ERP Requirements: Checklist & Cara Menentukan Kebutuhan ERP

Ketika mengevaluasi ERP, perusahaan enterprise sering langsung menyoroti demo dan daftar fitur sistemnya. Namun, jika kebutuhan bisnis belum terumuskan dengan jelas, tim akan sulit memastikan apakah sistem tersebut mampu menangani proses yang kompleks serta mendukung kebutuhan operasional lintas departemen.

Oleh karena itu, tim perlu menyusun ERP requirements untuk memetakan kebutuhan bisnis sebelum memilih sistem. Daftar ini dapat mencakup integrasi antarunit, akses data secara real-time, alur persetujuan, pelacakan transaksi, serta kebutuhan otomatisasi dalam operasional bisnis sehari-hari.

Dengan ERP requirements yang tersusun rapi, perusahaan punya acuan saat mengikuti demo dan membandingkan vendor. Artikel ini akan menjelaskan apa itu ERP requirement, alasan mengapa perlu disiapkan sebelum memilih ERP, jenis kebutuhan yang perlu dicatat, serta cara membuat checklist yang sesuai bisnis.

Key Takeaways

• ERP requirements adalah kumpulan kebutuhan bisnis, proses, dan data yang harus terpenuhi oleh sistem ERP sebelum implementasi berjalan.
• Requirements tidak berdiri sendiri, tetapi terbagi dalam beberapa kategori seperti functional, technical, hingga business yang menjadi kerangka dasar penyusunan checklist ERP.
• Menyusun checklist requirement membutuhkan langkah sistematis dari menentukan tujuan bisnis hingga memprioritaskan requirement yang telah didokumentasikan.
• ScaleOcean Atlas hadir sebagai sistem fleksibel yang mengikuti kebutuhan bisnis, sehingga requirements yang tersusun matang bisa beroperasi dalam konfigurasi yang sesuai.

Coba Konsultasi Gratis!

Apa itu ERP Requirements?

ERP Requirements adalah daftar kebutuhan bisnis, proses kerja, dan kemampuan sistem yang harus dipenuhi software ERP agar sesuai dengan operasional perusahaan. Melalui dokumen ini, perusahaan bisa menjelaskan proses yang perlu didukung, menentukan kemampuan sistem yang dibutuhkan, dan menetapkan kriteria yang jelas saat memilih solusi ERP.

Dalam praktiknya, ERP requirements bisa memuat kebutuhan pengelolaan stok, keuangan, pembelian, integrasi data, hingga hak akses pengguna. Setiap kebutuhan perlu dijelaskan sesuai alur kerja perusahaan agar tim bisa membedakan fitur yang wajib tersedia dari fitur yang sekadar menarik saat demo.

Daftar kebutuhan ini menjadi acuan saat perusahaan membandingkan solusi yang tersedia dan berdiskusi dengan vendor. Dengan kriteria yang jelas, tim bisa menilai kecocokan sistem terhadap proses yang sudah berjalan, kebutuhan pengembangan ke depan, serta batasan anggaran dan waktu implementasi.

Mengapa ERP Requirements Penting Sebelum Memilih ERP?

Penyusunan requirements yang tepat memberikan Anda waktu untuk mempelajari kebutuhan lintas departemen secara rinci, menghindari pemborosan biaya, serta mengurangi scope yang berubah-ubah. Sebaliknya, requirements yang dibuat terburu-buru cenderung dangkal dan mudah berubah di tengah jalan.

Berikut alasan mengapa requirements penting untuk proyek ERP Anda:

1. Menghindari Pembelian Fitur yang Tidak Dibutuhkan

Tanpa requirements yang jelas, perusahaan rentan membeli modul ERP berdasarkan tampilan demo yang menarik, bukan kebutuhan riil. Akibatnya, budget habis untuk fitur-fitur yang jarang terpakai, sementara itu proses inti tetap bergantung pada cara kerja manual.

2. Menyamakan Kebutuhan Antar Departemen

Setiap departemen biasanya memiliki kebutuhan tersendiri untuk sistem yang sama. Persyaratan yang tertulis memastikan tim dari departemen keuangan, penjualan dan gudang berkumpul untuk menyelaraskan kebutuhan ERP mereka sejak awal.

