15 Software Expense Management Terbaik di Indonesia 2026

Q: 3. Apa itu Software Expense Management?

Software Expense Management menyederhanakan pengelolaan dan penggantian pengeluaran karyawan, seperti perjalanan dan hiburan, serta pengeluaran perusahaan secara keseluruhan.

Mengelola pengeluaran bisnis sering terasa rumit ketika data tersebar, proses manual memakan waktu, dan risiko kesalahan terus berulang. Situasi ini membuat tim keuangan di perusahaan cukup kesulitan menjaga kontrol biaya, visibilitas anggaran, serta akurasi laporan operasional secara konsisten.

Expense management software berperan penting dalam membantu perusahaan mengotomatisasi pencatatan, pengajuan, persetujuan, hingga reimbursement biaya operasional. Dengan sistem terpusat, proses menjadi lebih tertata, transparan, dan mudah dipantau, sehingga pengelolaan anggaran berjalan lebih efisien dan terkontrol.

Melalui artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai 15 Software Expense Management Terbaik di 2026, mulai dari fitur, keunggulan, serta karakteristik masing-masing software sebagai pertimbangan untuk memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional dan kebijakan keuangan perusahaan Anda.

Key Takeaways

Software expense management adalah solusi berbasis cloud untuk mengotomatisasi pencatatan, persetujuan, dan reimbursement biaya operasional secara real-time.
15 rekomendasi software expense management meliputi ScaleOcean, Ramp, dan Rydoo yang membantu bisnis mengotomatisasi pencatatan, serta reimbursement secara real-time.
Software expense management ScaleOcean adalah solusi digital terbaik untuk manajemen pengeluaran bisnis secara real-time dan terintegrasi dengan modul bisnis lainnya.

Coba Demo Gratis!

15 Rekomendasi Software Expense Management Terbaik 2026

Rekomendasi software expense management dapat membantu bisnis dalam mengelola pengeluaran dengan lebih efisien dan mengoptimalkan alokasi anggaran. Dengan menggunakan solusi yang tepat, perusahaan dapat memantau dan mengontrol biaya operasional, memastikan pengeluaran tetap dalam batas anggaran yang ditentukan.

Berikut adalah beberapa pilihan software expense management yang dapat dipertimbangkan:

1. Expense Management Software Terbaik: ScaleOcean

Software expense ScaleOcean dirancang untuk mengelola biaya operasional bisnis secara real-time, mulai dari pengadaan hingga proses produksi. Dengan integrasi yang mulus antar modul, software ini membantu perusahaan memantau dan mengontrol pengeluaran secara transparan dan akurat, memastikan semua transaksi tercatat otomatis.

Sebagai vendor ERP berbasis di Indonesia tanpa perantara pihak ketiga, ScaleOcean menawarkan solusi ERP terintegrasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda tanpa biaya tambahan per user. Sebelum melangkah lebih jauh, ScaleOcean juga menyediakan uji coba gratis dan konsultasi dengan tim konsultan ahli yang bisa Anda dapatkan sekarang.

Fitur utama Software Expense ScaleOcean:

Automated Receipt Scanning: Menggunakan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk membaca dan memproses struk atau kwitansi secara otomatis, meminimalkan kesalahan input dan mempercepat pencatatan biaya.
Integrasi Kartu Kredit/Perusahaan & Bank: Memudahkan proses rekonsiliasi antara transaksi yang dilakukan melalui kartu kredit perusahaan dan akun bank, memastikan data keuangan yang lebih akurat dan real-time.
Mobile App Access: Memberikan akses bagi karyawan untuk melakukan klaim biaya dari mana saja melalui aplikasi mobile, meningkatkan fleksibilitas dan mempermudah proses klaim saat bepergian.
Kebijakan & Persetujuan Otomatis: Memungkinkan pengaturan kebijakan pengeluaran dan persetujuan otomatis berdasarkan anggaran yang telah ditentukan, mengontrol pengeluaran secara lebih efektif dan efisien.
Otomatisasi Reimbursement: Menyederhanakan proses penggantian biaya (reimbursement) dengan otomatisasi, mempercepat proses klaim dan pencairan dana untuk karyawan.
Pelacakan Real-time: Memberikan visibilitas penuh atas pengeluaran secara langsung, memungkinkan manajer untuk memantau pengeluaran dan meminimalkan pemborosan biaya dengan pengawasan yang lebih ketat.

