Order Fulfillment: Arti, Cara Kerja, dan Jenis-jenisnya

Dalam praktik bisnis sehari-hari, peningkatan jumlah pesanan sering kali tidak diiringi dengan kesiapan operasional yang memadai. Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual dalam pengelolaan stok, pencatatan pesanan, hingga pengiriman barang. Akibatnya, risiko kesalahan menjadi semakin besar seiring bertambahnya volume transaksi.

Masalah yang paling sering muncul adalah stok yang tidak akurat, keterlambatan pengiriman, hingga produk yang dikirim tidak sesuai pesanan. Kondisi ini tidak hanya mengganggu alur kerja internal, tetapi juga berdampak langsung pada kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis. Jika dibiarkan, operasional yang tidak efisien dapat menghambat pertumbuhan dan meningkatkan biaya tanpa disadari.

Kondisi ini membutuhkan order fulfillment yang tepat. Order fulfillment bukan sekadar proses pengiriman barang, tetapi mencakup pengelolaan pesanan secara menyeluruh dari awal hingga akhir. Berikut akan dijelaskan lebih lanjut pengertiannya, cara kerja, dan manfaat menerapkan software untuk efektivitas alurnya.

1. Apa itu Order Fulfillment?

Order fulfillment adalah proses terpadu yang melibatkan semua langkah yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Proses order fulfillment manufaktur ini dimulai saat pesanan diterima hingga produk diterima oleh pelanggan.

Dari proses tersebut, order fulfillment rate melibatkan berbagai elemen penting dalam bisnis manufaktur, seperti manajemen inventory, produksi, pengemasan, dan pengiriman. Proses fulfillment order juga melibatkan pemantauan alur produksi, menjaga ketersediaan bahan baku, serta memastikan bahwa setiap produk telah melewati pengujian kualitas sebelum dikirim.

Menurut medcom blog, peran otomasi teknologi pada setiap bisnis adalah solusi terbaik untuk membantu mentransformasi operasional bisnis, dan dapat menciptakan workflow dinamis dan pasti efisien. Maka dari itu, penting untuk menerapkan teknologi canggih seperti software manufaktur untuk membantu mengoptimasi setiap langkah fulfillment rate dan shipping order dengan pengelolaan yang efektifyang pada akhirnya meningkatkan reputasi bisnis di pasar.

Baca juga: 17 Software Manufaktur Terbaik untuk Efisiensi Pabrik

2. Apa Tujuan Order Fulfillment?

Adanya order fulfillment menjadi hal krusial yang dapat memastikan kelancaran operasional proses manufaktur, dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari fulfillment order yang efisien bagi bisnis manufaktur:

a. Pengelolaan Stok yang Lebih Baik

Manfaat utama order fulfillment adalah efisiensinya dalam mengoptimalkan manajemen inventory. Fulfillment akan memantau alur masuk dan keluar barang, dan mencegah kelebihan dan kekurangan stok di gudang. Hal tersebut akan menjaga keseimbangan antara produksi dan permintaan pelanggan, memastikan bahwa produk yang tepat selalu tersedia saat dibutuhkan.

b. Pengurangan Biaya Operasional

Fulfillment yang dikelola dengan baik juga akan membantu mengurangi biaya operasional dalam bisnis manufaktur. Pengurangan kesalahan pengiriman, pengelolaan stok yang lebih baik, dan menghindri pengulangan proses produksi dapat memangkas biaya secara signifikan.

c. Pengurangan Waktu Siklus Pesanan

Manfaat selanjutnya fulfillment adalah dapat secara signifikan mengurangi waktu siklus pesanan, dari penerimaan hingga pengiriman. Itulah pentingnya koordinasi yang baik antar tim produksi, pengemasan, dan distribusi agar mempercepat aliran produk ke pelanggan.

d. Peningkatan Akurasi Produksi

Dengan order fulfillment, proses produksi manufaktur juga dapat meningkatkan akurasi dan peningkatan produktivitas. Shipping order dari proses ini akan membantu proses produksi barang sesuai permintaan aktual. Hal tersebut akan mengurangi risiko produksi berlebih atau kekurangan, yang dapat mengakibatkan pemborosan bahan baku atau kekurangan pasokan.

e. Peningkatan Alur Kerja Manufaktur

Dengan fulfillment yang efisien, tim produksi dapat bekerja lebih produktif karena alur kerja dan proses manufaktur yang lebih lancar dan minim hambatan. Perusahaan bisa
memenuhi lebih banyak pesanan dalam waktu yang lebih singkat, meningkatkan kapasitas produksi tanpa memerlukan peningkatan sumber daya yang signifikan.

