Ketahui Tipe Procurement Konstruksi dan Keunggulannya

Keberhasilan sebuah proyek konstruksi sangat bergantung pada penentuan kebutuhan, pemilihan vendor atau kontraktor yang tepat, pengaturan kontrak yang efisien, serta pengawasan dan evaluasi yang efektif. Semua aspek ini dapat direncanakan dengan baik melalui procurement konstruksi. Ada banyak tipe pengadaan di industri konstruksi. Sehingga penting bagi Anda untuk menentukan yang paling sesuai.

Peran procurement konstruksi pada setiap proyek tentunya berbeda. Misalnya, bagi proyek untuk infrastruktur yang besar tentu membutuhkan rencana procurement khusus dibandingkan proyek skala kecil dan harus segera selesai dalam waktu singkat. Dalam artikel kali ini, akan dibahas lebih lanjut tentang berbagai tipe pengadaan konstruksi dan keunggulannya.

1. Konsep Procurement Konstruksi

Procurement konstruksi merupakan serangkaian proses untuk memperoleh jasa, tenaga kerja, agar proyek berjalan lancar. Proses ini melibatkan berbagai tahapan. Mulai dari perencanaan dan penentuan kebutuhan, pemilihan vendor atau kontraktor, pengaturan kontrak, hingga pengawasan dan evaluasi pekerjaan.

Pembelian memerlukan identifikasi kebutuhan, kontrak, mencari kontraktor atau penyedia layanan yang sesuai, dan menjaga hubungan dengan supplier. Proses pengadaan merupakan komponen penting proyek karena berdampak langsung pada kualitas, biaya, jangka waktu, dan keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Aspek penting proses pembelian konstruksi adalah pemilihan metodenya. Setiap metode memiliki keunggulan dan kekurangannya sendiri. Alhasil, pemilik bisnis perlu menimbang setiap langkah yang akan diambil untuk disesuaikan dengan tujuan industri.

Adapun tipe purchasing konstruksi diantaranya yaitu traditional purchasing yang merupakan pembelian yang dibuka setelah perusahaan menyelesaikan desain proyek. Atau design and build, dimana pengadaan dilakukan secara keseluruhan oleh kontraktor mulai dari desain hingga pembangunan.

Untuk memudahkan proses pengadaan langsung konstruksi perusahaan dapat menerapkan pembelian melalui e-katalog, sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan kebutuhan perusahaan dengan daftar barang atau jasa yang mudah dicari dan dapat dilakukan pembelian langsung.

2. Peran Procurement Konstruksi untuk Proyek

Agar tercapai parameter keberhasilan sebuah proyek, ada baiknya dilakukan perencanaan yang matang. Salah satu proses yang berperan dalam hal ini adalah procurement. Berikut peran procurement dalam memastikan keberhasilan proyek konstruksi.

a. Mengendalikan Biaya

Salah satu cara procurement berkontribusi terhadap keberhasilan proyek adalah melalui kontrol biaya. Proses ini melibatkan negosiasi harga dan kontrak dengan pemasok, pemilihan pemasok yang menawarkan nilai terbaik, dan manajemen kontrak untuk memastikan bahwa biaya tetap dalam anggaran.

Selain itu, proses procurement juga dapat membantu mengidentifikasi dan mengurangi risiko finansial. Misalnya, dengan melakukan due diligence pada pemasok, tim pengadaan dapat membantu menghindari keterlambatan pengiriman atau kualitas produk yang buruk yang bisa menambah biaya proyek.

b. Mengatur Jadwal Proyek

Proses pengadaan juga berperan penting dalam mengatur jadwal proyek. Pengiriman material dan jasa yang tepat waktu adalah kunci untuk menjaga proyek tetap berjalan sesuai jadwal. Oleh karena itu, Anda harus bekerja dengan pemasok dan subkontraktor untuk memastikan bahwa semua pengiriman dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Tugas ini juga mencakup cara strategis meminimalisir risiko pengadaan pada proyek. Misalnya, perusahaan perlu memastikan adanya pemasok cadangan yang dapat digunakan jika pemasok utama tidak dapat memenuhi kewajibannya. Hal ini dapat membantu mencegah penundaan dalam jadwal proyek dan memastikan bahwa proyek tetap berjalan lancar.

c. Menjamin Kualitas

Tim procurement juga berperan dalam memastikan kualitas bahan dan jasa yang digunakan dalam proyek konstruksi. Prosesnya melibatkan seleksi supplier dan memilih yang dapat memberikan produk dan jasa berkualitas tinggi. Tidak kalah penting juga manajemen kontrak untuk memastikan bahwa semua pemasok memenuhi persyaratan dan standar kualitas yang ditentukan.