Cocok untuk: berbagai jenis bisnis menengah hingga enterprise dengan banyak departemen atau cabang yang menangani volume data dan transaksi besar, sehingga membutuhkan sistem untuk kontrol biaya operasional yang lebih ketat.

Kelebihan	Kekurangan
Dapat dikustomisasi sesuai alur kerja dan kebutuhan unik perusahaan (termasuk personalisasi dashboard dan advanced configuration) Dilengkapi sistem dashboard interaktif untuk melihat performa biaya. Layanan after-sales yang profesional, interaktif, dan cepat. Software ScaleOcean dirancang dari best practice bisnis dan industri.	ScaleOcean dirancang untuk perusahaan dengan alur bisnis yang kompleks. Karena sistem ScaleOcean bukan solusi generik, perlu luangkan waktu untuk konsultasi kebutuhan spesifik bisnis di awal.

2. Software Expense Management: Ramp

Ramp adalah platform expense & spend management yang menggabungkan kartu korporat, pelacakan pengeluaran, dan otomatisasi pelaporan ke dalam satu solusi terpadu untuk bisnis dari startup hingga perusahaan skala menengah. Dengan Ramp, tim keuangan bisa menyederhanakan semua proses dari pengajuan biaya, penyamaan kwitansi, hingga persetujuan lewat sistem otomatis.

Ramp juga memberikan kartu fisik dan virtual serta fitur seperti pengisian otomatis memo dan kategori pengeluaran sehingga perusahaan bisa melihat pengeluaran secara real‑time. Meskipun proses setup dan penggunaan sehari-hari sangat mudah, Ramp belum secara optimal terintegrasi ke layanan keuangan domestik atau kebijakan pajak Indonesia.

Fitur utama Expense Management Software Ramp:

Otomatisasi Expense & Receipt Management: Memindai struk otomatis, mengisi memos, dan mengkategorikan transaksi saat kartu digunakan.
Approval & Policy Automation: Alur persetujuan otomatis berdasarkan aturan internal.
Real‑Time Dashboards & Insights: Laporan waktu nyata untuk melihat tren pengeluaran, pemborosan, dan kebocoran anggaran.
Automated Reimbursements: Dapat mengajukan penggantian biaya (reimburse) dengan cepat tanpa perlu laporan manual.

Cocok untuk: startup atau tim finance yang ingin kontrol biaya real‑time dengan alat yang mudah dipakai dan integrasi kartu perusahaan.

Kelebihan	Kekurangan
Antarmuka intuitif dengan proses pengerjaan sederhana Efisiensi dalam pengelolaan expense Sync langsung dengan sistem akuntansi Ada policy guardrails mencegah transaksi tidak sesuai kebijakan	Fitur pelaporan tingkat lanjut atau analitik masih terbatas Integrasi dengan beberapa sistem ERP atau akuntansi terbatas Ada proses manual yang masih dibutuhkan

3. Expense Manager App: Rydoo

Rekomendasi lain expense management software adalah Rydoo, yang dirancang untuk membantu tim keuangan mengotomatisasi proses pengeluaran bisnis, dari pengajuan expense hingga reimbursement. Sistem ini menawarkan AI‑powered receipt scanning, approval workflow otomatis, serta kontrol dan pelaporan real‑time di satu platform.

Tidak hanya itu, aplikasi selulernya memungkinkan karyawan menangkap tanda terima, menghitung mileage, dan mengatur per diem dengan cepat kapan pun diperlukan. Namun, ada keterbatasan integrasi dan fungsi dalam workflows sangat kustom atau integrasi legacy, sehingga mungkin perlu adaptasi jika perusahaan Anda punya proses yang kompleks.

