Sebagai salah satu produk Microsoft yang telah dikenal banyak perusahaan, Microsoft Dynamics 365 menjadi pilihan populer bagi bisnis ketika akan mengimplementasikan software ERP. Namun, sebelum mengambil keputusan final, penting untuk memastikan bahwa sistem ini benar-benar cocok dengan kondisi dan kebutuhan operasional bisnis Anda.

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan unik, dan sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, justru dapat menghambat produktivitas. Oleh karena itu, penting untuk memahami lebih mendalam fitur, keunggulan, dan kekurangan dari Microsoft Dynamics 365 ERP sebelum Anda memutuskan untuk mengimplementasikannya.

Artikel ini akan membantu Anda untuk mengenal lebih lanjut tentang Microsoft Dynamics 365, serta mengulas alternatif terbaik yang bisa menjadi pilihan pengganti yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan manfaat maksimal dari implementasi sistem di jangka panjang

1. Apa itu Microsoft Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 adalah salah satu produk Microsoft yang dirancang khusus untuk membantu mengelola operasional perusahaan dengan lebih efektif. Sistem ini menawarkan serangkaian modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Beberapa di antaranya modul keuangan, penjualan, marketing, layanan pelanggan, dan supply chain. Sistem ini bersifat cloud sehingga bisa diakses secara fleksibel selama Anda terhubung dengan koneksi internet.

Namun, sistem ERP satu ini bisa dibilang cukup kompleks karena konfigurasi dan alur persetujuannya yang memang dirancang khusus untuk perusahaan besar. Bagi bisnis kecil yang lebih membutuhkan proses sederhana, Microsoft Dynamics 365 bisa jadi justru membuat operasional bisnis kurang optimal.

Umumnya, implementasi sistem ini dilakukan oleh independent software vendors, yang berarti bahwa sistem ini tidak secara langsung ditangani oleh tim Microsoft. Melainkan, bergantung pada keahlian pihak ketiga yang Anda pilih. Hal ini bisa berdampak pada kualitas implementasi, jika vendor kurang berkualifikasi atau tidak paham kebutuhan spesifik perusahaan. 

2. Industri yang Dapat Menggunakan Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 adalah solusi ERP yang dapat digunakan oleh berbagai industri untuk mengelola dan mengoptimalkan operasional bisnis. Dengan beragam modul yang fleksibel, sistem ini dirancang untuk mendukung berbagai jenis bisnis. Beberapa industri yang dapat memanfaatkan sistem ini antara lain:

• Manufaktur: Membantu mengelola produksi, rantai pasokan, dan inventaris, memastikan proses berjalan lancar dan efisien.

• Ritel: Memungkinkan integrasi penjualan, manajemen stok, dan layanan pelanggan dalam satu sistem.

• Distribusi: Memantau distribusi barang, mengoptimalkan logistik, dan mengelola hubungan dengan pemasok.

• Layanan keuangan: Mendukung pengelolaan keuangan, pelacakan transaksi, dan pelaporan akurat untuk pengambilan keputusan.

Meski Microsoft Dynamics 365 mampu diimplementasikan ke berbagai industri, Anda juga perlu tahu kebutuhan spesifik dari perusahaan Anda sendiri. Sebab, sistem ini mungkin memerlukan adanya penyesuaian lanjutan jika bisnis memiliki alur kerja yang lebih kompleks.

3. Fitur dan Modul Microsoft Dynamics 365 Software

Microsoft Dynamics 365 menawarkan bermacam-macam fitur dan modul yang dirancang untuk mendukung berbagai aspek operasional perusahaan. Mulai dari manajemen keuangan, penjualan, hingga rantai pasokan. Beberapa modul inti yang tersedia meliputi:

• Modul Keuangan: Fitur ini membantu perusahaan dalam mengelola aspek keuangan, seperti pelacakan transaksi, manajemen anggaran, dan pelaporan keuangan. Modul ini juga memungkinkan integrasi dengan sistem lain untuk mendukung pelacakan dan analisis data secara efisien.

• Modul Penjualan dan CRM: Dirancang untuk membantu tim sales dan marketing dalam mengelola hubungan pelanggan, melacak prospek, dan mempercepat proses penjualan. Dengan adanya CRM, perusahaan dapat lebih memahami kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kualitas layanan.

