Fleet Management System: Pengertian, Fungsi, serta Fiturnya

Fleet management system adalah solusi yang dirancang untuk mengatasi tantangan terbesar dalam mengelola armada kendaraan. Mulai dari pemantauan posisi kendaraan hingga jadwal perawatan rutin, semuanya bisa dilakukan pada satu sistem terintegrasi.

Tanpa sistem yang tepat, industri seperti tambang, rental, transportasi, distribusi, atau konstruksi, sulit mengoordinasikan armadanya. Dimana posisi kendaraan, bagaimana jadwal penggunaan armada, hingga kapan waktu yang tepat untuk pemeliharaan rutin tidak bisa secara akurat dipantau.

Di sinilah fleet management system hadir sebagai solusi yang mampu menyelesaikan masalah tersebut. Dalam artikel ini akan dibahas lebih detail definisi, manfaat, tujuan, dan fitur utama yang mendukung FMS dalam proses kelola manajemen armada.

Key Takeaways

• Fleet management system adalah software yang membantu perusahaan mengelola armada kendaraan secara efisien menggunakan teknologi GPS, IoT, dan analitik.
• Fleet management system bermanfaat untuk memantau kendaraan secara real-time, mengoptimalkan rute, dan memantau biaya dengan akurat.
• FMS digunakan oleh berbagai industri seperti tambang, transportasi, logistik, rental kendaraan, maupun konstruksi.
• ScaleOcean menawarkan fleet management system canggih yang memudahkan pemantauan armada secara real-time, optimasi rute, dan perawatan kendaraan rutin untuk berbagai industri.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Fleet Management System?

Fleet Management System (FMS) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola dan memantau armada kendaraan operasional perusahaan secara efisien.

Sistem ini mengintegrasikan teknologi seperti GPS, IoT, dan analisis data untuk membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan armadanya. Salah satu contoh terdepan dari integrasi ini adalah geofencing technology.

Software FMS dapat membantu perusahaan dengan memantau lokasi kendaraan secara real-time, mengelola jadwal pemeliharaan, memantau bahan bakar, dan menganalisis kinerja pengemudi. Untuk memungkinkan hal tersebut, sebuah sistem yang diterapkan seharusnya telah terintegrasi dengan alat atau modul seperti software fuel management untuk mengelola masing-masing kegiatan tersebut secara terpusat.

Dengan fitur-fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengiriman barang, meningkatkan keselamatan pengemudi, serta mengurangi biaya operasional melalui pemantauan dan perawatan kendaraan yang lebih teratur.

2. Manfaat Fleet Management System

Fleet management system memberikan keuntungan signifikan dalam keseluruhan pengelolaan armada kendaraan perusahaan. Implementasi FMS menjadi kunci untuk mengoptimalkan sumber daya dan menekan biaya operasional. Berikut ini beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh perusahaan melalui penerapan FMS:

a. Pemantauan Real-Time

FMS menyediakan fitur pelacakan lokasi dan kondisi kendaraan secara real-time, sehingga perusahaan dapat memantau keseluruhan armada secara akurat. Informasi akurat dan terkini ini membantu mengurangi waktu tunggu, meminimalkan risiko kehilangan kendaraan, dan meningkatkan koordinasi antar pengemudi serta pusat operasional secara efektif.

b. Pengoptimalan Rute

Melalui analisis data lokasi dan rute, FMS membantu perusahaan Anda merencanakan jalur perjalanan yang paling efisien untuk proses logistik. Konsep milk run dapat diterapkan dalam strategi ini untuk menggabungkan beberapa titik pengiriman dalam satu perjalanan.

