Apa Itu Prepaid Expense? Cara Mencatat dan Contoh Jurnalnya

Kesalahan pencatatan transaksi seperti sewa, asuransi, atau langganan software dapat membuat data keuangan kurang akurat dan menyulitkan evaluasi bisnis. Dalam survei BlackLine Finance & Accounting 2024, sebanyak 37% dari para CFO tidak memiliki kepercayaan terhadap keuangan perusahaan mereka sendiri, 50% dari profesioanl finance juga memiliki pikiran yang sama.

Akibat kelalaian pemisahan beban tersebut, timbul pencatatan yang kurang akurat di lapangan. Hal tersebut menyebabkan laporan keuangan menyajikan data transaksi secara salah karena nilai pembayaran sebenarnya berlaku hingga periode berikutnya. Masalah ini membingungkan evaluasi kinerja bisnis.

Untuk mengatasi hambatan akuntansi tersebut, perusahaan memerlukan sistem pencatatan beban dibayar di muka yang terstruktur serta akurat. Artikel ini akan membahas pengertian prepaid expense, contoh transaksi harian, cara mencatat jurnal, hingga otomatisasi laporan keuangan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Prepaid expense adalah pembayaran kas di awal atas produk atau jasa yang manfaatnya baru perusahaan terima di masa depan.
• Karakteristik prepaid expense adalah pembayaran sebelum manfaat diterima, periode tertentu, serta pengakuan awal sebagai aset lancar.
• Prepaid expense berdampak langsung pada akurasi laporan keuangan, stabilitas arus kas, dan kerapian pencatatan audit.
• ScaleOcean Accounting System berfungsi menyederhanakan transaksi expense management dan analisis data lewat fitur ScaleMind.

Jadwalkan Konsultasi Gratis!

1. Apa Itu Prepaid Expense?

Dalam akuntansi, pengertian biaya merujuk pada pengeluaran operasional yang sudah memberikan manfaat langsung bagi bisnis. Namun, prepaid expense memiliki konsep berbeda karena perusahaan melunasi transaksi transaksi kas di awal sebelum menerima produk atau jasa dari penyedia layanan.

Lewat pengakuan sebagai aset lancar ini, perusahaan membebankan biaya secara bertahap seiring berjalannya waktu atau penggunaan fasilitas. Metode ini menjaga keseimbangan antara pendapatan serta pengeluaran bulanan agar laporan keuangan selalu mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.

Penerapan cara tersebut dapat membantu divisi finance untuk mengontrol alokasi arus kas setiap bulan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengawasi sisa hak atau manfaat atas pengeluaran masa depan sekaligus menghindari lonjakan beban operasional mendadak pada laporan laba rugi bisnis Anda.

2. Mengapa Prepaid Expense Disebut Sebagai Aset?

Prepaid expense disebut sebagai aset karena dengan membayar sesuatu di muka, seseorang berhak untuk menerima manfaatnya di kemudian hari. Selama perusahaan belum menggunakan manfaat tersebut, maka nilai dari biaya tersebut masih menjadi aspek dari nilai bersih yang memiliki nilai ekonomi.

Karena hak tersebut, divisi accounting tidak bisa langsung menggolongkannya sebagai pengeluaran operasional. Transaksi ini tercatat oleh perusahaan sebagai aset lancar karena akan masa manfaatnya akan habis dalam waktu singkat atau setidaknya dalam waktu satu tahun.

Karena penggunaan fasilitas tersebut terjadi setiap hari, maka akan ada perpindahan nilai aset tersebut menjadi kewajiban. Hal ini memungkinkan nilai aset yang ada di neraca perusahaan tersaji dengan benar dan pengakuan biaya operasi dibatasi hanya pada laporan laba rugi.