• Modul Supply Chain: Modul ini memudahkan manajemen inventaris, pengadaan, dan logistik. Fitur-fitur di dalamnya memungkinkan pemantauan stok dan manajemen distribusi yang lebih baik.

• Modul HRM: Modul ini mendukung pengelolaan karyawan, mulai dari rekrutmen hingga manajemen penggajian dan pengembangan karyawan. Fitur ini dapat membantu perusahaan mengelola SDM dengan lebih efektif.

Setiap modul di Microsoft Dynamics 365 dirancang untuk diintegrasikan, sehingga memungkinkan kolaborasi lintas departemen dan peningkatan efisiensi operasional. Namun, penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi apakah semua modul yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

4. Kelebihan Microsoft Dynamics 365

Sebagai produk unggulan Microsoft, sistem ERP satu ini memiliki beberapa kelebihan yang mampu membantu Anda meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Berikut beberapa kelebihan tersebut yang telah kami rangkum menurut ERP Advisor Group.

a. Mudah Terintegrasi dengan Ekosistem Microsoft

Keunggulan khusus yang dimiliki Microsoft Dynamics 365 adalah mampu diintegrasikan dengan aplikasi lain milik Microsoft, seperti Office 365, Power BI, dan Azure. Integrasi ini memudahkan perusahaan yang sudah menggunakan produk Microsoft dalam sehari-hari untuk memperluas fungsionalitasnya tanpa harus menggunakannya secara terpisah.

b. Menawarkan Berbagai Pilihan Modul

Sistem ini juga menawarkan berbagai pilihan modul yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Mulai dari manajemen keuangan, penjualan, hingga sumber supply chain. Setiap modul tersebut dirancang untuk mendukung fungsi bisnis tertentu, sehingga perusahaan dapat memilih modul yang paling relevan dengan operasional.

c. Akses Berbasis Cloud

Microsoft Dynamics 365 menggunakan teknologi cloud, sehingga user dapat mengakses data dan sistem kapan saja dan dari mana saja selama terhubung dengan internet. Hal ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan yang memiliki tim yang bekerja dari berbagai lokasi. Pastikan Anda memiliki infrastruktur jaringan yang memadai untuk memaksimalkan kinerja sistem.

5. Kekurangan Microsoft Dynamics 365

Meskipun Microsoft Dynamics 365 dikenal sebagai salah satu solusi ERP yang cukup populer, ada beberapa kekurangan yang juga perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan mengimplementasikannya. Beberapa aspek kekurangan sistem ini adalah:

a. Fitur yang Belum Sepenuhnya Komprehensif

Meskipun Microsoft Dynamics 365 menawarkan berbagai modul, beberapa perusahaan dengan kebutuhan operasional yang lebih terperinci, merasa fitur ini tidak cukup untuk mengakomodasi seluruh kebutuhan bisnis mereka.

Ini membutuhkan solusi tambahan atau integrasi dengan software lainnya yang memerlukan biaya dan waktu tambahan. Misalnya, seperti yang disampaikan oleh Elevatiq bahwa sistem ini tidak menyediakan fitur MRP untuk keperluan industri manufaktur. 

b. Kustomisasi yang Terbatas

Walaupun Microsoft Dynamics 365 memberikan fleksibilitas dalam beberapa aspek, kemampuan kustomisasinya dinilai terbatas. Dikutip dari The CFO Club, proses ini memerlukan dukungan dari tim teknis yang berpengalaman untuk memastikan setiap modifikasi berjalan dengan lancar. Bagi perusahaan yang tidak memiliki tim internal dengan keahlian tersebut, proses ini akan memperlambat operasional bisnis.

c. Dukungan Teknis Kurang Responsif

Karena implementasi software ERP satu ini umumnya dilakukan melalui vendor pihak ketiga, kualitas dukungan teknis sangat bergantung pada vendor yang dipilih. Berdasarkan review Ontargit, beberapa perusahaan mengalami dukungan teknis yang kurang responsif atau tidak memadai, yang justru memperlambat penyelesaian masalah dan mempengaruhi produktivitas bisnis.

d. Migrasi Data yang Kompleks

Menurut penjelasan Spinnaker Support, proses migrasi data ke Microsoft Dynamics 365 juga bisa menjadi tantangan besar, terutama untuk perusahaan yang memiliki data dalam jumlah besar atau format yang tidak terstruktur.

