Term of Reference (TOR): Isi, Format, dan Cara Buat

Proyek perusahaan sering menghadapi kendala seperti perubahan kebutuhan pekerjaan, keterlambatan proses, hingga perbedaan pemahaman antar pihak. Hal tersebut bisa terjadi karena perusahaan belum memiliki acuan kerja yang jelas. Tidak adanya kerangka acuan yang jelas dapat memengaruhi koordinasi antardivisi, alokasi sumber daya, dan pencapaian tujuan proyek.

Selain itu, pembagian tugas yang kurang jelas, perusahaan yang belum menetapkan indikator keberhasilan, dan dokumentasi proyek yang tidak tertata dapat menyulitkan proses pemantauan pekerjaan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan dokumentasi yang dapat menyelaraskan tujuan, tanggung jawab, kebutuhan, dan hasil dari proyek tersebut.

Artikel ini membahas Term of Reference (TOR), mulai dari definisi. fungsi, unsur-unsur dasar, cara mengembangkan, contoh penggunaan, dan pentingnya TOR bagi manajemen proyek di perusahaan. Dengan begitu, Anda dapat menilai peran TOR dalam pengelolaan proyek perusahaan.

Key Takeaways

• Term of Reference (TOR) adalah dokumen acuan kerja yang berisi tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, persyaratan, dan target proyek.
• TOR mencakup latar belakang, tujuan, ruang lingkup, target, metode, tanggung jawab, jadwal, anggaran, indikator, risiko, dan persetujuan.
• Fungsi TOR adalah untuk menetapkan tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, sumber daya, anggaran, jadwal, vendor, dan evaluasi proyek.
• ScaleOcean Atlas for Project Management membantu mengelola proyek terintegrasi dengan workflow bisnis, data lintas divisi, dan insight AI ScaleMind.

Coba Konsultasi Gratis!

1. Apa Itu Term of Reference?

Term of Reference (TOR) adalah dokumen acuan kerja yang menjelaskan tujuan, cakupan pekerjaan, tanggung jawab pihak terkait, persyaratan pelaksanaan, dan target dalam suatu proyek bisnis. Dokumen ini menjadi referensi utama bagi pihak yang terlibat agar setiap aktivitas memiliki arah, batasan, dan tujuan yang jelas sejak awal.

Penyusunan TOR menjadi bagian penting dalam perencanaan proyek karena membantu perusahaan mengurangi risiko perbedaan interpretasi selama pekerjaan berjalan. Dokumen ini memberikan referensi yang sama bagi setiap pihak untuk memahami tujuan, tanggung jawab, kebutuhan, serta target dalam sebuah proyek.

Pentingnya penyusunan acuan kerja dalam proyek juga didukung oleh penelitian Serrador dan Turner yang menganalisis 1.386 proyek dari 859 responden secara global. Studi tersebut menemukan bahwa kualitas perencanaan proyek memiliki hubungan signifikan dengan keberhasilan proyek, dengan usaha perencanaan optimal mencapai sekitar 25% dari total aktivitas proyek.

2. Mengapa TOR Penting dalam Project Management?

Dalam project management, TOR membantu perusahaan membangun acuan yang menyatukan arah proyek sejak awal. Dokumen ini mendukung penyelarasan stakeholder, batas pekerjaan, pembagian tanggung jawab, pengelolaan biaya, pengendalian perubahan, hingga evaluasi hasil kerja. Berikut alasan TOR penting dalam project management:

a. Menyamakan Ekspektasi Stakeholder

Ketika ada banyak pihak yang terlibat dalam sebuah proyek, maka penting untuk membawa mereka pada halaman yang sama dalam hal pemahaman karena tujuan dan hasil dari proyek tersebut harus sepaham. TOR berfungsi sebagai sumber informasi yang membantu setiap pihak yang terlibat memahami persyaratan pekerjaan untuk mengurangi salah paham atau beda pendapat.