Baca juga: Cash Flow Forecasting: Pengertian, Komponen, Tahapan, dan Contohnya

3. Karakteristik Prepaid Expense

Perusahaan mengenali prepaid expense melalui sejumlah ciri khas utama dalam pencatatan akuntansi harian. Ciri tersebut meliputi pembayaran sebelum manfaat diterima, periode manfaat tertentu, serta pengakuan awal sebagai aset lancar. Berikut ini adalah karakteristik prepaid expense:

a. Pembayaran Terjadi Sebelum Penerimaan Manfaat

Karakteristik utama transaksi ini yaitu perusahaan melunasi seluruh kewajiban finansial sebelum menikmati produk atau jasa. Divisi finance mengeluarkan kas di awal untuk mengamankan persetujuan fasilitas, sementara penyerahan barang atau layanan berlangsung pada masa mendatang.

b. Memiliki Periode Manfaat Tertentu

Setiap transaksi pembayaran di muka selalu mempunyai jangka waktu penggunaan yang jelas sesuai kesepakatan kontrak. Perusahaan memanfaatkan hak atas barang atau jasa tersebut selama rentang masa berlaku tertentu, mulai dari beberapa bulan hingga maksimum satu tahun berjalan di lapangan.

c. Pengakuan Awal Sebagai Aset Lancar

Divisi accounting menggolongkan pengeluaran ini ke dalam kelompok aktiva lancar pada neraca awal perusahaan. Seiring berjalannya waktu penggunaan fasilitas, divisi finance mengalokasikan nilai aset tersebut secara bertahap menjadi beban operasional pada laporan keuangan.

4. Bagaimana Cara Kerja Prepaid Expense dalam Akuntansi?

Proses prepaid expense berjalan secara runtut mulai dari pengeluaran kas hingga pengakuan beban bulanan. Proses ini mencakup pembayaran awal, pencatatan aset, alokasi berkala, dan pembuatan jurnal penyesuaian. Berikut ini adalah cara kerja prepaid expense dalam akuntansi:

a. Perusahaan Melakukan Pembayaran di Awal

Prosedur pertama bermula saat perusahaan melunasi tagihan transaksi untuk barang atau jasa sebelum memanfaatkan fasilitas tersebut. Divisi finance akan membayarkan seluruh jumlah uang tunai pada saat awal perjanjian untuk memastikan bahwa layanan operasional dari penyedia layanan tersedia.

b. Pencatatan Transaksi Sebagai Aset

Setelah transaksi selesai, divisi accounting tidak langsung memasukkan pengeluaran tersebut ke dalam laporan laba rugi. Perusahaan mencatat nilai transaksi sebagai prepaid expense pada kelompok aktiva lancar di neraca karena manfaat ekonomisnya berlaku untuk masa mendatang.

c. Mengalokasikan Biaya Secara Berkala

Seiring berjalannya masa penggunaan fasilitas, perusahaan mengurangi nilai aset tersebut secara bertahap setiap bulan. Divisi finance menghitung alokasi pengeluaran secara tepat sesuai rentang waktu pemanfaatan agar pembukuan kas tetap seimbang sepanjang periode berjalan.

d. Membuat Jurnal Penyesuaian

Pada akhir periode akuntansi, divisi accounting menyusun jurnal penyesuaian untuk menggeser sebagian nilai aset menjadi beban operasional. Langkah ini memastikan pembukuan akhir mencatat pengakuan expense secara akurat sesuai pemanfaatan fasilitas di lapangan.

5. Contoh Prepaid Expense dalam Bisnis

Contoh prepaid expense ada pada perusahaan yang melakukan pembayaran atas barang atau jasa sebelum menerima manfaat penuh dari kegiatan tersebut. Misalnya pada perusahaan manufaktur, distribusi, dan jasa yang akan menanggung biaya sewa, asuransi, dan layanan digital di awal. Berikut ini adalah beberapa contohnya:

a. Sewa Dibayar Dimuka

PT Arunika Manufacturing Indonesia merupakan perusahaan manufaktur komponen otomotif yang memiliki aktivitas produksi skala besar. Untuk mendukung operasionalnya, perusahaan membutuhkan fasilitas tambahan seperti gudang bahan baku dan area penyimpanan barang jadi. Pada awal tahun, PT Arunika Manufacturing Indonesia menyewa gudang baru selama 12 bulan.

Pembayaran sewa tersebut belum langsung dicatat sebagai beban karena manfaat penggunaan gudang masih akan timbul selama periode sewa berlangsung. Oleh karena itu, perusahaan mencatatnya sebagai prepaid rent yang termasuk aset lancar, kemudian mengalokasikan biaya tersebut menjadi beban sewa setiap bulan sesuai masa manfaatnya.

