Pengelolaan aset, infrastruktur, dan fasilitas fisik merupakan bagian penting dari operasional bisnis yang memengaruhi kelancaran aktivitas sehari-hari. Namun, tanpa dukungan sistem yang tepat seperti facility management software, proses ini dapat menjadi rumit, memakan waktu, dan rentan terhadap human error. Akibatnya, peralatan bisa mengalami kerusakan tak terduga, jadwal pemeliharaan menjadi tidak teratur, dan pada akhirnya menghambat produktivitas sekaligus meningkatkan biaya operasional secara signifikan.
Maka dari itu, diperlukan solusi yang mampu menyederhanakan proses tersebut sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan fasilitas. Untuk mengatasinya, kami telah merangkum 12 software manajemen fasilitas terbaik untuk tahun 2025. Solusi ini dirancang untuk membantu Anda mengelola fasilitas secara terpusat, otomatis, dan lebih efisien, sehingga bisnis Anda dapat berjalan lebih lancar.
Apa itu Facility Management?
Facility management adalah proses bisnis yang bertujuan untuk mengelola aset, infrastruktur, dan fasilitas fisik. Dengan sistem terpusat, proses pemeliharaan, pelacakan aset properti, manajemen ruang, hingga perencanaan pemeliharaan preventif bisa dilakukan lebih mudah.
Sistem akan mengumpulkan data jenis aset, jadwal penggunaan dan pemeliharaan, hingga tata letak gedung untuk kemudian diolah sebagai informasi manajemen aset yang lebih efektif. Sistem ini juga biasanya dilengkapi dengan notifikasi otomatis, pelaporan analitik, dan integrasi dengan perangkat IoT untuk pemantauan yang lebih canggih.
Manfaat Facility Management Software di Bisnis
Facility management software menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan terutama dalam dalam hal pengelolaan aset dan fasilitas agar lebih terstruktur. Dengan berbagai fitur yang dimiliki, sistem ini mampu membantu Anda mengoptimalkan penggunaan aset. Beberapa manfaat tersebut yaitu:
1. Pengelolaan Aset yang Lebih Baik
Dengan sistem ini, semua data terkait aset dan fasilitas logistik, seperti usia mesin, riwayat pemeliharaan, dan kondisinya, tersimpan dalam sistem terpusat dan dapat diakses secara real-time.
Misalnya, Anda dapat melihat kapan mesin terakhir kali diservis dan apakah sudah mendekati akhir masa pakainya. Jika pemeliharaan perlu dilakukan, software akan otomatis mengirim notifikasi kepada tim maintenance.
2. Pemeliharaan Preventif
Sistem ini juga dilengkapi fitur unggulan yang memudahkan Anda mengatur pemeliharaan rutin untuk memastikan peralatan tetap dalam kondisi optimal. Pemeliharaan preventif sangat diperlukan untuk menghindari adanya kerusakan mendadak yang bisa mengganggu operasional dan menyebabkan downtime.
3. Peningkatan Efisiensi Operasional
Dengan adanya otomatisasi pada tugas-tugas rutin, maka efisiensi operasional pun ikut meningkat. Tugas seperti penjadwalan perawatan, pelaporan, dan pelacakan aset dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
Dengan demikian tim bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti merencanakan pengembangan fasilitas baru atau meningkatkan layanan kepada penyewa gedung.
4. Tercapainya Kepatuhan Regulasi
Modul ERP aset juga membantu Anda memastikan bahwa semua fasilitas dan operasional sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku. Dilengkapi fitur pelacakan dan pelaporan otomatis, perusahaan dapat dengan mudah menyimpan dan mengakses catatan terkait inspeksi, sertifikasi, dan pemeliharaan yang diwajibkan oleh regulator.
