Outstanding Check: Dampak, Cara Kerja, dan Cara Mengelolanya

Bayangkan Anda sedang mengemudi di jalan tol dengan keyakinan bahwa tangki bahan bakar mobil masih penuh. Namun, tiba-tiba mesin mobil mati di tengah perjalanan karena ternyata indikator bahan bakar yang Anda lihat tidak mencerminkan jumlah bensin yang sebenarnya.

Situasi ini bisa terjadi dalam bisnis ketika laporan saldo kas menunjukkan angka yang sehat, tetapi kenyataannya sebagian dana tersebut telah dialokasikan untuk cek yang belum dicairkan. Demikian, mengelola arus kas dengan efektif telah menjadi tantangan utama bagi setiap pemilik bisnis.

Meskipun begitu, keakuratan laporan keuangan sangat bergantung pada proses rekonsiliasi bank yang baik. Salah satu elemen yang sering menjadi perhatian dalam proses ini adalah outstanding check, yaitu cek yang telah diterbitkan tetapi belum dicairkan oleh penerima.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai outstanding check, atau cek beredar, mulai dari pengertian, cara kerja, dampak, serta tips mengelolanya agar bisnis tetap memiliki kontrol keuangan yang optimal. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Outstanding check atau cek beredar adalah cek yang sudah diterbitkan perusahaan namun belum dicairkan penerima, sehingga saldo bank belum berkurang meskipun sudah tercatat sebagai pengeluaran.
• Penyebab outstanding check adalah penerima belum mengajukan pencairan ke bank, adanya kendala administratif/teknis, atau kesalahan perusahaan dalam proses pengisian cek.
• Dampak outstanding check adalah perbedaan saldo, kesulitan rekonsiliasi, risiko penipuan, masalah audit, pengaruh terhadap saldo kas, risiko overdraft, dampak pada laporan keuangan.
• Software akuntansi ScaleOcean dengan fitur bank reconciliation dan cash flow forecasting yang otomatis melacak outstanding check untuk memastikan arus kas terkontrol dan akurasi laporan keuangan terjaga.

Coba Demo Gratis

Apa Itu Outstanding Check?

Outstanding check atau cek beredar adalah sebuah cek yang diterbitkan oleh perushaan, namun belum dicairkan atau disetor oleh penerima, sehingga kas masih di rekening bank, meskipun sudah tercatat sebagai pengeluaran dalam buku besar. Hal ini merupakan kewajiban yang belum selesai sampai penerima mencairkannya.

Perbedaan utama antara outstanding check dan cek yang telah dicairkan terletak pada status pencairannya. Jika cek telah dicairkan, maka saldo rekening perusahaan akan berkurang sesuai jumlah cek tersebut. Namun, jika masih dalam status outstanding, dana belum berpindah secara nyata.

Baca juga: e-Budgeting Adalah: Pengertian, Tujuan, serta Kelebihannya

Outstanding Check dalam Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank adalah proses penting dalam memastikan saldo kas perusahaan sesuai dengan laporan bank. Namun, keberadaan outstanding check seringkali menjadi faktor yang menyebabkan perbedaan antara catatan keuangan internal dan saldo aktual di bank.

Oleh karena itu, memahami bagaimana outstanding check mempengaruhi rekonsiliasi bank sangat penting untuk menjaga transparansi dan stabilitas keuangan perusahaan. Pahami di sini bagaimana peran cek beredar dalam rekonsiliasi bank!

1. Pengertian Rekonsiliasi Bank dalam Cek Beredar

Rekonsiliasi bank dalam outstanding check atau cek beredar adalah proses pencocokan antara saldo kas yang tercatat dalam buku perusahaan dengan saldo yang tercatat dalam laporan bank.

Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua transaksi yang tercatat, seperti cek beredar (cek yang sudah diterbitkan namun belum diproses oleh bank), telah diperhitungkan dengan benar.

Cek beredar ini mencakup cek yang telah diberikan kepada penerima tetapi belum dicairkan atau diproses oleh bank, sehingga saldo kas dalam laporan bank lebih tinggi daripada yang tercatat dalam buku perusahaan.

