Apa Itu Delivery Window dan Perannya dalam Logistik

Di tengah persaingan industri logistik yang ketat, perusahaan dituntut untuk memenuhi ekspektasi pelanggan terkait kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman. Permintaan pengiriman yang lebih cepat meningkatkan tekanan bagi perusahaan untuk menyediakan layanan yang cepat dan dapat diandalkan. Dari sinilah penentuan delivery window jadi sangat penting.

Konsep delivery window adalah rentang waktu tertentu untuk pengiriman barang, memberi kepastian waktu kepada pelanggan dibandingkan estimasi umum. Hal ini memungkinkan pelanggan merencanakan aktivitas dengan lebih efisien, sementara perusahaan logistik dapat mengelola pengiriman logistik yang lebih efektif.

Artikel ini akan membahas delivery window, mulai dari pengertian hingga penerapannya dalam logistik modern. Kami akan mengulas manfaat, tantangan, dan bagaimana teknologi, dapat mengoptimalkannya untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan, membantu perusahaan memenuhi tuntutan pelanggan.

Key Takeaways

• Delivery window adalah rentang waktu spesifik yang ditetapkan untuk pengiriman barang, memberikan kepastian waktu kedatangan kepada pelanggan untuk merencanakan aktivitas mereka.
• Manfaat delivery window mencakup peningkatan kepuasan pelanggan, pengurangan pengiriman gagal, dan penghematan biaya operasional dengan perencanaan pengiriman yang lebih efisien.
• Cara kerja delivery window melibatkan pemilihan waktu pengiriman oleh pelanggan, optimasi rute oleh sistem logistik, dan pelaksanaan pengiriman sesuai jadwal yang telah ditentukan.
• Software logistik ScaleOcean mengoptimalkan proses pengiriman dengan fitur canggih, memastikan delivery window yang akurat dan meningkatkan profitabilitas bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Delivery Window?

Delivery window adalah rentang waktu yang ditentukan untuk pengiriman barang, memberikan kepastian waktu kedatangan yang lebih spesifik. Hal ini berbeda dengan estimasi pengiriman yang hanya memberikan perkiraan waktu, memungkinkan pelanggan merencanakan aktivitas dengan lebih efisien.

Dalam logistik, jendela pengiriman membantu perusahaan merencanakan pengiriman lebih efisien, mengurangi keterlambatan, dan mengoptimalkan operasional. Teknologi, terutama AI, digunakan untuk memperkirakan waktu pengiriman dan mengoptimalkan jendela pengiriman demi meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan jendela pengiriman, perusahaan dapat memberikan waktu pengiriman yang lebih tepat, memberi keunggulan kompetitif dibandingkan estimasi pengiriman yang tidak pasti. Teknologi canggih memungkinkan perencanaan waktu yang lebih presisi, meningkatkan pengalaman pelanggan dan efisiensi operasional.

Manfaat Utama Menyediakan Delivery Window yang Akurat

Menawarkan delivery window yang akurat adalah sebuah strategi bisnis yang cerdas dengan dampak positif yang luas. Manfaatnya tidak hanya dirasakan oleh pelanggan, tetapi juga secara signifikan meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan.

Dengan memberikan kepastian waktu, bisnis dapat membangun fondasi yang kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan di pasar yang kompetitif. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh perusahaan dengan menerapkan sistem delivery window yang andal dan presisi.

a. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Pelanggan

Menawarkan delivery window yang akurat secara langsung berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Ketika pelanggan tahu dengan pasti kapan barang mereka akan tiba, mereka dapat merencanakan hari mereka dengan lebih baik. Hal ini mengurangi rasa frustrasi yang sering terjadi saat menunggu pengiriman tanpa kepastian waktu, dan membuat pengalaman pelanggan lebih menyenangkan.

