Panduan Menyusun Project Charter untuk Memulai Proyek Konstruksi

Banyak proyek konstruksi gagal atau terlambat karena kurangnya perencanaan yang matang. Tanpa dokumentasi yang jelas, tantangan seperti anggaran yang membengkak, jadwal yang molor, atau alokasi sumber daya yang tidak tepat bisa mengancam kesuksesan proyek. Maka dari itu, pembuatan project charter menjadi langkah penting untuk memastikan keberhasilan proyek.

Dengan menyusun project charter yang komprehensif, perusahaan konstruksi dapat mengidentifikasi tujuan, sumber daya, anggaran, jadwal, dan risiko sejak awal. Hal ini membantu meminimalkan potensi masalah dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

Pada artikel ini, kami akan mengulas secara detail mengenai bagaimana cara membuat dan contoh project charter konstruksi yang terstruktur dengan baik. Sekaligus bagaimana ScaleOcean Project Management Software dapat membantu tim project management mengotomatisasi pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan project charter secara lebih efisien dan terintegrasi.

Key Takeaways

• Project charter adalah dokumen resmi yang memberikan otorisasi, mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, stakeholder, dan batasan utama untuk memulai proyek konstruksi secara jelas.
• Project charter berfungsi memberi arah, menyelaraskan ekspektasi tim dan pemangku kepentingan, serta menjadi panduan formal dalam pengambilan keputusan proyek konstruksi.
• Membuat project charter melibatkan pengumpulan informasi dasar, identifikasi stakeholder, penetapan tujuan, serta penentuan jadwal, anggaran, risiko, dan persetujuan sponsor.
• ScaleOcean Project Management Software otomatiskan pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan project charter untuk meningkatkan efisiensi perencanaan dan eksekusi proyek.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Project Charter?

Project charter atau piagam proyek adalah dokumen resmi yang mengotorisasi proyek dan memberikan wewenang kepada Manajer Proyek untuk mengelola sumber daya. Dokumen ini mencakup tujuan, ruang lingkup, pemangku kepentingan, anggaran, jadwal, risiko, dan asumsi, serta memberikan gambaran tentang visi dan manfaat yang diharapkan dari proyek.

Dengan menetapkan batasan-batasan dan anggaran awal, project charter memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama terkait tujuan proyek dan bagaimana proyek tersebut akan dijalankan. Piagam ini menjadi dasar bagi pengambilan keputusan, koordinasi antar tim, serta pengelolaan proyek yang lebih terstruktur dan efisien.

Fungsi Project Charter

Project charter memiliki fungsi seperti memberikan otorisasi resmi, panduan, dan kesepahaman mengenai tujuan, ruang lingkup, dan sumber daya proyek. Dokumen ini menetapkan wewenang manajer proyek, menyelaraskan ekspektasi stakeholder, serta mencegah kesalahpahaman sebelum proyek dimulai.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi penting dari project charter:

1. Otorisasi Proyek

Salah satu fungsi utama dari piagam proyek adalah memberikan wewenang resmi kepada manajer proyek untuk memulai dan mengelola proyek. Dengan adanya otorisasi ini, manajer proyek memiliki kewenangan untuk menggunakan sumber daya organisasi dan menjalankan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa otorisasi yang jelas, proyek bisa mengalami kesulitan dalam mendapatkan dukungan yang diperlukan.

2. Perencanaan Awal

Piagam proyek menetapkan gambaran tingkat tinggi tentang tujuan, ruang lingkup, hasil akhir (deliverables), dan batasan proyek. Hal ini penting karena memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang harus dicapai, bagaimana cara mencapainya, dan apa saja yang tidak termasuk dalam lingkup proyek. Perencanaan awal ini membantu dalam menetapkan dasar yang kuat untuk langkah-langkah selanjutnya.

3. Penyelarasan Stakeholder

Project charter memastikan bahwa semua pemangku kepentingan utama, seperti pelanggan, sponsor, dan tim proyek, memiliki pemahaman yang sama tentang visi dan ekspektasi proyek. Penyelarasan yang baik antara pemangku kepentingan ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap pihak bergerak ke arah yang sama, dengan tujuan yang jelas dan saling mendukung dalam pencapaian proyek.

4. Panduan dan Referensi

Selama siklus hidup proyek, project charter bertindak sebagai dokumen referensi yang menyediakan panduan untuk pengambilan keputusan. Dokumen ini membantu manajer proyek dalam menghadapi berbagai situasi dan memastikan bahwa setiap langkah yang diambil selaras dengan tujuan dan lingkup yang telah ditentukan. Selain itu, project charter juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting untuk tim dan pemangku kepentingan lainnya.

5. Dasar Dukungan

Dengan menyusun piagam proyek, proyek dapat menunjukkan nilai dan tujuan strategisnya, yang penting untuk mendapatkan dukungan dari pihak-pihak terkait. Melalui penjelasan yang jelas mengenai manfaat dan dampak dari proyek, project charter membantu memastikan bahwa proyek mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan, serta mendapat persetujuan dari semua pemangku kepentingan yang relevan.

Baca juga: Pengertian Kurva S, Cara Menyusun, dan Contohnya

Komponen-Komponen dalam Project Charter

Piagam proyek adalah dokumen resmi yang mengotorisasi proyek, mencakup tujuan, ruang lingkup, hasil akhir, dan pengukuran keberhasilan. Dokumen ini memberikan kejelasan dan wewenang awal bagi manajer proyek. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam project charter:

1. Judul dan Deskripsi Proyek

Project charter harus mencakup judul yang jelas dan deskripsi singkat mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Deskripsi ini memberikan gambaran umum tentang apa yang ingin dicapai melalui proyek tersebut, serta latar belakang dan alasan mengapa proyek tersebut penting untuk dilaksanakan.

2. Manajer Proyek

Komponen ini mencakup nama manajer proyek yang ditunjuk beserta tingkat otoritasnya dalam proyek. Manajer proyek adalah pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pelaksanaan proyek. Menetapkan manajer proyek dalam charter membantu memastikan ada pemimpin yang jelas dan bertanggung jawab.

3. Tujuan Proyek yang Terukur

Project charter harus mencakup tujuan yang jelas, spesifik, dan dapat diukur. Tujuan ini menggambarkan apa yang ingin dicapai dalam proyek dan bagaimana pencapaian tersebut dapat dievaluasi. Tujuan yang terukur memungkinkan tim proyek untuk memantau kemajuan dan mengukur keberhasilan proyek.

4. Ruang Lingkup Proyek (Scope)

Ruang lingkup proyek menjelaskan apa saja yang termasuk dalam proyek dan apa yang tidak termasuk. Menyusun ruang lingkup yang jelas membantu mencegah perubahan yang tidak terduga dan meminimalkan risiko ketidakjelasan. Ruang lingkup juga membantu tim proyek mengidentifikasi prioritas dan mengatur alur kerja.

5. Hasil Akhir (Deliverables)

Project charter juga mencakup gambaran mengenai hasil atau produk yang akan dihasilkan oleh proyek. Hasil akhir ini memberikan pemahaman yang jelas tentang output yang harus dicapai dan merupakan acuan bagi tim proyek untuk menentukan apakah tujuan proyek telah tercapai.

6. Stakeholder Utama

Stakeholder utama dalam proyek adalah individu atau kelompok yang memiliki pengaruh terhadap proyek atau yang akan terpengaruh oleh proyek. Project charter mencantumkan daftar pemangku kepentingan utama, serta kebutuhan dan harapan mereka terkait dengan proyek. Ini membantu dalam perencanaan komunikasi dan koordinasi yang lebih baik.

7. Risiko Tingkat Tinggi

Identifikasi risiko utama yang mungkin dihadapi selama proyek. Ini termasuk risiko yang dapat mempengaruhi kelancaran proyek, baik yang terkait dengan faktor eksternal maupun internal. Dengan mencantumkan risiko tingkat tinggi dalam charter, tim proyek dapat merencanakan strategi mitigasi yang tepat.

8. Asumsi dan Batasan

Asumsi dan batasan menjelaskan faktor-faktor yang diasumsikan benar pada saat penyusunan proyek serta batasan-batasan yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan proyek. Bagian ini membantu menetapkan ekspektasi yang realistis dan mengurangi potensi kesalahan atau ketidakpastian yang bisa muncul selama proyek berlangsung.

9. Anggaran dan Jadwal Awal

Project charter juga mencantumkan estimasi anggaran dan jadwal pelaksanaan proyek. Menyusun anggaran dan jadwal yang realistis di tahap awal sangat penting untuk memastikan bahwa proyek dapat dijalankan dengan efisien, menghindari pembengkakan biaya, dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

Cara Membuat Project Charter

Untuk menyusun project charter, tentukan tujuan, ruang lingkup, jadwal, anggaran, risiko, dan identifikasi pemangku kepentingan. Gunakan template dan libatkan tim untuk memastikan kesepakatan sebelum mendapatkan persetujuan sponsor.

Project charter menjadi panduan penting untuk menyelaraskan tim dan mengarahkan proyek menuju kesuksesan. Berikut beberapa cara efektif untuk menyusunnya.

1. Kumpulkan Informasi Dasar

Langkah pertama dalam membuat project charter adalah mengumpulkan informasi dasar yang terkait dengan proyek. Ini mencakup pemahaman tentang tujuan proyek, latar belakang, serta ruang lingkup yang akan dikerjakan. Dengan informasi yang jelas dan komprehensif, seluruh tim dapat memahami gambaran umum proyek.

Pengumpulan informasi ini juga memungkinkan tim untuk memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan dari proyek dan memberikan dasar yang kuat untuk perencanaan lebih lanjut. Ini akan membantu meminimalkan kesalahpahaman dan mengatur ekspektasi dengan lebih baik di masa depan.

2. Identifikasi Pemangku Kepentingan

Proses selanjutnya adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam proyek. Stakeholder dapat mencakup pemilik proyek, pihak yang membiayai, serta individu yang akan terlibat dalam proyek, seperti kontraktor, konsultan, dan tim internal. Identifikasi ini memastikan bahwa peran dan tanggung jawab mereka dipahami dengan jelas.

Selain itu, proses identifikasi tim juga krusial dalam menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu dalam proyek. Tim proyek biasanya terdiri dari berbagai disiplin ilmu dan keahlian, termasuk manajer proyek, insinyur, arsitek, dan tenaga kerja lapangan.

3. Penetapan Tujuan

Selanjutnya, penetapan tujuan menjadi salah satu aspek penting dalam pembuatan project charter. Tujuan proyek haruslah jelas, terukur, dan dapat dicapai agar memandu tim secara efektif. Langkah awal dalam menetapkan tujuan adalah memahami kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan.

Hal ini melibatkan komunikasi yang intensif untuk memastikan bahwa tujuan yang ditetapkan mencerminkan visi bersama seluruh tim. Setelah itu, tujuan harus diformulasikan secara spesifik dan terukur, dengan indikator keberhasilan yang jelas.

Selain itu, dalam menetapkan tujuan penting juga untuk memperhitungkan ketersediaan sumber daya dan batasan yang mungkin mempengaruhi pencapaian tujuan tersebut. Hal ini melibatkan evaluasi terhadap sumber daya manusia, keuangan, dan waktu yang tersedia untuk proyek. Dengan demikian, penetapan tujuan menjadi dasar yang kokoh dalam pembuatan project charter untuk mencapai keberhasilan proyek secara menyeluruh.

4. Penentuan Jadwal dan Anggaran

Dalam penentuan rencana awal akan melibatkan pengidentifikasian langkah yang diperlukan untuk memulai proyek dengan baik. Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi tentang lingkup proyek, termasuk tujuan, deliverables, dan batasan yang ada.

Selanjutnya, tim proyek perlu mengevaluasi sumber daya yang tersedia, seperti anggaran, personel, dan jadwal proyek untuk menyusun rencana yang realistis. Dalam hal ini, analisis risiko juga penting untuk mengidentifikasi potensi hambatan yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek.

Setelah itu, rencana awal dapat dirancang dengan memperhitungkan semua faktor tersebut, termasuk jadwal kerja, alokasi sumber daya, dan strategi mitigasi risiko. Rencana ini haruslah fleksibel, namun tetap terperinci sehingga memungkinkan perubahan jika diperlukan dan juga memberikan arah yang jelas bagi seluruh tim.

Penyusunan jadwal melibatkan penentuan milestone penting dan alokasi waktu yang memadai untuk setiap tahap proyek. Anggaran yang tepat akan membantu dalam pengelolaan sumber daya dan mencegah pemborosan selama proyek berlangsung, serta memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan finansial.

5. Identifikasi Risiko dan Asumsi

Pada langkah ini, tim proyek perlu melakukan analisis risiko untuk mengidentifikasi potensi hambatan yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek. Identifikasi risiko dan asumsi membantu memetakan potensi tantangan yang dapat mengganggu kelancaran proyek. Dengan menganalisis risiko, tim dapat merencanakan tindakan mitigasi yang lebih tepat.

6. Review dan Persetujuan

Setelah semua informasi terkumpul, draft project charter harus direview oleh pemangku kepentingan utama, termasuk manajemen senior dan anggota tim proyek. Proses review memastikan bahwa informasi yang tercantum dalam project charter akurat dan mencerminkan harapan semua pihak yang terlibat. Semua bagian penting, mulai dari tujuan, ruang lingkup, hingga anggaran, harus divalidasi bersama.

Review ini memberikan kesempatan untuk melakukan koreksi dan penyesuaian jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam draft tersebut. Setelah semua pihak setuju dengan isi project charter, dokumen ini dapat disetujui dan menjadi panduan resmi untuk melanjutkan ke tahap perencanaan lebih lanjut.

7. Dapatkan Persetujuan dari Sponsor Proyek

Langkah terakhir adalah mendapatkan persetujuan resmi dari sponsor proyek atau manajemen senior. Persetujuan ini menunjukkan bahwa semua pihak yang terlibat telah sepakat dengan tujuan, ruang lingkup, anggaran, dan waktu yang telah ditetapkan dalam project charter. Persetujuan ini menjadi tanda dimulainya proyek dengan komitmen bersama dari semua pihak.

Dengan persetujuan tersebut, proyek dapat dimulai dengan kepercayaan yang lebih besar dan komitmen dari semua pemangku kepentingan yang terlibat. Persetujuan ini juga memastikan bahwa semua sumber daya yang dibutuhkan akan tersedia dan bahwa proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan pedoman yang telah disetujui.

Baca juga: Lump Sum: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contoh Kontrak

Contoh Project Charter

Project charter konstruksi adalah dokumen yang merinci tujuan, ruang lingkup, dan batasan proyek. Contohnya, dalam proyek pembangunan gedung kantor, project charter mencakup ukuran gedung, lokasi, fungsi ruang, serta tujuan penyelesaian sesuai anggaran dan waktu.

Pada contoh dibawah ini, piagam proyek untuk pembangunan pusat perbelanjaan modern di wilayah Harmoni mencakup deskripsi proyek, manajemen risiko, ruang lingkup, tonggak penting, anggaran Rp750.000.000.000, dan tim proyek yang melibatkan manajer proyek, arsitek, dan staf konstruksi. Proyek ini dijadwalkan selesai dalam 18 bulan.

Sebagai dokumen penting dalam proyek konstruksi, piagam proyek merinci tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, serta identifikasi pemangku kepentingan dan risiko terkait proyek. Dengan adanya project charter, semua pihak yang terlibat dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang ekspektasi proyek, meminimalkan risiko, dan memastikan kesuksesan proyek.

Efisiensi dan koordinasi yang baik sangat penting dalam mengelola proyek konstruksi. ScaleOcean Project Management Software mempermudah setiap tahapan proyek, mulai dari perencanaan hingga penyelesaian, dengan mengotomatisasi proses pengelolaan tender, pengawasan anggaran, dan memberikan akses informasi secara real-time. Sistem terintegrasi ini membantu meminimalkan risiko keterlambatan, kesalahan anggaran, dan masalah koordinasi.

Dengan ScaleOcean, semua data dan dokumentasi proyek dapat diakses dalam satu sistem terintegrasi, memberikan visibilitas penuh dan memungkinkan pemantauan project charter secara real-time. Hal ini memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.

ScaleOcean tidak hanya meningkatkan efisiensi pengelolaan proyek, tetapi juga meningkatkan transparansi, akuntabilitas, serta produktivitas tim, menjaga anggaran tetap terkendali. Dengan solusi ini, proyek konstruksi dapat berjalan secara lebih terstruktur, meningkatkan peluang kesuksesan.

Kesimpulan

Project charter adalah dokumen resmi yang menandakan dimulainya proyek dan memberikan wewenang kepada manajer proyek untuk mengelola sumber daya organisasi. Dokumen ini juga menetapkan tujuan, ruang lingkup, dan sumber daya utama sejak awal untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan tujuan bisnis.

Dokumen penting ini juga berfungsi sebagai alat komunikasi agar memastikan semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang visi dan tujuan proyek. Selain itu, dengan memasukkan aspek-aspek penting, perusahaan konstruksi dapat mengelola proyek secara lebih terorganisir dan mengurangi kemungkinan gangguan atau kegagalan di masa depan.

Dengan demikian, menyusun piagam proyek bukan hanya sebuah tugas administratif, namun juga langkah strategis yang krusial dalam memastikan kesuksesan proyek dan membangun fondasi kuat untuk pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan Anda. Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean untuk merasakan bagaimana software project management kami dapat mempermudah proses penyusunan dan pengelolaan project charter dengan lebih efisien.