Accrued Expenses: Definisi, Jenis, dan Cara Menghitung

Apakah Anda pernah mendapati laba perusahaan lebih tinggi dari kondisi yang sebenarnya? Hal ini disebabkan oleh accrued expense belum dicatat, sehingga beban yang sudah terjadi tidak masuk dalam periode yang tepat.

Kondisi ini umum terjadi saat biaya operasional seperti listrik, jasa vendor, atau biaya rutin lainnya belum ditagihkan di akhir periode. Oleh karena itu, manajemen dapat mengambil keputusan yang salah karena data keuangan yang tidak sesuai kondisi sebenarnya.

Penerapan prinsip matching principle perlu dilakukan dengan mencatat beban diakui di periode saat manfaat diterima, sehingga nominal laba menunjukkan hasil operasional yang tepat. Artikel ini akan membahas konsep accrued expense, jenis, perhitungan, hingga cara mengelolanya.

Key Takeaways

• Accrued expense adalah biaya yang sudah terjadi namun belum dibayar, dicatat untuk mencerminkan kewajiban perusahaan secara akurat pada laporan keuangan.
• Berbagai jenis accrued expense mencakup gaji, bunga, pajak, dan utilitas yang umum terjadi dalam operasional bisnis sehari-hari.
• Penghitungan beban akrual dilakukan melalui identifikasi biaya, perhitungan nominal, pencatatan jurnal penyesuaian dan penyusunan jurnal pembalik.
• Pemanfaatan software Akuntansi ScaleOcean menjadi solusi praktis untuk menghitung seluruh transaksi, termasuk accrued expense perusahaan dengan memastikan kepatuhan regulasi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Accrued Expense?

Accrued expense adalah biaya yang telah terjadi dan memberikan manfaat bagi perusahaan, namun belum dibayarkan atau dicatat dalam pembukuan. Tujuannya adalah untuk mencocokkan pendapatan dengan biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan pendapatan tersebut.

Perusahaan mencatat accrued expense untuk menyajikan laporan keuangan yang akurat dan andal. Tanpa mengakui beban ini, laporan laba rugi akan menunjukkan laba yang lebih tinggi dari seharusnya, sementara neraca tidak akan mencerminkan kewajiban (utang) yang sebenarnya dimiliki perusahaan.

Selain itu, pelaku bisnis mengklasifikasikan accrued expense sebagai kewajiban lancar karena diharapkan akan dilunasi dalam waktu kurang dari satu tahun. Namun, hal ini berbeda dengan konsep akuntansi lain seperti penyusutan aktiva tetap, yang mengalokasikan biaya aset jangka panjang selama masa manfaatnya.

Oleh karena itu, perusahaan dapat menghindari ketidaksesuaian pada laporan keuangannya. Para pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang lebih transparan mengenai kesehatan finansial dan kewajiban jangka pendek perusahaan.

Baca juga: Struktur Modal: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

2. Apa Saja Jenis Accrued Expense?

Terdapat beberapa jenis pengeluaran ini seperti gaji karyawan, bunga pinjaman, pajak terutang, biaya utilitas, sewa yang belum dibayar, pembelian barang, dan beban lainnya. Berikut adalah beberapa jenis accrued expense yang paling umum yang perlu dipahami pelaku usaha:

a. Gaji dan Upah Karyawan (Accrued Salaries)

Gaji dan upah karyawan adalah contoh accrued expenses saat periode akuntansi berakhir sebelum tanggal pembayaran berikutnya, seperti 31 Desember sebelum 5 Januari. Karyawan telah bekerja, sehingga perusahaan tetap wajib membayar meski dilakukan pada periode selanjutnya.

b. Bunga Pinjaman (Accrued Interest)

Beban bunga yang telah terakumulasi tetapi belum jatuh tempo pembayarannya pada akhir periode akuntansi harus dicatat sebagai accrued expense. Misalnya, Jika bunga dibayar tiap tanggal 15, maka akhir bulan diakui beban bunga dari tanggal 16 hingga akhir bulan.

c. Pajak Terutang (Accrued Taxes)

Pembayaran pajak penghasilan biasanya dilakukan pada periode berikutnya setelah perhitungan selesai, sehingga kewajiban pajak perlu diakui di akhir periode. Akrual pajak memastikan beban dicatat pada periode saat pendapatan tersebut dihasilkan.

d. Biaya Utilitas (Accrued Utilities)