Contoh pencatatan prepaid rent PT Arunika Manufacturing Indonesia:

b. Asuransi Dibayar Dimuka

PT Nusantara Logistik Express adalah sebuah perusahaan yang menangani distribusi produk menggunakan banyak kendaraan. Untuk memastikan keamanan kendaraan dari risiko kecelakaan, PT Nusantara Logistik mengambil polis asuransi untuk kendaraan dengan masa berlaku selama satu tahun.

Karena efek dari perlindungan asuransi bermanfaat secara bertahap selama jangka waktu asuransi, maka pembayaran premi tidak termasuk sebagai biaya operasional. PT Logistik Nusantara Express mengklasifikasikan premi-premi ini sebagai prepaid insurance, pengeluaran akan diakui setiap bulan.

Contoh pencatatan prepaid insurance PT Logistik Nusantara Express:

c. Subscription Software

PT Sinar Retail Indonesia merupakan perusahaan ritel dengan jaringan beberapa cabang yang menggunakan software ERP untuk membantu pengelolaan transaksi penjualan, stok barang, hingga laporan keuangan. Untuk mendapatkan akses fitur secara penuh, perusahaan membayar biaya subscription software selama satu tahun di awal periode.

Biaya dari langganan ini menjadi prepaid subscription karena penggunaan dari layanan software tersebut belum selesai melakukan pembayaran. PT Sinar Retail Indonesia kemudian akan mencatat pengeluaran tersebut sebagai aset sementara dan menilai software tersebut sebagai pengeluaran setiap bulan selama masa berlangganan.

Contoh pencatatan prepaid subscription PT Sinar Retail Indonesia:

d. Kontrak Maintenance

PT Mega Industri Teknologi adalah perusahaan manufaktur yang menggunakan berbagai mesin produksi otomatis untuk menjalankan proses fabrikasi. Agar mesin tetap beroperasi secara optimal dan mengurangi risiko downtime, perusahaan membuat kontrak maintenance tahunan dengan penyedia layanan.

Pembayaran biaya kontrak maintenance di awal belum sepenuhnya menjadi beban karena perusahaan masih menerima layanan maintenance sepanjang periode kontrak. PT Mega Industri Teknologi mencatat pembayaran tersebut sebagai prepaid maintenace expense dan mengakuinya sebagai biaya secara bertahap sesuai layanan.

Contoh pencatatan prepaid maintenance expense PT Sinar Retail Indonesia:

e. Biaya Iklan Dibayar Dimuka

PT FreshMart Consumer Goods merupakan perusahaan FMCG yang secara rutin melakukan kampanye pemasaran untuk meningkatkan penjualan produk. Pada awal periode promosi, perusahaan bekerja sama dengan platform digital advertising dan membayar biaya iklan untuk kampanye selama enam bulan sekaligus.

Pembayaran tersebut belum langsung tercatat sebagai beban pemasaran karena perusahaan baru merasakan manfaatnya ketika kampanye berjalan. PT FreshMart Consumer Goods mencatatnya sebagai prepaid advertising dan mengalokasikan biaya tersebut setiap bulan berdasarkan periode tayang iklan.

Contoh pencatatan prepaid advertising PT FreshMart Consumer Goods:

6. Bagaimana Cara Mencatat Prepaid Expense?

Divisi accounting mencatat prepaid expense melalui tiga tahapan untuk menjaga keseimbangan laporan keuangan. Proses ini mencakup pencatatan pembayaran awal, penentuan periode amortisasi, dan pembuatan jurnal penyesuaian. Berikut ini adalah cara mencatat prepaid expense:

a. Catat Pembayaran Awal

Divisi finance memulai proses dengan mencatat pengeluaran kas awal ke dalam akun prepaid expense pada sisi debit. Langkah ini menempatkan nilai transaksi sebagai aktiva lancar perusahaan, sementara posisi kredit mencatat pengurangan jumlah kas atau bank saat pembayaran berlangsung.

b. Tentukan Periode Amortisasi

Perusahaan membagi total nilai pembayaran di muka sesuai dengan jangka waktu penggunaan fasilitas dalam kontrak. Divisi accounting menghitung alokasi beban bulanan secara merata agar pencatatan nilai aset berkurang secara konsisten dan teratur sepanjang masa pemanfaatan layanan.

c. Buat Jurnal Penyesuaian

Pada setiap akhir bulan akuntansi, divisi accounting menyusun jurnal penyesuaian untuk mengkredit akun prepaid expense. Mereka memasukkan nilai pengakuan beban bulanan ke sisi debit akun beban operasional, sehingga neraca selalu menampilkan sisa sisa nilai aset secara akurat.

