Stok Optimum: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Contohnya

Perusahaan-perusahaan sering mengalami masalah modal yang terjebak pada persediaan yang bergerak lambat. Akibatnya, dana yang digunakan untuk ekspansi atau operasional justru tertahan di gudang. Ini tidak hanya meningkatkan biaya penyimpanan, tetapi juga mengganggu likuiditas perusahaan secara menyeluruh.

Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola persediaan secara lebih strategis dengan menerapkan konsep stok optimum. Dengan menentukan jumlah stok yang tepat, Anda dapat menyeimbangkan ketersediaan barang dan efisiensi modal.

Pendekatan ini membantu Anda mengurangi penumpukan slow-moving items sekaligus menjaga arus kas perusahaan agar tetap sehat. Artikel ini akan membahas apa itu stok optimum, manfaatnya bagi perusahaan Anda, faktor-faktor yang mempengaruhinya dan cara menghitungnya.

Key Takeaways

• Stok optimum adalah jumlah persediaan yang tepat untuk dipertahankan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kehabisan stok.
• Tujuan stok optimum adalah untuk menyelaraskan persediaan dengan target bisnis seperti profit, efisiensi, dan pertumbuhan untuk memaksimalkan penjualan.
• Stok optimum dipengaruhi oleh variabel seperti lead time, demand fluctuations, inventory costs, dan karakteristik barang perusahaan.
• Software inventory ScaleOcean membantu mengotomatisasi perhitungan EOQ dan ROP serta memberikan kepada perusahaan Anda visibilitas terhadap stok secara real-time.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Stok Optimum

Stok optimum adalah jumlah persediaan yang tepat untuk dipertahankan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kehabisan stok serta meminimalkan biaya penyimpanan. Tingkat ini bukan tentang memiliki stok sebanyak-banyaknya melaikan tentang menemukan titik keseimbangan yang sempurna untuk meminimalkan total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan stok tersebut,

Ketika perusahaan menyimpan terlalu banyak stok, modal kerja menjadi terikat pada aset yang tidak produktif dan biaya penyimpanan membengkak. Sebaliknya, saat stok terlalu sedikit, perusahaan berisiko kehilangan penjualan dan kepercayaan pelanggan akibat produk yang tidak ada saat dibutuhkan.

Oleh karena itu, metrik ini menjadi target dinamis yang harus dicapai perusahaan untuk memastikan stok mampu memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbulkan beban biaya yang tidak perlu. Sehingga, perusahaan dapat beroperasi dengan profitabilitas dan efisiensi tertinggi.

Baca juga: Apa itu EOQ beserta Rumus dan Cara Menghitungnya

Fungsi Stok Optimum

Menjaga tingkat persediaan pada level optimum memiliki berbagai fungsi krusial yang berdampak pada kesehatan dan pertumbuhan bisnis Anda. Fungsi ini saling terkait, mulai dari menjaga kelancaran operasional Anda sampai meningkatkan kepuasan pelanggan Anda.

Berikut fungsi utama dari penerapan stok optimum dalam operasional perusahaan:

a. Menjaga Kelancaran Operasional & Produksi

Pertama, stok optimum memastikan bahan baku Anda selalu ada untuk proses produksi. Ketersediaan ini mencegah downtime yang menyebabkan kerugian finansial signifikan bagi perusahaan Anda. Dengan persediaan yang cukup, jadwal produksi Anda dapat berjalan sesuai rencana untuk memenuhi target output yang telah ditentukan manajemen.

b. Mengantisipasi Ketidakpastian (Safety Stock)

Di sisi lain, salah satu fungsi terpenting dari stok optimum adalah sebagai penyangga terhadap ketidakpastian. Safety stock adalah persediaan tambahan atau cadangan yang disimpan untuk mengantisipasi permintaan konsumen yang melonjok atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Dengan adanya cadangan ini, perusahaan dapat terus memenuhi permintaan pelanggan meskipun terjadi lonjakan permintaan tak terduga atau masalah dalam rantai pasok.

c. Meningkatkan Efisiensi Biaya (Cost Efficiency)

Dengan menghindari penumpukan barang yang berlebihan, Anda dapat mengurangi biaya penyimpanan perusahaan. Biaya ini mencakup sewa gudang, asuransi, biaya penanganan, serta risiko kerusakan atau keusangan produk. Stok optimum membantu membebaskan modal kerja perusahaan Anda untuk diinvestasikan pada area bisnis yang lain.

d. Menghindari Risiko Kerusakan dan Kedaluwarsa

Untuk perusahaan dengan produk yang memiliki masa simpan terbatas seperti makanan, minuman, atau perobatan. Menyimpan produk ini dalam jumlah berlebihan meningkatkan risiko kedaluwarsa produk sebelum terjual, yang berujung pada kerugian total dari produk tersebut.

e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pada akhirnya, semua fungsi di atas berkontribusi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika produk yang diinginkan pelanggan selalu tersedia, pengalaman berbelanja mereka pun menjadi positif. Kehilangan penjualan akibat kehabisan stok tidak hanya merugikan secara finansial, tetapi juga merusak reputasi jangka panjang perusahaan Anda.

