Uang jalan yang tidak terkendali dapat membuat perusahaan sulit memantau biaya per kilometer. Jika penggunaan dana terus melebihi kebutuhan tanpa memiliki bukti pengeluaran yang kurang jelas, divisi finance harus memeriksa kembali setiap transaksi agar tidak muncul selisih biaya.
Masalah biaya juga dapat muncul ketika perusahaan menyusun rute. Rute yang lebih pendek belum tentu menghasilkan biaya lebih rendah karena konsumsi BBM, tol, dan biaya tambahan dapat memengaruhi total biaya per kilometer. Oleh karena itu, fleet management perlu menghitung rincian biaya setiap rute dengan akurat.
Untuk membahas pengelolaan biaya tersebut, artikel ini akan mengulas manajemen transportasi dan armada, komponen biaya tetap, biaya variabel, biaya pendukung, dan biaya akibat downtime. Pembahasan berlanjut pada cara menghitung biaya, contoh perhitungan, faktor biaya per rute, analisis selisih, dan penyusunan anggaran.
Key Takeaways
Fleet management cost adalah total biaya armada sepanjang penggunaannya, mulai dari perjalanan hingga perawatan kendaraan.
Fleet management cost adalah total biaya yang perusahaan keluarkan untuk menggunakan suatu armada. Perhitungan ini mencakup biaya sepanjang masa penggunaan kendaraan, mulai dari kebutuhan perjalanan hingga perawatan armada.
Secara umum, fleet management cost mencakup biaya kepemilikan kendaraan, perjalanan, dan kebutuhan armada. Pengeluaran dapat mencakup BBM, servis, pajak, asuransi, suku cadang, dan biaya pendukung lain. Setiap pengeluaran tersebut masuk dalam perhitungan biaya yang perusahaan keluarkan untuk armada.
Dari perhitungan tersebut, perusahaan dapat mengetahui biaya yang muncul pada setiap kendaraan dan perjalanan. Hasilnya juga dapat perusahaan gunakan sebagai dasar untuk menyusun anggaran, membandingkan biaya antar kendaraan, dan menilai pengaruh rute terhadap total biaya armada.
Komponen Fleet Management Costs yang Perlu Dihitung
Biaya operasional armada mencakup biaya tetap per kendaraan, biaya variabel setiap perjalanan, biaya pendukung armada, dan biaya tambahan saat downtime. Berikut ini adalah rincian biaya yang perlu perusahaan hitung agar setiap pengeluaran masuk sesuai sumber dan kebutuhan setiap trip armada:
1. Biaya Tetap per Kendaraan
Pertama adalah biaya tetap per kendaraan yang tetap muncul meski kendaraan tidak menjalankan trip karena perusahaan tetap menanggung biaya kepemilikan dan administrasi kendaraan. Contohnya, perusahaan membayar cicilan, pajak, asuransi, dan biaya administrasi kendaraan.
2. Biaya Variabel per Perjalanan
Berbeda dengan biaya tetap, biaya variabel mengikuti penggunaan dan kebutuhan setiap perjalanan. BBM, tol, parkir, bongkar muat, dan uang jalan termasuk dalam biaya ini karena nilainya dapat berubah pada setiap trip. Divisi logistik perlu mencatat setiap pengeluaran agar perusahaan dapat membandingkan biaya antarperjalanan.
3. Biaya Pendukung Armada
Perusahaan juga mengeluarkan biaya untuk mendukung penggunaan kendaraan, meski biaya tersebut tidak selalu muncul sebagai biaya perjalanan langsung. Contohnya, perusahaan membayar telematika, komunikasi, driver scoring, cuci kendaraan, serta perlengkapan armada.
4. Biaya Tambahan akibat Downtime
Saat kendaraan atau aset berhenti karena gangguan atau perbaikan, perusahaan dapat mengalami idle kendaraan logistik dan menanggung biaya tambahan. Biaya tersebut dapat mencakup perbaikan, kehilangan waktu angkut, atau kebutuhan kendaraan pengganti.
