Apa itu Table Management System? Manfaat serta Cara Kerjanya

Salah satu penyebab utama bisnis restoran sering kehilangan profit karena banyaknya ghost booking dan status meja kosong yang kerap tidak akurat. Antrean panjang membuat pelanggan potensial memilih pergi (walk-out) ke kompetitor.

Table management system (TMS) adalah salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini. Sistem ini memberikan pengingat otomatis pada meja yang durasinya habis dan harus dilakukan bill settlement. Hal ini juga menertibkan antrean dengan waitlist digital serta mengoptimalkan penempatan tamu melalui algoritma matchmaking.

Memahami fungsi krusial dari tabel management system dapat membantu meningkatkan okupansi melalui optimalisasi kapasitas dan meningkatkan alur layanan bisnis F&B Anda. Artikel ini akan menjelaskan tantangan dari pengelolaan meja manual di bisnis F&B, apa itu table management system, manfaat penggunaannya, bagaimana cara kerjanya, serta fiturnya.

Key Takeaways

• Table management system adalah sistem digital yang membantu restoran mengelola reservasi, penempatan tamu, hingga pengelolaan status meja.
• Manfaat table management system dimulai dari peningkatan rotasi meja, pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan keputusan berbasis data.
• Memilih sistem manajemen meja restoran yang tepat untuk jangka panjang harus mempertimbangkan skala bisnis serta kemudahan penggunaan dan integrasi.
• Software F&B ScaleOcean dapat optimalkan proses manajemen meja restoran dengan mengelola pesanan dan pembayaran hingga memaksimalkan daftar waiting list.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Table Management System?

Table management system (TMS) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan seluruh proses pengelolaan meja di sebuah restoran. Fungsi utamanya adalah memberikan visibilitas penuh dan kontrol atas denah lantai, reservasi, daftar tunggu, dan status meja secara real-time.

Sistem ini menggantikan buku reservasi fisik dan metode manual dengan antarmuka digital yang terpusat dan dapat diakses oleh seluruh staf. Ini bukan hanya tentang menerima pemesanan, tetapi juga tentang bagaimana mengelola tamu yang datang langsung (walk-in).

Sistem ini memanfaatkan teknologi untuk mengumpulkan data dan menyajikannya dalam format yang mudah dipahami, seperti denah lantai interaktif yang diberi kode warna. Selain itu, TMS juga bekerja sama dengan kitchen display system untuk memastikan terpenuhinya pesanan tepat waktu dan manajemen workload dapur.

2. Manfaat Menggunakan Table Management System bagi Restoran

Mengadopsi table management system merupakan strategi yang memberikan berbagai manfaat nyata bagi bisnis F&B. Menurut Badan Pusat Statistik, pada tahun 2023, bisnis F&B di Indonesia mencatat jumlah 4,85 juta usaha dengan nilai penjualan mencapai Rp998,37 triliun.

Dari peningkatan efisiensi hingga peningkatan pendapatan, teknologi ini menyentuh hampir setiap aspek operasional dan pengalaman pelanggan, memastikan bisnis F&B Anda dapat bersaing di tengah market size yang sangat besar ini. Manfaat utamanya adalah transformasi dari proses yang reaktif dan manual menjadi proaktif dan terotomatisasi.

Berikut beberapa manfaat dari penggunaan table management system bagi restoran:

a. Peningkatan Efisiensi Operasional dan Rotasi Meja

Dengan visibilitas real-time terhadap status semua meja, staf dapat bekerja lebih efisien. Staf kebersihan dapat segera diberitahu ketika sebuah meja selesai digunakan, mempercepat proses pembersihan, dan staf penerima tamu dapat langsung menempatkan pelanggan berikutnya tanpa penundaan.

Peningkatan kecepatan rotasi meja berarti restoran dapat melayani lebih banyak tamu dalam periode waktu yang sama, terutama selama jam sibuk. Sistem ini membantu menghilangkan meja kosong palsu di mana meja sebenarnya sudah siap tetapi tidak segera diisi karena kurangnya informasi.

b. Peningkatan Pengalaman dan Kepuasan Pelanggan

Waktu tunggu yang lebih singkat dan kutipan waktu yang akurat menunjukkan bahwa restoran menghargai waktu mereka. Pengelolaan waitlist yang tepat memberikan kebebasan bagi pelanggan untuk menunggu di tempat yang lebih nyaman daripada berkerumun di pintu masuk.