3. Bagaimana Proses Order Fulfillment yang Tepat?

Proses order fulfillment dimulai dari penerimaan pesanan, pengecekan dan penyiapan stok, pengemasan barang, hingga pengiriman ke pelanggan. Semua tahap harus terkoordinasi agar pesanan sampai tepat waktu dan sesuai.

a. Penerimaan Pesanan (Receiving)

Proses ini dimulai saat barang dari pemasok tiba di gudang. Tim harus melakukan pengecekan jumlah, kualitas, dan kesesuaian barang dengan dokumen pembelian. Kesalahan pada tahap ini dapat berdampak pada stok dan pemenuhan pesanan. Oleh karena itu, pencatatan yang rapi sangat penting bagi kelancaran operasional.

b. Penyimpanan (Inventory Storage)

Barang yang telah diterima disusun di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Penataan gudang yang sistematis memudahkan proses pencarian saat pesanan masuk. Manajemen penyimpanan yang baik juga membantu mengurangi risiko kerusakan dan kehilangan stok. Selain itu, data inventaris harus selalu diperbarui secara berkala.

c. Pemrosesan Pesanan (Order Processing)

Saat pelanggan melakukan pemesanan, sistem akan memverifikasi detail pesanan, pembayaran, dan alamat pengiriman. Proses ini memastikan pesanan dapat dipenuhi tanpa kendala. Ketelitian sangat dibutuhkan untuk mencegah kesalahan data. Bagi pebisnis, sistem yang otomatis dapat mempercepat dan mengefisienkan tahap ini.

d. Pengambilan Barang (Picking)

Setelah pesanan diproses, tim gudang mengambil produk sesuai daftar pesanan. Proses picking harus dilakukan dengan akurat agar tidak terjadi salah kirim. Kesalahan pada tahap ini dapat menurunkan kepuasan pelanggan. Penggunaan sistem penandaan atau barcode sangat membantu meningkatkan ketepatan.

e. Pengemasan (Packing)

Barang yang sudah diambil kemudian dikemas dengan bahan yang sesuai jenis produk. Pengemasan yang baik melindungi barang dari risiko kerusakan selama pengiriman. Selain aspek keamanan, kemasan juga dapat mencerminkan profesionalisme bisnis. Banyak pebisnis memanfaatkan tahap ini untuk memperkuat branding.

f. Pengiriman (Shipping)

Paket yang telah dikemas diserahkan kepada jasa ekspedisi untuk dikirim ke pelanggan. Pemilihan mitra pengiriman yang andal berpengaruh besar pada ketepatan waktu dan kondisi barang saat diterima. Informasi pelacakan juga penting untuk transparansi. Proses ini menjadi titik akhir interaksi logistik dengan pelanggan.

g. Manajemen Retur (Returns)

Jika pelanggan mengajukan pengembalian, bisnis harus memiliki prosedur yang jelas dan mudah diikuti. Penanganan retur yang cepat dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan. Selain itu, proses ini membantu pebisnis mengevaluasi kualitas produk dan layanan. Manajemen retur yang baik menjadi nilai tambah dalam persaingan bisnis.

