Point of Sales: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, dan Contohnya

Penerapan teknologi ke dalam bisnis ritel bukan lagi hanya merupakan sebuah langkah strategis, tetapi merupakan sebuah kewajiban. Salah satu bentuk penerapan teknologi tersebut adalah point of sales modern.

Sistem tersebut memungkinkan perusahaan untuk mencatat dan melacak penjualan dengan lebih mudah, beserta juga mengelola ketersediaan di masing-masing cabang toko. Keunggulan-keunggulan itu memastikan bisnis tetap dapat bersaing dengan kompetitornya. Pelajari lebih lanjut POS dan dampaknya terhadap kinerja penjualan di artikel ini.

Key Takeaways

• Point of sales adalah kombinasi hardware dan software yang dirancang untuk membantu dalam pengelolaan transaksi, manajemen inventaris, dan pelaporan keuangan.
• Manfaat aplikasi point of sales berupa pengelolaan transaksi efisien, manejemen ketersediaan, meningkatkan kualitas layanan, pelaporan keuangan, analisis data dan tren, skalabilitas.
• Terdapat beberapa jenis sistem POS, namun 2 jenis yang paling umum diterapkan sekarang adalah cloud based POS system dan sistem tradisional atau desktop.
• Sistem point of sales ScaleOcean merupakan sebuah contoh aplikasi modern yang dapat diterapkan, dibekali dengan kemampuan integrasi dan keunggulan lain seperti unlimited user.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Point of Sales?

Point of sales adalah sistem gabungan perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk mengoptimasi proses transaksi penjualan, penerimaan pembayaran, manajemen inventaris toko, dan pengelolaan data. Aplikasi modern, terutama berbasis cloud, tidak hanya mengelola transaksi, tetapi juga stok barang.

Hal itu dapat dilakukan melalui integrasi antar sistem. Contohnya, sistem kasir biasanya membantu dalam mencatat dan mengelola transaksi, namun dapat juga memantau kondisi ketersediaan secara real–time bila diintegrasi dengan sebuah sistem inventaris.

Seperti yang dinyatakan, penerapan POS cenderung memerlukan dua komponen, yakni perangkat keras (hardware) dan lunak (software). Yang dimaksud dari perangkat keras ini adalah alat yang digunakan untuk mengakses sistem (software) yang diterapkan, biasanya dalam bentuk komputer, namun dapat juga berupa smartphone atau tablet.

2. Manfaat Aplikasi Point of Sales

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, efisiensi operasional dan akurasi data adalah kunci dari kesuksesan dan keberlangsungan operasional. Dengan mengimplementasikan sistem ini, perusahaan dapat mendapat beberapa keunggulan strategis, seperti:

a. Pengelolaan Transaksi Lebih Efisien

Aplikasi POS memungkinkan proses transaksi seperti pemesanan, penghitungan, dan penerbitan faktur berjalan cepat dan akurat. Semua data penjualan langsung tercatat secara digital, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan kasir dapat melayani lebih banyak pelanggan dalam waktu singkat.

b. Manajemen Ketersediaan Stok Toko

Kemampuan integrasi point of sales modern dengan sistem inventaris perusahaan memungkinkan pencatatan dan pengelolaan stok lebih mudah. Contohnya, ketika pegawai atau pelanggan melakukan scan barcode terhadap barang-barang transaksi, aplikasi akan secara otomatis mempebarui data penyimpanan hal-hal tersebut.

c. Meningkatkan Kualitas Layanan Pelanggan

Sistem POS biasanya memungkinkan pembayaran melalui berbagai metode, baik cashless atau cash. Hal ini tentunya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, terutama karena, mengutip dari The Jakarta Post, Bank Indonesia menyatakan transaksi QRIS telah meningkatkan sekitar 163% dari tahun ke tahun (2024-2025).

