Apa itu Business Process Automation, Jenis, dan Contohnya?

Banyak perusahaan menengah hingga enterprise bergantung pada proses manual dan dokumen kertas. Akibatnya, approval lambat, input data berulang, laporan terlambat, kesalahan pencatatan, dan koordinasi antardivisi belum sinkron. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai memakai Business Process Automation.

Business Process Automation adalah sistem yang mengotomatiskan alur kerja yang sebelumnya manual. Melalui sistem ini, approval berjalan otomatis, data terintegrasi antardivisi, dan laporan tersedia secara real-time. Dengan demikian, efisiensi operasional pun meningkat secara signifikan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai Business Process Automation, dari pengertian dan cara kerjanya, berbagai jenis otomatisasi proses bisnis, hingga contoh penerapannya di berbagai industri. Dengan begitu, perusahaan dapat memahami langkah-langkah yang tepat menuju efisiensi operasional.

Key Takeaways

• Business Process Automation (BPA) adalah pendekatan yang menggunakan teknologi untuk menjalankan proses bisnis secara otomatis.
• Business Process Automation membantu mengurangi pekerjaan berulang, mempercepat approval, hingga memberikan visibilitas real-time.
• Penerapan BPA ditemukan di berbagai jenis perusahaan, dari procurement, inventory dan warehouse, accounting dan finance, hingga sales.
• Software ERP ScaleOcean membantu menerapkan business process automation secara end-to-end melalui integrasi lintas divisi yang fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Business Process Automation?

Business Process Automation (BPA) adalah pendekatan yang menggunakan teknologi untuk menjalankan proses bisnis secara otomatis. Software ini memasukkan data, mengirim approval, dan menyusun laporan satu per satu berdasarkan aturan yang ditetapkan sebelumnya.

Konsep ini berbeda dengan menggunakan software biasa. BPA berfokus pada penghubungan antarproses, bukan hanya pada percepatan pengerjaan satu tugas saja. Karena itu, perusahaan yang menerapkan BPA dapat melihat perubahan signifikan pada efisiensi operasionalnya, bukan sekadar penghematan waktu di satu divisi.

Mengapa Business Process Automation Penting bagi Perusahaan di Indonesia?

BPA (Business Process Automation) membantu bisnis mengotomatiskan tugas berulang agar proses lebih cepat dan konsisten. Penerapannya menekan biaya operasional, mengurangi human error, serta memberi karyawan lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan strategis yang meningkatkan produktivitas.

Berikut penjelasan mengapa business process automation relevan untuk perusahaan-perusahaan di Indonesia:

1. Mengurangi Pekerjaan Manual Berulang

Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual untuk menginput data penjualan maupun rekonsiliasi laporan setiap hari. Dengan business process automation (BPA), aktivitas yang berulang tersebut dijalankan secara otomatis sehingga prosesnya menjadi cepat, konsisten, dan efisien.

Selain itu, laporan OECD menyebutkan sebagian aktivitas kerja di Indonesia berpotensi diotomatisasi untuk membantu perusahaan meningkatkan produktivitasnya. Dengan otomatisasi tersebut, karyawan dapat memusatkan perhatiannya pada analisis, inovasi, dan pengambilan keputusan yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

2. Mempercepat Approval dan Eksekusi Proses

Lalu, proses persetujuan yang melibatkan banyak pihak sering berjalan lambat, terlebih jika masih mengandalkan email atau dokumen fisik. Dengan BPA, alur approval dapat otomatis mengikuti aturan yang ditetapkan, sementara notifikasi real-time membantu pihak terkait menyelesaikannya dalam hitungan jam.

3. Meningkatkan Akurasi Data

Input data manual memiliki risiko terjadinya human error, dari kesalahan ketik hingga data yang tidak konsisten. Karena BPA mengandalkan aturan otomatis untuk memproses data yang mengurangi tingkat kesalahan signifikan. Data yang mengalir antarsistem pun menjadi konsisten dan dapat diandalkan.

4. Memberikan Visibilitas Real-Time

Tanpa otomatisasi, manajemen sering mengetahui masalah operasional setelah laporan bulanan disusun. Keterlambatan ini membuat perusahaan kehilangan momentum untuk mengambil tindakan cepat. BPA memberikan visibilitas terhadap status proses secara real-time, dari approval hingga status pengiriman barang.

