Tahapan Pengadaan Perusahaan Manufaktur, Jenis dan Contohnya

Tahukah Anda bahwa pengadaan perusahaan manufaktur berperan penting dalam mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kelancaran proses produksi dan operasional perusahaan? Proses pengadaan yang efisien dan tepat, memastikan perusahaan dapat beroperasi secara optimal.

Pengadaan di perusahaan manufaktur adalah proses untuk memperoleh bahan baku, komponen, dan jasa yang dibutuhkan dalam produksi. Proses ini mencakup perencanaan, pencarian sumber, negosiasi, pembelian, penerimaan, dan pencatatan penyimpanan.

Di artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai tujuan, tahapan, jenis, dan strategi efektif dalam pengadaan perusahaan manufaktur. Dengan memahami hal-hal ini, Anda dapat mengoptimalkan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

Key Takeaways

• Pengadaan dalam perusahaan manufaktur adalah proses memperoleh barang dan jasa yang mendukung operasional, seperti bahan baku, komponen, dan layanan pendukung lain.
• Tahapan pengadaan di perusahaan manufaktur — perencanaan kebutuhan bahan baku, pengadaan sumber, pencarian pemasok, pembelian, penerimaan barang dan penyimpanan catatan.
• Jenis pengadaan perusahaan manufaktur mencakup pengadaan langsung, pengadaan tidak langsung, pengadaan barang fisik, dan pengadaan jasa non-fisik.

Coba Demo Gratis!

Peran Pengadaan di Perusahaan Manufaktur

Pengadaan adalah proses manufaktur yang melibatkan perencanaan, dan pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa. Proses ini dimulai dari pemilihan pemasok, pembelian bahan baku, komponen, mesin, dan aspek lainnya yang diperlukan untuk mendukung operasional alur proses produksi.

Biasanya, pengadaan atau procurement dilakukan dalam volume besar dengan waktu terjadwal karena kebutuhan bahan baku didasarkan pada jadwal produksi yang telah direncanakan. Dengan demikian, pengadaan akan memastikan bahwa bahan yang diperoleh tetap memenuhi standar kualitas dan efisiensi yang telah ditetapkan.

Pengadaan juga berperan penting meminimalisir pembelian bahan baku dan komponen yang tidak perlu, serta membantu menegosiasi harga lebih baik dengan pemasok. Pasokan bahan baku yang melewati tahap pengadaan akan diamankan dengan cara berkualitas, dan dapat melampaui ekspektasi pelanggan untuk mempertahankan kepuasan dan loyalitasnya.

Dari sini kita paham, bahwa manajemen pengadaan sangat dibutuhkan untuk kelancaran perusahaan manufaktur. Dengan menggunakan program manufaktur terbaik, pengadaan dapat dikelola dengan tepat, sehingga Anda bisa menghindari overstock dan understock yang bisa menghambat produksi dan meningkatkan biaya penyimpanan dalam bisnis.

Tujuan Pengadaan di Perusahaan Manufaktur

Dikutip ForceIntellect, pengadaan yang efektif dibutuhkan untuk optimalisasi biaya, kontrol kualitas, dan pengiriman bahan secara tepat waktu. Proses pengadaan yang terstruktur memungkinkan perusahaan mencapai beberapa tujuan penting. Berikut tujuan pengadaan barang dan jasa di industri manufaktur:

1. Menjamin Ketersediaan Bahan dan Komponen

Adanya proses pengadaan ini bertujuan menjamin ketersediaan bahan baku dan komponen yang diperlukan untuk produksi, juga akan memastikan bahwa semua bahan yang diperlukan dapat tersedia tepat waktu. Dengan begitu, proses manufaktur akan berjalan tanpa ada hambatan dan menghindari keterlambatan yang bisa mempengaruhi keseluruhan jadwal pengiriman produk

2. Mengontrol Biaya

Proses pengadaan dengan melibatkan negosiasi yang cerdas dan seleksi pemasok yang tepat ini bertujuan mengendalikan dan mengontrol biaya manufaktur dengan efisien. Pengurangan biaya dari  harga terbaik untuk bahan baku dan komponen yang berkualitas ini secara langsung akan mempengaruhi marjin keuntungan keseluruhan.