Optimalisasi rute tidak hanya mengurangi konsumsi bahan bakar dan biaya operasional, tetapi juga mempercepat pengiriman. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih produktif dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara berkelanjutan.

c. Pengendalian Kinerja Pengemudi

FMS mampu melacak perilaku pengemudi seperti kecepatan, akselerasi, dan pengereman secara menyeluruh. Informasi ini sangat membantu dalam mengidentifikasi risiko keselamatan dan memberikan pelatihan yang tepat untuk pengemudi. Peningkatan pengawasan ini juga membantu mengurangi jumlah kecelakaan dan biaya asuransi.

d. Pengelolaan Bahan Bakar

Sistem ini memungkinkan pemantauan konsumsi terhadap bahan bakar kendaraan secara akurat, termasuk deteksi kebocoran atau penyalahgunaan. Dengan pengelolaan bahan bakar yang efektif, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dan menekan biaya logistik secara signifikan, sekaligus mendukung praktik operasional yang lebih ramah lingkungan.

e. Pemeliharaan Terjadwal

FMS akan memberikan pengingat otomatis untuk jadwal perawatan kendaraan, sehingga perawatan dapat dilakukan tepat waktu. Pemeliharaan rutin ini memperpanjang umur kendaraan, mengurangi risiko kerusakan mendadak, dan menjaga armada selalu dalam kondisi optimal untuk operasional yang berkelanjutan dan andal.

f. Peningkatan Keamanan

Sistem ini dapat meningkatkan keamanan armada dan pengemudi dengan fitur pelacakan real-time dan notifikasi aktivitas mencurigakan. Sistem ini membantu mencegah pencurian kendaraan, pelanggaran lalu lintas, dan kemungkinan penyalahgunaan, sehingga mengurangi risiko kerugian yang dapat berdampak pada bisnis Anda.

g. Analisis Data dan Pembuatan Laporan

Untuk analisis kinerja armada dan tren operasional, FMS memberikan data yang lengkap dan terstruktur. Laporan yang dihasilkannya mendukung proses pengambilan keputusan strategis dengan dasar informasi yang valid dan akurat. Hal ini memungkinkan perusahaan menemukan peluang yang mendalam untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen armada.

Dengan berbagai manfaat tersebut, penggunaan integrated fleet management system adalah solusi yang tepat untuk membantu Anda melakukan manajemen armada yang lebih baik. Jadi, Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa khawatir tentang kendala operasional terkait kendaraan.

Baca juga: 10 Contoh Masalah Transportasi Logistik Serta Cara Atasinya

3. Tujuan Penggunaan Sistem FMS

Aplikasi FMS membantu bisnis dan individu dalam mengelola kondisi finansial dengan lebih efisien dan akurat. Dengan fitur-fitur utama yang dirancang untuk menyederhanakan proses pembukuan, aplikasi ini memungkinkan pencatatan, pemantauan, dan analisis yang lebih mudah.

Berikut adalah beberapa tujuan dari penggunaan aplikasi fleet management system.

a. Mengurangi Biaya Operasional

FMS merupakan alat yang penting untuk mengurangi pengeluaran. Sistem ini berfungsi untuk mengidentifikasi kendaraan dengan konsumsi bahan bakar tinggi, mengurangi waktu mesin tidak terpakai, dan mengoptimalkan jadwal perawatan. Dengan cara ini, biaya operasional dapat ditekan secara signifikan, sehingga efisiensi anggaran armada dapat maksimal.

Menurut laporan dari Geotab (2024), penggunaan data real-time dalam manajemen armada dapat mengurangi biaya operasional hingga 15%, meningkatkan efisiensi pengiriman, dan mengoptimalkan pengelolaan aset.

b. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan memantau lokasi kendaraan secara real-time dan mengoptimalkan rute perjalanan, FMS dapat mempercepat proses pengiriman, pemanfaatan aset lebih efisien, serta mengurangi waktu tunggu. Hal ini secara signifikan meningkatkan produktivitas dan membuat seluruh operasi logistik berjalan lancar dan efektif.

c. Meningkatkan Keselamatan

FMS membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dengan memantau perilaku pengemudi yang berisiko, seperti pengereman mendadak atau akselerasi berlebihan, dan memberikan peringatan lebih awal. Selain itu, sistem ini juga secara proaktif menjadwalkan perawatan kendaraan, mencegah kerusakan yang tidak terduga, dan memastikan armada tetap dalam kondisi terbaik.

d. Meningkatkan Kepatuhan terhadap Regulasi

Memastikan armada Anda mematuhi regulasi itu sangat penting. FMS membantu perusahaan untuk mengikuti peraturan lalu lintas, standar keselamatan, dan aturan lainnya. Dengan pemantauan yang akurat, risiko denda atau sanksi akibat pelanggaran dapat dikurangi secara efektif.