5. Mendukung Skalabilitas Bisnis

Seiring perkembangan bisnis, volume transaksi dan proses operasional ikut menjadi lebih rumit. Jika masih mengandalkan cara manual, perusahaan harus terus menambah tenaga untuk pekerjaan administratif. Dengan BPA, beban kerja besar bisa tertangani secara otomatis tanpa mengurangi kualitas setiap proses.

Jenis-Jenis Business Process Automation (BPA)

Setiap jenis BPA memiliki cakupan dan fungsi yang berbeda-beda, mulai dari yang mengotomatisasi alur kerja, robotic process automation, hingga intelligent automation. Berikut jenis-jenis BPA dan fungsi khusus masing-masing sistem:

1. Otomatisasi Alur Kerja (Workflow Automation)

Pertama, workflow automation berfokus pada otomatisasi tugas-tugas yang melibatkan beberapa orang atau departemen. Contohnya seperti alur persetujuan pengajuan anggaran yang berpindah secara otomatis dari satu approver ke approver berikutnya. Pendekatan ERP workflow menjadi fondasi penting dalam jenis otomatisasi ini karena mengintegrasikan alur kerja dengan data operasional perusahaan secara menyeluruh.

2. Otomatisasi Tugas (Task Automation)

Berbeda dengan workflow automation, task automation berfokus pada satu tugas spesifik yang dilakukan berulang-ulang kali. Contohnya, pengiriman email notifikasi otomatis atau pembuatan invoice setelah transaksi selesai.

3. Otomatisasi Proses (Process Automation)

Process automation mencakup rangkaian proses yang luas, dengan menghubungkan berbagai macam fungsi seperti procurement, finance, dan inventory ke dalam satu alur terintegrasi. Cakupannya lebih besar dibandingkan workflow maupun task automation.

4. Robotic Process Automation (RPA)

RPA menggunakan software untuk meniru tindakan manusia saat berinteraksi dengan sistem digital, seperti memasukkan data, atau memindahkan file antaraplikasi. Teknologi ini efektif untuk tugas berbasis aturan yang sifatnya repetitif. Penerapan otomasi industri lewat RPA banyak digunakan pada sektor manufaktur dan logistik untuk menangani volume transaksi tinggi.

5. Intelligent Automation

Terakhir, intelligent automation menggabungkan RPA dengan artificial intelligence (AI) dan machine learning untuk menangani proses yang memerlukan pengambilan keputusan. Contohnya adalah mendeteksi anomali transaksi keuangan secara otomatis.

Cara Kerja BPA Business Process Automation

BPA bekerja dengan menggantikan tugas manual yang berulang dengan teknologi dan software. Proses ini terdiri dari beberapa tahapan yang saling berkaitan, seperti menetapkan rule dan trigger otomatis. Berikut penjelasan detail mengenai setiap tahap mengenai cara kerja BPA:

1. Mengidentifikasi Proses Manual yang Berulang

Tahap awal implementasi BPA dimulai dengan memetakan proses yang dikerjakan secara manual dan repetitif. Perusahaan perlu menganalisis proses apa yang memakan waktu paling banyak dan berisiko terjadi human error. Identifikasi ini melibatkan diskusi dengan berbagai divisi dalam perusahaan untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang proses yang berjalan sehari-hari.

2. Menetapkan Rule dan Trigger Otomatis

Setelah proses teridentifikasi, perusahaan perlu menetapkan rule dan trigger untuk mengaktifkan otomatisasi. Trigger ini biasanya berupa kondisi-kondisi tertentu seperti nilai transaksi yang melewati batas approval. Penetapan rule yang tepat menentukan seberapa akurat sistem dalam menjalankan proses otomatis.

3. Mengintegrasikan Data Antar Divisi

Lalu, otomatisasi proses membutuhkan data yang konsisten dari berbagai divisi agar sistem dapat berjalan tanpa hambatan. Oleh karena itu, integrasi data ini memastikan setiap divisi bekerja dengan informasi yang sama. Tanpa integrasi yang baik, proses otomatis berisiko menghasilkan output yang tidak akurat karena data yang terpisah-pisah.

