E-Budgeting Adalah: Pengertian, Tujuan, serta Kelebihannya

Sudah merupakan hal yang umum bahwa sebuah proses akuntansi yang efisien merupakan sebuah keperluan dalam menjalankan sebuah institusi, baik itu negara maupun swasta. Di era digitalisasi ini, banyak juga jumlah organisasi yang memilih untuk melaksanakan proses pengelolaan keuangannya secara digital, yakni dipanggil dengan istilah e–budgeting.

Walaupun tidak terbatas kepada jenis berikut, e–budgeting lebih sering digunakan dalam konteks pemerintahan, terutama pada perghitungan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mengetahui lebih mendalam tentang sistem penyusunan anggaran berikut!

Key Takeaways

• E–Budgeting adalah sistem pengelolaan anggaran secara digital yang biasanya dilakukan melalui website atau aplikasi.
• Tujuan e–budgeting: Efisiensi waktu dan sumber daya, akurasi dan integrasi data, transparansi dan akuntabilitas, kemudahan akses dan revisi.
• Kendala yang mungkin muncul dari penerapan e–budgeting berupa fasilitas teknologi tidak memadai, resistensi dari karyawan, memerlukan pelatihan, terjadinya serangan siber.
• Software akuntansi ScaleOcean merupakan sistem terbaik untuk mengoptimalkan proses penyusunan anggaran secara digital, serta juga keseluruhan operasi akuntansi.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian E-Budgeting

E-Budgeting adalah sistem penyusunan dan pengelolaan anggaran yang berbasis teknologi informasi. Sistem ini sering kali menggunakan aplikasi berbasis web atau perangkat lunak komputer untuk memfasilitasi proses perencanaan, penganggaran, dan pengawasan keuangan.

Tujuan utama e-budgeting adalah untuk meningkatkan transparansi, akurasi data, dan akuntabilitas dalam pengelolaan anggaran, baik di sektor pemerintahan maupun perusahaan, serta untuk mengurangi risiko kecurangan dengan memungkinkan pemantauan data secara elektronik.

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, penggunaan sistem berikut tidak terbatas hanya pada institusi pemerintahan, tetapi juga bisnis. Meskipun begitu, e–budgeting lebih cenderung digunakan oleh organisasi pemerintahan dikarenakan segala informasi mengenai keuangan daerah seperti APBD dapat dilacak oleh pihak apapun, baik pihak tersebut adalah pemerintahan atau tidak, sehingga memberikan transparansi yang tinggi.

Baca juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Unsur dan Contohnya

2. Masalah yang Muncul dalam Proses Budgeting Tradisional

Dengan adanya perkembangan bidang teknologi yang pesat pada belakangan ini, maka semakin ringan juga pekerjaan manusia. Hal berikut dapat dengan mudah dilihat dengan teknologi A.I. yang dapat membantu manusia dalam mempercepat proses pengerjaan kewajiban mereka seperti menulis, menggambar, coding dan tentu saja, menghitung anggaran.

Apabila pengelolaan keuangan masih manual, hal ini tidak hanya memakan waktu lebih lama, tetapi juga meningkatkan risiko ketidakakuratan perhitungan. Selain itu, integrasi antar bagian organisasi menjadi sulit, sehingga menghambat proses capital budgeting yang memerlukan data keuangan akurat untuk keputusan investasi.

3. Tujuan Implementasi E-Budgeting 

E-budgeting menawarkan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan dengan memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan anggaran penjualan ataupun pembelian. Berikut manfaat utamanya yang mendorong banyak perusahaan beralih ke sistem digital ini:

a. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

E-budgeting mempercepat proses penyusunan dan revisi anggaran melalui aplikasi digital, mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik. Hal ini menghemat sumber daya dan meningkatkan produktivitas operasional, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada aktivitas strategis yang memberikan nilai tambah.

b. Akurasi dan Integrasi Data

Dengan sistem otomatis, e-budgeting meminimalkan kesalahan manusia dalam penginputan dan perhitungan data. Integrasi data secara real-time dari berbagai departemen memastikan informasi keuangan yang akurat, konsisten, dan dapat diandalkan dalam laporan keuangan.

c. Transparansi dan Akuntabilitas

E-budgeting meningkatkan keterbukaan dalam pengalokasian serta pemanfaatan anggaran. Sistem ini mempermudah proses audit dan evaluasi kinerja keuangan, sekaligus memastikan akuntabilitas yang kuat dalam pengelolaan dana perusahaan.

d. Kemudahan Akses dan Revisi

Sistem ini memungkinkan akses data anggaran dari berbagai lokasi dan perangkat, memberi fleksibilitas kepada manajemen untuk memonitor dan melakukan revisi anggaran secara dinamis sesuai kebutuhan usaha, dengan data yang diperbarui secara real-time.