3. Perbandingan Vendor Lebih Objektif

Persyaratan ERP yang tertulis memberi tim Anda kriteria yang sama untuk menilai setiap vendor. Dengan acuan ini, Anda dapat membandingkan kemampuan sistem dan kesesuaian penawaran secara setara. Keputusan pun didasarkan pada kebutuhan bisnis, bukan sekadar presentasi yang paling meyakinkan.

4. Mengurangi Perubahan Scope Saat Implementasi

Perubahan lingkup terjadi ketika kebutuhan tambahan muncul selama proses proyek karena persyaratan yang tidak lengkap sejak awal. ERP requirement yang matang membuat tim implementasi Anda tetap fokus pada lingkupnya.

5. Membantu Menentukan Budget dan Timeline

Anggaran dan perkiraan waktu untuk proses implementasi proyek Anda akan jauh lebih akurat jika sudah mengetahui requirements sejak awal. Vendor juga memberikan penawaran yang realistis, bukan hanya angka-angka yang sembarangan.

Baca juga: Ini Pentingnya Skalabilitas ERP untuk Kesuksesan Bisnis

Apa Saja Jenis ERP Requirements?

ERP requirements mencakup kebutuhan bisnis, fungsional, dan teknis yang saling berkaitan. Ketiganya menjadi dasar checklist untuk menilai apakah sistem mampu mendukung tujuan perusahaan, menjalankan proses harian, dan terhubung dengan teknologi. Berikut adalah jenis-jenis persyaratan ERP yang perlu Anda ketahui:

1. ERP Functional Requirements

Functional requirements menjabarkan proses-proses spesifik yang harus didukung sistem di setiap departemen. Berikut kategori utamanya:

• Finance & Accounting Requirements : Menyusun posting jurnal otomatis, rekonsiliasi bank, kepatuhan pajak dan pelaporan keuangan secara real-time dari berbagai entitas untuk para manajer.
• Sales & Customer Management Requirements : Menyusun manajemen penawaran, pesanan penjualan, manajemen transaksi pelanggan dan koordinasi tim layanan pelanggan untuk respon cepat.
• Procurement Requirements : Mengelola pengadaan permintaan pembelian, pesanan pembelian, persetujuan multi-tingkat dan status pengadaan yang jelas dari para pemasok.
• Inventory & Warehouse Requirements : Menyusun manajemen stok secara real-time, manajemen lokasi gudang, manajemen batch dan perhitungan otomatis titik pengulangan pesanan.
• Manufacturing & Production Requirements : Menyusun perencanaan produksi,daftar bahan baku, pesanan kerja dan pemantauan efisiensi mesin dan tenaga kerja di jalur produksi.
• Human Resources (HCM) Requirements : Menyusun manajemen data karyawan, gaji, kehadiran, manajemen kinerja dan proses rekrutmen dalam satu aplikasi.
• Project & Cost Management Requirements : Mengelola jadwal proyek, alokasi anggaran, pelacakan biaya aktual sesuai anggaran dan margin proyek.

2. ERP Technical Requirements

Selain kebutuhan fungsional, aspek teknis menentukan seberapa andal sistem ERP berjalan dalam jangka panjang. Berikut poin-poin yang perlu Anda perhatikan:

• Deployment Model : Menentukan apakah sistem berjalan on-premise, cloud, atau hybrid, menyesuaikan dengan kesiapan infrastruktur dan kebijakan keamanan data perusahaan.
• Integration & Security : Mencakup kemampuan sistem terhubung dengan aplikasi lain melalui API, serta standar enkripsi dan kontrol akses untuk melindungi data sensitif.
• Performance & Scalability : Mengukur kemampuan sistem menangani volume transaksi yang terus bertambah tanpa penurunan performa saat beban kerja meningkat.
• User Access & Permission : Mengatur hak akses berjenjang sesuai peran pengguna, sehingga data sensitif hanya bisa terakses oleh pihak yang berwenang.
• Availability & Business Continuity : Mencakup mekanisme backup, disaster recovery, dan jaminan uptime agar operasional bisnis tidak terganggu saat terjadi gangguan sistem.

