Absensi Berbasis GPS: Alat Pencatat Kehadiran Karyawan Akurat

GPS atau Global Positioning System, sebuah teknologi yang ditemukan pada tahun 1973 oleh departemen pertahanan Amerika Serikat. Meskipun awalnya hanya digunakan untuk kebutuhan militer, hal ini tentunya bukan merupakan hal yang asing lagi bagi masyarakat umum dikarenakan perkembangan teknologi.

Masing-masing karyawan tentunya sudah memiliki akses terhadap GPS mudah, yakni melalui perangkat mobile-nya, yang digunakan untuk membantu dalam transportasi ke dan dari tempat kerja. Selain itu, semenjak terjadinya pandemi tahun 2020, praktik kerja dari rumah atau WFH (work from home) menjadi populer karena kewajiban untuk employer dan employee.

Untuk membantu dalam manajemen kehadiran karyawan, perusahaan sekarang cenderung menerapkan teknologi absensi berbasis GPS yang mampu melacak lokasi karyawan secara real–time. Bila Anda memilih untuk menerapkan sistem tersebut, Anda perlu memahami mengenai segala keunggulan dan tantangan yang mungkin muncul dari penerapan itu.

Key Takeaways

• Absensi berbasis GPS adalah sistem pencatatan absensi karyawan yang dilakukan dengan teknologi global positioning system (GPS).
• Cara kerja absensi berbasis GPS: Implementasi sistem atau aplikasi, memasukkan data karyawan, melakukan geofencing, melakukan absensi.
• Dampak tidak diterapkannya absensi GPS meliputi kecurangan absensi, data kehadiran tidak akurat, kesulitan pemantauan karyawan lapangan, inefisiensi administrasi.
• ScaleOcean menawarkan solusi software HRIS terbaik yang membantu dalam absensi berbasis GPS, sehingga produktivitas meningkat dan kecurangan berkurang.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Absensi Berbasis GPS

Absensi berbasis GPS adalah sebuah sistem pencatatan kehadiran karyawan yang dilakukan melalui teknologi global positioning system (GPS) untuk merekam lokasi di mana karyawan melakukan absensi. Sistem ini mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan atau titip absen.

Metode absensi berikut sudah terintegrasi ke dalam alat fisik perusahaan fingerprint scanner, tetapi sekarang dilakukan melalui software absensi yang dapat diakses melalui smartphone karyawan. Aplikasi mobile memungkinkan pelacakan lokasi masing-masing anggota tenaga kerja secara real–time, serta dapat dilakukan dari mana saja.

Cara Kerja Absensi Berbasis GPS dalam Perusahaan

Proses absensi dengan teknologi GPS biasanya dimulai dengan penerapan aplikasi HRIS pada perangkat karyawan, diikuti dengan pengumpulan data karyawan dan penerapan geofencing untuk memastikan kehadiran yang akurat. Berikut adalah langkah-langkah selengkapnya:

1. Penerapan Sistem atau Aplikasi

Penerapan dimulai dengan instalasi aplikasi HRIS pada perangkat karyawan yang mendukung GPS. Perusahaan menyiapkan akun, menetapkan kebijakan akses, serta mengaktifkan modul absensi lokasi. Pada tahap ini, admin memastikan versi aplikasi terbaru dan kompatibilitas OS agar fitur pelacakan berjalan stabil.

Selanjutnya, tim HR/IT melakukan onboarding singkat untuk panduan login, cara check-in, serta aturan penggunaan di lapangan. Jika tersedia, solusi MDM digunakan untuk mendorong pembaruan otomatis, mengatur izin lokasi, dan menegakkan kebijakan keamanan seperti PIN atau biometrik sebelum absensi dilakukan.

2. Memasukkan Data Karyawan

Aplikasi memerlukan data dasar karyawan, seperti nama, NIK, divisi, jadwal kerja, dan lokasi penugasan. Saat absensi berlangsung, sistem mencocokkan identitas dengan database karyawan untuk memverifikasi siapa yang melakukan check-in, termasuk status aktif dan jenis penempatan kerja.

Akurasi ditingkatkan melalui validasi data, sinkronisasi dengan HRIS inti, dan kontrol akses berbasis peran. Riwayat perubahan (audit trail) dicatat untuk kebutuhan kepatuhan, sementara kebijakan privasi memastikan data pribadi diproses secara aman dan sesuai regulasi.

3. Aktivasi GPS

Sebelum presensi, aplikasi meminta izin lokasi kepada pengguna. Sistem mengaktifkan mode lokasi presisi tinggi agar koordinat akurat, lalu mengelola optimasi baterai dan pengaturan OS yang bisa membatasi pelacakan saat aplikasi di latar belakang.

Jika sinyal satelit lemah, aplikasi memanfaatkan sumber lokasi tambahan seperti Wi-Fi atau seluler untuk meningkatkan akurasi. Pada kondisi tanpa internet, titik lokasi dan waktu disimpan sementara di perangkat dan akan tersinkron saat koneksi kembali stabil.

4. Melakukan Geofencing

Admin mendefinisikan area kerja virtual (geofencing) di sekitar kantor, gudang, atau lokasi proyek. Karyawan hanya dapat melakukan check-in saat berada dalam radius yang ditentukan, sehingga absensi dari luar area kerja dapat dicegah secara sistematis.

Untuk kebutuhan multi-lokasi atau jadwal bergilir, perusahaan dapat membuat beberapa geofence dengan radius berbeda. Sistem juga dapat menerapkan pengecualian terkontrol, mendeteksi lokasi palsu (mock location), serta menandai anomali agar tim HR dapat meninjau dan menyetujui kasus khusus.

5. Melakukan Absensi dengan Berbagai Metode

Setelah lokasi tervalidasi, karyawan melakukan check-in melalui metode yang diaktifkan perusahaan, seperti selfie verifikasi, face recognition, atau fingerprint terhubung aplikasi. Sistem otomatis mencatat waktu, koordinat, dan perangkat yang digunakan untuk membentuk rekam hadir yang utuh.

Keandalan ditingkatkan dengan liveness detection guna mencegah foto statis, serta notifikasi pengingat saat shift dimulai atau berakhir. Jika terjadi deviasi GPS, aplikasi meminta konfirmasi ulang atau bukti tambahan, lalu menyimpan semua jejak aktivitas untuk audit dan evaluasi kinerja.

6. Pengiriman Data

Data presensi yang mencakup waktu, lokasi, dan verifikasi identitas dan dikirim ke server melalui koneksi terenkripsi. Informasi tersebut langsung tampil pada d HR untuk pemantauan real-time, pembuatan laporan, serta integrasi ke penggajian dan manajemen cuti.

Ketika jaringan tidak stabil, aplikasi menempatkan data pada antrean lokal yang aman dan melakukan sinkronisasi otomatis saat koneksi pulih. Mekanisme retry, stempel waktu, dan kontrol versi mencegah duplikasi, sedangkan log sistem memudahkan penelusuran bila terjadi kendala operasional.

Keunggulan Penerapan Absensi Berbasis GPS

Penerapan absensi berbasis GPS memberikan sejumlah keunggulan yang dapat meningkatkan operasional perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan sistem absensi online tidak terbatas pada peningkatan akurasi data kehadiran, tetapi juga memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam melakukan absensi dari berbagai lokasi.

Berikut adalah beberapa manfaat utama yang diperoleh perusahaan dari penerapan sistem ini:

1. Meningkatkan Akurasi Data Absensi

Absensi berbasis GPS memberikan keandalan dalam pencatatan kehadiran karena data waktu dan lokasi tercatat dengan akurat melalui perangkat GPS yang terintegrasi pada smartphone karyawan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari manipulasi data absensi yang sering kali terjadi pada metode manual.

2. Fleksibilitas dan Aksesibilitas

Absensi berbasis GPS memberikan kebebasan bagi karyawan untuk melakukan presensi dari berbagai lokasi, seperti luar kantor atau saat menjalankan tugas lapangan. Karyawan hanya memerlukan absensi melalui perangkat mobile yang mendukung GPS untuk melakukan absensi, terutama dalam pengaturan WFH atau hybrid.

