Cost Center: Pengertian, Fungsi, serta dan Kerjanya

Pengelolaan biaya yang tidak efisien dapat menghambat perencanaan anggaran dan pengambilan keputusan dalam perusahaan. Tanpa pemahaman yang jelas tentang pengeluaran, perusahaan kesulitan mengendalikan biaya, yang berdampak pada profitabilitas. Hal ini membuat cost center diperlukan dalam industri manufaktur.

Cost center adalah solusi yang efektif dalam membantu perusahaan mengelola dan memantau biaya lebih terstruktur. Dengan fokus pada pengendalian pengeluaran di setiap unit atau departemen, pusan biaya memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih efisien tanpa mengganggu pengambilan keputusan yang langsung menghasilkan pendapatan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam pengertian dan fungsi cost center dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Anda juga akan mempelajari cara kerja pusat biaya, perbedaannya dengan profit center, serta contoh penerapannya di berbagai departemen.

1. Apa itu Cost Center?

Cost center (pusat biaya) adalah bagian atau departemen dalam perusahaan yang mengeluarkan biaya operasional, namun tidak menghasilkan pendapatan langsung. Pusat biaya sering kali mencakup departemen seperti SDM, akuntansi, atau TI yang bertugas untuk mengumpulkan, mengelola, dan memantau pengeluaran perusahaan.

Tujuan utama dari pusat biaya adalah untuk menjaga efisiensi operasional, alur produksi, dan pengelolaan anggaran dengan memastikan biaya yang dikeluarkan sesuai dengan rencana. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran dan membantu manajemen membuat keputusan yang mendukung profitabilitas tidak langsung.

2. Mengapa Cost Center itu Penting?

Cost center memainkan peran kunci dalam pengelolaan keuangan perusahaan dengan membantu mengendalikan pengeluaran dan memastikan alokasi sumber daya yang lebih efisien. Berikut adalah beberapa fungsi utama pusat biaya yang mendukung keberhasilan operasional dan manajerial dalam bisnis.

a. Mengontrol dan Memantau Biaya Operasional

Cost center memberikan kemampuan untuk memantau setiap pengeluaran yang terjadi di dalam perusahaan. Dengan memisahkan biaya berdasarkan departemen atau unit, manajer dapat memantau pengeluaran operasional secara lebih terperinci.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi biaya yang tidak perlu dan segera mengambil tindakan untuk menekan pengeluaran. Melalui pemantauan yang konsisten, pusat biaya juga memungkinkan untuk membandingkan anggaran dengan biaya aktual yang dikeluarkan.

Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa pengeluaran tetap sesuai dengan rencana anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini pada akhirnya membantu menjaga kesehatan finansial perusahaan dan mencegah pemborosan yang dapat merugikan bisnis.

b. Mengukur Kinerja Setiap Unit Kerja

Cost center berfungsi sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja departemen atau unit dalam perusahaan. Dengan data biaya yang jelas, manajer dapat menilai seberapa efektif suatu departemen dalam menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuannya.

Perbandingan antara anggaran dan biaya aktual memberikan gambaran yang jelas tentang seberapa efisien unit tersebut dalam menjalankan fungsinya. Selain itu, pengukuran kinerja ini memungkinkan manajer untuk mengambil langkah-langkah perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian antara tujuan dan pencapaian.

Dengan demikian, pusat biaya berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional di setiap departemen. Hal ini mendorong setiap unit bekerja lebih produktif dalam batas anggaran, memastikan sumber daya digunakan secara optimal dan mendukung tujuan perusahaan.

c. Mendukung Perencanaan Anggaran yang Lebih Akurat

Cost center sangat membantu dalam merencanakan anggaran yang lebih akurat dengan menyediakan data biaya yang terperinci dari setiap unit atau departemen. Informasi ini membantu manajer memperkirakan biaya yang lebih realistis, sehingga anggaran mencerminkan kebutuhan operasional yang sebenarnya.

Pusat biaya memungkinkan perusahaan mengidentifikasi biaya tetap dan variabel secara rinci, sehingga anggaran dapat direncanakan dengan lebih tepat sesuai kebutuhan tiap departemen. Hal ini juga mengurangi risiko ketidaksesuaian antara alokasi anggaran dan kenyataan biaya yang terjadi di lapangan.

