Pahami Pencatatan Persediaan dengan Metode Perpetual

Memilih metode pencatatan persediaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis adalah langkah awal yang perlu dilakukan dalam proses manajemen gudang. Ada dua metode paling populer yaitu metode periodik dan perpetual. Secara umum, metode perpetual adalah teknik pencatatan stok yang dilakukan secara terus-menerus setiap kali terjadi transaksi.

Metode perpetual adalah metode yang paling banyak digunakan di berbagai sektor. Apa saja kelebihannya dan bagaimana cara menerapkan metode ini? Nah, dalam artikel kali ini kita akan eksplorasi lebih lanjut konsep, jenis-jenisnya, dan contoh penerapannya dalam skenario sederhana yang mudah untuk Anda pahami. Cari tahu lebih lanjut pada pembahasan berikut ini!

Key Takeaways

• Metode perpetual adalah teknik pencatatan persediaan yang memperbarui jumlah dan nilai stok secara terus-menerus setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan.
• Kelebihannya termasuk memberikan informasi persediaan real-time, memudahkan penyusunan laporan keuangan, pengendalian stok yang lebih baik, dan perhitungan HPP yang lebih akurat.
• Kekurangan utamanya adalah membutuhkan sistem yang lebih kompleks, berpotensi terjadi kesalahan pencatatan, dan dapat menimbulkan beban kerja yang lebih tinggi bagi staf.
• Software inventory ScaleOcean dapat membantu mengelola stok di gudang secara otomatis, memastikan setiap transaksi tercatat real-time sehingga Anda memiliki kontrol penuh atas persediaan.

Coba Demo Gratis!

1. Metode Perpetual Adalah

Metode perpetual adalah sistem pencatatan persediaan yang diperbarui secara terus-menerus atau real-time. Setiap transaksi pembelian atau penjualan langsung tercatat dalam catatan persediaan. Metode ini sering disebut sebagai metode buku, di mana setiap perubahan stok akan langsung dicatat dalam pembukuan.

Metode perpetual berbeda dengan metode periodik, yang hanya melakukan pembaruan catatan persediaan pada akhir periode tertentu. Dalam metode periodik, informasi persediaan tidak diperbarui secara real-time, sehingga sulit untuk mengetahui stok yang tersedia dengan akurat setiap saat.

Nah, karena sifatnya yang terus melakukan pembaruan, maka diperlukan teknologi canggih seperti kode barcode dan sistem WMS untuk melacak pergerakan barang dengan akurat. Tujuannya, agar Anda memiliki kontrol yang lebih baik terkait persediaan, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Metode ini adalah metode yang cukup tepat diterapkan pada bisnis yang memiliki fluktuasi perubahan permintaan dan pasokan yang sangat tinggi. Misalnya di sektor ritel, dimana variasi dan volume transaksi tinggi, sehingga dengan cara ini proses manajemen gudang menjadi lebih responsif dan efisien.

Dengan metode perpetual, catatan persediaan diperbarui secara terus-menerus setelah setiap transaksi. Ini memiliki perbedaan dengan metode periodik yang hanya memperbarui data persediaan pada akhir periode tertentu.

Baca juga: 7 Dampak Manajemen Gudang yang Buruk bagi Bisnis

2. Kelebihan Metode Perpetual

Metode perpetual menawarkan sejumlah keunggulan yang sangat berguna untuk manajemen persediaan dan pengelolaan keuangan. Dengan metode perpetual, pengelolaan persediaan yang real-time menjadi lebih mudah. Salah satu cara untuk mengoptimalkan proses ini adalah dengan menggunakan aplikasi stok barang yang tepat. Berikut adalah beberapa kelebihan utama yang dimiliki oleh metode ini:

a. Visibilitas Persediaan Real-Time

Dengan metode perpetual, perusahaan memperoleh informasi persediaan secara real-time, memungkinkan mereka untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia kapan saja. Hal ini memudahkan tim manajemen untuk segera mengambil keputusan terkait pembelian atau distribusi barang, menghindari potensi kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu kelancaran operasi.

b. Penyusunan Laporan Keuangan Lebih Mudah

Karena data persediaan diperbarui secara terus-menerus, laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi dapat disusun dengan lebih cepat dan tepat. Hal ini membantu tim keuangan dalam memberikan informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis, mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan dan mempercepat proses pelaporan.

c. Pengendalian Persediaan Lebih Baik

Metode perpetual memungkinkan pengelolaan persediaan yang lebih terkontrol, karena setiap transaksi langsung tercatat dalam sistem. Hal ini mempermudah perusahaan dalam melacak pergerakan barang dan memastikan stok yang tersedia selalu optimal.