Tagihan untuk layanan listrik, air, gas, dan internet biasanya baru diterima pada periode berikutnya setelah periode konsumsi. Maka, perusahaan harus mengestimasi dan mengakui beban utilitas untuk bulan pemakaian pada akhir periode tersebut.

e. Sewa yang Belum Dibayar (Accrued Rent)

Accrued rent terjadi ketika perusahaan menggunakan aset sewa tetapi pembayaran dilakukan di akhir periode, sehingga beban sewa tetap diakui. Misalnya, jika sewa dibayar tanggal 10 untuk bulan sebelumnya, maka per 31 Desember dicatat sebagai beban dan utang sewa.

f. Pembelian Barang atau Jasa yang Sudah Diterima

Pembelian barang atau jasa yang sudah diterima harus tetap diakui sebagai biaya meskipun faktur belum diterima, sesuai prinsip akrual. Hal ini memastikan pencatatan kewajiban akurat dan mencerminkan total jenis-jenis biaya operasional secara tepat.

g. Beban Lain-lain (Overhead)

Beban overhead mencakup biaya seperti komisi, bonus, atau jasa profesional yang sudah terjadi tetapi belum dibayar. Oleh sebab itu, pencatatan akrual memastikan seluruh biaya tercatat akurat agar laporan keuangan tetap mencerminkan kondisi sebenarnya.

3. Cara Menghitung Accrued Expenses dalam Bisnis

Tim keuangan harus mengikuti panduan dimulai dari identifikasi biaya, hitung nominal, pencatatan jurnal penyesuaian, dan pembalikan jurnal. Berikut adalah langkah-langkah utama yang harus diikuti oleh tim akuntansi dalam mengelola beban akrual:

a. Identifikasi Biaya yang Belum Dibayar

Tim akan mengidentifikasi biaya yang telah terjadi tetapi belum dibayar dengan meninjau kontrak kerja, perjanjian pinjaman, tagihan utilitas dari periode sebelumnya, dan pesanan pembelian. Auditor internal harus proaktif dalam mencari potensi beban akrual.

b. Hitung Nominal Secara Proporsional

Langkah berikutnya adalah menghitung jumlah yang harus diakrualkan. Untuk biaya seperti bunga atau sewa, perhitungannya berdasarkan suku bunga dan biaya utilitas, perusahaan perlu membuat estimasi berdasarkan data historis atau informasi lain yang tersedia.

c. Catat dalam Jurnal Penyesuaian

Jumlah tersebut dicatat melalui jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi. Pencatatannya dilakukan dengan mendebit akun beban yang relevan seperti beban gaji dan mengkredit akun kewajiban akrual.

d. Pembalikan Jurnal (Reversing Entry)

Jurnal ini mendebit akun kewajiban akrual dan mengkredit akun beban. Tujuan adalah untuk menyederhanakan proses akuntansi pada periode baru, sehingga saat pembayaran, akuntan mencatat seluruh transaksi pembayaran dengan cara standar yaitu mendebit akun beban dan mengkredit kas.

Penelitian dari East Asian Journal of Multidisciplinary Research (EAJMR), menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan metode akrual dalam pencatatan akuntansi cendurung memiliki laporan keuangaan yang lebih akurat secara keseluruhan. Hal ini menunjukkan bahwa penting untuk memahami metode ini, salah satunya adalah accrued expense.

4. Contoh Perhitungan Accrued Expense

Perhitungan yang sering dilakukan adalah pencatatan gaji karyawan akhir bulan, pencatatan bunga pinjaman bank, dan beban listrik yang belum ditagih.Untuk memberikan pemahaman yang lebih konkret. Berikut adalah contoh skenario perhitungan accrued expense:

a. Contoh 1: Pencatatan Gaji Karyawan Akhir Bulan

PT ScaleOcean membayar gaji bulanan sebesar Rp300.000.000 setiap tanggal 5 bulan berikutnya dan tutup buku tanggal 31 Desember. Gaji bulan Desember akan dibayarkan pada 5 Januari, sehingga perusahaan harus mengakrualkan beban gaji bulan Desember.

Pada 31 Desember, tim membuat jurnal penyesuaian dengan mendebit akun Beban Gaji sebesar Rp300.000.000 dan mengkredit akun Utang Gaji sebesar Rp300.000.000. Biaya tenaga kerja Desember tercatat di laporan laba rugi Desember dan kewajiban kepada karyawan muncul di neraca per 31 Desember.

b. Contoh 2: Akrual Bunga Pinjaman Bank

PT ScaleOcean memiliki pinjaman bank sebesar Rp1.000.000.000 dengan suku bunga 12% per tahun. Pembayaran bunga dilakukan setiap tanggal 1 setiap kuartal (1 Januari, 1 April, 1 Juli, 1 Oktober). Perusahaan ingin menyusun laporan keuangan bulanan per 31 Januari.