Tujuan Dibuatnya Stok Optimum

Menetapkan stok optimum bukan sekadar pengelolaan inventaris, tetapi langkah strategis dengan tujuan terukur. Pendekatan ini menyelaraskan persediaan dengan target bisnis seperti profit, efisiensi, dan pertumbuhan, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan hasil secara lebih terarah.

Berikut adalah tujuan-tujuan utama di balik perhitungan dan penetapan stok optimum:

a. Memenuhi permintaan pelanggan

Pertama, stok optimum memastikan produk tersedia kapan pun pelanggan membutuhkannya. Ketersediaan ini memengaruhi pendapatan dan segmen pasar perusahaan. Dengan stok optimum, Anda dapat meminimalkan risiko stockout yang mengecewakan pelanggan.

b. Mengurangi biaya persediaan

Lalu, biaya persediaan mencakup penyimpanan dan pemesanan. Stok optimum menekan total keduanya melalui analisis finansial. Oleh karena itu, pengelolaan average inventory yang efisien membantu perusahaan Anda mengurangi biaya, meningkatkan margin, dan mengalokasikan dana ke inovasi serta pemasaran.

c. Optimasi penggunaan sumber daya

Selanjutnya, stok yang berlebihan tidak hanya mengikat modal, tetapi juga menghabiskan sumber daya fisik yang berharga seperti ruang gudang. Dengan menjaga stok pada level optimum, Anda dapat menggunakan ruang penyimpanan secara lebih efisien dan memastikan sumber daya manusia Anda dapat bekerja dengan efektif.

d. Mengurangi risiko kehilangan penjualan

Saat pelanggan tidak menemukan produk yang mereka cari, Anda berisiko kehilangan penjualan. Jika situasi terjadi berkali-kali, maka Anda tidak hanya kehilangan pendapatan, tetapi juga berisiko kehilangan pelanggan itu selamanya. Sistem memitigasi risiko ini secara proaktif dengan memberikan peramalan yang akurat dan tingkat stok pengaman yang tepat.

e. Meningkatkan efisiensi operasional

Terakhir, stok optimum menciptakan efek domino terhadap seluruh rantai operasi Anda. Di mana proses pengadaan menjadi terstruktur, penerimaan barang menjadi terkelola, dan proses pemenuhan pesanan menjadi cepat, maka efisiensi operasional Anda meningkat secara keseluruhan , yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas tim dan mengurangi biaya operasional Anda.

Cara Menghitung Stok Optimum

Menghitung stok optimum melibatkan serangkaian perhitungan yang saling terkait agar Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang tingkat persediaan yang ideal untuk perusahaan Anda. Proses ini membutuhkan data historis yang akurat serta pemahaman mengenai formula kunci seperti Economic Order Quantity dan Safety Stock.

Berikut adalah tahapan utama dalam proses menghitung stok optimum:

a. Menentukan Permintaan Tahunan (Annual Demand)

Pertama, Anda perlu mengetahui berapa banyak produk yang Anda jual dalam setahun atau yang dikenal sebagai demand (D). Anda dapat menggunakan data penjualan historis dari periode-periode sebelumnya, seperti 12 hingga 24 bulan untuk mendapatkan gambaran yang akurat. Namun, Anda harus memastikan data bersih dari anomali data seperti penjualan promosi besar yang tidak terulang untuk menghindari peramalan yang bias.

b. Menghitung Economic Order Quantity (EOQ)

Setelah mengumpulkan data tersebut, Anda perlu menentukan ukuran pesanan yang paling ekonomis, atau yang dikenal sebagai Economic Order Quantity (EOQ). EOQ ini menyeimbangkan biaya pemesanan Anda dengan biaya penyimpanan.