Pengendalian yang lebih baik ini membantu perusahaan menghindari masalah yang disebabkan oleh kelebihan atau kekurangan stok. Selain itu, perusahaan juga bisa memilih metode lain seperti FIFO, FEFO, LIFO, dan Average untuk lebih menyesuaikan pengelolaan persediaan dengan karakteristik produk dan kebutuhan bisnis mereka.

d. Perhitungan HPP Lebih Akurat

Terakhir, dengan setiap transaksi persediaan yang tercatat secara langsung, perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) dapat menjadi lebih akurat. Perusahaan dapat mengetahui dengan pasti biaya yang dikeluarkan untuk setiap barang yang dijual, mempermudah penentuan harga jual yang sesuai dan memperbaiki analisis profitabilitas.

e. Identifikasi Kerugian Lebih Cepat

Metode perpetual memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi kerugian atau kerusakan barang lebih cepat. Pengelolaan persediaan yang real-time membantu mengurangi risiko kehilangan barang dan memastikan bahwa stok selalu terpantau dengan akurat, sehingga meminimalkan kerugian yang disebabkan oleh kerusakan atau pencurian.

f. Pencatatan COGS Otomatis

Dengan metode ini, biaya pokok penjualan (COGS) dicatat secara otomatis setiap kali transaksi terjadi. Hal ini mengurangi kompleksitas administrasi dan memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan biaya yang lebih efisien dan tanpa kesalahan.

g. Cocok untuk Bisnis dengan Nilai Persediaan Tinggi

Metode perpetual sangat cocok untuk bisnis yang menjual barang bernilai tinggi, seperti elektronik, perhiasan, atau kendaraan. Dengan memantau stok secara real-time, perusahaan dapat memastikan bahwa barang berharga tetap aman dan dikelola dengan baik, serta mengoptimalkan rotasi barang untuk memaksimalkan profitabilitas.

3. Kekurangan Metode Perpetual

Meskipun metode perpetual memiliki banyak keunggulan, namun ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa kekurangan yang umumnya ditemui dalam penerapan metode ini:

a. Membutuhkan Sistem yang Lebih Kompleks

Metode perpetual membutuhkan sistem pencatatan yang lebih canggih dibandingkan dengan metode periodik. Perusahaan harus menggunakan perangkat lunak akuntansi atau sistem manajemen persediaan yang mampu memproses data secara real-time.

b. Potensi Kesalahan Pencatatan

Jika pencatatan tidak dilakukan dengan benar atau ada kesalahan dalam sistem, informasi yang tercatat dalam metode perpetual bisa tidak akurat. Kesalahan pencatatan dapat menyebabkan ketidaksesuaian data persediaan yang dapat berdampak pada laporan keuangan, keputusan pembelian, dan bahkan pengelolaan stok. Oleh karena itu, pengawasan yang lebih ketat terhadap proses pencatatan sangat penting.

c. Beban Kerja Lebih Tinggi

Pencatatan transaksi yang dilakukan secara terus-menerus bisa menambah beban kerja bagi petugas akuntansi dan staf gudang. Meskipun metode ini memberikan informasi yang lebih akurat dan cepat, proses pencatatan dan pembaruan data membutuhkan perhatian dan waktu yang lebih banyak. Beban kerja ini bisa memengaruhi produktivitas staf, terutama pada perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi.

4. Jenis-jenis Metode Perpetual

Secara umum metode penilaian persediaan ini dibagi menjadi tiga jenis yaitu LIFO, FIFO, dan average. Masing-masing memiliki cara kerja yang berbeda. Berikut pembahasan lebih lanjut.

Setiap jenis metode seperti FIFO, LIFO, atau average dapat digunakan dalam sistem perpetual untuk mengelola persediaan lebih efektif, sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang FIFO, FEFO, LIFO, dan Average:

a. Metode Perpetual FIFO

Dalam metode FIFO (First-In, First-Out), barang yang pertama kali dibeli adalah yang pertama kali dijual atau digunakan. Metode ini sering digunakan oleh perusahaan yang produknya memiliki masa kadaluarsa atau tren permintaan yang cepat berubah, seperti sektor makanan dan pakaian.

Dalam kondisi inflasi, FIFO cenderung memberikan nilai aset yang lebih tinggi dan biaya barang terjual yang lebih rendah karena barang yang lebih murah atau yang dibeli lebih awal, akan tercatat sebagai barang yang terjual lebih dulu. Dampaknya, perusahaan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi pada laporan keuangan.

b. Metode Perpetual LIFO

Berkebalikan dengan FIFO, metode perhitungan LIFO menjual atau menggunakan barang yang terakhir dibeli atau masuk gudang. Metode ini cocok untuk perusahaan dengan barang yang tidak banyak berubah dalam jangka waktu lama, seperti bahan bangunan atau kimia.

