Apa itu Par Level Inventory, Rumus, dan Cara Hitungnya?

Terkadang perusahaan menghadapi penumpukan stok berlebih di gudang, sehingga biaya penyimpanan meningkat. Hal ini biasanya terjadi saat par level tidak dihitung dengan baik, sehingga modal kerja perusahaan tidak dialokasikan dengan tepat dan arus kas terhambat karena anggaran tertimbun dalam bentuk stok yang tidak berputar.

Kondisi ini disebut overstocking yang berbahaya bagi kesehatan finansial bisnis karena mengurangi fleksibilitas dana untuk investasi atau ekspansi lainnya. Oleh karena itu, tim manajemen harus menetapkan par level yang ketat, sehingga pembelian dilakukan pada saat perusahaan memang membutuhkannya.

Secara lebih lanjut, modal perusahaan akan tetap stabil karena modalnya hanya terpakai untuk stok yang benar-benar berputar. Artikel ini akan mengulas sistem par level, cara kerja, tahapan menghitung dan contohnya, perbedaan single-level dan double-level, serta cara mengelolanya yang tepat.

1. Apa Itu Par Level Inventory?

Par level inventory adalah standar jumlah stok minimum yang wajib tersedia setiap saat untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terjadi penumpukan barang. Sistem ini bekerja secara otomatis untuk mendorong pengadaan kembali saat inventaris menyusut, sehingga efisiensi modal tetap terjaga dan mencegah kekurangan.

Selain itu, par level berfungsi untuk mencegah kelebihan atau kekurangan stok yang mengakibatkan kenaikan biaya dan kehilangan peluang penjualan. Dalam proses pengelolaannya, perusahaan harus memperbaruinya secara berkala dengan memperhatikan data penjualan, tren, dan musim.

Metode ini sering digunakan dalam industri hotel, restoran, dan gudang persediaan inventaris perusahaan. Seiring berjalannya waktu, keuntungan utama dari penerapan par level adalah peningkatan efisiensi proses bisnis karena persediaan barang selalu ada ketika dibutuhkan.

Baca juga: Apa itu EOQ beserta Rumus dan Cara Menghitungnya

2. Mengapa Perusahaan Enterprise Membutuhkan Sistem Par Level

Perusahaan enterprise membutuhkan sistem par level untuk mencegah kekurangan dan kelebihan persediaan, memudahkan proses operasional, memberikan kendali penuh atas persediaan barang, mengurangi limbah dan menghemat biaya penyimpanan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah alasan perusahaan enterprise membutuhkan sistem par level:

a. Mencegah Kekurangan (Stockouts) atau Kelebihan Persediaan (Overstock)

Sistem ini menjaga keseimbangan stok dengan mencegah stockout dan understock untuk menghindari risiko kehilangan penjualan akibat barang kosong. Selain itu, perusahaan dapat mengoptimalkan modal kerja karena tidak ada anggaran yang tertimbun dalam penumpukan barang yang tidak perlu.

b. Memudahkan Proses Operasional & Efisiensi Tim

Sistem menyederhanakan proses pemesanan ulang menjadi tugas rutin yang dapat diprediksi dan didelegasikan dengan mudah. Tim operasional tidak perlu lagi menebak-nebak kapan atau berapa banyak yang harus dipesan, karena sudah ada panduan yang jelas, sehingga mereka bisa lebih fokus pada tugas-tugas bernilai tambah lainnya.

c. Kendali Penuh & Transparansi Atas Persediaan Barang

Perusahaan akan memperoleh visibilitas penuh terhadap status setiap item dalam inventaris secara real-time, terutama jika didukung oleh perangkat lunak. Tim manajemen dapat dengan mudah memantau kesehatan inventaris, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan berbasis data yang lebih akurat.

d. Mengurangi Limbah (Waste) dan Menghemat Biaya Penyimpanan

Perusahaan dapat meminimalkan risiko produk kedaluwarsa melalui perputaran stok yang jauh lebih sehat dan teratur. Dampaknya, biaya asuransi dan biaya penyimpanan di gudang akan menurun signifikan seiring dengan optimalnya jumlah barang di penyimpanan.

e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Ketersediaan Produk

Tujuan utama dari manajemen inventaris yang baik adalah memastikan produk selalu tersedia saat pelanggan membutuhkannya. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menjaga konsistensi ketersediaan produk, sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan dan membangun reputasi merek yang tepercaya.

Sampai saat ini, masalah stockout masih sering dihadapi para pelaku bisnis, seperti yang disampaikan oleh laporan dari Gitnux tentang Inventory Management Statistics, sebanyak 45% bisnis mengalamai kekosongan stok saat peak season. Maka dari itu, strategi par level yang presisi menjadi jawaban untuk memastikan ketersediaan barang tetap aman di tengah lonjakan permintaan.

3. Bagaimana Cara Kerja Sistem Par Level?

Sistem par level bekerja dengan menetapkan batas PAR, memonitor stok, mengidentifikasi selisih, melakukan pemesanan kembali, dan mengevaluasi berkala. Berikut adalah rincian cara kerja sistem par level dalam manajemen inventaris:

a. Penetapan Batas PAR (Setting the Baseline)

Langkah awal adalah menentukan batas untuk setiap item berdasarkan analisis data historis penjualan, waktu tunggu pengiriman, dan safety stock. Angka ini menjadi patokan utama yang akan digunakan untuk rencana aktivitas pemesanan selanjutnya.

b. Monitoring Stok (Inventarisasi)

Perusahaan harus rutin memantau jumlah stock on hand di gudang agar akurasi data inventaris lebih terjamin secara aktual. Proses ini dapat berjalan otomatis melalui sistem manajemen agar ketersediaan barang terpantau secara konsisten dan akurat.

c. Identifikasi Selisih (The Trigger)

Pada tahap ini, tim membandingkan jumlah stok aktual dengan batas yang telah ditetapkan. Jika stok aktual berada di bawah batas tersebut, maka perusahaan perlu melakukan pemesanan kembali (replenishment) kepada pemasok, sehingga tetap bisa mememuhi kebutuhan pelanggan.

d. Pemesanan Kembali (Replenishment)

Tim akan memesan barang sesuai dengan jumlah yang didapatkan dari hasil perhitungan dengan mengurangkan stok aktual dari batas yang telah ditentukan. Tujuannya adalah untuk mengembalikan tingkat persediaan ke level optimal yang sudah ditetapkan sebelumnya.

e. Evaluasi Berkala (Adjustment)

Permintaan pasar yang terus berubah mendorong perusahaan untuk aktif memantau dan menyesuaikan batas sesuai dengan tren penjualan terbaru, perubahan musin, atau faktor eksternal lainnya. Oleh sebab itu, perusahaaan dapat menjaga relevansi dan efektivitas sistem secara berkelanjutan.

Saat ini, setiap cara kerja sistem par level tidak perlu dilakukan secara manual lagi. Namun, otomatisasi yang ditawarkan oleh Software Inventory ScaleOcean seperti fitur automated reorder point dan stock threshold memungkinkan sistem memberikan notifikasi dan membuat purchase requisition secara otomatis.

Selain itu, analisis prediktif berbasis AI membantu dalam menentukan angka par level paling optimal berdasarkan tren pasar, serta pemantauan multi-gudang secara real-time akan memudahkan transfer stok antar gudang. Oleh sebab itu, Anda dapat memanfaatkan ini untuk mengoptimalkan perputaran stok dan juga memulai demo gratis untuk merasakan langsung manfaatnya.

4. Langkah-langkah Menghitung Par Level Secara Akurat

Langkah-langkah menghitung par level terdiri dari periksa data historis, hitung waktu tunggu, pertimbangkan stok pengaman, hitung jumlah pengiriman persediaan baru, dan masukkan ke dalam rumus par level. Berikut adalah langkah-langkah sistematis untuk menghitung par level:

a. Periksa Data Historis (Rata-rata Penggunaan Harian)

Langkah pertama adalah menganalisis data penjualan atau penggunaan historis untuk menentukan rata-rata konsumsi harian suatu produk. Data ini memberikan gambaran dasar tentang seberapa cepat sebuah item bergerak dari inventaris.

b. Hitung Waktu Tunggu (Lead Time) Pengiriman

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan sejak pesanan dilakukan hingga barang diterima di gudang. Tim harus menghitung lead time dalam satuan hari dan mempertimbangkan potensi keterlambatan untuk mendapatkan angka yang realistis.

c. Pertimbangkan Stok Pengaman (Safety Stock) untuk Kondisi Darurat

Safety stock adalah persediaan tambahan yang disimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan tak terduga atau keterlambatan pengiriman. Stok pengaman dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kekurangan stok dalam situasi darurat.

d. Hitung Jumlah Pengiriman Persediaan Baru

Selanjutnya, tentukan frekuensi pengiriman yang diinginkan atau yang ditawarkan oleh pemasok, seperti pengiriman setiap minggu, dua minggu, atau setiap bulan. Faktor ini mempengaruhi seberapa banyak stok yang perlu disimpan di antara siklus pengiriman.

e. Masukkan ke dalam Rumus Par Level

Setelah semua komponen terkumpul, masukkan ke dalam rumus dasarnya. Hasil dari perhitungan ini adalah jumlah minimum persediaan yang harus selalu ada di gudang penyimpanan.