4. Industri yang Menggunakan Sistem FMS

Sistem fleet management system indonesia banyak digunakan oleh berbagai industri yang memiliki kebutuhan khusus untuk manajemen armada. Beberapa industri tersebut di antaranya:

a. Perusahaan Logistik

FMS sangat krusial bagi perusahaan logistik yang mengelola armada kendaraan dalam jumlah besar untuk pengiriman barang. Sistem ini membantu meningkatkan operasional perusahaan dengan pengelolaan jadwal yang lebih baik dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu sesuai target.

Dengan banyaknya kendaraan yang harus dikendalikan dan dikelola, fitur sistem distribusi pada FMS tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memastikan pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu.

b. Rental Kendaraan

Adanya sistem FMS juga membantu perusahaan rental untuk mengelola armada sewaan. Tidak hanya tracking lokasi kendaraan yang sedang disewa, tapi juga untuk memastikan armada tetap dalam kondisi baik selama digunakan dan dikembalikan.

c. Transportasi Publik

Fleet management system diperlukan juga bagi perusahaan transportasi publik seperti bus, kereta api, dan kendaraan umum lainnya. Sistem ini membantu mengelola armada secara efisien, meningkatkan keamanan, serta memastikan layanan berjalan tepat waktu dan sesuai jadwal.

d. Perusahaan Layanan Darat

Dalam sektor layanan darat, FMS berperan penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan keselamatan armada. Sistem ini juga mendukung pengawasan kinerja pengemudi, sehingga membantu meningkatkan kualitas layanan dan mengurangi risiko kecelakaan.

e. Konstruksi

Sama halnya dengan industri tambang, perusahaan konstruksi juga kerap menggunakan alat berat dan kendaraan untuk menjalankan operasionalnya. Dalam hal ini, diperlukan sistem fleet management untuk memastikan peralatan tersedia sesuai kebutuhan proyek.

f. Layanan Darurat

Sebagai layanan yang harus cepat tanggap merespons kebutuhan darurat, pengelolaan armada seperti ambulans, pemadam kebakaran, dan mobil polisi dapat memanfaatkan FMS. Dengan demikian, sistem ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik dalam situasi darurat dengan melacak lokasi armada dan menentukan rute tercepat.

g. Perusahaan Tambang

Dalam industri pertambangan, armada kendaraan seperti truk dan alat berat digunakan untuk transportasi material. Dengan FMS tambang, Anda dapat memantau secara real-time posisi truk yang mengangkut material, mempermudah koordinasi antara lokasi tambang dan tempat penyimpanan.

Fleet management system tambang juga membantu mengelola penggunaan bahan bakar, dengan laporan rutin yang memudahkan identifikasi kendaraan yang boros dalam konsumsi bahan bakar.

5. Fitur di Fleet Management System ScaleOcean

Sebagai sistem manajemen armada yang telah dipercaya 100 lebih klien di Indonesia, integrated fleet management system ScaleOcean dilengkapi berbagai fitur unggulan. Di antaranya adalah:

a. Fleet Operations

Fitur ini memudahkan Anda melacak seluruh transaksi operasional transportasi, dari penggunaan bahan bakar hingga pencatatan riwayat perjalanan setiap armada. Dilengkapi teknologi GPS,  Anda dengan mudah memantau lokasi dan status armada kendaraan secara real-time.

Data terkait konsumsi bahan bakar juga bisa dijadikan acuan untuk membantu mengurangi biaya. Anda bisa mengidentifikasi mana kendaraan yang boros dan perlu ditindaklanjuti penyebabnya.

b. Maintenance Management

Jika kendaraan Anda tidak dalam kondisi yang optimal, tentu akan mempengaruhi operasional serta keselamatan penggunanya, bukan? Oleh karena itu, penting untuk memiliki jadwal pemeliharaan rutin.

Dengan notifikasi real-time ketika armada membutuhkan perbaikan atau perawatan, Anda bisa menjadwalkan perawatan rutin berdasarkan interval waktu atau kondisi kendaraan. Langkah ini dapat mengurangi risiko kerusakan mendadak, meminimalkan downtime, dan memperpanjang umur kendaraan.

c. Route Optimization

Fleet management system ScaleOcean juga dilengkapi fitur optimasi rute untuk membantu Anda mengetahui rute terpendek dan tercepat yang disesuaikan dengan kondisi lalu lintas, jarak, dan cuaca. Jadi, Anda bisa menghemat waktu dan bahan bakar, meningkatkan efisiensi perjalanan armada secara keseluruhan.

Jika Anda bergerak di bidang logistik, sistem ini adalah solusi yang efektif untuk membantu menghindari keterlambatan pengiriman. Dengan perencanaan rute yang lebih baik, kepuasan pelanggan pun turut terjamin.

d. Driver Management

Fitur ini memusatkan semua data pengemudi di satu sistem. Taxi fleet management system, sebagai contohnya, akan memantau aktivitas seperti lokasi, jam kerja, dan perilaku pengemudi secara real-time.

Apa manfaatnya? Perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pengemudi, memastikan mereka mematuhi aturan keselamatan, dan bekerja sesuai ketetapan. Data yang diperoleh juga memudahkan pengambilan keputusan strategis terkait manajemen shift atau bahkan reward.

e. Seamless Integration IoT

Berbeda dengan sistem yang ada di pasaran, ScaleOcean FMS adalah solusi yang terintegrasi dengan IoT. Melalui fitur ini, Anda dapat memantau kendaraan melalui geofencing, GPS, sensor odometer, dan banyak lagi.

Sistem ini membantu memantau lokasi, kecepatan, dan kondisi operasional kendaraan secara real-time. Terlebih integrasinya dengan perangkat lain, membuat Anda memiliki kontrol penuh atas armada.

f. Report Performance

Fleet management system ScaleOcean juga memiliki fitur yang mampu menyediakan laporan secara terperinci tentang penggunaan kendaraan, termasuk konsumsi bahan bakar, kecepatan, dan data operasional lainnya.

Data ini membantu fleet operations manager atau pihak lainnya untuk membuat keputusan berbasis data, mengidentifikasi aspek bisnis yang masih bisa ditingkatkan, dan menjaga armada tetap dalam performa terbaik.

Dengan berbagai fitur canggih yang ditawarkan oleh Fleet Management System ScaleOcean, pengelolaan armada kendaraan di industri tambang maupun industri lainnya bisa menjadi lebih efisien dan terkontrol.

Namun, untuk benar-benar memahami bagaimana sistem ini bekerja secara langsung dalam konteks bisnis Anda, mengajukan sesi demo gratis adalah langkah yang tepat. Tim ahli ScaleOcean siap memberikan penjelasan mendalam serta menunjukkan cara kerja sistem dan fitur-fiturnya, membantu Anda menilai bagaimana solusi ini dapat mengoptimalkan operasional Anda.

6. Contoh Penerapan Fleet Management System

Contoh penerapan fleet management system meliputi pemantauan kinerja kendaraan, manajemen bahan bakar, pemeliharaan rutin, hingga optimalisasi rute. Kita akan gunakan industri pertambangan sebagai ilustrasinya.

Misalkan perusahaan tambang mengelola armada truk pengangkut material, alat berat, dan kendaraan pendukung lainnya. Setiap hari, ratusan ton batu bara harus dipindahkan dari lokasi tambang ke fasilitas pengolahan. Tentu untuk efisiensi operasional, diperlukan all-in-one solution. Di sinilah fleet management system (FMS) memiliki peran penting.