2. Peran Outstanding Check dalam Cek Beredar

Dalam rekonsiliasi bank, outstanding check dapat menyebabkan perbedaan antara saldo kas yang dicatat oleh perusahaan dan yang tertera dalam laporan bank. Fraud triangle theory dapat digunakan untuk menganalisis mengapa kesalahan atau kecurangan dalam pencatatan kas bisa terjadi.

Oleh karena itu, pencatatan yang akurat dalam seluruh jenis laporan keuangan perusahaan sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam pelaporan keuangan.

3. Proses Rekonsiliasi Bank yang Melibatkan Outstanding Check

Proses rekonsiliasi bank yang melibatkan outstanding check dimulai dengan memeriksa daftar cek yang telah diterbitkan oleh perusahaan. Langkah pertama ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua cek yang dikeluarkan tercatat dengan benar dalam sistem akuntansi perusahaan.

Setelah itu, perusahaan perlu membandingkan transaksi dalam laporan bank dengan catatan internal untuk mengidentifikasi setiap perbedaan, khususnya cek yang belum dicairkan oleh penerima. Cek yang belum dicairkan harus dicatat dengan jelas dan laporan saldo kas perlu disesuaikan agar mencerminkan jumlah dana yang tersedia di rekening bank.

Jika ditemukan cek yang belum dicairkan dalam waktu yang lama, perusahaan harus segera mengkonfirmasi dengan penerima cek untuk mengetahui status pencairannya. Komunikasi yang aktif dengan penerima sangat penting untuk memastikan bahwa cek dicairkan tepat waktu dan untuk menghindari adanya cek yang tertunda terlalu lama.

Manfaat Outstanding Check

Pemantauan transaksi yang belum tercatat di laporan bank sangat penting untuk menjaga kestabilan keuangan perusahaan. Hal ini membantu dalam pengelolaan kas, meningkatkan akurasi laporan, serta mempermudah perencanaan anggaran. Selain itu, transparansi dan pencegahan penipuan juga dapat terjaga:

1. Mengendalikan Kas

Outstanding check membantu perusahaan mengendalikan kas dengan lebih baik. Dengan memantau cek yang belum dicairkan, perusahaan dapat memperkirakan jumlah kas yang masih tersedia dan menghindari pengeluaran yang melebihi saldo yang sebenarnya, sehingga menjaga kestabilan arus kas.

2. Meningkatkan Akurasi Laporan Keuangan

Dengan mengidentifikasi segala transaksi yang masih beredar, perusahaan dapat memastikan akurasi data yang lebih tinggi pada laporan keuangan.

Hal ini dikarenakan adanya identifikasi tersebut, tindakan penyelesaian dapat disusun dan diimplementasikan terlebih dahulu sebelum penyusunannya. Selain itu, akurasi yang lebih tinggi juga memungkinkan analisis laporan keuangan perusahaan yang lebih efisien.

3. Meningkatkan Transparansi

Dengan mencatat dan memantau outstanding check, perusahaan dapat meningkatkan transparansi dalam pencatatan transaksi. Hal ini memungkinkan semua pihak terkait, baik manajemen, auditor, maupun pemangku kepentingan lainnya, untuk memiliki gambaran yang jelas tentang posisi keuangan perusahaan yang sebenarnya.

4. Mencegah Terjadinya Penipuan

Melalui pemantauan transaksi yang belum tercatat di laporan bank, perusahaan dapat lebih efektif dalam mengawasi keuangan. Hal ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang status kas yang sebenarnya, serta membantu mengidentifikasi perbedaan antara catatan internal dan laporan bank yang perlu diperbaiki.

5. Mencegah Terjadinya Sanksi atau Denda

Bila outstanding check tidak teridentifikasi dan terlalu lama beredar, maka hal tersebut berkemungkinan memunculkan sanksi bagi perusahaan. Dengan melakukan pengecekan rutin, perusahaan dapat mengetahui status masing-masing transaksinya dan memperbaiki segala transaksi yang belum dijatuhkan dengan segera.

