Apa Itu Buku Besar Akuntasi? Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Dalam kecepatan dunia bisnis modern, perusahaan seringkali merasa terjebak dalam ketidakpastian karena harus membuat keputusan strategis tanpa dukungan data keuangan yang akurat dan terorganisir. Mengukur profitabilitas sejati, merencanakan investasi, atau bahkan sekadar mengelola arus kas menjadi tantangan besar ketika informasi finansial berantakan atau diragukan validitasnya.

Kesalahan ini meningkatkan risiko bisnis, membuat prospek pertumbuhan berkelanjutan menjadi samar. Di sinilah buku besar akuntansi mengambil peran fundamental sebagai fondasi dari sistem akuntansi perusahaan. Buku besar adalah alat esensial yang merangkum dan mengelompokkan setiap transaksi keuangan mulai dari kas hingga utang, pendapatan hingga biaya ke dalam akun yang terstruktur.

Artikel ini dirancang untuk mengupas tuntas seluk-beluk buku besar, mencakup pengertian dasarnya, fungsi-fungsi vitalnya, hingga panduan praktis proses pembuatannya. Dengan pemahaman mendalam ini, Anda tidak hanya akan menginterpretasikan data keuangan dengan lebih baik, tetapi juga membuat keputusan yang mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Key Takeaways

• Buku besar akuntansi adalah sistem pencatatan yang mengelompokkan semua transaksi berdasarkan akun untuk analisis dan pelaporan yang terstruktur.
• Perbedaan buku besar dan jurnal umum merujuk pada pencatatan transaksi dan klasifikasi data menjadi informasi keuangan yang terstrutur.
• Fungsi buku besar adalah sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, alat kontrol kondisi finansial, dan sumber data akurat yang mempermudah proses audit.
• Terdapat dua jenis utama buku besar, yaitu buku besar umum yang merangkum semua akun dan buku besar pembantu yang merinci akun-akun tertentu.
• Software akuntansi ScaleOcean dapat mengotomatisasi proses pembuatan buku besar dengan memastikan akurasi, efisiensi, dan kemudahan dalam pengambilan keputusan strategis.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Buku Besar Akuntansi?

Buku besar akuntansi atau yang sering disebut general ledger, adalah buku utama yang berisi kumpulan semua akun yang digunakan dalam operasional sebuah perusahaan.  Setiap akun, mulai dari kas, piutang, utang, hingga pendapatan dan biaya, memiliki halaman tersendiri di dalam buku besar. Fungsinya adalah untuk mengorganisasi data keuangan yang  banyak dan beragam menjadi format yang terstruktur dan mudah diakses.

Dari buku besar inilah saldo akhir setiap akun dapat diketahui pada akhir periode akuntansi. Saldo-saldo inilah yang nantinya menjadi fondasi utama dalam penyusunan laporan keuangan vital seperti neraca dan laporan laba rugi. Oleh karena itu, keakuratan dan keteraturan pengertian buku besar menjadi krusial bagi integritas seluruh sistem pelaporan keuangan perusahaan.

Setiap entri dalam buku besar harus mencerminkan prinsip dasar akuntansi berpasangan (double-entry accounting), di mana setiap transaksi memengaruhi setidaknya dua akun dengan satu sisi didebit dan sisi lainnya dikredit dalam jumlah yang sama. Keseimbangan ini memastikan persamaan dasar akuntansi (Aset = Liabilitas + Ekuitas) selalu terjaga. Proses pemindahan data dari jurnal ke buku besar ini dikenal dengan istilah posting.

Sebuah langkah kritis yang mengubah catatan kronologis menjadi ringkasan yang terklasifikasi berdasarkan akun. Penggunaan chart of account yang terstruktur dengan baik sangat membantu dalam proses pengelompokan ini, memastikan setiap transaksi masuk ke akun yang tepat. Ini adalah alat diagnostik untuk memahami kinerja keuangan perusahaan secara detail dan membuat keputusan yang lebih terinformasi dan strategis.