4. Apa Saja Jenis-jenis Fulfillment?

Jenis-jenis fulfillment meliputi in-house fulfillment, third-party fulfillment (3PL), dan dropshipping. Masing-masing memiliki cara kerja berbeda sesuai kebutuhan, skala, dan strategi operasional bisnis.

a. In-House Order Fulfillment

In-house fulfillment adalah model di mana bisnis mengelola seluruh proses fulfillment secara mandiri. Mulai dari penyimpanan stok, pengemasan, hingga pengiriman ditangani oleh tim internal. Model ini memberi kontrol penuh terhadap kualitas dan proses operasional. Namun, dibutuhkan biaya dan sumber daya yang lebih besar untuk gudang dan tenaga kerja.

b. Third Party Fulfillment

Third-party fulfillment atau 3PL adalah layanan pemenuhan pesanan yang dikelola oleh pihak ketiga. Penyedia 3PL menangani penyimpanan barang, pengemasan, hingga pengiriman ke pelanggan. Model ini cocok untuk bisnis yang ingin fokus pada penjualan dan pemasaran. Selain lebih efisien, 3PL juga membantu bisnis berkembang tanpa perlu investasi gudang sendiri.

c. Dropshipping

Dropshipping adalah metode fulfillment di mana penjual tidak menyimpan stok barang. Ketika ada pesanan, produk dikirim langsung oleh produsen atau supplier ke pelanggan. Model ini menekan biaya operasional dan risiko stok. Namun, kontrol terhadap kualitas produk dan waktu pengiriman menjadi lebih terbatas.

5. Faktor Keberhasilan Order Fulfillment

Ada beberapa strategi dan faktor keberhasilan proses order fulfillment dalam bisnis manufaktur. Perusahaan bisa mengacu pada faktor-faktor ini untuk mengelola berbagai prosesnya, dan mencapai keberhasilan yang maksimal. Berikut faktor keberhasilan order fulfillment manufaktur:

a. Penerapan Software Manufaktur

Untuk memaksimalkan prosesnya, Anda bisa menerapkan software manufaktur terbaik untuk memastikan proses fulfillment ini dilakukan dengan efektif. Sistem yang terintegrasi dengan berbagai modul seperti inventory, sales, purchasing hingga accounting, akan otomatis memantau fulfillment status, dan menghitung COGM produksi, dan ketersediaan barang jadi untuk segera memenuhi pesanan pelanggan.

b. Manajemen Inventory Manufaktur

Keberhasilan fulfillment order sangat bergantung pada ketersediaan inventory dalam gudang manufaktur yang tepat. Untuk itu, Anda bisa menerapkan software manufaktur yang dapat memantau stok secara real-time, serta memastikan bahan baku dan produk jadi selalu tersedia saat pesanan masuk.

c. Kecepatan dan Akurasi Pengiriman

Kecepatan dan akurasi dalam pengiriman produk juga harus Anda perhatikan secara optimal, karena dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Perusahaan manufaktur harus memastikan produk dikirim tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. 

d. Kualitas Produk yang Konsisten

Faktor berikutnya ada kualitas produk yang konsisten untuk mencapai keberhasilan proses fulfillment order. Implementasi software manufaktur dapat membantu memastikan setiap produk yang diproduksi telah mencapai kualitas yang sesuai, sebelum pengiriman dilakukan.

e. Efisiensi Biaya Operasional

Penting juga untuk menjaga biaya operasional tetap efektif seperti biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan pengiriman. Perusahaan manufaktur harus mengelola biaya agar tetap rendah, tanpa mengorbankan kualitas untuk meningkatkan margin keuntungan sambil tetap memenuhi pesanan dengan efisien.

6. Kesimpulan

Order fulfillment adalah rangkaian proses terpadu yang memastikan pesanan pelanggan dapat dipenuhi dengan tepat, mulai dari penerimaan pesanan hingga produk diterima dengan baik. Proses ini berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta membantu bisnis mengelola stok, biaya, dan waktu secara lebih efisien.

Agar order fulfillment berjalan optimal, dibutuhkan koordinasi yang baik antar proses serta dukungan sistem yang terintegrasi. Di sinilah pemanfaatan software sales ScaleOcean menjadi relevan, karena dapat membantu otomatisasi penjualan, pemantauan stok, hingga sinkronisasi proses bisnis secara real-time.

Dengan sistem yang tepat, bisnis dapat bekerja lebih efisien dan fokus pada pertumbuhan. Untuk memastikan kesesuaiannya, Anda juga bisa mencoba demo gratis ScaleOcean terlebih dahulu agar fungsi sistem benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis Anda.