d. Pelaporan Keuangan

Seperti halnya integrasi dengan sistem inventaris, aplikasi point of sales canggih juga dapat melakukan integrasi dengan sistem akuntansi perusahaan. Hal ini penting karena akan membantu dalam pelacakan setiap transaksi penjualan atau pendapatan, sehingga menjamin tersusunnya laporan arus kas dan keuangan yang akurat.

e. Analisis Data dan Tren Penjualan

Selain untuk pelaporan keuangan, data transaksi yang tercatat juga dapat digunakan untuk melakukan sales forecasting. Data tersebut akan dianalisis secara mendalam untuk menentukan tren penjualan, sehingga manajemen mampu mengambil keputusan lebih strategis untuk meningkatkan sales.

f. Mampu Berskala dengan Pertumbuhan

Sistem POS modern dirancang untuk beradaptasi dengan volume transaksi dan penambahan cabang. Ketika bisnis tumbuh, POS dapat dirancang untuk ikut berskala dengan pertumbuhan tersebut, memastikan konsistensi operasional, dan menyediakan data terpusat, mendukung ekspansi bisnis bekerlanjutan.

3. Cara Kerja Sistem Point of Sales

Pada dasarnya, sistem POS modern mengotomatisasi seluruh siklus penjualan, mulai dari input produk hingga pencatatan data akhir. Proses ini dirancang untuk memastikan kecepatan di kasir sekaligus akurasi data di sistem inventaris dan akuntansi. Berikut adalah langkah-langkah yang dilalui dalam setiap transaksi:

1. Pencatatan Detail Barang yang akan Diperjual-belikan
2. Perhitungan Harga Satuan dan Total Barang setelah Diberlakukan Pajak dan Diskon
3. Pembaruan Otomatis Kondisi Stok di Inventaris
4. Pemilihan Metode Pembayaran
5. Proses Pembayaran
6. Penyelesaian Transaksi dan Pencatatan Data ke dalam Sistem untuk Keperluan Masa Depan

4. Jenis Point of Sales

Terdapat berbagai jenis point of sales yang dirancang untuk memberikan fleksibilitas, mobilitas, dan skalabilitas yang berbeda. Setiap usaha dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan model operasional dan tujuan pertumbuhan mereka. Berikut adalah beberapa jenis POS yang beredar:

• POS Berbasis Desktop (Tradisional): Jenis POS paling dikenal yang biasanya diterapkan dalam supermarket dan minimarket.
• Aplikasi POS Mobile: Memanfaatkan perangkat mobile seperti smartphone atau laptop, sehingga fleksibel.
• Sistem POS Cloud: Menyimpan data di cloud, sehingga dapat diakses dari berbagai perangkat dibandingkan hanya terbatas pada perangkat tertentu saja.
• Self-service Point of Sales System: POS di mana para pelanggan mengelola detail pesanan dan transaksi secara mandiri, sehingga mengurangi beban kerja karyawan dan waktu tunggu.

5. Perbedaan Cloud POS dan POS Tradisional

Dari semua jenis yang telah disebutkan di atas, terdapat dua jenis point of sales yang cenderung ditemukan dalam kehidupan sehari-hari, yakni POS system cloud dan desktop. Meskipun begitu, aplikasi berbasis cloud semakin sering menjadi pilihan utama bisnis berdasarkan riset Hospitality Technology dikarenakan keunggulannya di beberapa aspek, yang berupa:

a. Kemudahan Akses Data

Pada aplikasi point of sales berbasis cloud, akses data dapat dilakukan dari mana dan kapan saja (waktu nyata), tidak terbatas pada satu perangkat spesifik asalkan terdapat koneksi internet. Sebaliknya pula, akses informasi biasanya terbatas pada perangkat yang terikat dengan toko, sehingga kurang fleksibel dan terpusat.

b. Tingkat Keamanan Data

Serupa juga, cloud POS cenderung lebih unggul dikarenakan bila terjadi kehilangan data, masih terdapat back up atau data cadangan yang telah disimpan otomatis sebelumnya, sehingga meminimalisir dampak kendala tersebut. Bila kendala yang sama terjadi pada POS desktop, maka data akan hangus secara permanen dikarenakan sifatnya yang spesifik.

c. Biaya Penerapan

Untuk aplikasi point of sales tradisional, sebagian besar beban penerapan terletak pada investasi awal yang relatif tinggi untuk perangkat keras dan lisensi, beserta juga perawatan mesin berulang kedepannya. Sedangkan biaya penerapan cloud POS cenderung lebih rendah berdasarkan riset, memerlukan pembayaran berulang secara periodik (bulanan atau tahunan).