3. Meningkatkan Kualitas Produk

Tujuan lain pengadaan perusahaan manufaktur adalah meningkatkan kualitas produk yang akan berdampak secara signifikan pada kualitas produk akhir. Melalui proses pengadaan, perusahaan bisa memilih supplier yang tepat. Proses ini memastikan produksi akan memenuhi dan melebihi standar kualitas yang telah ditetapkan.

4. Optimalisasi Inventaris

Proses pengadaan dalam perusahaan manufaktur ini bertujuan untuk mengoptimalkan manajemen inventory, dengan menjaga jumlah penyimpanan dengan sesuai, sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan yang membengkak akibat kelebihan stok, dan menghindari hambatan produksi akibat stok yang terlalu sedikit.

Dengan menggunakan perangkat lunak MRP, perusahaan dapat mengoptimalkan perencanaan kebutuhan material dan menjaga keseimbangan antara persediaan bahan baku dan komponen, menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Tahapan Pengadaan Perusahaan Manufaktur

Pengadaan yang efisien sangat penting bagi kelancaran operasional perusahaan manufaktur. Proses pengadaan melibatkan berbagai tahapan yang memastikan kebutuhan produksi terpenuhi tepat waktu dan dengan kualitas yang sesuai. Berikut adalah tahapan pengadaan umum di perusahaan manufaktur.

1. Perencanaan

Tahap perencanaan dimulai dengan menentukan kebutuhan bahan baku dan komponen berdasarkan rencana produksi. Selanjutnya, perusahaan mencari informasi tentang pemasok potensial serta merumuskan strategi pengadaan yang paling sesuai, apakah itu pengadaan langsung atau melalui tender.

2. Pengadaan Sumber

Setelah perencanaan, tahap pengadaan sumber melibatkan menghubungi pemasok potensial dan melakukan negosiasi terkait harga dan persyaratan. Pada tahap ini, perusahaan memilih pemasok berdasarkan kriteria seperti kualitas, harga, dan waktu pengiriman untuk memastikan kebutuhan dipenuhi dengan optimal.

3. Pencarian dan Pemilihan Pemasok

Tahap pencarian dan pemilihan pemasok mencakup upaya mencari pemasok melalui tender, riset pasar, atau referensi dari pihak lain. Setelah itu, perusahaan melakukan evaluasi mendalam terhadap pemasok potensial berdasarkan berbagai kriteria yang telah ditentukan.

4. Pembelian

Pada tahap pembelian, perusahaan membuat surat pesanan pembelian (purchase order) kepada pemasok terpilih. Selanjutnya, perusahaan memastikan bahwa semua persyaratan dalam kontrak pembelian dipenuhi untuk menjaga kesepakatan yang telah dibuat.

5. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Setelah barang diterima, perusahaan melakukan pemeriksaan untuk memastikan kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan pesanan. Proses ini penting untuk menghindari kerugian akibat barang yang rusak atau kedaluwarsa, serta untuk memastikan kelancaran produksi.

6. Penyimpanan Catatan

Terakhir, perusahaan menyimpan catatan lengkap mengenai seluruh proses pengadaan, termasuk surat pesanan, kontrak, dan bukti pembayaran. Penggunaan sistem manajemen pengadaan yang terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi dan mempermudah pengelolaan catatan ini.

Jenis Pengadaan Perusahaan Manufaktur

Pengadaan adalah proses yang sangat penting dalam perusahaan manufaktur untuk memastikan kelancaran operasional. Setiap jenis pengadaan memiliki peran berbeda yang mendukung keberhasilan produksi dan operasional. Berikut adalah beberapa jenis pengadaan dalam perusahaan manufaktur.

1. Pengadaan Langsung

Pertama, pengadaan langsung mencakup pembelian bahan baku dan komponen yang langsung digunakan dalam proses produksi. Bahan dan komponen ini sangat vital bagi kelangsungan proses pembuatan produk, sehingga pengadaannya harus sesuai dengan kebutuhan produksi yang terjadwal.

2. Pengadaan Tidak Langsung

Pengadaan tidak langsung mencakup barang dan jasa yang tidak digunakan langsung dalam produksi, namun tetap mendukung kegiatan operasional perusahaan. Misalnya, pengadaan untuk perbaikan mesin atau peralatan kantor yang penting untuk memastikan kelancaran fungsi perusahaan secara keseluruhan.

