpa perlu khawatir tentang tunggakan pembayaran. Faktur ini juga sering kali disertai dengan informasi mengenai jumlah total yang harus dibayar, yang mencakup harga barang, pajak, dan biaya lainnya.

Sebelum faktur diterbitkan, surat sales order sering kali digunakan untuk merinci pesanan pelanggan, yang memudahkan dalam proses pembuatan faktur dan memastikan akurasi informasi transaksi.

b. Faktur Penjualan Kredit

Faktur penjualan kredit diterbitkan ketika pembayaran dilakukan setelah barang atau jasa diterima, sesuai dengan jangka waktu yang disepakati. Pembeli menerima faktur dengan rincian pembayaran bertahap, seperti cicilan atau pembayaran setelah beberapa waktu. Faktur penjualan kredit membantu perusahaan memantau omset dan melacak pembayaran yang belum lunas sesuai syarat kredit.

Faktur penjualan kredit berbeda dengan faktur tunai karena menunjukkan adanya saldo yang masih harus dibayar oleh pembeli. Pembayaran biasanya dilakukan sesuai dengan syarat kredit yang telah disepakati, seperti 30, 60, atau 90 hari, dan faktur ini menjadi referensi untuk melacak pembayaran yang belum dilunasi.

c. Faktur Sederhana

Faktur sederhana biasanya berupa nota atau struk yang diberikan setelah pembayaran langsung. Nota ini hanya mencatat transaksi dasar tanpa rincian tambahan, sering digunakan untuk transaksi sederhana yang tidak melibatkan pajak atau biaya tambahan.

Meskipun faktur sederhana tidak membutuhkan tanda tangan atau otorisasi formal, faktur ini tetap penting untuk pencatatan dasar. Pembeli dan penjual bisa menggunakan faktur ini untuk referensi transaksi, meskipun tidak digunakan dalam transaksi dengan nilai atau kompleksitas tinggi.

d. Commercial Invoice

Commercial invoice digunakan terutama untuk transaksi internasional, terutama dalam perdagangan antar negara. Faktur ini mencakup rincian barang yang dijual, harga, jumlah, serta total pembayaran dan penjualan bersih yang dilakukan.

Commercial invoice sangat penting dalam proses bea cukai dan pelaporan impor-ekspor. Dokumen ini sering memerlukan pengesahan dari perwakilan negara pengimpor atau kantor konsuler.

Jenis faktur ini berfungsi sebagai dokumen resmi dalam perdagangan internasional, dan digunakan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim memenuhi semua persyaratan hukum, serta untuk memastikan pembayaran yang sesuai. Dokumen ini sangat dibutuhkan untuk proses clearance barang di perbatasan negara.

e. Proforma Invoice

Proforma invoice adalah faktur sementara yang dikeluarkan sebelum transaksi resmi dilakukan. Dokumen ini memberikan gambaran mengenai harga, jumlah barang atau jasa, serta ketentuan pengiriman yang akan datang.

Meskipun proforma invoice tidak mengharuskan pembayaran langsung, dokumen ini berfungsi untuk memberi informasi awal kepada pembeli. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap transaksi yang akan dilakukan.

Faktur ini sering digunakan ketika pelanggan memerlukan rincian biaya sebelum melakukan pembelian resmi, terutama dalam transaksi B2B atau transaksi besar. Proforma invoice tidak dianggap sebagai faktur yang sah untuk tujuan perpajakan, namun berfungsi untuk mengonfirmasi rincian dan syarat transaksi yang akan datang.

Baca juga: Pengertian Omset, Cara Menghitung dan Cara Meningkatkannya

7. Perbedaan Faktur Penjualan dan Invoice

Faktur penjualan dan invoice sering kali dianggap dokumen yang sama karena keduanya digunakan dalam proses transaksi bisnis. Meskipun keduanya berfungsi untuk mencatat tagihan yang harus dibayar oleh pembeli, terdapat perbedaan penting antara faktur dan invoice yang berpengaruh pada penggunaannya.

Berikut ini adalah pembahasan secara rinci mengenai perbedaan antara keduanya. Selain itu, akan dijelaskan juga jenis transaksi yang memerlukan faktur atau invoice dan bagaimana keduanya berbeda dalam proses pembayaran.

a. Menguraikan Perbedaan antara Faktur Penjualan dan Invoice

Nota penjualan dan invoice memiliki beberapa perbedaan utama meskipun keduanya digunakan untuk mencatat transaksi jual beli. Faktur penjualan adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai bukti transaksi yang mencatat barang atau jasa yang telah diserahkan kepada pembeli.

Dokumen ini sering kali digunakan dalam transaksi tunai, di mana pembayaran dilakukan pada saat atau segera setelah barang diserahkan. Di sisi lain, invoice lebih sering digunakan dalam transaksi kredit, di mana pembeli menerima barang atau jasa terlebih dahulu dan kemudian melakukan pembayaran dalam periode tertentu.

Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran, biasanya mencakup rincian mengenai tenggat waktu pembayaran dan informasi lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi secara bertahap. Inilah sebabnya invoice sering dipakai dalam transaksi dengan jangka waktu pembayaran yang lebih fleksibel, seperti 30 atau 60 hari.

b. Jenis Transaksi yang Memerlukan Faktur vs Invoice

Faktur penjualan lebih sering digunakan dalam transaksi tunai, di mana pembayaran dilakukan segera setelah barang atau jasa diterima. Dokumen ini biasanya diterbitkan untuk transaksi ritel atau B2C, di mana penjual menerima pembayaran langsung.