Dengan sistem ini, fleet operations manager dapat melacak pergerakan setiap truk pengangkut secara real-time melalui GPS. Ketika ada truk yang mengalami keterlambatan di jalan karena faktor cuaca buruk atau kemacetan, fleet management system tambang secara otomatis merekomendasikan rute alternatif yang lebih cepat.

Selain itu, FMS tambang dapat memberikan notifikasi ketika salah satu kendaraan membutuhkan perawatan, sehingga pemeliharaan dapat dilakukan tepat waktu. Tentu Anda memerlukannya untuk menghindari kerusakan yang bisa mengganggu operasional tambang.

Alat berat seperti excavator juga dilengkapi dengan sensor yang terhubung ke FMS. Seperti manfaat transportation management system, sistem ini juga memantau penggunaan bahan bakar dan memastikan alat beroperasi dengan efisien.

7. Tips Memilih Software FMS yang Tepat

Manfaat integrated fleet management system tentunya dapat dirasakan secara maksimal ketika Anda memilihnya dengan tepat. Apalagi implementasi sistem ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan.

a. Identifikasi Kebutuhan Armada

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik armada Anda. Apakah fokus utama pada pelacakan kendaraan, optimasi rute, atau pemeliharaan kendaraan? Setiap bisnis tentunya memiliki prioritas yang berbeda. Jadi pastikan software yang Anda pilih dapat menangani kebutuhan tersebut.

b. Pertimbangkan Skalabilitas

Skalabilitas adalah faktor penting dalam implementasi software. Oleh karena itu, sistem yang baik harus mampu mendukung ekspansi tanpa mengurangi kinerjanya. Pastikan FMS adalah sistem yang fleksibel dan mudah disesuaikan, baik untuk penambahan kendaraan atau peningkatan volume data.

c. Kemudahan Penggunaan

Pilih sistem yang mudah digunakan oleh tim operasional dan pengemudi. Interface yang intuitif dan sederhana akan mempermudah penggunaan sistem, terutama bagi pengguna baru.

Selain itu, kemudahan penggunaan juga akan meningkatkan efisiensi tim dalam mengelola armada, karena mereka dapat dengan cepat memahami dan memanfaatkan fitur-fitur utama software tersebut.

d. Ulasan dan Rekomendasi Industri Serupa

Sebelum memutuskan, lakukan riset mengenai ulasan dan rekomendasi dari industri serupa. Membaca pengalaman pengguna lain yang memiliki jenis armada atau bisnis yang mirip dengan Anda dapat memberikan informasi tambahan tentang kelebihan dan kekurangan dari FMS.

e. Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain

Terakhir dan tidak boleh terlupa adalah memastikan sistem dapat diintegrasikan dengan software lain. Misalnya, dengan sistem accounting management untuk mencatat dan menganalisis biaya operasional, modul ERP aset untuk mempermudah perhitungan depresiasi kendaraan, atau project management berguna untuk alokasi kendaraan masing-masing proyek.

Baca juga: Apa itu Transportation Management System serta Fiturnya

8. Kesimpulan

Fleet management system adalah solusi yang dirancang untuk membantu berbagai industri dalam mengelola armada secara efisien dan efektif. Dengan kemampuan melacak kendaraan secara real-time, hingga membuat jadwal perawatan rutin, sistem ini pilihan yang cocok untuk manajemen armada Anda.

Menurut artikel dari Shell Indonesia, penggunaan Fleet Management System (FMS) sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol operasional armada kendaraan. FMS ini akan membantu mengurangi pemborosan, meminimalkan risiko kesalahan manusia, serta memastikan penggunaan sumber daya secara optimal.

Jangan biarkan manajemen armada menjadi penghalang bisnis Anda. ScaleOcean hadir dengan fleet management system terbaik yang menawarkan solusi otomatis terintegrasi. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda atau coba demo gratis untuk merasakan bagaimana FMS dapat memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan Anda.