3. Pengadaan Barang

Jenis pengadaan perusahaan manufaktur ini mencakup pembelian barang fisik seperti bahan baku, komponen, dan peralatan yang diperlukan dalam proses produksi. Barang-barang ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan keberlanjutan produksi dengan kualitas yang baik.

4. Pengadaan Jasa

Terakhir, pengadaan jasa melibatkan pembelian layanan non-fisik, seperti jasa transportasi, konsultasi, atau pemeliharaan. Meskipun tidak langsung terlibat dalam produksi, jasa ini sangat penting untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional dan memastikan proses produksi berjalan efektif.

Prinsip Pengadaan Barang

Prinsip pengadaan barang memegang peranan penting dalam bisnis manufaktur. Penerapan prinsip-prinsip ini membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan secara efisien, transparan, dan adil, untuk peningkatan produktivitas dan keberlanjutan operasional. Berikut penjelasan lebih detail mengenai prinsip-prinsipnya:

1. Prinsip Efisien

Efisiensi dalam pengadaan manufaktur berkaitan dengan pengelolaan waktu, biaya, dan sumber daya secara optimal. Hal ini berarti memilih pemasok yang mampu menyediakan bahan baku atau layanan berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif.

Proses pengadaan yang efisien memastikan penggunaan sumber daya yang minimal, mengurangi waktu yang terbuang, dan memastikan kelancaran rantai pasokan untuk menghindari keterlambatan dalam produksi.

2. Prinsip Efektif

Prinsip ini menekankan pentingnya barang yang diperoleh untuk langsung mendukung tujuan operasional perusahaan. Pengadaan yang efektif mencakup pemilihan pemasok yang berkualitas dan dapat memenuhi kebijakan serta kebutuhan perusahaan. Bangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang telah terbukti dalam memberikan produk sesuai standar dan kebutuhan perusahaan.

3. Prinsip Transparansi

Semua proses pengadaan manufaktur, mulai dari pemilihan pemasok hingga negosiasi harga, harus dilakukan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan. Transparansi berfungsi untuk menghindari praktik korupsi atau nepotisme.

Dalam industri manufaktur, transparansi memastikan bahwa semua pihak yang terlibat, termasuk pemegang saham dan karyawan, memahami proses dan alasan di balik setiap keputusan pengadaan yang diambil.

4. Prinsip Keterbukaan

Prinsip keterbukaan berarti perusahaan siap menerima berbagai tawaran dan mempertimbangkan pilihan baru dalam proses pengadaan. Hal ini juga mencakup memberikan kesempatan yang sama kepada berbagai pemasok untuk berpartisipasi dalam tender. Hal ini mencakup publikasi standar dan persyaratan pengadaan secara jelas, sehingga proses seleksi pemasok dapat dipantau dan dievaluasi secara objektif.

5. Prinsip Adil

Prinsip ini menekankan pentingnya menciptakan persaingan yang sehat di antara pemasok, memastikan bahwa tidak ada praktik monopoli atau kolusi. Dengan pengadaan yang adil, setiap pemasok memiliki kesempatan yang setara untuk berkompetisi, yang akhirnya menghasilkan barang atau jasa dengan harga dan kualitas terbaik.

6. Prinsip Akuntabilitas

Akuntabilitas dalam pengadaan manufaktur memastikan adanya tanggung jawab yang jelas untuk setiap tahap dalam proses tersebut. Proses yang akuntabel mencakup dokumentasi yang tepat dan pelaporan yang memadai, memungkinkan pengawasan dan evaluasi yang efektif. Proses ini memastikan setiap keputusan pengadaan dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai dengan kebijakan serta peraturan yang berlaku.

Tugas Pengadaan Barang Manufaktur

Proses pengadaan barang mencakup serangkaian tugas yang bertujuan untuk memastikan pengadaan dilakukan secara efisien, transparan, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Berikut adalah beberapa tugas utama yang terlibat dalam proses pengadaan manufaktur:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam proses pengadaan. Pada tahap ini, perusahaan harus menganalisis dan mengevaluasi barang atau jasa yang diperlukan, termasuk bahan baku, komponen, peralatan, atau layanan khusus lainnya yang akan mendukung kelancaran produksi.

