Penerapan Dokumen Proof of Delivery (PoD) dalam Bisnis

Terdapat banyak jumlah dokumen yang terlibat dalam proses logistik sebuah perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut berlaku karena diperlukannya transparansi pada proses pengiriman. Dengan adanya transparansi tersebut, perusahaan dan pihak lain dapat dengan mudah mengetahui kondisi barang sepanjang pengiriman, serta mengetahui permasalahan yang terjadi. Salah satu dari dokumen tersebut adalah Proof of Delivery.

Proof of Delivery (PoD) adalah sebuah dokumen yang menyatakan bahwa seorang pihak telah menerima barang pengiriman yang benar. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mengetahui lebih mendalam tentang dokumen tersebut dan peran pentingnya dalam pengerjaan operasional logistik!

Key Takeaways

• Proof of Delivery adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti penyelesaian proses pengiriman barang.
• Manfaat PoD dalam bisnis logistik: Memverifikasi pengiriman, meningkatkan transparansi, meningkatkan kepuasan pelanggan, memverifikasi data barang, mematuhi regulasi yang ada.
• Cara kerja E-PoD adalah dengan melakukan integrasi terlebih dahulu dengan sebuah sistem logistik, menganalisa data barang, mengatur pengiriman dan menunggu verifikasi pelanggan.
• Pemilihan sistem harus dilakukan secara optimal sesuai dengan kebutuhan bisnis untuk menjamin kesuksesan integrasi. ScaleOcean merupakan salah satu penyedia terbaik di Indonesia.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Proof of Delivery (PoD)?

Proof of Delivery adalah dokumen fisik atau elektronik yang bertindak sebagai bukti bahwa segala barang pengiriman telah sampai ke tangan pelanggan atau konsumen. Dengan adanya bukti tersebut, perusahaan dapat menyelesaikan permasalahan yang muncul, serta mempunyai data akurat pengiriman.

Komponen atau isi dari dokumen tersebut cenderung berupa tanggal dan waktu pengiriman barang, nama perusahaan, kurir dan penerima, alamat asal dan alamat tujuan, tanda tangan penerima dan detail barang yang dikirimkan. Informasi-informasi tersebut krusial untuk mengidentifikasi kesalahan pada pengiriman barang, serta menentukan pihak yang bertanggung jawab atas permasalahan tertentu.

PoD cenderung dilakukan dalam dua bentuk, yakni dokumen fisik dan dokumen elektronik. Sesuai dengan namanya, dokumen fisik dilakukan dalam bentuk kertas, yang berarti tanda tangan dan penyimpanan dilakukan secara fisik juga. Kebalikannya, dokumen elektronik biasanya disusun secara digital dengan template yang ada atau template khusus, yang kemudian dikirim ke pelanggan untuk ditandatangani secara elektronik dan disimpan di cloud.

Baca juga: Mengenal Definisi dan Contoh Dokumen PIB

2. Jenis-jenis PoD dan Evolusinya

Seperti yang baru saja dinyatakan, terdapat dua jenis PoD yang biasanya dilakukan, yakni fisik dan elektronik. Namun, seiring berjalannya waktu dan semakin berkembangnya teknologi informasi, perancangan dokumen Proof of Delivery secara tradisional mulai perlahan menghilang. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai kedua jenis PoD dalam logistik:

a. PoD Fisik

PoD fisik adalah jenis dokumen yang dikirim kepada pelanggan untuk ditandatangani secara manual dalam suatu proses manajemen logistik. Dokumen tersebut biasanya dirancang terlebih dahulu di media elektronik dan kemudian di-print. Isi dari jenis dokumen PoD ini cenderung sama dengan dokumen PoD elektronik. Berikut adalah beberapa keuntungan kelebihan dan kekurangan dari metode ini:

Kelebihan:

• Bukti Legal yang Kuat: Tanda tangan fisik sulit direplikasi, sehingga potensi pemalsuan dokumen sangat rendah.
• Fleksibilitas: Walaupun jarang terjadi, terkadang terdapat pelanggan yang tidak memiliki akses media elektronik, lebih spesifiknya lokasinya yang tidak mendukung.