Formula EOQ yang umum digunakan adalah:

Dalam formula ini, D adalah permintaan tahunan, S adalah biaya pemesanan per pesanan, dan H adalah biaya penyimpanan per unit per tahun. Hasil dari formula ini memberikan jumlah unit ideal yang harus Anda pesan untuk meminimalkan total biaya persediaan.

c. Menghitung Safety Stock (Stok Pengaman)

Untuk melindungi Anda dari potensi kehilangan jumlah penjualan, Anda perlu menghitung safety stock untuk mengantisipasi lonjakan permintaan pasar atau keterlambatan pengiriman dari pemasok.

Rumus umum untuk Safety Stock adalah:

Dengan ini, stok pengaman yang tepat memastikan perusahaan Anda tidak kehabisan barang pada saat terjadi perubahan pasar atau masalah di sisi pemasok. Namun, tingkat stok pengaman yang ideal bervariasi tergantung pada tingkat volatilitas industri Anda.

d. Menentukan Reorder Point (ROP)

Selanjutnya, Anda perlu menentukan reorder point (ROP) yang merupakan tingkat persediaan yang menjadi pemicu untuk melakukan baru. Tujuan metrik ini adalah untuk memastikan pesanan baru tiba tepat saat Anda mulai menggunakan stok pengaman Anda.

Formula untuk ROP adalah:

Dengan ROP yang terdefinisi, proses pemesanan menjadi proaktif, bukan reaktif, sehingga Anda tidak perlu menebak kapan waktu yang tepat untuk memesan ulang stok untuk menjaga stock level yang sehat.

e. Menghitung Stok Optimum (Maximum Stock)

Akhirnya, Anda dapat menghitung stok optimum. Ini adalah jumlah stok yang Anda miliki setelah pesanan EOQ tiba.

Formula untuk Stok Optimum adalah:

Jika tingkat persediaan Anda melebihi angka ini, itu berarti perusahaan Anda mengalami fenomena overstocking. Mengetahui level yang tepat membantu Anda menjaga kontrol atas inventaris dan mencegah penumpukan modal yang tidak diperlukan.

Agar perhitungan dan pemantauan stok optimum lebih mudah, Anda dapat menggunakan software inventory yang terbaik untuk mengotomatiskan perhitungan EOQ, safety stock, dan ROP dalam satu sistem yang terhubung. Sehingga, keputusan Anda dalam pengadaan menjadi cepat, tepat, dan mengurangi risiko terjadinya overstock atau stockout.

Contoh Menghitung Stok Optimum

Sebuah perusahaan bernama PT Cipta Furnitur menjual kursi kantor model populer di Indonesia. PT Cipta Furnitur ingin menentukan stok optimum untuk produk kursi kantor andalannya. Setelah mengumpulkan data, mereka memiliki informasi berikut:

• Permintaan Tahunan (D): 1.200 unit
• Biaya Pemesanan (S): Rp 200.000 per pesanan
• Biaya Penyimpanan (H): Rp 50.000 per unit per tahun
• Waktu Tunggu (Lead Time) Rata-rata: 10 hari
• Waktu Tunggu (Lead Time) Maksimum: 15 hari
• Penjualan Harian Rata-rata: 4 unit (1.200 unit / 300 hari kerja)
• Penjualan Harian Maksimum: 7 unit

Langkah pertama adalah menentukan berapa banyak kursi yang harus dipesan setiap kali untuk efisiensi biaya maksimal. Menggunakan formula EOQ:

Jadi, jumlah pesanan paling ekonomis untuk PT Cipta Furnitur adalah 98 kursi setiap kali melakukan pemesanan.

Selanjutnya, mereka menghitung stok cadangan untuk mengantisipasi ketidakpastian. Menggunakan formula Safety Stock:

PT Cipta Furnitur harus menyimpan 65 unit kursi sebagai stok pengaman untuk menghindari kehabisan barang. Selanjutnya, mereka menentukan level stok berapa pemesanan baru harus dilakukan. Menggunakan formula ROP:

Saat stock on hand mencapai 105 unit, tim pembelian harus segera sebanyak 98 unit (EOQ).

Terakhir, mereka menghitung batas atas persediaan yang ideal. Menggunakan formula Stok Optimum:

Dengan demikian, tingkat persediaan maksimum yang ideal untuk PT Cipta Furnitur adalah 163 kursi. Angka ini menjadi panduan bagi manajer gudang untuk memastikan tidak terjadi penumpukan stok yang berlebihan.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Stok Optimum

Angka stok optimum bersifat dinamis dan berubah seiring waktu karena dipengaruhi oleh berbagai macam faktor internal maupun eksternal. Anda perlu memahami variabel-variabel seperti lead time, demand fluctuations, inventory costs, dan karakteristik barang. Berikut faktor-faktor yang memengaruhi stok optimum:

1. Lead Time (Waktu Tunggu)

Pertama, lead time adalah waktu dari pemesanan hingga barang tiba di gudang. Semakin lama dan tidak pasti durasinya, semakin besar kebutuhan safety stock dan stok optimum yang Anda perlukan.

