Ketahui Metode Open Bill dan Cara Kerjanya untuk Bisnis F&B

Mengelola pesanan yang terus bertambah sering memicu kesalahan pencatatan bagi operasional restoran. Oleh karena itu, sistem open bill menjadi solusi efektif untuk memastikan setiap tambahan pesanan pelanggan tetap terintegrasi.

Selain mencegah hilangnya pendapatan, sistem ini mempermudah proses pembayaran patungan yang kerap memicu antrean panjang di kasir. Digitalisasi transaksi mempercepat perputaran meja serta meningkatkan kenyamanan pelanggan selama mereka berkunjung.

Di sisi lain, ketidaksesuaian antara stok dan penjualan juga berisiko memicu kesalahan laporan dan potensi fraud internal. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas apa itu open bill, cara kerja, manfaatnya, serta kapan waktu yang tepat untuk menerapkannya dalam operasional bisnis F&B.

Key Takeaways

• Open bill adalah sistem transaksi yang membiarkan tagihan tetap aktif agar pelanggan bisa menambah pesanan secara berkelanjutan dalam satu nota.
• Manfaat open bill adalah transparansi keuangan, mempermudah pembayaran, meningkatkan efisiensi, mendukung kepercayaan pelanggan, dan mempermudah transaksi.
• Cara penerapan open bill dimulai dari pemilihan platform, integrasi sistem keuangan, pengembangan user interface, kustomisasi tagihan, dan memastikan keamanan data.
• Software F&B ScaleOcean dengan sistem open bill membantu sinkronisasi pesanan instan dan otomatisasi split bill untuk cegah kerugian.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Open Bill?

Open bill adalah sistem yang membiarkan tagihan pelanggan tetap terbuka selama kunjungan untuk penambahan pesanan berkelanjutan. Konsep ini memberikan fleksibilitas memesan lebih banyak tanpa perlu membuka transaksi baru setiap saat.

Sederhananya, open bill artinya tagihan yang belum ditutup dan masih aktif menerima input pesanan baru. Pada umumnya, tempat yang menggunakan metode ini adalah bar, lounge, atau restoran dengan konsep santai yang pelanggannya sering menambah item, sehingga pengalaman pelanggan menjadi lebih lancar.

Prosesnya bermula dari pelanggan melakukan pemesanan yang dicatat dalam sistem, tagihan tersebut berada pada status terbuka dan pelanggan bebas menambah menu. Setelah selesai, pesanan akan dijumlahkan dan pelanggan melakukan pelunasan.

Hal ini memudahkan pelanggan untuk tidak perlu bolak balik ke kasir untuk membayar. Selain itu, karyawan restoran juga lebih mudah untuk mengubah pesanan, di mana pelayan bisa mengedit, mengurangi, dan menambah item pesanan dalam tagihan sebelum diselesaikan.

Jenis ini berbeda dengan close bill, yaitu pelanggan langsung bayar dalam sekali pesan. Di samping itu, berbeda juga dengan split bill yang menekankan pada pembagian tagihan berdasarkan perseorangan.

2. Perbedaan Open Bill, Close Bill, dan Split Bill

Setiap jenis bill memilik perbedaan terlihat dari waktu penutupan transaksi dan pihak yang membayar bill tersebut. Berikut adalah perbedaan antara open bill, close bill, dan split bill:

a. Open Bill vs Closed Bill

Perbedaan utama antara keduanya terletak pada waktu penutupan transaksi. Open bill menjaga tagihan tetap aktif sepanjang kunjungan pelanggan, sementara close bill adalah metode yang mengharuskan pembayaran segera setelah pesanan dibuat atau diantar.

Sedangkan close bill pada umumnya diterapkan di restoran cepat saji atau kafe dengan perputaran pelanggan yang tinggi, di mana efisiensi dan kecepatan transaksi menjadi prioritas utama. Namun, open bill lebih cocok untuk restoran dine-in, bar, atau tempat hiburan yang mendorong pelanggan untuk bersantai lebih lama.

b. Open Bill vs Split Bill

Split bill adalah fitur atau tindakan untuk membagi satu total tagihan menjadi beberapa pembayaran terpisah, yang dilakukan per orang atau per item. Metode ini merupakan bagian dari proses penutupan tagihan, baik dalam sistem open bill maupun close bill.

