Tail Spend Management: Strategi Efisien Perusahaan

Salah satu tantangan besar bagi perusahaan di Indonesia adalah visibilitas pengeluaran. Data pengeluaran tersebar di berbagai cabang. Misalnya, pabrik di Karawang, pusat di Jakarta, dan depo di Surabaya. Dalam hal ini, tim procurement umumnya melakukan pencatatan manual, sehingga perusahaan mengalami kesulitan pemantauan transaksi dengan akurat.

Akibatnya, perusahaan harus menghadapi maverick spending atau pembelian di luar kontrak resmi sering muncul. Karenanya, audit tahunan sulit terdeteksi, menyebabkan timbulnya risiko pemborosan dan hilangnya potensi penghematan perusahaan. Tidak hanya itu, tim finance juga harus mengalami tantangan berat penyusunan laporan transparan yang sesuai standar.

Sebagai solusi, perusahaan bisa memanfaatkan sistem digital yang tersentralisasi guna mengumpulkan seluruh data pengeluaran. Dengan ini, bisnis bisa mencapai visibilitas real-time dengan melakukan pemantauan transaksi yang terkendali. Artikel ini akan membahas apa itu tail spend management system dan bagaimana ini bisa mengatasi tantangan bisnis pengadaan.

Apa itu Tail Spend Management?

Tail spend management (TSM) adalah pendekatan strategis pengelolaan pembelian atau pengadaan barang dan jasa dengan nilai rendah, bervolume tinggi, dan frekuensinya jarang. Meskipun hanya sekitar 20%, pengadaan ini melibatkan 80% supplier. Transaksi pengeluaran ini umumnya sulit untuk perusahaan deteksi, tidak termasuk perencanaan strategis, dan kurang perhatian khusus.

Hanya saja, meskipun masuk dalam golongan “tail” atau ekor, akumulasi biasa transaksi kecil ini berpotensi mencapai persentase besar dari total pengeluaran tahunan perusahaan. Karenanya, pengelola bisnis memerlukan strategi khusus pemantauan dan pengendalian untuk menciptakan alur pengeluaran yang efisien.

Tail spend management systems memberi solusi pendekatan yang strategis guna mengatur pengeluaran minor. Tidak hanya itu, perangkat mampu melakukan optimasi transparansi transaksi, serta mengatur minor expense. Kemudian, sistem ini juga mengefisiensikan workflow pengadaan. Pengadaan sendiri, atau procurement adalah proses pengelolaan strategis barang jasa.

Karakteristik Utama Tail Spend Management

Karakteristik tail spend management umumnya terletak pada pola transaksi pengeluaran berjumlah kecil namun frekuensinya sering. Selain itu, aktivitas bisnis ini juga melibatkan banyak vendor, serta terkadang berada di luar kontak yang resmi.

Di bawah ini adalah karakter utama dalam pendekatan tersebut:

1. Volume Transaksi Tinggi dengan Nilai Rendah

Pertama, yang termasuk ke dalam tail spend adalah transaksi bervolume tinggi atau banyak, dengan nilai per satuan transaksi kecil. Meskipun demikian, jumlahnya biasanya menumpuk dengan signifikan. Akibatnya, beban tim procurement akan bertambah dan proses persetujuan membutuhkan waktu lebih lama. Oleh karena itu, proses manual menjadi rawan kesalahan pencatatan.

2. Jumlah Vendor yang Sangat Banyak

Selanjutnya, pendekatan ini menyebar ke vendor yang banyak, termasuk pemasok kecil. Jumlah vendor yang besar ini mempersulit monitoring, proses negosiasi, dan pengecekan standar kualitas barang dan jasa. Tidak hanya itu, tim pengadaan juga kesulitan menjalin hubungan baik dan kontrak yang jelas. Sebab itu, biaya administrasi bisa terus meningkat di luar kendali.

3. Pengeluaran Tidak Terkontrak (Maverick Spend)

Ketiga, tail spend yang tidak terkelola dengan baik bisa menjadi maverick spending, atau purchasing di luar kontrak resmi. Dalam alur procure to pay, tim kesulitan mengontrol transaksi ini sehingga menyebabkan munculnya risiko pemborosan. Tidak hanya itu, maverick spend juga membuat proses penjagaan harga, kualitas, dan kepatuhan sulit tercapai.

