OTIF (On-Time In-Full): Apa Itu, Rumus serta Contohnya

Penerapan OTIF (On-Time, In-Full) menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan logistik karena berpengaruh langsung pada biaya operasional. Ketika pengiriman tidak lengkap atau terlambat, truk harus kembali ke gudang untuk mengirim ulang, yang akhirnya menurunkan efisiensi dan meningkatkan biaya.

Dampaknya terasa langsung pada profitabilitas. Biaya bahan bakar, tol, dan upah sopir bisa berlipat ganda hanya untuk satu pesanan yang sama, membuat margin keuntungan menipis dan daya saing menurun. Untuk mencegah hal ini, prinsip OTIF (On-Time, In-Full) menekankan pentingnya ketepatan proses sejak awal mulai dari picking, packing, hingga perencanaan rute.

Dengan pengiriman pertama yang sempurna, perusahaan dapat menekan biaya kirim ulang dan menjaga efisiensi rantai pasok secara berkelanjutan. Artikel ini akan mengupas tuntas apa itu OTIF, mengapa metrik ini sangat penting bagi bisnis Anda, dan bagaimana strategi serta solusi modern dapat membantu Anda mencapai skor OTIF yang sempurna.

Key Takeaways

• OTIF (On-Time In-Full) adalah metrik yang mengukur persentase pesanan yang dikirim tepat waktu dan lengkap, dan menjadi KPI penting untuk menilai efisiensi logistik.
• Pentingnya OTIF bagi logsitik karena akan meningkatkan kepuasan pelanggan, menekan biaya operasional, dan secara signifikan meningkatkan efisiensi serta daya saing perusahaan di pasar.
• Menghitung skor OTIF dapat dilakukan dengan membagi jumlah pesanan yang terkirim tepat waktu dan lengkap dengan total jumlah pesanan yang dikirimkan.
• Meningkatkan skor OTIF memerlukan strategi terpadu, mulai dari perencanaan produksi yang matang, komunikasi efektif dengan pemasok, hingga optimalisasi operasional logistik secara menyeluruh.
• Software Logistik ScaleOcean memastikan OTIF tercapai dengan visibilitas dan otomatisasi, sehingga perusahaan dapat mengatasi masalah koordinasi dan ketidaktepatan jumlah pesanan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu OTIF (On-Time In-Full)?

OTIF (On-Time In-Full) adalah metrik rantai pasokan yang mengukur persentase pesanan yang dikirimkan tepat waktu dan lengkap kepada pelanggan. Metrik ini menjadi indikator kunci kinerja (KPI) dalam menilai efisiensi logistik, di mana pengiriman harus memenuhi kedua kriteria tersebut agar dianggap berhasil.

Pesanan dikatakan tidak memenuhi OTIF jika dikirim terlambat atau tidak lengkap, meskipun salah satu kondisi tersebut terpenuhi. Dengan demikian, OTIF mendorong perusahaan untuk memastikan ketepatan waktu dan kelengkapan pengiriman secara bersamaan, menjadikannya standar utama dalam evaluasi sistem logistik.

2. Komponen Kunci OTIF

Untuk memahami secara mendalam apa itu OTIF, penting untuk membedah dua komponen utamanya. Setiap komponen memiliki peran kritis dalam menentukan keberhasilan sebuah pengiriman dan kepuasan pelanggan akhir. Berikut penjelasan tentang komponen OTIF:

a. On Time (Tepat Waktu)

Komponen ‘on time‘ atau tepat waktu mengacu pada kemampuan perusahaan untuk mengirimkan pesanan sesuai jadwal yang telah disepakati dengan pelanggan. Jadwal ini bisa berupa tanggal pengiriman spesifik atau rentang waktu tertentu. Ketepatan waktu sangat bergantung pada efisiensi proses internal, dari pemrosesan pesanan hingga kinerja armada transportasi.

Kegagalan dalam memenuhi aspek ‘on time‘ sering disebabkan oleh keterlambatan produksi, manajemen gudang yang tidak efisien, atau perencanaan rute yang buruk. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu visibilitas dan kontrol yang baik, dengan sistem pelacakan real-time dan manajemen transportasi yang andal sebagai alat utama.

Dikutip dari Kementerian Keuangan, Laporan Indeks Kinerja Logistik (LPI) 2023 menunjukkan Indonesia turun ke peringkat 61 dengan skor 3,0. Penurunan kinerja terjadi karena waktu pengiriman, dengan paket pos di Indonesia rata-rata memakan waktu 13,3 hari, lebih lama dari Malaysia (5,2 hari) dan China (5,6 hari).

b. In Full (Lengkap)

Komponen ‘in full‘ atau lengkap berarti pesanan yang diterima pelanggan harus sesuai seratus persen dengan apa yang mereka pesan. Ini mencakup jenis produk, jumlah unit, dan kualitas barang yang sesuai standar. Kesesuaian pesanan mencerminkan akurasi manajemen inventaris dan pemenuhan pesanan di gudang.