3. ERP Non-Functional Requirements

Non-functional pada konteks ini lebih menyoroti sisi integrasi ERP dengan ekosistem sistem yang sudah berjalan. Berikut cakupan non-functional:

• Sistem Internal yang Perlu Terhubung : Mencakup identifikasi aplikasi internal seperti sistem HR, CRM, atau e-commerce yang wajib terhubung langsung dengan ERP.
• External Platform dan Services : Meliputi integrasi dengan platform eksternal seperti payment gateway, marketplace, atau layanan logistik pihak ketiga.
• Integration Method : Menentukan metode integrasi yang terpakai, seperti API, middleware, atau file-based integration, sesuai kompleksitas sistem yang terhubung.

4. ERP Business Requirements

Business Requirements memastikan ERP selaras dengan kebutuhan data dan proses bisnis jangka panjang perusahaan. Tiga aspek berikut menjadi fokus utamanya:

• Master Data : Artinya proses standarisasi data pelanggan,produk dan pemasok agar dapat digunakan secara konsisten di seluruh modul ERP.
• Transaction Data : Ini mencakup persyaratan untuk mendokumentasikan transaksi harian bersama riwayat perubahan.
• Data Migration Requirements : Ini menjelaskan bagaimana mentransfer data dari sistem lama ke sistem ERP baru tanpa mengorbankan integritas dan akurasi data.

Bagaimana Cara Membuat ERP Requirements Checklist?

Menyusun checklist requirement membutuhkan langkah sistematis dari menentukan tujuan bisnis hingga memprioritaskan requirement yang telah didokumentasikan. Urutan ini membantu tim bekerja secara terstruktur dan menghindari requirement yang tumpang tindih.

Berikut enam tahap yang bisa diikuti sebelum masuk ke proses seleksi vendor:

1. Identifikasi Business Goals

Requirements yang baik selalu mulai dari tujuan bisnis yang ingin dicapai, bukan hanya daftar fitur teknis. Oleh karena itu, tim Anda harus menetapkan target seperti efisiensi biaya, kecepatan, atau ekspansi ke cabang baru.

2. Petakan Current Business Process

Sebelum menentukan kebutuhan sistem baru, tim Anda harus memahami alur kerja yang berjalan saat ini secara detail. Dengan ini, Anda dapat mengetahui operasi apa saja yang bisa berjalan otomatis dengan bantuan sistem ERP.

3. Identifikasi Pain Points

Setiap departemen menghadapi tantangan-tantangan spesifik saat melakukan pekerjaannya. Hal tersebut bisa termasuk pembuatan laporan yang buruk atau kurangnya sinkronisasi data. Menyusun daftar pain points akan membantu Anda menetapkan prioritas kebutuhan.

4. Libatkan Stakeholder

ERP selection guidance menekankan pentingnya keterlibatan lintas fungsi karena setiap departemen memilik iworkflow dan dependency mereka masing-masing. Melibatkan stakeholder sejak awal juga mengurangi resisntensi saat sistem mulai beroperasi secara penuh.

5. Dokumentasikan Requirement

Ketika menyebutkan kebutuhan sistem ERP secara lisan, maka besar terjadi kesalah pahaman selam proyek berjalan. Oleh karena itu, dokumentasi tertulis yang detail menjadi acuan resmi bagi tim internal maupun vendor ERP yang terpilih.

6. Prioritaskan Requirement

Tidak semua kebutuhan mendesak, jadi Anda perlu menempatkan semua kebutuhan tersebut ke dalam kategori tertentu agar bisa membedakan must-have dan nice-to-have. Langkah ini membantu tim fokus pada kebutuhan inti saat budget atau waktu implementasi terbatas.

ERP Requirements Checklist Template

Requirements checklist tersusun dalam format tabel yang mencatumkan kategori, requirement, prioritas, dan hasil pemetaan terhadap beberapa vendor. Format ini memudahkan tim membandingkan kesiapan tiap vendor terhadap kebutuhan bisnis. Berikut template checklist ERP requirements:

Bagaimana Mengevaluasi ERP Berdasarkan Requirements?