Proses ini seringkali memerlukan waktu yang lama dan tenaga ahli khusus. Perusahaan yang tidak siap menghadapi tantangan ini mungkin akan mengalami gangguan operasional selama transisi, sehingga mempengaruhi efisiensi bisnis.

e. Adanya Biaya untuk Penambahan User dan Biaya lainnya

Microsoft Dynamics ERP memiliki struktur biaya yang bervariasi tergantung jumlah pengguna, modul yang dibutuhkan, dan tingkat kustomisasi. Bahkan ketika Anda memerlukan fitur atau modul tambahan, Anda juga perlu memperhatikan rincian biaya ekstra di luar pembelian sistem, yang bisa menjadi beban finansial perusahaan.

Merujuk dari Hired Dynamic Developer, biaya lisensi sistem sekitar Rp1.000.000 - Rp3.200.000. Selanjutnya ada biaya implementasi yang tergantung kompleksitas, sekitar Rp150.000.000 - Rp7.500.000.000. Selain biaya ini, setiap tahap implementasi juga dikenakan biaya terpisah, seperti:

• Business Analysis and Requirements Gathering: Rp75 juta – Rp300 juta.

• Integration Design and Architecture: Rp150 juta – Rp750 juta.

• API Management Tools: Rp15 juta – Rp300 juta per tahun.

• Custom Development: Rp750 ribu – Rp3 juta per jam.

• Documentation: Rp15 juta – Rp75 juta.

• Monitoring & Support: Rp90 juta – Rp900 juta per tahun.

Biaya ini mencakup semua tahapan dari awal perencanaan hingga pemeliharaan sistem setelah implementasi, dan penting untuk mempertimbangkan semua komponen biaya ini sebelum memutuskan implementasi.

6. ERP ScaleOcean sebagai Alternatif Terbaik Microsoft Dynamics

Jika Anda mencari alternatif ERP yang mampu memberikan solusi tepat sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda, ERP ScaleOcean adalah pilihan yang layak dipertimbangkan sebagai alternatif penganti Microsoft Dynamics 365. Sebagai penyedia software ERP terkemuka di Indonesia, ScaleOcean telah dipercaya oleh ratusan klien dari berbagai sektor industri. 

Dengan pendekatan yang customer-centric, ScaleOcean dirancang untuk memberikan kustomisasi yang spesifik sesuai dengan alur kerja unik setiap perusahaan. Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, dan ScaleOcean memahami bahwa kustomisasi merupakan kunci untuk memastikan sistem ERP dapat mendukung operasional secara optimal.

Selain itu, ScaleOcean memanfaatkan teknologi AI untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam berbagai proses bisnis, seperti analisis data secara real-time, prediksi tren pasar, hingga otomatisasi tugas-tugas rutin. Dengan dukungan AI, Anda dapat mengambil keputusan berbasis data yang lebih cepat dan tepat, sekaligus meningkatkan daya saing bisnis di pasar.

ScaleOcean juga menyediakan layanan konsultasi dan demo gratis bagi perusahaan yang ingin mengeksplorasi lebih jauh cara kerja sistem ini. Dengan demikian, Anda dapat memahami manfaat dan kecocokan sistem dengan kebutuhan bisnis tanpa harus mengeluarkan biaya di awal. Konsultasi ini dilakukan oleh tim ahli yang berpengalaman, yang siap membantu Anda menemukan solusi ERP terbaik sesuai dengan kondisi perusahaan.

Berikut penjelasan detail mengapa ERP ScaleOcean layak dipertimbangkan sebagai alternatif sistem yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis Anda:

a. Solusi Spesifik Kebutuhan Industri dengan Fitur yang Komprehensif

ScaleOcean menghadirkan sistem yang saling terintegrasi di setiap modulnya, sehingga perusahaan dapat beroperasi lebih efisien dan terkoordinasi secara optimal. Sistem ini menawarkan solusi manajemen bisnis yang sangat lengkap dengan lebih dari 200 modul yang dirancang untuk mendukung berbagai kebutuhan industri di Indonesia.