Industri yang Memerlukan Facility Management Software
Facility asset management software memberikan solusi yang komprehensif untuk berbagai industri yang membutuhkan pengelolaan fasilitas secara efektif. Setiap industri memiliki kebutuhan unik, dan sistem ini mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Industri-industri tersebut di antaranya:
1. Real Estate
Industri real estate, dengan banyaknya properti yang dikelola, memerlukan sistem terpusat untuk memantau dan mengelola aset. Sebagai contoh, Anda harus melacak status pemeliharaan setiap unit, dari AC yang rusak hingga keran bocor.
Dengan sistem ini, Anda dapat memantau kondisi setiap properti secara real-time, menjadwalkan perawatan preventif, dan melacak riwayat aset. Hasilnya, penyewa Anda merasa lebih puas karena masalah mereka ditangani dengan cepat.
2. Rental Bangunan
Untuk bisnis rental bangunan, seperti gedung perkantoran atau pusat komersial, efisiensi dalam manajemen fasilitas sangatlah penting. Terlebih setiap penyewa memiliki kebutuhan berbeda. Dengan facility management software, Anda bisa mengelola kontrak sewa dengan mudah.
Selain itu, juga menjadwalkan otomatis pemeliharaan fasilitas seperti lift atau sistem HVAC, dan memastikan kondisi bangunan selalu optimal. Ketika penyewa puas dengan layanan Anda, mereka lebih mungkin untuk memperpanjang kontrak.
3. Hotel
Dalam bisnis hotel, memastikan setiap kamar dan fasilitas umum berfungsi dengan baik adalah kunci untuk menjaga reputasi. Jika Anda terlewat melakukan perawatan pada berbagai jenis aset tetap, bisa jadi tamu mengeluhkan fasilitas yang tidak berfungsi dengan baik.
Masalah ini bisa diatasi dengan software manajemen fasilitas. Selain itu, fitur CRM juga membantu mencatat preferensi tamu, seperti kamar favorit atau jenis layanan yang mereka sukai, sehingga Anda bisa memberikan pengalaman yang lebih personal pada kunjungan berikutnya.
4. Manufaktur
Sebagai pemilik pabrik, Anda mengandalkan mesin-mesin besar untuk produksi. Namun, jika mesin tersebut rusak tiba-tiba, downtime produksi bisa sangat mahal. Facility management software membantu Anda menjadwalkan pemeliharaan preventif secara otomatis, memantau kondisi mesin secara real-time, dan mengurangi risiko kerusakan mendadak.
Dengan informasi lengkap tentang aset pabrik, Anda dapat memastikan produksi tetap berjalan lancar. Tim Anda juga bisa lebih fokus pada peningkatan kualitas, bukan pada perbaikan darurat.
Contoh Penggunaan Facility Management Software
Misalkan Anda mengelola sebuah hotel dengan ratusan kamar dan berbagai fasilitas, seperti restoran, kolam renang, dan spa. Menjaga setiap fasilitas tetap dalam kondisi optimal tentu menjadi tantangan.
Dengan facility management software, tugas ini menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat menjadwalkan pemeliharaan preventif secara otomatis untuk fasilitas utama seperti lift, sistem keamanan, atau peralatan dapur, sehingga risiko kerusakan tak terduga bisa diminimalkan.
Selain itu, software ini membantu mencatat preferensi tamu, seperti jenis kamar favorit atau layanan khusus yang mereka inginkan, sehingga Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih personal pada kunjungan berikutnya.
Dengan sistem tersebut, Anda dapat memastikan hotel Anda beroperasi lebih efisien, memberikan layanan yang lebih baik kepada tamu, dan menjaga reputasi hotel, sekaligus mengurangi biaya operasional yang tidak perlu
Rekomendasi Facility Management Software Terbaik
Melalui berbagai contoh penggunaan facility management software, jelas terlihat bagaimana teknologi ini meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan aset. Untuk membantu Anda memilih solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, berikut adalah rekomendasi software manajemen fasilitas yang menawarkan fitur unggulan dan keandalan yang telah terbukti di berbagai industri.
1. ScaleOcean Facility Management Software
ScaleOcean adalah software manajemen fasilitas (FMS) yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan aset, infrastruktur, dan fasilitas perusahaan dengan lebih efisien. Dengan fitur seperti integrasi data real-time, analitik berbasis AI, dan sistem manajemen otomatis, ScaleOcean membantu memantau pemeliharaan aset, mengurangi biaya operasional, dan menjaga kinerja fasilitas tetap optimal. Platform kami menyediakan akses mudah ke semua fitur yang Anda butuhkan, dengan antarmuka yang user-friendly dan fleksibilitas sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Vendor ScaleOcean juga menyediakan layanan konsultasi dengan tim ahli untuk memahami kebutuhan spesifik bisnis Anda. Selain itu, tersedia demo gratis tanpa komitmen biaya awal, memungkinkan Anda untuk mencoba dan merasakan manfaat software ini sebelum implementasi penuh.
Kemampuan kustomisasi, kompatibilitas lintas industri, dan dukungan pelanggan yang responsif adalah keunggulan utama ScaleOcean. Oleh karena itu, dengan proses implementasi yang cepat, fitur terintegrasi, dan adaptabilitas tinggi, ScaleOcean menjadi solusi ideal bagi perusahaan modern. Dengan fitur-fitur unggul dibawah ini, ScaleOcean mampu memenuhi kebutuhan manajemen fasilitas secara efisien dan fleksibel.
- Asset Tracking: Memantau lokasi dan kondisi aset secara real-time untuk mengoptimalkan efisiensi dan mengurangi biaya kehilangan atau kerusakan.
- Maintenance Scheduling: Mengotomatiskan jadwal pemeliharaan aset untuk mencegah kerusakan dan meningkatkan umur pemakaian aset.
- Energy Management: Menganalisis dan mengurangi konsumsi energi dengan wawasan berbasis data untuk efisiensi biaya operasional.
- Space Utilization: Mengelola alokasi ruang kerja dengan data analitik untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas.
- Incident Reporting: Mempermudah pelaporan insiden secara digital untuk penanganan cepat dan pencatatan yang terorganisir.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
2. Fitur mudah dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis spesifik perusahaan
|
|
2. MaintainX Facility Management
MaintainX adalah perangkat lunak manajemen fasilitas yang dirancang untuk mendukung bisnis dalam melacak pemeliharaan reaktif dan preventif. Selain itu, perangkat ini juga membantu mengontrol operasi harian, seperti inspeksi keselamatan dan kualitas, dengan jejak audit digital.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja
- Penjadwalan pemeliharaan preventif
- Pelacakan aset
- Pelaporan dan analitik
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Software Fasilitas eSSETS
eSSETS adalah perangkat lunak manajemen fasilitas berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola aset, pemeliharaan, dan operasi harian secara efisien. Dengan antarmuka yang intuitif, eSSETS memudahkan pelacakan aset, penjadwalan pemeliharaan, dan pengelolaan dokumen terkait, sehingga meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya operasional.
Fitur Utama:
- Manajemen aset dengan pelacakan lokasi real-time
- Penjadwalan dan pelacakan pemeliharaan preventif
- Pengelolaan dokumen dan catatan aset terpusat
- Laporan dan analitik kinerja aset komprehensif
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
2. Dapat diskalakan
|
|
4. Facility Management eXpress
Facility Management eXpress (FMX) adalah perangkat lunak manajemen fasilitas berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan proses operasional harian. FMX menawarkan antarmuka yang intuitif, memudahkan pengguna dalam mengelola pemeliharaan, aset, dan jadwal ruang, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja dengan pelacakan real-time
- Penjadwalan pemeliharaan preventif otomatis
- Pelacakan aset dan inventaris terintegrasi
- Reservasi ruang dan sumber daya yang efisien
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Oracle Primavera Unifer FMS
Oracle Primavera Unifier adalah perangkat lunak manajemen fasilitas berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan visibilitas dan efisiensi operasional. Selain itu, dengan konfigurasi yang luas serta proses bawaan, Unifier tidak hanya memungkinkan otomatisasi berbagai proses bisnis tetapi juga melalui formulir dan alur kerja kustom.
Fitur Utama:
- Otomatisasi proses bisnis dengan formulir kustom
- Manajemen aset dan fasilitas terintegrasi
- Pelaporan dan analitik kinerja real-time
- Dukungan untuk penerapan cloud atau on-premise
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Manajemen Fasilitas Infraspeak
Infraspeak adalah perangkat lunak manajemen fasilitas berbasis cloud yang meningkatkan efisiensi operasional melalui teknologi NFC dan integrasi IoT. Selain itu, dengan Infraspeak, tim pemeliharaan dan manajer fasilitas dapat mengelola aset serta tugas pemeliharaan dengan lebih efektif di berbagai lingkup perusahaan.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja dengan pelacakan real-time
- Integrasi IoT untuk pemantauan kinerja aset
- Pelacakan aset menggunakan teknologi NFC
- Dashboard yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. eMaint CMMS FMS
eMaint CMMS adalah perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola aset, penjadwalan pemeliharaan, dan inventaris. eMaint CMMS mengoptimalkan pengelolaan aset, penjadwalan pemeliharaan, dan inventaris bisnis melalui antarmuka yang intuitif, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja dengan pelacakan real-time
- Penjadwalan pemeliharaan preventif yang dapat disesuaikan
- Pelacakan aset dan inventaris terintegrasi
- Laporan dan analitik kinerja aset komprehensif
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. UpKeep Facility Management Software
UpKeep adalah perangkat lunak manajemen pemeliharaan berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan aset dan pemeliharaan bagi bisnis. Lalu, dengan antarmuka yang intuitif serta akses melalui perangkat seluler, UpKeep tidak hanya memungkinkan tim untuk membuat, melacak, dan menyelesaikan pesanan kerja secara efisien tetapi juga meningkatkan produktivitas dan komunikasi antar anggota tim.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja dengan pelacakan real-time
- Penjadwalan pemeliharaan preventif otomatis
- Pelacakan aset dan inventaris terintegrasi
- Aplikasi seluler untuk akses di lapangan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
2. Fitur pelaporan masih perlu perbaikan lebih lanjut |
9. Software Manajemen Fasilitas WorkTrek
WorkTrek adalah perangkat lunak manajemen fasilitas berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola aset, pemeliharaan, dan operasi harian dengan lebih efisien. Dengan antarmuka yang intuitif, Worktrek memudahkan pelacakan aset, penjadwalan pemeliharaan, dan manajemen pesanan kerja, sehingga meningkatkan produktivitas dan mengurangi downtime.
Fitur Utama:
- Manajemen pesanan kerja dengan pelacakan real-time
- Penjadwalan pemeliharaan preventif otomatis
- Pelacakan aset dan inventaris terintegrasi
- Laporan dan analitik kinerja aset komprehensif
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Office Space Facility Management
OfficeSpace adalah perangkat lunak manajemen ruang kerja berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan ruang dan meningkatkan efisiensi operasional. Lalu, dengan fitur seperti perencanaan ruang interaktif serta manajemen pemindahan, OfficeSpace tidak hanya memudahkan pengelolaan tata letak kantor tetapi juga alokasi sumber daya.