Fitur utama Expense Manager App Rydoo:

Otomatisasi Pengelolaan Biaya: dari pengajuan biaya sampai persetujuan & penggantian dana, dengan alur yang bisa dikustomisasi sesuai kebijakan perusahaan.
OCR (Optical Character Recognition): menunggah foto struk dan data seperti tanggal, jumlah, dan pajak akan terisi otomatis.
Real‑Time Reporting & Approval: laporan biaya dan persetujuan bisa dilakukan segera, termasuk notifikasi perubahan status.
Integrasi dengan ERP, Akuntansi, dan HR: Sinkronisasi data untuk mempercepat pembukuan dan pelaporan ke sistem yang sudah dipakai perusahaan.

Cocok untuk: bisnis dari skala menengah hingga besar yang butuh kontrol ketat, otomatisasi kebijakan, multi‑currency, dan integrasi ke sistem lain.

Kelebihan	Kekurangan
Membantu mengurangi kerja manual Antarmuka sistem yang mudah dipahami Pengajuan dan persetujuan biaya bisa dilakukan lewat aplikasi mobile Kontrol kebijakan dan kepatuhan	Hasil OCR kadang tidak akurat, menyebabkan perlu koreksi manual Perlu waktu untuk memahami seluruh fungsi dan pengaturan kebijakan

4. Business Expense Tracker App: Payhawk

Payhawk adalah software expense management yang membantu bisnis mengotomatisasi pengelolaan pengeluaran karyawan dan perusahaan dalam satu platform terpadu. Payhawk membantu tim keuangan mengurangi kerja manual dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran operasional dan kartu korporat.

Sistem ini cocok untuk perusahaan yang ingin mendapatkan visibilitas penuh atas cash flow, reimbursement, invoice, dan kebijakan belanja karyawan melalui satu dashboard yang intuitif. Akan tetapi, ada batasan kustomisasi laporan/approval serta beberapa fungsi integrasi yang kurang fleksibel untuk sistem internal yang kompleks.

Fitur utama Expense Management System Payhawk:

Expense Tracking Otomatis: dapat mengunggah nota atau struk melalui aplikasi mobile, dan sistem akan memprosesnya secara cepat.
Accounts Payable Automation: Menyederhanakan alur pembayaran vendor secara otomatis.
Approval & Automated Workflows: Alur persetujuan yang bisa disesuaikan untuk memastikan setiap klaim mengikuti kebijakan perusahaan.
Integrasi ERP dan Akuntansi: Sinkronisasi otomatis dengan sistem lainnya untuk mempercepat rekonsiliasi keuangan.

Cocok untuk: perusahaan menengah‑besar, tim keuangan yang perlu kontrol pengeluaran real‑time, dan entitas multi‑negara.

Kelebihan	Kekurangan
User‑friendly & mudah digunakan roses otomatisasi mengurangi kerja manual Integrasi kartu & expense dalam satu platform Dukungan pelanggan yang responsif	Integrasi & approval workflow bisa terasa rumit Beberapa fitur lanjutan masih belum sempurna

5. Expense Management System: Zoho Expense

Berikutnya, Zoho Expense adalah software expense management yang membantu perusahaan mengotomatisasi pelacakan dan pelaporan pengeluaran karyawan serta manajemen travel. Sistem ini menawarkan autoscan tanda terima, dynamic approval workflow, hingga integrasi dengan ERP/HR/acounting sehingga tim finansial bisa melihat dan mengontrol pengeluaran real‑time.

Zoho Expense juga mendukung laporan dan analitik untuk membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih cepat. Meskipun Zoho Expense mencakup fitur komprehensif dan automasi kuat, setup awal pada expense management system ini mungkin memerlukan pelatihan dan sebagian integrasi perlu disesuaikan.

Fitur utama Zoho Expense Management Software:

Pemindaian Otomatis Bukti Pengeluaran (OCR): foto tanda terima langsung dikonversi menjadi data biaya sehingga tidak perlu input manual.
Pelacakan Mileage & Biaya Perjalanan: otomatis mencatat jarak tempuh dan membuat expense berdasarkan rute/kilometer.
Integrasi dengan Akuntansi/ERP: tersambung ke Zoho Books, Zoho CRM, dan sistem lain untuk mempercepat rekonsiliasi.
Laporan Real‑time & Analitik: menyediakan dashboard untuk melihat tren pengeluaran dan mengendalikan anggaran.

Cocok untuk: berbagai perusahaan yang butuh otomasi expense dan kontrol anggaran yang baik.

Kelebihan	Kekurangan
Mengotomatisasi banyak tugas yang biasanya memakan waktu Antarmuka intuitif & mudah digunakan Fitur lengkap untuk usaha kecil & menengah	Fitur bisa terasa berlebihan atau membingungkan untuk kebutuhan sederhana Memerlukan waktu untuk memahami alur kerja otomatis sistem

6. Spend Management Software: SAP Concur

SAP Concur adalah software expense management kelas enterprise yang membantu bisnis mengotomatisasi pelacakan pengeluaran karyawan, pengajuan expense, approval, reimbursement, hingga booking travel dan integrasi dengan laporan keuangan dalam satu platform terpadu.

Sistem ini mendukung pelacakan real‑time, integrasi dengan kartu perusahaan, policy compliance otomatis, serta laporan analitik untuk visibilitas spend yang lebih baik. Concur sering dipilih oleh perusahaan menengah dan besar yang butuh kontrol biaya dan proses yang lengkap melalui satu dashboard.

Fitur utama Software SAP Concur:

Expense reporting otomatis: karyawan dapat unggah struk/pengeluaran dan sistem akan memprosesnya secara otomatis.
Integrasi Lintas Sistem: terintegrasi dengan ERP, CRM, dan sistem akuntansi untuk sinkronisasi data yang mulus.
Tracking & Visibility Real‑time: dashboard untuk melihat tren pengeluaran, status persetujuan, dan pengeluaran perusahaan secara real time.
Integrasi Travel Booking: pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi bisnis terhubung langsung dengan laporan biaya.

Cocok untuk: perusahaan menengah hingga besar dengan kebutuhan laporan biaya, perjalanan dinas tingkat tinggi, dan integrasi ERP.

Kelebihan	Kekurangan
Membantu memotong proses manual dan integrasi dengan banyak sistem lain Menggabungkan travel & expense di satu platform Membantu efisiensi dan governance biaya	Lebih kompleks dan membutuhkan pelatihan awal UI/UX terasa kurang modern atau sedikit membingungkan Biaya lisensi dan implementasi relatif tinggi

7. Expense Management System: Expensify

Selanjutnya, Expensify adalah rekomendasi business expense tracker app lain yang membantu perusahaan mengotomatisasi pelacakan dan pelaporan pengeluaran, dari pemindaian tanda terima lewat SmartScan OCR, pembuatan laporan expense otomatis, hingga reimburse karyawan dan integrasi dengan akuntansi perusahaan.

Platform ini juga mendukung tracking mileage dan pengajuan pengeluaran melalui aplikasi mobile yang intuitif, sehingga tim keuangan dan karyawan dapat mengelola biaya perusahaan dengan lebih efisien dari satu dashboard terpadu.

Fitur utama Business Expense Tracker App Expensify:

Expense Tracking & Reporting: untuk buat, kirim, dan kelola laporan biaya secara digital tanpa spreadsheet manual.
Automated Approval Workflows: persetujuan biaya bisa disesuaikan dengan aturan perusahaan dan disetujui dari aplikasi.
Reimbursement & Bookkeeping Integration: panggilan reimburse ke karyawan serta sinkronisasi dengan sistem akuntansi.
Corporate & Virtual Card (Expensify Card): kemampuan integrasi dengan kartu korporat untuk pembelanjaan langsung.

Cocok untuk: perusahaan yang membutuhkan otomasi pelaporan biaya dan reimburse, khususnya dengan tim yang mobile.

Kelebihan	Kekurangan
User‑friendly interface Mempercepat close cycle dan meningkatkan akurasi data Fitur mobile app yang responsif	Sinkronisasi data kartu atau transaksi yang tidak selalu mulus Workflow awal sistem harus dipelajari Beberapa fitur otomatisasi masih perlu intervensi manual

8. Business Expense Tracker App: QuickBooks Online

QuickBooks Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang juga memiliki fungsi expense management. Dengan software ini, pebisnis dapat melacak pengeluaran secara otomatis, mengimpor transaksi dari rekening bank dan kartu kredit, serta melihat laporan keuangan real‑time yang membantu memahami arus kas dan biaya operasional perusahaan.

QuickBooks Online bisa diakses melalui browser maupun aplikasi seluler sehingga cocok untuk bisnis yang butuh fleksibilitas akses dari mana saja. Bagi pebisnis, QuickBooks membuat pekerjaan keuangan lebih efisien, meskipun biaya berlangganan bisa meningkat tergantung fitur yang dibutuhkan.

Fitur utama Software QuickBooks Online:

Expense tracking & categorization: pantau dan kategorikan transaksi pemasukan maupun pengeluaran bisnis secara otomatis.
Financial reporting & dashboards: laporan keuangan real‑time seperti laba rugi, neraca, arus kas, dan ringkasan biaya bisa dibuat dengan cepat.
Expense & income management: catat pemasukan dan biaya secara terpusat, termasuk biaya operasional kecil dan besar.
Integrasi dengan berbagai add‑ons: termasuk payroll, POS, pembayar online, dan aplikasi pihak ketiga untuk perluas fungsinya.

Cocok untuk: berbagai bisnis yang membutuhkan akuntansi lengkap & pelacakan expense terintegrasi.

Kelebihan	Kekurangan
Otomasi pencatatan expense Berbasis cloud sehingga bisa diakses dari mana saja Didukung integrasi bank Laporan keuangan real‑time untuk melihat kondisi pengeluaran	Terlalu besar untuk bisnis yang hanya membutuhkan pelacakan biaya sederhana. Fitur lengkap dapat terasa berlebihan untuk kebutuhan dasar. Beberapa fitur yang lebih kompleks memerlukan waktu untuk dipelajari dan dipahami.

9. Expense Manager App: Xero

Xero adalah software akuntansi berbasis cloud yang juga menyediakan expense management untuk kebutuhan bisnis. Dengan Xero, pengguna bisa mengunggah kwitansi via aplikasi Xero Me, melacak dan mengajukan klaim pengeluaran atau mileage, serta memonitor reimburse secara real‑time langsung ke buku besar akuntansi.

Dikutip Xero Review dari Forbes Advisor, data pengeluaran yang masuk juga diperbarui otomatis ke laporan arus kas, sehingga tim keuangan memiliki visibilitas lengkap atas biaya operasional tanpa input manual yang memakan waktu. Untuk itu, Xero menawarkan kemampuan expense management sebagai bagian dari sistem akuntansi yang lebih luas.

Fitur utama Expense Management System Xero:

Expense Tracking & Pengajuan Klaim Pengeluaran: karyawan bisa upload tanda terima/nota melalui aplikasi, dan sistem mencatatnya sebagai pengeluaran.
Upload Dan Ekstraksi Data Nota/Tagihan: mengotomatisasi entri data dari foto tanda terima sehingga mengurangi input manual.
Integrasi Bank & Rekonsiliasi Otomatis: bisa terhubung dengan akun bank bisnis untuk mencocokkan transaksi secara otomatis dalam buku besar.
Pelaporan Keuangan Real‑time: laporan arus kas, laba‑rugi, neraca serta laporan biaya yang terkini untuk analisis dan keputusan bisnis.

Cocok untuk: berbagai bisnis yang membutuhkan all‑in‑one accounting dan pengeluaran.

Kelebihan	Kekurangan
Berbasis cloud sehingga data keuangan sehingga bisa diakses kapan saja Automatisasi kerja manual User‑friendly & mudah dipahami Terintegrasi dengan banyak alat/sistem lainnya	Xero lebih kuat sebagai software akuntansi umum Sistem belum sepenuhnya lokal terhadap kebutuhan Indonesia Kustomisasi reporting terbatas

10. Software Expense Management: Spendesk

Sebagai rekomendasi expense management software, Spendesk membantu bisnis mengontrol pengeluaran dengan lebih efisien. Sistem ini menggabungkan pelacakan expense real‑time, approval otomatis, kartu perusahaan (virtual & fisik), manajemen invoice, dan otomasi rekonsiliasi dalam satu dashboard terpadu.