Baca juga: Siklus Akuntansi: Pengertian, Tujuan, Tahapan & Jenisnya

Perbedaan Jurnal Umum vs Buku Besar

Dalam siklus akuntansi, jurnal umum dan buku besar adalah dua komponen yang saling terkait namun memiliki fungsi yang sangat berbeda. Fokus utama dari jurnal umum adalah pencatatan yang berurutan berdasarkan waktu. Di sisi lain, buku besar berfungsi sebagai buku rekapitulasi atau klasifikasi dari semua entri yang ada di jurnal umum.

Data dari jurnal umum dipindahkan atau di-posting ke dalam akun-akun yang relevan di buku besar, sehingga semua transaksi yang memengaruhi akun kas akan terkumpul di satu tempat, semua yang terkait utang di tempat lain, dan seterusnya. Dengan kata lain, buku besar mengorganisir data berdasarkan akun, bukan berdasarkan tanggal.

Proses ini mengubah data mentah yang tercatat secara kronologis menjadi informasi yang terstruktur dan siap untuk dianalisis. Secara ringkas, jurnal umum adalah titik awal pencatatan (book of original entry) yang bersifat kronologis, sementara buku besar adalah titik akhir pengelompokan (book of final entry) yang bersifat analitis.

Keduanya tidak dapat dipisahkan jurnal umum menyediakan detail setiap transaksi, sedangkan buku besar memberikan gambaran besar tentang dampak kumulatif transaksi tersebut terhadap setiap akun. Tanpa adanya jurnal buku besar yang akurat, mustahil untuk menyusun laporan keuangan yang andal dan dapat dipercaya.

Fungsi dan Manfaat Utama Buku Besar bagi Bisnis

Hal ini menjadikan buku besar memegang peranan krusial dalam sistem akuntansi bisnis, tidak hanya sebagai catatan tetapi manfaatnya dirasakan di berbagai level. Mulai dari operasional harian hingga pengambilan keputusan strategis di tingkat eksekutif. Memahami fungsi-fungsi ini akan membuka wawasan tentang mengapa menjaga integritas buku besar adalah sebuah keharusan.

Berikut adalah beberapa fungsi dan manfaat utama yang ditawarkan oleh buku besar yang terkelola dengan baik bagi kelangsungan dan pertumbuhan bisnis Anda:

1. Mengklasifikasikan dan Meringkas Data Transaksi Keuangan

Setiap hari, perusahaan melakukan puluhan, ratusan, bahkan ribuan transaksi keuangan yang tercatat dalam jurnal umum. Tanpa adanya sistem klasifikasi, data ini akan menjadi lautan informasi yang tidak terstruktur dan sulit diinterpretasikan. Di sinilah fungsi pertama buku besar berperan, yaitu mengklasifikasikan setiap transaksi ke dalam akun yang sesuai, seperti kas, piutang, persediaan, atau biaya sewa.

2. Menjadi Dasar Utama Penyusunan Laporan Keuangan

Fungsi paling krusial dari buku besar adalah sebagai satu-satunya sumber data untuk penyusunan laporan keuangan utama. Setelah semua transaksi diposting dan saldo akhir setiap akun dihitung, langkah selanjutnya adalah menyusun neraca saldo. Laporan internal ini berfungsi untuk memverifikasi bahwa total saldo debit sama dengan total saldo kredit di seluruh akun, memastikan tidak ada kesalahan matematis dalam proses posting.

Dari neraca saldo yang telah seimbang inilah, laporan keuangan formal seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas dapat disusun. Saldo akun-akun pendapatan dan beban akan digunakan untuk menghitung laba atau rugi bersih, sementara saldo akun-akun aset, liabilitas, dan ekuitas akan membentuk neraca yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan.

3. Sebagai Alat untuk Memantau dan Mengendalikan Kondisi Keuangan

Buku besar berfungsi sebagai dasbor keuangan yang memungkinkan para pemimpin bisnis untuk memantau kesehatan finansial perusahaan secara real-time. Dengan meninjau saldo akun-akun kunci secara berkala, manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi tren, anomali, atau potensi masalah.

Misalnya, peningkatan drastis pada saldo piutang usaha mungkin mengindikasikan masalah dalam penagihan, sementara penurunan tajam pada saldo kas bisa menjadi sinyal adanya masalah likuiditas. Selain pemantauan, buku besar juga merupakan alat pengendalian yang efektif. Anggaran perusahaan dapat dibandingkan dengan angka aktual yang tercatat di buku besar untuk setiap kategori pengeluaran.

Analisis varians ini membantu manajemen untuk mengendalikan biaya, memastikan setiap departemen beroperasi sesuai anggaran, dan mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan yang signifikan. Kemampuan untuk mengawasi kinerja keuangan secara detail ini sangat penting untuk menjaga stabilitas dan profitabilitas bisnis.

4. Mempermudah Proses Audit dan Menjamin Akurasi Data

Baik untuk keperluan audit internal maupun eksternal, buku besar adalah dokumen pertama yang akan diperiksa oleh auditor. Sebuah buku besar yang terorganisir dengan baik menyediakan jejak audit (audit trail) yang jelas dan lengkap, memungkinkan auditor untuk menelusuri setiap angka dalam laporan keuangan kembali ke transaksi aslinya di jurnal umum.

Pemeliharaan buku besar yang disiplin membantu menjamin akurasi dan integritas data keuangan secara keseluruhan. Proses rekonsiliasi rutin, seperti rekonsiliasi bank, memastikan bahwa catatan internal perusahaan sesuai dengan catatan eksternal, yang pada gilirannya memperkuat keandalan data di buku besar. Kepercayaan investor, bank, dan otoritas pajak bergantung pada data keuangan yang akurat dan dapat diverifikasi.

Jenis-jenis Buku Besar

Meskipun sering disebut sebagai satu kesatuan, buku besar sebenarnya dapat dibedakan menjadi dua jenis utama yang bekerja secara sinergis untuk menyajikan gambaran keuangan yang komprehensif. Keduanya adalah buku besar umum (general ledger) dan buku besar pembantu (subsidiary ledger).

Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai kedua jenis buku besar tersebut:

1. Buku Besar Umum (General Ledger)

Buku besar umum adalah inti dari sistem akuntansi. Hal ini berisi ringkasan dari semua akun keuangan, yang tercantum dalam chart of accounts. Akun-akun ini mencakup seluruh spektrum keuangan, seperti aset (kas, piutang, persediaan), liabilitas (utang usaha, utang bank), ekuitas (modal disetor, laba ditahan), pendapatan (penjualan, pendapatan jasa), dan beban (biaya gaji, biaya sewa, biaya pemasaran).

Setiap akun dalam buku besar umum disebut sebagai akun pengendali (control account) jika akun tersebut memiliki rincian lebih lanjut di buku besar pembantu. Misalnya, akun piutang usaha di buku besar umum hanya akan menunjukkan satu angka total dari seluruh piutang perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran yang ringkas dan tidak membebani buku besar utama dengan detail yang berlebihan.

2. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

Buku besar pembantu (subsidiary ledger) seperti namanya, berfungsi untuk memberikan rincian atau perincian dari akun pengendali tertentu yang ada di buku besar umum. Tujuannya adalah untuk memecah angka ringkasan menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Contohnya seperti piutang usaha dan pembantu utang usaha, yang sering ditemukan dalam praktik akuntansi perusahaan dagang.

Sebagai contoh, sementara buku besar umum hanya menunjukkan total saldo piutang usaha sebesar Rp500 juta, buku besar pembantu piutang usaha akan merincinya berdasarkan setiap pelanggan. Pelanggan A berutang Rp150 juta, pelanggan B berutang Rp200 juta, dan pelanggan C berutang Rp150 juta. Total dari semua saldo di buku besar pembantu harus selalu sama dengan saldo akun pengendali di buku besar umum.

Penggunaan buku besar pembantu ini memungkinkan perusahaan untuk melacak detail transaksi dengan lebih efektif tanpa mengorbankan keringkasan laporan di buku besar umum.