7. Perbedaan Prepaid Expense dan Accrued Expense

Divisi accounting wajib membedakan beban dibayar di muka dengan kewajiban lancar maupun biaya variabel operasional harian. Perbedaan ini terlihat dari waktu pembayaran, pengakuan beban, dan pencatatan. Berikut ini adalah perbedaan prepaid expense dan accrued expense:

a. Waktu Pembayaran

Pada prepaid expense, divisi finance mengeluarkkan kas di awal sebelum perusahaan menerima manfaat produk atau jasa. Sebaliknya, pada accrued expense, perusahaan menerima manfaat layanan terlebih dahulu, lalu melunasi tagihan transaksi tersebut pada akhir periode yang disepakati.

b. Waktu Pengakuan dalam Laporan Keuangan

Biaya prepaid expense akan tercatat sebagai aset lancar sebelum mengalokasikannya sebagai beban. Di sisi lain divisi accounting akan mengklasifikasikan biaya acrued expense sebagai biaya operasi saat ini dan memperlakukannya sebagai kewajiban saat ini.

c. Waktu Pencatatan Transaksi

Divisi accounting mencatat prepaid expense saat penyerahan kas awal terjadi untuk mengamankan hak penggunaan fasilitas. Di sisi lain, divisi finance mencatat accrued expense pada akhir periode akuntansi sebagai penyesuaian atas beban yang sudah timbul tetapi kas belum keluar.

d. Contoh

Perusahaan memanfaatkan prepaid expense untuk pembayaran di muka yang memberi hak penggunaan jangka panjang, seperti sewa gedung, polis asuransi, atau lisensi perangkat lunak. Sementara itu, perusahaan menerapkan accrued expense untuk mengakui kewajiban atas layanan yang sudah terpakai namun belum ada pembayaran kas, seperti tagihan listrik, gaji karyawan, atau biaya perawatan armada.

8. Metode Pencatatan Prepaid Expense

Divisi accounting menggunakan dua metode untuk mencatat pengeluaran di awal sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pilihan tersebut mencakup pendekatan neraca dan pendekatan laba-rugi. Berikut ini adalah metode pencatatan prepaid expense yang berlaku dalam akuntansi:

a. Pendekatan Neraca (Metode Aset/Harta)

Pada metode ini, divisi finance mencatat pengeluaran awal sebagai aktiva lancar di neraca pada saat transaksi terjadi. Seiring berjalannya masa penggunaan fasilitas, perusahaan menyesuaikan akun aset tersebut secara bertahap menjadi beban operasional pada setiap akhir periode.

b. Pendekatan Laba-Rugi (Metode Beban/Biaya)

Metode laba-rugi mengarahkan divisi accounting untuk langsung mencatat seluruh pengeluaran sebagai beban operasional pada awal transaksi. Pada akhir periode akuntansi, perusahaan membuat jurnal penyesuaian untuk memindahkan sisa manfaat yang belum terpakai kembali ke akun aset lancar.

9. Mengapa Pengelolaan Prepaid Expense Penting bagi Bisnis?

Pengelolaan prepaid expense secara tepat memberikan dampak besar terhadap stabilitas dan kesehatan finansial perusahaan. Manfaat ini meliputi akurasi laporan, kepatuhan, arus kas, audit, hingga anggaran. Berikut ini adalah alasan pentingnya mengelola prepaid expense:

a. Menjaga Akurasi Laporan Keuangan

Pengelolaan yang tepat memastikan divisi accounting menyajikan laporan keuangan secara jelas. Perusahaan membebankan biaya sesuai dengan periode penggunaan harian, sehingga laporan laba rugi serta neraca selalu menggambarkan kinerja finansial bisnis secara akurat.