Sementara sistem open bill adalah sebuah sistem yang berjalan selama kunjungan dan split bill adalah fungsionalitas yang digunakan pada akhir transaksi. Fleksibilitas open bill sering kali mempermudah proses split bill, karena pesanan grup besar terkumpul dalam satu tagihan yang detail dan siap untuk dibagi.

Baca juga: Apa itu Cloud Kitchen? Definisi, Cara Kerja, dan Jenisnya

3. Manfaat Metode Pembayaran Open Bill untuk Bisnis Restoran

Manfaat metode open bill antara lain transparansi keuangan, kemudahan pembayaran, meningkatkan efisiensi operasional kasir, meningkatkan kepercayaan, dan pengalaman pengguna yang lebih baik. Berikut adalah beberapa manfaat utama open bill bagi bisnis:

a. Transparansi Keuangan

Sistem ini menyediakan catatan terpusat untuk semua pesanan dari satu meja atau pelanggan. Hal ini meningkatkan akurasi pencatatan dan meminimalkan risiko kesalahan perhitungan manual.

b. Kemudahan Pembayaran

Pelanggan dapat menikmati kunjungan mereka tanpa terganggu oleh pembayaran berulang. Pelanggan cukup menyelesaikan satu transaksi tunggal di akhir, yang menyederhanakan proses bagi kedua belah pihak.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional Kasir

Staf kasir dapat bekerja lebih cepat saat jam sibuk melalui satu sistem terpusat. Integrasi dengan table management system yang canggih bahkan dapat mengotomatiskan banyak proses, mengurangi beban kerja manual, dan mempercepat layanan.

d. Keterbukaan dan Kepercayaan

Pelanggan dapat melihat rincian pesanan mereka kapan saja, sehingga pelanggan akan lebih percaya kepada pihak restoran. Transparansi ini mengurangi potensi perselisihan mengenai tagihan di akhir kunjungan.

e. Mempermudah Transaksi dalam Jumlah Besar

Ketika ada acara grup atau pertemuan besar, jenis bill ini merupakan solusi yang paling ideal. Hal ini disebabkan karena sistem ini dapat mengelola banyak pesanan dari berbagai individu dalam satu tagihan yang sistematis.

f. Kemajuan Teknologi dan Integrasi

Sistem open bill modern sering terintegrasi dengan platform pembayaran digital dan software Point of Sale (POS). Menurut WifiTalents, integrasi dengan POS akan mengurangi kesalahan pesanan sampai 40%, dan bisnis juga akan lebih mudah untuk melakukan analisis data penjualan yang lebih mendalam.

g. Peningkatan Pengalaman Pengguna (Menawarkan fleksibilitas bagi pelanggan)

Fleksibilitas untuk menambah pesanan kapan saja adalah keunggulan utama bagi pelanggan. Restokan menciptakan pengalaman yang santai dan tidak terburu-buru bagi pelanggannya, sehingga kepuasan dan loyalitas pelanggan meningkat.

4. Bagaimana Cara Kerja Sistem Open Bill?

Cara kerjanya dimulai dari pembukaan tagihan, penambahan item pesanan, pemantauan dan transparansi, dan diakhiri dengan penutupan tagihan. Berikut adalah tahapan-tahapan utama dalam cara kerja sistem open bill:

a. Pembukaan Tagihan (Opening the Bill)

Pertama, pelanggan melakukan pesanan pertama mereka. Kemudian, staf restoran akan membuat tagihan baru di sistem POS dan memasukkan data identitas pelanggan seperti nama pelaggan atau nomor meja yang ditempati.

b. Penambahan Pesanan (Adding Items)

Pada saat pelanggan memesan item tambahan, maka staf cukup mengakses tagihan yang sudah ada. Staf akan menambahkan item tambahan tersebut ke dalam daftar tagihan yang sama secara real-time.

c. Pemantauan dan Transparansi

Selanjutnya, staf maupun pelanggan dapat memantau tagihan yang sedang berjalan. Banyak sistem modern memungkinkan pelanggan melihat tagihan mereka melalui kode QR, yang meningkatkan transparansi dan kontrol.

d. Penutupan Tagihan (Closing the Bill)

Ketika pelanggan siap untuk membayar, staf akan mencetak atau menampilkan total tagihan akhir. Pada tahap ini, pelanggan dapat memilih berbagai metode pembayaran atau meminta untuk membagi tagihan (split bill) jika diperlukan.