Selain itu, proses procurement juga dapat melibatkan inspeksi dan verifikasi kualitas produk dan jasa. Misalnya, Anda mungkin perlu melakukan inspeksi pada produk yang diterima atau melakukan audit pada pemasok untuk memastikan bahwa pemasok mematuhi standar kualitas.

d. Mendorong Keberlanjutan

Procurement konstruksi juga memiliki peran dalam mempromosikan keberlanjutan dalam proyek. Hal ini bisa dilakukan melalui pemilihan bahan dan pemasok yang ramah lingkungan. Misalnya, dengan memilih bahan yang memiliki jejak karbon rendah, atau pemasok yang telah menunjukkan komitmen terhadap praktik bisnis yang berkelanjutan. Aspek ini tidak hanya memastikan proyek berjalan sesuai dengan regulasi lingkungan, tetapi juga memperbaiki reputasi perusahaan dalam jangka panjang.

e. Manajemen Risiko

Proses pengadaan konstruksi juga melibatkan manajemen risiko. Anda harus mampu mengidentifikasi, memantau, dan mengelola berbagai risiko yang mungkin terjadi. Seperti keterlambatan pengiriman, kegagalan kualitas, atau bahkan kegagalan bisnis pemasok. Manajemen risiko yang efektif dalam proses procurement dapat membantu meminimalkan gangguan dalam proyek dan mencegah peningkatan biaya atau penundaan.

3. Tipe-tipe Procurement Konstruksi

Pengadaan di bidang konstruksi memiliki tipe yang berbeda-beda. Penting untuk memahami prinsip dan keunggulannya agar Anda dapat menyesuaikan sesuai dengan proyek yang akan dijalankan. Berikut perbedaan masing-masing tipe.

a. Traditional Procurement

Pengadaan tradisional dikenal juga sebagai metode lump sum. Dalam metode ini, desain proyek diselesaikan terlebih dahulu oleh arsitek atau insinyur sebelum tender dibuka untuk kontraktor. Kontraktor yang memenangkan tender akan membangun proyek berdasarkan desain tersebut.

Keunggulan dari procurement konstruksi ini adalah pemilik proyek memiliki kontrol material dan desain yang cukup signifikan. Sejak awal, pemilik proyek dan desainer dapat membahas secara detail apa yang diinginkan dan diharapkan dari proyek tersebut. Dengan demikian, perubahan dan peningkatan biaya selama proses konstruksi bisa diminimalkan.

Namun, metode ini memiliki kelemahan. Salah satunya yaitu proses yang relatif lama. Sebab, tahapan desain harus selesai terlebih dahulu sebelum proses konstruksi dimulai. Meski demikian, pengadaan tradisional tetap menjadi pilihan utama untuk proyek yang tidak terburu-buru waktu penyelesaiannya.

b. Design and Build

Metode ini berfokus pada kontraktor yang bertanggung jawab untuk mendesain dan membangun proyek. Artinya, kontraktor harus memiliki tim desain yang kuat dan mampu untuk mewujudkan visi pemilik proyek. Keunggulan dari metode ini adalah proses pengadaan yang lebih cepat karena desain dan konstruksi dapat dilakukan secara simultan.

