Flowchart Pembelian Bahan Baku Manufaktur dan Fungsinya

Flowchart pembelian barang penting bagi perusahaan manufaktur untuk memastikan proses pembelian bahan baku berjalan lancar. Sebab, perubahan mendadak dalam jadwal produksi atau fluktuasi permintaan pasar dapat menimbulkan masalah besar. Bahkan, 63% perusahaan kesulitan dalam perhitungan kebutuhan bahan baku yang akurat, mengakibatkan keterlambatan produksi dan pemborosan sumber daya.

Dikutip dari Investopedia, perusahaan dapat menentukan jumlah pembelian bahan baku yang tepat dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti proyeksi kebutuhan produksi, lead time pengadaan, stok yang ada, fluktuasi permintaan, dan kondisi keuangan perusahaan untuk menghindari pemborosan atau kekurangan bahan baku.

Selain itu, penggunaan bagan alur pembelian barang sangat dibutuhkan untuk menggambarkan proses secara jelas dan memudahkan pengambilan keputusan yang lebih tepat. Dengan demikian, perusahaan bisa menjaga kelancaran alur produksi dan meminimalkan risiko kesalahan dalam pengadaan bahan baku.

Di artikel ini, akan dibahas mengenai bagaimana flowchart pembelian bahan baku dapat menjadi alat yang efektif dalam mengatur dan mengontrol proses pembelian bahan baku di industri manufaktur. Dengan informasi tersebu, diharapkan dapat memperbaiki dan mengefisienkan sistem pengadaan bahan baku di perusahaan Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Flowchart Pembelian Bahan Baku?

Flowchart pembelian bahan baku adalah diagram yang menggambarkan tahapan dalam proses pengadaan bahan baku suatu perusahaan manufaktur. Diagram ini mempermudah representasi visualisasi alur mulai dari perencanaan kebutuhan, pemilihan vendor, pemesanan, penerimaan, sampai penyimpanan bahan baku.

Flowchart akan memberikan identifikasi jelas di setiap proses pembelian bahan bakunya, mulai dari identifikasi kebutuhan bahan baku, hingga penyimpanan bahan baku yang telah diterima. Dengan demikian, masalah produksi manufaktur seperti ketidakteraturan dalam alur pembelian bahan baku dapat diketahui secara langsung.

Maka dari itu, bagan alur pembelian barang berperan penting dalam perusahaan manufaktur dalam menyelaraskan aktivitas antara tim produksi, pengadaan, dan keuangan, sehingga setiap pihak mengetahui tanggung jawab dan peran masing-masing dalam alur pembelian.

Adanya flowchart pengadaan barang dan jasa akan meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan, keterlambatan, dan ketidakcocokan dalam pemesanan bahan baku. Dengan begitu, Anda akan mudah dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi selama proses pembelian bahan baku.

Flowchart pembelian bahan baku manufaktur juga akan memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan akan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, dan dapat memenuhi standar perusahaan. Dengan memastikan bahwa bahan baku selalu tersedia tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan, flowchart mendukung keberlangsungan proses produksi tanpa gangguan.

Baca juga: Material Requirement Planning (MRP): Definisi serta Cara Kerjanya

Fungsi Flowchart Pembelian Bahan Baku

Dikutip dari Boardmix, proses flowchart pembelian dapat memvisualisasikan alur kerja pembelian, tingkatkan transparansi, efisiensi, dan pengambilan keputusan berbasis data. Dengan visualisasi yang jelas dan terstruktur, di bawah ini dijelaskan beberapa fungsi utama flowchart pembelian bahan baku perusahaan manufaktur, yaitu:

1. Memastikan Ketersediaan Bahan Baku

Flowchart pembelian barang memiliki fungsi utama yang memastikan ketersediaan bahan baku dengan tepat waktu, dan mendukung kelancaran proses produksi secara menyeluruh. Flowchart yang memiliki struktur dan visualisasi yang jelas, akan membantu Anda merencanakan setiap tahapan proses pembelian dari awal hingga akhir. Dengan begitu, akan memudahkan Anda mengelola manajemen inventory secara efisien.

2. Memudahkan Pengawasan dan Pengendalian

Fungsi selanjutnya juga untuk mengawasi dan mengendalikan proses dan alur pembelian bahan baku, sehingga dengan bagan alur pembelian, manajemen bisa dengan mudah mengidentifikasi titik-titik kritis yang memerlukan pengawasan lebih ketat.

Flowchart menjadi alat yang efektif untuk memonitor kinerja setiap departemen yang terlibat dalam proses pembelian, dan Anda dapat mengukur efisiensi dan efektivitas setiap langkahnya dengan tepat.