2. Variabilitas Permintaan (Demand Fluctuations)

Kedua, faktor-faktor seperti musim, tren, kondisi ekonomi, atau promosi kompetitor menyebabkan permintaan naik atau turun secara drastis. Tingkat variabilitas yang tinggi memerlukan penyimpanan safety stock yang lebih untuk menghindari stockout selama periode puncak.

3. Biaya Persediaan (Inventory Costs)

Lalu, biaya persediaan yang terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan merupakan komponen inti dalam formula EOQ. Setiap perubahan pada biaya-biaya tersebut akan mengubah hasil perhitungan EOQ. Jika biaya sewa gudang meningkat, Anda mungkin perlu mengurangi jumlah stok yang disimpan dengan memesan barang dalam jumlah lebih kecil.

4. Karakteristik Barang

Terakhir, sifat produk itu sendiri memengaruhi tingkat stok optimumnya. Produk yang mudah rusak atau memiliki tanggal kedaluwarsa membutuhkan tingkat stok yang rendah dan perputaran yang cepat. Di sisi lain, barang yang bernilai tinggi seperti perhiasan atau komponen elektronik mahal juga disimpan dalam jumlah kecil untuk meminimalkan modal yang terikat dan risiko kerusakan.

Sebaliknya, produk yang murah dan laku memerlukan tingkat stok yang lebih tinggi. Sehingga, Anda perlu mengklasifikasi produk Anda berdasarkan strategi inventaris produk Anda.

Apa Hubungan antara Stok Optimum dan Optimasi Inventaris

Stok optimum dan optimasi inventaris adalah dua konsep yang digunakan secara bergantian, namun memiliki hubungan sebab-akibat yang erat. Optimasi inventaris adalah proses untuk mengelola persediaan secara efisien, sedangkan stok optimum adalah target utama proses tersebut. Berikut aspek-aspek yang menghubungkan kedua konsep tersebut:

a. Stok Optimum sebagai Indikator Keberhasilan

Optimasi inventaris melibatkan berbagai macam strategi dari peramalan permintaan pasar, analisis ABC, hingga implementasi teknologi. Keberhasilan dari semua strategi ini diukur dengan seberapa dekat perusahaan Anda dapat mempertahankan tingkat persediaan pada level optimum. Dengan kata lain, stok optimum berfungsi sebagai Key Performance Indicator (KPI)

Jika perusahaan sering mengalami overstock atau stockout, itu adalah tanda bahwa optimasi inventaris Anda belum berjalan efektif. Sebaliknya, jika persediaan Anda stabil di sekitar angka optimum, itu menandakan bahwa strategi yang diterapkan berhasil.

b. Efisiensi Modal Kerja (Working Capital)

Lalu, optimasi meningkatkan efisiensi modal kerja. Stok memang aset, tetapi bersifat tidak likuid sehingga kelebihan persediaan dapat menghambat investasi Anda. Dengan stok optimum, Anda dapat mengalokasikan modal seperlunya dan memanfaatkan sisanya untuk peluang pertumbuhan.

c. Sinkronisasi Supply Chain

Proses optimasi inventaris sangat bergantung pada seluruh rantai pasok. Untuk mencapai stok optimum, Anda harus memiliki visibilitas dan koordinasi yang baik dengan pemasok dan distributor yang bekerja sama dengan perusahaan Anda. Dengan mendorong sinkronisasi di seluruh mata rantai pasok, Anda akan menciptakan sistem yang responsif dan efisien untuk semua pihak yang terlibat.

Strategi untuk Mencapai Stok Optimum

Mencapai stok optimum secara konsisten membutuhkan strategi yang tepat, teknologi yang mendukungnya, serta proses yang disiplin. Oleh karena itu, berikut strategi-strategi yang Anda dapat terapkan untuk mencapai dan mempertahankan tingkat stok optimum Anda:

a. Implementasikan Sistem Manajemen Inventaris (Inventory Management System)

Mengelola inventaris secara manual menggunakan spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia dan membutuhkan waktu banyak. Maka untuk mengotomatiskan proses tersebut, Anda dapat mengadopsi Inventory Management System (IMS) modern yang mengotomatiskan perhitungan EOQ dan ROP. Inventory Management System adalah software yang digunakan untuk melacak, mengelola, dan mengoptimalkan stok barang secara real-time.

Software Inventory ScaleOcean adalah solusi terbaik yang bisa menyesuaikan setiap fiturnya dengan kompleksitas proses bisnis, struktur organisasi, dan alur kerja industri Anda. Selain itu, dengan modul inventory yang terintegrasi dengan accounting, purchasing, and sales, ScaleOcean akan mengeliminasi silo data antardivisi yang menjadi akar dari ketidakakuratan stok dan keterlambatan pengambilan keputusan.

Selain mencatat stok, software ScaleOcean juga memantau pergerakan barang secara real-time, mengotomatiskan perhitungan EOQ dan ROP, serta memberikan visibilitas penuh atas rantai pasok dari satu dashboard terpusat. Untuk melihat bagaimana aplikasi inventory ini bekerja untuk memastikan stok ada pada level optimum, Anda bisa menjadwalkan uji coba gratis dengan tim expert ScaleOcean.

Berikut fitur-fitur unggulan dari software ScaleOcean:

• Inventory Tracking: Software melacak lokasi dan status barang secara real-time dan mengetahui kapan barang tersebut masuk dan keluar dari inventaris.
• Barcode Management: Software menggunakan barcode unik untuk mengidentifikasi dan melacak barang dengan mudah.
• Low-Stock Notification: Software memberitahu secara otomatis saat stok mencapai minimum, sehingga mencegah kekurangan stok.
• Stock Adjustment: Software menyesuaikan stok secara otomatis untuk menjaga akurasi data inventaris.
• Inventory Forecasting: Software memprediksi kebutuhan stok Anda berdasarkan data historis penjualan.
• Lot & SN Tracking: Software melacak nomor seri dan batch untuk memudahkan pengelolaan barang dan pengembalian barang tersebut.

b. Peninjauan dan Penyesuaian Berkala

Selanjutnya, stok optimum dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti permintaan pasar, biaya, dan kinerja pemasok yang terus berubah. Oleh karena itu, Anda perlu menjadwalkan peninjauan berkala terhadap semua faktor dan perhitungan Anda. Proses ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tingkat safety stock, EOQ, dan ROP perusahaan agar sesuai dengan kondisi pasar terkini.

c. Membangun Hubungan Strategis dengan Pemasok

Lalu, kinerja pemasok Anda memiliki dampak langsung terhadap tingkat persediaan perusahaan. Pemasok yang tidak dapat diandalkan dengan lead time yang tidak menentu akan memaksa Anda untuk menyimpan lebih banyak safety stock. Oleh karena itu, menjalankan hubungan yang kuat dan kolaboratif dengan pemasok menghasilkan rantai pasok yang lebih efisien bagi Anda dan pemasok tersebut.

d. Menganalisis Perputaran Inventaris (Inventory Turnover)

Rasio perputaran inventaris mengukur seberapa cepat Anda menjual dan mengganti persediaan dalam satu periode. Rasio yang tinggi menunjukkan manajemen inventaris yang efisien, sementara rasio yang rendah menjadi tanda overstocking. Memantau dan menganalisis metrik ini membantu Anda mengidentifikasi produk yang bergerak lambat sehingga dapat didiskon atau tingkat persediaannya dikurangi.

e. Menggunakan Metode Peramalan Permintaan (Forecasting Methods)

Terakhir, menggunakan metode peramalan permintaan Anda dapat memprediksi apa yang akan dibeli pelanggan, dan kapan dibeli sehingga perusahaan dapat merencanakan tingkat persediaan yang tepat. Ini mengurangi ketidakpastian dan risiko safety stock yang berlebihan.

Kesimpulan

Stok optimum adalah jumlah persediaan yang tepat untuk dipertahankan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kehabisan stok serta meminimalkan biaya penyimpanan. Dengan demikian, Anda dapat memenuhi permintaan tanpa khawatir terjadinya overstock atau stockout sekaligus menjaga profitabilitas dan kelancaran operasional Anda.

Selain itu, ScaleOcean membantu Anda mencapai stok optimum melalui software inventory terintegrasi yang mengotomatisasi perhitungan EOQ dan ROP serta memberikan visibilitas stok real-time. Untuk melihat bagaimana software ini membantu Anda memastikan stok tetap optimum di perusahaan Anda, segera jadwalkan demo gratis sekarang!