e. Digitalisasi Proses Anggaran

Digitalisasi menyederhanakan penyusunan anggaran, menggantikan metode manual dengan aplikasi berbasis teknologi. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan, tapi juga mempercepat proses perencanaan keuangan secara keseluruhan.

f. Pengendalian Anggaran yang Lebih Baik

Dengan pemantauan anggaran secara real-time, manajemen dapat mengambil keputusan berbasis data terkini. Ini membantu menjaga pengeluaran tetap terkendali dan sesuai rencana, sehingga mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya.

g. Dokumentasi dan Pelacakan yang Efektif

Data anggaran tersimpan secara online lengkap dengan rencana, realisasi, dan laporan. Sistem ini mempermudah pencarian dan pelacakan informasi anggaran di masa mendatang, menjaga keteraturan dan transparansi data keuangan perusahaan.

h. Menekan Korupsi

Dengan adanya sistem e-budgeting, data anggaran menjadi lebih transparan dan dapat diakses oleh publik. Hal ini meminimalkan potensi manipulasi atau korupsi dalam pengelolaan keuangan. Pihak terkait, baik itu manajer atau auditor, dapat dengan mudah memantau penggunaan anggaran, menjaga integritas keuangan perusahaan maupun lembaga.

i. Meningkatkan Akuntabilitas

Terakhir, E-budgeting memfasilitasi sistem yang lebih transparan dan akuntabel dalam pengelolaan anggaran. Penggunaan sistem ini memastikan pertanggungjawaban yang lebih jelas dalam alokasi dana, sehingga memudahkan proses audit dan pengawasan keuangan.

4. Contoh Penerapan E-Budgeting di Bisnis dan Pemerintahan

Telah dinyatakan berulang kali bahwa penerapan e–budgeting dapat dilakukan pada organisasi pemerintahan dan bisnis. Untuk memberikan sebuah gambaran lebih jelas mengenai tata cara penggunaan e–budgeting di kedua jenis institusi tersebut, artikel berikut akan menyertakan contoh. Berikut adalah contoh tersebut:

a. Pemerintahan

Sebuah organisasi pemerintahan bukan merupakan suatu organisasi for profit, yakni organisasi yang didirikan dengan tujuan untuk menghasilkan dan memaksimalkan keuntungan. Maka dari itu, institusi-institusi tersebut, seperti pemerintah daerah, seringkali memiliki anggaran tetap pada setiap periode yang diberikan oleh pemerintah pusat.

Tujuan dari implementasi proses akuntansi secara digital adalah untuk meningkatkan efisiensi perhitungan, tetapi lebih pentingnya lagi adalah transparansi. Hal ini berarti masyarakat umum dapat memantau apakah anggaran benar-benar dialokasi untuk perkembangan warga dan mengetahui apabila terjadinya kasus korupsi. Sayangnya, Indonesia tetap merupakan salah satu negara dengan tingkat korupsi paling tinggi.

b. Swasta

Berbolak-balik dengan pemerintahan, organisasi swasta seringkali didirikan dengan tujuan untuk menghasilkan keuntungan dan meminimalisir pengeluaran. Maka dari itu, sebuah bisnis memerlukan sebuah proses akuntansi yang optimal, termasuk juga penyusunan anggaran yang perlu dikeluarkan.

Dengan menerapkan sebuah aplikasi pembukuan, perusahaan dapat mengelola anggaran yang untuk periode tertentu sesuai dengan data-data lain yang dimiliki oleh bisnis seperti kondisi permintaan pasar. Hal ini dikarenakan sebuah aplikasi e–budgeting adalah suatu sistem yang dapat diintegrasi dengan sistem-sistem lain yang dimiliki bisnis, sehingga memudahkan pemindahan dan penggunaan data secara universal dalam perusahaan.

Baca juga: Apa itu Akuntansi Persediaan: Pengertian, Metode dan Solusinya

5. Kelebihan E-Budgeting dalam Perusahaan

Penerapan sistem digital dalam pengelolaan anggaran membawa berbagai keuntungan, mulai dari transparansi hingga efisiensi biaya. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat meningkatkan akuntabilitas, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan mempermudah evaluasi serta pengambilan keputusan berbasis data yang lebih tepat waktu dan akurat:

a. Menekan Kemungkinan terjadinya Korupsi

Dengan adanya sistem e-budgeting, data anggaran menjadi lebih transparan dan dapat diakses oleh publik. Hal ini meminimalkan potensi manipulasi atau korupsi dalam pengelolaan keuangan. Pihak terkait, baik itu manajer atau auditor, dapat dengan mudah memantau penggunaan anggaran, menjaga integritas keuangan perusahaan maupun lembaga.