Setelah checklist selesai, requirements menjadi dasar untuk mengevaluasi kecocokan setiap ERP secara terukur. Beberapa tips memilih software erp terbaik mencakup cara Anda menguji requirements terhadap kemampuan nyata sistem hingga mengevaluasi total cost of ownership ERP. Berikut tips-tips yang membantu tim Anda melakukan evaluasi yang objektif:

1. Jangan Hanya Mengandalkan Vendor Demo

Demo vendor cenderung menampilkan skenario terbaik yang belum tentu mencerminkan kondisi bisnis sehari-hari. Tim evaluasi Anda harus meminta simulasi menggunakan data dan proses milik perusahaan Anda, bukan contoh bawaan dari vendor.

2. Gunakan Weighted Scoring

Berikan bobot pada setiap kriteria sesuai kepentingannya bagi bisnis Anda. Lalu, nilai setiap vendor, kalikan nilainya dengan bobot tersebut, dan jumlahkan hasilnya. Cara ini membantu tim membandingkan pilihan ERP secara lebih terukur, terutama saat tiap vendor menawarkan keunggulan yang berbeda.

Berdasarkan Studi dari University of Pretoria menunjukkan bahwa keandalan sistem, kecocokan, serta layanan dan dukungan vendor termasuk kriteria terpenting dalam memilih ERP. Anda bisa memakai temuan ini sebagai acuan awal untuk menentukan bobot, lalu menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan sendiri.

3. Minta Bukti, Bukan Klaim

Klaim vendor soal kecepatan atau kemudahan sistem perlu terverifikasi lewat referensi klien lain atau uji coba langsung. Meminta studi kasus nyata dari industri sejenis membantu tim Anda menilai apakah klaim tersebut terbukti di lapangan.

4. Evaluasi Gap

Tidak ada ERP yang bisa memenuhi seratus persen requirement tanpa penyesuaian sama sekali. Tim Anda perlu mengidentifikasi gap antara kebutuhan dan kemampuan standar sistem, lalu menghitung keperluan biaya kustomisasi yang mungkin timbul.

5. Evaluasi Total Cost of Ownership

Biaya ERP tidak berhenti di harga lisensi awal, melainkan mencakup implementasi, pelatihan, hingga pemeliharaan tahunan. Menghitung total cost of ownership menjadi bagian dari langkah evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP yang membantu Anda menghindari kejutan biaya setelah sistem berjalan selama beberapa tahun.

Bagaimana Menguji ERP Requirements Saat Vendor Demo?

Uji requirements saat demo menjadi tahap krusial untuk memastikan klaim vendor sesuai kondisi nyata perusahaan. Anda harus menggunakan data dan workflow sendiri, menguji skenario-skenario yang mungkin terjadi di lapangan, menguji workflow, dan mendokumentasi hasil demo. metodologi implementasi erp

Berikut penjelasan mengenai metodologi implementasi ERP yang perlu Anda lakukan saat Vendor demo:

1. Gunakan Data dan Workflow Sendiri

Anda harus meminta vendor mendemokan sistem mereka menggunakan data transaksi dan alur kerja milik perusahaan Anda untuk memberikan Anda gambarran yang akurat. Cara ini mengungkapkan seberapa fleksibel sistem menyesuaikan diri dengan kebiasaan kerja tim.

2. Uji Exception Scenario

Selain proses rutin, tim harus menguji skenario exception seperti pembatalan pesanan secara instan atau perubahan harga di tengah transaksi. Pengujian skenario ini menunjukkan seberapa tangguh sistem tersebut dalam menghadapi kondisi yang tidak menguntungkan.

3. Uji End-to-End Workflow

Pengujian harus mencakup seluruh alur kerja mulai dari saat data pertama masuk hingga laporan akhir, bukan hanya beberapa tahap saja. Dengan cara ini, tim akan bisa memahami apakah ada hambatan yang menghalangi aliran data antarmodul.

4. Dokumentasikan Hasil Demo

Semua catatan yang terkumpul saat sesi demo, termasuk kekurangan dan pertanyaan yang belum jelas, haruslah tercatat dengan baik. Informasi ini membantu tim Anda mengevaluasi perbedaan performa antara konfigurasi sistem ERP vendor dengan vendor yang lain setelah semua demo telah berlangsung.