3. Memperjelas Alur Proses

Flowchart permbelian bahan baku manufaktur juga berfungsi sebagai aspek yang memperjelas alur proses pembelian dari awal hingga akhir. Flowchart yang menyediakan visualisasi jelas dari setiap tahapan pembelian, dapat memudahkan Anda memahami langkah-langkah yang harus dilakukan dan urutan pelaksanaannya dengan jelas.

4. Memudahkan Koordinasi dan Komunikasi

Flowchart juga berfungsi penting untuk memudahkan koordinasi dan komunikasi antar berbagai departemen yang terlibat dalam proses pembelian seperti produksi, pengadaan, dan purchasing. Flowchart yang memiliki representasi visual yang jelas dari alur proses, akan meminimalisir adanya miskomunikasi dan memastikan setiap pihak dapat bekerja selasar untuk mencapai tujuan manufaktur yang efisien.

Software manufaktur ScaleOcean dapat mengotomatiskan alur pembelian bahan baku untuk mencegah masalah kelebihan maupun kekurangan persediaan yang mengganggu biaya produksi. Sistem ini menyediakan visualisasi jelas pada setiap tahapan pembelian sehingga Anda dapat memastikan ketersediaan material secara tepat waktu.

Aplikasi ini juga memudahkan koordinasi antar departemen produksi dan purchasing guna meminimalisir kesalahan komunikasi dalam pengadaan barang. Manajemen dapat memantau kinerja setiap divisi serta mengendalikan titik kritis dalam alur pembelian dengan lebih efektif. Anda bisa coba layanan demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana teknologi ini memperjelas seluruh proses pembelian di perusahaan Anda.

Komponen Utama Flowchart Pembelian Bahan Baku Manufaktur 

Dengan menggambarkan langkah-langkah bagan alur pembelian bahan baku perusahaan manufaktur secara jelas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan memastikan setiap tahapan dijalankan dengan tepat. Berikut adalah komponen utama yang perlu diperhatikan dalam flowchart pembelian bahan baku manufaktur:

1. Bahan Baku

Proses dimulai dengan pembelian dan penyimpanan bahan baku. Setelah itu, bahan baku siap untuk diproses lebih lanjut dalam tahapan produksi. Langkah ini sangat penting untuk memastikan bahan yang digunakan memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan, termasuk bahan mentah produksi yang akan digunakan di setiap lini.

Tidak heran perusahaan manufaktur sering menggunakan flowchart pengadaan barang dan jasa, karena mampu memberikan gambaran menyeluruh mengenai proses yang harus diikuti, mulai dari permintaan kebutuhan hingga pembayaran kepada vendor.

2. Proses Produksi

Flowchart pembelian bahan baku manufaktur menggambarkan tahapan produksi yang mencakup penggunaan peralatan dan mesin. Di sini, kontrol kualitas dan pemeriksaan produk dilakukan untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi dan memenuhi standar yang ditetapkan.

3. Verifikasi dan Gudang Bahan Baku

Komponen ini memastikan bahan yang datang dicatat secara akurat ke dalam kartu stok. Hal ini menjadi filter penting agar tim produksi hanya menggunakan material yang sudah terverifikasi secara kualitas dan kuantitas.

4. Manajemen Vendor dan Hutang (Accounts Payable)

Flowchart pembelian bahan baku juga harus mencakup koordinasi dengan keuangan. Komponen ini memastikan setiap faktur dari supplier divalidasi dengan dokumen penerimaan barang sebelum pembayaran dilakukan, sehingga mencegah kebocoran anggaran.

Bagaimana Cara Membuat Flowchart Pembelian Bahan Baku?

Flowchart pembelian bahan baku biasanya menggambarkan alur dari identifikasi kebutuhan bahan baku hingga barang diterima dan dibayar. Proses ini mencakup permintaan, penawaran, pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang. Berikut langkah-langkah dalam flowchart pembelian bahan baku manufaktur:

1. Permintaan Barang

Pada tahap awal, bagian yang membutuhkan barang, seperti gudang, membuat daftar kebutuhan dan menyampaikan Surat Permintaan Pembelian (SPP) kepada bagian pembelian. Hal ini menjadi dasar untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

2. Penawaran Harga

Setelah menerima permintaan, bagian pembelian menghubungi berbagai supplier untuk mendapatkan penawaran harga. Penawaran ini kemudian dikumpulkan dan dianalisis untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan.

