Gudang Umum: Pengertian, Jenis, serta Contohnya

Efisiensi pengelolaan persediaan dapat optimal tergantung bagaimana cara penyimpanannya dan jenis gudang yang digunakan. Salah satu jenis yang bisa digunakan adalah gudang umum yang merupakan solusi penyimpanan yang fleksibel dan terjangkau bagi banyak bisnis.

Terutama bagi perusahaan yang membutuhkan kapasitas penyimpanan tambahan tanpa harus berinvestasi besar dalam infrastruktur. Dikelola oleh pihak ketiga, gudang umum menawarkan berbagai keuntungan, mulai dari biaya operasional yang lebih rendah, hingga jangka waktu sewa yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Artikel ini akan mengulas lebih dalam tentang apa itu gudang umum, manfaat yang ditawarkan, serta bagaimana solusi ini dapat mendukung efisiensi operasional perusahaan Anda. Pahami selengkapnya di sini

Key Takeaways

• Gudang umum adalah fasilitas penyimpanan yang disewakan kepada banyak perusahaan, dikelola pihak ketiga, dan cocok bagi bisnis yang membutuhkan fleksibilitas dan biaya terjangkau.
• Macam-macam gudang umum meliputi: gudang kering, berpendingin, konsolidasi, otomatis, dan terbuka, yang dipilih sesuai kebutuhan penyimpanan barang yang berbeda.
• Software gudang terbaik ScaleOcean dapat membantu mengatasi kekurangan gudang umum dengan memberikan visibilitas stok yang akurat dan real-time, serta mengoptimalkan proses gudang.

Coba Demo Gratis

Apa itu Gudang Umum?

Gudang umum adalah fasilitas penyimpanan yang disewakan kepada berbagai perusahaan atau individu untuk menyimpan barang-barang mereka. Jenis warehouse ini bertujuan menjadi solusi penyimpanan yang lebih fleksibel dan terjangkau, dikelola oleh pihak ketiga, berbeda dengan gudang pribadi yang dimiliki dan dioperasikan oleh satu perusahaan.

Perlu dipahami, bahwa udang umum dikelola oleh pihak ketiga, sehingga bisnis tidak perlu memiliki atau mengelola gudang mereka sendiri. Hal ini karena jenis ini menawarkan fleksibilitas dalam jangka waktu sewa dan kapasitas penyimpanan, sehingga sangat berguna untuk menghadapi lonjakan permintaan atau kebutuhan sementara.

Selain itu, gudang umum lebih efisien secara biaya dibandingkan dengan membangun atau menyewa gudang pribadi, menjadikannya pilihan yang tepat, terutama untuk bisnis baru atau yang sedang berkembang.

Banyak penyedia gudang umum yang juga menawarkan layanan tambahan, seperti manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, dan transportasi, untuk mendukung operasional bisnis.

Dengan kata lain, pengertian gudang umum tidak eksklusif untuk satu perusahaan, tetapi dapat digunakan oleh beberapa pihak yang memerlukan ruang penyimpanan. Warehouse ini sering ditemukan di lokasi strategis, seperti dekat pelabuhan atau pusat distribusi, sehingga memudahkan proses pengiriman barang.

Peran Gudang Umum

Gudang umum memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung operasional bisnis, khususnya bagi perusahaan yang membutuhkan solusi penyimpanan fleksibel dan efisien. Hal ini karena jenis ini memberikan perusahaan kemudahan dalam menyimpan barang tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk membangun atau menyewa warehouse pribadi.

Berikut beberapa peran utama gudang umum, diantaranya:

1. Penyimpanan Barang

Peran warehouse ini dapat memudahkan penyimpanan yang praktis dalam jumlah besar atau kecil sesuai kebutuhan tanpa khawatir biaya pengelolaan. Hal ini menjadi solusi bagi perusahaan yang membutuhkan ruang penyimpanan tanpa harus memiliki fasilitas sendiri.

2. Fleksibilitas Penyimpanan

Jenis warehouse ini memberikan fleksibilitas dalam hal kapasitas dan durasi sewa, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan ruang penyimpanan sesuai dengan kebutuhan jangka pendek atau panjang.

Hal ini memudahkan perusahaan dalam menghadapi fluktuasi permintaan musiman, seperti industri ritel atau e-commerce, yang memerlukan ruang tambahan pada waktu tertentu tanpa harus terikat kontrak panjang yang mahal.

