Dalam menjalankan suatu bisnis manufaktur, pemahaman mendalam tentang corrective action request (CAR) merupakan sebuah hal yang penting untuk memastikan hasil, serta proses produksi yang konsisten. Hal ini dikarenakan CAR merupakan suatu proses yang telah disusun untuk memastikan akar dari suatu permasalahan dan solusi-solusi yang dapat di implementasi untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Jika CAR, yang juga sering disebut sebagai corrective preventive action request tidak diterapkan saat menghadapi kendala, masalah tersebut tidak akan terselesaikan dan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan serta produsen. Baca artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang penerapan Corrective Action Request!
Tujuan CAR untuk meningkatkan kualitas produk, mengetahui kondisi mesin, membangun kepercayaan kontraktor, mengurangi risiko berulang, dan mengelola sumber daya lebih efisien.
CAR memiliki tingkatan urgensi, mulai dari masalah sederhana (Level 1) hingga masalah kritis yang dapat mempengaruhi seluruh bisnis (Level 4).
Software manufaktur Scaleocean yang dapat mempercepat proses CAR, dengan fitur seperti Quality Control, SCM, dan Smart MRP yang membantu mengelola dan mengatasi masalah produksi.
Corrective Action Request (CAR) adalah proses formal yang digunakan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memperbaiki ketidaksesuaian dalam produk, layanan, atau proses. CAR merupakan alat penting dalam sistem manajemen kualitas untuk memastikan kepatuhan dan menjaga standar yang tinggi.
Tujuan dari CAR untuk menemukan akar penyebab masalah dan menerapkan langkah-langkah korektif guna mencegah terulangnya masalah tersebut. Proses ini mendukung perbaikan berkelanjutan, membantu organisasi meningkatkan operasional dan menghindari masalah di masa depan.
Komponen proses Corrective Action Report (CAR) berperan penting dalam memastikan setiap ketidaksesuaian ditangani secara sistematis dan berkelanjutan. Berikut adalah komponen utama dalam proses CAR yang saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan perbaikan yang efektif:
a. Identification
Tahap awal proses CAR dimulai dengan mengidentifikasi nonconformity yang terjadi secara jelas dan terstruktur. Informasi yang dicatat mencakup detail masalah, tanggal kejadian, serta lokasi terjadinya penyimpangan. Dengan identifikasi yang akurat, perusahaan memiliki dasar yang kuat untuk melanjutkan proses perbaikan secara tepat sasaran.
b. Root Cause Analysis
Setelah masalah teridentifikasi, langkah berikutnya adalah melakukan root cause analysis untuk menelusuri penyebab utama terjadinya nonconformity. Fokus pada tahap ini bukan sekadar memperbaiki gejala, melainkan memahami alasan mendasar mengapa masalah muncul. Melalui analisis yang mendalam, risiko terulangnya masalah serupa dapat diminimalkan.
c. Corrective Action Plan
Berdasarkan hasil analisis akar penyebab, perusahaan menyusun corrective action plan yang relevan dan terukur. Rencana ini mencakup pengembangan, implementasi, hingga verifikasi tindakan korektif yang dirancang untuk menghilangkan penyebab masalah. Dengan perencanaan yang matang, tindakan perbaikan dapat berjalan lebih efektif dan berkelanjutan.
d. Follow-up
Tahap akhir dalam proses CAR adalah melakukan follow-up untuk memastikan tindakan korektif yang diterapkan benar-benar efektif. Evaluasi dilakukan secara berkala guna menilai apakah nonconformity telah terselesaikan secara permanen. Melalui tindak lanjut yang konsisten, sistem manajemen mutu dapat terus ditingkatkan.
3. Tujuan dilakukannya Corrective Action Request (CAR)
Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, penyusunan dan pemberian CAR merupakan suatu tahapan yang krusial apabila terjadinya kendala pada produk atau produksi. Berikut beberapa tujuan disusunnya CAR:
a. Meningkatkan Kualitas Produk
Melalui implementasi manajemen kualitas produk yang ketat, jika perusahaan kontraktor menemukan suatu permasalahan pada produk yang telah dihasilkan, maka hal tersebut akan segera diperbaiki oleh produsen guna meningkatkan konsistensi serta menjamin kualitas produk secara menyeluruh bagi seluruh pelanggan.
Penggunaan aplikasi QMS terbaik membantu perusahaan mengidentifikasi dan mencatat kendala secara sistematis, sehingga proses perbaikan dapat dilakukan lebih cepat dan akurat. Integrasi data secara real-time ini memungkinkan manajemen mengambil keputusan berbasis data untuk mencegah terulangnya masalah yang sama di masa depan.
b. Mengetahui Kondisi Mesin
Terkadang kerusakan pada produk atau berjalan lambatnya proses produksi merupakan hasil dari mesin yang mulai melambat. Hal tersebut bertindak sebagai sebuah tanda bahwa perusahaan manufaktur harus melakukan perhitunganoverall equipment effectiveness (OEE)
c. Membangun Kepercayaan Kontraktor dan Konsumer
Dengan menjalankan proses troubleshooting dengan kompeten, maka suatu perusahaan kontraktor akan merasa lebih yakin tentang kinerja pengerjaan supplier. Tidak hanya itu, konsumer juga merasa nyaman dengan produk yang telah dihasilkan.
d. Mengurangi Risiko Berulang
Karena sebuah perusahaan manufaktur telah menghadapi dan menangani suatu permasalahan, maka bisnis tersebut dapat mencegah terjadinya hal tersebut lagi atau merancang strategi yang lebih optimal untuk kedepannya.
First Pass Yield (FPY) menjadi metrik yang sangat penting untuk memastikan bahwa permasalahan yang sama tidak muncul kembali, dengan meningkatkan efisiensi dan kualitas pada percobaan pertama. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan tersebut dapat beradaptasi dan berkembang.
e. Mengelola Sumber Daya dengan Efisien
Sebuah produsen dapat mengelola sumber dayanya dengan lebih efisien apabila permasalahan telah terselesaikan. Dengan mengetahui akar dari permasalahan tersebut, produsen dapat mengelola sumber daya agar tidak terjadinya keborosan penggunaan atau penggunaan sumber daya yang dapat menimbulkan permasalahan.
Melalui fungsi manajemen produksi yang terintegrasi, penerapan CAR secara konsisten memungkinkan perusahaan memastikan bahwa setiap tindakan korektif yang diambil sesuai dengan standar kerja manufaktur yang telah ditetapkan, sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas produk secara keseluruhan
Walaupun CAR memiliki tingkatan urgensi yang berbeda-beda, masing-masing dengan tingkat kritis permasalahan yang bervariasi, hal ini tidak berarti suatu tingkatan kurang penting dibandingkan dengan tingkatan lain. Tingkatan urgensi dalam corrective action request sebagai berikut:
a. Level 1
Tingkatan berikut mencakupi hal-hal yang sederhana dan dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat. Permasalahan yang cenderung muncul pada tingkatan ini tidak mempengaruhi proses penjualan atau produksi secara signifikan. Contoh dari tingkatan ini adalah keterlambatan pembersihan alat produksi.
b. Level 2
Permasalahan pada tingkatan ini lebih signifikan dan tidak dapat ditangani dengan segera, namun masih belum mengganggu keseluruhan sistem manufaktur dan penjualan. Contoh kasus tingkatan ini adalah keterlambatan pengiriman produk karena pengelolaan bahan baku yang tidak efektif.
c. Level 3
Keseluruhan sistem mulai terpengaruh oleh masalah-masalah pada tingkatan ini. Perusahaan kontraktor ketika menghadapi hal ini seringkali mengurangi jumlah pembayaran ke produsen dan/atau memblokir aksesnya ke data-data perusahaan.
Salah satu bentuk tingkatan ini adalah rusaknya beberapa mesin manufaktur yang memaksa produsen untuk menghitung mean time to repair (MTTR) dan mean time between failure (MTBF).
d. Level 4
Bagian ini bersifat sangat kritis bagi perusahaan manufaktur karena permasalahan pada tingkatan ini dapat mempengaruhi bisnis secara keseluruhan, sehingga kontraktor menghentikan pembayaran atau menolak produk yang telah diproduksi. Contoh kasus dari tingkatan ini adalah sistem manajemen kualitas tidak berjalan dengan baik, hingga memerlukan penerapan sistem baru, serta membutuhkan pembekalan kepada staf.
5. Peran Corrective Action Request (CAR) dalam Industri Manufaktur
Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan-perusahaan manufaktur selalu mengutamakan efisiensi dan konsistensi produksi untuk membangun reputasi sebagai produsen yang handal. Akan tetapi, setiap proses kerja pasti memiliki tantangan-tantangannya sendiri, dan perusahaan harus memiliki solusi untuk menangani hal-hal tersebut.
Dengan adanya CAR, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi akar dari suatu permasalahan dan menerapkan strategi terbaik. Dilansir dari Deloitte, hal ini sejalan dengan prinsip desain solusi yang fit-for-purpose, di mana perusahaan harus mampu memetakan alur nilai (value stream mapping) untuk mengidentifikasi hambatan dan memastikan setiap tahapan proses memberikan nilai maksimal.
Apabila supplier dapat menangani CAR secara efektif, maka hubungan antara kontraktor dan produsen menjadi lebih erat. Tidak hanya itu, calon-calon kontraktor akan menjadi lebih yakin untuk menjalankan proses produksi dengan perusahaan.
Setelah menerima suatu CAR dari perusahaan kontraktor, produsen harus dengan segera memulai tahapan-tahapan untuk menyelesaikan permasalahan yang disebutkan di dalam CAR. Berikut adalah langkah-langkah corrective action request:
a. Identifikasi Akar Masalah
Sesuai dengan kendala yang dinyatakan dalam CAR, perusahaan harus terlebih dahulu mencari akar dari permasalahan tersebut. Sebagai contoh, apabila ada sebuah produk yang kurang berkualitas, maka akar dari hal tersebut dapat berasal dari alat-alat produksi bermasalah.
b. Merancang Strategi
Setelah menemukan akar dari suatu permasalahan, maka tahap berikutnya adalah menyusun solusi yang sesuai. Mengambil contoh sebelumnya, jika diketahui bahwa mesin-mesin telah mengalami kerusakan, maka perusahaan harus melakukan maintenance pada mesin-mesin tersebut.
c. Mengimplementasi Strategi
Selanjutnya, dilakukan alokasi sumber daya seperti sumber daya manusia untuk mengimplementasikan strategi yang telah dirancang. Evaluasi dilakukan pada akhir proses tersebut untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
7. Contoh Correction Action Request
Corrective Action Request (CAR) berfungsi untuk mengatasi masalah yang terdeteksi dalam berbagai proses atau produk. Berikut adalah beberapa contoh penerapan CAR dalam berbagai situasi di perusahaan:
a. Audit Internal
Dalam audit internal, CAR digunakan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian antara praktik yang berjalan dengan prosedur yang telah ditetapkan. Jika audit menemukan proses yang tidak sesuai standar atau prosedur, CAR akan diajukan untuk meminta tindakan perbaikan. Langkah ini memastikan bahwa organisasi mematuhi kebijakan internal dan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
b. Penyimpangan Proses
Ketika ada penyimpangan dalam proses produksi, seperti ketidaksesuaian dalam alur kerja atau penggunaan bahan baku yang salah, CAR digunakan untuk mengidentifikasi akar masalah dan menentukan solusi yang tepat. Dengan demikian, CAR berfungsi untuk mengembalikan proses ke jalur yang benar, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
c. Ketidaksesuaian Produk
CAR juga diterapkan ketika produk yang dihasilkan tidak memenuhi spesifikasi atau kualitas yang diharapkan. Misalnya, jika produk cacat atau tidak sesuai standar, CAR digunakan untuk meminta tindakan perbaikan pada proses produksi yang menyebabkan ketidaksesuaian tersebut. Hal ini membantu memastikan bahwa kualitas produk tetap terjaga dan sesuai dengan harapan pelanggan.
d. Laporan Pegawai
Penerapan CAR juga bisa diawali dari laporan pegawai tentang masalah di lapangan, seperti kesalahan pengoperasian mesin atau masalah dalam manajemen persediaan. Laporan ini menjadi dasar untuk mengajukan CAR, agar masalah yang belum terdeteksi sebelumnya dapat diatasi, dan solusi yang tepat diterapkan untuk mencegah masalah serupa di masa depan.
e. Pengelolaan Perubahan
Selain itu, CAR dapat diterapkan dalam pengelolaan perubahan yang mempengaruhi produksi. Jika perubahan dalam prosedur atau sistem menghasilkan masalah atau gangguan dalam kualitas, CAR digunakan agar setiap perubahan diterapkan dengan tindakan yang tepat dan masalah yang timbul diatasi dengan cepat. Ini menjaga keberlanjutan dan kelancaran operasional dalam perusahaan.
8. Efisiensikan Corrective Action Request (CAR) dengan Software Manufaktur ScaleOcean
Software manufaktur ScaleOcean adalah sistem yang dibangun dengan praktik bisnis dan industri terbaik untuk memastikan kelancaran proses produksi dan menghasilkan produk yang konsisten. Dengan software ini, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah CAR dengan lebih efisien, mengurangi potensi kerugian besar akibat ketidaksesuaian.
Selain itu, software ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti inventory, mempermudah pengelolaan proses produksi secara lebih terstruktur dan efisien, serta mendukung peningkatan kualitas dan kepatuhan dalam operasional perusahaan.
Terlebih lagi, vendor ini juga mempunyai demo gratis yang memberikan Anda kesempatan untuk mencoba terlebih dahulu fitur-fiturnya yang beragam. Beberapa fitur yang dapat membantu dalam penyelesaian corrective action request adalah:
Quality Control Management: Fitur ini memungkinkan Anda untuk memantau dan mengelola kualitas produk di seluruh proses produksi. Dengan kualitas yang terpantau dengan baik, CAR dapat segera diidentifikasi dan dilacak. CAR yang muncul akibat masalah kualitas dapat langsung di input dan diikuti langkah-langkah perbaikannya di sistem.
Integrated SCM (Supply Chain Management): Modul ini membantu mengelola alur bahan baku dan produk jadi dengan efisien. Jika terjadi masalah pada bahan baku yang mempengaruhi kualitas, CAR dapat dikelola untuk mencari akar masalah dan solusi terkait dengan pemasok atau persediaan.
Smart MRP (Material Requirement Planning): MRP memungkinkan untuk merencanakan dan memonitor kebutuhan material secara otomatis, serta memastikan persediaan bahan yang tepat untuk proses produksi. Jika masalah dalam produksi teridentifikasi (misalnya karena bahan baku cacat), sistem ini membantu menyelesaikan masalah tersebut dengan perencanaan ulang bahan baku atau perbaikan proses.
BOM (Bill of Materials) Management: Dalam hal terjadi masalah dengan komponen atau bahan yang digunakan dalam produksi, BOM memungkinkan untuk mengidentifikasi bahan-bahan yang bermasalah dan memperbaiki daftar bahan yang digunakan dalam produksi, sehingga mencegah terulangnya masalah yang sama.
Order Management: Jika masalah kualitas atau produksi berhubungan dengan pemesanan atau pengiriman, modul ini memungkinkan untuk mengelola pesanan yang terpengaruh dan melakukan penyesuaian untuk memastikan pelanggan menerima produk sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan.
Warehouse Management: Dalam proses produksi, kadang-kadang masalah dengan penyimpanan bahan baku atau produk jadi bisa mempengaruhi kualitas. Warehouse management membantu dalam memastikan stok disimpan dengan baik dan meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan barang, yang dapat memicu CAR.
9. Kesimpulan
Corrective action request merupakan suatu hal yang pasti akan muncul dalam proses manufaktur, se-detail apapun proses tersebut. Dengan menanggapi CAR dengan kompeten, perusahaan dapat menjamin keberlangsungan proses produksi yang efisien, serta menghasilkan produk yang berkualitas.
Di sinilah software manufaktur ScaleOcean menjadi solusi. Karena mudahnya integrasi dengan sistem manufaktur lain, serta juga keterampilannya dalam memantau kuantitas dan kualitas barang-barang persediaan atau alat, maka sistem manufaktur ini adalah solusi terbaik dalam menjalankan suatu perusahaan manufaktur. Lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan lebih maju lagi Bisnis Anda.
FAQ:
1. Apa itu Corrective Action Request (CAR)?
Corrective Action Request (CAR) adalah permintaan resmi yang diajukan untuk mengidentifikasi penyebab utama ketidaksesuaian dalam produk, proses, atau sistem, serta untuk mengambil tindakan korektif guna mencegah terulangnya masalah tersebut.
2. Apa perbedaan antara Corrective Action dan Preventive Action?
Corrective Action berfokus pada identifikasi dan perbaikan penyebab masalah yang telah terjadi, sedangkan Preventive Action bertujuan untuk mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi dan mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya.
3. Kapan sebuah Corrective Action Request diperlukan?
CAR diperlukan ketika terdapat ketidaksesuaian yang dapat mempengaruhi kualitas produk atau kepuasan pelanggan. Hal ini dapat mencakup keluhan pelanggan, hasil audit internal, atau temuan dari pengujian yang menunjukkan adanya masalah.
Key Takeaways