b. Menetapkan Batas Ruang Lingkup

Menetapkan batas-batas yang jelas untuk proyek adalah salah satu bagian penting dalam proses manajemen proyek untuk memastikan bahwa setiap divisi mengetahui daftar kegiatan yang berhubungan dengan proyek dan hasil yang harus dicapai. Hal ini akan menghindarkan perusahaan dari pekerjaan atau tambahan biaya yang tidak terduga.

c. Memperjelas Tugas dan Wewenang

Pembagian peran dalam setiap proyek harus dilakukan dengan benar sejak awal. Dengan begitu, setiap orang akan mengetahui secara pasti peran dan wewenangnya dalam melakukan pekerjaan. Dalam hal ini TOR akan membantu dalam mendefinisikan pembagian peran tersebut sehingga koordinasi yang lebih baik dapat terwujud dan meminimalisir tumpamg tindih.

d. Menjadi Dasar Penyusunan Anggaran

Perencanaan anggaran untuk setiap proyek membutuhkan acuan sebuah rujukan yang jelas mengenai kegiatan, kebutuhan sumber daya, dan sasaran pekerjaan. Dengan menggunakan TOR, perusahaan dapat membuat perkiraan biaya yang akan membantu mereka untuk menggunakan biaya tersebut secara efektif.

e. Mengurangi Risiko Perubahan Proyek

Perubahan dalam proyek dapat memengaruhi waktu, biaya, dan sumber daya yang telah direncanakan. Dengan adanya TOR sebagai acuan awal, masing-masing divisi dapat mengevaluasi dampak setiap perubahan terhadap tujuan proyek sebelum mengambil keputusan terkait penyesuaian pekerjaan.

f. Memudahkan Evaluasi Hasil Kerja

Evaluasi suatu proyek harus menggunakan standar perbandingan agar dapat menentukan apakah hasil dari proyek tersebut sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Penggunaan TOR akan memberikan titik acuan yang membantu sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi kelemahan dan menggunakan hasilnya untuk memperbaiki pengelolaan proyek-proyek di masa depan.

Baca juga: Project Tracker: Alat Canggih untuk Pelacakan Proyek

3. Fungsi Term of Reference dalam Proyek

Melalui TOR, perusahaan dapat menjelaskan tujuan dan hasil proyek, menentukan ruang lingkup pekerjaan, membagi tanggung jawab pihak terkait, mengatur kebutuhan sumber daya serta anggaran, menyusun jadwal, memilih vendor atau konsultan, hingga memantau perkembangan proyek. Berikut ini adalah fungsi TOR dalam proyek:

a. Menjelaskan Tujuan dan Hasil Proyek

Pemahaman yang jelas tentang tujuan dan hasil dari proyek sangatlah penting bagi perusahaan agar mereka dapat mengetahui kemana arah proyek ini sejak awal. Melalui TOR, perusahaan dapat menjelaskan mengapa proyek itu harus terlaksana dan menentukan apa saja kriteria keberhasilannya saat pelaksanaan proyek berlangsung.

b. Menentukan Ruang Lingkup Pekerjaan

Penetapan cakupan aktivitas dalam TOR membantu setiap pihak memahami batas pekerjaan yang termasuk dalam proyek serta tanggung jawab masing-masing pihak. Dengan ruang lingkup yang jelas, perusahaan dapat menjaga fokus pekerjaan, menghindari aktivitas di luar rencana, serta mengelola sumber daya secara lebih efektif.

c. Membagi Peran Serta Tanggung Jawab Pihak Terkait

Sebuah TOR berisi pengalokasikan tugas dan tanggung jawab secara efektif, hal tersebut membantu perusahaan dalam mengkoordinasikan tugas dari semua pihak yang terlibat. Alokasi tugas dan tanggung jawab ini akan membantu meningkatkan koordinasi antardivisi, mencegah terjadinya tumpang tindih, dan menentukan dengan jelas tanggung jawab dari setiap pihak.

