Di era sekarang, salah satu teknologi yang paling sering diandalkan oleh bisnis adalah aplikasi ERP. Dimana enterprise resource planning merupakan suatu sistem terintegrasi yang mendukung dan memfasilitasi proses bisnis sehari-hari, mulai dari pengelolaan sumber daya hingga proses pembukuan. Salah satu sektor bisnis yang mendapatkan manfaat signifikan dari penerapan sistem ERP adalah industri rental. 

Ada 6 modul dalam aplikasi ERP yang dirancang sedemikian rupa untuk mampu memberikan dukungan penuh dalam setiap aspek operasional perusahaan rental. Dimana semua solusi tersebut saling terintegrasi untuk memperlancar proses bisnis Anda. Lantas, apa saja jenis modul tersebut? Mari kita bahas selengkapnya di artikel ini!

1. Pengertian Aplikasi ERP Rental

Pengertian aplikasi ERP rental merujuk pada sistem yang dibangun untuk mendukung dan memfasilitasi berbagai aspek rental mulai dari sumber daya manusia, keuangan, rantai pasokan, hingga layanan pelanggan. Sistem ini tidak hanya bertujuan untuk mengoptimalkan setiap proses manajemen, tetapi juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan real-time.

Dengan mengintegrasikan berbagai operasional dalam satu platform, Anda dapat mempercepat setiap prosesnya bahkan mengotomatiskan tugas berulang yang menghabiskan banyak sekali waktu dan tenaga. Selain itu, sistem ini juga akan memudahkan Anda dalam mengakses data kapan saja dan di mana saja. Manfaat ERP tersebut tentu saja akan berdampak pada meningkatnya efisiensi dan efektivitas.

Maka dari itu, sistem ERP menjadi solusi bisnis yang mampu mengatasi tantangan dalam industri rental dan meningkatkan efisiensi bisnis. Ketika semua proses sudah berjalan secara efektif, perusahaan dapat berfokus pada peningkatan layanan dan produktivitas kinerja.

2. Keunggulan Software ERP Rental

Tidak bisa dipungkiri, aplikasi ERP menjadi kebutuhan krusial bagi seluruh industri, termasuk rental. Pasalnya, banyak keunggulan sistem ERP yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan efisiensi operasional. Berikut ini akan kita bahas lebih dalam mengenai manfaat-manfaat yang akan Anda dapatkan jika menerapkan software tersebut. 

• Data Terpusat

Semua data yang ada di aplikasi akan disimpan dalam satu database, mulai dari data pelanggan, data produk, kuotasi, penagihan, hingga ke pemeliharaan aset. Bahkan, utang piutang pun akan tersimpan dalam database tersebut. Dengan begitu, tiap divisi akan mudah dalam mencari informasi yang diinginkan. Tiap departemen juga dapat bekerjasama dalam berbagi informasi maupun data. Misal, tim keuangan dapat bekerjasama dengan tim pengadaan untuk penagihan ke vendor atau pelanggan. 

Salah satu industri besar di Indonesia yang memerlukan software ini adalah industri konstruksi, yang membutuhkan software rental alat berat terbaik untuk meningkatkan efisiensi operasionalnya.

• Menghilangkan Kesalahan

Sistem ERP menghilangkan pekerjaan berulang dan sentuhan manual, mengubahnya jadi otomatis. Sehingga, dapat mengurangi jam kerja karyawan dan kesalahan akibat human error. Selain itu, kinerja sumber daya manusia perusahaan jadi lebih baik, sebab Anda dapat mengurangi rasa frustrasi atau bosan yang bisa saja dialami oleh mereka lantaran harus melakukan pekerjaan berulang terus menerus. 

• Mudah Dikembangkan

Aplikasi ERP sudah menyediakan modul yang lengkap untuk menunjang semua alur bisnis Anda. Akan tetapi, ada kalanya Anda membutuhkan aplikasi lain untuk mengatasi permasalahan perusahaan dan ingin mengintegrasikannya dengan ERP. Dalam hal ini, ERP sangat mudah untuk diintegrasikan. Selain itu, sistem ini juga mudah dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Aplikasi bisa digunakan di banyak lokasi, mengikuti perkembangan bisnis.

• Mengoptimalkan Kolaborasi 

Sebelum menerapkan aplikasi sewa, Anda pasti menggunakan Spreadsheet atau Excel untuk mencatat semua data pengguna dan proses persewaan. Kini, semua itu tidak diperlukan lagi. Anda dapat menggunakan sistem ERP untuk mencatat dan memproses semua data. Tiap fitur juga memudahkan untuk melakukan kolaborasi dengan departemen lain. 

3. Modul ERP Utama di Aplikasi Rental

Modul ERP adalah bagian penting dari sistem yang dirancang untuk menangani fungsi spesifik area dalam suatu perusahaan. Setiap jenis modul berfokus pada satu aspek operasional bisnis. Contohnya seperti WMS (warehouse management) yang berfungsi untuk mengelola persediaan. Ada 6 modul dalam aplikasi ERP rental yang harus Anda ketahui, berikut kami berikan penjelasan lengkapnya.

a. Customer Relationship Management

Bisnis rental selalu berhubungan dengan klien secara langsung, jadi Anda pasti membutuhkan modul satu ini. Melalui CRM, Anda dapat mencatat semua data pelanggan yang melakukan transaksi penyewaan suatu barang, baik itu customer lama maupun baru. Melalui solusi ini, Anda bisa menelusuri riwayat pelanggan persewaan dengan mudah.  