Dengan adanya sistem employee self-service, perusahaan tidak lagi terikat pada penggunaan alat absensi fisik yang mahal dan membutuhkan pemeliharaan rutin. Karyawan dapat lebih mudah mengakses aplikasi absensi di perangkat pribadi mereka, mempermudah manajemen absensi tanpa mengurangi kualitas pengawasan.

3. Meningkatkan Efisiensi

Proses absensi berbasis GPS mengurangi ketergantungan pada metode manual yang memakan waktu, seperti pencatatan absensi fingerprint atau kartu absensi. Sistem ini secara otomatis mencatat kehadiran dengan mengandalkan fitur GPS dan verifikasi biometrik seperti face recognition atau selfie, yang meminimalkan kesalahan manusia.

Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat waktu dalam proses pengolahan absensi dan meminimalkan biaya operasional terkait alat absensi karyawan. Selain itu, sistem ini memungkinkan pelaporan kehadiran secara real-time, memberikan manajer kemampuan untuk memantau karyawan tanpa perlu intervensi langsung.

4. Memudahkan Proses Pemantauan Absensi

Absensi berbasis GPS memungkinkan pengelolaan data kehadiran yang lebih terstruktur dan efisien. Data presensi yang masuk secara otomatis akan tersimpan dalam sistem yang dapat diakses oleh pihak HR atau manajer, mengelompokkan karyawan berdasarkan divisi atau lokasi.

Sistem ini memudahkan pemantauan kehadiran karyawan, terutama bagi perusahaan dengan cabang yang tersebar di berbagai lokasi. HR bisa dengan mudah memonitor kedatangan, kepatuhan waktu, dan pola absensi secara lebih objektif, yang memfasilitasi penyusunan laporan absensi karyawan yang lebih akurat.

5. Penyusunan Laporan Kinerja Karyawan secara Otomatis

Penggunaan aplikasi HRIS dengan fitur absensi berbasis GPS memungkinkan perusahaan menyusun laporan kinerja karyawan secara otomatis. Data absensi yang terintegrasi dengan sistem HR akan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang pola kehadiran karyawan, yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan keputusan manajerial.

6. Mencegah Terjadinya Kecurangan

Absensi berbasis GPS, dengan fitur seperti geotagging dan verifikasi biometrik, meminimalkan kemungkinan terjadinya kecurangan dalam pencatatan kehadiran. Karyawan tidak dapat sembarangan mengakses aplikasi absensi dari lokasi yang tidak sah, dan juga tidak dapat memalsukan kehadiran menggunakan foto atau sidik jari palsu.

7. Transparansi dan Pengawasan

Sistem absensi berbasis GPS mendukung transparansi dalam pencatatan data kehadiran, karena memungkinkan atasan untuk memantau secara langsung lokasi dan waktu kehadiran karyawan melalui dasbor atau laporan real-time. Hal ini memudahkan pengawasan tanpa perlu bergantung pada laporan manual atau rekonsiliasi data yang memakan waktu.

8. Integrasi Data

Data yang terintegrasi juga mengurangi risiko kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada pencatatan manual dan memudahkan perencanaan sumber daya manusia. HR dapat mengakses laporan yang lengkap, memberikan analisis lebih dalam mengenai produktivitas karyawan dan pemanfaatan waktu kerja.

9. Mengurangi Ketergantungan Peralatan Fisik

Absensi berbasis GPS mengurangi ketergantungan pada peralatan absensi fisik, seperti mesin fingerprint, kartu absensi, atau buku daftar hadir yang sering memerlukan perawatan dan pemeliharaan. Sistem berbasis aplikasi pada perangkat mobile memungkinkan perusahaan menghemat biaya operasional dan meminimalkan kerusakan perangkat.