d. Menentukan Kebutuhan Sumber Daya dan Anggaran

TOR membantu perusahaan mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk mendukung pelaksanaan proyek, seperti tenaga kerja, material, teknologi, serta biaya. Informasi tersebut dapat menjadi dasar penyusunan anggaran agar perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan proyek dengan sumber daya yang tersedia.

e. Menjadi Acuan Jadwal dan Anggaran

Penyusunan jadwal dan anggaran dalam TOR memberikan gambaran mengenai estimasi waktu serta biaya yang diperlukan selama proyek berjalan. Dengan acuan tersebut, perusahaan dapat memantau progres pekerjaan, membandingkan penggunaan biaya dengan rencana, serta mengurangi risiko keterlambatan maupun pembengkakan anggaran.

f. Menjadi Acuan Pemilihan Vendor atau Konsultan

Kriteria pemilihan vendor atau konsultan dapat perusaahan tentukan dengan menggunakan informasi dalam TOR. TOR akan membantu perusahaan untuk menggambarkan kebutuhan proyeknya, kebutuhan pekerjaan, dan apa hasil yang diharapkan dari proyek tersebut.

g. Menjadi Dasar Pemantauan dan Evaluasi Proyek

Pemantauan dan evaluasi proyek membutuhkan acuan yang dapat membandingkan rencana dengan hasil pelaksanaan. Melalui TOR, perusahaan dapat meninjau progres pekerjaan, mengidentifikasi kendala, serta menentukan langkah perbaikan agar proyek tetap berjalan sesuai target.

4. Siapa yang Menyusun Term of Reference?

Pembuatan sebuah TOR selalu melibatkan pihal yang mengetahui tujuan perusahaan, kebutuhan proyek, dan seluruh proses pelaksanaannya. Umumnya, project owner adalah pihak yang memulai pengembangan TOR karena mereka mengetahui tujuan proyek dan apa hasil yang diharapkan.

Selain project owner, project manager juga berperan dalam menyusun detail teknis dalam TOR. Mereka membantu menyusun tujuan proyek menjadi rencana kerja yang lebih jelas, mulai dari cakupan aktivitas, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan, hingga metode pengelolaan proyek agar sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Dalam penyusunannya, project owner dan project manager dapat melibatkan berbagai divisi internal seperti finance, procurement, IT, operasional, maupun legal untuk memberikan informasi sesuai kebutuhan proyek. Jika ada proyek yang melibatkan pihak luar, maka pemasok dan konsultan dapat memberikan informasi mengenai persyaratan teknis dan standar kerja.

5. Kapan TOR (Term of Reference) Harus Dibuat?

TOR sebaiknya tersusun sebelum proyek mulai berjalan, terutama ketika perusahaan telah memiliki gambaran mengenai tujuan, kebutuhan, dan pihak yang terlibat dalam pekerjaan tersebut. Penyusunan TOR pada tahap awal membantu perusahaan menetapkan arah proyek, menentukan kebutuhan utama, serta memastikan setiap pihak memahami apa jobdesknya sebelum memulai aktivitas.

Selain itu, TOR juga dapat tersusun ketika perusahaan merencanakan proyek baru, melakukan kerja sama dengan vendor atau konsultan, mengembangkan sistem, menjalankan proses pembelian, maupun melaksanakan pekerjaan yang membutuhkan koordinasi antar pihak. Semakin kompleks suatu proyek, semakin penting perusahaan menyiapkan TOR.

Perusahaan dapat memperbarui TOR ketika terdapat perubahan besar yang memengaruhi tujuan, cakupan pekerjaan, anggaran, atau pihak yang terlibat. Pembaruan ini membantu perusahaan menjaga kesesuaian antara rencana awal dan kondisi proyek sehingga pelaksanaan pekerjaan tetap berjalan sesuai kebutuhan bisnis.