Ketidaksesuaian pesanan, seperti barang salah kirim atau rusak dapat merusak kepercayaan pelanggan dan menambah biaya untuk pengembalian atau pengiriman ulang. Untuk memastikan aspek ‘in full‘ terpenuhi, perusahaan perlu sistem manajemen inventaris yang akurat, proses picking yang terstandardisasi, dan kontrol kualitas yang ketat sebelum pengiriman.

3. Perbedaan OTIF vs OTD (On-Time Delivery)

Perbedaan utama antara OTIF (On-Time In-Full) dan OTD (On-Time Delivery) terletak pada kriteria pengukuran. OTD hanya fokus pada ketepatan waktu pengiriman, sementara OTIF mengukur baik ketepatan waktu maupun kelengkapan pesanan. Hal ini menjadikan OTIF sebagai metrik yang lebih holistik dan komprehensif.

OTD mengukur apakah pesanan tiba tepat waktu, tetapi tidak mempertimbangkan kelengkapannya. Sebaliknya, OTIF memastikan bahwa seluruh item dalam pesanan dikirim sesuai permintaan pelanggan, baik dari segi waktu maupun jumlah dan spesifikasi produk. Oleh karena itu, OTIF memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

Dengan menggunakan OTIF, perusahaan dapat mendapatkan wawasan yang lebih mendalam mengenai performa rantai pasok. Sebuah perusahaan dapat memiliki tingkat OTD yang tinggi, tetapi OTIF yang lebih rendah, jika pengiriman tepat waktu tersebut tidak lengkap. OTIF memberikan pandangan yang lebih akurat dan realistis tentang pengalaman pelanggan.

4. Mengapa OTIF Penting?

Penerapan OTIF sebagai KPI utama bukanlah sekadar tren dalam industri logistik, melainkan sebuah keharusan strategis. Metrik ini memberikan dampak langsung pada berbagai aspek bisnis, mulai dari loyalitas pelanggan hingga profitabilitas perusahaan. Berikut ini alasan mengapa OTIF penting:

a. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pesanan yang tiba tepat waktu dan lengkap adalah fondasi utama dari pengalaman pelanggan yang positif. Ketika pelanggan menerima pesanan mereka sesuai ekspektasi, kepercayaan dan kepuasan mereka akan meningkat. Hal ini berujung pada loyalitas, pembelian berulang, dan rekomendasi positif.

Sebaliknya, pengiriman yang terlambat atau tidak lengkap dapat menyebabkan frustrasi dan kekecewaan. Selain merusak reputasi perusahaan, hal ini dapat mendorong pelanggan untuk beralih ke kompetitor. Dengan fokus pada OTIF, perusahaan dapat secara proaktif memenuhi janji kepada pelanggan dan membangun hubungan jangka panjang yang kuat.

b. Mengurangi Biaya Operasional

Skor OTIF yang rendah sering kali berhubungan langsung dengan biaya operasional yang tinggi. Setiap kegagalan dalam pengiriman, baik karena keterlambatan maupun ketidaklengkapan, memicu biaya tambahan seperti pengiriman ulang, penanganan barang retur, hingga denda dari pelanggan ritel besar.

Dengan meningkatkan skor OTIF, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan inefisiensi dalam prosesnya. Operasional yang lebih lancar akan mengurangi penggunaan sumber daya untuk memperbaiki kesalahan, yang pada akhirnya mengurangi biaya tak terduga, seperti biaya lembur atau logistik darurat yang mahal.

c. Meningkatkan Kinerja Rantai Pasokan

OTIF adalah cerminan kesehatan rantai pasokan secara keseluruhan. Untuk mencapai skor yang tinggi, setiap mata rantai mulai dari pemasok, produksi, gudang, hingga transportasi harus bekerja sinergis dan efisien. Meningkatkan skor OTIF akan mendorong perbaikan di setiap tahap rantai pasokan.