Kekurangan:

• Mudah Mengalami Kerusakan atau Hilang: Dokumen kertas mudah mengalami kerusakan baik dari segi campur tangan manusia, maupun dari segi waktu. Selain itu, dokumen fisik yang bertumpuk memungkinkan terjadinya kehilangan dokumen tertentu.
• Proses Lambat: Proses perancangan yang dilakukan secara manual dapat melakukan waktu yang banyak dibandingkan dengan PoD elektronik yang dilakukan secara elektronik. Tidak hanya itu, perusahaan dan pelanggan perlu menyisihkan waktu untuk melakukan proses tanda tangan fisik.
• Human Error: Karena penyusunan dokumen dilakukan secara manual oleh tenaga kerja, ada kemungkinan terjadinya human error seperti data lokasi tujuan dan barang yang tidak akurat atau sesuai dengan permintaan pelanggan.

b. PoD Elektronik

Dokumen Point of Delivery elektronik adalah jenis dokumen PoD yang dirancang dan ditandatangani secara digital. Penyusunan struktur PoD biasanya dilakukan oleh perusahaan terlebih dahulu dan kemudian dikirim melalui saluran elektronik kepada pelanggan. Tidak hanya itu, dokumen elektronik juga cenderung diintegrasi dengan aplikasi logistik di Indonesia, sehingga memungkinkan otomatisasi rancangan dokumen.

Dengan adanya integrasi dengan suatu aplikasi logistik, Penerima barang dapat memberikan tanda tangan digital atau bahkan mengunggah foto sebagai bukti penerimaan barang. Selain itu, fitur tambahan seperti GPS dapat dimanfaatkan untuk memastikan bahwa pengiriman dilakukan di lokasi yang tepat, dengan waktu dan tanggal yang terekam secara otomatis.

Keunggulan E-PoD:

• Efisiensi Waktu: Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan, memverifikasi, dan memproses bukti pengiriman, karena semua data tercatat secara otomatis.
• Akurasi Data: Mengurangi kesalahan manusia dalam pengumpulan dan pencatatan data pengiriman melalui proses digital yang otomatis.
• Transparansi dan Pelaporan Real Time: Data pengiriman dapat diakses secara real-time oleh semua pihak terkait, sehingga meningkatkan visibilitas dan kontrol terhadap proses pengiriman.
• Pengurangan Biaya: Mengurangi biaya pengelolaan dan pengiriman dokumen kertas sambil sekaligus meningkatkan produktivitas operasional.

3. Manfaat Implementasi PoD dalam Bisnis Logistik

Selain itu meningkatkan efisiensi siklus logistik, implementasi PoD dalam bisnis logistik memiliki beberapa manfaat. Tentu saja, yang pertama adalah sebagai verifikasi pengiriman. Dengan adanya Proof of Delivery, pengirim dapat mengetahui bahwa barang-barang yang dikirim diterima oleh dan sesuai dengan keinginan pelanggan. Apabila ada terjadinya kerusakan barang, PoD dapat digunakan oleh konsumen sebagai claim kerusakan.

Selanjutnya adalah sebagai alat peningkatan transparansi manajemen logistik. Dengan adanya PoD, lebih tepatnya E-PoD, perusahaan dan penerima dapat melacak kondisi barang pengiriman selama proses berjalannya ke lokasi tujuan.

Tidak hanya itu, dikarenakan adanya transparansi tersebut, maka kepuasan pelanggan dapat meningkat juga. Dengan kemampuan bagi pelanggan untuk mengetahui status pesanannya secara real time, reputasi perusahaan akan meningkat dan kepercayaan pelanggan akan meningkat juga.

PoD juga dapat digunakan untuk melakukan verifikasi kualitas dan kuantitas barang. Hal ini berarti detail barang di dokumen tersebut dapat digunakan untuk memastikan adanya kebenaran dengan data barang pada awal dan akhir pengiriman, sehingga krusial dalam menyelesaikan suatu permasalahan.

Apabila terjadinya permasalahan hukum diakibatkan oleh claim kerusakan pelanggan, maka Proof of Delivery dapat digunakan untuk mematuhi hukum atau regulasi yang berlaku. PoD berfungsi sebagai bukti penting dalam penyelesaian suatu sengketa hukum karena dapat melindungi pihak tertentu.

4. Cara Kerja Sistem E-PoD dalam Operasional Logistik

Walaupun E-PoD dapat dilakukan secara terpisah dari sebuah sistem manajemen pengiriman, perusahaan cenderung memilih untuk melakukan integrasi PoD dengan sistem tersebut untuk memaksimalkan efisiensi logistik. Ketika sebuah delivery order masuk ke dalam aplikasi logistik, maka akan dikirimkan sebuah sinyal untuk merancang segala dokumen yang diperlukan, termasuk juga dokumen PoD.

Barang yang diminta akan diidentifikasi terlebih dahulu pada data inventaris perusahaan dan kemudian dikemas untuk proses pengiriman. Seiring berjalannya barang ke lokasi tujuan, barang tersebut akan dipantau secara real time. Setelah barang sampai ditujuan, maka kondisi barang tersebut akan diperiksa dengan data barang sebelum dilakukannya pengiriman untuk mengidentifikasi bila adanya kerusakan atau kehilangan yang terjadi.