3. Survei Pasar/Penawaran

Tidak hanya itu, bagian pembelian juga melakukan survei pasar untuk memastikan harga yang diterima sudah sesuai dengan standar pasar. Selanjutnya, mereka meminta penawaran dari supplier untuk mendapatkan pilihan terbaik.

4. Pemesanan

Setelah menerima penawaran, bagian pembelian membuat Surat Pesanan (Purchase Order) yang berisi detail barang yang akan dibeli. Surat pesanan ini dikirimkan ke supplier sebagai instruksi untuk pengiriman barang.

5. Penerimaan Barang

Setelah supplier mengirimkan barang sesuai pesanan, gudang menerima barang beserta faktur. Di tahap flowchart pembelian bahan baku ini, barang diperiksa untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan yang telah dilakukan.

6. Verifikasi dan Pencatatan

Gudang kemudian memverifikasi barang yang diterima dan mencocokkannya dengan Surat Pesanan. Setelah verifikasi selesai, barang dicatat dalam kartu gudang untuk melacak status persediaan.

7. Pembayaran

Langkah terakhir adalah pembayaran. Bagian keuangan memverifikasi faktur yang diterima dan melakukan pembayaran ke supplier sesuai ketentuan waktu. Proses ini menutup siklus pembelian barang.

Tahapan dalam bagan alur pembelian bahan baku sederhana bisa berbeda-beda tergantung pada jenis, skala perusahaan, dan sistem yang diterapkan. Meski begitu, langkah-langkah tersebut memberikan ilustrasi umum mengenai proses pembelian yang efisien dan sistematis.

Contoh Flowchart Pembelian Bahan Baku Manufaktur

Flowchart pembelian bahan baku di perusahaan manufaktur adalah diagram yang menggambarkan proses pengadaan bahan baku, mulai dari perencanaan kebutuhan, permintaan kepada pemasok, negosiasi harga dan syarat, pemesanan, penerimaan barang, verifikasi kualitas, hingga pembayaran dan pencatatan stok.

Diagram ini berfungsi untuk memvisualisasikan alur kerja, mengidentifikasi potensi masalah, dan meningkatkan efisiensi operasional dalam pengadaan bahan baku. Untuk memahami flowchart pembelian bahan baku perusahaan manufaktur, berikut uraian secara lengkap bagaimana flowchart-nya dari proses awal pembelian hingga selesai.

Contoh flowchart pembelian sederhana tersebut akan menggambarkan alur kerja yang sistematis dalam proses pembelian bahan baku, dan memastikan komponen yang diperlukan dapat tersedia tepat waktu.

Dari contoh flowchart pembelian bahan baku tersebut, kita dapat mengetahui gambaran jelas mengenai tahapan dan proses pembelian bahan baku yang tepat dan sesuai. Berikut adalah bagan alur pembelian bahan baku di manufaktur untuk proses pembelian bahan baku secara jelas dan terstruktur:

1. Pengecekan Ketersediaan Bahan Baku

Tim produksi memeriksa apakah bahan baku masih tersedia dalam inventory. Jika bahan baku cukup untuk memenuhi kebutuhan proses produksi, maka pemesanan baru tidak diperlukan.

2. Permintaan Pembelian

Jika bahan baku habis atau hampir habis, departemen produksi mengajukan permintaan pembelian ke departemen purchasing untuk memastikan ketersediaan bahan baku. Proses ini biasanya mengikuti alur yang telah ditetapkan dalam flowchart pengadaan barang dan jasa sesuai prosedur perusahaan.

3. Verifikasi Kebutuhan (Purchase Requisition)

Tim purchasing memvalidasi permintaan dari gudang atau produksi. Di tahap ini, sistem mengecek apakah material tersebut benar-benar dibutuhkan segera atau bisa dioptimalkan dari stok yang masih ada.

4. Pembuatan Purchase Order

Setelah manufacturing order dikonfirmasi, tim purchasing membuat purchase order dan mengirimkannya kepada supplier untuk memesan bahan baku yang diperlukan.

5. Proses Pengiriman dari Supplier

Supplier memproses pesanan dan mengirimkan bahan baku yang diminta. Supplier juga mengirimkan tagihan pembelian yang harus dibayar oleh perusahaan.

6. Pencatatan dan Pembayaran oleh Tim Keuangan

Setelah perusahaan menerima tagihan, tim keuangan mencatat pembayaran yang perlu dilakukan dan melanjutkan dengan menyelesaikan pembayaran kepada supplier sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

Dari sini, penting bagi perusahaan manufaktur untuk memahami flowchart ini untuk memastikan manajemen material dilakukan dengan efektif dan jumlahnya selalu tersedia tepat waktu. Dengan flowchart pembelian baku perusahaan manufaktur, semua langkah dalam pembelian bahan baku dapat dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi.