Contoh Penerapan Absensi Berbasis GPS

Bagi sebuah perusahaan kecil, yakni perusahaan dengan jumlah karyawan di bawah 10, pencatatan absensi masih dapat dilakukan secara efektif. Namun, apabila perusahaan tersebut sedang berkembang atau berencana untuk meningkatkan angka tenaga kerjanya, maka sebaiknya perusahaan tersebut mulai merencanakan proses penerapan absensi berbasis GPS.

Untuk melakukan hal tersebut, bisnis perlu melakukan riset terlebih dahulu terhadap penyedia aplikasi absensi terbaik yang beredar di pasar. Pihak tersebut biasanya menjadikan hal-hal berikut sebagai bahan pertimbangan:

• Geofencing
• Fingerprint or Face Recognition
• Mobile Access
• Cloud Computing
• Integration with Other Systems
• Anti Fake GPS
• Offline Mode

Setelah memilih software HRIS, penerapan dimulai dengan bantuan konsultan, seperti yang disediakan ScaleOcean. Perusahaan perlu memberikan informasi dan pelatihan kepada karyawan untuk memastikan penggunaan absensi berbasis GPS yang tepat, mengurangi potensi kesalahan data kehadiran.

Penerapan Solusi Absensi All in One Software HRIS ScaleOcean

Dapat dinyatakan bahwa proses pemilihan software HRIS sangat penting bagi perusahaan dalam menerapkan proses absensi berbasis GPS. Adanya peritmbangan fitur-fitur seperti offline mode dan geofencing, bisnis dapat memastikan tereliminasinya kecurangan pada absensi karyawan, serta meningkatkan akurasi data kehadiran.

Fitur-fitur tersebut dapat Anda temukan dalam software HRIS canggih ScaleOcean. Sistemnya, tentu saja, telah terintegrasi dengan teknologi GPS, sehingga meningkatkan produktivitas kinerja karyawan dan mengurangi kemungkinan terjadinya fraud jam kerja. Selain itu, sistemnya juga dapat melakukan integrasi dengan cabang-cabang perusahaan dengan mudah.

Untuk membantu dalam proses pemilihan, ScaleOcean menyediakan kesempatan demo gratis kepada pelanggannya yang memungkinkan uji coba fitur dan modulnya yang bervariatif. Contoh-contoh fitur software HRIS ScaleOcean berupa:

• Pencatatan Absensi dengan Lokasi GPS: Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mencatat absensi dengan menggunakan lokasi GPS, memastikan kehadiran mereka di tempat kerja sesuai dengan lokasi yang ditentukan.
• Verifikasi Lokasi Masuk dan Keluar: Absensi otomatis diverifikasi berdasarkan koordinat GPS saat karyawan melakukan check–in dan check–out, memastikan bahwa mereka berada di lokasi yang benar.
• Pengaturan Geofencing: Dengan geofencing, sistem hanya akan mengizinkan absensi karyawan jika mereka berada dalam area yang sudah ditentukan, meningkatkan akurasi pencatatan absensi.
• Notifikasi Absensi Otomatis: Fitur ini mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada manajer atau HRD jika karyawan tidak melakukan absensi sesuai lokasi yang telah ditentukan.
• Laporan Absensi Berbasis Lokasi: Menghasilkan laporan absensi lengkap yang mencakup lokasi setiap pencatatan absensi, memberikan wawasan yang lebih jelas mengenai kehadiran karyawan di lapangan.

Baca juga: 25 Software HR dan Aplikasi HRIS Indonesia Terbaik 2025

Kesimpulan

Sistem absensi berbasis GPS membawa manfaat signifikan bagi perusahaan dalam meningkatkan akurasi data kehadiran karyawan dan mengurangi potensi kecurangan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan karyawan hadir sesuai lokasi yang ditentukan, meningkatkan transparansi dan keandalan data absensi.

Penerapan sistem absensi berbasis GPS mempermudah pemantauan karyawan di berbagai lokasi, terutama untuk perusahaan dengan karyawan lapangan. Untuk memaksimalkan potensi sistem ini, ScaleOcean menawarkan demo gratis, memungkinkan perusahaan untuk mencoba fitur-fitur absensi berbasis GPS secara langsung.