Bentuk-bentuk Buku Besar dan Contohnya

Secara konseptual, fungsi buku besar tetap sama, yaitu untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan akun. Namun, dalam praktiknya, format atau bentuk penyajiannya bisa bervariasi tergantung pada kebutuhan dan tingkat kompleksitas pencatatan. Memahami berbagai format buku besar ini membantu dalam memilih metode yang paling sesuai, baik untuk tujuan edukasi maupun pelaporan formal.

Ada tiga bentuk utama yang umum dikenal dalam akuntansi Bentuk T (T-Account), Bentuk skontro (2 Kolom), dan Bentuk staffel (3 atau 4 Kolom). Berikut penjelasan dari masing-masing bentuk buku besar:

1. Bentuk T (T-Account)

Bentuk T adalah format buku besar yang paling sederhana dan sering digunakan dalam konteks akademik atau untuk analisis cepat. Seperti namanya, format ini menyerupai huruf T besar, di mana nama akun ditulis di bagian atas. Sisi kiri dari garis vertikal digunakan untuk mencatat transaksi debit, sedangkan sisi kanan untuk kredit.

Misalnya, untuk akun Kas, setoran tunai dari pelanggan akan dicatat di sisi kiri (debit), dan pembayaran kepada pemasok akan dicatat di sisi kanan (kredit). Meskipun sangat praktis untuk memvisualisasikan dampak transaksi pada setiap akun, format buku besar ini jarang digunakan dalam praktik bisnis formal karena kurangnya detail seperti tanggal, deskripsi transaksi, dan kolom saldo berjalan.

2. Bentuk Skontro (2 Kolom)

Bentuk skontro adalah versi yang lebih formal dan terstruktur dari Bentuk T. Istilah skontro berasal dari bahasa Italia scontro yang berarti pertemuan atau perbandingan. Format ini memisahkan halaman menjadi dua sisi secara simetris sisi debit di sebelah kiri dan sisi kredit di sebelah kanan. Setiap sisi memiliki kolom-kolom yang identik, biasanya terdiri dari tanggal, keterangan, referensi (Ref.), dan jumlah.

Bentuk ini memberikan informasi yang lebih lengkap dibandingkan Bentuk T, karena setiap entri memiliki detail tanggal dan keterangan. Namun, kekurangannya adalah tidak adanya kolom saldo berjalan, sehingga untuk mengetahui saldo akhir, seseorang harus menjumlahkan total kolom debit dan total kolom kredit terlebih dahulu, lalu menghitung selisihnya.

3. Bentuk Staffel (3 atau 4 Kolom)

Bentuk staffel adalah format buku besar yang paling umum digunakan dalam sistem akuntansi manual maupun terkomputerisasi saat ini karena paling informatif. Istilah staffel berarti tumpukan atau berurutan, yang mencerminkan adanya kolom saldo yang terus diperbarui. Terdapat dua variasi utama dari bentuk ini, yaitu format 3 kolom dan 4 kolom.

Format 3 kolom memiliki kolom untuk debit, kredit, dan saldo. Setiap kali ada transaksi baru, saldo akan langsung dihitung dan diperbarui, memberikan informasi saldo terkini setiap saat. Format 4 kolom merupakan pengembangannya, dengan kolom debit, kredit, saldo debit, dan saldo kredit.

Format ini sangat berguna untuk mengetahui sifat saldo normal dari sebuah akun secara langsung, apakah itu saldo debit (untuk aset dan beban) atau saldo kredit (untuk liabilitas, ekuitas, dan pendapatan). Ini adalah tabel buku besar akuntansi yang paling efisien dan informatif untuk pelaporan dan analisis.

Bagaimana Proses Pembuatan Buku Besar?

Proses pembuatan buku besar, atau yang lebih dikenal dengan istilah posting, adalah langkah krusial dalam siklus akuntansi yang menjembatani pencatatan transaksi awal dengan penyusunan laporan keuangan. Proses ini secara sistematis memindahkan informasi dari jurnal umum ke dalam akun-akun individual di buku besar.