Selain itu, banyak sistem manajemen meja yang dapat menyimpan data dan preferensi pelanggan. Staf dapat mencatat permintaan khusus, alergi, atau bahkan meja favorit. Hal ini memungkinkan layanan yang lebih personal pada kunjungan berikutnya. Pengalaman yang mulus dan personal ini meningkatkan kepuasan dan persepsi positif terhadap merek restoran.

c. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Salah satu manfaat sistem ini adalah kemampuannya untuk mengumpulkan dan menganalisis data operasional. Manajer dapat mengakses laporan terperinci tentang tingkat okupansi, waktu tunggu rata-rata, durasi makan per meja, hingga popularitas area tempat duduk tertentu.

Misalnya, data dapat menunjukkan kebutuhan untuk menyesuaikan tata letak meja, mengubah alokasi staf selama jam-jam tertentu, atau bahkan mengidentifikasi pramusaji yang paling efisien. Dan dengan bantuan bar management software dapat membantu manajemen secara proaktif mengidentifikasi hambatan dan peluang untuk perbaikan dalam pengelolaan ruang dan layanan.

d. Memaksimalkan Pendapatan

Semua manfaat yang disebutkan di atas pada akhirnya bermuara pada peningkatan profitabilitas. Rotasi meja yang lebih cepat dan okupansi yang lebih tinggi berarti lebih banyak pelanggan yang dilayani setiap hari, yang secara langsung meningkatkan pendapatan.

Selain itu, dengan pengalaman pelanggan yang lebih baik, kemungkinan kunjungan ulang dan rekomendasi dari mulut ke mulut meningkat. Data dari sistem juga dapat digunakan untuk merancang promosi atau penawaran khusus pada jam sepi untuk menarik lebih banyak pengunjung. Peningkatan pendapatan bukan hanya berasal dari melayani lebih banyak orang, tetapi juga dari membangun basis pelanggan yang lebih loyal.

e. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

Loyalitas pelanggan dibangun di atas pengalaman yang konsisten, positif, dan personal. Table management system mempunyai peran penting dalam menciptakan fondasi untuk pengalaman semacam itu. Layanan yang efisien dan terorganisir memberikan kesan profesionalisme dan perhatian terhadap detail yang dihargai oleh pelanggan.

Ketika pelanggan merasa dihargai, mulai dari proses reservasi yang mudah hingga layanan yang dipersonalisasi. Hal ini membuat mereka merasa dihargai dan lebih cenderung untuk kembali. Beberapa sistem bahkan terintegrasi dengan program loyalitas, memungkinkan restoran untuk memberikan penghargaan kepada pelanggan setia secara otomatis.

3. Fitur Utama Table Management System yang Wajib Ada

Saat mengevaluasi berbagai pilihan restaurant table management system, penting untuk memahami fitur-fitur inti yang akan memberikan dampak terbesar pada operasional Anda. Tidak semua sistem diciptakan sama. Maka dari itu, restoran harus dapat memilih platform dengan fungsionalitas yang tepat dengan kebutuhannya.

Berikut beberapa fitur utama yang harus ada dalam table management system:

• Peta Meja: Visualisasi denah restoran secara digital untuk memantau status ketersediaan meja secara real–time.
• Manajemen Reservasi: Fitur untuk mengatur pemesanan tempat secara otomatis guna menghindari risiko tumpang tindih jadwal tamu.
• Integrasi POS: Sinkronisasi data antara pesanan meja dan transaksi pembayaran untuk mempercepat alur pelayanan restoran.
• Analisis Data: Laporan otomatis mengenai perputaran meja dan pola kunjungan tamu untuk membantu evaluasi operasional.
• Manajemen Daftar Tunggu: Pengelolaan antrean tamu yang lebih teratur dengan estimasi waktu tunggu yang akurat dan transparan.

Penerapan sistem FnB ScaleOcean hadir sebagai solusi modern untuk membantu Anda mengelola tata letak meja hingga reservasi secara otomatis. Teknologi ini dirancang untuk meningkatkan kecepatan pelayanan sekaligus memastikan setiap pelanggan mendapatkan pengalaman bersantap yang terbaik dan efisien.

4. Tantangan Pengelolaan Meja Manual di Industri F&B

Pengelolaan meja secara manual menggunakan buku reservasi dan komunikasi verbal menyimpan banyak sekali potensi masalah. Seiring dengan meningkatnya ekspektasi pelanggan dan kompleksitas operasional, cara tradisional ini tidak lagi cocok untuk restoran modern.