Faktur juga digunakan ketika perusahaan perlu melaporkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), karena dokumen ini adalah dokumen yang sah untuk mencatat transaksi pajak. Sebaliknya, invoice digunakan dalam transaksi kredit atau jangka panjang, di mana pembayaran dilakukan beberapa waktu setelah barang atau jasa diterima.

Ini sering ditemukan dalam transaksi B2B, seperti grosir atau antara perusahaan dengan pelanggan yang memiliki hubungan bisnis jangka panjang. Invoice memberi pembeli lebih banyak waktu untuk membayar dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola arus kas dengan lebih fleksibel.

8. Perbedaan Faktur Penjualan Kredit dan Tunai

Faktur penjualan kredit dan tunai memiliki perbedaan utama dalam metode pembayaran. Faktur penjualan tunai diterbitkan ketika pembayaran dilakukan langsung saat barang atau jasa diserahkan, sehingga tidak ada utang yang tertunda.

Transaksi ini mempermudah pencatatan akuntansi dan menjaga arus kas tetap lancar. Sebaliknya, faktur penjualan kredit diterbitkan ketika pembayaran dilakukan setelah barang atau jasa diterima, sesuai dengan jangka waktu yang disepakati.

Faktur ini mencatat informasi terkait syarat kredit, seperti tanggal jatuh tempo dan denda keterlambatan, yang membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Selain itu, faktur kredit mempengaruhi arus kas jangka panjang karena adanya piutang yang perlu dilunasi dalam periode tertentu.

9. Contoh Faktur Penjualan

Ada beberapa jenis faktur penjualan yang digunakan, tergantung pada cara pembayaran yang disepakati. Berikut ini adalah contoh nota penjualan kredit dan nota penjualan tunai, serta komponen yang harus ada di dalam setiap faktur untuk memastikan transaksi tercatat dengan benar.

a. Contoh Faktur Penjualan Kredit

Contoh nota penjualan kredit dapat diilustrasikan dengan skenario berikut. Misalnya, sebuah perusahaan penjual alat elektronik menjual 5 unit laptop dengan harga jual produk per unit Rp15.000.000 dan 10 unit smartphone dengan harga Rp5.000.000 kepada PT. Tekno Solusi secara kredit.

Pembayaran harus diselesaikan dalam waktu 30 hari setelah faktur diterbitkan. Total kewajiban yang harus dibayar oleh PT. Tekno Solusi adalah Rp125.000.000. Faktur penjualan kredit ini memuat beberapa komponen penting. Pertama, nomor faktur yang unik untuk setiap transaksi, yang membantu dalam pelacakan dan pengarsipan.

Kemudian, tanggal faktur yang menunjukkan kapan transaksi terjadi dan kapan pembayaran harus dilakukan. Identitas penjual dan pembeli juga dicantumkan untuk kejelasan. Selanjutnya, rincian produk atau layanan yang dijual, termasuk deskripsi, kuantitas, harga per unit, dan total harga.

Dalam transaksi ini, pembeli harus melunasi kewajiban dalam jangka waktu yang telah disepakati, yaitu 30 hari. Faktur ini juga mencakup ketentuan pembayaran, yang mengatur syarat-syarat pembayaran kredit, serta instruksi mengenai cara pembayaran sesuai dengan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo.

Untuk memudahkan pencatatan dan memastikan proses berjalan efisien, banyak pelaku bisnis menggunakan aplikasi pembukuan bisnis yang dapat melacak faktur dan pembayaran secara otomatis. Hal ini membantu memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan tepat waktu dan akurat.

b. Contoh Faktur Penjualan Tunai

Contoh faktur penjualan tunai dapat dilihat dalam skenario berikut. PT. Cahaya Baru, sebuah toko peralatan rumah tangga, menjual 1 unit kulkas seharga Rp4.500.000 dan 2 unit blender seharga Rp750.000 masing-masing kepada Bapak Andi pada 15 Maret 2025.

Pembayaran dilakukan langsung di kasir pada saat pembelian, dengan total harga yang harus dibayar sebesar Rp6.000.000. Faktur penjualan tunai ini mencakup informasi dasar seperti nomor faktur dan tanggal penerbitan faktur.

Dalam hal ini, tidak ada informasi mengenai syarat kredit atau jatuh tempo karena transaksi diselesaikan pada saat pembelian. Rincian barang yang dibeli, seperti deskripsi produk, kuantitas, harga per unit, dan total harga, dicantumkan secara jelas.

Dalam transaksi ini, tidak ada kewajiban pembayaran lebih lanjut, karena seluruh pembayaran telah diselesaikan secara langsung. Selain itu, faktur penjualan tunai juga mencakup ketentuan tentang retur pembelian barang, yang hanya dapat dilakukan jika barang mengalami kerusakan pabrik dalam waktu tujuh hari setelah pembelian.

Ketentuan ini menjelaskan kebijakan penjual terkait pengembalian barang dan memastikan ekspektasi yang jelas bagi pembeli. Untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan faktur, banyak bisnis di Indonesia kini beralih menggunakan software invoicing Indonesia, yang dapat mengotomatisasi proses ini.

10. Kesimpulan

Faktur penjualan adalah alat yang penting dalam setiap transaksi bisnis, membantu pencatatan keuangan, perpajakan, dan hubungan dengan pelanggan. Memahami jenis dan komponen faktur memastikan transaksi berjalan lancar dan sesuai ketentuan, baik untuk penjualan tunai maupun kredit.

Untuk mempermudah pembuatan faktur, ScaleOcean Sales Management Software menawarkan otomatisasi yang akurat dan cepat, terintegrasi dengan akuntansi dan inventaris. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis, agar Anda dapat mengenal lebih jauh bagaimana sistem ini mendukung bisnis Anda.