ERP Requirement untuk Bisnis Menengah-Enterprise

Requirements untuk bisnis medium-to-large enterprise cenderung rumit dibandingkan bisnis skala kecil, karena requirements tersebut menjadi dasar untuk pengembangan lebih lanjut dalam ERP life cycle. Lingkup operasi membuat perusahaan membutuhkan sistem yang lebih rumit.

Berikut adalah persyaratan yang muncul pada bisnis middle-enterprise:

• Multi-Company :Mengelola beberapa perusahaan pada saat yang sama dengan pelaporan keuangan terpisah dan konsolidasi.
• Multi-Branch : Memungkinkan pemantauan operasional dari berbagai cabang secara terpusat tanpa harus mengakses sistem terpisah di tiap lokasi.
• Multi-Warehouse : Kemampuan mengelola inventaris dari beberapa gudang secara bersamaan serta transfer barang secara tepat waktu dan akurat antara lokasi yang berbeda.
• Complex Approval Workflow : Mendukung proses persetujuan berjenjang yang sesuai dengan struktur organisasi Anda dan sejumlah transaksi.
• Role-Based Access Control : Mengontrol aksesibilitas data dan fitur sesuai dengan peran pengguna sehingga informasi rahasia tetap terlindungi.
• High Transaction Volume : Kemampuan memproses ribuan transaksi setiap hari sambil tetap mempertahankan performa tinggi terutama pada waktu periode aktivitas puncak.
• Real-Time Reporting : Pembuatan laporan secara langsung dari berbagai departemen sehingga para manajer dapat membuat keputusan tanpa adanya keterlambatan karena pembuatan laporan secara manual.

Kesalahan Umum Saat Menyusun ERP Requirements

Meskipun telah menyiapkan ERP dengan cermat, perusahaan masih bisa keliru saat menyusun requirements. Penyebabnya sering berupa alokasi waktu yang kurang tepat atau salah memahami kebutuhan sistem. Dengan mengenali faktor keberhasilan implementasi ERP dari awal, tim dapat menghindari kesalahan yang sama.

Berikut kesalahan paling sering yang terjadi saat mengembangkan persyaratan sistem ERP:

1. Hanya Membuat Daftar Modul

Pertama, daftar modul seperti keuangan atau inventaris belum cukup untuk menjelaskan ERP requirements. Tim perlu menerangkan proses, kendala, dan hasil dari tiap modul. Tanpa rincian ini, vendor sulit memahami kebutuhan sebenarnya sehingga penawaran solusi bisa meleset dari sasaran.

2. Menyalin Checklist Vendor

Menyalin checklist vendor memang terasa praktis, tetapi isinya mengikuti fitur produk mereka. Jika tim memakainya tanpa meninjau proses internal, ERP requirements pun bisa menjadi bias. Susun kebutuhan dari masalah bisnis Anda terlebih dahulu agar penilaian terhadap setiap vendor tetap objektif.

3. Tidak Melibatkan End User

Berikutnya, libatkan juga pengguna akhir saat menyusun ERP requirements karena merekalah yang menjalankan proses setiap hari. Mereka dapat menunjukkan kendala, langkah manual, dan kebutuhan yang luput dari pandangan manajemen. Masukan ini membantu tim memilih sistem yang benar-benar memudahkan pekerjaan sehari-hari.

4. Tidak Menentukan Priority

Ketika mengangap semua kebutuhan penting, tim akan kesulitan menentukan pilihan saat waktu dan anggaran terbatas. Tandai mana yang wajib tersedia sejak awal, mana yang dapat menyusul, dan mana yang sekadar tambahan. Prioritas ini membuat keputusan lebih tenang dan memandu diskusi dengan vendor.

5. Mengabaikan Integration

Jangan menunggu ERP berjalan untuk membahas integrasi dengan sistem lain. Catat sejak awal aplikasi yang perlu terhubung, data yang harus berpindah, dan frekuensi pembaruannya. Dengan begitu, vendor bisa menilai kebutuhan teknis serta biayanya, sehingga risiko pengeluaran mendadak berkurang.