Penyebab Terjadinya Outstanding Check

Outstanding check terjadi ketika cek yang telah diterbitkan oleh perusahaan atau individu belum diproses atau dicairkan oleh bank dalam periode tertentu. Dalam pengelolaan akuntansi, outstanding check dapat terjadi karena beberapa penyebab utama. Berikut beberapa penyebab terjadinya cek beredar di perusahaan, yaitu:

1. Belum Mengajukan Pencairan ke Bank

Penerima mungkin menunda pencairan karena alasan administratif, jadwal pembayaran internal, atau kelalaian. Jika dibiarkan terlalu lama, hal ini bisa menyebabkan saldo kas perusahaan tampak lebih besar dari kenyataan.

2. Kendala Administratif atau Teknis

Proses pencairan dapat terhambat akibat perbedaan tanda tangan, verifikasi tambahan, atau kebijakan bank yang memperlambat transaksi. Gangguan sistem perbankan atau volume transaksi tinggi juga dapat menyebabkan cek tetap outstanding lebih lama.

3. Kesalahan dalam Pengisian Cek

Kesalahan seperti salah menulis nama penerima, ketidaksesuaian nominal, atau tanda tangan yang berbeda dapat membuat bank menolak pencairan. Penerima harus mengurus perbaikan atau meminta cek baru yang memperlambat transaksi dan dapat mengganggu arus kas bisnis.

Dampak dan Risiko Outstanding Check

Outstanding check dapat menimbulkan berbagai dampak dan risiko yang memengaruhi keakuratan laporan keuangan perusahaan. Ketika cek beredar belum diproses oleh bank, hal ini dapat menimbulkan selisih dalam saldo kas dan mempersulit proses rekonsiliasi.

Berikut adalah beberapa dampak dan risiko yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan outstanding check, diantaranya:

1. Perbedaan Saldo

Outstanding check dapat menyebabkan perbedaan antara saldo kas perusahaan yang telah berkurang dengan saldo bank yang belum tercatat.

Perusahaan sudah mengeluarkan uang untuk cek tersebut, namun bank belum memprosesnya, sehingga saldo kas yang tercatat di buku perusahaan lebih rendah dibandingkan dengan yang tercatat di laporan bank.

Perbedaan ini harus dicatat dengan tepat selama proses rekonsiliasi bank untuk menghindari kesalahan dalam laporan keuangan.

2. Kesulitan Rekonsiliasi

Outstanding check mempersulit proses rekonsiliasi bank karena perusahaan harus mencocokkan antara catatan internal dengan laporan bank yang tidak mencakup cek-cek yang belum diproses.

Proses ini memerlukan waktu dan perhatian lebih, serta bisa menambah kompleksitas dalam pengelolaan arus kas. Tanpa rekonsiliasi yang tepat, perusahaan berisiko menghadapi ketidaksesuaian dalam laporan keuangan yang bisa mempengaruhi keputusan bisnis dan kepatuhan terhadap regulasi.

3. Risiko Penipuan

Outstanding check yang hilang atau dicuri dapat digunakan untuk tujuan penipuan jika tidak diawasi dengan baik. Pihak yang tidak bertanggung jawab bisa memanipulasi cek tersebut atau menggunakannya untuk menyembunyikan kas yang sebenarnya sudah dikeluarkan.

Oleh karena itu, penting untuk memantau dan menjaga cek beredar agar tidak jatuh ke tangan yang salah, serta memastikan adanya kontrol internal yang ketat dalam pencatatan dan pengawasan cek yang diterbitkan.

4. Masalah Audit

Jika outstanding check tidak dikelola dengan benar, hal ini bisa menimbulkan masalah selama audit atau pemeriksaan keuangan. Auditor mungkin menemukan perbedaan antara catatan perusahaan dan laporan bank yang disebabkan oleh cek beredar, yang dapat memperlambat atau mempersulit proses audit.

Kesalahan dalam menangani outstanding check bisa mengindikasikan kurangnya kontrol internal, yang dapat mempengaruhi kepercayaan auditor terhadap laporan keuangan perusahaan.