Dalam artikel tentang finance data strategy, Deloitte menekankan pentingnya memiliki model data keuangan yang bersih dan terstruktur. Ini termasuk definisi cost center dalam model akun perusahaan, yang memastikan laporan dan perencanaan anggaran dapat berjalan dengan lebih efektif.

d. Membantu Pengambilan Keputusan Manajemen

Data yang dikumpulkan dari cost center memberikan wawasan yang mendalam bagi manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan informasi biaya yang jelas, manajer dapat membuat keputusan yang lebih informasional mengenai alokasi sumber daya, pengurangan biaya proses produksi, dan strategi peningkatan efisiensi.

Ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap keputusan didasarkan pada data yang akurat. Selain itu, pusat biaya memungkinkan manajemen untuk menilai potensi penghematan dan investasi secara lebih objektif.

Dengan memiliki data biaya yang transparan, manajemen dapat membuat keputusan strategis dengan lebih percaya diri. Keputusan seperti ekspansi, pemotongan biaya, atau penyesuaian operasional dapat diambil sesuai dengan tujuan finansial perusahaan.

Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi Perusahaan Manufaktur dan Elemennya

3. Cara Kerja Cost Center Accounting

Cost center accounting adalah sistem yang digunakan untuk memonitor, mengelola, dan mendistribusikan biaya-biaya operasional di dalam perusahaan. Dengan sistem ini, setiap unit atau departemen memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan biaya yang mereka keluarkan.

Hal ini memastikan efisiensi dan pengelolaan anggaran dapat dipertahankan dengan lebih baik. Berikut ini adalah detail cara kerjanya pusat biaya.

a. Identifikasi Unit atau Departemen Biaya

Langkah pertama dalam cost center accounting adalah mengidentifikasi departemen atau unit dalam perusahaan yang akan menjadi pusat biaya. Setiap unit yang memiliki pengeluaran operasional, seperti departemen SDM atau TI, akan diperlakukan sebagai cost center yang terpisah untuk memudahkan pengelolaan biaya.

Ini membantu perusahaan mengetahui dengan jelas pengeluaran yang terjadi di masing-masing bagian. Setelah unit-unit biaya ini ditentukan, manajemen dapat mulai memantau biaya operasional setiap departemen secara terpisah.

Dengan identifikasi yang jelas, setiap departemen dapat memiliki fokus anggaran dan biaya yang spesifik. Hal ini membuat pengendalian biaya menjadi lebih mudah dilakukan dan memungkinkan manajer untuk mengelola pengeluaran dengan lebih efektif.

b. Pencatatan dan Klasifikasi Pengeluaran

Cost center accounting mengharuskan pencatatan biaya secara rinci, seperti gaji, pembelian bahan baku, dan biaya operasional lainnya. Pencatatan yang akurat memungkinkan perusahaan mengetahui sumber biaya dan membuat keputusan berdasarkan data yang tepat.

Setelah pencatatan, perusahaan dapat menganalisis pola pengeluaran dan menentukan area mana yang mungkin mengalami pemborosan. Klasifikasi pengeluaran yang tepat juga memungkinkan pengalokasian dana yang lebih efisien di masa depan, mengurangi potensi pemborosan.

c. Alokasi Anggaran ke Cost Center Terkait

Alokasi anggaran adalah langkah selanjutnya dalam cost center accounting, di mana biaya yang tidak langsung terkait dengan satu departemen perlu dibagi ke beberapa pusat biaya. Misalnya, biaya produksi, administrasi, atau biaya umum perusahaan bisa dialokasikan ke berbagai unit sesuai dengan kebutuhan dan besarannya.

Proses alokasi ini membantu memastikan bahwa setiap unit menerima bagian yang adil dari total biaya perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi departemen mana yang lebih banyak menghabiskan sumber daya dan meminimalkan pemborosan.

d. Pemantauan Realisasi Biaya terhadap Anggaran

Pemantauan biaya secara rutin sangat penting dalam cost center accounting untuk memastikan bahwa setiap unit tetap beroperasi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Manajer pusat biaya secara berkala membandingkan biaya aktual dengan anggaran yang telah direncanakan untuk mengidentifikasi adanya penyimpangan.

Jika ditemukan perbedaan yang signifikan, tindakan koreksi bisa dilakukan, seperti melakukan penyesuaian anggaran atau merubah strategi pengeluaran. Pemantauan ini memastikan bahwa pengeluaran tetap terkendali dan sesuai dengan rencana anggaran perusahaan.

Menurut Forbes, variance analysis membandingkan biaya aktual dengan anggaran yang ditetapkan untuk mengidentifikasi penyimpangan. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk segera melakukan tindakan korektif guna menjaga pengeluaran tetap terkendali.

e. Pelaporan dan Evaluasi Kinerja Biaya

Setelah pemantauan biaya, cost center menghasilkan laporan keuangan yang menunjukkan kinerja unit dalam mengelola anggaran. Laporan ini membantu manajemen mengevaluasi efisiensi dan kinerja tiap departemen, termasuk penerapan process costing untuk pengalokasian biaya yang lebih akurat.

Evaluasi kinerja biaya juga berfungsi untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan atau efisiensi lebih lanjut. Jika suatu departemen menghabiskan lebih banyak dari anggaran yang ditetapkan tanpa hasil yang optimal, perbaikan atau perubahan strategi dapat dilakukan.

4. Perbedaan Cost Center dan Profit Center

Cost center dan profit center adalah dua konsep penting dalam manajemen keuangan yang memiliki peran berbeda dalam mengelola unit bisnis di perusahaan. Meskipun keduanya berkaitan dengan pengelolaan biaya dan pendapatan, tujuannya, tanggung jawab, dan pengukuran kinerja keduanya sangat berbeda. Berikut ini adalah penjelasan detailnya.

a. Perbedaan Tujuan dan Fokus Pengelolaan

Cost center bertujuan untuk mengelola dan mengendalikan biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan. Fokus utamanya adalah untuk memastikan bahwa biaya tetap sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, tanpa berusaha untuk menghasilkan pendapatan langsung.

Sebaliknya, profit center bertujuan untuk menghasilkan pendapatan dan laba dari aktivitas bisnis yang dilakukannya. Fokus utama profit center adalah untuk memaksimalkan pendapatan dan memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil mendukung pencapaian profitabilitas perusahaan.

b. Perbedaan Pengukuran Kinerja

Kinerja pusat biaya diukur berdasarkan kemampuannya untuk mengelola pengeluaran dan efisiensi anggaran yang telah ditetapkan. Ini mencakup pengukuran kemampuan departemen dalam menjaga biaya rendah dan mengurangi pemborosan.

Sementara itu, kinerja profit center diukur berdasarkan pendapatan yang dihasilkan, seperti laba bersih atau rasio profitabilitas lainnya. Pengukuran ini memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi unit terhadap tujuan keuangan perusahaan.

c. Contoh Cost Center dan Profit Center dalam Perusahaan

Contoh pusat biaya dalam perusahaan meliputi departemen seperti SDM, TI, dan akuntansi. Departemen-departemen ini mengelola biaya yang terkait dengan operasional perusahaan tetapi tidak menghasilkan pendapatan langsung.

Di sisi lain, contoh profit center adalah departemen penjualan, pemasaran, atau produksi. Unit-unit ini tidak hanya mengelola biaya tetapi juga bertanggung jawab untuk menghasilkan pendapatan dan laba, seperti yang terlihat pada pendapatan dari penjualan produk atau jasa.

Untuk membantu perusahaan dalam mengelola cost center secara efisien, Software Akuntansi ScaleOcean adalah perangkat lunak yang mendukung pemantauan biaya secara real-time. Selain itu, sistem ini juga mempermudah pengelolaan anggaran yang lebih transparan.

Dengan berbagai fitur canggih, seperti pelaporan keuangan yang komprehensif dan pengelolaan pengeluaran otomatis, Anda dapat mengontrol biaya dengan lebih mudah. Jika Anda ingin melihat bagaimana sistem kami bekerja, vendor ini menyediakan demo gratis dan konsultasi gratis untuk Anda.

5. Contoh Cost Center dalam Perusahaan

Cost center dapat ditemukan di berbagai departemen dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas pengeluaran tanpa menghasilkan pendapatan langsung. Berikut ini adalah beberapa contoh pusat biaya yang umum ditemukan dalam perusahaan, yang semuanya berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional.

a. Departemen Akuntansi dan Keuangan

Departemen akuntansi dan keuangan adalah cost center yang bertanggung jawab mengelola transaksi keuangan dan pengeluaran operasional. Mereka memastikan biaya tetap terkendali dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Cost center ini juga membantu dalam menyusun laporan keuangan yang memberikan gambaran akurat tentang posisi keuangan perusahaan. Dengan demikian, departemen akuntansi dan keuangan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat oleh manajemen dalam merencanakan anggaran dan pengeluaran.

b. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Departemen SDM adalah cost center yang mengelola pengeluaran terkait tenaga kerja, seperti gaji, tunjangan, pelatihan, dan rekrutmen. Meskipun tidak menghasilkan pendapatan langsung, perannya sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan.

Selain itu, departemen ini juga berfungsi untuk memastikan bahwa karyawan diberdayakan dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Sebagai pusat biaya, SDM berperan penting dalam pengelolaan biaya untuk memastikan bahwa anggaran terkait tenaga kerja selalu sesuai dengan perencanaan.

c. Departemen Teknologi Informasi (TI)

Departemen TI juga berfungsi sebagai cost center karena bertanggung jawab atas pengeluaran untuk infrastruktur teknologi, perangkat keras, dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasi bisnis. Biaya operasional TI meliputi pembelian perangkat, pemeliharaan sistem, serta biaya lisensi perangkat lunak.

Meskipun tidak langsung menghasilkan pendapatan, departemen TI sangat penting untuk memastikan sistem informasi dan teknologi berfungsi dengan baik. Pengelolaan biaya yang efisien di departemen TI dapat membantu perusahaan menghindari pemborosan dan memaksimalkan efektivitas teknologi yang ada.

d. Departemen Pemasaran

Departemen pemasaran juga dapat dianggap sebagai cost center, meskipun kegiatan pemasaran bertujuan untuk mendatangkan pelanggan dan meningkatkan penjualan. Biaya yang dikeluarkan oleh departemen pemasaran meliputi biaya iklan, promosi, riset pasar, dan biaya kampanye.

Departemen ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengeluaran pemasaran dilakukan secara efisien dan efektif. Sebagai cost center, departemen pemasaran harus memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan digunakan secara efisien.

Hal ini bertujuan agar pengeluaran tersebut memberikan dampak yang optimal terhadap kesadaran merek dan daya tarik pelanggan. Evaluasi biaya pemasaran secara berkala dapat membantu perusahaan menyesuaikan strategi dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih tepat.

e. Layanan Pelanggan dan Administrasi

Layanan pelanggan adalah cost center yang bertanggung jawab menjaga hubungan dengan pelanggan. Biaya yang dikeluarkan termasuk gaji staf, pelatihan, dan dukungan teknis, meskipun tidak menghasilkan pendapatan langsung, mereka penting untuk mempertahankan loyalitas dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Begitu pula dengan departemen administrasi yang bertugas mengelola tugas administratif perusahaan, seperti pengelolaan arsip, surat menyurat, dan keperluan umum lainnya. Kedua departemen ini mendukung operasional perusahaan dan memastikan proses bisnis berjalan lancar tanpa menambah beban biaya yang tidak terkendali.

Baca juga: Sistem ERP Manufaktur untuk Optimalkan Manajemen Biaya

6. Jenis-jenis Cost Center

Dalam manajemen biaya, terdapat dua jenis cost center yang memiliki peran penting dalam pengelolaan operasional perusahaan. Jenis-jenis ini dapat dibedakan berdasarkan seberapa langsung peranannya dalam proses inti perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih dalam mengenai jenis pusat biaya.

a. Cost Center Operasional

Cost center operasional adalah unit atau departemen yang berkaitan langsung dengan kegiatan produksi atau operasi inti perusahaan. Contoh dari pusat biaya operasional termasuk bagian pemeliharaan produksi, departemen manufaktur, atau unit yang terlibat langsung dalam pembuatan produk atau penyediaan layanan.

Unit ini bertanggung jawab atas biaya yang terkait langsung dengan produksi atau operasional, seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, dan perawatan mesin. Efisiensi biaya dalam pusat biaya operasional sangat penting karena berhubungan langsung dengan biaya pokok produk atau layanan yang dihasilkan.

b. Cost Center Pendukung

Cost center pendukung adalah unit yang memberikan layanan tidak langsung kepada operasi inti perusahaan. Contoh dari pusat biaya pendukung termasuk departemen seperti Sumber Daya Manusia (SDM), Akuntansi, Teknologi Informasi (TI), dan Layanan Pelanggan.

Meskipun biaya pusat biaya pendukung tidak terkait langsung dengan produksi, peranannya sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Dengan pengelolaan yang efisien, perusahaan memastikan fungsi pendukung berjalan optimal tanpa menambah beban biaya.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Efisiensi Pabrik

7. Peran Manajer Cost Center dalam Pengendalian Biaya

Manajer cost center memegang peranan yang sangat penting dalam pengelolaan dan pengendalian biaya di setiap unit perusahaan. Tanggung jawab mereka tidak hanya memastikan bahwa biaya tetap terkendali, tetapi juga memastikan bahwa setiap pengeluaran dilakukan secara efisien dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

a. Tanggung Jawab Anggaran

Manajer cost center bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap unit atau departemen beroperasi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Mereka harus secara rutin memantau pengeluaran dan membandingkannya dengan anggaran yang disepakati untuk mendeteksi adanya penyimpangan.

Jika ada perbedaan signifikan, mereka harus segera mencari solusi atau mengajukan penyesuaian anggaran. Selain itu, manajer pusat biaya juga harus berkoordinasi dengan departemen keuangan untuk menyusun anggaran yang realistis dan mencakup semua kebutuhan operasional.

Dengan mengelola anggaran secara hati-hati, manajer memastikan bahwa sumber daya digunakan dengan efisien dan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini membantu menjaga stabilitas finansial perusahaan dan mencegah pemborosan yang dapat merugikan bisnis.

b. Fokus Efisiensi dan Efektivitas Biaya

Manajer cost center harus memastikan setiap biaya memberikan hasil maksimal dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi operasional. Keputusan pengeluaran harus didasarkan pada analisis yang cermat terhadap manfaat yang dihasilkan.

Untuk mencapai efektivitas biaya, manajer harus selalu mengawasi dan menilai kinerja departemen mereka secara berkelanjutan. Mereka juga perlu mendorong tim untuk bekerja dengan lebih efisien tanpa mengurangi kualitas, memastikan bahwa biaya tetap rendah tetapi output tetap optimal.

c. Akuntabilitas Unit Kerja

Manajer cost center bertanggung jawab memastikan pengeluaran setiap unit terpantau dengan baik. Dengan akuntabilitas yang jelas, mereka mencegah pengeluaran tidak perlu dan memastikan kepatuhan terhadap anggaran, serta memberikan laporan yang transparan dan tepat waktu.

Akuntabilitas juga mencakup penilaian terhadap kinerja unit kerja dalam hal pengelolaan biaya. Manajer harus memastikan bahwa semua unit bekerja sesuai dengan tujuan pengelolaan biaya yang telah disepakati dan melakukan perbaikan atau perubahan strategi bila diperlukan untuk memastikan keberhasilan jangka panjang perusahaan.

8. Kesimpulan

Manajemen keuangan yang efisien adalah kunci keberhasilan bisnis, terutama di industri manufaktur. Cost center dalam software ERP membantu otomatisasi anggaran, pelacakan biaya, efisiensi alokasi biaya, dan optimasi harga produk, sehingga perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan dan tetap bersaing.

Tertarik untuk merasakan manfaat tersebut? Software Akuntansi ScaleOcean siap membantu Anda! Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasikan secara gratis agar Anda dapat menentukan spesifikasi sistem yang tepat untuk keunikan bisnis Anda.