Pengertian Sistem Distribusi, Fitur, dan Strategi Pengelolaanya

Tanpa sistem distribusi yang efektif, perusahaan rentan menghadapi berbagai masalah operasional. Hampir 43% perusahaan mengalami pencatatan stok yang tidak akurat, yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman dan biaya logistik meningkat. Hal ini pun memicu terjadinya overstock dan understock di lokasi distribusi tertentu.

Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem distribusi produk yang efektif. Dengan begitu, mereka dapat mengatasi berbagai masalah distribusi tersebut. Lalu, apa pengertian sistem distribusi, manfaat, fitur, dan strategi pengelolaannya untuk bisnis?

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi yang bisa digunakan sebagai pertimbangan untuk memilih fitur-fitur, strategi pengelolaan, hingga solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda agar memastikan distribusi berjalan lancar dan efisien. Simak sampai akhir!

1. Pengertian Sistem Distribusi

Sistem distribusi adalah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk menyalurkan produk atau jasa dari produsen ke konsumen akhir. Sistem tersebut bertujuan untuk memastikan produk sampai ke tangan konsumen dengan efisien, tepat waktu, dan dalam kondisi yang baik.

Selain itu, sistem ini mencakup berbagai aktivitas seperti penyimpanan barang, pengelolaan inventaris, pemilihan metode pengiriman, hingga pengaturan jaringan distribusi yang efektif. Sistem pendistribusian yang baik akan membantu perusahaan meningkatkan jangkauan pasar, mengoptimalkan biaya pengiriman, dan menjaga kepuasan pelanggan.

2. Manfaat Sistem Distribusi

Dalam prosesnya, sistem penyaluran tersebut memiliki banyak manfaat yang penting bagi perusahaan dalam memastikan produk sampai ke tangan konsumen dengan efisien. Berikut adalah beberapa manfaat utama sistem pendistribusian:

a. Efisiensi Pengiriman Produk

Pertama, fungsi distribusi adalah mempermudah pengiriman produk dari produsen ke konsumen dengan lebih cepat dan efisien. Proses distribusi yang dioptimalkan akan mengurangi waktu tunggu, meminimalkan biaya transportasi, serta memastikan produk tiba dalam kondisi yang baik. Hal ini membantu meningkatkan kinerja operasional perusahaan.

b. Peningkatan Jangkauan Pasar

Dengan sistem penyaluran yang baik, perusahaan dapat menjangkau konsumen di berbagai wilayah yang sebelumnya sulit dijangkau. Rantai saluran distribusi yang luas membantu perusahaan memperluas pasar, meningkatkan aksesibilitas produk, dan memperluas basis pelanggan sehingga mendukung pertumbuhan bisnis secara signifikan.

c. Pengelolaan Inventaris yang Lebih Baik

Tidak hanya itu, fungsi proses distribusi adalah memungkinkan perusahaan memantau stok di berbagai gudang secara real-time, sehingga pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien. Fungsi ini membantu perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang berpotensi merugikan. Pengendalian stok yang baik juga meminimalkan risiko kerugian akibat kerusakan atau kadaluwarsa.

d. Pengiriman Tepat Waktu

Sistem distribusi yang efisien memastikan produk tiba di tangan konsumen sesuai jadwal. Pengiriman barang tepat waktu penting dalam menjaga kepuasan pelanggan dan memperkuat citra perusahaan. Dengan proses yang teratur, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan keterlambatan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

e. Peningkatan Penjualan

Terakhir,
fungsi distribusi adalah memastikan produk selalu tersedia di pasar yang tepat. Ketersediaan produk yang konsisten membantu perusahaan memenuhi permintaan dan kepuasan pelanggan. Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan menggunakan rekomendasi software distributor yang tepat agar proses distribusi berjalan efisien dan efektif.

3. Jenis Sistem Distribusi

Terdapat berbagai jenis sistem distribusi yang dapat dipilih perusahaan, tergantung pada kebutuhan bisnis dan karakteristik produk. Berikut ini penjelasan mengenai tiga jenis distribusi utamanya:

a. Sistem Distribusi Langsung

Dalam sistem distribusi langsung, produsen mengirimkan produk langsung ke konsumen tanpa melalui perantara. Hal ini memungkinkan produsen memiliki kendali penuh atas proses penjualan dan hubungan dengan pelanggan. Distribusi langsung sering digunakan dalam bisnis e-commerce atau ketika produsen ingin mengurangi biaya perantara.