6. Komponen yang Harus Ada dalam TOR

Sebuah TOR perlu memuat berbagai komponen, mulai dari latar belakang, tujuan, ruang lingkup pekerjaan, target dan hasil pekerjaan, metode pelaksanaan, peran dan tanggung jawab pihak terkait, jadwal, anggaran, indikator keberhasilan, mekanisme pelaporan, risiko, hingga persetujuan pihak terkait. Berikut komponen yang harus ada dalam TOR:

• Latar Belakang Proyek: Memuat alasan perusahaan menjalankan proyek, permasalahan yang ingin diselesaikan, dan kondisi yang menjadi dasar pelaksanaan pekerjaan.
• Tujuan Proyek: Berisi sasaran utama proyek, hasil yang ingin dicapai, dan arah pekerjaan yang menjadi fokus perusahaan.
• Ruang Lingkup Pekerjaan: Menentukan batas aktivitas, cakupan pekerjaan, dan tanggung jawab yang termasuk dalam pelaksanaan proyek.
• Target dan Hasil Pekerjaan: Menetapkan output proyek, standar hasil pekerjaan, dan pencapaian yang menjadi tolok ukur keberhasilan.
• Metode Pelaksanaan: Mengatur pendekatan, tahapan kerja, dan cara pelaksanaan untuk mencapai tujuan proyek.
• Peran dan Tanggung Jawab: Mengatur pembagian tugas, kewenangan, dan kontribusi setiap pihak yang terlibat dalam proyek.
• Jadwal Pelaksanaan: Menentukan tahapan pekerjaan, estimasi waktu, dan target penyelesaian aktivitas selama proyek berlangsung.
• Anggaran dan Sumber Daya: Mencakup kebutuhan biaya, tenaga kerja, material, teknologi, dan sumber daya pendukung proyek.
• Indikator Keberhasilan: Menentukan parameter penilaian untuk mengukur pencapaian dan efektivitas hasil pelaksanaan proyek.
• Mekanisme Pelaporan dan Evaluasi: Mengatur alur pelaporan, pemantauan progres, dan proses evaluasi terhadap hasil pekerjaan proyek.
• Risiko dan Langkah Mitigasi: Mengidentifikasi potensi hambatan proyek dan tindakan yang dapat mengurangi dampaknya.
• Persetujuan Pihak Terkait: Memuat persetujuan pihak berwenang sebagai tanda kesepakatan terhadap rencana dan pelaksanaan proyek.

7. Bagaimana Cara Membuat Term of Reference?

Perusahaan perlu memahami latar belakang, menetapkan tujuan, menentukan ruang lingkup, merincikan hasil pekerjaan, menyusun metode, membagi tanggung jawab, membuat jadwal, menghitung anggaran, menentukan indikator keberhasilan, mengidentifikasi risiko, mengatur pelaporan, hingga memperoleh persetujuan pihak terkait. Berikut cara membuat TOR:

• Jelaskan latar belakang proyek: Uraikan alasan proyek berjalan, permasalahan yang ingin diselesaikan, dan kondisi yang menjadi dasar pelaksanaan pekerjaan.
• Tentukan tujuan yang ingin dicapai: Tetapkan sasaran utama proyek dan hasil yang ingin perusahaan capai melalui pelaksanaan pekerjaan.
• Tetapkan ruang lingkup pekerjaan: Jelaskan batas aktivitas, cakupan pekerjaan, dan tanggung jawab yang termasuk dalam proyek.
• Rincikan hasil yang harus diserahkan: Tentukan output proyek, standar hasil pekerjaan, dan bentuk penyelesaian yang perlu perusahaan hasilkan.
• Susun metode dan tahapan kerja: Buat pendekatan pelaksanaan, urutan aktivitas, dan langkah kerja untuk mencapai tujuan proyek.
• Bagikan peran dan tanggung jawab: Atur pembagian tugas, kewenangan, dan kontribusi setiap pihak yang terlibat dalam proyek.
• Buat jadwal pelaksanaan: Susun timeline pekerjaan, tahapan proyek, dan target waktu agar aktivitas berjalan sesuai rencana.
• Hitung anggaran dan sumber daya: Perkirakan kebutuhan biaya, tenaga kerja, material, teknologi, dan sumber daya pendukung proyek.
• Tentukan indikator keberhasilan: Buat parameter penilaian untuk mengukur pencapaian proyek dan efektivitas hasil pekerjaan.
• Identifikasi risiko proyek: Kenali hambatan yang mungkin akan terjadi dan kembangkan strategi untuk memastikan proyek tersebut berjalan lancar.
• Tetapkan mekanisme pelaporan: Kelola proses pelaporan, melacak progres proyek, dan menilai hasil dari proyek tersebut.
• Tinjau dan minta persetujuan: Lakukan pemeriksaan akhir bersama pihak terkait sebelum TOR menjadi acuan pelaksanaan proyek.

8. Contoh TOR Terms of Reference Proyek

Sebagai contoh, PT Arunika Konstruksi Nusantara mengelola berbagai proyek pembangunan yang melibatkan tim kantor pusat dan lapangan. Seiring meningkatnya jumlah proyek, perusahaan menghadapi tantangan dalam memantau progres pekerjaan, mengelola biaya, serta menyatukan informasi antar divisi secara efektif.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, PT Arunika Konstruksi Nusantara menyusun TOR sebagai acuan implementasi sistem manajemen proyek. Dokumen ini membantu perusahaan menetapkan kebutuhan, ruang lingkup pekerjaan, tahapan implementasi, serta tanggung jawab setiap pihak yang terlibat agar proses berjalan sesuai target.

Berikut adalah contoh laporan TOR proyek implementasi sistem manajemen proyek yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menyusun dokumen perencanaan, mengatur alur pelaksanaan, dan memastikan setiap kebutuhan proyek terdokumentasi:

Untuk mengakses contoh dokumen TOR secara lengkap, unduh di sini dan gunakan sebagai referensi penyusunan dokumen proyek yang lebih sistematis:

9. Perbedaan TOR, Project Charter, Proposal, SOW, dan Project Plan

TOR menjadi acuan kebutuhan proyek, Project Charter memberikan otorisasi awal, Proposal menjelaskan rencana proyek, SOW mengatur detail pekerjaan, dan Project Plan menyusun strategi pelaksanaan. Berikut perbedaan masing-masing dokumen:

a. TOR (Terms of Reference)

TOR berfokus pada penjelasan kebutuhan, tujuan, cakupan pekerjaan, tanggung jawab pihak terkait, dan hasil proyek. Dalam penyusunannya, project owner bersama project manager biasanya melibatkan divisi terkait agar dokumen sesuai kebutuhan. Perusahaan memakai TOR sebagai acuan awal untuk implementasi sistem, pengadaan, atau kerja sama vendor.

b. Project Charter

Project Charter berfokus pada penetapan arah, tujuan utama, kewenangan project manager, serta otorisasi awal sebelum proyek berjalan. Umumnya, sponsor proyek atau manajemen bersama project manager membuat dokumen ini untuk memastikan dukungan dan persetujuan. Perusahaan sering memakai Project Charter pada proyek enterprise yang membutuhkan arahan strategis.

c. Proposal Proyek

Proposal Proyek berfokus pada penyampaian ide, manfaat bisnis, kebutuhan investasi, serta alasan perusahaan perlu menjalankan suatu proyek. Selain itu, tim pengusul, business development, project team, atau konsultan biasanya menyusun struktur proposal proyek yang menjelaskan latar belakang, tujuan, biaya, dan rencana pelaksanaan untuk memperoleh persetujuan stakeholder.

d. SOW (Statement of Work)