Pelanggan yang merasa dihargai dengan kepastian pengiriman lebih cenderung menjadi pelanggan setia dan berpotensi melakukan pembelian ulang. Kepercayaan adalah kunci dalam membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

Menepati janji waktu pengiriman yang tepat memperkuat reputasi perusahaan sebagai penyedia layanan yang dapat diandalkan dan profesional. Hal ini tidak hanya meningkatkan loyalitas pelanggan, tetapi juga memperkuat citra merek, yang pada gilirannya dapat menarik lebih banyak pelanggan baru melalui rekomendasi dari mulut ke mulut yang sangat efektif.

b. Mengurangi Tingkat Pengiriman Gagal

Pengiriman gagal adalah masalah besar dalam industri logistik, dengan biaya yang timbul dari pengiriman ulang, tenaga kerja tambahan, dan ketidaknyamanan pelanggan. Delivery window yang tepat dapat mengurangi kemungkinan terjadinya pengiriman gagal, karena pelanggan sudah mengetahui dengan jelas kapan barang mereka akan tiba.

Dengan memberi pelanggan waktu yang lebih spesifik, mereka lebih mungkin berada di rumah atau siap menerima barang saat pengiriman tiba, mengurangi kebutuhan akan pengiriman ulang. Selain mengurangi biaya tambahan, pengiriman yang tepat waktu juga meningkatkan efisiensi operasional.

Kurir dapat menyelesaikan lebih banyak pengiriman dalam satu hari tanpa harus kembali untuk percakapan atau penjadwalan ulang. Hal ini memungkinkan armada logistik untuk beroperasi dengan lebih efisien, mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi pemborosan waktu yang disebabkan oleh pengiriman yang gagal.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional Logistik dan Menghemat Biaya

Dengan delivery window yang terkelola dengan baik, perusahaan logistik dapat merencanakan rute pengiriman dengan lebih strategis. Sistem pengiriman yang efisien akan mengelompokkan pengiriman berdasarkan lokasi geografis dan waktu kedatangan, sehingga rute yang ditempuh menjadi lebih pendek dan padat.

Ini mengurangi konsumsi bahan bakar dan waktu tempuh, yang pada gilirannya menurunkan biaya operasional. Penerapan delivery window juga membantu dalam perencanaan jumlah kurir dan kendaraan yang dibutuhkan setiap hari.

Perusahaan bisa menghindari pemborosan akibat armada yang tidak terpakai atau pembayaran upah lembur yang tidak perlu. Dengan rencana pengiriman yang lebih terstruktur, seluruh alur operasional menjadi lebih efisien dan prediktabel, menciptakan siklus positif yang mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

d. Penanganan Barang yang Lebih Baik

Bagi produk yang sensitif terhadap waktu seperti makanan segar atau obat-obatan, delivery window yang tepat menjadi suatu keharusan. Produk-produk ini memiliki masa simpan yang terbatas, dan keterlambatan dalam pengirimannya dapat menyebabkan kerusakan pada kualitas barang, merugikan konsumen, dan berpotensi menurunkan reputasi perusahaan.

Dengan memastikan produk sampai pada waktu yang dijadwalkan, perusahaan dapat menjaga kualitas produk dan meminimalkan kerugian. Selain itu, delivery window yang andal memungkinkan pelanggan untuk mengelola ekspektasi mereka lebih baik, terutama untuk barang yang sangat dibutuhkan pada waktu tertentu.

Misalnya, produk makanan yang dipesan untuk acara makan malam memerlukan ketepatan waktu yang tinggi agar tetap segar dan dapat dinikmati. Memenuhi delivery window yang dijanjikan tidak hanya memastikan kualitas produk tetap terjaga, tetapi juga membangun kepercayaan pelanggan yang sangat penting untuk bisnis jangka panjang di sektor ini.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Delivery Window?

Di balik kemudahan memilih jadwal pengiriman yang nyaman bagi pelanggan, terdapat sebuah sistem yang kompleks dan terintegrasi yang bekerja tanpa henti. Sistem delivery window modern adalah perpaduan antara antarmuka yang ramah pengguna, algoritma optimasi yang canggih, dan eksekusi lapangan yang disiplin.

Proses ini dirancang untuk menyeimbangkan keinginan pelanggan akan fleksibilitas dengan kebutuhan perusahaan akan efisiensi operasional. Secara umum, alur kerja sistem delivery window dapat dipecah menjadi tiga tahap utama yang saling berhubungan, berikut ini adalah tahapannya.

a. Penetapan Waktu oleh Pelanggan saat Proses Pemesanan

Proses dimulai saat pelanggan memesan melalui aplikasi atau situs web dan memilih delivery window, rentang waktu pengiriman yang disesuaikan dengan preferensi pelanggan dan kapasitas pengiriman. Melansir dari Investopedia, pengelolaan last mile delivery adalah tahap paling kompleks dan mahal dalam logistik.

Dengan adanya fleksibilitas ini, pelanggan dapat memilih waktu yang paling sesuai dengan kegiatan mereka, seperti pagi atau sore hari. Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa slot waktu yang ditawarkan dapat dikelola secara efisien, mengingat faktor-faktor yang memengaruhi last mile delivery, yang merupakan bagian paling kompleks dalam pengiriman.

b. Optimasi Rute dan Penjadwalan oleh Sistem Logistik

Setelah pelanggan memilih delivery window, data pesanan diteruskan ke sistem logistik yang mengoptimalkan rute dengan mempertimbangkan faktor seperti lalu lintas, cuaca, dan kapasitas kendaraan. Tujuannya adalah meminimalkan waktu tempuh dan biaya bahan bakar, serta memastikan pengiriman tepat waktu sesuai jadwal.

Dengan mengelompokkan pesanan yang memiliki delivery window yang serupa, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengiriman. Hal ini juga membantu mengurangi pemborosan sumber daya, yang pada akhirnya menurunkan biaya operasional.

c. Pelaksanaan Pengiriman Sesuai Jadwal yang Telah Direncanakan

Pada tahap terakhir, kurir mengikuti rencana perjalanan yang ditetapkan sistem, dilengkapi perangkat seluler yang menampilkan rute, alamat, dan delivery window. Sistem memantau posisi kurir secara real-time dan memberikan pembaruan langsung kepada pelanggan melalui pelacakan langsung.

Komunikasi yang jelas dengan pelanggan menjadi kunci untuk memastikan mereka selalu mendapatkan informasi terkini tentang status pengiriman. Jika terjadi gangguan seperti kemacetan atau masalah kendaraan, sistem dapat segera memberi tahu pelanggan tentang perubahan jadwal.

Baca juga: Delivery Management System: Arti, Manfaat, dan Fitur Utama

Tantangan Utama dalam Menawarkan Delivery Window yang Akurat

Meskipun manfaatnya sangat besar, menyediakan delivery window yang konsisten akurat bukanlah tugas yang mudah. Perusahaan logistik dihadapkan pada serangkaian tantangan kompleks yang berasal dari faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan dan kebutuhan internal untuk menyeimbangkan biaya dengan kualitas layanan.

Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan perencanaan yang matang, teknologi yang andal, dan kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat. Berikut adalah dua kategori tantangan utama yang sering dihadapi dalam implementasi dan pengelolaan sistem delivery window.

a. Faktor Eksternal yang Memengaruhi Jadwal

Tantangan utama dalam pengelolaan jendela pengiriman adalah ketidakpastian faktor eksternal seperti lalu lintas padat, kecelakaan, atau perbaikan jalan yang dapat mengganggu jadwal. Meskipun ada pelacakan real-time, kemacetan mendadak tetap menjadi risiko yang harus dihadapi.

Cuaca ekstrem seperti hujan lebat atau salju dapat menghambat kecepatan pengiriman. Selain itu, lonjakan permintaan saat musim puncak atau promosi dapat menyebabkan penundaan di gudang dan kepadatan rute pengiriman. Menghadapi tantangan ini memerlukan perencanaan yang matang dan sistem logistik yang fleksibel.

b. Menyeimbangkan Tingkat Layanan Pelanggan vs Efisiensi Operasional

Tantangan lainnya adalah menyeimbangkan ekspektasi pelanggan dengan efisiensi operasional. Pelanggan sering menginginkan jendela pengiriman yang sempit, seperti pengiriman dalam satu jam, namun hal ini dapat meningkatkan biaya operasional karena memerlukan lebih banyak kendaraan dan rute yang kurang padat.

Sebaliknya, jendela pengiriman yang lebih lebar memberi fleksibilitas dalam mengoptimalkan rute, namun dapat menurunkan kepuasan pelanggan yang menginginkan kepastian. Forbes menjelaskan bahwa, menemukan keseimbangan antara keduanya adalah kunci untuk meningkatkan layanan tanpa mengorbankan efisiensi dan profitabilitas.

Menghadapi tantangan dalam menyediakan delivery window yang akurat memerlukan solusi yang tepat guna menjaga keseimbangan antara efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Software logistik ScaleOcean dilengkapi dengan kemampuan pelacakan real-time dan otomatisasi pengiriman untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut.

Selain itu, software ini juga dilengkapi dengan integrasi data e-commerce untuk membantu perusahaan menyesuaikan rute dan jadwal pengiriman secara dinamis. Dengan solusi ini, perusahaan dapat mengatasi hambatan eksternal dan memastikan pengiriman tepat waktu tanpa meningkatkan biaya operasional.

Cara Mendapatkan Delivery Window yang Lebih Akurat dengan Teknologi

Menghadapi berbagai tantangan dalam menyediakan delivery window yang akurat, adopsi teknologi menjadi langkah yang tidak terhindarkan bagi perusahaan logistik yang ingin tetap kompetitif. Teknologi tidak hanya membantu mengatasi ketidakpastian, tetapi juga membuka peluang baru untuk meningkatkan efisiensi dan memberikan pengalaman pelanggan yang superior.

Dengan perangkat yang tepat, janji pengiriman yang presisi dapat diwujudkan secara konsisten. Berikut adalah tiga pilar teknologi utama yang menjadi fondasi untuk sistem delivery window yang lebih akurat dan andal.

a. Menggunakan Software Optimasi Rute

Software route optimization dalam logistik untuk merencanakan rute pengiriman efisien dengan mempertimbangkan variabel seperti lalu lintas dan kapasitas kendaraan. Teknologi ini mengurangi waktu perjalanan dan biaya operasional, seperti bahan bakar.

Selain itu software ini dapat menyesuaikan dengan perubahan kondisi di lapangan, seperti kemacetan atau perbaikan jalan, dengan menghitung ulang rute secara otomatis. Teknologi ini meningkatkan efisiensi dan memastikan delivery window yang akurat, menjaga kepuasan pelanggan meskipun ada perubahan tak terduga.

b. Menerapkan Sistem Manajemen Slot Waktu 

Sistem manajemen slot waktu mengatur pengiriman dengan presisi dan efisiensi, memastikan waktu pengiriman yang tepat dan mengurangi risiko overbooking. Sistem ini mengelola kapasitas pengiriman secara real-time dan memperbarui ketersediaan slot otomatis setelah pelanggan memilih waktu pengiriman, mencegah kapasitas terlampaui.

Slot waktu meratakan beban kerja dengan menawarkan insentif untuk waktu tertentu, mengurangi tekanan pada pengemudi, dan meningkatkan efisiensi. Ini juga memperkuat pengalaman pelanggan dengan pengiriman yang lebih konsisten dan dapat diprediksi.

c. Memberikan Pelacakan Real-Time kepada Pelanggan

Pelacakan real-time memungkinkan pelanggan melihat lokasi kendaraan pengiriman secara langsung, memberikan kontrol dan kejelasan mengenai status pengiriman. Teknologi ini juga mengurangi pertanyaan pelanggan, meningkatkan efisiensi tim layanan pelanggan.

Pelacakan real-time memberikan visibilitas penuh terhadap kinerja armada, memungkinkan manajer memantau pergerakan kendaraan dan mengidentifikasi masalah lebih cepat. Fitur ini membantu perusahaan menjaga jendela pengiriman yang dijanjikan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap layanan pengiriman.

Kesimpulan

Menyediakan delivery window yang akurat merupakan tantangan bagi perusahaan logistik dalam menyeimbangkan efisiensi operasional dan ekspektasi pelanggan. Dengan pengelolaan yang tepat, teknologi seperti manajemen slot waktu dan pelacakan real-time dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi pengiriman gagal, dan mengoptimalkan operasional.

Untuk mengatasi tantangan delivery window, software logistik ScaleOcean menawarkan pelacakan real-time dan otomatisasi pengiriman, serta integrasi data e-commerce untuk menyesuaikan rute dan jadwal. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat menentukan delivery window yang akurat.