3. Pengelolaan Stok dan Inventaris

Peran lainnya warehouse ini biasanya dilengkapi dengan sistem manajemen inventaris yang canggih, sehingga memudahkan untuk memantau stok barang secara real-time. Layanan ini membantu mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang bisa memengaruhi operasi bisnis.

Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang tanpa perlu khawatir tentang pemborosan atau penumpukan barang yang tidak terjual.

4. Memenuhi Kebutuhan Bisnis Musiman

Bagi bisnis yang bergantung pada permintaan musiman, seperti produk liburan atau barang musiman lainnya, warehouse ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas penyimpanan sesuai dengan periode puncak permintaan.

Penggunaannya membuat perusahaan dapat menambah stok saat dibutuhkan dan mengurangi kapasitas penyimpanan saat permintaan menurun, tanpa harus mengeluarkan biaya tinggi untuk gudang pribadi.

Macam-Macam Gudang Umum

Gudang umum berperan penting dalam mendukung berbagai kebutuhan penyimpanan barang bagi perusahaan atau individu. ini menawarkan solusi yang fleksibel dan efisien, dengan berbagai pilihan yang dapat disesuaikan dengan jenis barang yang disimpan serta kebutuhan operasional bisnis.

Setiap jenis gudang memiliki karakteristik yang membedakannya, baik dari segi kapasitas, biaya, hingga tingkat pengelolaan yang diperlukan.

1. Gudang Umum Kering

Jenis ini adalah yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan. Biasanya, warehouse umum kering digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tidak membutuhkan pengaturan suhu atau kelembapan khusus, seperti pakaian, alat elektronik, atau bahan bangunan.

Penggunaan jenis ini dapat membuat biaya yang relatif rendah dan kemudahan akses, membuatnya ideal untuk barang dengan persyaratan penyimpanan standar.

2. Gudang Umum Berpendingin

Berbeda dengan warehouse umum kering, gudang umum berpendingin dirancang untuk menyimpan barang yang membutuhkan suhu atau kelembapan terkendali seperti produk makanan, obat-obatan, dan bahan kimia tertentu.

Dengan kontrol suhu yang ketat, warehouse dengan cold storage ini memastikan barang-barang tetap dalam kondisi terbaiknya selama proses penyimpanan. Tentu saja, biaya untuk menggunakan warehouse berpendingin lebih tinggi dibandingkan dengan gudang umum kering.

3. Gudang Umum Konsolidasi

Jenis konsolidasi digunakan untuk mengumpulkan barang dari berbagai pemasok yang akan dikirimkan ke lokasi yang sama. Barang-barang ini akan digabungkan atau dikonsolidasikan untuk pengiriman secara bersamaan.

Syarat gudang yang baik dan efisien menjadi hal yang harus dicapai agar perusahaan dapat mengurangi biaya pengiriman, terutama untuk barang-barang yang berasal dari berbagai tempat yang berbeda.

4. Gudang Umum Otomatis

Jenis ini dilengkapi dengan teknologi canggih yang memungkinkan proses penyimpanan dan pengambilan barang (picking) dilakukan secara otomatis menggunakan sistem robotik dan perangkat lunak pengelolaan warehouse.

Keuntungan dari jenis ini adalah efisiensi yang sangat tinggi, pengurangan kesalahan manusia, serta penghematan waktu dalam pengelolaan barang.

5. Gudang Umum Terbuka

Gudang terbuka tidak memiliki dinding atau atap seperti warehouse tradisional. Biasanya, gudang ini digunakan untuk menyimpan barang yang tahan cuaca seperti logam, kayu, dan bahan konstruksi lainnya.

Meskipun tidak memberikan perlindungan penuh terhadap cuaca ekstrem, warehouse terbuka tetap efisien untuk barang yang tidak memerlukan perlindungan khusus.

6. Gudang Fulfillment

Warehouse fulfillment merupakan fasilitas yang digunakan oleh bisnis e-commerce untuk menyimpan barang, mengelola pesanan, melakukan pengemasan, dan mengirimkan produk kepada pembeli.

Konsep ini merupakan bagian penting dari rantai pasokan, terutama bagi perusahaan yang menjual produknya secara online dan membutuhkan solusi logistik yang efisien untuk menangani jumlah pesanan yang besar.

Contoh Penerapan Gudang Umum di Industri Bisnis

Gudang umum banyak dimanfaatkan oleh perusahaan dengan permintaan musiman yang fluktuatif, seperti e-commerce, UKM, dan bisnis. Penggunaannya dapat memberikan solusi penyimpanan yang fleksibel dan efisien tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk pembangunan gudang pribadi.