Procurement konstruksi tipe ini bisa mempercepat penyelesaian proyek dan menjadi solusi ideal untuk proyek dengan jadwal yang ketat. Namun, pemilik proyek memiliki kontrol yang lebih sedikit atas desain. Meski begitu, metode ini cukup efektif untuk proyek yang memerlukan penyelesaian cepat dengan kualitas yang terjaga.

c. Design, Build, and Operate

Metode design, build, and operate (DBO) adalah metode yang memiliki fokus bahwa kontraktor tidak hanya mendesain dan membangun proyek, tetapi juga bertanggung jawab atas operasional dan pemeliharaan setelah proyek selesai. Metode ini umumnya digunakan untuk proyek dengan infrastruktur yang besar.

Keunggulan penerapan tipe ini adalah pemilik proyek dapat mengalihkan risiko operasional kepada kontraktor. Dengan demikian, pemilik proyek dapat fokus pada aspek lain. Meski memiliki banyak keuntungan, metode DBO memerlukan kontraktor dengan kapabilitas yang tinggi. Kontraktor harus mampu mendesain, membangun, dan mengoperasikan proyek secara efisien dan efektif.

d. Management Contracting

Management contracting adalah metode dengan menempatkan kontraktor sebagai manajer proyek. Kontraktor bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua pekerjaan konstruksi. Tetapi tidak melakukan pekerjaan fisik tersebut. Keunggulannya adalah fleksibilitas yang tinggi. Pemilik proyek dapat melakukan perubahan selama proses konstruksi tanpa harus merundingkan kontrak baru.

Peran procurement konstruksi ini salah satunya adalah memudahkan kontraktor untuk memberikan saran pada tahap awal yang dapat membantu meningkatkan efisiensi proyek. Namun, metode ini memerlukan komunikasi yang baik antara pemilik proyek dan kontraktor. Kontraktor harus memahami visi dan harapan pemilik proyek dengan baik agar proyek dapat berjalan sesuai rencana.

e. Public Private Partnership

Public private partnership (PPP) adalah metode di mana pemerintah bekerja sama dengan sektor swasta untuk mendanai, mendesain, membangun, dan mengoperasikan proyek. Metode ini biasanya digunakan untuk proyek infrastruktur yang besar. Keunggulannya yaitu dapat mempercepat proyek dan membagi risiko antara sektor publik dan swasta.

Metode ini juga dapat membantu memastikan bahwa proyek memenuhi kebutuhan publik dan memberikan nilai tambah bagi masyarakat. Namun, tipe procurement ini juga memerlukan kerjasama yang baik antara sektor publik dan swasta. Selain itu, proyek harus diatur dengan baik untuk memastikan bahwa semua pihak mendapatkan keuntungan yang adil dari proyek tersebut.

4. Proses Procurement dalam Konstruksi

Proses pengadaan langsung di proyek konstruksi melibatkan serangkaian tahapan untuk memastikan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan dilakukan secara efisien dan tepat waktu. Setiap tahapan pengadaan harus dilakukan dengan teliti untuk menjaga kualitas dan kelancaran proyek. Berikut penjelasannya:

a. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan proyek dimulai dengan memahami tujuan dan lingkup proyek. Tim pengadaan perlu bekerja sama dengan arsitek, kontraktor, dan pemangku kepentingan lainnya untuk menentukan spesifikasi yang tepat untuk barang atau jasa yang diperlukan. Ini memastikan bahwa semua kebutuhan tercakup dengan baik.

Setelah kebutuhan teridentifikasi, tim pengadaan akan menyesuaikan dengan anggaran dan jadwal proyek. Proses ini juga melibatkan analisis terhadap kualitas dan kuantitas material atau layanan yang diperlukan, untuk memastikan ketersediaan dan kelancaran pasokan barang yang dibutuhkan sepanjang proyek.

b. Pembuatan Dokumen

Pembuatan dokumen pembelian adalah langkah penting untuk memastikan spesifikasi, harga, dan jadwal pengiriman tercatat dengan jelas. Dokumen ini juga mencakup perincian lainnya, seperti kebutuhan teknis dan anggaran, yang harus disetujui oleh pihak terkait sebelum dikirim ke pemasok.