Berikut adalah lima langkah utama dalam proses pembuatan dan pemeliharaan buku besar:

1. Menyiapkan Daftar Akun (Chart of Accounts)

Langkah pertama sebelum proses posting dimulai adalah memastikan perusahaan memiliki daftar akun atau Chart of Accounts (CoA) yang terstruktur dengan baik. CoA adalah daftar lengkap semua akun yang digunakan oleh perusahaan, yang dikelompokkan ke dalam kategori utama aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban.

Setiap akun diberi nomor atau kode unik untuk mempermudah identifikasi dan mencegah kesalahan klasifikasi. Tanpa CoA yang jelas, proses posting akan menjadi kacau dan rawan kesalahan. Daftar ini berfungsi sebagai cetak biru atau kerangka kerja untuk buku besar, memastikan bahwa setiap transaksi keuangan dapat dialokasikan ke akun yang tepat.

2. Mencatat Transaksi ke dalam Jurnal Umum

Semua proses akuntansi dimulai dengan pencatatan transaksi keuangan ke dalam jurnal umum. Setiap kali transaksi terjadi baik itu penjualan, pembelian, pembayaran gaji, atau penerimaan pinjaman transaksi tersebut harus dianalisis untuk menentukan akun mana yang terpengaruh dan dicatat sebagai entri jurnal. Entri ini harus mematuhi prinsip double-entry, di mana total debit harus sama dengan total kredit.

Jurnal umum mencatat detail penting seperti tanggal transaksi, akun yang didebit, akun yang dikredit, jumlah, dan deskripsi singkat. Keakuratan pada tahap ini sangat penting, karena setiap kesalahan yang dibuat dalam jurnal umum akan terbawa ke buku besar dan akhirnya ke laporan keuangan. Jurnal berfungsi sebagai catatan kronologis resmi dari semua aktivitas keuangan perusahaan.

3. Melakukan Proses Posting ke Buku Besar

Ini adalah inti dari proses pembuatan buku besar. Posting adalah tindakan memindahkan atau menyalin setiap entri debit dan kredit dari jurnal umum ke akun yang bersangkutan di buku besar. Misalnya, jika sebuah entri jurnal mendebit akun Kas sebesar Rp10 juta, maka angka Rp10 juta tersebut akan dicatat di sisi debit pada akun Kas di buku besar. Proses ini dilakukan untuk setiap baris dalam setiap entri jurnal.

Pada sistem manual, kolom referensi (Ref.) di jurnal dan buku besar digunakan untuk saling merujuk, memudahkan penelusuran (cross-referencing). Di jurnal, nomor akun buku besar akan dicatat, dan di buku besar, halaman jurnal akan dicatat. Langkah ini secara sistematis mengubah catatan kronologis menjadi catatan yang terorganisir berdasarkan akun.

4. Menghitung Saldo Akhir Setiap Akun

Setelah semua transaksi untuk suatu periode (misalnya, satu bulan) selesai di-posting ke buku besar, langkah selanjutnya adalah menghitung saldo akhir untuk setiap akun. Proses ini melibatkan penjumlahan semua angka di kolom debit dan semua angka di kolom kredit untuk setiap akun. Saldo akhir kemudian ditentukan dengan menghitung selisih antara total debit dan total kredit.

Jika total debit lebih besar dari total kredit, akun tersebut memiliki saldo debit (umum untuk aset dan beban). Sebaliknya, jika total kredit lebih besar, akun tersebut memiliki saldo kredit (umum untuk liabilitas, ekuitas, dan pendapatan). Perhitungan ini sangat penting karena saldo-saldo inilah yang akan digunakan pada langkah selanjutnya dalam siklus akuntansi.

5. Menyusun Neraca Saldo (Trial Balance)

Langkah terakhir dalam siklus buku besar adalah menyusun neraca saldo. Neraca saldo adalah daftar semua akun dari buku besar beserta saldo akhirnya, yang diatur dalam dua kolom debit dan kredit. Tujuan utama dari neraca saldo adalah untuk memverifikasi kesamaan matematis antara total saldo debit dan total saldo kredit.