4. Integrasi Data Antar Sistem

Selain integrasi antardivisi, BPA membutuhkan integrasi data antarsistem yang digunakan perusahaan seperti ERP, CRM, dan sistem akuntansi. Integrasi memungkinkan data mengalir tanpa perlu diinput ulang. Penggunaan integrasi API menjadi solusi untuk menghubungkan berbagai sistem tersebut secara real-time.

5. Monitoring dan Evaluasi proses

Terakhir, perusahaan perlu memantau proses otomatisnya melalui dashboard yang menampilkan data real-time dari status transaksi hingga progres approval. Laporan otomatis membantu tim manajemen melihat tren tanpa menyusun laporan manual setiap periode.

Selain itu, SLA dan cycle time membantu perusahaan menilai kecepatan serta konsistensi proses sesuai standar. Fitur bottleneck detection juga menunjukkan titik hambatan dalam alur kerja. Untuk memantau seluruh data secara real-time, perusahaan dapat memakai software ERP terbaik di Indonesia.

Apa Manfaat Business Process Automation?

Penerapan BPA memberikan dampak terhadap efisiensi dan pertumbuhan bisnis Anda secara keseluruhan. Berikut manfaat-manfaat yang dapat Anda rasakan setelah mengadopsi BPA:

• Peningkatan Produktivitas Karyawan: Karyawan dapat fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain karena tugas repetitif telah diambil alih oleh sistem otomatis.
• Transparansi Proses Bisnis yang Lebih Jelas: Setiap tahapan proses tercatat secara sistematis sehingga mudah dipantau oleh seluruh tim manajemen.
• Investasi Jangka Panjang dan Efisiensi Bisnis: Otomatis mengurangi biaya operasional berulang dan memberikan return yang berkelanjutan bagi Anda.
• Pendistribusian SDM yang Tepat: Perusahaan dapat mengalokasikan tenaga kerjanya ke area-area yang membutuhkan penilaian dan kreativitas manusia.

Perbedaan BPA, BPM, RPA, dan Workflow Automation

Meskipun sering digunakan secara bergantian, BPA, BPM, RPA, dan workflow automation memiliki fokus dan cakupan yang berbeda-beda. Memahami perbedaan ini penting agar Anda tidak salah memiliki sistem.

Oleh karena itu, berikut perbandingan keempat konsep berdasarkan beberapa aspek utama:

1. Fokus Utama

BPA fokus pada otomatisasi eksekusi proses, sementara business process management (BPM) menekankan manajemen dan optimasi proses secara berkelanjutan. Lalu, RPA berfokus pada otomatisasi tugas berbasis interaksi sistem.

Di sisi lain, Workflow automation berfokus pada pengaturan urutan tugas dalam alur kerja tertentu. Perbedaan ini menentukan bagaimana masing-masing pendekatan diterapkan dalam operasional sehari-hari.

2. Cakupan

BPM memiliki cakupan paling luas karena mencakup seluruh siklus hidup proses bisnis dari desain hingga evaluasi. BPA berada di bawahnya dengan cakupan hanya pada eksekusi otomatis proses-proses tertentu.

Di sisi lain, RPA dan workflow automation memiliki cakupan yang lebih spesifik, yaitu pada tugas individual dan urutan kerja tertentu. Semakin luas cakupannya, semakin kompleks proses implementasinya.

3. Contoh

Contoh penerapan BPM adalah proses redesign alur kerja perusahaan secara menyeluruh untuk meningkatkan efisiensi jangka panjang. BPA dicontohkan melalui otomatisasi proses procure-to-pay secara end-to-end.

RPA umumnya diterapkan pada tugas-tugas seperti entri data otomatis antarsistem, sedangkan workflow automation dilihat pada alur approval pengajuan anggaran. Setiap contoh menggambarkan cakupan kerja masing-masing sistem tersebut.

4. Tujuan

Tujuan utama BPM adalah menciptakan proses bisnis yang optimal melalui evaluasi rutin. BPA mempercepat eksekusi proses dengan mengurangi pekerjaan manual.

RPA menggantikan tugas-tugas repetitif berdasarkan rule, sementara workflow automation memastikan alur kerja berjalan sesuai urutan yang ditetapkan. Keempat sistem saling melengkapi satu sama lain dalam ekosistem otomatisasi perusahaan.

5. Relevansi ERP

Dalam ERP, BPM, BPA, RPA, dan workflow automation  terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem yang saling mendukung. Integrasi ini memungkinkan perusahaan menjalankan otomatisasi secara menyeluruh tanpa mengelola sistem yang terpisah-pisah. Hasilnya, operasional bisnis menjadi lebih efisien dan mudah dipantau dari satu dashboard.

Contoh Business Process Automation dalam Perusahaan

Penerapan BPA ditemukan di berbagai jenis perusahaan, dari procurement, inventory dan warehouse, accounting dan finance, hingga sales. Berikut contoh-contoh nyata implementasi BPA di perusahaan:

1. Procurement Automation

Proses procurement yang terotomatisasi memungkinkan perusahaan mengelola permintaan pembelian, approval, hingga penerbitan purchase order secara otomatis. Otomatisasi ini mengurangi waktu tunggu antartahapan procurement yang biasanya memakan waktu lama saat dilakukan secara manual. Dengan sistem ini, perusahaan juga dapat memantau setiap pengadaan secara real-time lewat dashboard.

2. Inventory dan Warehouse Automation

Lalu, otomatisasi pada inventory dan warehouse memungkinkan pencatatan stok dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terhubung langsung dengan barcode atau RFID. Setiap perubahan pada stok tercatat langsung tanpa memerlukan input manual. Pendekatan ini mengurangi risiko terjadinya selisih stok yang sering terjadi.

3. Accounting dan Finance Automation

Proses akuntansi seperti rekonsiliasi, pembuatan invoice, dan pencatatan jurnal dapat diotomatisasi untuk mengurangi beban kerja tim finance. Sistem secara otomatis menarik data transaksi dari berbagai macam sumber. Otomasi keuangan ini membantu meningkatkan akurasi laporan dan mempercepat proses closing setiap periode.

4. Manufacturing Automation

Dalam sektor manufaktur, BPA diterapkan pada proses perencanaan produksi, pemantauan mesin, hingga quality control secara otomatis. Sistem ini dapat memicu peringatan otomatis apabila terjadi penyimpangan dari standar produksi. Penerapan otomasi industri ini membantu perusahaan menjaga konsistensi kualitas produknya sekaligus membuat proses produksi menjadi lebih efisien.

5. Sales dan CRM Automation

Terakhir, proses sales otomatis mencakup pengelolaan lead, follow-up pelanggan, hingga pembuatan penawaran secara otomatis melalui sistem CRM. Sehingga, tim sales dapat menerima notifikasi otomatis mengenai setiap tahap interaksi dengan calon pelanggan.

Teknologi yang Mendukung Business Process Automation

Keberhasilan implementasi BPA bergantung pada teknologi pendukung yang digunakan perusahaan-perusahaan, seperti ERP, Workflow, RPA, hingga integrasi API. Berikut beberapa teknologi yang mewujudkan otomatisasi proses bisnis:

• ERP System:  ERP menjadi tulang punggung integrasi data dan proses di seluruh divisi perusahaan secara real-time
• Workflow engine: Sistem ini mengatur dan mengeksekusi urutan tugas otomatis berdasarkan rule yang telah ditetapkan sebelumnya.
• RPA: RPA menjalankan tugas-tugas repetitif berdasarkan rule yang ditetapkan untuk meniru interaksi manusia dengan sistem digital.
• AI dan Machine Learning: AI mendukung pengambilan keputusan otomatis berdasarkan analisis pola data
• Integration API: API menghubungkan berbagai sistem perusahaan dengan satu sama lain agar datanya mengalir secara otomatis dan konsisten.

Cara Menerapkan BPA Business Process Automation secara Efektif

Untuk memastikan implementasi BPA berhasil di perusahaan Anda, Anda harus melakukan beberapa hal seperti memetakan proses perusahaan, menentukan prioritas, sampai memastikan sistem yang digunakan terintegrasi dengan software-software lain di perusahaan.

Berikut hal-hal yang harus Anda lakukan untuk menerapkan BPA di perusahaan Anda:

1. Petakan Proses dari Awal sampai Akhir

Pertama, Anda harus memetakan setiap tahap secara detail untuk memahami alur kerja yang sedang berjalan. Pemetaan ini membantu mengidentifikasi bagian-bagian yang perlu diotomatisasi. Tanpa pemetaan yang jelas, implementasi BPA berisiko tidak menyentuh akar permasalahan operasional yang sebenarnya.

