Cermati Contoh Invoice Pengiriman Barang Berikut

Bagi bisnis logistik, invoice pengiriman barang tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi antara pengirim dan penerima, tetapi juga diperlukan untuk efisiensi manajemen keuangan dan operasional perusahaan. Melalui dokumen ini, perusahaan dapat merinci secara detail setiap pengiriman, memastikan adanya transparansi biaya, dan memudahkan proses penagihan.

Untuk melihat format dan komponen pentingnya, Anda bisa melihat contoh invoice pengiriman barang sebagai referensi awal. Dokumen ini tidak hanya mencantumkan rincian biaya, tetapi juga berperan penting dalam akuntansi freight forwarding yang membantu mengelola biaya pengiriman, melacak inventaris, mengatur arus kas, serta memastikan kepatuhan terhadap aturan perpajakan dan asuransi selama proses pengiriman.

Pada artikel ini, kita akan membahas secara rinci fungsi invoice pengiriman barang dan komponen-komponen utama yang harus ada di dalamnya. Melalui contoh faktur pengiriman barang yang diberikan, kita juga akan mengetahui bagaimana informasi dalam dokumen ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Key Takeaways

• Invoice pengiriman barang adalah dokumen yang diterbitkan perusahaan layanan logistik kepada pelanggan setelah pengiriman barang dilakukan.
• Fungsi invoice pengiriman barang adalah sebagai dokumen rinci mengenai transaksi antara pengiriman dan penerima, serta membantu proses penagihan pembayaran, sehinga arus kas tetap stabil.
• Komponen invoice pengiriman barang meliputi: nomor invoice, informasi pengiriman dan penerima, deskripsi barang, harga per-unit, jumlah total, instruksi pembayaran, S&K, tanda tangan, dan sampel.
• ScaleOcean adalah ERP logistik yang mempermudah pembuatan dan pengelolaan invoice pengiriman barang untuk menjaga akurasi, transparansi biaya, dan kelancaran arus kas bisnis.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Invoice Pengiriman Barang

Invoice pengiriman barang dalam dokumen yang diterbitkan perusahaan layanan logistik kepada pelanggan setelah pengiriman barang dilakukan. Dokumen ini mencakup informasi detail mengenai seluruh biaya yang harus dibayar oleh pengirim atau penerima barang, termasuk biaya transportasi, biaya penanganan, dan biaya tambahan lainnya.

Dalam invoice ini, informasi penting lainnya juga harus tercantum seperti nomor pengiriman, tanggal pengiriman, serta deskripsi barang yang dikirim. Hal ini penting untuk memastikan semua biaya terkait pengiriman barang tercatat dan terbayar sesuai ketentuan yang tertera.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Fungsi Invoice Pengiriman Barang

Invoice pengiriman barang berfungsi sebagai dokumen yang merinci transaksi antara pengirim dan penerima. Faktur mencantumkan detail barang yang dikirim, termasuk deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total biaya. Dengan adanya informasi ini, semua pihak yang terlibat punya pemahaman yang jelas terkait barang yang dikirim dan biaya yang dikeluarkan.

Selain itu, invoice pengiriman barang juga bisa digunakan sebagai bukti legal transaksi, yang dapat digunakan ketika ada masalah atau klaim asuransi pengiriman. Bagi bisnis logistik, dokumen ini membantu proses penagihan pembayaran, sehingga arus kas tetap dalam keadaan stabil.

Dengan mencantumkan informasi pembayaran yang jelas, seperti jumlah total yang harus dibayar, metode pembayaran, dan tenggat waktu pembayaran risiko keterlambatan pembayaran dapat dicegah. Dokumen tersebut juga berfungsi sebagai petanda terjadinya kesalahan pengiriman seperti pada kasus criss cross, di mana sebuah paket pengiriman dikirim ke suatu lokasi yang salah.

Akan tetapi, dalam praktiknya, pembuatan invoice secara manual sering kali memakan waktu dan rentan kesalahan, sehingga menyulitkan pelacakan transaksi. Untuk mengatasi hal ini, software logistik ScaleOcean memudahkan penyusunan invoice, pelacakan pengiriman, manajemen kapasitas kargo, hingga integrasi dokumen bea cukai. Dengan sistem terpusat ini, risiko kesalahan dan keterlambatan dapat diminimalkan, sekaligus meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

3. Komponen dalam Invoice Pengiriman Barang

Sebagai dokumen penting yang berisi berbagai informasi untuk mendukung proses pengiriman dan penagihan barang, maka faktur harus berisi komponen-komponen utama. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Nomor Invoice Pengiriman

Kombinasi nomor ini menjadi kode unik dengan tujuan memudahkan proses identifikasi dan pelacakan, baik bagi pengirim, penerima, maupun pihak ketiga seperti auditor atau pihak akuntansi. Nomor invoice biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang menunjukkan tanggal pembuatan atau nomor urut faktur tersebut.

b. Informasi Pengirim & Penerima

Bagian ini berisi informasi shipper dan consignee barang. Lebih spesifiknya berisi nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Dengan adanya informasi ini, dipastikan barang dikirim dan diterima oleh pihak yang tepat. Selain itu, data tersebut juga berguna untuk memudahkan adanya komunikasi lebih lanjut terkait pengiriman atau jika terjadi masalah dalam proses pengiriman.

c. Deskripsi Barang

Deskripsi barang berisi rincian apa saja barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, berat, dimensi, dan karakteristiknya. Pastikan menuliskan deskripsi dalam shipping invoice template secara akurat dan lengkap agar penerima dapat mengidentifikasi barang dengan lebih mudah. Ini juga memperlancar proses pemeriksaan dan klaim jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan pada barang.

d. Harga per Unit

Harga per unit adalah biaya untuk satuan barang yang dikirim. Menyertakan ini dalam faktur akan membantu dalam perhitungan total biaya pengiriman dan memudahkan penerima untuk tahu rincian dari biaya yang dikenakan. Hal ini juga diperlukan untuk menjaga transparansi harga dan menghindari kesalahpahaman dalam  biaya pengiriman.

e. Jumlah Total

Selanjutnya, jumlah total merupakan keseluruhan biaya yang harus dibayarkan oleh penerima barang. Jumlah total ini harus dihitung dengan tepat dan dicantumkan secara jelas supaya penerima dapat mengetahui total biaya yang harus dibayarkan. Ini juga membantu proses penagihan dan pembayaran.

f. Instruksi Pembayaran

Dalam shipping invoice template sertakan juga instruksi pembayaran yang berisi metode pembayaran yang diterima, detail rekening bank, dan batas waktu pembayaran. Instruksi yang jelas dan lengkap akan mempercepat proses pembayaran dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran atau salah kirim.

g. Syarat & Ketentuan Lainnya

Bagian ini dalam shipping invoice template berisi syarat dan ketentuan dalam pengiriman logistik, misalnya kebijakan pengembalian barang, garansi, dan ketentuan lainnya yang relevan. Bagian ini perlu dicantumkan dalam invoice karena memberikan perlindungan hukum bagi kedua pihak dan memastikan bahwa semuanya memahami aturan dan prosedur yang berlaku.

h. Tanda Tangan & Sampel

Tanda tangan dan stempel pengirim menjadi bukti pengesahan dan validasi kebenaran shipping invoice. Dengan adanya dua aspek ini, maka dipastikan faktur telah disetujui dan diverifikasi. Jadi, informasi yang tercantum dalam dokumen ini sudah pasti akurat dan sah.

Untuk memudahkan proses pembuatan dan pengelolaan faktur, banyak bisnis kini beralih menggunakan aplikasi invoice bisnis yang praktis dan efisien. Dengan begitu, proses validasi dan pengesahan dokumen bisa dilakukan lebih cepat dan terorganisir.

Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang dan Prosedur Buatnya

4. Contoh Invoice Jasa Pengiriman Barang

Untuk memahami seperti apa contoh invoice jasa pengiriman barang, perhatikan skenario berikut ini. PT. Makmur Sejahtera, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi elektronik, mengirimkan 50 unit laptop kepada PT. Teknologi Cerdas. Pengiriman dilakukan pada tanggal 15 Mei 2024 dan dikirim menggunakan layanan ekspedisi kilat. Berikut contoh invoice pengiriman barang dari skenario tersebut.

Dari contoh invoice tagihan jasa angkutan tersebut, beberapa keputusan bisnis dan insight penting dapat diambil untuk meningkatkan efisiensi operasional dan strategi bisnis perusahaan.

Informasi detail barang seperti deskripsi, jumlah, dan harga per unit membantu pelacakan inventaris dan identifikasi produk terlaris. Data ini memastikan stok selalu akurat dan terkini. Rincian biaya logistik membantu mengevaluasi efisiensi pengiriman. Jika terlalu mahal, perusahaan bisa mempertimbangkan alternatif jasa pengiriman atau menegosiasikan tarif.

Instruksi pembayaran yang jelas memudahkan pelanggan membayar tepat waktu, sekaligus mengurangi risiko keterlambatan. Secara keseluruhan, invoice ini mendukung pengelolaan bisnis dari arus kas, validasi dokumen, hingga pengambilan keputusan yang lebih efisien.

Selanjutnya, informasi biaya pengiriman yang jelas dan rinci membantu perusahaan menilai dan mengelola biaya logistik. Perusahaan dapat mengevaluasi efektivitas dan efisiensi layanan pengiriman yang digunakan. Jika biaya pengiriman terlalu tinggi, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mencari alternatif bisnis logistik yang menawarkan jasa pengiriman lebih ekonomis atau menegosiasikan tarif yang lebih baik.

Untuk memaksimalkan manfaat dari informasi tersebut, penggunaan software ekspedisi yang tepat dapat mempermudah pengelolaan dan analisis data secara real-time. Fitur canggih dalam software ini membantu memantau pengiriman secara menyeluruh, menjadikan proses bisnis lebih transparan dan teratur.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

5. Permudah Pengelolaan Pengiriman Barang dengan Software Logistik ScaleOcean

Mengelola pengiriman barang tidak hanya seputar pembuatan invoice, tetapi juga memastikan semua proses berjalan lancar mulai dari pencatatan order, pelacakan status pengiriman, hingga laporan keuangan. Dengan software logistik terintegrasi seperti ScaleOcean, bisnis bisa menghemat banyak waktu sekaligus meningkatkan keakuratan data.

Semua informasi penting mulai dari detail barang, biaya transportasi, hingga update status kiriman dapat diakses dalam satu sistem yang canggih dan mudah digunakan. ScaleOcean juga menyediakan demo gratis untuk membantu bisnis logistik memahami bagaimana sistem ini dapat mempercepat operasional Anda.

Beberapa fitur yang ditawarkan untuk memastikan proses pengiriman barang berlangsung lancara adalah:

• Otomatisasi Pembuatan Invoice: Invoice dibuat otomatis dari data transaksi tanpa input manual.
• Integrasi Data Pengiriman: Detail barang, biaya, dan rute langsung tercatat dalam invoice.
• Real-time Tracking Pengiriman: Pantau posisi barang dan status pengiriman langsung dari dashboard.
• Laporan dan Analitik: Hasilkan laporan pengiriman dan keuangan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat.
• Penyimpanan Digital Terpusat: Semua data pengiriman tersimpan dengan aman dan mudah diakses kapan saja.

6. Kesimpulan

Dilansir dari Investopedia, dalam konteks pengiriman barang, invoice mencakup biaya pengiriman dan detail terkait lainnya untuk memastikan proses pembayaran dan pengiriman berjalan lancar. Pemahaman lengkap tentang invoice membantu pelaku bisnis mengelola transaksi dengan lebih efisien dan menghindari sengketa.

Dari contoh invoice ekspedisi yang dibuat di atas, bisa disimpulkan bahwa dokumen ini punya peran penting untuk merinci transaksi antara pengirim dan penerima dengan mencantumkan detail barang yang dikirim, seperti deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total biaya. Informasi ini diperlukan agar semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas terkait barang yang dikirim dan biaya yang dikeluarkan.

Selain itu, shipping invoice template juga berperan sebagai bukti legal transaksi yang bisa digunakan untuk jika ada masalah pengiriman atau diperlukan klaim asuransi. Bagi bisnis logistik, dokumen ini sangat membantu dalam proses penagihan pembayaran, menjaga arus kas tetap stabil, dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran karena telah mencantumkan informasi pembayaran yang jelas.