Metode Pengadaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Memilihnya

Dalam lingkup bisnis yang kompetitif, manajemen pengadaan yang efektif merupakan komponen krusial bagi keberlanjutan dan profitabilitas operasional. Proses pengadaan bukan sekedar transaksi pembelian, melainkan keputusan strategis yang secara langsung memengaruhi kualitas produk, efisiensi biaya, dan kepatuhan regulasi perusahaan.

Artikel ini menjelaskan secara komprehensif mengenai metode pengadaan, mulai dari strategi tercepat hingga proses tender yang paling kompetitif. Informasi ini bertujuan membantu perusahaan mengidentifikasi prosedur pengadaan yang paling tepat dan optimal untuk setiap kategori kebutuhan spesifik.

Key Takeaways

• Metode pengadaan adalah metode pemilihan penyedia barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, yang disesuaikan dengan kebutuhan dan spesifikasi proyek.
• Beberapa jenis metode tersebut berupa pengadaan langsung, open and closed tender, penunjukan langsung, e–purchasing, RFP dan RFQ, vendor tunggal, swakelola.
• Tiga hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode yang sesuai adalah spesifikasi kebutuhan perusahaan, biaya total, dan urgensi keperluan.
• Untuk mengelola penerapan metode procurement dengan optimal, bisnis di dunia cenderung memilih untuk menerapkan sistem purchasing seperti ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Metode pengadaan adalah serangkaian cara untuk memilih penyedia barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Beberapa contoh metode tersebut berupa pengadaan langsung, tender terbuka dan tertutup, E–purchasing, RFP dan RFQ, dan swakeloka.

Pilihan metode procurement tidak bersifat universal, melainkan harus disesuaikan dengan konteks spesifik proyek. Setiap prosedur, mulai dari pengadaan langsung hingga tender, membawa konsekuensi berbeda terhadap kecepatan alur transaksi pembelian, tingkat transparansi, dan potensi risiko hukum.

9 Jenis Metode Pengadaan Barang dan Jasa Umum

Pengadaan barang dan jasa yang efektif adalah kunci efisiensi operasional perusahaan. Memilih metode yang tepat penting untuk mengoptimalkan biaya, kualitas, dan kecepatan proyek, mengingat setiap kebutuhan berbeda. Untuk membantu Anda menentukan strategi terbaik, berikut adalah 9 metode pengadaan yang sering digunakan perusahaan:

1. Direct Purchasing (Pengadaan Langsung)

Metode pengadaan barang dan jasa ini, sesuai dengan namanya, adalah sebuah metode di mana perusahaan melakukan pembelian secara langsung dari vendor tanpa melewati proses tender atau prosedur lainnya. Metode ini cocok digunakan dalam situasi mendesak atau ketika transaksi memiliki nominal kecil yang tidak memerlukan purchase requisition.

Namun, meskipun prosesnya cepat dan sederhana, penting untuk tetap memastikan bahwa pengadaan tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Agar pengadaan berjalan dengan lebih terorganisir dan efisien, perusahaan dapat memanfaatkan sistem purchase order yang memudahkan pencatatan dan pengelolaan transaksi pembelian.

Dengan sistem purchase order, setiap transaksi dapat dilacak dengan lebih mudah, membantu memastikan bahwa pengeluaran tetap terkendali dan tidak melampaui batas anggaran yang ada. Sistem ini juga meningkatkan transparansi dan akurasi dalam proses pembelian, dan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan.

2. Open Tender (Tender Terbuka)

Salah satu metode yang paling umum diterapkan adalah tender terbuka. Open tender adalah sebuah proses di mana perusahaan mengajak vendor mana saja, tanpa persyaratan apapun, untuk mengajukan penawarannya. Metode berikut lebih cenderung digunakan dalam proyek besar yang membutuhkan volume besar barang dan/atau jasa.

3. Closed Tender (Tender Tertutup)

Berbolak-balik dari jenis tender sebelumnya, closed tender merupakan proses tender di mana bisnis hanya mengajak beberapa vendor yang telah di-shortlist untuk mengajukan penawaran. Dikarenakan adanya pemilihan terlebih dahulu, metode ini lebih cocok digunakan bila perusahaan membutuhkan sebuah barang atau keahlian yang spesifik.

4. Penunjukan Langsung

Serupa dengan pengadaan langsung, metode pengadaan penunjukan langsung dilakukan tanpa adanya proses tender atau lelang. Hal ini biasanya dilakukan dalam dua situasi kondisi, pertama, ketika perusahaan perlu memenuhi kebutuhan operasional darurat, atau bila vendor yang ditunjuk sudah sering bekerja sama dengan bisnis.

5. E-Purchasing

E–Purchasing adalah suatu metode di mana pengadaan dilakukan melalui sebuah platform digital, baik melalui website tertentu, atau melalui aplikasi purchasing yang diterapkan oleh perusahaan. Dikarenakan efek globalisasi, hal ini menjadi semakin populer dikarenakan kemampuannya untuk menjangkau supplier internasional.