Tim keuangan bisa melihat semua transaksi, memantau anggaran, serta menyederhanakan proses reimburse tanpa banyak kerja manual. Platform ini juga mendukung integrasi dengan software akuntansi populer seperti Xero, QuickBooks, dan lainnya untuk sinkronisasi data yang lebih mudah.

Fitur utama Software Expense Management Spendesk:

Kartu Perusahaan Virtual & Fisik: buat kartu satu kali pakai atau kartu tim dengan batas yang bisa dikontrol.
Pengelolaan Bukti & Expense Reimbursement: unggah struk nota lewat aplikasi, kemudian sistem melakukan OCR untuk ekstraksi otomatis data.
Approval Workflow: alur persetujuan klaim expense otomatis dari karyawan hingga manager dan tim keuangan.
Kontrol Anggaran & Policy Enforcement: tetapkan anggaran dan aturan pengeluaran untuk mencegah overspend.

Cocok untuk: Perusahaan menengah yang ingin kontrol pengeluaran terpusat, otomatisasi expense dan invoice.

Kelebihan	Kekurangan
Antarmuka yang user‑friendly Automatisasi dan efisiensi waktu Visibilitas real‑time terhadap semua pengeluaran	Aplikasi mobile tidak memiliki fitur selengkap di desktop Jumlah koneksi langsung ke ERP / accounting integration masih terbatas

11. Expense Manager App: Brex

Brex adalah expense & spend management yang membantu bisnis mengotomatisasi pengeluaran, approval, dan pelaporan biaya dalam satu sistem terpadu. Dengan fitur seperti kontrol pengeluaran otomatis, AI‑powered policy enforcement, receipt auto‑capture, real‑time budget tracking, serta integrasi dengan ERP akuntansi, Brex memberi visibilitas penuh dan kontrol atas pengeluaran tim.

Expense management software ini juga menggabungkan kartu korporat, reimburse karyawan, dan alat reporting yang memudahkan pekerjaan finance tanpa banyak kerja manual. Namun, ada batasan pada integrasi sistem tertentu dan proses adaptasi awal yang memerlukan waktu bagi tim finance baru.

Fitur utama Business Expense Tracker App Brex:

Corporate Virtual & Fisik Cards: untuk karyawan dengan batas pengeluaran yang dapat disesuaikan.
Kontrol Anggaran Real‑time: Menetapkan batas melalui Live Budgets dan memantau penggunaan langsung lewat dashboard.
Upload & Receipt Capture Otomatis: menyederhanakan pencatatan bukti pengeluaran via mobile/web.
Reporting Real‑time: menyediakan laporan pengeluaran per karyawan, departemen, atau kategori biaya.

Cocok untuk: bisnis startup/ venture‑backed companies yang butuh corporate cards + expense automation

Kelebihan	Kekurangan
Automasi expense reporting Visibilitas & kontrol keuangan real‑time Antarmuka Brex intuitif dan ramah pengguna	Durasi implementasi bervariasi tergantung apa saja fitur atau modul yang ingin diterapkan Perlu konsultasi lebih lanjut untuk mengetahui dan kustomisasi modul sesuai kebutuhan bisnis

12. Business Expense Tracker App: Airwallex

Airwallex adalah software expense management berbasis cloud yang membantu bisnis mengendalikan pengeluaran tim secara real‑time lewat dashboard tunggal. Karyawan bisa memindai tanda terima, meng‑upload bukti pembelian, kategorikan biaya, dan mengajukan expense lewat aplikasi atau web.

Admin finance dapat membuat approval workflow berlapis, menetapkan batas penggunaan kartu, serta melihat semua laporan dan reimburse dengan lebih cepat. Business expense tracker app ini juga bisa sinkron ke akunting seperti Xero, QuickBooks, dan NetSuite sehingga rekonsiliasi jadi lebih mudah tanpa input manual.