4. Kurangnya Visibilitas Data Tail Spend Management

Analisis data yang menyebar di berbagai jenis cabang sulit untuk tim lakukan dengan proses manual. Akibat kurangnya visibilitas, tahap evaluasi performa vendor kerja sama dan perencanaan anggaran akan terhambat. Oleh karena itu, tim procurement tidak bisa mengambil keputusan berbasis data yang akurat. Artinya, kemungkinan atas risiko pemborosan memiliki presentase tinggi.

5. Biaya Administratif yang Tidak Proporsional

Terakhir, berbanding terbalik dengan nilai transaksi yang rendah, biaya untuk approval, pencatatan, dan invoice handling justru tinggi. Tidak hanya itu, pekerjaan administratif di dalamnya membutuhkan waktu yang panjang dan sumber daya tenaga kerja yang cukup banyak. Akibatnya, ROI pengadaan kecil bisa menurun.

Mengapa Tail Spend Management Penting?

Manajemen tail spend bersifat krusial bagi perusahaan. Hal ini karena pengontrolan pengeluaran minor, jika tidak terlaksana dengan baik, bisa menjadi penumpukan biaya yang besar dan merugikan. Karenanya, perusahaan perlu membuat strategi dalam menjaga efisiensi, menghindari pemborosan, dan pemaksimalan nilai anggaran.

Berikut merupakan alasan utama pentingnya implementasi tail spend:

1. Mengurangi Pemborosan dan Biaya Tidak Terduga

Pertama, dengan tail spend management, perusahaan mampu melakukan penekanan purchasing yang tidak penting. Karenanya, tim finance bisa melakukan pencegahan biaya tak terduga di akhir periode. Tidak hanya itu, divisi pengadaan juga dapat memfokuskan diri pada pembelian strategis.

2. Meningkatkan Kontrol Pengeluaran

Selanjutnya, tail spend management menghadirkan visibilitas menyeluruh atas transaksi minor. Karenanya, perusahaan bisa melakukan pemastian bahwa transaksi berjalan sesuai kebijakan, harganya kompetitif, dan quality check berjalan lancar. Maka dari itu, minimalisir risiko purchasing maverick dan disiplin pengadaan bisa terealisasi.

3. Transparansi dalam Proses Pengadaan

Terakhir, seluruh transaksi tail spend akan dengan mudah untuk tim analisis apabila tercatat real-time dengan metode terpusat. Karenanya, akan tercipta transparansi manajemen dan proses auditor. Tidak hanya itu, kegiatan procurement menjadi lebih sistematis dan kemudahan dalam pengambilan keputusan berbasis fakta.

Manfaat Tail Spend Management bagi Bisnis

Pengelolaan tail spend dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Hal ini sebab seluruh proses pembelian minor tercatat rapi, sehingga proses monitorin jadi mudah. Selain itu, karenanya, pekerjaan administratif bisa tim lakukan dalam waktu singkat. Maka, peningkatan produktivitas dan kemudahan pengambilan keputusan strategis bisa terealisasi.

Di bawah ini adalah tiga manfaat dari manajemen pengeluaran ekor:

1. Efisiensi Proses Pengadaan

Pertama, pendekatan ini mampu menyederhanakan procurement flow bagi transaksi bernilai rendah namun frekuensi tinggi. Tidak hanya itu, proses persetujuan dan invoice otomatis bisa mempercepat alur kerja. Karenanya, tim pengadaan bisa memusatkan fokus atas strategi procurement yang tepat. Sementara itu, risiko kesalahan atas aktivitas manual bisa berkurang drastis.

2. Penghematan Biaya Jangka Panjang

Selain itu, dengan menerapkan strategi yang baik atas pengelolaan tail spend, perusahaan bisa melakukan konsolidasi vendor dan bernegosiasi, guna mendapat harga kompetitif. Karena itu, pengeluaran jadi terkendali dan meminimalisir adanya pemborosan. Berikutnya, terciptanya penghematan dari transaksi kecil ini juga memberi dampak positif pada keuangan jangka panjang secara signifikan.

3. Peningkatan Hubungan dengan Vendor

Manfaat terakhir, pengelolaan tail spend membantu memusatkan fokus atas strategi pemilihan vendor. Karenanya, tercipta hubungan baik berjangka panjang, dan bisa memilih supplier yang andal sebagai prioritas. Tidak hanya itu, vendor juga akan menerima totalan pesanan konsisten sehingga bisa melayani dengan lebih responsif. Kolaborasi ini akan menguntungkan kedua belah pihak.