Dengan ratusan fitur yang saling terintegrasi, ScaleOcean mampu melayani lebih dari 15 industri, mulai dari Sales, Inventory, Accounting, Procurement, hingga Manufacturing, serta modul-modul pelengkap lainnya. Setiap modul di dalam sistem ini dirancang untuk saling mendukung, memastikan semua proses bisnis berjalan efisien. 

b. Kustomisasi Sistem yang Lebih Fleksibel

Sebagai rekomendasi aplikasi ERP terbaik, ScaleOcean menyediakan kustomisasi yang lebih fleksibel dan mudah disesuaikan dengan alur kerja masing-masing perusahaan. Meskipun ERP ScaleOcean telah memiliki fitur-fitur yang lengkap dan sesuai kebutuhan setiap industri, tapi mereka juga memfasilitasi kustomisasi yang dapat disesuaikan dengan alur proses bisnis yang unik. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih cepat beroperasi dengan sistem yang benar-benar sesuai kebutuhan mereka.

c. Unlimited User Tanpa Biaya Tambahan dan Hidden Cost Lainnya

Salah satu kelebihan utama ERP ScaleOcean adalah tidak adanya batasan jumlah pengguna. Sistem ini menawarkan fleksibilitas dalam pertumbuhan bisnis tanpa biaya tambahan jika jumlah user semakin meningkat. Hal ini sangat menguntungkan bagi perusahaan yang berkembang pesat, karena dapat menambah pengguna tanpa khawatir akan adanya pengeluaran ekstra.

d. Menawarkan Sistem yang Fleksibel dan Scalable

Seiring bisnis berkembang, kebutuhan perusahaan pun berubah, dan ScaleOcean ERP siap untuk upgrade sesuai kebutuhan unik bisnis tanpa harus berganti ke sistem lainnya. Dengan solusi end-to-end, Anda dapat menambahkan modul atau fitur baru, sehingga sistem ini selalu relevan dengan perkembangan perusahaan. Baik ketika membutuhkan lebih banyak pengguna atau ingin mengintegrasikan proses baru, ScaleOcean dapat disesuaikan dengan mudah.

Dengan peningkatan produktivitas dan pengurangan biaya operasional tersebut, perusahaan dapat melihat hasil investasi mereka dalam waktu yang jauh lebih singkat. Adanya efisiensi dan penghematan ini membuat ScaleOcean menjadi pilihan yang sangat tepat bagi bisnis yang ingin memaksimalkan keuntungan dari investasi ERP mereka.

e. Dilengkapi Dukungan AI untuk Analisis & Prediksi Lebih Akurat

ERP ScaleOcean juga dilengkapi dengan teknologi AI yang membantu meningkatkan akurasi dalam analisis dan prediksi bisnis, dari permintaan pasar, tren penjualan, hingga kebutuhan inventaris.

Dengan AI, sistem dapat memproses data dalam jumlah besar secara real-time dan memberikan prediksi yang lebih akurat. Ini memungkinkan perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat dan berdasarkan data aktual.

f. Dukungan Teknis & Aftersales Service yang Responsif

Tanpa melibatkan pihak ketiga, ScaleOcean menawarkan dukungan teknis langsung dari tim mereka sendiri yang sudah ahli dan berpengalaman. Dengan demikian, dapat dipastikan setiap masalah teknis diselesaikan dengan cepat oleh tim yang paham sistem secara menyeluruh. Dengan layanan aftersales yang responsif, perusahaan dapat menjalankan operasional tanpa adanya gangguan.

7. Kesimpulan

ERP Microsoft Dynamics 365 adalah solusi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional dengan beragam modul yang fleksibel dan terintegrasi. Namun, sistem ini cenderung kompleks, tidak mengakomodasi kustomisasi secara menyeluruh, dan dukungan teknis sangat bergantung pada vendor pihak ketiga. Oleh karena itu, perlu mempertimbangkan sistem alternatif yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis lebih spesifik.

Maka dari itu, ERP ScaleOcean adalah alternatif yang layak dipertimbangkan. Tidak hanya menawarkan kustomisasi spesifik sesuai dengan kebutuhan bisnis, adanya automated reporting system juga memudahkan Anda dalam pembuatan laporan bisnis secara otomatis, menghemat waktu, dan meningkatkan akurasi data. Coba demo gratis ERP ScaleOcean sekarang juga dan rasakan bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda!