Apa itu Sistem Manajemen dan Cara Menerapkannya?

Jangan salah paham. Yang dimaksud dari sistem manajemen di sini adalah regulasi dan kebijakan yang digunakan oleh bisnis untuk memastikan adanya konsistensi dari performa, produk atau layanan, serta juga tingkat keselamatan pekerja untuk memastikan keberlanjutan perusahaan. Bukan perangkat lunak manajemen.

Mungkin Anda sering melihat bisnis mencantumkan, “Sertifikasi ISO…”. Hal itu menandakan bahwa segala kegiatan atau penawaran mereka sudah didasarkan pada regulasi internasional, bertindak sebagai jaminan kompetensi dan kualitas produk atua jasa organisasi tersebut.

Selain meningkatkan kepercayan di kalangan konsumen, penerapan sistem manajemen yang tepat juga mampu mengurangi biaya operasional, serta juga mengurangi risiko yang muncul terhadap perusahaan. Artikel berikut akan memperjelas lebih lanjut sistem tersebut dan cara menerapkannya secara maksimal.

Key Takeaways

• Sistem manajemen adalah regulasi-regulasi yang diterapkan perusahaan untuk memastikan tercapainya tujuan operasional.
• Beberapa bentuk ISO dalam sistem ini berupa ISO 9001, 27001, 14001, 45001, 37001, 22000, dan 37301, masing-masing dengan ruang lingkup yang berbeda-beda.
• Tahapan penerapannya bermulai dari tahap plan (Perencanaan), do (Pelaksanaan), check (Pemeriksaan), dan action (Tindakan).
• Perusahaan multinasional biasanya menerapkan software ERP seperti ScaleOcean untuk membantu dalem pengaturan, pemberlakuan, dan pengawasan efisiensi sistem manajemen.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem Manajemen?

Sistem manajemen adalah segala proses atau kebijakan yang diberlakukan dalam pengelolaan operasional perusahaan untuk mencapai tujuan akhirnya. Adanya hal ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, serta mengurangi risiko terhadap keberlangsungan dan pencapaian tujuan.

Proses berikut biasanya dilakukan berdasarkan dengan standar yang ditetapkan oleh ISO (International Organization of Standardization). ISO merupakan sebuah lembaga yang menetapkan regulasi-regulasi internasional, dengan harapan untuk memastikan kesamaan kualitas, keamanan, dan efisiensi proses di berbagai industri di dunia.

2. Jenis-jenis ISO Sistem Manajemen

Beberapa contoh standar ISO berupa ISO 9001, yang mengelola mutu, 27001, yang mengelola keamanan informasi, dan 14001, yang mengelola lingkungan. Selain dari yang disebutkan, terdapat juga standar-standar lain, yakni:

• ISO 9001 (Manajemen Mutu): Kriteria yang menetapkan standar produk atau jasa yang berkualitas.
• ISO 27001 (Keamanan Informasi): Berisi arahan yang dapat digunakan perusahaan untuk melindungi data operasional.
• ISO 14001 (Manajemen Lingkungan): Mengendalikan dampak organisasi terhadap lingkungan.
• ISO 45001 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja): Memastikan adanya lingkungan kerja yang aman dan mengurangi risiko cedera dan sakit.
• ISO 37001 (Anti Penyuapan): Sistem yang membantu mencegah, mendeteksi, dan menyelesaikan kasus korupsi atau penyuapan.
• ISO 22000 (Keamanan Pangan): Memastikan keamanan produk makanan di seluruh rantai pasokan.
• ISO 37301 (Manajemen Kepatuhan): Memberikan instruksi untuk memastikan adanya kepatuhan terhadap kewajiban hukum dan regulasi.

3. Apa saja Tujuan dan Fungsi dari Penerapan Sistem Manajemen?

Penerapan sistem manajemen mampu meningkatkan efisiensi kinerja, mengurangi risiko yang muncul, mengurangi biaya, dan juga meningkatkan reputasi perusahaan di kalangan publik. Berikut penjelasan lebih lengkap manfaatnya:

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Sistem manajemen menetapkan proses standar yang menghilangkan mengurangi pemborosan waktu serta sumber daya. Proses yang terstruktur ini memastikan bahwa kegiatan operasional berjalan lebih lancar dan efektif.

b. Mengurangi Risiko terhadap Perusahaan

Adanya kepatuhan terhadap sistem manajemen yang berlaku mampu mengurangi risiko dari segi lingkungan, sosial, dan keuangan. Contohnya, penerapan ISO 14001 memastikan bahwa limbah yang dihasil perusahaan membawa dampak seminimal mungkin terhadap lingkungan, beserta juga meningkatkan reputasi di kalangan lokal.

Mengelola risiko secara sistematis bersifat krusial, terutama risiko keamanan. Menurut laporan Cost of a Data Breach 2025 dari IBM, rata-rata biaya global dari satu insiden data breach mencapai $4.4 juta, sebuah risiko besar yang diminimalisir melalui penerapan ISO 27001.

c. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Fokus pada kualitas dan konsistensi proses bisnis membantu perusahaan untuk secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Kepuasan konsumen yang tinggi akan mendorong loyalitas pelanggan dan transaksi yang berulang.

d. Mengurangi Biaya Operasional

Melalui peningkatan efisiensi dan pengurangan pemborosan serta kesalahan, sistem manajemen secara langsung menurunkan biaya operasional. Selain itu, kepatuhan yang lebih baik terhadap regulasi mengurangi denda dan biaya yang terkait dengan kegagalan.

Selain penurunan biaya akibat efisiensi, investasi dalam sistem manajemen memberikan ROI yang kuat. Contohnya, menurut sebuah artikel dari jurnal Universitas Airlangga, 83% perusahaan yang menerapkan ISO 14001 menyatakan bahwa manfaat yang mereka peroleh jauh melebihi biaya implementasi awal.

e. Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Sertifikasi dan kepatuhan terhadap standar manajemen global menunjukkan komitmen perusahaan terhadap kualitas, etika, dan keberlanjutan. Reputasi yang kuat ini meningkatkan kepercayaan dari pelanggan, mitra bisnis, dan regulator.

f. Medorong Pertumbuhan Bisnis Lebih Lanjut

Dengan manajemen operasional yang stabil, efisien, dan patuh, perusahaan lebih akan mampu melakukan ekspansi lebih lanjut. Struktur manajemen yang matang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik, sehingga memfasilitasi pertumbuhan berkelanjutan.

4. Bagaimana Cara Menerapkan Unsur PDCA dalam Sistem Manajemen?

Selanjutnya, perlu Anda ketahui cara untuk menerapkan sistem manajemen secara efektif. Proses tersebut biasanya dilakukan berdasarkan struktur PDCA, yakni plan, do, check, dan action, yang dilakukan secara berulang-ulang untuk memastikan keberlangsungan operasional. Berikut gambaran lebih lanjutnya:

a. Plan (Perencanaan)

Tahapan perencanaan tentu saja merupakan langkah awal. Pihak berwenang menetapkan terlebih dahulu segala tujuan dan kebijakan yang diperlukan untuk menjalankan proses. Hal ini memastikan bahwa segala operasi berjalan sesuai dengan regulasi sistem manajemen yang diberlakukan, baik satuan atau integrated management system.

b. Do (Pelaksanaan)

Ketika sebuah rencana telah tersusun, maka kegiatan dapat dengan segera dilaksanakan. Tahap ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah dibuat, di mana sumber daya dialokasikan. Pelaksanaan harus mencakup pelatihan, dokumentasi, dan penerapan semua kegiatan sesuai dengan standar.

c. Check (Pemeriksaan)

Selama aktivitas sedang berjalan, perusahaan harus secara rutin memantau kinerja operasi tersebut. Hal ini memberikan wawasan bagi pihak manajemen mengenai tingkat efisiensinya, mengidentifikasi masalah, dan mengevaluasi apakah proses berjalan sesuai dengan ISO yang telah ditetapkan.

d. Action (Tindakan)

Berdasarkan hasil pemeriksaan, organisasi mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja sistem secara berkelanjutan. Tindakan ini bisa berupa perbaikan proses, penyesuaian sasaran, atau perubahan kebijakan untuk memastikan efektivitas jangka panjang.

Baca juga: Sistem ERP: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, serta Jenisnya

5. Kesimpulan

Secara singkat, sistem manajemen adalah peraturan yang diikuti oleh perusahaan di dunia untuk meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh. Hal ini dilakukan untuk memastikan tercapainya tujuan perusahaan berdasarkan standar internasional.

Meskipun begitu, implementasi dan penerapannya yang efektif memerlukan dukungan teknologi yang terintegrasi. Contoh dari teknologi yang dimaksud adalah sistem ERP ScaleOcean, yakni sebuah alat yang mampu mengotomatisasi segala jenis proses dalam perusahaan, dan juga bertindak sebagai pusat konsolidasi data yang mempermudah pelacakan.

Bila Anda ingin mengetahui lebih lanjut spesifikasi dan dampak sistem tersebut terhadap bisnis Anda, maka kami menyediakan jasa demo dan konsultasi gratis untuk memungkinkan uji coba terlebih dahulu.