Fitur Utama:
- Perencanaan ruang dengan direktori visual seluler
- Manajemen pemindahan dengan alat penjadwalan
- Aplikasi permintaan fasilitas untuk manajemen permintaan
- Pelaporan dan analitik penggunaan ruang
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
11. Quickbase Facility Management Software
Quickbase adalah platform manajemen fasilitas berbasis cloud yang memungkinkan bisnis membangun aplikasi kustom tanpa memerlukan keterampilan pemrograman yang mendalam. Selanjutnya, Quickbase dengan antarmuka intuitifnya mengotomatisasi proses operasional, meningkatkan kolaborasi tim, dan menyediakan visibilitas real-time terhadap data penting, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
Fitur Utama:
- Pembuatan aplikasi kustom tanpa kode
- Automasi alur kerja dan proses bisnis
- Integrasi dengan berbagai sistem eksternal
- Pelaporan dan analitik data real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
2. Kinerja aplikasi melambat ketika pengguna menginput data dalam jumlah besar. |
12. Software Fasilitas FMS Workplace
FMS:Workplace adalah solusi Integrated Workplace Management System (IWMS) berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola fasilitas dan real estat secara efisien. Selain itu, dengan fitur-fitur seperti manajemen ruang dan pemeliharaan, FMS:Workplace tidak hanya memudahkan pengelolaan operasional harian tetapi juga mendukung perencanaan strategis, sehingga meningkatkan produktivitas dan pengambilan keputusan.
Fitur Utama:
- Manajemen ruang dan okupansi dengan visualisasi denah
- Penjadwalan dan pelacakan pemeliharaan preventif
- Pelaporan dan analitik kinerja fasilitas real-time
- Integrasi dengan sistem HR dan ERP
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Cara Memilih Facility Management Software untuk Bisnis Anda
Memilih software manajemen fasilitas yang tepat adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan aset bisnis Anda. Oleh karena itu, pertimbangkan beberapa faktor kunci untuk memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan memberikan manfaat maksimal.
1. Pahami Kebutuhan dan Tantangan Bisnis Anda
Pertama-tama, evaluasi aspek operasional yang paling membutuhkan peningkatan, seperti pelacakan aset, pemeliharaan preventif, atau pengelolaan ruang. Kemudian, identifikasi masalah utama dan akhirnya, cari perangkat lunak yang memiliki fitur tepat untuk memberikan solusi konkret.
2. Prioritaskan Kemudahan Penggunaan dan Aksesibilitas
Pilih perangkat lunak dengan antarmuka yang mudah digunakan, sehingga semua anggota tim dapat memahaminya. Pastikan software berbasis cloud untuk akses fleksibel dari berbagai perangkat, memungkinkan tim bekerja di mana saja dengan mudah.
3. Cari Fitur yang Mendukung Skalabilitas
Pastikan software dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda, terutama jika perusahaan Anda sedang berkembang. Fitur skalabilitas penting agar software tetap relevan meskipun terjadi peningkatan jumlah aset, ruang, atau kompleksitas operasional di masa mendatang.
4. Periksa Dukungan dan Pelatihan dari Penyedia
Pilih penyedia software yang menawarkan dukungan pelanggan responsif dan program pelatihan. Hal ini memastikan implementasi berjalan lancar dan tim Anda dapat memaksimalkan penggunaan software, terutama jika ada pembaruan fitur atau penyesuaian.
5. Bandingkan Biaya dengan Manfaatnya
Pertimbangkan biaya langganan atau implementasi serta fitur yang Anda dapatkan. Fokus pada solusi yang menawarkan pengembalian investasi (ROI) tinggi tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi, serta fleksibel dalam paket harga sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Kesimpulan
Karena facility management software merupakan aspek penting dalam bisnis untuk mengoptimalkan nilai aset, properti, dan meningkatkan kepuasan pengguna, maka penggunaan sistem terpusat dan otomatis dapat menjadi solusi yang efektif untuk mencapai tujuan tersebut.
Melalui demo gratis ScaleOcean, Anda dapat langsung merasakan manfaatnya tentang bagaimana perangkat lunak ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan aset bisnis Anda. Anda dapat dengan mudah menggunakan dan menyesuaikan fitur-fitur khusus untuk manajemen fasilitas ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Klik untuk Mulai Chat