Bagaimana Mengimplementasikan Tail Spend Management di Perusahaan?

Untuk menerapkan tail spend management, perusahaan perlu pendekatan sistematis untuk menciptakan efisiensi pengeluaran minor. Tim harus mengumpulkan data, melakukan konsolidasi vendor, dan memanfaatkan penggunaan sistem digital, seperti e-procurement. Karenanya, biaya bisa teroptimasi dan perusahaan mudah dalam membuat keputusan berbasis data yang akurat.

Di bawah ini tercantum tips implementasi tail spend management:

1. Identifikasi dan Analisis Data (Spend Analytics)

Sebagai langkah awal, perusahaan harus melakukan pengumpulan data pengeluaran, termasuk transaksi kecil. Spend analytics mampu menampilkan pola pengeluaran, kategori pembelian, dan vendor yang sering perusahaan gunakan. Maka dari itu, perusahaan bisa melakukan penentuan area yang perlu mendapat efisiensi dan prioritas manajemen.

2. Konsolidasi Supplier dan Manajemen Vendor Terpusat

Setelah analisis, perusahaan bisa meminimalisir jumlah vendor dan melakukan pengelolaan pemasok yang tersentralisasi. Karena adanya konsolidasi, perusahaan bisa mempermudah monitoring, bernegosiasi, dan mengontrol kualitas. Selain itu, perusahaan bisa mencegah risiko maverick spend dan melakukan peningkatan leverage procurement guna mendapat harga yang lebih kompetitif.

3. Penggunaan Katalog Produk Terstandar (E-Catalog)

Selanjutnya, e-catalog mampu membuat penyederhanaan pembelian dengan menampilkan produk yang telah sesuai pesanan. Karena, perusahaan bisa meminimalisir pembelian di luar kontrak, memastikan harga dan kualitas sesuai standar yang ada, serta mempercepat persetujuan. Katalog digital yang bisa berintegrasi akan mempermudah pengawasan.

4. Pemanfaatan Data untuk Analisis dan Pengambilan Keputusan

Untuk memahami apa itu green procurement secara praktis, perusahaan perlu melihat bagaimana data pengadaan digunakan dalam keputusan bisnis. Data terkumpul terpusat dapat perusahaan manfaatkan sebagai forecast, budgeting,dan evaluasi performa vendor kerja sama. Penggunaan data ini bisa mendukung pengambilan keputusan yang akurat. Akibatnya, perusahaan juga bisa mencegah risiko waste.

5. Penerapan Strategi REO (Retain, Eliminate, One-off)

Kelima, dengan implementasi strategi REO, penentuan pembelian yang akan perusahaan pertahankan, hapus, atau bersifat satu kali saja bisa terealisasi. Pendekatan tersebut mampu meminimalisir kompleksitas vendor dan memfokuskan pengeluaran pada kebutuhan strategis. Tidak hanya itu, REO juga mampu memaksimalkan pengadaan dan ROI secara efisien.

6. Pengetatan Kebijakan Pembelian (Compliance)

Berikutnya, perusahaan harus membuat kebijakan serius yang mampu memastikan pembelian sudah sesuai prosedur standar. Karenanya, pengurangan maverick spend dan peningkatan kepatuhan bisa terealisasi. Setelah itu, tim pengadaan juga bisa melakukan pengawasan harga, kualitas, serta kesesuaian produk, guna mengontrol secara efektif pengeluaran.

7. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Terakhir, tail spend management merupakan pendekatan dnegan proses yang berkesinambungan. Artinya, pengadaan evaluasi rutin bisa membantu penyesuaian strategi, perbaikan prosedur, dan pengoptimalan hubungan dengan vendor. Tidak hanya itu, continuous improvement juga mampu mengawasi sistem agar tetap relevan dan pengeluaran minor berjalan transparan dan efisien.

Tantangan dalam Mengelola Tail Spend Management

Mengelola pendekatan yang satu ini akan menghadirkan sejumlah tantangan. Akibatnya, efisiensi operasional akan mengalami penurunan. Pencatatan manual terhadap transaksi kecil yang memiliki frekuensi banyak akan menyulitkan analisis. Selain itu, integrasi dengan sistem procurement utama juga terbatas.