Data Geotab menunjukkan bahwa unplanned downtime HGV meningkat 1,4% pada 2025 dibanding 2024, sementara breakdown events meningkat 12,8%. Angka tersebut menunjukkan bahwa perusahaan perlu memisahkan frekuensi gangguan dari durasi kendaraan berhenti ketika menganalisis biaya downtime.
Cara Menghitung Fleet Management Costs
Cara menghitung biaya fleet management mencakup penetapan periode dan cakupan biaya, pencatatan pengeluaran per kendaraan, alokasi biaya bersama, perhitungan biaya per kilometer, trip, dan ton-kilometer. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
1. Tentukan Periode dan Cakupan Biaya
Pertama, perusahaan perlu menentukan periode dan cakupan biaya agar perhitungan memiliki batas yang jelas. Setelah itu, divisi finance dapat memilih periode bulanan atau tahunan, lalu menentukan kendaraan dan jenis biaya yang masuk. Dengan begitu, perusahaan dapat menghitung seluruh biaya armada dalam periode yang sama.
2. Catat Pengeluaran per Kendaraan
Setelah periode dan jenis biaya jelas, divisi finance mencatat pengeluaran pada setiap kendaraan sesuai jenis biayanya. Catatan dapat mencakup BBM, servis, pajak, asuransi, tol, dan kebutuhan perjalanan. Selanjutnya, divisi finance mengelompokkan biaya agar perusahaan dapat menghitung biaya tiap kendaraan secara terpisah.
3. Alokasikan Biaya Bersama
Untuk biaya yang muncul bersama dan tidak melekat pada satu kendaraan, divisi finance perlu menentukan dasar pembagiannya. Perusahaan dapat membagi biaya berdasarkan jumlah kendaraan, jarak tempuh, atau penggunaan layanan. Dengan cara ini, setiap kendaraan memperoleh bagian biaya sesuai penggunaan armada.
4. Hitung Biaya per Kilometer dan Trip
Berikutnya, perusahaan menghitung biaya per kilometer dan per trip dengan membagi total biaya sesuai jarak tempuh atau jumlah ritase. Hasil tersebut membantu divisi finance membandingkan biaya antar kendaraan dan trip dan perusahaan dapat menilai rute dengan beban biaya yang berbeda secara berkala.
5. Hitung Biaya per Ton-Kilometer
Terakhir, perusahaan dapat menghitung biaya per ton-kilometer dengan membandingkan total biaya terhadap jarak tempuh dan muatan yang terangkut. Perhitungan ini membantu perusahaan menilai biaya angkutan berdasarkan muatan dan jarak, bukan hanya jumlah trip atau kilometer tiap perjalanan.
Contoh Perhitungan Biaya Fleet Management
Contoh perhitungan biaya manajemen armada dapat bermula dengan menetapkan asumsi kendaraan dan perjalanan, lalu mencatat rincian biaya bulanan dalam rupiah. Setelah itu, perusahaan menghitung total biaya dan membandingkannya dengan jumlah trip, jarak, serta muatan. Berikut ini adalah contoh perhitungannya:
1. Asumsi Kendaraan dan Perjalanan
Sebagai contoh, PT Arta Logistik Nusantara merupakan perusahaan yang melayani pengiriman barang antarkota. Perusahaan menggunakan satu truk untuk mengirim muatan dari Jakarta ke Bandung dan kembali ke Jakarta.
Setelah menentukan kendaraan dan rute, divisi finance mencatat jarak tempuh, jumlah trip, muatan, dan pengeluaran setiap perjalanan. Data tersebut menjadi dasar untuk menghitung biaya per kilometer, biaya per trip, dan biaya per ton-kilometer pada periode bulanan.
2. Rincian Biaya Bulanan dalam Rupiah
Selama satu bulan, PT Arta Logistik Nusantara mencatat biaya BBM sebesar Rp8.000.000, tol Rp3.000.000, servis Rp2.000.000, pajak dan asuransi Rp1.500.000, dan uang jalan Rp2.500.000. Total biaya armada mencapai Rp17.000.000.
Setelah mencatat seluruh pengeluaran, divisi finance mengelompokkan biaya tersebut berdasarkan jenis pengeluaran. Biaya BBM, tol, dan uang jalan masuk biaya perjalanan, sedangkan servis, pajak, dan asuransi masuk biaya kendaraan. Pembagian ini memudahkan perusahaan menilai sumber biaya terbesar.