2. Mencari dan Menyeleksi Pemasok

Tugas ini melibatkan pencarian pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, melalui riset pasar untuk menemukan pemasok yang ada atau baru. Seleksi dilakukan berdasarkan reputasi, kualitas produk, kestabilan keuangan, dan kemampuan memenuhi kuantitas serta tenggat waktu yang ditetapkan.

3. Negosiasi Harga dan Kontrak

Setelah memilih pemasok, perusahaan perlu melakukan negosiasi untuk menentukan harga, syarat pembayaran, serta ketentuan pengiriman. Proses dalam pengadaan manufaktur ini juga mencakup penandatanganan kontrak yang mengikat kedua belah pihak. Negosiasi yang transparan penting untuk memastikan kepastian dalam hubungan bisnis.

4. Pengelolaan Pesanan dan Logistik

Proses pengelolaan pesanan dan logistik memastikan bahwa pembuatan dan pengiriman pesanan dilakukan dengan tepat waktu dan efisien. Hal ini termasuk pelacakan pesanan, manajemen risiko, dan penyelesaian masalah logistik yang mungkin timbul selama proses distribusi barang atau jasa, yakni hal-hal yang biasanya difaktorkan dalam pembuatan DRP (Distribution requirement planning).

5. Kontrol Kualitas

Kontrol kualitas adalah langkah penting untuk memastikan produk atau jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengatasi cacat atau ketidaksesuaian sebelum barang diterima atau digunakan dalam operasi perusahaan.

6. Mematuhi Regulasi Pengadaan

Pengadaan barang manufaktur harus mematuhi peraturan yang berlaku, termasuk kewajiban pajak seperti PPN dan PPh. Kepatuhan terhadap regulasi ini penting untuk menghindari sanksi hukum dan memastikan kontribusi perusahaan terhadap perekonomian negara.

Contoh Pengadaan di Manufaktur

Untuk memahami proses pengadaan, simak contoh pengadaan di industri otomotif. Misalnya, perusahaan otomotif yang memproduksi mobil membutuhkan bahan baku baja untuk rangka dan bodi mobil. Perusahaan akan mencari supplier dengan bahan berkualitas dan harga kompetitif.

Setelah evaluasi sampel dan pengujian, perusahaan akan menegosiasikan kontrak terkait harga, volume, dan jadwal pengiriman. Penting bagi perusahaan untuk melakukan inspeksi dan pengujian bahan secara rutin setiap kali baja diterima untuk menjaga kualitas.

Selanjutnya, untuk memproduksi dashboard mobil, perusahaan mengadakan pembelian barang setengah jadi seperti plastik, logam, dan komponen elektronik dari supplier khusus yang memenuhi kebutuhan desain dan fungsionalitas.

Proses pengadaan barang jadi, berupa dashboard mobil, melibatkan pengujian untuk memastikan komponen berfungsi baik dalam kondisi operasional, serta memastikan pengiriman rutin tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Kemudian, sistem navigasi GPS yang canggih dan mudah diintegrasikan juga diperlukan. Proses pengadaan di industri otomotif ini dapat diterapkan dengan sedikit perbedaan pada industri lainnya, tergantung pada bahan yang digunakan dan proses perakitan yang berbeda di setiap sektor manufaktur.

Tantangan Pengadaan Barang di Perusahaan Manufaktur

Dalam bisnis manufaktur, proses pengadaan berpotensi menghadapi berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional. Memahami dan mengelola tantangan ini dengan tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan keberlanjutan produksi. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi dalam proses pengadaan manufaktur.

1. Fluktuasi Permintaan yang Tidak Terkontrol

Perubahan permintaan pasar yang cepat membuat pengadaan bahan baku dan komponen sulit diprediksi. Akibatnya, perusahaan mungkin kesulitan dalam merencanakan produksi serta mengelola stok, yang dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan pasokan yang merugikan.

2. Keterbatasan Sumber Daya dan Kapasitas

Ketersediaan bahan baku atau sumber daya lainnya bisa terbatas, terutama saat perusahaan bergantung pada pemasok tertentu. Gangguan pada rantai pasokan dapat menghambat kelancaran produksi dan menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian pesanan.

3. Kualitas Produk yang Tidak Konsisten

Konsistensi kualitas barang atau jasa yang diterima sangat krusial. Namun, seringkali pemasok gagal menjaga standar kualitas yang diharapkan. Hal ini dapat mempengaruhi kualitas produk akhir, menambah biaya tambahan untuk penggantian atau perbaikan, dan mengurangi kepuasan pelanggan.