b. Mendukung Kepatuhan Standar Akuntansi

Prepaid expense memungkinkan perusahaan untuk mematuhi prinsip pencocokan dalam standar akuntansi yang berlaku. Hal ini karena divisi finance mengakui biaya tersebut pada periode yang sama dengan saat manfaatnya timbul untuk menghindari denda.

c. Membantu Perencanaan Arus Kas (Cash Flow)

Perkiraan yang tepat tentang pengeluaran memastikan arus kas yang lancar bagi perusahaan. Akhirnya, perusahaan sudah mengetahui dengan baik pengeluarannya di hari-hari mendatang dan menghindari kejutan biaya dari sisi operasional.

d. Memudahkan Proses Audit Keuangan

Dokumentasi transaksi prepaid expense mempermudah auditor internal maupun eksternal saat memeriksa kelengkapan transaksi kas. Divisi accounting menyajikan bukti kontrak dan jadwal penyesuaian secara jelas, sehingga proses verifikasi data berjalan lancar tanpa hambatan.

e. Mengoptimalkan Pengelolaan Anggaran (Budget)

Pengawasan prepaid expense memudahkan divisi finance mengontrol alokasi fixed cost secara lebih efisien. Perusahaan dapat memantau sisa nilai aset yang belum terpakai, sehingga divisi finance mampu merencanakan perpanjangan kontrak tepat waktu tanpa gangguan anggaran.

Agar perusahaan dapat meraih manfaat tersebut secara maksimal, ScaleOcean Accounting System membantu divisi finance mengelola prepaid expense secara otomatis. Dukungan AI ScaleMind mempercepat analisis arus kas untuk keputusan cepat. Segera jadwalkan konsultasi gratis dengan ScaleOcean untuk keperluan bisnis Anda!

10. Kompleksitas Pengelolaan Prepaid Expense di Skala Enterprise

Perusahaan skala besar menghadapi tantangan berat saat mengelola prepaid expense secara manual. Hambatan ini mencakup beban pelacakan, amortisasi manual, data terpisah, hingga penyusunan forecast. Berikut ini kompleksitas pengelolaan prepaid expense enterprise:

a. Sulit Melacak Banyak Transaksi

Perusahaan skala besar harus menangani ratusan kontrak pembayaran di muka dari berbagai entitas dan cabang bisnis. Divisi finance sering mengalami kesulitan melacak status setiap transaksi harian, sehingga risiko kehilangan jadwal pengakuan beban pada laporan periode berjalan meningkat.

b. Perhitungan Amortisasi Manual

Divisi accounting memakan waktu yang cukup lama jika perusahaan menghitung alokasi biaya penyusutan secara manual dan menggunakan lembar kerja yang terpisah. Metode tersebut rentan terhadap kesalahan ketika menghitung angka aset dan bahkan bisa mempengaruhi jadwal pembukuan bulanan.

c. Data Keuangan Tidak Terintegrasi

Memisahkan pencatatan prepaid expense dari sistem operasional akan menyulitkan koordinasi antara berbagai divisi perusahaan, terutama divisi finance ketika akan menyelaraskan transaksi. Hal ini membuat prosesnya sangat memakan waktu dan mengakibatkan transaksi tidak selaras pada laporan akhir.

d. Sulit Membuat Forecast Keuangan

Prepaid expense yang tercatat secara terpisah akan menimbulkan masalah dalam pembuatan perkiraan anggaran perusahaan. Selain itu, divisi finance akan mengalami kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan kas di masa depan untuk perusahaan membuat keputusan.

11. Kesimpulan

Pengelolaan prepaid expense yang baik adalah salah satu cara untuk menjaga keseimbangan neraca. Melalui pelacakan aset dan alokasi pengeluaran, divisi finance dapat memastikan tidak akan ada kenaikan biaya operasional.

Untuk menyederhanakan proses ini, ScaleOcean Accounting System membantu perusahaan mengelola transaksi hingga expense management lewat alur terintegrasi. Adanya fitur ScaleMind pada ScaleOcean Atlas juga akan mempercepat analisis data keuangan bagi divisi finance. Segera jadwalkan konsultasi gratis untuk kebutuhan bisnis Anda sekarang!