b. Meningkatkan Akuntabilitas Publik

E-budgeting memfasilitasi sistem yang lebih transparan dan akuntabel dalam pengelolaan anggaran. Penggunaan sistem ini memastikan pertanggungjawaban yang lebih jelas dalam alokasi dana, sehingga memudahkan proses audit dan pengawasan keuangan.

c. Mempermudah Proses Evaluasi Transaksi

Sistem digital mempermudah evaluasi transaksi dengan memberikan akses langsung ke data anggaran secara real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memantau alokasi dana dan memastikan kesesuaian transaksi, mempercepat proses analisis dan pengambilan keputusan yang berbasis data.

d. Menghemat Biaya Operasional

Penerapan e-budgeting mengurangi biaya yang timbul dari pengelolaan manual, seperti pengurangan penggunaan kertas dan tenaga kerja administratif. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efektivitas pengelolaan sumber daya.

e. Mengurangi Risiko Kesalahan Manusia

Dengan sistem terintegrasi, kemungkinan kesalahan manusia dalam pencatatan anggaran dapat diminimalkan. Pencatatan ototmatis dapat mengurangi kesalahan penulisan data, memastikan akurasi transaksi yang tinggi, menghitung proyeksi anggaran secara akurat, dan meminimalkan risiko kesalahan yang berdampak pada laporan keuangan.

f. Mempermudah Akses terhadap Segala Data Transaksi

E-budgeting memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat terhadap semua data transaksi. Dengan fitur ini, tim keuangan dan manajemen dapat mengakses informasi secara real-time, mempermudah analisis, serta mendukung pengelolaan anggaran yang lebih responsif dan tepat waktu.

6. Kekurangan E-Budgeting dalam Perusahaan

Penerapan e-budgeting menawarkan keuntungan yang besar, tetapi juga memiliki tantangan signifikan yang perlu diatasi. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dihadapi oleh perusahaan dan lembaga pemerintahan saat mengimplementasikan sistem ini:

a. Keterbatasan Infrastruktur Teknologi

Penerapan e-budgeting memerlukan infrastruktur teknologi yang mendukung, seperti perangkat keras yang handal dan perangkat lunak yang tepat. Tanpa infrastruktur yang kuat, sistem tidak dapat berfungsi optimal, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan anggaran.

Selain itu, Anda juga perlu memastikan bahwa konektivitas internet dan jaringan internal cukup kuat untuk menjalankan e-budgeting tanpa gangguan. Tanpa infrastruktur yang tepat, risiko kegagalan sistem akan meningkat, memengaruhi kinerja keuangan secara keseluruhan.

b. Skeptisisme Tenaga Kerja

Salah satu tantangan terbesar dalam mengimplementasikan e-budgeting adalah mengatasi resistensi terhadap perubahan di seluruh bagian perusahaan atau lembaga. Beralih dari sistem manual ke digital sering menimbulkan ketidaknyamanan dan keraguan, terutama bagi mereka yang sudah terbiasa dengan cara kerja konvensional.

Untuk mengatasi hal ini, penting untuk melibatkan seluruh tim sejak awal proses transisi dengan komunikasi yang terbuka dan jelas mengenai manfaat e-budgeting. Ketika seluruh bagian organisasi menerima perubahan ini, e-budgeting dapat meningkatkan efisiensi, meringankan beban kerja, serta pengelolaan anggaran yang lebih transparan .

c. Kebutuhan Pelatihan untuk Penggunaan Sistem yang Optimal

Meskipun sistem e-budgeting telah diadopsi, tanpa pelatihan yang memadai potensi penggunaannya mungkin tidak optimal. Pelatihan harus mencakup pemahaman teknis sistem sekaligus penerapannya dalam kegiatan operasional sehari-hari. Tanpa bimbingan yang cukup, risiko kesalahan dalam input data atau pengelolaan anggaran bisa meningkat.

Oleh sebab itu, perusahaan atau lembaga pemerintahan wajib menyediakan pelatihan berkelanjutan agar staf mampu memanfaatkan sistem secara efisien dan efektif. Ini juga meliputi akses terhadap materi edukasi, tutorial, dan dukungan teknis yang membantu karyawan memahami seluruh fungsi dan fitur sistem e-budgeting dengan baik.

d. Risiko Keamanan dan Serangan Cyber

Sistem e-budgeting yang berbasis digital ini rentan terhadap ancaman keamanan seperti serangan virus, malware, dan peretasan. Data anggaran yang sangat sensitif dapat menjadi target bagi pelaku kejahatan siber jika sistem tidak dilengkapi dengan proteksi yang memadai. Oleh karena itu, pengamanan data menjadi prioritas utama dalam penerapan e-budgeting.

Perusahaan harus memastikan bahwa data anggaran penjualan atau pendapatan dilindungi dengan sistem keamanan yang kuat, termasuk enkripsi dan perlindungan akses yang ketat. Tanpa langkah-langkah keamanan yang memadai, perusahaan berisiko kehilangan data penting dan menghadapi kerugian finansial yang signifikan.

7. Solusi E-Budgeting dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Salah satu bentuk alat yang dapat diterapkan untuk melakukan proses contoh budgeting perusahaan adalah sebuah software akuntansi. Walaupun begitu, terdapat banyak jumlah vendor yang menyediakan sistem tersebut, sehingga pemilihan sebuah software yang optimal bagi bisnis merupakan suatu hal yang sulit dilakukan. Walaupun begitu, terdapat sebuah sistem yang konsisten dapat diterapkan oleh bisnis apapun.

Software akuntansi ScaleOcean adalah sistem akuntansi terbaik yang dapat diimplementasi oleh sebuah perusahaan. Hal tersebut dikarenakan kemampuannya untuk melakukan segala proses perhitungan dengan efektif dan efisien, serta melakukan kontrol pada anggaran sehingga pengeluaran bisnis terkendali.

Tidak hanya itu, software akuntansi ScaleOcean tidak memiliki batas pengguna, jadi, segala data yang berkaitan dengan keuangan perusahaan dapat diakses oleh setiap departemen tanpa diperlukannya pembayaran lebih. Dan karena ScaleOcean dapat diintegrasi dengan platform lain yang telah dimiliki perusahaan, maka proses integrasi akan berjalan tanpa memunculkan kendala.

Keunggulan tersebut dapat diuji coba terlebih dahulu melalui demo gratis yang tersedia, sehingga dapat memastikan terlebih dahulu kecocokan sistem dengan bisnis Anda. Terdapat juga beberapa fitur spesifik yang dapat membantu dalam proses e–budgeting, yakni:

• Cash Flow Forecasting: Mencatat transaksi keuangan dan memprediksi arus kas di masa depan dengan akurat berdasarkan data historis penerimaan dan pengeluaran.
• Budget Planning: Mendukung perencanaan anggaran keuangan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dengan menetapkan batas pengeluaran untuk mengurangi biaya overhead.
• Automatic Tax Calculation: Menghitung pajak penjualan, pajak penghasilan, dan kewajiban lainnya secara otomatis sesuai dengan peraturan berlaku dapat membantu menghindari kesalahan perhitungan sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
• Bank Reconciliation: Melakukan verifikasi kesesuaian data keuangan perusahaan dengan catatan bank secara efisien dan akurat, serta mengidentifikasi perbedaan yang perlu disesuaikan.
• Comprehensive Report: Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang komprehensif, termasuk laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, dengan metrik yang dapat dipilih. Laporan-laporan ini disajikan dalam format visual atau grafik, sehingga memudahkan proses analisis.
• Asset Management: Melakukan pelacakan, pengelolaan, dan pengoptimalan penggunaan aset perusahaan, serta memantau umur aset, jadwal perawatan, dan lokasi aset tersebut.
• Expense Management: Mengelola pengeluaran bisnis secara efektif melalui pelacakan, pengelolaan, dan otomatisasi proses persetujuan biaya, pembayaran, serta laporan pengeluaran.

Baca juga: Anggaran Produksi: Fungsi, Cara Kelola dan Menyusunnya

8. Kesimpulan

Sebuah institusi, baik pemerintah maupun swasta, harus mengikuti perkembangan teknologi untuk ikut berkembang lebih lanjut lagi. Salah satu bentuk adaptasi tersebut adalah dengan menyusun anggaran secara digital, baik melalui sebuah website atau aplikasi.

Apabila sebuah organisasi menerapkan sistem e–budgeting ke dalam operasinya, maka mereka akan memungkinkan pengerjaan akuntansi yang lebih efisien, serta juga menjamin transparansi bagi pihak yang berwenang. Maka dari itu, pentingnya penerapan e–budgeting yang berjalan dengan lancar.

Alat yang dapat membantu dalam mencapai tujuan tersebut adalah aplikasi akuntansi ScaleOcean. Sistem berikut tidak hanya membantu dalam proses perhitungan dan pengelolaan anggaran sesuai data, tetapi juga mengoptimalkan proses akuntansi bisnis secara keseluruhan. Jadi, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan bisnis Anda dengan ScaleOcean!