4. Keterlambatan Pengiriman yang Menghambat Produksi

Keterlambatan dalam pengiriman bahan baku atau komponen dapat mempengaruhi proses produksi. Masalah logistik, cuaca buruk, atau kendala pemasok sering menyebabkan keterlambatan, yang pada akhirnya meningkatkan biaya operasional dan memperlambat penyelesaian pesanan.

5. Fluktuasi Harga Bahan Baku

Harga bahan baku yang tidak stabil dapat berimbas pada anggaran pengadaan manufaktur. Perubahan pasar global, kebijakan pemerintah, atau bencana alam sering menjadi penyebab fluktuasi harga, yang langsung mempengaruhi biaya produksi dan margin keuntungan perusahaan.

Strategi Pengadaan Barang Manufaktur

Strategi pengadaan barang yang tepat sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis manufaktur. Dengan menerapkan pendekatan yang efisien, perusahaan dapat mengelola biaya, memastikan kualitas, dan menjaga keberlanjutan pasokan, yang berdampak pada produktivitas dan daya saing. Beberapa strategi pengadaan manufaktur dijelaskan sebagai berikut:

1. Pemilihan Pemasok yang Tepat

Pertama, memilih pemasok yang dapat diandalkan dan memiliki rekam jejak yang baik sangat penting. Pemasok harus mampu menyediakan barang berkualitas dengan harga kompetitif, serta memenuhi tenggat waktu pengiriman. Selain itu, membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok dapat membantu mengurangi risiko ketidakstabilan pasokan.

2. Diversifikasi Pemasok

Di sisi lain, mengandalkan satu pemasok dapat meningkatkan risiko gangguan pasokan. Oleh karena itu, penting untuk diversifikasi pemasok agar perusahaan memiliki alternatif jika terjadi masalah dengan pemasok utama, seperti keterlambatan atau kenaikan harga yang tidak terduga.

3. Pengelolaan Persediaan yang Efisien

Strategi pengelolaan persediaan yang baik akan memastikan ketersediaan bahan baku tanpa berlebihan. Menggunakan teknik seperti Just-In-Time (JIT) dan penggunaan software ERP manufaktur dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan sambil memastikan bahan baku tersedia sesuai kebutuhan produksi.

4. Negosiasi Kontrak yang Menguntungkan

Tidak hanya itu saja, melakukan negosiasi yang baik dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan syarat pengiriman yang menguntungkan sangat penting. Kontrak yang jelas dan mengikat juga akan meminimalisir potensi masalah yang bisa timbul di masa depan.

5. Pemanfaatan Teknologi dan Otomatisasi

Tidak kalah penting, menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat membantu mengelola pengadaan barang secara efisien. Penggunaan teknologi canggih seperti software manufaktur terbaik memungkinkan perusahaan untuk melacak kebutuhan bahan baku, memonitor persediaan, dan melakukan pemesanan secara otomatis, sehingga mempercepat proses pengadaan dan mengurangi kesalahan.

Dengan mengimplementasikan software pabrik efisiensi, perusahaan manufaktur dapat mengotomatisasi proses pengadaan, meminimalkan kesalahan manual, serta mempercepat pengambilan keputusan sehingga memastikan ketersediaan bahan tepat waktu dan biaya produksi tetap terkendali.

Kesimpulan

Dari artikel ini, kita bisa menarik kesimpulan bahwa proses pengadaan dalam perusahaan manufaktur memiliki peran penting yang menjadi fungsi operasional dan dasar strategis yang fundamental untuk mendefinisikan keberhasilan proses manufaktur. Penting untuk perusahaan memiliki proses pengadaan yang efektif untuk selalu mendukung kelancaran operasi dan pencapaian target produksi.

Terdapat jenis jenis pengadaan dengan pengelolaan spesifik yang berbeda untuk membantu mengoptimalkan tujuan bisnis, dengan memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang diperlukan, mengontrol biaya, meningkatkan kualitas produk, dan memaksimalkan efisiensi produksi. Kita juga telah menguraikan contoh pengadaan untuk membantu Anda lebih memahami secara mendalam bagaimana proses pengadaan dalam suatu perusahaan manufaktur.