Ini beberapa contoh penggunaan gudang umum di berbagai industri bisnis, diantaranya:

1. Industri E-Commerce

Perusahaan e-commerce sering kali memanfaatkan warehouse ini untuk menyimpan stok barang yang akan dipasarkan. Penggunannya dapat memuadhkan distribusi barang ke kondumen dan mmebantu menjaga kelancaran operasional selama puncak permintaan.

Dengan volume pesanan yang tinggi terutama selama promosi atau musim tertentu, gudang untuk bisnis e-commerce memberikan kapasitas tambahan yang dibutuhkan tanpa harus mengelola pergudangan sendiri.

2. Industri UKM

Bisnis Usaha kecil dan menengah (UKM) yang baru berkembang cenderung menggunakan gudang umum sebagai solusi penyimpanan yang terjangkau. Hal ini karena warehouse dapat memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan UKM dalam mengelola permintaan yang tidak menentu.

Dengan menggunakan fasilitas ini, mereka dapat menghindari biaya tinggi dari pengelolaan warehouse pribadi dan mengalokasikan sumber daya untuk aspek lain yang lebih penting, seperti pemasaran atau pengembangan produk.

3. Industri Retail Pakaian

Bisnis retail pakaian yang sering kali menghadapi fluktuasi musiman, dapat memanfaatkan warehouse umum untuk menampung stok barang saat permintaan tinggi dan mengurangi kapasitas penyimpanan saat permintaan menurun.

Dengan menggunakan warehouse umum, perusahaan retail dapat menyesuaikan kapasitas sesuai dengan tren musiman tanpa terikat kontrak jangka panjang yang mahal.

4. Industri Manufaktur

Perusahaan manufaktur yang memproduksi barang dalam jumlah besar juga dapat memanfaatkan warehouse umum untuk menyimpan bahan baku atau barang setengah jadi. Jenis ini menyediakan receiving gudang untuk penyimpanan sementara sebelum barang dikirim ke pelanggan atau masuk ke proses distribusi.

Dengan begitu, bisnis manufaktur tidak perlu menambah ruang penyimpanan sendiri di perusahaan, sehingga dapat fokus saja untuk melakukan proses produksi yang maksimal dan sesuai.

5. Industri Distribusi

Perusahaan distribusi mengandalkan gudang umum untuk menyatukan produk dari berbagai pemasok sebelum disalurkan ke berbagai tujuan. Penggunaanya memungkinkan proses pemilahan, pengemasan, dan pengiriman barang dilakukan secara terpusat, sehingga lebih efisien dalam pengelolaan inventaris dan distribusi barang ke pelanggan atau outlet.

Penggunaan warehouse umum sebagai pusat distribusi mengoptimalkan pengiriman barang dan mengurangi biaya logistik. Dengan sistem pengelolaan yang efisien, perusahaan distribusi dapat mempercepat waktu pengiriman dan memastikan barang sampai tepat waktu, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan daya saing perusahaan.

6. Industri Farmasi

Industri farmasi menggunakan gudang umum untuk menyimpan obat-obatan dan produk medis lainnya dengan pengendalian kualitas yang ketat. warehouse ini dirancang untuk memastikan bahwa produk-produk tersebut disimpan dalam kondisi yang memenuhi standar, termasuk pengaturan suhu dan kelembapan yang tepat untuk menjaga kualitas produk.

Dengan sistem pengelolaan inventaris yang efisien, warehouse umum memungkinkan perusahaan farmasi untuk melacak dan mengelola produk medis dengan lebih baik. Hal ini memudahkan distribusi produk yang sensitif, serta memastikan produk tersedia sesuai kebutuhan pasar dan sesuai dengan peraturan kesehatan yang berlaku.

7. Industri Makanan dan Minuman

Dalam industri makanan dan minuman, gudang umum berfungsi untuk menyimpan bahan baku serta produk jadi yang harus diproses sesuai dengan standar kebersihan dan ketahanan produk.

Warehouse ini juga harus mempertimbangkan kebutuhan penyimpanan yang sesuai untuk produk yang mudah rusak, seperti makanan beku atau minuman kemasan. Ini memungkinkan pengelolaan persediaan yang lebih efisien, mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang, serta meningkatkan kontrol kualitas.

Dengan memanfaatkan sistem manajemen yang tepat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk yang dibutuhkan dan mempercepat distribusi barang ke pasar, menjaga kualitas produk yang dikirim ke konsumen.

Kelebihan Gudang Umum

Gudang umum memiliki berbagai kelebihan untuk perusahaan yang membutuhkan tempat penyimpanan sementara atau jangka panjang tanpa membutuhkan investasi dalam pembangunan atau pengelolaan fasilitas sendiri. Berikut ini adalah beberapa kelebihan gudang umum.

1. Fleksibel

Warehouse memberikan fasilitas untuk perusahaan yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan yang dibutuhkan. Dalam kata lain, perusahaan dapat menambahkan atau mengurangi ruang penyimpanan berdasarkan permintaan perusahaan atau perubahan pasar tanpa harus berinvestasi untuk infrastruktur.

Hal tersebut dapat mengurangi pengeluaran biaya yang tidak diperlukan selama periode permintaan rendah dan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kapasitas selama puncak permintaan dengan cepat.

2. Efisiensi Biaya

Menggunakannya dapat mengefisiensi biaya inventory dibandingkan dengan memiliki dan mengoperasikan warehouse pribadi, terutama bagi perusahaan yang tidak memiliki kebutuhan penyimpanan yang diperlukan sepanjang waktu.

Penghematan biaya dapat berasal dari pengurangan investasi awal, pemeliharaan, dan operasional warehouse. Selain itu, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya keuangan tersebut ke area lain dari bisnis yang mungkin membutuhkan investasi atau perhatian.

3. Layanan Tambahan

Selain penyimpanan, banyak warehouse menawarkan layanan nilai tambah seperti pengemasan ulang, perakitan produk, dan penanganan barang yang khusus seperti barang mudah pecah atau berbahaya. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan operasi logistik mereka lebih jauh.

Selain itu, layanan tambahan yang dimiliki warehouse dapat membantu bisnis untuk mengoptimalkan kegiatan operasional mereka. Struktur organisasi gudang yang efisien juga berperan penting dalam mendukung layanan tambahan ini agar berjalan lancar dan sesuai standar.

4. Skalabilitas

Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan ruang penyimpanan yang mereka sewa berdasarkan kebutuhan mereka, yang mendukung pertumbuhan atau penyesuaian tanpa batasan tempat yang diberikan oleh memiliki gudang sendiri.

Dengan menggunakan jaringan gudang di berbagai lokasi, perusahaan dapat menyimpan produk lebih dekat dengan pasar target mereka, mengurangi waktu dan biaya pengiriman.

5. Jaringan Distribusi

Gudang pada umumnya terletak di lokasi strategis yang dekat dengan pusat transportasi utama seperti bandara, pelabuhan, dan jalan tol. Lokasi ini mempermudah keguatan distribusi barang dengan cepat dan efisien ke berbagai destinasi.

Dengan mengurangi jarak dan waktu pengiriman, perusahaan dapat menurunkan biaya transportasi. Gudang juga dapat membantu perusahaan dalam manajemen rantai pasok mereka. Dengan memiliki beberapa titik distribusi, perusahaan dapat lebih mudah menghadapi permintaan yang tidak terduga atau masalah transportasi.

Baca juga: Sortir Barang: Pengertian, Peran Penting, dan Contoh Penerapannya

Kekurangan Gudang Umum

Gudang umum, yang merupakan fasilitas penyimpanan yang dapat digunakan oleh berbagai perusahaan untuk menyimpan barang mereka, memiliki beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk menggunakan layanan ini. Berikut adalah beberapa kekurangan dari gudang umum.

1. Keamanan yang Belum Tentu Terjamin

Dalam gudang, barang dari berbagai perusahaan disimpan di satu lokasi. Hal ini meningkatkan risiko pencurian, baik oleh pihak eksternal maupun internal. Pencurian dapat terjadi karena pengawasan yang tidak memadai atau karena keamanan fisik yang kurang.

Terkadang gudang gagal mengatur akses dengan baik sehingga orang-orang yang tidak berwenang dapat masuk ke area penyimpanan. Ini dapat meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan barang.

Berbeda dengan bulk warehouse, yang dirancang untuk penyimpanan dalam jumlah besar dan lebih terorganisir, gudang umum sering kali memiliki risiko keamanan lebih tinggi akibat campuran barang dari berbagai pihak.

2. Kontrak dan Perjanjian

Beberapa kontrak gudang membatasi akses pelanggan ke barang-barang mereka, baik dalam segi jam operasional gudang atau prosedur akses. Hal ini dapat menyulitkan bagi bisnis yang memerlukan akses ke inventaris mereka.

Selain itu, beberapa gudang meminta pelanggan untuk menandatangani kontrak penyewaan ruang penyimpanan untuk periode waktu tertentu. Ini bisa menjadi masalah bagi bisnis yang memiliki kebutuhan penyimpanan yang berubah-ubah, karena mereka mungkin terikat dalam kontrak yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan mereka.

3. Visibilitas Persediaan

Dalam gudang umum, berbagai masalah dapat muncul karena informasi persediaan yang tidak dapat diketahui. Salah satu masalah dalam pelacakan barang adalah jumlah barang yang disimpan di gudang oleh beberapa bisnis yang berbeda.

Untuk mengetahui informasi mengenai seluruh barang yang tersimpan di gudang secara akurat, staf gudang dapat menggunakan sistem manajemen gudang. Anda bisa menggunakan software gudang ScaleOcean yang menyediakan fitur lengkap untuk memantau dan mengelola inventaris secara real-time.

Dengan menggunakan software gudang ScaleOcean, staf dapat melacak pergerakan barang, mengelola stok secara efisien, serta menghindari kesalahan dalam pencatatan inventaris. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terintegrasi menyeluruh di perusahaan Anda!

Baca juga: Dampak dan Cara Mengatasi Persediaan Barang Berlebih

Perbedaan Gudang Umum dan Gudang Pribadi

Perbedaan antara gudang umum dan gudang pribadi sangat penting untuk dipahami, terutama bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan solusi penyimpanan yang paling efisien dan hemat biaya.

Meskipun keduanya memiliki fungsi dasar yang sama, yaitu sebagai tempat penyimpanan barang, terdapat perbedaan signifikan dalam hal kepemilikan, biaya, fleksibilitas, dan pengelolaan. Berikut beberapa perbedaannya:

1. Kepemilikan

• Gudang Umum: Dikelola oleh pihak ketiga dan disewakan kepada berbagai perusahaan.
• Gudang pribadi: Dimiliki dan dioperasikan oleh satu perusahaan secara eksklusif, sehingga memberikan kontrol penuh atas fasilitas dan operasionalnya.

2. Skalabilitas

• Gudang Umum: Menawarkan fleksibilitas tinggi dalam hal kapasitas penyimpanan dan jangka waktu sewa. Perusahaan dapat menambah atau mengurangi ruang penyimpanan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah.
• Gudang Pribadi: Lebih sulit untuk diperluas atau disesuaikan karena tergantung pada kapasitas dan batasan fisik fasilitas yang sudah ada, yang memerlukan investasi tambahan.

3. Biaya

• Gudang Umum: Lebih terjangkau, karena perusahaan hanya perlu membayar biaya sewa, yang mengurangi beban pengelolaan dan investasi jangka panjang.
• Gudang Pribadi: Lebih tinggi karena perusahaan harus membayar untuk infrastruktur seperti bangunan, perawatan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk pengelolaan gudang.

4. Keamanan dan Risiko

• Gudang Umum: Keamanan juga menjadi tanggung jawab pihak ketiga yang mengelola fasilitas, dan biasanya sudah mencakup pengawasan 24 jam, kamera CCTV, dan sistem pengamanan lainnya, sehingga perusahaan penyewa tidak perlu khawatir tentang perlindungan fasilitas.
• Gudang Pribadi: Biasanya sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemilik gudang, yang harus memastikan perlindungan barang dan fasilitas.

5. Regulasi dan Kepatuhan

• Gudang Umum: Biasanya sudah memenuhi berbagai persyaratan ini, karena pihak ketiga yang mengelola gudang cenderung memastikan fasilitas mereka memenuhi standar industri yang relevan.
• Gudang Pribadi: Harus memastikan bahwa mereka mematuhi semua standar dan peraturan yang berlaku terkait keamanan, kebersihan, dan pengelolaan limbah.

Kesimpulan

Gudang umum memainkan peran penting dalam mendukung kelancaran operasional berbagai bisnis. Warehouse ini menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang menghadapi fluktuasi permintaan dan berkembang sehingga dapat mencapai kemudahan akses, pengurangan biaya operasional, dan fleksibilitas dalam kapasitas serta durasi sewa.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan gudang umum, Anda bisa menggunakan software WMS ScaleOcean yang menawarkan solusi untuk meningkatkan efisiensi, akurasi stok, dan pengelolaan proses distribusi secara real-time.

Dengan ScaleOcean WMS, perusahaan dapat lebih mudah mengontrol inventaris, mengurangi kesalahan, dan mempercepat alur kerja gudang, mendukung kesuksesan bisnis yang lebih besar. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terkonfigurasi sesuai kebutuhan bisnis Anda!