5. Pengaruh terhadap Saldo Kas

Cek beredar memiliki pengaruh langsung terhadap saldo kas yang tercatat dalam sistem perusahaan. Ketika cek diterbitkan, dana sudah dialokasikan dari rekening perusahaan, tetapi jika cek tersebut belum dicairkan, dana tersebut masih dianggap tersedia dalam catatan keuangan.

Hal tersebut dapat berakibat pada saldo kas yang tercatat dalam pembukuan perusahaan bisa berbeda dengan saldo yang tersedia di bank.

6. Risiko Overdraft

Risiko overdraft menjadi salah satu ancaman yang muncul jika perusahaan tidak memperhitungkan outstanding check dengan hati-hati. Ketika cek yang belum dicairkan akhirnya diproses oleh bank, saldo di rekening perusahaan bisa saja tidak mencukupi untuk menutupi jumlah cek tersebut.

7. Dampak pada Laporan Keuangan

Keberadaan outstanding check dapat memberikan dampak signifikan pada laporan keuangan perusahaan. Salah satu dampaknya adalah laporan arus kas yang mungkin terlihat lebih besar dari kenyataan karena dana yang teralokasi untuk cek yang belum dicairkan masih dianggap tersedia dalam saldo kas.

Baca juga: 10 Macam jenis Jurnal Akuntansi untuk Pengelolaan Keuangan Bisnis

Cara Kerja Outstanding Check

Setiap transaksi dengan cek memiliki tahapan yang perlu dipahami agar perusahaan dapat mengelola arus kas dengan lebih baik. Memahami bagaimana cek diterbitkan, diproses, dan akhirnya dicairkan sangat penting untuk memastikan bahwa dana dalam rekening selalu dikelola dengan akurat.

Berikut adalah tahapan utama dalam proses outstanding check yang perlu diperhatikan. Simak baik-baik cara kerja berikut :

1. Penerbitan Cek

Perusahaan menerbitkan cek sebagai metode pembayaran kepada vendor, karyawan, atau pihak lain yang berhak menerima dana tersebut. Proses ini biasanya diawali dengan persetujuan internal terkait jumlah pembayaran, tujuan transaksi, serta kelengkapan dokumen pendukung.

Setelah cek diterbitkan, perusahaan mencatatnya dalam sistem akuntansi untuk memastikan bahwa transaksi ini telah dianggarkan dalam pembukuan keuangan. Penting untuk mencantumkan informasi yang benar dan lengkap dalam cek, seperti nama penerima, jumlah pembayaran dalam angka dan huruf, serta tanda tangan yang sah.

Kesalahan dalam pengisian cek dapat menyebabkan penolakan oleh bank, sehingga memperlambat proses pembayaran dan berpotensi menimbulkan masalah dalam pengelolaan arus kas.

2. Penerima Mencairkan Cek

Setelah menerima cek, penerima memiliki pilihan untuk langsung mencairkan atau menundanya tergantung kebutuhannya. Beberapa penerima lebih memilih menunggu sebelum mencairkan cek, terutama jika mereka memiliki strategi keuangan tertentu atau tidak membutuhkan dana tersebut segera.

Penundaan pencairan bisa terjadi karena berbagai alasan seperti kesalahan administrasi, hilangnya cek, atau bahkan keputusan penerima untuk menunda pencairan hingga waktu tertentu. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistem pemantauan terhadap outstanding check sebagai bagian dari prosedur audit perusahaan.

3. Pengaruh pada Arus Kas

Ketika penerima menunda pencairan, dana di rekening perusahaan seakan-akan tetap terlihat tersedia. Walau begitu, dana pada kenyataannya sudah teralokasi. Hal ini bisa mempengaruhi keputusan keuangan jika tidak dikelola dengan baik.

Sebagai contoh, perusahaan menganggap saldo kas masih mencukupi untuk kebutuhan operasional lainnya padahal ada dana yang sudah dialokasikan untuk cek yang belum dicairkan.

Dalam skenario terburuk, perusahaan mungkin mengeluarkan pembayaran lain dengan asumsi saldo masih mencukupi, padahal sebenarnya ada cek outstanding yang belum dicairkan.

Hal ini dapat mengarah pada risiko overdraft, penalti dari bank, atau bahkan gangguan pada hubungan bisnis dengan vendor jika pembayaran tidak dapat diproses tepat waktu.