Fitur utama Software Expense Management Airwallex:

Expense Management & Reimbursements: karyawan bisa mengunggah receipt/nota dan mengirimkan klaim biaya langsung melalui aplikasi.
Corporate Cards (Fisik & Virtual): menerbitkan kartu korporat untuk karyawan dengan limit yang dapat dikontrol dari dashboard.
Real‑time Visibility & Tracking: semua transaksi pengeluaran, termasuk kartu dan reimburs, dapat dipantau secara langsung di satu tampilan.
Integrasi ke Akuntansi & ERP: sinkronisasi otomatis dengan perangkat lunak seperti Xero, QuickBooks, dan NetSuite.

Cocok untuk: bisnis menengah dan besar (enterprise) yang mengelola spend global, multi‑currency, serta membutuhkan kontrol real‑time.

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan solusi all-in-one Integrasi akuntansi yang mempercepat rekonsiliasi Mendukung pengelolaan expense real‑time	Fitur terasa kompleks bagi bisnis kecil yang hanya butuh pengelolaan expense sederhana Ketergantungan pada ntegrasi untuk Akuntansi

13. Expense Management System: FreshBooks

FreshBooks adalah software akuntansi berbasis cloud yang juga punya fitur expense management untuk mencatat dan memantau pengeluaran dengan mudah. Anda bisa memindai tanda terima, sinkronkan pengeluaran dari bank atau kartu, dan mengategorikannya secara otomatis. Dengan fitur ini, FreshBooks juga memungkinkan bisnis untuk memantau cost structure mereka secara lebih transparan.

Fitur utama Software FreshBooks:

Expense Tracking & Expense Categorization: mencatat dan mengkategorikan pengeluaran bisnis.
Receipt Capture & OCR: memungkinkan unggah foto tanda terima dan menyimpannya dengan jelas di dalam sistem.
Integrasi Bank & Otomatisasi Transaksi: menghubungkan akun bank dan kartu kredit bisnis sehingga transaksi masuk otomatis ke sistem.
Laporan Keuangan: menyediakan laporan seperti profit & loss, laporan expense, dan laporan pajak.

Cocok untuk: bisnis yang membutuhkan pelacakan expense yang otomatis, serta integrasi dengan invoice dan laporan sehingga kerja tim finance lebih efisien.

Kelebihan	Kekurangan
Interface yang sangat mudah digunakan Expense tracking terintegrasi dengan invoicing Integrasi luas dengan aplikasi lain	Beberapa fitur hanya tersedia di paket yang lebih tinggi. Fungsionalitas dapat terbatas seiring dengan berkembangnya tim.

14. Spend Management Software: Everlance

Berdasarkan artikel Capterra, Everlance adalah aplikasi expense & mileage management yang dirancang untuk membantu pebisnis melacak pengeluaran dan perjalanan kerja secara otomatis lewat ponsel. Aplikasi ini bisa mencatat jarak tempuh (mileage) dengan GPS, mengunggah tanda terima, dan membuat laporan expense yang siap digunakan untuk reimburse atau pelaporan pajak.

Sistemnya sederhana dan fokus pada tracking expense harian serta trip yang berkaitan dengan bisnis sehingga data keuangan Anda lebih tertata rapi tanpa banyak input manual. Namun, terdapat beberapa kekurangan seperti ketergantungan pada pelacakan GPS yang kadang tidak akurat dan kebutuhan upgrade berbayar untuk fitur lengkap.

Fitur utama:

Expense Tracking: menghubungkan kartu dan bank feeds, lalu memantau pengeluaran bisnis secara otomatis.
Mileage Tracking Otomatis: App ini secara otomatis mencatat jarak tempuh (mileage) menggunakan GPS di ponsel.
Klasifikasi Expense Secara Otomatis: dapat mengkategorisasikan transaksi sebagai bisnis atau pribadi.
Dashboard & Admin Controls (Everlance Business): untuk melihat semua aktivitas expense/mileage tim, memantau cost, dan mengelola reimbursements secara terpusat.