Statement of Work (SOW) menekankan pada detail pekerjaan, hasil yang akan dicapai, standar pekerjaan, jangka waktu, dan peran dari pihak yang terlibat. Pada dasarnya, perusahaan bersama dengan vendor atau penyedia jasa adalah pihak yang membuat SOW. SOW sering perusahaan pakai dalam perjanjian dengan vendor, outsourcing, pemasangan teknologi, dan jasa profesional.

e. Project Plan

Project plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana sebuah proyek akan diimplementasikan dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti jadwal waktu, sumber daya, kegiatan, risiko, dan teknik untuk memantau seluruh proyek. Dalam hal ini, project manager bersama dengan tim proyek mengembangkan dokumen ini sebagai panduan dalam seluruh proses.

10. Kesalahan Umum dalam Menyusun TOR

Penyusunan TOR yang kurang tepat dapat menyebabkan berbagai kendala, mulai dari tujuan yang belum spesifik, batas pekerjaan yang tidak jelas, hasil yang sulit diukur, pembagian tanggung jawab yang tidak terarah, hingga timeline, anggaran, kriteria penerimaan, dan pembaruan dokumen yang belum sesuai kebutuhan proyek. Berikut ini adalah kesalahan dalam menyusun TOR:

a. Tujuan Proyek Terlalu Umum

Tujuan proyek perlu menjelaskan hasil yang ingin dicapai secara spesifik agar setiap pihak memahami arah pekerjaan. Ketika tujuan hanya berisi pernyataan umum, perusahaan dapat mengalami perbedaan pemahaman mengenai prioritas, target, dan indikator keberhasilan proyek yang perlu dicapai.

b. Ruang Lingkup Tidak Memiliki Batas

Ruang lingkup yang tidak memiliki batas jelas dapat membuat aktivitas proyek berkembang tanpa perencanaan yang matang. Kondisi ini dapat memengaruhi waktu, biaya, dan sumber daya karena tim sulit menentukan pekerjaan yang termasuk maupun tidak termasuk dalam tanggung jawab proyek.

c. Deliverables Sulit Diukur

Deliverables perlu menjelaskan hasil akhir yang dapat perusahaan evaluasi berdasarkan standar tertentu. Jika hasil pekerjaan tidak memiliki ukuran yang jelas, perusahaan akan kesulitan menilai kesesuaian output, memastikan kualitas pekerjaan, dan menentukan apakah proyek telah memenuhi target.

d. Pembagian Tanggung Jawab Tidak Jelas

Pembagian tanggung jawab yang kurang jelas dapat menyebabkan pekerjaan tumpang tindih atau terabaikan selama proyek berlangsung. Karena itu, TOR perlu menjelaskan peran setiap pihak agar project owner, project manager, tim internal, maupun vendor memahami tugas masing-masing.

e. Timeline Tidak Mempertimbangkan Ketergantungan

Penyusunan timeline perlu mempertimbangkan hubungan antaraktivitas agar setiap tahapan berjalan sesuai urutan yang tepat. Tidak memperhatikan timeline pekerjaan dapat menyebabkan keterlambatan karena satu aktivitas belum selesai ketika pekerjaan berikutnya harus dimulai.

f. Anggaran Tidak Terhubung dengan Aktivitas

Anggaran proyek perlu memiliki hubungan dengan aktivitas dan kebutuhan sumber daya yang telah direncanakan. Jika biaya tidak sesuai dengan pekerjaan, perusahaan dapat mengalami kesulitan memantau penggunaan dana dan mengendalikan potensi pembengkakan anggaran.

g. Tidak Menetapkan Kriteria Penerimaan

Kriteria penerimaan membantu perusahaan menentukan standar bahwa hasil proyek telah memenuhi persyaratan yang disepakati. Tanpa kriteria yang jelas, stakeholder dapat memiliki penilaian berbeda terhadap kualitas hasil pekerjaan dan menyulitkan proses penyelesaian proyek.

h. TOR Tidak Diperbarui saat Ada Perubahan

TOR perlu mengikuti perubahan besar yang memengaruhi tujuan, pekerjaan, anggaran, atau pihak yang terlibat dalam proyek. Jika perusahaan tidak memperbarui dokumen tersebut, tim dapat menggunakan acuan yang sudah tidak sesuai dengan kondisi terbaru selama proses pelaksanaan.

Agar proses perencanaan hingga pelaksanaan proyek berjalan lebih optimal, perusahaan dapat memanfaatkan ScaleOcean Atlas for Project Management untuk menyatukan informasi proyek dalam satu platform. Dengan dukungan workflow fleksibel, integrasi lintas divisi, dan ScaleMind AI, tim dapat meningkatkan visibilitas serta efisiensi proyek. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean.

11. Tips Membuat TOR yang Efektif

Perusahaan perlu memperhatikan penggunaan bahasa yang spesifik, membedakan output dan outcome, menetapkan scope pekerjaan, membuat target terukur, menentukan PIC, melibatkan stakeholder, dan mencatat setiap perubahan. Berikut ini adalah tips membuat TOR yang efektif:

a. Gunakan Bahasa yang Spesifik

Penggunaan bahasa yang spesifik membantu perusahaan menghindari perbedaan pemahaman antar pihak yang terlibat dalam proyek. Setiap tujuan, aktivitas, tanggung jawab, dan hasil pekerjaan perlu menggunakan istilah yang jelas agar setiap divisi memahami ekspektasi proyek tanpa menimbulkan interpretasi berbeda.

b. Bedakan Output dan Outcome

Perusahaan perlu membedakan output sebagai hasil langsung dari pekerjaan dengan outcome sebagai dampak setelah proyek selesai. Pemahaman ini membantu tiap divisi menyusun TOR yang tidak hanya menjelaskan aktivitas, tetapi juga menghubungkan hasil proyek dengan tujuan bisnis.

c. Cantumkan Scope dan Out of Scope

TOR perlu menjelaskan pekerjaan yang termasuk dalam proyek serta aktivitas yang tidak menjadi tanggung jawab proyek. Pembagian scope dan out of scope membantu perusahaan menjaga batas pekerjaan, menghindari permintaan tambahan, dan mengelola sumber daya sesuai rencana.

d. Gunakan Target yang Terukur

Target yang terukur membantu perusahaan menilai pencapaian proyek berdasarkan indikator yang jelas. Dalam TOR, perusahaan dapat menetapkan parameter seperti waktu penyelesaian, kualitas hasil, jumlah pekerjaan, atau standar tertentu agar setiap pihak memiliki acuan keberhasilan yang sama.

e. Tetapkan PIC untuk Setiap Deliverable

Penentuan PIC pada setiap deliverable membantu perusahaan memastikan setiap hasil pekerjaan memiliki pihak yang bertanggung jawab. Dengan pembagian yang jelas, tim dapat memahami peran masing-masing, mempercepat koordinasi, serta mengurangi risiko pekerjaan yang tidak tertangani.

f. Libatkan Stakeholder Sejak Awal

Memperhatikan partisipasi stakeholder sejak awal proses membantu perusahaan untuk mendapatkan pengetahuan tentang kebutuhan, harapan, dan risiko yang mungkin timbul sehingga TOR lebih sesuai dengan kondisi proyek.

g. Dokumentasikan Setiap Perubahan

Perubahan proyek perlu tercatat secara jelas agar perusahaan memiliki riwayat penyesuaian terhadap tujuan, pekerjaan, biaya, maupun jadwal. Dokumentasi perubahan membantu tim menjaga keselarasan informasi dan memastikan seluruh pihak menggunakan acuan terbaru selama proyek berlangsung.