Maka dari itu, perusahaan perlu memiliki sistem pemantauan yang jelas dan memastikan bahwa setiap cek yang diterbitkan dicatat dengan benar dalam pembukuan untuk menghindari resiko tersebut.

Penggunaan perangkat lunak seperti software akuntansi terbaik dapat membantu melacak status cek secara otomatis, sehingga memastikan bahwa saldo kas yang terlihat dalam laporan keuangan benar-benar mencerminkan kondisi aktual rekening perusahaan.

Anda bisa menggunakan fitur software akuntansi ScaleOcean untuk melacak status cek secara otomatis, sehingga memastikan bahwa saldo kas yang terlihat dalam laporan keuangan benar-benar mencerminkan kondisi aktual rekening perusahaan.

Dengan integrasi yang mulus antara modul kas dan modul lainnya, ScaleOcean memungkinkan pencatatan cek yang sudah dikeluarkan namun belum tercairkan, serta memperbarui statusnya setiap kali terjadi perubahan. Coba demo gratis sekarang untuk dapatkan fitur terbaik ini!

Contoh Kasus Outstanding Check (Cek Beredar)

Contoh, bayangkan sejenak bila Anda baru saja menyewa jasa cleaning service untuk kantor Anda. Setelah berdiskusi dengan pihak tersebut, ditentukan bahwa pembayaran akan Anda lakukan dalam bentuk cek dengan nominal Rp500.000,00, sehingga Anda catat sebagai pengeluaran pada buku besar.

Namun, penyedia jasa ternyata belum melakukan cash out cek tersebut meskipun 10 hari telah berlalu. Hal ini kritis karena meski perusahaan telah mencatat cek tersebut sebagai pengeluaran, kas yang seharusnya dijatuhkan kepada sang penyedia jasa masih berada di dalam rekening bisnis, sehingga bank tidak mengetahui dan mencatat terjadinya transaksi.

Cek yang belum di-cash out tersebut kemudian menjadi outstanding check dan akan berpengaruh pada perbandingan keseuaian data keuangan antara buku besar bisnis dengan laporan bank. Oleh karena itu, penting bagi pihak berwenang untuk mengambil tindakan preventif dan penyelesaian untuk mencegah terjadinya fenomena tersebut.

Tips Mengelola dan Menghindari Outstanding Check

Mengelola dan menghindari outstanding check memerlukan perhatian yang cermat agar perusahaan dapat menjaga keakuratan laporan keuangan dan menghindari potensi masalah dalam rekonsiliasi bank.

Dengan langkah-langkah yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan pencatatan, mencegah penipuan, dan memastikan arus kas tetap lancar. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan mengelola dan menghindari outstanding check secara efektif.

1. Monitoring Cek Secara Rutin

Melakukan pengecekan secara rutin terhadap status cek yang telah diterbitkan adalah cara efektif untuk memastikan bahwa cek yang seharusnya dicairkan tidak dibiarkan outstanding terlalu lama. Perusahaan juga sebaiknya memiliki sistem pencatatan yang akurat untuk memantau cek yang belum dicairkan dalam periode tertentu.

Jika ditemukan cek yang belum diproses dalam jangka waktu lama, segera lakukan tindak lanjut untuk mengetahui penyebabnya dan mengambil langkah yang diperlukan agar pencairan dapat segera dilakukan. Kegiatan berikut dapat dilakukan dengan mudah bila perusahaan mengimplementasi electronic billing system.

2. Komunikasi dengan Penerima Cek

Menjaga komunikasi yang baik dengan penerima cek sangat penting untuk memastikan bahwa cek dicairkan sesuai jadwal. Beberapa penerima mungkin menunda pencairan karena alasan administratif atau kurangnya urgensi, sehingga perusahaan perlu melakukan pengingat secara proaktif.

Hal tersebut bertujuan agar perusahaan dapat memastikan bahwa penerima memahami pentingnya mencairkan cek tepat waktu.