Cocok untuk: perusahaan dengan tim yang sering bergerak karena sistem ini melacak mileage usando GPS dan mempermudah laporan expense tim.

Kelebihan	Kekurangan
Otomatis melacak jarak tempuh tanpa input manual Antarmuka aplikasi rapi dan mudah dipakai Memaksimalkan deductions untuk pajak dan proses reimbursement	Expense manajemen masih kurang lengkap Pelaporan & analitik masih sederhana

15. Expense Management System: Mekari Expense

Mekari Expense adalah software expense management berbasis cloud yang membantu bisnis mengotomatisasi seluruh proses pengelolaan pengeluaran. Anda bisa mengajukan reimbursement & cash advance, mengelola perjalanan dinas, memantau pengeluaran real‑time, serta membuat corporate card virtual atau fisik, semua tercatat dalam satu dashboard terpadu.

Sistem ini juga menawarkan approval workflow berlapis, integrasi dengan Mekari Jurnal, OCR untuk data otomatis, dan pelaporan akurat sehingga tim finance tidak lagi bergantung pada spreadsheet manual. Meskipun demikian, fitur advanced seperti travel & procurement perlu dikustomisasi sesuai skala bisnis.

Fitur utama Expense Management System Mekari:

Expense Reporting & Tracking: mengajukan klaim, unggah struk/foto bukti, lalu sistem mencatat dan melacak pengeluaran secara real‑time.
Reimbursement & Cash Advance: proses penggantian biaya (reimbursement) dan uang muka (cash advance) otomatis sesuai kebijakan perusahaan.
Business Travel Management: mengatur pengeluaran perjalanan dinas dan klaim terkait dalam satu platform.
OCR (Optical Character Recognition): ekstraksi otomatis data dari foto invoice/struk untuk mempercepat input data.

Cocok untuk: bisnis dari UKM hingga enterprise yang butuh kontrol biaya, otomasi laporan, travel & T&E, dan kebijakan approval.

Kelebihan	Kekurangan
Automatisasi & efisiensi waktu operasional Transparansi dan kontrol pengeluaran real‑time Terintegrasi dengan ekosistem software Mekari	Perlu onboarding atau pelatihan untuk memaksimalkan semua kemampuan platform Ketergantungan pada ekosistem Mekari lain

Kesimpulan

Software expense management (manajemen pengeluaran) adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan otomatisasi pencatatan, persetujuan, dan penggantian biaya operasional secara langsung dan real-time. Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan biaya dan memperkecil potensi kesalahan dalam pencatatan pengeluaran.

ScaleOcean Software Expense menyediakan solusi terbaik untuk mengotomatisasi proses pencatatan, pengajuan, dan persetujuan biaya operasional perusahaan. Jadwalkan demo gratis bersama tim internal ScaleOcean untuk melihat bagaimana sistem ini dapat mengoptimalkan pengelolaan biaya Anda secara efisien.

FAQ terkait Expense Management Software

1. Apa saja fitur utama yang harus diperhatikan saat memilih Software Expense Management?

Beberapa fitur penting yang perlu diperhatikan meliputi pelacakan pengeluaran otomatis, pengambilan tanda terima digital menggunakan teknologi OCR, alur persetujuan yang dapat disesuaikan, integrasi dengan sistem akuntansi atau ERP, serta pelaporan dan analitik untuk wawasan pengeluaran real-time.

2. Apa keuntungan menggunakan pelacakan pengeluaran otomatis dalam perangkat Software Expense Management?

Pelacakan pengeluaran otomatis memungkinkan transaksi dicatat secara langsung melalui integrasi dengan bank atau kartu kredit, mengurangi entri data manual dan memastikan akurasi serta efisiensi dalam pencatatan pengeluaran.

3. Apa itu Software Expense Management?

Software Expense Management menyederhanakan pengelolaan dan penggantian pengeluaran karyawan, seperti perjalanan dan hiburan, serta pengeluaran perusahaan secara keseluruhan.

15 Software Expense Management Terbaik di Tahun 2026

15 Rekomendasi Software Expense Management Terbaik 2026