Seluruh proses dalam bagan alur pembelian bahan baku manufaktur bisa Anda lakukan secara otomatis dengan menerapkan MRP software ScaleOcean. Penerapannya membuat Anda dapat memastikan kebutuhan bahan baku dengan perhitungan otomatis dan akurat berdasarkan jadwal produksi dan stok yang tersedia.

Selain itu, ScaleOcean juga dapat memantau persediaan real-time dan memberikan notifikasi otomatis jika terjadi kelebihan atau kekurangan bahan baku. Hal ini akan membantu Anda dalam menghindari kekurangan atau kelebihan stok, mempercepat proses pengadaan, serta menjaga kelancaran produksi secara keseluruhan.

Tips Membuat Flowchart Pembelian Bahan Baku Perusahaan Manufaktur

Anda bisa membuat flowchart dengan mudah, dan memastikan proses pembelian bahan baku perusahaan manufaktur dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Setelah membahas mengenai contoh dan fungsi utamanya, berikut ini tips dan cara mudah membuat flowchart pembelian bahan baku perusahaan manufaktur tersebut:

1. Identifikasi Tahapan Proses

Tahapan pertama adalah identifikasi terlebih dahulu tahapan yang terlibat dalam proses pembelian bahan baku. Anda bisa memulai dengan mengumpulkan informasi dari berbagai departemen terkait seperti inventory, pengadaan, dan keuangan.
Pastikan untuk mencatat setiap aktivitas yang dilakukan, mulai dari identifikasi kebutuhan bahan baku hingga penerimaan dan penyimpanan bahan baku.

2. Tentukan Urutan Tahapan

Setelah selesai mengidentifikasi, Anda bisa menentukan urutan tahapan dan atur langkah yang telah diidentifikasi tersebut ke dalam urutan kronologis yang benar. Pastikan urutan tahapan ini logis dan mencerminkan alur kerja yang sebenarnya terjadi di perusahaan. Urutan yang jelas akan memudahkan pemahaman dan memastikan bahwa setiap langkah dilakukan pada waktu yang tepat.

3 Gunakan Simbol Flowchart yang Tepat

Lalu, gunakan juga simbol flowchart pembelian bahan baku untuk manufaktur yang tepat dalam membuat diagram yang mudah dipahami. Simbol-simbol standar flowchart, seperti panah untuk menunjukkan arah alur, kotak untuk mewakili proses, dan simbol khusus untuk mewakili tindakan tertentu, yang membantu memvisualisasikan setiap tahapan dengan lebih terstruktur dan profesional.

MRP software dapat digunakan untuk mengotomatisasi dan memonitor proses ini, memastikan bahwa setiap langkah diikuti dengan tepat dan efisien.

4. Review dan Validasi Flowchart

Tips terakhir adalah lakukan juga review dan validasi bagan alur pembelian bahan baku yang telah dibuat bersama tim terkait untuk memastikan seluruh tahapannya telah dicatat, dan urutannya sudah benar. Lakukan juga perbaikan jika diperlukan, dan validasi untuk memastikan flowchart tidak hanya akurat tetapi juga dapat diterapkan secara efektif dalam operasional sehari-hari.

Kesimpulan

Flowchart pembelian bahan baku manufaktur adalah diagram yang memvisualisasikan tahapan pengadaan material mulai dari perencanaan kebutuhan hingga penyimpanan di gudang. Alat visual ini berfungsi menyelaraskan koordinasi antar-divisi serta memastikan ketersediaan bahan baku tepat waktu guna mendukung kelancaran operasional.

Penggunaannya meminimalkan risiko keterlambatan pemesanan dan mempermudah manajemen dalam mengidentifikasi kendala dalam alur kerja. Komponen utama dalam bagan ini mencakup pengelolaan material, pengawasan arus kas, hingga pemantauan distribusi barang jadi ke tangan pelanggan.

Siklus pengadaan tersebut melibatkan langkah sistematis mulai dari permintaan barang oleh gudang, seleksi penawaran vendor, hingga verifikasi akhir saat penerimaan stok. Software manufaktur ScaleOcean mengotomatiskan seluruh siklus pembelian tersebut guna mencegah ketidakpastian stok yang dapat mengganggu biaya produksi.

Sistem ini menyediakan visibilitas riil dan perhitungan kebutuhan material yang akurat berdasarkan jadwal produksi perusahaan Anda. Anda dapat mengeksplorasi layanan demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana teknologi ini mengoptimalkan transparansi dan efisiensi pengadaan bahan baku.