Berikut adalah tiga tantangan dalam menerapkan tail spend:

1. Pembelian Tanpa Kontrol yang Cukup

Banyak perusahaan menghadapi pembelian minor tanpa prosedur atau approval yang jelas. Hal ini memicu maverick spend, risiko pemborosan, dan kesulitan menjaga konsistensi harga serta kualitas. Tanpa kontrol, efisiensi pengadaan menurun dan tim procurement kehilangan leverage negosiasi.

2. Pencatatan dan Pelaporan yang Tidak Efisien

Ketidakteraturan pengadaan barang dan jasa adalah akibat dari kurangnya pencatatan dan pelaporan yang efisien. Sebabnya, data tersebar tidak bisa terintegrasi ke seluruh departemen. Oleh karena itu, akan terjadi keterlambatan proses audit, kesalahan pencatatan, serta sulitnya pengawasan anggaran perusahaan secara real-time.

DetikFinance menuliskan bahwa BPK menemukan masalah pengadaan alat kesehatan oleh PT Indofarma Tbk pada tahun 2024. Salah satunya adalah pengadaan tanpa studi kelayakan jelas. Akibatnya, negara mengalami kerugian sebesar Rp146,57 miliar karena piutang macet dan persediaan tidak terjual. Kasus ini menggambarkan lemahnya pencatatan efektif memberi risiko kerugian besar.

3. Mengintegrasikan dengan Sistem Pengadaan Lain

Terakhir, pendekatan ini tidak bisa berintegrasi dengan sistem utama dan menurunkan visibilitas transaksi minor. Perusahaan juga kesulitan monitoring, analisis, dan pelaporan real-time. Karenanya, pengambilan keputusan lambat, risiko kesalahan meningkat, dan pemborosan. Maka, perusahaan perlu sistem digital seperti tail end spend management software guna meningkatkan transparansi pengadaan.

Efisiensikan Tail Spend Perusahaan dengan Software ScaleOcean

Software e-procurement ScaleOcean adalah sistem yang bisa melakukan otomatisasi seluruh proses procurement dari purchase request hingga purchase order. Artinya, transaksi bernilai rendah dan volume tinggi dapat terproses cepat tanpa membebani tim administrasi, serta meminimalkan kesalahan manual.

Selain itu, ScaleOcean menjadi solusi atas penyediaan konsolidasi vendor dan katalog digital terpusat. Perusahaan dapat memisahkan tata kelola direct and indirect procurement, menetapkan preferred vendors untuk barang indirect, mengurangi maverick spending, serta memudahkan pengawasan transaksi minor secara real-time.

Perangkat digital ini juga memungkinkan analisis pengeluaran untuk pengambilan keputusan strategis. Dengan insight berbasis data, perusahaan dapat melakukan evaluasi, forecasting, dan strategi REO secara tepat. Jadwalkan demo gratis bersama tim ScaleOcean sekarang juga untuk melihat peningkatan efisiensi pengadaan.

Fitur-Fitur e-Procurement ScaleOcean, sebagai berikut:

• Procurement Automation: Mengotomatisasi alur PR ke PO, mempersingkat proses persetujuan, dan mengurangi pekerjaan administratif.
• Vendor Portal: Database vendor terpusat dengan vendor-vendor prioritas, mempermudah monitoring dan negosiasi harga.
• E-Catalog: Katalog produk standar mempermudah pembelian sesuai kebijakan perusahaan, meminimalisir maverick spend.
• Analytics & Reporting: Menyediakan insight real-time untuk evaluasi pengeluaran, forecasting, dan keputusan berbasis data.

Kesimpulan

Tail spend management adalah strategi mengelola pengeluaran minor yang tersebar di banyak vendor dan sering di luar kontrak utama. Biasanya mengikuti aturan Pareto, 80% transaksi hanya menyumbang 20% pengeluaran, namun area ini sering terabaikan, menimbulkan biaya tersembunyi, risiko, dan inefisiensi procurement.

Untuk perusahaan yang ingin mengendalikan pengeluaran minor sekaligus meningkatkan efisiensi dan visibilitas, Software e-Procurement ScaleOcean menawarkan sistem terpadu. Platform ini otomatisasi procurement, konsolidasi vendor, e-catalog, dan analytics real-time. Jadwalkan demo gratis sekarang untuk melihat tail spend dikelola optimal dan keputusan strategis lebih tepat.