6. Tidak Menentukan Acceptance Criteri

Tanpa adanya kriteria penerimaan, Anda tidak akan tahu apakah kebutuhan tersebut telah terpenuhi. Kondisi ini menciptakan kontroversi antara tim dan vendor selama pengujian penerimaan pengguna.

7. Hanya Membandingkan Harga

Fokus semata pada harga termurah sering mengabaikan kesesuaian fitur dan kualitas dukungan layanan jangka panjang dari vendor. Requirements yang matang membantu tim menilai value secara menyeluruh, bukan hanya angka di lembar penawaran.

ScaleOcean Atlas Membantu Mewujudkan ERP Requirements Sesuai Kebutuhan Bisnis

ScaleOcean Atlas adalah software ERP yang bisa dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan dan alur kerja perusahaan. Sebelum implementasi, tim ScaleOcean akan memetakan struktur perusahaan, proses antar divisi, alur persetujuan, hak akses, dan kebutuhan laporan agar setiap ERP requirement memiliki tujuan yang jelas.

Dari hasil pemetaan tersebut, perusahaan bisa menentukan modul yang perlu diaktifkan lebih dulu. Atlas juga akan menghubungkan penjualan, inventaris, pengadaan, keuangan, dan fungsi lain dalam satu platform. Kebutuhan integrasi dengan sistem yang sudah terpakai juga bisa direncanakan sesuai prioritas bisnis.

Ketika perusahaan menambah cabang, pengguna, atau volume transaksi, konfigurasi Atlas bisa dikembangkan mengikuti kebutuhan baru. Jadwalkan konsultasi gratis bersama tim ScaleOcean untuk memetakan ERP requirements dan menyusun tahapan implementasi yang sesuai dengan operasional perusahaan Anda.

Berikut keunggulan yang ditawarkan ScaleOcean Atlas:

1. ERP yang Dapat Disesuaikan dengan Workflow Bisnis

Pertama, ScaleOcean Atlas tidak menggunakan pendekatan “one-size-fits-all”. Semua modul, alur persetujuan, laporan, hingga integrasinya pun disesuaikan agar selaras dengan proses internal perusahaan.

2. Modul yang Dapat Aktif Sesuai Prioritas

Lalu, perusahaan bisa mengaktifkan modul-modulnya sesuai prioritas requirements mereka, tanpa menerapkan seluruh sistem sekaligus. Ini membantu mengendalikan biaya sekaligus mempercepat masa adaptasi tim terhadap sistem baru.

3. Configurable Approval dan User Access

Proses persetujuan dan fitur kontrol akses dari solusi ini dapat menyesuaikan dengan struktur perusahaan dari setiap perusahaan. Oleh karena itu, fitur ini berguna bagi perusahaan menengah yang biasanya memiliki hierarki persetujuan sendiri.

4. Integrasi dengan Sistem yang Sudah Terpakai

ScaleOcean Atlas juga bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah ada di perusahaan Anda seperti sistem HR atau platform e-commerce. Hal ini memungkinkan untuk menghindari data duplikat di sistem yang berbeda.

5. ScaleMind sebagai AI Business Assistant yang Embedded

ScaleMind adalah asisten bisnis AI yang terpasang langsung di sistem, AI ini membantu Anda menganalisis data dan memberikan saran tanpa software tambahan. Demikian, pengguna pun bisa menjawab pertanyaan bisnis lewat prompt sederhana, sehingga analisis data dapat cepat terakses.

Kesimpulan

ERP requirements adalah fondasi yang menentukan apakah proyek ERP berjalan secara efisien atau membengkak di tengah jalan. Mulai dari identifikasi business goals, pemetaan proses, hingga evaluasi vendor secara objektif, semua tahap ini saling terkait dan tidak bisa berlalu begitu saja.

ScaleOcean Atlas hadir sebagai sistem yang fleksibel mengikuti kebutuhan bisnis, sehingga requirements yang sudah tersusun matang bisa diterjemahkan langsung ke dalam konfigurasi yang sesuai. Segera konsultasikan requirements perusahaan Anda dengan tim ScaleOcean untuk menemukan skala dan proses operasional yang paling pas untuk bisnis Anda.