Setiap tahapan cara kerja ini menuntut kecepatan dan keakuratan, maka mengintegrasikannya dengan software F&B ScaleOcean dapat menjadi solusi yang tepat. Terdapat fitur table management yang memungkinkan staf membuka pesanan, menambahkan item, dan memantau durasi meja. 

Sinkronisasi front-to-back office juga mendukung data pesanan langsung terkirim ke kitchen display system dan stok bahan baku langsung terpotong berdasarkan manajemen BOM, serta AI ERP memberikan insight berbasis data seperti prediksi jam sibuk dan menu terlaris. Jika Anda ingin melihat langsung cara sistem ini bekerja, Anda dapat mengajukan demo gratis bersama tim ScaleOcean.

5. Contoh Penggunaan Open Bill dalam Operasional F&B

Penggunaan open bill sering dilakukan di berbagai jenis F&B seperti cafe, restoran keluarga, dan bar ataupun lounge. Berikut adalah contoh penerapan open bill dalam operasional bisnis F&B:

a. Contoh 1: Café

Pelanggan sering kali datang untuk bekerja maupun bertemu orang lain di cafe. Mereka cenderung datang untuk bekerja selama beberapa jam sambil memesan kopi, makanan ringan, dan minuman lain secara bertahap tanpa harus membayar di setiap pesanan.

b. Contoh 2: Restoran Keluarga

Saat di restoran keluarga pada umumnya sebuah pelanggan di meja besar bisa memesan hidangan pembuka, utama, dan penutup pada waktu yang berbeda. Sistem open bill memungkinkan semua pesanan digabungkan, sehingga memudahkan proses pembayaran untuk satu keluarga besar.

c. Contoh 3: Bar/Lounge

Pelanggan di bar sering kali memesan minuman satu per satu sambil bersosialisasi. Oleh karena itu, sistem ini memungkinkan bartender untuk terus melayani tanpa mengganggu alur pembayaran, dan pelanggan bisa menyelesaikan seluruh tagihan saat mereka selesai.

6. Kapan Waktu yang Tepat Menerapkan Sistem Open Bill?

Waktu yang tepat untuk menggunakan sistem ini didasarkan pada analisis model bisnis, target pelanggan, dan tujuan operasional. Ada beberapa indikator yang menandakan bahwa ini adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkan open bill, termasuk memastikan operasional tetap mendukung standarfood safety.

Pertama, pertimbangkan apakah bisnis Anda memiliki konsep yang mendorong pelanggan untuk tinggal lebih lama. Restoran dengan suasana santai, bar dengan musik live, atau kafe dengan fasilitas kerja adalah kandidat utama, sehingga fleksibilitas open bill sangat dibutuhkan.

Kedua, evaluasi volume transaksi Anda, terutama dari pelanggan grup. Jika restoran sering melayani rombongan besar, keluarga, atau acara korporat, sistem open bill akan menyederhanakan manajemen pesanan dan pembayaran.

Terakhir, pertimbangkan kesiapan teknologi Anda. Implementasi open bill yang sukses sangat bergantung pada sistem POS yang andal dan terintegrasi, sehingga bisnis harus memastikan bahwa infrastruktur teknologi yang dimiliki sudah memiliki sistem yang mendukung.

7. Keuntungan Menggunakan Sistem Open Bill

Sistem ini menawarkan keuntungan bagi pemilik bisnis F&B berupa peningkatan pendapatan dan bagi pelanggan berupa kenyamanan dan fleksibilitas. Berikut adalah keuntungan sistem open bill bagi bisnis dan pelanggan:

a. Keuntungan bagi Bisnis F&B

• Meningkatkan Nilai Transaksi (Average Check): Mendorong pelanggan melakukan pemesanan tambahan tanpa batas, sehingga nilai transaksi per pelanggan dapat meningkat secara signifikan.
• Efisiensi Operasional Staf: Mengelola pesanan dan pembayaran lebih terstruktur tanpa perlu sering menutup transaksi, sehingga operasional menjadi lebih efisien.
• Mempercepat Perputaran Meja (Table Turnover) di Akhir: Membantu mempercepat pergantian meja dan meningkatkan kapasitas layanan pelanggan, terutama pada saat jumlah kunjungan melonjak.

b. Keuntungan bagi Pengguna

• Kenyamanan Tanpa Interupsi: Menikmati waktu tanpa terganggu proses pembayaran berulang, sehingga pengalaman makan menjadi lebih nyaman dan santai.
• Fleksibilitas Pemesanan: Bebas menambah pesanan kapan saja selama kunjungan tanpa perlu melakukan transaksi terpisah setiap kali memesan.
• Proses Pembayaran Lebih Cepat: Semua pesanan dirangkum dalam satu tagihan akhir, sehingga proses pembayaran menjadi lebih praktis dan menghemat waktu.

8. Apa Saja Risiko Penerapan Sistem Open Bill?

Beberapa risiko open bill dapat terjadi seperti risiko kerugian finansial, kesalahan input dan rekonsiliasi, serta beban kerja kasir di jam sibuk. Berikut adalah risiko open bill dalam bisnis F&B yang dapat terjadi:

a. Risiko Kerugian Finansial (Walk-Outs)

Risiko paling signifikan adalah pelanggan yang pergi tanpa membayar karena pembayaran dilakukan di akhir. Kerugian bisa menjadi lebih besar jika tidak diimbangi dengan kontrol biaya yang ketat, sehingga memahami cara menghitung food cost dengan akurat menjadi semakin penting.

b. Kesalahan Input dan Rekonsiliasi

Ketergantungan pada input manual oleh staf dapat menyebabkan kesalahan, seperti salah memasukkan pesanan ke meja yang salah. Kesalahan ini dapat menyebabkan kebingungan saat pembayaran dan memerlukan waktu untuk rekonsiliasi.

c. Beban Kerja Kasir di Jam Sibuk

Walaupun secara umum meningkatkan efisiensi, pada jam-jam puncak penutupan tagihan bisa menumpuk secara bersamaan. Hal ini dapat menciptakan antrean dan memberikan tekanan berlebih pada staf kasir jika tidak dikelola dengan alur kerja yang baik.

9. Cara Menerapkan Metode Pembayaran Open Bill Secara Efektif

Cara implementasi sistem bill terbuka yang sukses dengan memilih platform yang tepat, mengintegrasikan dengan sistem keuangan, mengembangkan user interface, menyesuaikan tagihan, dan menjaga keamanan data transaksi. Berikut adalah langkah-langkah untuk memastikan penerapan open bill yang efektif:

a. Pemilihan Platform atau Sistem Open Bill

Langkah pertama adalah memilih software POS yang andal dan mendukung fungsionalitas bill secara penuh. Platform yang baik harus intuitif, stabil, dan mampu menangani volume transaksi tinggi tanpa kendala.

b. Integrasi dengan Sistem Keuangan

Pastikan sistem yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan mulus dengan software akuntansi dan manajemen inventaris. Integrasi ini penting untuk menjaga konsistensi data keuangan dan menyederhanakan proses pelaporan.

c. Pengembangan User Interface

Antarmuka pengguna (user interface) yang digunakan oleh staf harus sederhana dan mudah dipahami. Pelatihan yang memadai juga diperlukan agar tim Anda dapat mengoperasikan sistem dengan percaya diri dan efisien.

d. Kustomisasi Tagihan

Sistem yang baik harus mendukung kustomisasi pada tagihan, seperti menambahkan nama pelanggan, catatan khusus, atau logo restoran. Kemampuan ini tidak hanya membantu operasional tetapi juga memperkuat citra merek Anda.

e. Keamanan Data dan Transaksi

Keamanan adalah prioritas utama, terutama jika Anda menyimpan data pelanggan atau informasi kartu kredit. Pilih sistem yang mematuhi standar keamanan PCI DSS untuk melindungi data sensitif dan membangun kepercayaan pelanggan.

10. Kesimpulan

Open bill adalah metode transaksi yang membiarkan tagihan pelanggan tetap aktif agar penambahan pesanan dapat dilakukan secara berkelanjutan dalam satu nota. Fleksibilitas ini memastikan setiap layanan tercatat akurat sekaligus memberikan kenyamanan lebih bagi pelanggan selama berkunjung.

Pemanfaatkan solusi digital seperti software F&B ScaleOcean memastikan seluruh pesanan sinkron secara otomatis untuk meminimalisir risiko piutang tak tertagih. Untuk merasakan langsung efisiensi dan transparansi operasional dengan sistem ini, Anda dapat menjadwalkan demo gratis yang kami sediakan.