Saat ekonomi mengalami inflasi, LIFO (Last In-First Out) menghasilkan biaya barang terjual yang lebih tinggi karena mencatat barang yang dibeli dengan harga yang lebih tinggi atau barang terbaru sebagai yang terjual terlebih dahulu. Hal ini dapat menurunkan laba kotor yang dilaporkan tetapi memberikan keuntungan di aspek pajak karena pendapatan kena pajak dapat lebih rendah.

c. Metode Perpetual Average

Metode average atau rata-rata menghitung biaya persediaan berdasarkan rata-rata biaya semua barang yang tersedia selama periode tertentu. Setiap kali terjadi pembelian, rata-rata biaya persediaan dihitung ulang. Metode ini memberikan gambaran yang lebih seimbang dan konsisten pada biaya persediaan, terutama untuk bisnis dengan fluktuasi harga yang kecil.

Hal ini membuat metode average populer di banyak sektor karena menyederhanakan pencatatan di manajemen gudang juga dalam menghitung average inventory dan mengurangi dampak perubahan harga yang ekstrem pada laporan keuangan. Namun, metode ini mungkin tidak memberikan gambaran yang akurat tentang biaya penggantian terkini atau tren harga terbaru.

Baca juga: Mengenal Manajemen Stok Barang dan Cara Mengelolanya

5. Contoh Penggunaan Metode Perpetual

Untuk memahami konsep pencatatan stok dengan metode perpetual, perhatikan skenario yang diberikan berikut. Misalkan adalah memiliki toko yang menjual beragam variasi smartphone. Pada hari pertama, Anda membeli 10 unit smartphone dari pemasok dengan harga Rp3.000.000 per unit, total investasi Rp30.000.000. Sistem akan secara otomatis mencatat 10 unit smartphone untuk ditambahkan ke stok dengan total nilai Rp30.000.000. Transaksi ini juga mencatat peningkatan dalam akun hutang usaha atau pengeluaran kas sebesar Rp30.000.000.

Di minggu berikutnya, Anda membeli lagi 5 unit smartphone dengan harga Rp3.200.000 per unit, total Rp16.000.000. Sistem pencatatan persediaan kembali diperbarui dengan stok bertambah 5 unit, total nilai persediaan menjadi Rp46.000.000. Anda memilih untuk menerapkan metode FIFO dalam manajemen gudang Anda.

Pada saat seorang pelanggan membeli satu unit smartphone dengan harga jual Rp3.500.000, sistem mencatat unit yang terjual adalah salah satu dari 10 unit pertama yang dibeli (harga beli Rp3.000.000). Hal ini karena dalam FIFO, barang yang masuk pertama kali adalah yang keluar pertama kali. Persediaan berkurang satu unit, nilai persediaan berkurang Rp3.000.000. Jadi, nilai total persediaan sekarang adalah Rp43.000.000.

Pada sisi penjualan, pendapatan meningkat Rp3.500.000, dan laba kotor dari transaksi ini adalah Rp500.000. Dalam contoh tersebut, metode FIFO memastikan bahwa biaya barang terjual dihitung berdasarkan harga pembelian unit pertama yang masuk. Dengan ini, Anda bisa memantau akurasi persediaan yang tersisa dan biaya barang terjual.

Metode perpetual adalah metode yang sangat berguna untuk menghadapi inflasi, di mana harga barang cenderung meningkat seiring waktu. Selain perpetual, Anda juga bisa menggunakan metode lain seperti metode periodik yang dapat memberikan pendekatan pencatatan stok yang lebih sederhana.

Untuk pemahaman ini, Anda harus mengetahui apa saja perbedaan metode periodik dan perpetual agar dapat memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.

6. Kesimpulan

Metode perpetual adalah teknik pencatatan persediaan dalam manajemen gudang yang memperbarui jumlah dan nilai persediaan secara terus-menerus setelah terjadi transaksi. Metode ini dibagi menjadi tiga jenis utama yaitu LIFO, FIFO, dan average, yang masing-masing memiliki cara kerja yang berbeda.

Pada skenario yang diberikan di atas, dapat dilihat perpetual khususnya jenis FIFO, memungkinkan pembaruan akurat dan cepat dari persediaan setelah setiap transaksi. Sehingga dapat dipastikan biaya barang terjual dihitung berdasarkan harga pembelian unit pertama yang masuk, dan memberikan gambaran yang akurat tentang biaya barang terjual dan nilai persediaan yang tersisa. Metode ini sangat berguna dalam menghadapi inflasi dan cocok untuk bisnis dengan transaksi tinggi dan variasi produk yang luas.

Untuk mempermudah penerapan metode perpetual dalam bisnis Anda, ScaleOcean menawarkan software WMS yang terintegrasi dan mudah digunakan. Dengan ScaleOcean, Anda dapat mengelola persediaan secara real-time, meningkatkan akurasi perhitungan biaya barang terjual, serta memaksimalkan efisiensi operasional gudang. ScaleOcean juga menyediakan demo gratis untuk membantu Anda mengeksplorasi bagaimana sistem ini dapat mendukung kebutuhan bisnis dan pengelolaan persediaan Anda dengan lebih baik.