Dengan begitu, Anda dapat menganalisis karakteristik mereka untuk menentukan strategi pemasaran dan program loyalitas yang tepat dan personal, agar mereka kembali datang melakukan transaksi sewa. Tentunya, program yang dikeluarkan disesuaikan dengan personalisasi konsumen agar bisa meningkatkan loyalitas mereka. Selain itu, data-data pelanggan juga dapat digunakan untuk memperluas pasar agar bisa menggaet semakin banyak konsumen baru. 

b. Accounting Management

Sebagai bagian dari 6 modul dalam aplikasi ERP, accounting management memainkan peran penting dalam memastikan kesehatan finansial perusahaan. Modul ini mampu melakukan pengelolaan data transaksi secara real-time dan terintegrasi, mencakup proses transaksi bisnis, pelaporan keuangan, analisis, hingga pengambilan keputusan.

Sistem ERP akuntansi membantu perusahaan rental untuk melakukan pencatatan dan pelaporan transaksi secara otomatis, menghasilkan data finansial yang akurat dan tepat waktu. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis dan stakeholder untuk memahami kondisi finansial perusahaan secara mendalam dan membuat keputusan yang berdasarkan data.

Aplikasi ERP rental juga dapat digunakan untuk memprediksi berapa profit yang akan diperoleh di bulan-bulan berikutnya. Tentunya melalui analisis mendalam dari histori data yang ada di sistem. Bahkan, Anda dapat memperkirakan berapa lama perusahaan akan bisa bertahan ketika terjadi krisis dengan keuangan yang dimiliki saat ini. 

c. Rental Booking

Modul sistem ERP rental booking mempermudah pelanggan untuk melakukan pemesanan secara online. Mereka bisa mengetahui ketersediaan barang dari rumah tanpa perlu datang ke lokasi. Dapat disimpulkan bawa modul ini membuat semuanya sangat praktis dan efisien.

Sebagai contoh, dalam konteks bisnis penyewaan mobil, ketika pengajuan persewaan pelanggan sudah disetujui dan data sudah tersimpan secara otomatis oleh software untuk bisnis rental mobil, mereka tinggal datang untuk mengambil kendaraannya sesuai jadwal.

Dengan aplikasi ERP, Anda dapat mengecek dengan pasti siapa saja pelanggan yang melakukan pemesanan. Secara offline maupun online, Anda bisa melacak semua pesanan yang masuk serta menyesuaikan dengan ketersediaan produk secara otomatis. 

Semua permintaan konsumen pasti akan terpenuhi dan tidak akan ada yang kecewa lantaran produk yang diinginkan habis. Semua data yang tampil di fitur rental booking akan diperbarui secara real-time oleh sistem. Sehingga, profit perusahaan dapat meningkat seiring dengan kepuasan pelanggan.

d. Contract Management

Untuk perusahaan persewaan, Anda pasti membutuhkan salah satu dari 6 modul dalam aplikasi ERP yang bisa mengatur masalah perjanjian sewa. Sebab, dokumen ini yang akan mengikat konsumen. Lebih tepatnya agar mengembalikan barang yang sudah dipinjam tepat waktu. 

Melalui sistem rental ERP, Anda bisa membuat perjanjian sewa dan menampilkannya di dashboard. Ini juga bisa jadi sistem yang akan membantu perusahaan, khususnya dalam mengingatkan konsumen yang sudah mendekati batas waktu sewa. Dengan begitu, mereka bisa segera mengembalikan produk yang disewa atau melakukan pembaruan kontrak. Pembaruan bisa dilakukan secara otomatis sesuai kesepakatan. 

e. Asset Management

Kualitas aset menjadi nomor satu yang harus diperhatikan dalam bisnis persewaan, karena bisa meningkatkan kepuasan para pelanggan. Maka, jamin kualitas tiap aset dengan rutin menjadwalkan waktu pemeliharaan serta pemeriksaan. Akan mudah membuat jadwal pemeriksaan bila menggunakan salah satu dari 6 modul dalam aplikasi ERP ini. Anda akan memperoleh reminder notification begitu mendekati waktu pemeliharaan aset. Dengan begitu, semua aset akan terjaga kualitasnya dan profit pun dapat meningkat. 

f. Human Resource Management 

Bisnis rental juga memiliki karyawan yang perlu dikelola dengan baik. Melalui solusi human resource management di aplikasi rental, Anda bisa mengelola seluruh hal terkait pegawai di perusahaan dan memutuskan untuk memberikan hak mereka secara adil. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau produktivitas hingga membagi jadwal kerja dengan tepat. Selain itu, penggajian juga dapat dilakukan secara otomatis mengikuti waktu kerja masing-masing karyawan. Jadi, Anda tidak perlu menghitung manual lagi!

4. Kesimpulan

Agar bisnis Anda bisa terus berkembang, pastikan memilih aplikasi ERP rental yang tepat. Maka dari itu, percayakan saja operasional perusahaan Anda ke aplikasi rental terbaik ScaleOcean. Dapatkan keseluruhan 6 modul dalam aplikasi ERP bisnis rental sesuai standar dan sampaikan saja solusi tambahan apa saja yang Anda butuhkan. Segera konsultasikan kebutuhan Anda dan dapatkan penawaran menarik dari ScaleOcean!