12. Cara Mengelola Pelaksanaan TOR Secara Terukur

Proses mengelola TOR mencakup pengubahan ruang lingkup menjadi aktivitas dan milestone, penentuan PIC dan deadline, pengelolaan anggaran, pemantauan progres, dokumentasi perubahan, penyimpanan dokumen, hingga pelaporan kepada stakeholder. Berikut ini adalah cara mengelola pelaksanaan TOR:

a. Mengubah Ruang Lingkup Menjadi Tugas dan Milestone

Penting bagi perusahaan untuk memecah sebuah proyek tertentu menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Strategi ini bisa melibatkan work breakdown structure agar tugas-tugas tersebut menjadi lebih spesifik, teratur, sederhana dan tiap divisi dapat langsung memahami tugas apa yang harus mereka lakukan dan tujuan dari seluruh proyek tersebut.

b. Menetapkan PIC dan Deadline untuk Setiap Aktivitas

Masing-masing proyek harus memiliki satu Person-in-Charge (PIC) yang berbeda-beda. Para PIC tersebut bertanggung jawab untuk membantu mempercepat proses koordinasi antardivisi dan mempermudah pemantauan kemajuan proses pengembangan suatu proyek.

c. Menghubungkan Deliverables dengan Anggaran

Perusahaan harus menghubungkan setiap deliverables dengan kebutuhan biaya mereka sehingga alokasi anggaran terkait sesuai dengan hasil yang ingin dicapai. Hubungan antara pekerjaan dan biaya memastikan bahwa tiap divisi mengendalikan anggaran, pengeluaran, dan mencegah biaya yang tidak terduga.

d. Memantau Progres Aktual Dibandingkan Rencana

Pelacakan progres memastikan perusahaan dapat mengukur kenyataan pekerjaan terhadap rencana yang tercantum dalam TOR. Melalui evaluasi yang terus menerus, semua divisi dapat menemukan dan memperbaiki sebelum terjadi keterlambatan dan hambatan yang lebih parah di proyek.

e. Mendokumentasikan Persetujuan dan Perubahan

Setiap kesepakatan atau perubahan yang terbuat dalam proses proyek harus tercatat dengan baik agar semua orang bisa merujuk pada satu hal yang sama. Dokumentasi ini membantu perusahaan untuk menyimpan catatan tentang keputusan terbaru, alasan di balik perubahan, dan kepatuhan terhadap keputusan terbaru tersebut.

f. Menyimpan Dokumen Proyek Secara Terpusat

Penyimpanan dokumen proyek di satu sistem terpusat memastikan tiap divisi dapat dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, perusahaan juga dapat mengkoordinasikan TOR, laporan, persetujuan, dan dokumen lainnya dengan lebih baik.

g. Menyusun Laporan Berkala untuk Stakeholder

Laporan secara berkala memberikan stakeholder insight tentang perkembangan suatu proyek, penggunaan sumber daya, dan masalah yang mungkin muncul selama proses pelaksanaannya. Pelaporan yang jelas membantu mejaga transparansi perusahaan, membuat keputusan yang akurat, dan memastikan proyek selesai tepat waktu.

13. Kesimpulan

Term of Reference (TOR) menjadi dokumen penting yang membantu perusahaan menyusun arah, kebutuhan, tanggung jawab, dan hasil proyek secara lebih terstruktur. Perusahaan dapat memantau jadwal proyek, tugas, anggaran, dokumen, pengelolaan sumber daya, dan progres pekerjaan dengan manajemen proyek agar berjalan sesuai target.

ScaleOcean Atlas for Project Management membantu perusahaan mengelola proyek dalam satu platform yang terintegrasi. Software ini dapat menyesuaikan dengan workflow dan persetujuan bisnis, mengintegrasikan data dengan pembelian, manajemen stok, keuangan, dan juga menggunakan ScaleMind, asisten bisnis AI, untuk memberikan insight proyek. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean untuk mengetahui solusi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.