3. Hasil Perhitungan dan Interpretasi
Jika kendaraan menempuh 4.000 kilometer dalam satu bulan, perusahaan dapat menghitung biaya per kilometer dengan membagi total biaya Rp17.000.000 dengan jarak tempuh tersebut. Hasilnya mencapai Rp4.250 per kilometer.
Dari hasil tersebut, divisi finance dapat membandingkan biaya dengan jumlah trip dan muatan yang kendaraan angkut. Jika biaya per trip atau ton-kilometer meningkat, perusahaan dapat menelusuri perubahan BBM, tol, muatan, atau biaya perjalanan lain untuk mengetahui sumber kenaikan biaya.
Faktor yang Memengaruhi Biaya Fleet Management per Rute
Biaya fleet management per rute dapat berubah karena perjalanan pulang tanpa muatan, waktu tunggu bongkar muat, tol dan penyeberangan, jumlah titik pengiriman, dan karakteristik jalan. Berikut faktor yang perlu perusahaan hitung agar biaya setiap rute mencerminkan kebutuhan perjalanan setiap trip:
1. Perjalanan Pulang Tanpa Muatan
Saat kendaraan kembali tanpa membawa barang, perusahaan tetap menanggung BBM, tol, waktu kerja driver, dan biaya perjalanan lain. Alasannya adalah karena jarak tersebut tetap masuk dalam biaya per kilometer meski kendaraan tidak membawa muatan.
2. Waktu Tunggu Bongkar Muat
Ketika proses bongkar muat berlangsung lebih lama, kendaraan dan driver mengalami idle time sehingga tetap menggunakan waktu serta BBM meski belum melanjutkan perjalanan. Durasi tunggu tersebut dapat menambah biaya pada trip.
3. Biaya Tol dan Penyeberangan
Rute tertentu juga membawa biaya tol dan penyeberangan yang berbeda. Jumlah ruas tol dan kebutuhan kapal dapat membuat biaya perjalanan berubah antar rute. Untuk itu, fleet management perlu mencatat biaya tersebut pada setiap trip agar perusahaan dapat membandingkan rute berdasarkan beban tol dan penyeberangan.
4. Jumlah Titik Pengiriman
Semakin banyak titik pengiriman, semakin banyak pemberhentian yang perlu kendaraan lakukan sepanjang perjalanan. Setiap titik dapat menambah jarak, waktu tempuh, dan konsumsi BBM. Karena itu, fleet management perlu mencatat jumlah titik pada setiap trip untuk menghitung tambahan biaya dari pola pengiriman tersebut.
5. Karakteristik Jalan dan Kebutuhan Kendaraan
Pemilihan kendaraan juga perlu mengikuti karakteristik rute. Medan jalan, jarak, kapasitas muatan, dan konsumsi BBM dapat memengaruhi vehicle routing problemsaat perusahaan menentukan perjalanan.
Cara Menganalisis Selisih Fleet Management Costs
Analisis selisih biaya operasional kendaraan mencakup pemisahan pengaruh harga dan konsumsi BBM, rekonsiliasi uang jalan dengan biaya aktual, pemeriksaan rincian tagihan bengkel, dan perbandingan biaya kendaraan sejenis. Berikut ini adalah langkah untuk menemukan sumber selisih biaya armada:
1. Pisahkan Pengaruh Harga dan Konsumsi BBM
Pertama, perusahaan perlu memisahkan pengaruh perubahan harga BBM dari perubahan konsumsi kendaraan. Untuk itu, divisi finance dapat membandingkan harga per liter dan jumlah liter yang terpakai. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui apakah selisih biaya muncul karena harga atau penggunaan BBM.
2. Rekonsiliasi Uang Jalan dengan Biaya Aktual
Selanjutnya, divisi finance mencocokkan uang jalan dengan bukti pengeluarandan kebutuhan. Jika nilai uang jalan berbeda dari biaya perjalanan, divisi finance dapat menelusuri selisih berdasarkan BBM, tol, parkir, atau bongkar muat. Dari hasil tersebut, divisi finance dapat mengetahui penyebab selisih pada biaya akhir.