Dalam penerapannya, e-purchasing menjadi bagian dari sistem e-procurement yang terintegrasi, memungkinkan seluruh proses pengadaan berlangsung secara digital, mulai dari pemesanan hingga pembayaran. Melalui sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, serta akurasi dalam setiap transaksi pengadaan.

6. Request for Proposal (RFP)

RFP adalah permintaan formal kepada vendor untuk mengajukan proposal yang detail, mencakup tidak hanya harga tetapi juga solusi teknis dan metodologi kerja terhadap proyek kompleks atau sedang menerapkan strategi sourcing strategis. Metode ini cocok ketika perusahaan mencari jawaban kreatif dan solusi yang belum terstandar.

7. Request for Quotation (RFQ)

RFQ adalah permintaan langsung kepada vendor untuk memberikan penawaran harga untuk barang atau jasa yang sudah terstandar atau spesifik. Proses ini ringkas dan sederhana, karena keputusan pengadaan didasarkan hampir seluruhnya pada perbandingan harga terendah.

8. Vendor Tunggal

Metode ini adalah pengadaan yang hanya melibatkan satu penyedia barang atau jasa tanpa adanya proses kompetisi atau penawaran dari pihak lain. Hal berikut umumnya dipilih karena alasan teknis seperti kepemilikan paten atau kebutuhan akan standarisasi produk dan kompatibilitas sistem.

Dalam praktiknya, penggunaan sistem kontrak payung dapat diterapkan juga pada vendor tunggal untuk memastikan efisiensi dan kestabilan harga dalam jangka panjang. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menjalin kesepakatan kerja sama yang fleksibel namun tetap memiliki dasar hukum yang kuat.

9. Swakelola

Melansir dari Wikipedia, swakeloka adalah sebuah strategi di mana proses pengadaan dilakukan sendiri oleh perusahaan tanpa adanya campur tangan pihak ketiga. Namun, metode ini cenderung hanya digunakan untuk proyek berskala kecil atau lokal.

Meskipun terdapat beragam jenis metode pengadaan yang dapat diterapkan, banyak perusahaan di dunia biasanya menerapkan beberapa secara bersamaan dikarenakan adanya kebutuhan berbeda-beda. Untuk mempermudah pengelolaan rantai pasokan kompleks, penerapan software vendor management menjadi suatu hal yang semakin umum.

Bagaimana Memilih Metode Pengadaan yang Tepat untuk Bisnis?

Pemilihan metode pengadaan krusial bagi efisiensi operasional perusahaan. Keputusan optimal memerlukan evaluasi tiga faktor fundamental secara cermat, yakni berikut adalah penjelasan hal-hal tersebut:

1. Identifikasi Kebutuhan Operasional Pengadaan

Pahami secara mendalam apa yang dibutuhkan (barang, jasa, atau campuran). Tentukan spesifikasi teknis, volume, dan standar kualitas yang harus dipenuhi. Pengadaan barang rutin seperti ATK berbeda dengan pengadaan jasa konsultasi kompleks, identifikasi detail ini memandu pemilihan metode, seperti tender terbuka versus negosiasi langsung.

2. Pertimbangan Biaya

Biaya total adalah faktor penentu. Untuk item bernilai rendah, metode sederhana dan cepat, seperti pembelian langsung, lebih efisien. Untuk proyek bernilai tinggi atau strategis, diperlukan metode kompetitif seperti lelang atau tender. Secara singkat, hasil perhitungan dalam dokumen RAB pengadaan harus dipertimbangkan dengan seksama.

3. Pertimbangan Urgensi

Kebutuhan yang sangat mendesak, misalnya, perbaikan mesin kritis, memerlukan prosedur cepat, seperti penunjukan langsung, yang mungkin berimplikasi pada biaya lebih tinggi. Untuk operasi pengadaan rutin tanpa tekanan waktu, gunakan tender yang lebih panjang untuk memaksimalkan daya saing dan penghematan.

Kesimpulan

Keberhasilan pengadaan bergantung pada ketepatan pemilihan metode. Dari 9 metode pengadaan yang disebut, setiap opsi harus disesuaikan dengan kebutuhan, biaya, dan urgensi proyek. Namun, pengelolaan kompleksitas pengadaan, vendor, dan kepatuhan sering memakan waktu bila dilakukan secara manual.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, bisnis, terutama bisnis berskala dunia, memilih untuk menerapakan sebuah sistem purchasing seperti ScaleOcean untuk mengotomatisasi keseluruhan proses pengadaan.

Bila Anda ingin mengetahui lebih dan mencoba terlebih dahulu sebuah contoh sistem yang canggih, kami menyediakan layanan demo dan konsultasi gratis yang dapat dipertimbangkan.