Berikut adalah komponen utama rumus tersebut:

• Rata-rata Penggunaan Harian: Jumlah unit produk yang dikonsumsi atau terjual setiap harinya berdasarkan data historis.
• Waktu Pengiriman/Lead Time: Durasi waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk mengirimkan barang, mulai dari pemesanan hingga sampai di gudang.
• Safety Stock: Jumlah stok cadangan yang disimpan untuk mengantisipasi ketidakpastian pengiriman atau lonjakan permintaan.

5. Contoh Perhitungan Periodic Automatic Replacement

Contoh perhitungan periodic automatic replacement pada skala enterprise menuntut ketelitian tinggi karena volume transaksi yang besar dan rantai pasok yang kompleks. Sebagai contoh, terdapat perusahaan manufaktur gadget, mereka ingin menentukan par level untuk stok komponen baterai produknya.

Proses ini dimulai dengan mengumpulkan data operasional yang relevan, sehingga akan menjadi dasar untuk setiap variabel yang akan dimasukkan ke dalam rumus. Akurasi data awal sangat menentukan keandalan hasil akhir perhitungan.

Berikut adalah data operasional komponen baterai:

• Rata-rata Penggunaan Harian: Berdasarkan data lini produksi, pabrik menghabiskan 500 unit baterai per hari untuk merakit perangkat.
• Waktu Tunggu (Lead Time): Dibutuhkan waktu 10 hari hingga barang sampai di lini perakitan karena komponen ini diimpor dan harus melewati proses kepabeanan.
• Stok Pengaman (Safety Stock): Perusahaan menetapkan cadangan untuk 5 hari guna memitigasi risiko keterlambatan logistik global, yaitu 2.500 unit (500 x 5).

Dengan data di atas, maka perusahaan dapat menghitung par level menggunakan rumus tersebut. Berikut adalah perhitungan par level untuk perusahaan manufaktur gadget:

Hasilnya, par level untuk komponen baterai adalah 7.500 unit. Setiap kali staf memeriksa stok dan menemukan jumlahnya di bawah 7.500 unit, maka mereka harus melakukan pemesanan untuk mengembalikannya ke level tersebut.

6. Strategi Single-Level vs. Double-Level PAR Inventory

Terdapat dua strategi dalam sistem PAR, yaitu single-level PAR system dan double-level (Two-Bin) PAR system. Berikut adalah penjelasan strategi single-level dan double-level PAR inventory yang dapat dipertimbangkan oleh bisnis:

a. Single-Level PAR System

Sistem single-level adalah pendekatan yang digunakan dengan menentukan setiap item memiliki satu par level yang telah ditentukan. Pemesanan dilakukan setiap kali stok aktual berada di bawah level tersebut untuk mengembalikannya ke jumlah optimal.

• Cara kerja: Memantau satu titik kritis secara ketat untuk memicu pemesanan ulang saat stok mencapai batas minimum yang sudah ditentukan.
• Cocok untuk: Bisnis dengan volume barang yang stabil serta memiliki jadwal pengiriman rutin agar pengelolaan inventaris tetap efisien.
• Tantangan: Rentan terhadap lonjakan permintaan mendadak karena tidak memiliki cadangan tambahan yang cukup untuk melindungi ketersediaan produk.

b. Double-Level (Two-Bin) PAR System

Sistem double-level atau sistem dua wadah (two-bin system) berfokus pada reorder point (level pemesanan) dan par level (level maksimal). Pemesanan baru dipicu ketika stok mencapai reorder point, dan jumlah yang dipesan adalah selisih untuk mencapai par level, sehingga memberikan lapisan keamanan tambahan.

• Cara kerja: Menghabiskan stok dari wadah pertama hingga habis, lalu segera memesan kembali sambil mulai menggunakan persediaan dari wadah kedua.
• Cocok untuk: Perusahaan yang mengelola komponen kecil namun bernilai tinggi atau barang dengan frekuensi pemakaian yang sangat cepat setiap harinya.
• Tantangan: Membutuhkan ruang penyimpanan fisik yang lebih luas serta disiplin tinggi dari staf dalam memindahkan status penggunaan barang.

Memilih antara keduanya bergantung pada skala operasional dan tingkat kerumitan stok yang bisnis kelola. Jika bisnis memiliki arus keluar-masuk barang yang stabil dengan tempat penyimpanan terbatas, maka sistem single-level adalah pilihan yang praktis dan efisien.

Namun, apabila bisnis mengelola barang kritis yang tidak boleh kosong sedikit pun, double-level bisa menjadi solusi yang tepat. Maka dari itu, bisnis Anda tetap menjamin pengamanan ekstra saat menunggu kiriman pemasok.

7. Bagaimana Cara Mengelola Par Level Inventory?

Cara mengelola par level antara lain tinjau dan sesuaikan par level secara berkala, gunakan software manajemen inventaris, selalu perhitungkan safety stock, dan berikan pelatihan pada tim terkait alur kerja sistem. Berikut adalah cara mengelola par level inventory:

a. Tinjau dan Sesuaikan Par Level Secara Berkala

Kondisi pasar, tren konsumen, dan kinerja pemasok dapat berubah, sehingga par level yang ditetapkan sejak lama mungkin tidak lagi optimal hari ini. Maka dari itu, perusahaan perlu menjadwalkan tinjauan rutin untuk menganalisis data penjualan terbaru dan menyesuaikan par level jika diperlukan.

b. Gunakan Software Manajemen Inventaris Terotomasi

Penerapan perangkat lunak manajemen inventaris mengotomatiskan pelacakan stok secara akurat, sehingga dapat menghindari kesalahan manual pada ribuan produk. Selanjutnya, teknologi ini menjaga average inventory tetap efisien sehingga tim dapat lebih fokus dalam menyusun analisis bisnis strategis.

c. Selalu Perhitungkan Safety Stock dalam Perhitungan

Stok pengaman adalah komponen penting yang melindungi bisnis dari ketidakpastian. Pastikan perhitungan safety stock juga ditinjau secara berkala untuk menyesuaikannya dengan perubahan volatilitas permintaan atau lead time pemasok.

d. Berikan Pelatihan pada Tim Terkait Alur Kerja Sistem

Dalam hal ini, pastikan semua staf yang terlibat, dari tim gudang hingga manajer pembelian, memahami cara kerja sistem par level, peran mereka. Di samping itu, semua tim juga harus memahami pentingnya kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

8. Industri di Indonesia yang Menggunakan Sistem Par Level

Sistem par level banyak digunakan dalam berbagai industri seperti industri manufaktur dan pengolahan bahan baku, industri food & beverage, restoran, perhotelan, ritel, e-commerce, dan distribusi multi-cabang. Berikut adalah beberapa industri utama di Indonesia yang menggunaan sistem ini:

a. Industri Manufaktur & Pengolahan Bahan Baku

Di sektor manufaktur, kelancaran lini produksi bergantung pada ketersediaan komponen dan bahan baku yang konsisten. Oleh sebab itu, sistem ini digunakan untuk memastikan bahwa stok bahan mentah tidak pernah mencapai titik nol, sehingga mencegah penghentian produksi.

b. Industri Food & Beverage (F&B), Restoran dan Hospitality

Industri F&B dan perhotelan berurusan dengan bahan-bahan yang mudah rusak dan memiliki masa simpan pendek. Par level membantu mereka untuk mengelola persediaan bahan segar secara efisien, mengurangi pemborosan, dan memastikan konsistensi menu.

c. Retail, E-commerce, dan Distribusi Multi-Cabang

Bagi peritel dengan banyak cabang atau pemain e-commerce dengan beberapa gudang, sistem par level memungkinkan mereka untuk menstandarisasi tingkat inventaris di setiap titik. Maka, perusahaan dapat memastikan pengalaman pelanggan yang seragam dan mengoptimalkan distribusi.

9. Kesimpulan

Par level adalah sistem untuk menjaga keseimbangan stok demi menjamin ketersediaan barang tanpa risiko pemborosan biaya. Strategi ini secara aktif mendorong efisiensi operasional perusahaan melalui penetapan batas minimum ketersediaan barang yang sangat akurat, sehingga mencegah kelebihan dan kekurangan stok.

Tercapainya keseimbangan stok akan lebih optimal dengan solusi modern seperti Software Inventory ScaleOcean yang mengelola inventaris melalui fitur otomatisasi reordering, dynamic par level, dan sinkronisasi multi-gudang. Tertarik untuk mengatasi masalah stok kosong? Anda dapat mencoba demo gratis bersama tim ahli kami.