3. Penggunaan Software Akuntansi Terbaik: ScaleOcean

Meskipun sudah mengetahui cara mengelola dan menghindari outstanding check, terkadang pencatatan masih bisa kurang akurat jika dilakukan secara manual. Oleh karena itu, penggunaan sistem akuntansi dapat menjadi solusi untuk memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan benar dan arus kas tetap terkendali.

Lantas, software akuntansi manakah yang dapat dipilih? 

ScaleOcean menjadi rekomendasi terbaik software akuntansi bisnis yang menyediakan solusi terintegrasi seamless dengan all-in-one solution yang bisa Anda kustomisasi sesuai spesifikasi bisnis.

Dengan memanfaatkan ScaleOcean Accounting System, Anda dapat memantau setiap pergerakan kas dan mengelola outstanding check dengan lebih efisien. Sistem ini dapat memonitor cek yang telah dikeluarkan tetapi belum tercairkan, memastikan bahwa saldo kas yang tercatat selalu akurat dan mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.

Integrasi antara modul kas dan akuntansi lainnya yang ditawarkan ScaleOcean memberikan gambaran lengkap tentang aliran kas, memungkinkan perusahaan untuk mengelola arus kas dengan lebih transparan dan mengoptimalkan penggunaan dana. Anda bisa melakukan demo gratis dengan hubungi tim ScaleOcean untuk dapatkan solusi ini!

Selain itu, terdapat beberapa fitur unggulan dari software akuntansi ScaleOcean yang akan membantu perusahaan dalam mengelola serta mengatasi outstanding check, diantaranya:

• Accounts Receivable & Payable: Mencatat hutang dan piutang perusahaan, termasuk cek yang belum dicairkan, serta memastikan pembayaran tetap terjadwal dengan baik.
• Bank Reconciliation:  Mencocokkan transaksi cek yang sudah dicairkan atau masih tertahan dengan laporan bank untuk menghindari ketidaksesuaian pencatatan.
• Cash Flow Forecasting:  Memprediksi arus kas yang mencakup penerimaan atau pengeluaran dalam bentuk cek agar perusahaan dapat mengantisipasi dampaknya terhadap keuangan.
• Comprehensive Reporting:  Menyediakan laporan keuangan detail yang mencantumkan daftar outstanding check untuk memastikan tidak ada transaksi yang terlewat.
• Expense Management & Approval Workflow:  Mengontrol pembayaran cek dengan sistem persetujuan otomatis untuk mencegah transaksi yang tidak sah atau berpotensi fraud.
• Automated Notification & Alerts:  Mengirimkan notifikasi otomatis jika ada cek yang jatuh tempo tetapi belum dicairkan, membantu tim keuangan dalam pemantauan transaksi.

Fitur otomatis dan menyeluruh yang disediakan ScaleOcean dapat memudahkan Anda dalam memperbarui status cek yang belum dicairkan dan menyesuaikannya dengan laporan kas secara real-time, sehingga perusahaan dapat merencanakan arus kas dengan lebih baik dan menghindari kesalahan pencatatan.

Hal ini membuat pengelolaan outstanding check yang tepat, perusahaan dapat menghindari masalah likuiditas dan memastikan dana yang tersedia mencukupi untuk memenuhi kewajiban keuangan.

Kesimpulan

Kesimpulannya, outstanding check dapat menimbulkan berbagai dampak negatif, seperti perbedaan saldo kas, kesulitan dalam rekonsiliasi, dan risiko penipuan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola outstanding check dengan cermat agar tetap menjaga akurasi laporan keuangan dan kelancaran arus kas.

Penggunaan software akuntansi bisnis ScaleOcean dapat menjadi solusi terbaik dalam mengelola cek beredar, dengan fitur rekonsiliasi bank otomatis, pelaporan real-time, dan pemantauan transaksi yang akurat. ScaleOcean membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan dan memastikan keuangan tetap terkelola dengan baik.

Anda bisa melaukukan kustomisasi fitur dan modul sesuai kebutuhan bisnis yang menawarkan fleksibilitas dalam menyesuaikan sistem untuk berbagai jenis operasional dan industri. Lakukan demo gratis dan konsultasinya sekarang untuk dapatkan solusi ini!