2. Tentukan Prioritas Berdasarkan Dampak Bisnis

Tidak semua proses perlu diotomatisasi sekaligus. Anda harus menentukan prioritas Anda berdasarkan dampak yang diberikan pada operasional sehari-hari. Proses dengan volume tinggi dan berisiko terhadap human error menjadi prioritas utama. Prioritas ini membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien selama tahap awal implementasi.

3. Tetapkan KPI Automasi

Lalu, setiap inisiatif otomatisasi perlu diukur melalui KPI yang jelas, seperti pengurangan waktu proses atau turunnya tingkat kesalahan. KPI ini menjadi acuan untuk mengevaluasi efektivitas BPA yang diterapkan.Tanpa KPI yang terukur, Anda akan mengalami kesulitan saat menilai apakah investasi otomatisasi itu memberikan hasil yang sesuai dengan harapan awal Anda.

4. Gunakan Sistem yang Terintegrasi

Implementasi BPA menjadi lebih efektif saat didukung oleh sistem yang terintegrasi seperti ERP yang menghubungkan seluruh divisi ke dalam satu platform. Integrasi ini membantu menghindari terbentuknya silo data antardepartemen. Sistem yang terintegrasi juga memudahkan Anda memantau proses secara menyeluruh dari satu dashboard terpusat.

5. Mulai dari Implementasi Bertahap

Terakhir, penerapan BPA sebaiknya dilakukan secara bertahap dari proses dengan kompleksitas rendah sebelum menyentuh proses yang kompleks. Pendekatan ini memberikan ruang bagi tim Anda untuk beradaptasi dengan sistem baru. Implementasi bertahap ini juga memungkinkan perusahaan Anda mengevaluasi hasil di setiap fase sebelum memperluas cakupan otomatisasinya.

Optimalkan Business Process Automation dengan ERP ScaleOcean

ScaleOcean hadir sebagai solusi ERP yang mendukung penerapan business process automation secara menyeluruh dan terintegrasi. Sistem ini menghubungkan berbagai divisi ke dalam satu platform secara end-to-end dari accounting, HR, purchasing, CRM, hingga sales untuk meminimalkan silo data yang terjadi.

Selain itu, ScaleOcean dirancang untuk perusahaan medium hingga large enterprise. Sehingga, semua solusi disesuaikan dengan kebutuhan, struktur, dan alur kerja pelanggan.

Dengan dashboard terintegrasi, ScaleOcean membantu Anda memantau setiap proses tanpa hambatan komunikasi antardivisi. Jika Anda ingin melihat bagaimana sistem ini membantu mengotomatiskan berbagai tugas repetitif di perusahaan Anda, jadwalkan sesi demo gratis sekarang!

Berikut fitur-fitur unggulan dari ScaleOcean:

• Automasi Proses Bisnis: Software mengintegrasikan dan mengotomatisasikan alur kerja lintas departemen dari pembelian hingga pengelolaan keuangan.
• Pelaporan Real-Time: Software menyediakan laporan dan analisis data yang dapat diakses kapan saja untuk pengambilan keputusan strategis.
• Manajemen Persediaan dan Produksi: Software membantu mengelola siklus inventaris dan produksi dengan lebih efisien.
• Integrasi dengan Modul Lain: Software diintegrasikan dengan berbagai modul bisnis seperti HR, keuangan, dan logistik, memungkinkan aliran informasi yang lancar.

Kesimpulan

Business Process Automation (BPA) adalah pendekatan yang mengotomatiskan proses bisnis menggunakan teknologi agar pekerjaan berulang berjalan cepat, akurat, dan terintegrasi. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, visibilitas, serta kesiapannya saat menghadapi pertumbuhan bisnis.

Software ERP ScaleOcean membantu Anda menerapkan business process automation secara end-to-end melalui integrasi lintas divisi yang fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan. Jika Anda ingin melihat bagaimana software ini meningkatkan efisiensi perusahaan Anda, segera jadwalkan sesi demo gratis sekarang!