Berikut beberapa tantangan utama dari pengelolaan meja manual di industri F&B:

a. Antrian yang Tak Terduga dan Waktu Tunggu Lama

Salah satu masalahnya adalah ketidakmampuan untuk mengelola antrian dan memprediksi waktu tunggu secara akurat. Staf di pintu depan sering kali hanya bisa menebak kapan sebuah meja akan tersedia, yang menyebabkan frustrasi bagi pelanggan yang menunggu.

Waktu tunggu yang lama dan tidak pasti juga berisiko membuat calon pelanggan pergi dan mencari alternatif lain, yang berarti kehilangan pendapatan secara langsung. Selain itu, antrian yang menumpuk di area pintu masuk dapat menciptakan suasana yang ramai dan tidak nyaman.

b. Pemanfaatan Meja yang Suboptimal

Tanpa visibilitas real-time terhadap status setiap meja, restoran sering kali mengalami pemanfaatan ruang yang buruk. Meja yang sudah bersih dan siap digunakan mungkin tetap kosong karena staf tidak menyadarinya, sementara pelanggan masih menunggu di pintu.

Masalah ini diperparah dengan kesulitan dalam mengoptimalkan penempatan tamu berdasarkan ukuran rombongan. Staf mungkin menempatkan pasangan di meja untuk empat orang karena itu yang pertama kali terlihat kosong, membuat meja yang lebih besar tidak tersedia untuk rombongan yang lebih menguntungkan.

c. Komunikasi yang Tidak Efektif antar Staf

Koordinasi antara staf penerima tamu, pramusaji, dan tim dapur adalah pilar dari layanan yang lancar. Dalam sistem manual, komunikasi ini bergantung pada teriakan, isyarat tangan, atau bolak-balik antar area, yang sangat rentan terhadap kesalahan. Kesalahan komunikasi dapat menyebabkan tamu diarahkan ke meja yang belum dibersihkan atau dua pramusaji melayani meja yang sama.

Kurangnya sumber informasi yang terpusat berarti setiap anggota tim memiliki gambaran yang tidak lengkap tentang situasi operasional saat itu. Hal ini tidak hanya memperlambat layanan tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang penuh tekanan dan tidak teratur.

5. Tips Memilih Table Management System yang Tepat

Memilih sistem manajemen meja restoran yang tepat adalah keputusan penting yang akan memengaruhi operasional bisnis Anda untuk tahun-tahun mendatang. Pasar menawarkan banyak pilihan dengan masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya.

Berikut beberapa tips dalam memilih table management system yang tepat:

a. Sesuaikan dengan Skala dan Jenis Restoran

Manajemen restoran kecil akan berbeda dari restoran fine dining besar atau jaringan restoran cepat saji. Pertimbangkan volume pelanggan harian, kompleksitas denah lantai, dan jenis layanan yang Anda tawarkan. Pilihlah sistem yang skalanya sesuai dengan operasi Anda saat ini tetapi juga memiliki kemampuan untuk tumbuh bersama bisnis Anda.

Beberapa sistem dirancang khusus untuk jenis restoran tertentu, menawarkan fitur yang relevan seperti manajemen reservasi untuk acara khusus di restoran mewah atau fokus pada kecepatan rotasi untuk tempat makan yang sibuk. Jangan tergiur dengan sistem yang memiliki sejuta fitur jika sebagian besar tidak relevan dengan model bisnis Anda.

b. Perhatikan Kemudahan Penggunaan (User-Friendliness)

Sistem yang paling canggih sekalipun tidak akan berguna jika staf Anda merasa kesulitan untuk menggunakannya. Carilah antarmuka yang intuitif, bersih, dan mudah dinavigasi. Proses pelatihan harus minimal, dan staf harus dapat melakukan tugas-tugas umum dengan cepat dan mudah, bahkan di tengah tekanan jam sibuk.

Mintalah demo produk dan, jika memungkinkan, periode uji coba gratis. Libatkan beberapa anggota staf Anda dalam proses evaluasi untuk mendapatkan masukan langsung dari pengguna akhir. Sistem yang diadopsi dengan baik oleh tim adalah sistem yang akan memberikan hasil terbaik.

c. Cek Kemampuan Integrasi dan Skalabilitas

Pastikan sistem yang Anda pilih dapat berintegrasi dengan mulus dengan POS Anda. Selain itu, bagi bisnis yang sedang berkembang menjadi franchise, kemampuan TMS untuk berkomunikasi dengan central kitchen software penting untuk menyelaraskan data reservasi dengan perencanaan produksi bahan makanan di pusat.

Mencari aplikasi POS restoran terbaik yang sudah terintegrasi dengan restaurant table management system bisa menjadi solusi cerdas. Selain integrasi, pertimbangkan skalabilitas. Pilihlah platform yang fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis Anda tanpa memerlukan penggantian total.

d. Cek Layanan Dukungan Pelanggan

Ketika terjadi masalah teknis di tengah layanan makan malam yang sibuk, Anda memerlukan dukungan yang cepat dan andal. Selidiki reputasi penyedia layanan terkait dukungan pelanggan mereka. Cari tahu jam operasional dukungan, saluran yang tersedia (telepon, email, chat), dan waktu respons rata-rata.

Baca ulasan dari pengguna lain dan jangan ragu untuk menanyakan referensi. Kualitas dukungan pelanggan sering kali menjadi pembeda antara pengalaman implementasi yang mulus dan yang membuat frustrasi.

6. Optimalkan Okupansi Meja Restoran Anda dengan Software F&B ScaleOcean

Implementasi software F&B ScaleOcean dapat membantu mengoptimalkan implementasi dari table management system. Sistem ini hadir menawarkan denah lantai interaktif untuk visualisasi real-time status meja (kosong, terisi, dipesan, atau perlu dibersihkan). Dengan modul manajemen waitlist, ScaleOcean dapat mengatasi antrean panjang dan menghindari walk-out pelanggan.

Sistem memberikan perkiraan waktu tunggu yang akurat dan mengirim notifikasi SMS otomatis. Hal ini dapat mengubah pengalaman menunggu menjadi pengalaman unik bagi pelanggan. Staf juga dapat mengetahui kapan sebuah meja akan kosong dan siapa pelanggan berikutnya yang siap untuk mencegah meja dibiarkan kosong lama. Fitur ini sangat penting untuk memaksimalkan turnover rate dan pendapatan.

ScaleOcean juga memfasilitasi pemisahan dan penggabungan tagihan (split/merge) dan perpindahan meja. Hal ini akan memicu meningkatkan kepuasan dan fleksibilitas pembayaran pelanggan. ScaleOcean juga mudah benintegrasi dengan POS, inventaris, dan CRM dimana dapat menciptakan ekosistem teknologi kuat. Anda bisa coba demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana software ini akan membantu bisnis F&B Anda.

Fitur utama yang ditawarkan software F&B ScaleOcean:

• Order management: Pelanggan dapat mengakses menu melalui perangkat apa pun dan item yang dipilih langsung tercatat.
• Table management: Memaksimalkan kapasitas restoran (seat utilization), mengelola alur pelanggan serta reservasi, dan menempatkan pelanggan baru ke meja yang tersedia tanpa penundaan.
• Kitchen management: Melacak pesanan masuk dan status pesanan secara real-time, serta emastikan pesanan diselesaikan dalam urutan yang benar dan tepat waktu.
• Stock management: Melacak ketersediaan bahan baku dan bahan makanan di dapur secara real-time dan mengotomatiskan pengelolaan stok untuk menghindari pemborosan dan menghemat biaya.
• POS restoran (kasir): Menghitung total harga pesanan secara otomatis, mendukung berbagai metode pembayaran, dan mempermudah proses pembayaran dan melacak penjualan harian.
• Online CRM (customer relationsip management): Mengelola data pelanggan dan memungkinkan personalisasi promosi dan meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan secara keseluruhan.

Baca juga: Central Kitchen: Definisi, Manfaat, dan Cara Kerjanya

7. Kesimpulan

Table management system (TMS) adalah sistem digital yang membantu restoran mengelola reservasi, penempatan tamu, hingga pengelolaan status meja. Teknologi ini mengatasi tantangan klasik seperti antrean kacau, RevPASH rendah, dan miskomunikasi staf. Sistem ini juga mengotomatiskan alur kerja, meningkatan efisiensi operasional dan rotasi meja (table turnover rate) yang lebih cepat.

Dengan software F&B ScaleOcean implementasi table management system ke dalam bisnis F&B dapat lebih optimal. Fitur utamanya seperti table management, manajemen waitlist, dan optimasi alokasi meja memastikan kapasitas restoran terpakai maksimal. Integrasi dengan POS dan CRM juga mendukung restoran dapat mengambil keputusan berbasis data.

Memahami fungsi krusial dari implementasi sistem manajemen meja restoran yang tepat dapat membantu memaksimalkan kapasitas dan layanan bisnis F&B Anda. Jadwalkan demo gratis sekarang juga dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli kami.