6. Contoh Aplikasi Point of Sales yang Dapat Diterapkan

Meski penerapan teknologi seperti POS itu penting dalam memastikan keberlangsungan operasional bisnis, proses pemilihan dan penerapan harus dilakukan sesuai dengan kriteria tegas. Hal ini terutama nyata dikarenakan banyaknya pilihan yang beredar di pasaran, sehingga sulit ditentukan manakah yang benar-benar unggul.

Untuk membantu Anda dalam hal tersebut, kami akan menjadikan sistem POS ScaleOcean sebagai bahan perbandingan. Mitra ini memiliki reputasi sebagai penyedia solusi perangkat lunak berkualitas di kalangan bisnis-bisnis global.

Hal ini dikarenakan selain kemampuan dasar seperti integrasi antar sistem, mereka juga menawarkan keunggulan lain seperti jumlah pengguna yang tidak terbatas. Adanya layanan konsultasi juga memungkinkan bisnis untuk men-kustomistasi terlebih dahulu sistemnya untuk memastikan hasil paling maksimal dari awal penerapan.

Dan tentu saja, tersedianya layanan demo gratis juga memberikan pengalaman langsung kepada calon pelanggan terhadap sistemnya terlebih dahulu agar mereka memiliki gambaran jelas spesifikasi point of sales-nya. Beberapa fitur dalam software ScaleOcean dapat Anda jadikan sebagai landasan penentu kualitas perangkat lunak, yakni adalah:

• Transaksi Penjualan Real-Time: Mencatat setiap transaksi penjualan secara langsung, memperbarui stok barang dan laporan penjualan secara otomatis.
• Pembayaran Multimetode: Mendukung berbagai metode pembayaran seperti kartu kredit, debit, tunai, atau pembayaran online lainnya.
• Manajemen Stok: Mengintegrasikan sistem POS dengan modul inventaris untuk memastikan bahwa stok barang diperbarui secara otomatis setelah setiap transaksi.
• Laporan Penjualan dan Analisis: Menyediakan laporan penjualan yang dapat dianalisis untuk memantau performa toko, tren produk, dan kebutuhan pembelian.
• Diskon dan Promosi: Memungkinkan penerapan diskon atau promosi langsung saat transaksi untuk memberikan harga khusus kepada pelanggan.
• Integrasi dengan Akuntansi: Secara otomatis mencatat transaksi penjualan ke dalam sistem akuntansi, memastikan konsistensi data keuangan.
• Pengelolaan Pelanggan: Menyimpan data pelanggan dan riwayat pembelian untuk meningkatkan layanan dan program loyalitas.

7. Kesimpulan

Kami berharap pembahasan di atas telah memberikan Anda pandangan jelas mengenai pentingnya penerapan point of sales pada era modern ini. Tanpa adanya aplikasi tersebut, efisiensi proses pencatatan dan pelacakan transaksi dan ketersediaan akan menurun, sehingga berdampak negatif pada keunggulan kompetitif bisnis.

Bila Anda sedang mencari atau ingin mencoba sebuah sistem POS yang handal, kami menyediakan demo gratis terhadap aplikasi point of sales ScaleOcean. Selain itu, Anda juga dapat melakukan konsultasi secara langsung dengan ahli sistem jika terdapat pertanyaan lebih lanjut akan tata penggunaan dan spesifikasi software tersebut.