b. Sistem Distribusi Semi Langsung

Sistem distribusi semi langsung melibatkan produsen yang menjual produk ke konsumen melalui agen atau perwakilan penjualan, namun tidak menggunakan pengecer. Agen tersebut bertindak sebagai perpanjangan tangan produsen untuk menjangkau konsumen lebih luas. Jenis distribusi ini memberikan fleksibilitas sekaligus mempertahankan kontrol produk.

c. Sistem Distribusi Tidak Langsung

Distribusi tidak langsung melibatkan perantara seperti distributor, grosir, atau pengecer untuk menyalurkan produk dari produsen ke konsumen akhir. Produsen tidak terlibat langsung dalam proses penjualan. Jenis distribusi ini cocok untuk menjangkau konsumen di berbagai wilayah dan memperluas cakupan pasar dengan lebih efektif.

4. Fitur Utama Sistem Distribusi 

Sistem modern ini dilengkapi fitur-fitur yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meminimalkan kesalahan dalam proses distribusi. Berikut beberapa fitur utamanya:

a. Manajemen Inventaris

Fitur ini memungkinkan perusahaan memantau stok barang secara real-time. Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat mencegah kekurangan barang dan memastikan ketersediaan produk di berbagai lokasi. Hal ini penting untuk menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.

b. Pelacakan Pengiriman

Sistem distribusi sering dilengkapi dengan fitur pelacakan pengiriman. Fitur ini membantu perusahaan dan konsumen memonitor status dan lokasi produk selama proses pengiriman. Dengan adanya pelacakan yang jelas, risiko kehilangan barang atau keterlambatan dapat diminimalkan.

c. Pengelolaan Jaringan Distribusi

Fitur lain untuk mendukung proses distribusi adalah memudahkan perusahaan dalam mengelola hubungan dengan distributor, grosir, dan pengecer. Dengan manajemen distribusi yang efektif, setiap titik dalam rantai saluran distribusi dapat bekerja dengan efisien, mengurangi hambatan dan mempercepat aliran produk ke pasar.

d. Pengoptimalan Rute Pengiriman

Fitur ini dapat merencanakan dan mengoptimalkan rute pengiriman untuk meminimalkan biaya transportasi. Dengan memilih rute yang paling efisien, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya, sekaligus meningkatkan ketepatan waktu pengiriman kepada konsumen.

e. Otomatisasi Proses Pemesanan

Otomatisasi dalam pemrosesan pesanan memungkinkan perusahaan mempercepat alur kerja dan mengurangi kesalahan manual. Dengan fitur ini, pesanan dapat diolah secara cepat dan akurat, meningkatkan kepuasan pelanggan serta efektivitas operasional secara keseluruhan.

5. Konflik dalam Proses Distribusi

Dalam proses distribusi, berbagai masalah dan konflik sering muncul, yang dapat menghambat aliran barang dari produsen ke konsumen. Beberapa masalah umum yang sering terjadi dalam distribusi adalah sebagai berikut:

a. Keterlambatan Pengiriman

Salah satu masalah yang paling umum adalah keterlambatan dalam pengiriman barang. Hal ini bisa disebabkan oleh gangguan logistik, cuaca buruk, atau masalah teknis di jalur pengiriman, yang akhirnya mengakibatkan konsumen tidak menerima produk tepat waktu.

b. Stok Tidak Tersedia (Stockout)

Stockout atau kehabisan stok sering terjadi ketika manajemen inventaris tidak berjalan dengan baik. Kurangnya persediaan dapat menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penjualan dan menurunkan kepuasan pelanggan, yang juga dapat mempengaruhi citra perusahaan.

c. Kerusakan Produk Selama Pengiriman

Masalah lain yang sering dihadapi adalah kerusakan produk selama pengiriman. Hal ini bisa terjadi karena penanganan yang buruk, pengemasan yang tidak memadai, atau kondisi pengiriman yang tidak sesuai, yang dapat mengakibatkan barang rusak saat tiba di tangan konsumen.

d. Kurangnya Koordinasi dengan Mitra Distribusi

Masalah komunikasi dan koordinasi antara produsen, distributor, dan pengecer sering kali menyebabkan kesalahan dalam penanganan pesanan atau pengiriman. Salah satu faktor yang sering terpengaruh adalah minimum order quantity (MOQ), di mana kesalahan dalam komunikasi dapat menyebabkan pesanan yang tidak sesuai dengan jumlah minimum yang disepakati. Koordinasi yang buruk dapat memperlambat proses distribusi dan menimbulkan ketidakpuasan di seluruh rantai pasok.

6. Lembaga Distribusi

Lembaga distribusi adalah entitas atau perantara yang terlibat dalam proses penyaluran barang atau jasa dari produsen ke konsumen akhir. Berikut adalah beberapa jenis lembaga distribusi yang umum:

a. Produsen

Produsen adalah titik awal dalam rantai distribusi. Beberapa produsen memilih untuk mendistribusikan produk langsung ke konsumen tanpa melalui perantara, terutama jika produk memiliki pasar yang terbatas atau spesifik.

b. Grosir (Wholesaler)

Grosir membeli produk dalam jumlah besar dari produsen dan kemudian menjualnya kembali ke pengecer atau pengguna akhir dalam jumlah yang lebih kecil. Grosir biasanya membantu mempercepat aliran produk dan menyediakan stok yang lebih besar untuk pengecer.

c. Pengecer (Retailer)

Retailer adalah lembaga distribusi yang berhubungan langsung dengan konsumen akhir. Mereka menjual produk dalam jumlah kecil kepada konsumen melalui toko fisik atau e-commerce. Pengecer memainkan peran penting dalam menjangkau pasar konsumen.

d. Agen

Agen bertindak sebagai perantara yang membantu produsen menjual produk tanpa memiliki barang tersebut secara fisik. Mereka biasanya bekerja atas dasar komisi dan membantu memperluas jaringan distribusi dengan menjangkau area yang lebih luas.

e. Distributor

Distributor membeli produk dari produsen dan mendistribusikannya kepada grosir, pengecer, atau konsumen akhir. Mereka sering memiliki tanggung jawab logistik, termasuk penyimpanan dan pengiriman, serta memainkan peran dalam pengelolaan stok.

7. Contoh Penerapan Sistem Distribusi

Contoh distribusi yang efektif dapat dilihat pada industri makanan cepat saji, seperti McDonald’s. Sebagai perusahaan global, McDonald’s menggunakan sistem distribusi tidak langsung melalui mitra distributor dan grosir lokal untuk mengirimkan bahan-bahan makanan ke setiap gerai.

Dalam proses ini, rantai distribusi dirancang untuk memastikan bahan-bahan segar, seperti daging, sayuran, dan roti, tiba tepat waktu dan dalam kondisi terbaik di semua lokasi. Selain itu, McDonald’s juga menggunakan teknologi untuk memantau persediaan secara real-time, sehingga mereka dapat mengatur pengiriman berdasarkan kebutuhan setiap gerai.

Sistem pendistribusian yang terintegrasi ini tidak hanya mendukung operasional yang efisien, namun juga memungkinkan McDonald’s memenuhi permintaan pelanggan dengan konsisten di berbagai wilayah. Penerapan yang efektif ini menjaga kelangsungan bisnis dan kualitas produk secara global.

8. Faktor yang Mempengaruhi Sistem Distribusi

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi sistem tersebut, yang perlu diperhatikan oleh perusahaan untuk memastikan distribusi berjalan dengan efisien. Berikut adalah beberapa faktor utamanya:

a. Jenis Produk

Karakteristik produk, seperti ukuran, berat, ketahanan, dan nilai, sangat mempengaruhi bagaimana sistem pendistribusian produk dirancang. Produk yang mudah rusak memerlukan distribusi cepat dan metode penyimpanan khusus, sementara produk dengan nilai tinggi mungkin memerlukan pengamanan ekstra.

b. Jangkauan Pasar

Target geografis dan demografi konsumen juga mempengaruhi sistem canggih tersebut. Perusahaan yang beroperasi di wilayah luas atau di berbagai negara membutuhkan sistem distribusi yang lebih kompleks dibandingkan dengan bisnis yang fokus pada area lokal.

c. Biaya Distribusi

Biaya distribusi yang dikeluarkan untuk transportasi, penyimpanan, dan pengelolaan rantai pasok menjadi faktor penting. Perusahaan perlu menyeimbangkan antara efisiensi dan pengeluaran untuk memaksimalkan keuntungan, dengan mempertimbangkan anggaran yang dimiliki.

d. Ketersediaan Infrastruktur

Ketersediaan dan kualitas infrastruktur, seperti jaringan jalan, pelabuhan, dan bandara, juga mempengaruhi pilihan sistem distribusi produk. Wilayah dengan infrastruktur yang baik memungkinkan pengiriman barang lebih cepat dan efisien.

e. Kebutuhan Konsumen

Ekspektasi konsumen terhadap kecepatan pengiriman, kualitas produk, dan layanan pelanggan juga menentukan bagaimana perusahaan mengelola distribusi. Konsumen yang menuntut pengiriman cepat membutuhkan sistem pendistribusian yang responsif dan fleksibel.

Untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang menginginkan pengiriman cepat, perusahaan memerlukan sistem distribusi yang responsif dan fleksibel. Sistem Distribusi ScaleOcean hadir sebagai solusi yang membantu perusahaan memastikan distribusi efisien dan tepat waktu sehingga ekspektasi konsumen dapat terpenuhi dengan baik.

9. Strategi Pengelolaan Sistem Distribusi

Sistem distribusi yang efektif memerlukan strategi yang disesuaikan dengan karakteristik produk dan target pasar. Tiga strategi distribusi utama mempunyai pendekatan yang berbeda-beda. Berikut ini penjelasannya:

a. Strategi Distribusi Intensif

Strategi distribusi intensif bertujuan untuk mendistribusikan produk di sebanyak mungkin titik penjualan, seperti toko, supermarket, atau platform online. Tujuannya adalah menjangkau konsumen seluas-luasnya, terutama untuk produk dengan permintaan tinggi dan konsumsi harian.

b. Strategi Distribusi Selektif

Distribusi selektif melibatkan pemilihan pengecer atau distributor yang memiliki reputasi baik dan sesuai dengan target pasar produk. Strategi ini bertujuan untuk menjaga kontrol kualitas sekaligus memperluas akses di lokasi strategis yang dapat meningkatkan penjualan.

c. Strategi Distribusi Eksklusif

Pada strategi eksklusif, produsen memilih satu atau sangat sedikit pengecer untuk menjual produk mereka di wilayah tertentu. Hal ini sering digunakan untuk produk premium atau barang mewah guna mempertahankan eksklusivitas dan meningkatkan nilai merek.

10. Tingkatkan Efisiensi Proses Distribusi Bisnis Dengan Software ScaleOcean

Untuk mengoptimalkan proses pendistribusian produk secara efisien, Sistem Distribusi ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dirancang khusus untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam mengelola rantai pasokan. Dengan integrasi yang mudah ke berbagai mitra distribusi, perusahaan dapat memperluas jangkauan pasar dengan lebih efektif.

Dengan coba demo gratis, sistem ini memberikan solusi komprehensif untuk meningkatkan efisiensi pendistribusian dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Hal ini turut memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan distribusi berdasarkan permintaan pasar. Berikut adalah fitur canggih Sistem Distribusi ScaleOcean:

• Warehouse Management, memudahkan pengelolaan inventaris dan penyimpanan barang di berbagai gudang secara real-time, serta memastikan ketersediaan stok.

• Purchasing Management, memfasilitasi pengelolaan pembelian dari berbagai pemasok, mengoptimalkan pengadaan barang, dan mengurangi biaya dengan otomatisasi pemesanan.

• Order Management, mengelola pesanan pelanggan secara efisien dari awal hingga akhir, termasuk pelacakan dan pemrosesan pesanan secara otomatis.

• Supplier Portal, memungkinkan perusahaan mengelola pengadaan barang melalui sistem digital, di mana vendor bisa mengajukan penawaran secara langsung melalui portal.

• Quote & Sales Order, mendukung secara otomatis proses pembuatan quotation, sales order, delivery order, invoice, return, dan reporting.

• Online CRM, mengelola seluruh proses mulai dari lead hingga sales order, serta mengelola hubungan dengan pelanggan secara efisien.

Bahkan, sistem distribusi ScaleOcean juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan distribusi berdasarkan permintaan pasar. Dengan analisis data yang terintegrasi, perusahaan dapat melakukan perencanaan distribusi yang lebih akurat, sehingga mengurangi risiko overstock atau understock di titik-titik distribusi.

11. Kesimpulan 

Sistem distribusi yang efektif adalah kunci dalam menjaga kelancaran operasional bisnis dan memastikan produk sampai tepat waktu kepada pelanggan. Dengan mengimplementasikan sistem distribusi yang tepat, bisnis Anda dapat meningkatkan efisiensi pengiriman, mengoptimalkan stok, dan memastikan produk sampai ke pelanggan tepat waktu.

Untuk itu, Sistem Distribusi ScaleOcean menawarkan solusi terpadu dengan menyediakan solusi otomatisasi dan integrasi data yang real-time. Sistem ini memungkinkan pemantauan stok yang akurat, perencanaan rute pengiriman yang optimal, dan pengelolaan biaya yang efisien. Hubungi tim kami untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut!