9 Box Matrix: Pengertian, Tantangan dan Manfaatnya

Perusahaan Anda mungkin kesulitan dalam memetakan potensi dan kinerja karyawan yang tepat untuk posisi strategis. Ketidakjelasan dalam perencanaan suksesi atau kekosongan posisi kunci dapat mengganggu operasional bisnis. Tanpa adanya alat objektif yang dapat menilai performa karyawan secara menyeluruh, keputusan terkait siapa yang akan mengisi posisi penting di perusahaan menjadi lebih sulit.

9 Box Matrix dapat membantu mengidentifikasi kekosongan posisi leadership, mengatasi dampak negatif, dan menyusun promosi yang lebih terarah. Dengan menggunakan 9 Box Matrix, Anda dapat memetakan talenta dengan lebih tepat berdasarkan kinerja dan potensi.

Melalui pendekatan yang terstruktur ini, perusahaan memiliki panduan yang jelas untuk menilai posisi setiap karyawan dalam peta pengembangan talenta. Artikel ini akan membahas cara penerapan 9 Box Matrix dalam talent management untuk mendukung pengembangan sumber daya manusia di perusahaan Anda.

Key Takeaways

• 9 Box Matrix adalah alat untuk menilai kinerja dan potensi karyawan, memetakan mereka ke dalam sembilan kategori berdasarkan dua dimensi: kinerja saat ini dan potensi masa depan.
• Tujuan utama 9 Box Matrix untuk menyelaraskan strategi pengembangan karyawan, menyederhanakan perencanaan suksesi, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya manusia.
• Manfaat utama 9 Box Matrix mencakup identifikasi talenta yang lebih akurat, peningkatan retensi karyawan berpotensi tinggi, dan pengambilan keputusan promosi yang lebih objektif.
• Implementasi 9 Box Matrix menghadapi beberapa tantangan, seperti subjektivitas penilai dan ketergantungan pada data yang akurat.
• Software Talent Management ScaleOcean menyediakan data terstruktur dan akurat untuk penerapan 9 Box Matrix, memastikan penilaian talenta yang objektif dan berbasis bukti nyata.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu 9 Box Matrix?

9 Box Matrix adalah alat manajemen bakat yang digunakan untuk menilai kinerja dan potensi karyawan. Alat ini memetakan karyawan ke dalam sembilan kategori berdasarkan dua dimensi utama kinerja saat ini (rendah, sedang, tinggi) dan potensi masa depan (rendah, sedang, tinggi). Dengan cara ini, organisasi dapat menilai secara objektif berbagai talenta yang dimiliki.

Alat ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan strategis terkait pengembangan karyawan, perencanaan suksesi, dan alokasi sumber daya. Dengan memvisualisasikan posisi karyawan dalam matrix ini, manajer dapat merencanakan langkah selanjutnya, mulai dari promosi hingga pengembangan kompetensi yang lebih tepat sasaran.

2. Tujuan Utama Penerapan Model 9 Box Matrix

Penerapan model 9 Box Matrix bertujuan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia sebagai aset paling berharga perusahaan. Dengan menggunakan kerangka kerja ini, pemimpin dapat beralih dari penilaian kinerja historis menuju pendekatan yang lebih proaktif, memfokuskan diri pada potensi masa depan talenta. Berikut penjelasan lebih rincinya:

a. Menentukan Strategi Pengembangan Karyawan yang Tepat Sasaran

Salah satu tujuan utama 9 Box Matrix adalah membedakan kebutuhan pengembangan setiap karyawan. Karyawan dengan “Kinerja Tinggi, Potensi Rendah” (workhorse) membutuhkan pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan yang berada di “Kinerja Rendah, Potensi Tinggi” (potential gem). Pendekatan ini memastikan pengembangan yang lebih efektif dan efisien.

Dengan memetakan karyawan, perusahaan dapat merancang program pengembangan yang lebih tepat sasaran. Seorang workhorse mungkin memerlukan pelatihan keterampilan lebih lanjut, sementara potential gem butuh coaching dan penugasan menantang. Ini menghindarkan perusahaan dari pendekatan umum yang sering tidak efektif.

b. Meningkatkan Efektivitas Perencanaan Suksesi

9 Box Matrix merupakan alat yang sangat efektif untuk perencanaan suksesi. Matriks ini membantu mengidentifikasi talenta terbaik yang siap mengisi posisi kepemimpinan di masa depan. Dengan melihat karyawan di kuadran “Kinerja Tinggi, Potensi Tinggi,” perusahaan dapat membangun pipeline kepemimpinan yang kuat dan berkelanjutan.

Proses ini memberikan gambaran tentang kedalaman talenta yang tersedia untuk peran-peran kritis. Jika ada kekosongan posisi, pengambil keputusan dapat dengan cepat merujuk pada matriks untuk menemukan kandidat internal yang tepat. Hal ini mempercepat pengisian posisi dan meningkatkan moral karyawan.

c. Mengoptimalkan Alokasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya seperti anggaran pelatihan, waktu manajer, dan kesempatan promosi terbatas, sehingga organisasi perlu mengalokasikannya dengan bijak. 9 Box Matrix membantu perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien, memfokuskan investasi pada karyawan dengan potensi dan kinerja tertinggi untuk mendapatkan ROI terbesar.

Sebagai contoh, karyawan di kotak “Bintang” (Stars) bisa diberikan akses ke program pengembangan eksekutif, bimbingan dari pimpinan senior, dan proyek strategis. Sementara itu, untuk karyawan di kotak kiri bawah, sumber daya dapat difokuskan pada perbaikan kinerja atau pencarian peran yang lebih sesuai.

d. Memudahkan Pengambilan Keputusan dalam Promosi dan Pelatihan

Matriks ini memberikan dasar objektif dan berbasis data untuk pengambilan keputusan penting seperti promosi, rotasi jabatan, dan program pelatihan. Selain itu, saat manajer dari berbagai departemen menggunakan 9 Box Matrix, mereka harus membenarkan setiap penilaiannya dengan bukti konkret.

Dengan demikian, potensi terjadinya bias dan favoritisme dapat ditekan secara signifikan, sehingga hasil evaluasi menjadi lebih adil dan kredibel. Di sisi lain, penggunaan kerangka kerja yang sama membantu memastikan diskusi mengenai talenta berlangsung lebih produktif dan konsisten di seluruh organisasi.

Oleh karena itu, keputusan untuk mempromosikan karyawan dari kotak “pemain inti” (core player) menjadi lebih mudah dipertanggungjawabkan, serta mampu menciptakan rasa keadilan yang memperkuat kepercayaan dan keterlibatan karyawan.

3. Manfaat Utama 9 Box Talent Management

Mengintegrasikan 9 Box Matrix ke dalam strategi manajemen talenta memberikan manfaat nyata di seluruh level organisasi. Alat ini menyederhanakan diskusi yang kompleks dan mengubahnya menjadi rencana aksi yang konkret. Berikut ini adalah penjelasan manfaat utamanya:

a. Identifikasi Talenta Terbaik dengan Lebih Akurat

Salah satu manfaat utama 9 Box Matrix adalah kemampuannya mengidentifikasi talenta terbaik secara holistik. Banyak perusahaan hanya fokus pada kinerja saat ini, yang dapat mengabaikan potensi jangka panjang seorang karyawan. Dengan mempertimbangkan kedua dimensi, kinerja dan potensi, matriks ini memberikan pandangan yang lebih seimbang.

Hal ini membedakan antara ‘High Performer‘ yang mungkin telah mencapai puncaknya dan ‘High Potential’ meskipun kinerjanya perlu diasah, memiliki kapasitas untuk tumbuh menjadi pemimpin masa depan. Akurasi ini penting untuk memastikan upaya pengembangan dan investasi difokuskan pada individu yang tepat, melengkapi proses talent acquisition dengan pengembangan talenta internal yang kuat.

b. Membantu Perencanaan Suksesi Jangka Panjang

Dengan visualisasi jelas dari pipeline talenta, 9 Box Matrix mendukung perencanaan suksesi yang lebih strategis dan proaktif. Pemimpin dapat dengan mudah mengidentifikasi surplus talenta dan kesenjangan kritis, memungkinkan mereka untuk bertindak sebelum posisi kunci kosong, mengurangi risiko gangguan operasional.

Perencanaan suksesi yang efektif bukan hanya mengisi kekosongan, tetapi juga mengembangkan pemimpin masa depan secara sengaja. Dengan mengidentifikasi karyawan berpotensi tinggi sejak dini, perusahaan dapat merancang jalur karier yang dipercepat, termasuk penugasan lintas fungsional dan bimbingan eksekutif untuk mempersiapkan mereka.

c. Meningkatkan Retensi Karyawan Berpotensi Tinggi

Karyawan berpotensi tinggi adalah aset yang sangat dicari dan rentan dibajak oleh kompetitor. Ketika karyawan merasa bahwa potensi mereka diakui dan perusahaan berinvestasi dalam perkembangan mereka, loyalitas dan keterlibatan meningkat. 9 Box Matrix memberi sinyal yang jelas bahwa mereka dihargai dan memiliki masa depan di perusahaan.

Program pengembangan yang terarah, peluang karier menantang, dan pengakuan yang sesuai adalah hasil langsung dari analisis 9 Box Matrix. Semua faktor ini menjadi pendorong utama dalam retensi karyawan. Dengan berinvestasi pada ‘Bintang’ dan ‘Potensi Permata’, perusahaan tidak hanya mengamankan pipeline kepemimpinan tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang menarik bagi talenta terbaik.

d. Efektivitas Pengambilan Keputusan Terkait Promosi dan Pengembangan

Implementasi 9 Box Matrix membawa objektivitas dan konsistensi yang lebih tinggi dalam pengambilan keputusan terkait talenta. Alat ini menyediakan “satu sumber kebenaran” yang dapat digunakan oleh semua manajer di seluruh organisasi, menstandarkan cara perusahaan berbicara tentang talenta dan mengurangi ambiguitas.

Ketika keputusan promosi didasarkan pada data yang jelas di matriks, prosesnya menjadi lebih transparan dan adil. Karyawan lebih cenderung menerima keputusan tersebut, meskipun tidak dipromosikan, karena mereka memahami kriteria yang digunakan. Ini menciptakan budaya meritokrasi di mana kemajuan bergantung pada kontribusi dan potensi.

Baca juga: Performance Appraisal: Definisi, Tujuan, dan Jenis Metodenya

4. Tantangan dan Kekurangan Penerapan 9 Box Matrix

Meskipun 9 box matrix adalah alat yang sangat berguna, ia tidak luput dari tantangan dan potensi kekurangan. Para pemimpin harus menyadari jebakan-jebakan ini agar dapat menggunakannya secara efektif dan adil. Berikut adalah tantangan dan kekurangan penerapannya:

a. Risiko Subjektivitas dalam Penilaian

Tantangan terbesar dari 9 Box Matrix adalah potensi bias dan subjektivitas dalam penilaian. Penilaian ‘potensi’ khususnya bisa sangat subjektif dan sulit diukur secara kuantitatif. Manajer dapat terpengaruh oleh ‘efek halo’ atau ‘efek tanduk’, yang mempengaruhi penilaian mereka terlepas dari kinerja atau potensi objektif.

Untuk mengatasi hal ini, penting untuk mengadakan sesi kalibrasi di mana manajer mendiskusikan dan mempertahankan penilaian mereka di depan rekan-rekan. Proses ini mendorong penggunaan data dan contoh konkret, bukan hanya perasaan. Selain itu, pelatihan untuk mengenali dan menghindari bias juga sangat krusial.

b. Kurangnya Data Akurat Jika Tidak Didukung Performance Review yang Baik

Efektivitas 9 Box Matrix sangat bergantung pada kualitas data yang dimasukkan. Jika proses performance review di perusahaan tidak terstruktur dengan baik atau hanya berdasarkan ingatan manajer, hasilnya bisa menyesatkan. Data yang tidak akurat atau tidak lengkap akan mengurangi nilai dari analisis dan pengambilan keputusan.

Untuk memastikan data yang valid, perusahaan harus memiliki sistem performance review yang terstruktur. Tanpa sistem yang tepat, data yang dihasilkan bisa sangat subjektif dan tidak mencerminkan kinerja atau potensi sesungguhnya. Software HR ScaleOcean menyediakan fondasi data yang penting untuk penerapan 9 Box Matrix.

Dengan menyediakan data yang terstruktur dan akurat untuk kedua sumbu kinerja dan potens software ini memastikan bahwa penilaian berdasarkan 9 Box Matrix didorong oleh bukti nyata. Untuk merasakan manfaatnya, Anda bisa mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana software ScaleOcean dapat mengoptimalkan manajemen talenta di perusahaan Anda.

c. Kesulitan dalam Implementasi dan Kalibrasi Tim

Menerapkan 9 Box Matrix untuk pertama kalinya bisa menjadi proses yang rumit dan memakan waktu. Perusahaan perlu mendefinisikan dengan jelas apa arti ‘kinerja rendah, sedang, tinggi’ dan ‘potensi rendah, sedang, tinggi’ dalam konteks organisasi mereka. Menyelaraskan pemahaman ini di antara semua pemimpin membutuhkan komunikasi dan pelatihan yang ekstensif.

Sesi kalibrasi yang diperlukan juga bisa sulit difasilitasi. Diskusi dapat menjadi panas dan memakan waktu lama tanpa fasilitator yang kuat dan aturan dasar yang jelas. Tanpa komitmen dari pimpinan puncak dan alokasi waktu yang cukup, proses implementasi bisa gagal mencapai tujuannya.

d. Kesalahpahaman Umum dalam Penilaian

Salah satu risiko terbesar dari penerapan 9 Box Matrix adalah bagaimana hasilnya dikomunikasikan dan dipersepsikan oleh karyawan. Jika tidak ditangani dengan hati-hati, penempatan di kotak tertentu bisa terasa seperti label permanen. Karyawan yang ditempatkan di kuadran kiri bawah bisa merasa putus asa, padahal tujuan penempatan tersebut adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan akan dukungan.

Selain itu, menurut Forbes, matriks ini dikritik karena kekakuannya yang menyebabkan kesalahpahaman. Matriks 9 Box sering terikat pada deskripsi pekerjaan yang statis, membuatnya sulit untuk menilai potensi karyawan dalam peran baru atau yang diperkuat oleh AI di lingkungan kerja yang agile dan terus berubah. Kekakuan ini dapat memperburuk perasaan “dilabeli” karena pergerakan dan perkembangan dianggap lambat.

Penting untuk mengkomunikasikan bahwa 9 Box Matrix adalah potret sesaat (snapshot in time) dan bukan vonis seumur hidup. Perusahaan harus menekankan bahwa pergerakan antar kotak adalah hal yang mungkin dan diharapkan. Fokus utama harus pada pengembangan dan pertumbuhan, bukan pada pelabelan karyawan secara kaku.

5. Dua Sumbu (Axes) Penilaian 9 Box Matrix

Kekuatan dari 9 box matrix terletak pada kesederhanaannya yang didasarkan pada dua dimensi penilaian yang fundamental. Memahami definisi dan nuansa dari setiap sumbu adalah langkah pertama untuk memastikan alat ini digunakan secara akurat dan konsisten di seluruh organisasi. Berikut ini penjelasan terperincinya:

a. Sumbu X: Performa Saat Ini (Current Performance)

Sumbu X, atau sumbu horizontal, mengukur kinerja karyawan dalam peran mereka saat ini. Penilaian ini berfokus pada apa yang telah dicapai oleh karyawan dan seberapa baik mereka memenuhi atau melampaui tujuan serta tanggung jawab pekerjaan. Dimensi ini lebih konkret dan lebih mudah diukur dibandingkan dengan potensi.

Data untuk sumbu ini biasanya berasal dari sistem manajemen kinerja formal. Ini bisa mencakup pencapaian target penjualan, penyelesaian proyek tepat waktu, penilaian kualitas kerja, dan pencapaian KPI karyawan yang telah ditetapkan. Penting untuk mendefinisikan kriteria kinerja ini dengan jelas, objektif, dan mengkomunikasikannya kepada karyawan jauh-jauh hari.

b. Sumbu Y: Potensi Masa Depan (Future Potential)

Sumbu Y, atau sumbu vertikal, berfungsi untuk mengukur kapasitas serta keinginan karyawan dalam tumbuh dan mengambil tanggung jawab yang lebih besar di masa depan. Selain itu, penilaian ini juga menyoroti bagaimana karyawan mencapai hasil sekaligus menunjukkan kemampuannya untuk berkembang dalam peran yang lebih kompleks.

Dengan kata lain, sumbu ini berfokus pada potensi jangka panjang yang dapat dikembangkan melalui pengalaman dan pembelajaran berkelanjutan. Lebih lanjut, potensi mencakup kemampuan memperluas pengaruh, menguasai keahlian baru, maupun menjadi ahli di bidang tertentu.

Oleh karena itu, indikator potensi sering kali mencakup kelincahan belajar, kemampuan berpikir strategis, adaptabilitas, dan kompetensi kepemimpinan. Untuk itu, mengukur potensi membutuhkan pengamatan yang cermat, evaluasi yang objektif, serta diskusi mendalam antarpenilai agar hasilnya akurat dan adil.

6. Cara Menentukan Tolak Ukur dan Kriteria Penilaian

Akurasi dan keadilan dari 9 box matrix sangat bergantung pada tolak ukur dan kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja dan potensi. Tanpa definisi yang jelas dan disepakati bersama, prosesnya akan menjadi tidak konsisten dan subjektif. Berikut ini adalah cara untuk menentukannya:

a. Meninjau Kinerja Melalui Performance Review/Appraisal)

Untuk menilai kinerja (Sumbu X), perusahaan perlu memiliki proses performance review yang terstruktur. Kriteria penilaian harus didasarkan pada tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) yang relevan dengan peran karyawan dan tujuan tim. Data kuantitatif seperti angka penjualan atau metrik produktivitas harus digunakan untuk memastikan objektivitas.

Selain data kuantitatif, feedback kualitatif dari manajer, rekan kerja, dan bawahan (360-degree feedback) memberikan gambaran yang lebih lengkap. Penilaian harus mencakup ‘apa’ yang dicapai dan ‘bagaimana’ cara mencapainya dengan mempertimbangkan keselarasan dengan nilai-nilai perusahaan. Proses ini harus dilakukan secara rutin untuk mendapatkan gambaran yang akurat.

b. Menentukan Potensi Pengembangan Karyawan

Menilai potensi (Sumbu Y) lebih menantang karena perusahaan perlu mendefinisikan kompetensi dan perilaku yang menandakan potensi tinggi sesuai dengan budaya dan strategi mereka. Indikator potensi, seperti ‘kelincahan belajar’, ‘kemampuan memecahkan masalah kompleks’, atau ‘ketahanan dalam menghadapi tekanan’, harus didefinisikan secara jelas.

Manajer dapat menilai potensi melalui observasi langsung dalam berbagai situasi, seperti menangani proyek menantang atau interaksi lintas tim. Selain itu, tes psikometri, penilaian kompetensi, dan wawancara perilaku dapat digunakan untuk mendapatkan wawasan yang lebih objektif. Diskusi dengan karyawan tentang aspirasi karier juga memberikan informasi berharga.

7. Klasifikasi dan Interpretasi 9 Kategori Karyawan (The 9 Boxes)

Setelah karyawan dipetakan ke dalam matriks, setiap kotak mewakili profil talenta yang berbeda dan memerlukan strategi tindak lanjut yang spesifik. Memahami arti di balik setiap kotak adalah kunci untuk mengubah data visual menjadi tindakan manajemen talenta yang efektif. Berikut adalah interpretasi umum untuk setiap kategori:

a. Kategori Performa Rendah

Untuk menganalisis karyawan dengan kinerja di bawah ekspektasi, penting untuk memetakan mereka ke dalam kategori yang sesuai. Setiap kategori membutuhkan pendekatan yang berbeda berdasarkan potensi dan kinerja mereka.

• Kategori 1 Under Performer / Talent Risk / Bad Hire (Performa Rendah, Potensi Rendah): Karyawan ini tidak memenuhi standar kinerja dan tidak menunjukkan potensi untuk berkembang. Rencana perbaikan kinerja (PIP) atau pertimbangan untuk peran lain mungkin diperlukan, dengan keputusan sulit jika tidak ada perbaikan.
• Kategori 2 Dilemma / Inconsistent Player (Performa Rendah, Potensi Menengah): Karyawan ini memenuhi standar minimum, tetapi dengan potensi terbatas untuk berkembang. Fokus harus pada mempertahankan kinerja mereka dan memberikan ekspektasi yang jelas tanpa banyak investasi pengembangan.
• Kategori 3 Enigma / Rough Diamond (Performa Rendah, Potensi Tinggi): Karyawan ini memiliki potensi yang besar tetapi belum menunjukkan kinerja yang sesuai. Diperlukan dukungan dan pelatihan untuk membuka potensi mereka, dengan fokus pada pengembangan dan tantangan yang lebih besar.

Pendekatan yang tepat pada setiap kategori ini memastikan bahwa setiap karyawan diberikan kesempatan terbaik untuk berkembang sesuai dengan potensi mereka. Hal ini juga membantu perusahaan mengelola talenta dengan lebih efektif dan mengurangi risiko dalam pengelolaan SDM.

b. Kategori Performa Menengah

Bagian tengah matriks ini diisi oleh mayoritas karyawan dalam organisasi. Mereka adalah karyawan yang konsisten dan berperan sebagai tulang punggung perusahaan, dengan tujuan untuk mengembangkan mereka agar dapat bergerak ke kanan atau ke atas dalam matriks.

• Kategori 4 Effective / Solid Professional / Workhorse (Performa Menengah, Potensi Rendah): Karyawan ini menunjukkan potensi tetapi kinerjanya tidak konsisten. Penting untuk melakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya apakah keterampilan, motivasi, atau ketidakcocokan peran dan memberikan coaching yang tepat.
• Kategori 5 Core Employees / Key Player (Performa Menengah, Potensi Menengah): Karyawan ini adalah sumber daya yang solid dan dapat diandalkan. Fokus harus pada memberikan peluang pengembangan agar mereka dapat meningkatkan kinerja dan potensi mereka, serta memastikan mereka tetap terlibat dan termotivasi.
• Kategori 6 Growth Employees / Future Star (Performa Menengah, Potensi Tinggi): Karyawan ini memberikan hasil yang baik, tetapi masih membutuhkan pengembangan lebih lanjut untuk memaksimalkan potensi mereka. Tantangan baru dan peluang pengembangan diperlukan untuk mendorong mereka menuju posisi yang lebih tinggi.

Dengan strategi yang tepat, karyawan di bagian tengah matriks ini dapat berkembang lebih jauh dan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Fokus pada pengembangan individu akan memastikan kontribusi mereka tetap optimal bagi organisasi.

c. Kategori Performa Tinggi

Kuadran kanan atas adalah tempat para talenta terbaik perusahaan berada. Kelompok ini merupakan prioritas utama untuk investasi, pengembangan, dan retensi, dengan strategi utama berupa akselerasi dan retensi.

• Kategori 7 Trusted Professionals / High Professional / Dysfunctional Genius (Performa Tinggi, Potensi Rendah): Individu ini memiliki potensi besar, namun kinerjanya saat ini buruk, seringkali karena ketidakcocokan atau baru di peran tersebut. Coaching intensif dan dukungan diperlukan untuk meningkatkan kinerja mereka secara signifikan.
• Kategori 8 High Impact Performers / Current Star (Performa Tinggi, Potensi Menengah): Karyawan ini menunjukkan potensi kepemimpinan yang kuat dan kinerja yang solid. Memberikan proyek menantang, paparan kepada pimpinan senior, dan program pengembangan yang dipercepat akan mempersiapkan mereka untuk langkah berikutnya.
• Kategori 9 Future Leaders / Consistent Star (Performa Tinggi, Potensi Tinggi): Ini adalah talenta terbaik yang siap untuk peran yang lebih besar. Fokus utama adalah retensi, memberikan penghargaan yang signifikan, dan memastikan mereka masuk dalam rencana suksesi untuk posisi kritis di perusahaan.

Dengan strategi yang tepat, kelompok ini dapat diberikan jalur karier yang jelas dan peluang pengembangan lebih lanjut. Hal ini akan memastikan talenta terbaik tetap berkembang dan memberikan kontribusi maksimal bagi perusahaan.

8. Cara Membuat Data 9 Box

Membuat 9 box talent matrix yang andal melibatkan lebih dari sekadar menggambar kotak dan menempatkan nama. Proses ini memerlukan persiapan yang matang, kolaborasi, dan komitmen terhadap objektivitas. Berikut adalah penjelasan langkah-langkah yang terstruktur:

a. Tentukan Pihak yang Terlibat dalam Penilaian

Langkah pertama adalah menentukan siapa yang akan berpartisipasi dalam proses penilaian dan kalibrasi. Proses ini umumnya melibatkan manajer langsung, kepala departemen, dan perwakilan dari tim HR atau Talent Management. Keterlibatan berbagai pemangku kepentingan membantu memastikan penilaian yang lebih seimbang dan mengurangi bias individu.

Manajer langsung memberikan wawasan mendalam tentang kinerja dan perilaku sehari-hari karyawan. Kepala departemen memberikan perspektif yang lebih luas tentang kinerja tim dan kebutuhan organisasi. Sementara itu, HR berperan sebagai fasilitator netral, memastikan proses berjalan adil dan konsisten sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.

b. Samakan Persepsi (Kalibrasi) Antar Penilai

Langkah ini sangat krusial dalam keseluruhan proses. Sebelum penilaian individu dimulai, semua penilai harus berkumpul dalam sesi kalibrasi. Tujuan utama sesi ini adalah untuk membangun pemahaman yang sama tentang definisi kinerja dan potensi, serta standar yang digunakan untuk setiap tingkat (rendah, sedang, tinggi).

Fasilitator, biasanya dari HR, akan memandu diskusi untuk menyelaraskan ekspektasi. Manajer akan membahas contoh nyata untuk mengilustrasikan perbedaan antara ‘potensi sedang’ dan ‘potensi tinggi’. Tanpa kalibrasi, standar penilaian yang berbeda di setiap departemen dapat merusak integritas seluruh proses.

c. Melakukan Evaluasi Karyawan

Setelah kalibrasi, manajer memulai evaluasi untuk tim mereka masing-masing. Mereka akan menilai setiap anggota tim berdasarkan dua sumbu kinerja dan potensi menggunakan kriteria yang telah disepakati. Evaluasi ini harus didukung oleh data dan contoh konkret dari periode penilaian yang relevan.

Manajer harus menyiapkan justifikasi untuk setiap penempatan dan mengantisipasi pertanyaan yang mungkin muncul selama diskusi talenta. Proses ini mendorong manajer untuk berpikir kritis tentang setiap anggota tim mereka. Beberapa organisasi menggunakan perangkat lunak manajemen talenta untuk memfasilitasi proses ini, memungkinkan penilaian yang lebih sistematis dan terdokumentasi dengan baik.

d. Menyusun Matriks 9 Box

Langkah terakhir adalah memplot setiap karyawan ke dalam 9 Box Matrix. Proses ini biasanya dilakukan dalam pertemuan tinjauan talenta (talent review meeting) di mana manajer mempresentasikan penilaian mereka kepada rekan-rekan dan pimpinan senior. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk memvalidasi dan finalisasi penempatan.

Selama pertemuan, manajer lain dapat memberikan perspektif tambahan atau menantang penilaian yang ada, membantu mengurangi bias. Hasil akhirnya adalah matriks yang telah dikalibrasi dan disetujui bersama, memberikan gambaran komprehensif tentang lanskap talenta. Matriks ini menjadi dasar untuk perencanaan pengembangan dan suksesi di seluruh organisasi.

9. Langkah-langkah Menginterpretasikan Hasil 9 Box Matrix

Membuat 9 Box Matrix hanyalah setengah dari pekerjaan nilai sebenarnya terletak pada bagaimana organisasi menginterpretasikan hasilnya dan menerjemahkannya menjadi tindakan nyata. Setiap segmen dalam matriks memerlukan strategi tindak lanjut yang berbeda untuk memaksimalkan potensi talenta dan mengatasi tantangan kinerja. Berikut ini cara menginterpretasikannya:

a. Tindakan untuk Karyawan Berkinerja Rendah (Kotak 1, 2, 3)

Untuk karyawan di sisi kiri matriks, fokus utama adalah diagnosis dan tindakan yang jelas. Bagi mereka di Kotak 1 (Kinerja Rendah, Potensi Rendah), perlu dilakukan percakapan jujur tentang kesenjangan kinerja, dengan langkah-langkah seperti Rencana Perbaikan Kinerja (PIP) atau mutasi ke peran yang lebih sesuai. Jika tidak ada perbaikan, keputusan “up or out” harus dipertimbangkan.

Bagi karyawan di Kotak 3 (Kinerja Tinggi, Potensi Rendah), strateginya adalah retensi dan pengakuan. Mereka adalah para ahli yang berharga, jadi penting untuk memastikan mereka merasa dihargai melalui bonus, pengakuan, atau peluang menjadi mentor. Hindari mempromosikan mereka ke posisi manajemen yang tidak sesuai dengan keahlian atau minat mereka.

b. Kembangkan Talenta di Kategori Menengah (Kotak 4, 5, 6)

Karyawan di bagian tengah matriks merupakan mayoritas dan tulang punggung perusahaan. Untuk karyawan di Kotak 5 (Pemain Inti), fokus utama adalah menjaga keterlibatan dan pengembangan keterampilan. Program training and development yang terstruktur atau proyek menantang dapat membantu mereka meningkatkan kinerja atau potensi, serta memperkuat peran mereka sebagai core players.

Bagi karyawan di Kotak 6 (Performa Tinggi), fokusnya adalah mengidentifikasi kompetensi yang hilang dan membantu mereka berkembang lebih jauh. Berikan tugas yang memungkinkan mereka menunjukkan keterampilan kepemimpinan atau pemikiran strategis. Investasi dalam pengembangan kelompok ini sangat penting untuk memperluas pipeline talenta perusahaan.

c. Identifikasi dan Akselerasi Karyawan Berpotensi Tinggi (Kotak 7, 8, 9)

Karyawan di kuadran kanan atas adalah prioritas utama untuk perencanaan suksesi dan perhatian khusus dari pimpinan senior. Bagi mereka di Kotak 9 (Bintang), gunakan data untuk merencanakan suksesi, akselerasi, dan retensi. Libatkan mereka dalam proyek strategis, beri paparan kepada dewan direksi, dan pastikan kompensasi mereka sangat kompetitif.

Untuk karyawan di Kotak 8 (Bintang Masa Depan), berikan perhatian khusus melalui program pengembangan yang dipercepat dan bimbingan dari eksekutif senior. Mereka adalah calon pemimpin di masa depan, sehingga memberikan pengalaman yang tepat sangat penting. Investasi ini memastikan kesiapan mereka untuk mengambil peran kepemimpinan.

10. Kesimpulan

9 Box Matrix adalah kerangka kerja strategis dalam manajemen talenta yang memvisualisasikan kinerja dan potensi karyawan. Alat ini membantu pemimpin membuat keputusan lebih cerdas terkait pengembangan, promosi, dan suksesi. Meskipun ada tantangan seperti subjektivitas dan data yang harus akurat, manfaatnya tetap signifikan bagi organisasi.

Untuk memastikan data yang valid, perusahaan harus memiliki sistem performance review yang terstruktur. Tanpa sistem yang tepat, data yang dihasilkan bisa sangat subjektif dan tidak mencerminkan kinerja atau potensi sesungguhnya. Software HR ScaleOcean menyediakan fondasi data yang penting untuk penerapan 9 Box Matrix.

Dengan menyediakan data yang terstruktur dan akurat untuk kedua sumbu kinerja dan potensi, software ini memastikan bahwa penilaian berdasarkan 9 Box Matrix didorong oleh bukti nyata. Cobalah demo gratis untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan manajemen talenta di perusahaan Anda.