Jika total dari kedua kolom tidak sama, itu menandakan adanya kesalahan yang terjadi selama proses penjurnalan atau posting. Kesalahan tersebut harus diidentifikasi dan diperbaiki sebelum melanjutkan ke penyusunan laporan keuangan. Meskipun neraca saldo yang seimbang tidak menjamin tidak adanya kesalahan (misalnya, salah posting ke akun yang salah), ini adalah alat verifikasi internal yang sangat penting dan fundamental.

Memahami proses manual itu penting, namun posting dan perhitungan saldo secara manual akan memperlambat bisnis dan meningkatkan risiko kesalahan. Software akuntansi ScaleOcean dapat membantu mengotomatisasi seluruh proses dari penjurnalan buku besar hingga penyusunan neraca saldo secara real-time. Ini membebaskan waktu Anda dari entri data repetitif dan menjamin keakuratan finansial.

Contoh Sederhana Pembuatan Buku Besar dari Jurnal Umum

Untuk memahami bagaimana proses posting dari jurnal umum ke buku besar bekerja dalam praktiknya, mari kita lihat sebuah contoh sederhana. Bayangkan sebuah perusahaan jasa konsultasi baru bernama PT Cipta Solusi yang memulai operasinya pada bulan Desember 2023.

Berikut adalah beberapa transaksi yang terjadi selama bulan tersebut, yang pertama kali dicatat dalam jurnal umum. Jurnal Umum PT Cipta Solusi – Desember 2023:

• 1 Desember: Tuan Budi menyetor modal awal sebesar Rp100.000.000 ke rekening bank perusahaan. Jurnalnya adalah: Kas (Debit) Rp100.000.000, Modal Tuan Budi (Kredit) Rp100.000.000.
• 5 Desember: Membeli perlengkapan kantor secara kredit dari Toko ATK Jaya senilai Rp5.000.000. Jurnalnya adalah: Perlengkapan (Debit) Rp5.000.000, Utang Usaha (Kredit) Rp5.000.000.
• 15 Desember: Menerima pembayaran tunai dari klien atas jasa konsultasi yang telah diberikan sebesar Rp20.000.000. Jurnalnya adalah: Kas (Debit) Rp20.000.000, Pendapatan Jasa (Kredit) Rp20.000.000.
• 25 Desember: Membayar sebagian utang kepada Toko ATK Jaya sebesar Rp2.000.000. Jurnalnya adalah: Utang Usaha (Debit) Rp2.000.000, Kas (Kredit) Rp2.000.000.

Ini adalah contoh buku besar dari jurnal umum yang sangat mendasar.

Selanjutnya, kita akan melakukan proses posting setiap entri dari jurnal umum di atas ke dalam buku besar masing-masing akun menggunakan format T-Account untuk simplisitas. Setiap baris dalam jurnal akan dipindahkan ke akun yang sesuai. Proses ini adalah inti dari pembuatan contoh buku besar akuntansi.

Berikut adalah hasil posting ke buku besar:

Dari contoh buku besar di atas, kita dapat melihat bagaimana setiap akun sekarang memiliki saldo akhirnya masing-masing. Saldo-saldo ini (Kas Rp118 juta, Perlengkapan Rp5 juta, Utang Usaha Rp3 juta, Modal Rp100 juta, dan Pendapatan Jasa Rp20 juta) kemudian akan digunakan untuk menyusun neraca saldo dan laporan keuangan lainnya.

Kesimpulan

Buku besar akuntansi adalah pilar yang menopang struktur pelaporan keuangan, berfungsi sebagai alat klasifikasi, peringkasan, dan kontrol yang vital. Ia adalah sumber kebenaran tunggal (single source of truth) yang mengelompokkan data transaksi menjadi saldo yang bermakna. Akurasi ini memungkinkan perusahaan menavigasi bisnis dengan percaya diri.