Dokumen yang dibuat akan menjadi acuan untuk pemasok dalam memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Kejelasan dalam dokumen ini juga membantu mengurangi potensi miscommunication dan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama tentang persyaratan pengadaan.

c. Mengajukan Permintaan

Setelah dokumen pengadaan selesai, permintaan atau purchase order (PO) akan diajukan kepada pemasok yang telah terpilih. PO ini mencantumkan rincian spesifikasi material, jumlah, harga, serta waktu pengiriman yang diinginkan. Proses ini memudahkan pengadaan untuk melacak status dan kemajuan pesanan.

Dokumen permintaan ini juga berfungsi sebagai bentuk komunikasi yang jelas antara pihak pengadaan dan pemasok. Pengajuan ini dapat dilakukan melalui berbagai saluran, termasuk email, sistem portal pengadaan, atau metode lainnya yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

d. Seleksi Pemasok

Seleksi pemasok melibatkan penilaian terhadap vendor potensial berdasarkan berbagai faktor, seperti kualitas produk, harga, kapasitas pengiriman, dan pengalaman. Pengadaan harus memilih pemasok yang tidak hanya menawarkan harga terbaik tetapi juga dapat memenuhi jadwal pengiriman dan standar kualitas proyek.

Proses seleksi sering kali melibatkan wawancara atau bahkan kunjungan lapangan untuk mengevaluasi lebih lanjut kemampuan pemasok. Penilaian ini bertujuan untuk meminimalkan risiko pengadaan, memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memberikan produk atau layanan dengan kualitas yang sesuai dan tepat waktu.

e. Pembuatan Kontrak

Setelah pemasok dipilih, kontrak formal dibuat untuk menetapkan persyaratan pengadaan secara hukum. Kontrak ini mencakup harga yang disepakati, jumlah barang, estimasi pengiriman, serta ketentuan terkait pembayaran dan pengembalian barang. Kontrak berfungsi untuk mengikat kedua belah pihak agar memenuhi kewajiban yang telah disetujui.

Selain itu, kontrak juga memuat informasi terkait penalti atau sanksi jika salah satu pihak tidak memenuhi persyaratan. Hal ini memberikan kepastian hukum bagi kedua belah pihak, serta melindungi dari potensi perselisihan di masa depan terkait pengadaan barang atau jasa.

f. Pengawasan Selama Proses Pembelian

Pengawasan selama proses pembelian penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang disepakati. Tim pengadaan harus memantau pengiriman secara terus-menerus, memastikan bahwa barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Jika ada ketidaksesuaian, tindakan korektif segera diambil.

Selain itu, pengawasan juga mencakup pengecekan terhadap kualitas barang dan kelengkapan dokumen pengiriman. Proses ini berfungsi untuk mengidentifikasi masalah lebih awal, sehingga dapat diatasi sebelum mempengaruhi kelancaran proyek dan menghindari keterlambatan atau pembengkakan biaya.

g. Evaluasi Selama Pengadaan Berlangsung

Evaluasi selama proses pengadaan dilakukan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Penilaian ini juga mencakup kelancaran pengiriman dan kesesuaian kualitas, serta apakah pengadaan berjalan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Selama evaluasi, tim pengadaan akan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dan mengoptimalkan proses pengadaan berikutnya. Melalui evaluasi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi potensi kesalahan dalam pengadaan barang untuk proyek-proyek mendatang.

5. Strategi Procurement Tepat di Konstruksi

Implementasi manajemen procurement dalam proyek yang efektif melibatkan beberapa langkah penting. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk memudahkan dalam merancang dan menerapkan strategi pembelian tepat:

a. Pahami Kebutuhan Proyek

Langkah pertama dalam pembuatan strategi adalah memahami kebutuhan proyek yang sedang Anda kerjakan dengan jelas. Dimana ini termasuk memahami jenis dan jumlah bahan apa saja yang diperlukan, jadwal kerja, dan standar kualitas yang harus dipenuhi.

b. Lakukan Riset Pasar

Melakukan riset pasar dapat membantu Anda mengetahui pilihan vendor yang tersedia, harga pasar, dan tren terkini dalam industri. Informasi ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat dalam proses seleksi supplier barang dan negosiasi kontrak.

c. Bangun Hubungan Baik dengan Vendor

Memiliki hubungan yang baik dengan supplier dapat membantu Anda dalam memperlancar proses pemenuhan kebutuhan barang. Hubungan ini dapat memudahkan Anda dalam negosiasi harga, mendapatkan layanan yang lebih baik, dan menangani masalah yang mungkin muncul selama proses pengadaan.

Selain itu, menggunakan aplikasi e-procurement terbaik dapat semakin memperkuat hubungan tersebut dengan menyediakan platform yang mempermudah komunikasi, pemantauan kinerja pemasok, dan memastikan transparansi dalam setiap transaksi, yang pada gilirannya meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi jangka panjang.

d. Pentingnya Keterlibatan Tim

Dalam proyek, kekompakan kinerja tim memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran pengadaan. Sebuah tim yang terlibat aktif dapat memastikan bahwa proses berjalan dengan lancar dan efisien. Misalnya, para insinyur dan arsitek dalam tim bisa memberikan masukan berharga tentang spesifikasi teknis dan standar kualitas yang diperlukan.

Sementara itu, manajemen keuangan proyek dapat membantu dalam negosiasi harga dan perjanjian kontrak dengan vendor. Selain itu, tim logistik juga memastikan pengiriman tepat waktu dan pemasangan yang efisien. Dengan demikian, keterlibatan tim yang efektif dapat meningkatkan efisiensi dan hasil maksimal dari proses procurement.

e. Terus Belajar dan Beradaptasi

Dunia konstruksi terus berubah dan demikian juga proses pembelian. Oleh karena itu, penting bagi bisnis Anda untuk terus belajar dan beradaptasi dengan perubahan tersebut untuk menjaga efektivitas manajemen pengadaan.

6. Tips Manajemen Procurement Efektif

Membangun pengadaan yang efektif memerlukan pemahaman, keterampilan, dan adaptasi terhadap perubahan yang terjadi di dunia konstruksi. Penting untuk merancang strategi dengan penuh pertimbangan dan pengetahuan tentang berbagai aspek proyek. Dalam bagian berikut, kami akan membahas beberapa tips penting yang dapat membantu Anda merancang dan menerapkan strategi pembelian tepat.

a. Mengadopsi Teknologi

Menggunakan teknologi modern dalam proses pengadaan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi. Solusi teknologi seperti sistem e procurement dapat membantu Anda dalam memantau kinerja pemasok, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan mengurangi kesalahan manusia.

b. Melakukan Due Diligence

Sebelum memilih pemasok, perusahaan harus melakukan pengecekan secara menyeluruh. Dimana hal ini termasuk mengevaluasi kinerja perusahaan supplier di masa lalu, stabilitas keuangan, dan reputasi pemasok di pasar.

c. Tingkatkan Pelatihan & Pengembangan Staf

Staf yang terampil dan berpengetahuan adalah aset penting dalam manajemen pengadaan. Mereka harus dilatih dalam melakukan negosiasi, analisis kebutuhan, manajemen kontrak, dan penilaian risiko untuk memastikan keberhasilan pengadaan.

d. Lakukan Audit dan Tinjauan Berkala

Untuk memastikan efektivitas strategi pengadaan, perusahaan harus melakukan audit dan tinjauan secara berkala. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menilai kinerja rantai pasok, mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.

7. Kesimpulan

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa proyek memerlukan metode procurement konstruksi yang baik dan terorganisir. Dengan perencanaan yang tepat, proses ini akan memberikan beberapa manfaat. Di antaranya menjaga efisiensi dan efektivitas proyek, serta membantu mencapai tujuan proyek sesuai jadwal dan anggaran.

Namun, peran procurement konstruksi akan berbeda di setiap proyek. Sehingga perlu disesuaikan tipe mana yang paling tepat. Hal ini bergantung dari sifat dan kebutuhan proyek itu sendiri. Selain memilih metode procurement yang paling sesuai, ada baiknya juga untuk mempertimbangkan implementasi teknologi untuk efisiensi proses pengadaan. Apalagi di era digital saat ini, efektivitas operasional juga mempengaruhi keberhasilan bisnis.