3. Periksa Rincian Tagihan Bengkel
Berikutnya, divisi finance memeriksa rincian tagihan bengkel untuk menemukan perbedaan antara biaya servis dan pekerjaan yang perusahaan minta. Setelah itu, divisi finance dapat mencocokkan suku cadang, jasa perbaikan, dan jumlah tagihan dengan permintaan servis dan bukti pembayaran.
4. Bandingkan Biaya Kendaraan Sejenis
Terakhir, divisi finance membandingkan biaya kendaraan dengan jenis, usia, dan penggunaan yang serupa. Perbandingan ini mencakup BBM, servis, suku cadang, dan biaya perjalanan. Jika satu kendaraan mencatat biaya lebih tinggi, divisi finance dapat menelusuri penyebabnya melalui riwayat penggunaan dan biaya maintenance.
ScaleOcean Fleet Management Software adalah solusi untuk mengelola kendaraan, perjalanan, bahan bakar, maintenance, dan pengadaan armada dalam satu sistem. Dengan data yang terhubung, perusahaan dapat menelusuri selisih biaya, membandingkan pengeluaran setiap trip, dan mengevaluasi penggunaan armada. Jadwalkan konsultasi gratis untuk membahas kebutuhan fleet management perusahaan.
Cara Menyusun Anggaran Fleet Cost Management
Penyusunan anggaran fleet cost management mencakup penentuan anggaran berdasarkan volume perjalanan, penyusunan skenario saat biaya berubah, dan penyesuaian anggaran dengan aktivitas aktual. Berikut ini adalah caranya:
1. Susun Anggaran Berdasarkan Volume Perjalanan
Pertama, perusahaan perlu mengacu pada volume perjalanan saat menyusun anggaran biaya armada karena volume tersebut menentukan kebutuhan biaya selama periode anggaran. Untuk itu, divisi finance dapat menggunakan jumlah trip, jarak tempuh, dan kebutuhan kendaraan sebagai dasar perhitungan.
2. Siapkan Skenario Perubahan Biaya
Selanjutnya, divisi finance perlu menyiapkan beberapa skenario ketika harga BBM, tol, servis, atau kebutuhan perjalanan berubah agar perusahaan dapat memperkirakan dampaknya pada biaya armada. Dengan begitu, divisi finance dapat mengantisipasi anggaran saat biaya perjalanan mengalami kenaikan atau penurunan.
3. Sesuaikan Anggaran dengan Aktivitas Aktual
Terakhir, divisi finance membandingkan anggaran dengan jumlah trip, jarak tempuh, dan biaya yang benar-benar muncul untuk mengetahui selisih antara rencana dan realisasi biaya. Jika volume perjalanan berbeda dari rencana, divisi finance dapat menyesuaikan anggaran berdasarkan penggunaan tersebut agar alokasi biaya sesuai kebutuhan armada.
Cara Menilai Profitabilitas Biaya Operasional Armada per Rute dan Pelanggan
Setelah biaya armada terhitung, perusahaan perlu menilai hasil setiap perjalanan, biaya layanan tambahan, dan hasil kontrak pelanggan. Margin per trip menunjukkan sisa pendapatan setelah biaya perjalanan, layanan tambahan memperlihatkan biaya yang muncul dari kebutuhan pelanggan, sedangkan kontrak menunjukkan hasil selama periode kerja.
1. Hitung Margin Kontribusi per Perjalanan
Sebagai langkah awal, pendapatan trip belum menunjukkan hasil yang perusahaan peroleh karena setiap perjalanan membawa biaya seperti BBM, tol, uang jalan, dan kebutuhan lain. Dengan mengurangi biaya tersebut dari pendapatan trip, perusahaan dapat mengetahui margin kontribusi setiap perjalanan dan membandingkan hasil antar rute.
2. Masukkan Biaya Layanan Tambahan
Pada tahap berikutnya, bongkar muat, penyimpanan sementara, penyeberangan, atau permintaan khusus dapat menambah biaya setelah perusahaan menetapkan layanan utama. Karena itu, perhitungan pelanggan perlu memasukkan seluruh biaya tambahan tersebut agar pendapatan layanan tidak terlihat tinggi saat biaya tambahannya belum ikut terhitung.