Beban bunga bulanan dapat dihitung sebagai (Rp1.000.000.000 x 12%) / 12 bulan = Rp10.000.000. Pada tanggal 31 Januari, perusahaan mencatat jurnal penyesuaian dengan mendebit Beban Bunga sebesar Rp10.000.000 dan mengkredit Utang Bunga sebesar Rp10.000.000, serta proses ini akan diulangi pada akhir Februari dan Maret.

c. Contoh 3: Beban Listrik yang Belum Ditagih

Pada akhir bulan Maret, PT ScaleOcean belum menerima tagihan listrik. Rata-rata tagihan listrik bulanan adalah sekitar Rp25.000.000. Maka, untuk memastikan biaya operasional Maret tercatat dengan benar, perusahaan membuat estimasi akrual.

Tim mencatat jurnal penyesuaian pada 31 Maret dengan mendebit Beban Utilitas sebesar Rp25.000.000 dan mengkredit Utang Utilitas sebesar Rp25.000.000. Ketika tagihan asli datang pada bulan April, perusahaan akan menyesuaikan selisihnya.

Perhitungan yang melibatkan nominal besar, sering kali berpotensi mengalami human error dalam pencatatannya, sehingga laporan keuangan tidak akurat. Oleh sebab itu, implementasi software Akuntansi ScaleOcean dapat menjadi solusi dan memastikan kepatuhan standar PSAK di Indonesia.

Fitur otomatisasi jurnal penyesuaian, visibilitas arus kas real-time, dan integrasi AI ERP untuk prediksi dan deteksi anomali biaya, software ini membantu menjaga akurasi laporan keuangan. Anda dapat mengajukan demo gratis dengan tim ahli ScaleOcean untuk melihat bagaimana software akuntansi membantu proses bisnis Anda.

5. Perbedaan Accrued Expense dan Account Payable

Perbedaan antara keduanya dapat dilihat dari sisi faktur, pemicu pencatatan, karaketristik, contoh umum, dan kepastian nominal. Berikut adalah perbedaan-perbedaan utama accrued expense dan account payable yang harus bisnis pahami:

a. Faktur

Account payable dicatat ketika perusahaan menerima faktur barang atau jasa yang telah diterima. Faktur ini berfungsi sebagai dokumen formal yang mengonfirmasi jumlah utang dan tanggal jatuh tempo.

Accrued expense dicatat sebelum faktur diterima atau tidak ada faktur. Oleh karena itu, perusahaan mencatat berdasar pada pengakuan bahwa biaya telah terjadi seiring berjalannya waktu. Maka, fokus utama account payable adalah faktur, sementara accrued expense adalah terjadinya biaya itu sendiri.

b. Pemicu Pencatatan

Selanjutnya, account payable dicatat melalui proses rutin pengolahan faktur dari vendor. Transaksi ini biasanya langsung masuk ke dalam buku besar pembantu utang usaha dan terkait langsung dengan siklus pengadaan (procurement).

Di samping itu, accrued expense dicatat melalui jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi. Akuntansi mengidentifikasi dan mengestimasi biaya yang belum tercatat untuk menjamin kepatuhan terhadap prinsip akrual.

c. Karakteristik/Sifat

Account payable cenderung bersifat lebih pasti dan transaksional karena setiap entri mewakili pembelian spesifik dari vendor tertentu dengan jumlah dan tanggal jatuh tempo yang jelas. Sifatnya adalah kewajiban yang telah terkonfirmasi dan didokumentasikan secara formal.

Sementara itu, accrued expense bersifat estimasi dan berkelanjutan, serta jumlahnya pada akhir periode sering kali merupakan hasil perhitungan. Sifatnya adalah pengakuan atas kewajiban yang sedang berjalan yang belum diresmikan melalui tagihan.

d. Contoh Umum

Contoh account payable adalah utang kepada pemasok bahan baku, utang untuk pembelian inventaris, atau tagihan untuk jasa pemasaran yang telah diterima. Transaksi ini biasanya didahului oleh pesanan pembelian dan diakhiri dengan faktur.

Sedangkan, accrued expense meliputi gaji yang belum dibayar, bunga terutang, estimasi tagihan utilitas, dan pajak yang belum disetor. Ini adalah biaya yang timbul seiring waktu atau penggunaan sumber daya secara terus-menerus.

e. Kepastian Nominal

Jumlah yang tercatat dalam account payable adalah nominal yang pasti dan sesuai dengan yang tertera pada faktur. Tidak ada ruang untuk ambiguitas mengenai jumlah kewajiban tersebut.

Dalam accrued expense, jumlah merupakan estimasi terbaik yang bisa dibuat pada saat itu. Nominal pastinya baru akan diketahui ketika tagihan akhir tersedia di periode berikutnya. Oleh karena itu, accrued expense memiliki tingkat ketidakpastian nominal.

6. Cara Mengelola Accrued Expense untuk Efisiensi Arus Kas

Pengelolaan accrued expense berfokus pada pembuatan jadwal, pembukaan rekening terpisah, pencatatan semua kewajiban accrued expense, pemeriksaan tagihan, dan perencanaan keuangan. Berikut adalah beberapa strategi praktis untuk mengelola accrued expense:

a. Buat Jadwal Pengaturan Accrued Expense Secara Teratur

Jadwal yang teratur ini memastikan bahwa kewajiban tidak menumpuk tanpa disadari, sehingga laporan keuangan bulanan selalu mencerminkan kondisi terkini.

Manajemen akan memiliki visibilitas penuh yang jelas tentang pengeluaran kas yang akan datang. Maka dari itu, tim keuangan dapat mengatur rencana keuangan yang lebih baik dan alokasi dana yang tepat waktu.

b. Buat Rekening Terpisah untuk Kewajiban Accrued Expense

Perusahaan dapat menyisihkan dana secara fisik untuk membayar kewajiban akrual yang signifikan, seperti gaji atau pajak dengan membuat rekening bank terpisah. Tim akan mentransfer sejumlah uang yang setara dengan estimasi kewajiban akrual secara berkala. 

Dengan begitu, metode ini mencegah penggunaan dana yang seharusnya dialokasikan untuk kewajiban penting untuk keperluan operasional lain. Perusahaan menciptakan disiplin keuangan dan mengurangi risiko gagal bayar.  

c. Catat Semua Kewajiban Accrued Expense Secara Detail

Setiap entri accrued expense harus dicatat secara lengkap, termasuk periode, dasar perhitungan, dan perkiraan tanggal pembayaran, sehingga mempermudah proses verifikasi dan audit di kemudian hari.

Selain itu, informasi ini sangat berharga untuk meningkatkan akurasi estimasi di masa depan. Pencatatan yang rapi dan sistematis menyederhanakan proses pembuatan jurnal pembalik dan rekonsiliasi saat pembayaran aktual dilakukan.

d. Periksa Tagihan dan Analisis Laporan Keuangan Secara Berkala

Ketika faktur aktual tiba, tim membandingkannya dengan jumlah yang telah diakrualkan. Setiap selisih harus dianalisis untuk memahami penyebabnya dan memperbaiki proses estimasi ke depan, karena hal ini akan mempengaruhi analisis rasio keuangan secara keseluruhan.

Kemudian, manajemen menganalisis tren accrued expense dalam laporan keuangan, sehingga peningkatan yang tidak wajar dapat dapat diketahui. Oleh sebab itu, perusahaan dapat mengendalikan biaya dengan lebih baik.

e. Perencanaan Keuangan dan Kontrol Anggaran yang Baik

Pengelolaan accrued expense harus diintegrasikan ke dalam proses perencanaan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Dikarenakan informasi ini sangat penting untuk menyusun anggaran yang realistis dan dapat dicapai.

Perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan dana, sehingga memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih cerdas pendanaan. Kontrol anggaran yang efektif dimulai dari pemahaman yang komprehensif tentang semua jenis biaya, termasuk yang masih bersifat akrual.

7. Kesimpulan

Accrued expense adalah biaya yang telah terjadi tetapi belum dibayar dan tetap harus dicatat sesuai prinsip akrual. Penerapan yang tepat membantu menghasilkan laporan keuangan yang akurat, transparan, dan mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Untuk mempermudah pencatatannya, solusi modern seperti software Akuntansi ScaleOcean dapat mendukung otomatisasi pencatatan secara akurat dan real-time. Jika Anda tertarik untuk merasakan langsung manfaatnya, Anda dapat mengajukan jadwal demo gratis bersama tim expert kami.