Apabila pelanggan tidak menemukan permasalahan pada barang pengiriman, maka Ia akan melakukan tanda tangan dokumen PoD yang telah dikirim oleh pihak pengirim. Setelah ditanda tangan, dokumen tersebut akan diteruskan kembali ke perusahaan dan bertindak sebagai bukti penyelesaian sebuah operasi pengiriman.

Baca juga: Distribusi Logistik Adalah: Arti, Jenis dan Manfaatnya

5. Tantangan dan Solusi dalam Implementasi E-PoD

Walaupun E-PoD atau dokumen PoD elektronik membawa banyak sekali keunggulan, proses implementasi hal tersebut terkadang memunculkan beberapa halangan. Yang pertama adalah ketidakinginan tenaga kerja untuk mengalami perubahan pada cara kerja operasional mereka.

Hal tersebut tidak salah karena tidak semua orang mahir dalam menggunakan sistem manajemen logistik. Maka dari itu, sebaiknya dilakukanlah pelatihan untuk tenaga kerja untuk memaksimalkan penggunaan sistem tersebut untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Lebih baik lagi apabila penyedia sistem tersebut mempunyai layanan after sales yang handal seperti ScaleOcean.

Terdapat juga permasalahan soal biaya. Selain biaya implementasi yang cenderung relatif tinggi, beberapa sistem juga memerlukan investasi lebih lanjut pada ekosistem teknologi perusahaan seperti RAM untuk memungkinkan penggunaan sistem tersebut. Tidak hanya itu, sebagian besar vendor aplikasi manajemen logistik juga memerlukan pembayaran tambahan untuk setiap user baru, sehingga nominal hidden costs-nya sangat besar.

Maka dari itu, sebaiknya perusahaan memilih sistem yang sesuai dengan skala dan kebutuhannya. ScaleOcean adalah salah satu penyedia sistem ERP, manufaktur dan logistik terbaik di Indonesia karena software–software-nya yang dibandung dari praktik bisnis dan industri terbaik. Vendor tersebut juga merupakan salah satu penyedia dengan unlimited user, yakni jumlah pengguna yang tidak terbatas, tanpa diperlukannya pembayaran tambahan.

ScaleOcean menyediakan demo gratis bagi calon pelanggannya untuk memastikan integrasi sistem yang lebih sesuai dan optimal sesuai dengan spesifikasi masing-masing perusahaan. Akan tetapi, dikarenakan sistemnya yang memiliki 200 lebih modul dan 1000 lebih fitur, kebutuhan semua pelanggannya cenderung terpenuhi.

6. Dampak PoD terhadap Kepuasan Pelanggan dan Efisiensi Operasional

Penerapan PoD yang efektif sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis logistik. Dengan adanya Proof of Delivery, perusahaan dapat menjamin kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Kepuasan tersebut berkemungkinan menghasilkan langganan berulang dan menjadi daya tarik bagi calon pelanggan lain.

PoD memiliki peran krusial dalam menurunkan biaya operasional dengan mengotomatiskan proses verifikasi pengiriman serta mengurangi ketergantungan pada dokumen kertas. Dengan memanfaatkan sistem digital, data pengiriman dapat dikumpulkan dan diproses secara lebih cepat, sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan manual yang dapat berujung pada biaya tambahan.

Sebagai contoh, ketika sebuah perusahaan berhasil mengimplementasikan sistem PoD, mereka dapat mengurangi waktu verifikasi pengiriman dari beberapa hari menjadi hanya beberapa jam. Di samping itu, pelanggan juga dapat memantau status pengiriman mereka secara langsung, yang tentunya meningkatkan transparansi serta kepuasan mereka.

Baca juga: 6 Macam-macam Jasa Pengiriman Barang dan Contohnya

7. Kesimpulan

Proof of Delivery (PoD) merupakan salah satu dokumen penting dalam menjalankan sebuah bisnis logistik. Dengan adanya dokumen tersebut, maka perusahaan dan pelanggan dapat dengan lebih mudah melacak kondisi barang pengiriman. Apabila tidak ada kendala yang terjadi pada barang tersebut, maka PoD akan menjadi bukti terjadi dan selesainya sebuah proses pengiriman.

Walaupun dokumen PoD dapat disusun secara offline atau fisik, hal tersebut bukan merupakan suatu hal yang efektif dibandingkan dengan electronic Proof of Delivery. Maka dari itu, banyak perusahaan memilih untuk menerapkan sebuah sistem logistik yang dapat membantu dalam penyusunan dan pelacakan data PoD.

Sistem manajemen logistik terbaik yang dapat diterapkan adalah software logistik ScaleOcean yang memberikan jumlah pengguna yang tidak terbatas, serta fitur dan modul yang berlimpah. Lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan permudah proses penerapan dokumen Proof of Delivery di bisnis Anda!