3. Evaluasi Profitabilitas Kontrak
Untuk penilaian jangka panjang, perusahaan perlu melihat pendapatan dan seluruh biaya yang muncul selama masa kontrak pelanggan. Perbandingan tersebut dapat menunjukkan apakah tarif yang berlaku masih mampu menutup biaya perjalanan, layanan tambahan, dan penggunaan kendaraan. Jika margin menyusut, perusahaan dapat meninjau tarif dan ketentuan kontrak.
Tingkatkan Visibilitas Biaya Armada dengan ScaleOcean Atlas
Pengelolaan fleet management cost membutuhkan pencatatan biaya kendaraan, perjalanan, maintenance, rute, dan kebutuhan bahan bakar. Dengan data tersebut, perusahaan dapat menelusuri sumber biaya, membandingkan pengeluaran antar trip, dan menilai faktor yang memengaruhi biaya armada.
ScaleOcean Atlas Fleet Management adalah software ERP untuk mengelola data armada, biaya perjalanan, penggunaan bahan bakar, perawatan kendaraan, hingga kebutuhan pengadaan dalam one platform. Pengelolaan tersebut mencakup pemantauan penggunaan armada, pencatatan biaya, dan pengelolaan kebutuhan kendaraan.
ScaleMind juga hadir sebagai AI Business Assistant dalam ScaleOcean Atlas untuk membantu pengguna memperoleh informasi dan menganalisis data melalui prompt. Dengan data armada yang terhubung, perusahaan dapat menelusuri biaya dan mengevaluasi penggunaan kendaraan. Jadwalkan konsultasi gratis untuk membahas kebutuhan fleet management perusahaan!
ScaleOcean Fleet Management Software menyediakan modul yang mendukung pengelolaan armada, termasuk:
Fuel Monitoring Real-Time: Memantau konsumsi BBM setiap kendaraan untuk menemukan pemborosan dan selisih penggunaan bahan bakar.
Integration with GPS and Route Optimization: Menghubungkan GPS dengan penentuan rute perjalanan untuk mengatur jarak dan perjalanan kendaraan.
Maintenance Scheduling: Menjadwalkan perawatan kendaraan secara berkala untuk menjaga performa dan efisiensi konsumsi bahan bakar.
Inventory Management untuk Bahan Bakar: Memantau stok bahan bakar pada depot atau tangki sesuai kebutuhan perjalanan armada.
Procurement Management: Mengelola pengadaan bahan bakar berdasarkan kebutuhan, harga pembelian, dan waktu pengiriman.
Kesimpulan
Fleet management costs mencakup berbagai biaya yang muncul dari kepemilikan dan penggunaan armada. Perusahaan perlu menghitung setiap biaya berdasarkan kendaraan, trip, jarak, muatan, dan rute agar dapat menyusun anggaran dan menilai sumber selisih biaya secara tepat.
ScaleOcean Fleet Management Software adalah solusi untuk mengelola kendaraan, perjalanan, bahan bakar, maintenance, dan pengadaan armada dalam one platform. Dengan dukungan ScaleMind sebagai AI Business Assistant, pengguna dapat menganalisis data melalui prompt. Jadwalkan konsultasi gratis sekarang juga!
FAQ:
1. Apa saja tugas admin fleet dalam mengelola armada?
Admin fleet bertugas mengelola data kendaraan, dokumen, serta pencatatan terkait armada. Peran ini juga mencakup pemantauan administrasi kendaraan agar pengelolaan armada berjalan lancar dan efisien.
2. Apa yang dimaksud dengan fleet management staff?
Fleet management staff adalah pegawai yang bertanggung jawab mengelola, mencatat, dan memantau pengelolaan harian armada kendaraan perusahaan, termasuk aktivitas armada di lapangan.
3. Apa yang dimaksud dengan fleet quality control?
Fleet quality control adalah proses pemeriksaan dan pengendalian mutu untuk memastikan armada, pengelolaan logistik, dan sistem manajemen transportasi memenuhi standar keamanan, kelayakan, dan efisiensi.
Key Takeaways