Proses ini mendorong perusahaan untuk mengidentifikasi bottlenecks, meningkatkan akurasi peramalan permintaan, dan mengoptimalkan tingkat persediaan. Selain itu, perusahaan juga harus memperkuat hubungan dengan mitra pemasok dan penyedia layanan logistik. Hasilnya, rantai pasokan menjadi lebih responsif, andal, dan tangguh, memberikan keuntungan strategis dalam pasar yang dinamis.

d. Mengoptimalkan Sumber Daya

Operasional yang efisien adalah kunci untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya yang ada, seperti tenaga kerja, armada transportasi, dan kapasitas gudang. Skor OTIF yang tinggi menunjukkan bahwa sumber daya tersebut digunakan secara efektif untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dengan target OTIF, perencanaan dapat lebih optimal dalam alokasi sumber daya.

Misalnya, peramalan yang akurat dan jadwal produksi yang andal membantu menghindari lembur dan mengoptimalkan jadwal kerja staf gudang. Perencanaan rute pengiriman yang lebih baik juga memaksimalkan utilisasi armada dan mengurangi konsumsi bahan bakar. Selain itu, memahami cara menghitung terminal handling charges menjadi bagian penting dari optimasi biaya logistik yang lebih luas.

e. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Di pasar yang semakin ramai, kemampuan untuk mengirimkan pesanan secara andal dan konsisten menjadi pembeda yang kuat. Perusahaan dengan skor OTIF yang tinggi dianggap sebagai mitra yang lebih tepercaya oleh pelanggan dan mitra bisnis. Keandalan ini memberi keunggulan kompetitif yang sulit ditiru pesaing.

Reputasi sebagai pemasok yang andal membuka peluang bisnis baru, terutama dengan pelanggan besar yang memiliki standar rantai pasokan tinggi. Selain itu, efisiensi yang dicapai melalui fokus pada OTIF memungkinkan perusahaan menawarkan harga lebih kompetitif atau margin keuntungan lebih baik. OTIF bukan hanya metrik operasional, tetapi juga alat strategis untuk memenangkan persaingan pasar.

Baca juga: Apa itu Material Safety Data Sheet (MSDS) serta Formatnya

5. Bagaimana Cara Menghitung OTIF?

Menghitung skor OTIF adalah langkah pertama untuk dapat mengelola dan meningkatkannya. Meskipun konsepnya terdengar kompleks, rumusnya sebenarnya cukup sederhana dan mudah diterapkan. Kunci utamanya adalah memiliki data yang akurat dan definisi yang jelas tentang apa yang dianggap ‘tepat waktu’ dan ‘lengkap’ sesuai kesepakatan dengan pelanggan. Berikut rumus dan contoh menghitung OTIF:

a. Rumus Sederhana OTIF

Rumus dasar untuk menghitung skor OTIF adalah dengan membagi jumlah pengiriman yang berhasil OTIF (On-Time dan In-Full) dengan jumlah total pengiriman dalam periode waktu tertentu. Hasilnya kemudian dikalikan 100 untuk mendapatkan persentase. Rumus KPI OTIF dapat dituliskan sebagai berikut:

Penting untuk dicatat bahwa sebuah pengiriman hanya dihitung sebagai ‘berhasil’ jika memenuhi kedua kriteria tersebut secara bersamaan. Jika pengiriman tiba tepat waktu tetapi jumlahnya kurang, atau lengkap tetapi terlambat, maka pengiriman tersebut dianggap gagal dalam perhitungan OTIF. Pendekatan biner ini menjadikan OTIF metrik yang sangat ketat namun akurat.

b. Contoh Perhitungan

Mari kita ambil contoh sederhana untuk memahami cara kerjanya. Misalkan dalam satu bulan, PT Astra Jaya mengirimkan total 600 pesanan kepada pelanggannya. Setelah dievaluasi, ditemukan bahwa 550 pesanan tiba tepat waktu dan dengan jumlah serta jenis barang yang benar.

Berdasarkan data tersebut, kita dapat menghitung skor OTIF PT Astra Jaya. Menggunakan rumus yang ada:

OTIF = (550 / 600) x 100 = 91.67%.

Ini berarti skor OTIF perusahaan adalah 91.67%, yang menunjukkan bahwa 8.33% dari total pesanan mereka tidak memenuhi standar kesempurnaan yang ditetapkan. Data ini memberikan gambaran yang jelas bagi manajemen untuk menganalisis penyebab kegagalan pada 50 pesanan tersebut dan merumuskan strategi perbaikan.

6. Strategi Meningkatkan Skor OTIF

Mencapai skor OTIF yang tinggi bukanlah hasil dari satu perbaikan tunggal, melainkan buah dari serangkaian strategi terintegrasi yang mencakup seluruh rantai pasokan. Peningkatan ini memerlukan komitmen dari berbagai departemen dan fokus yang konsisten pada perbaikan berkelanjutan. Berikut adalah beberapa strategi kunci yang dapat diimplementasikan:

a. Meningkatkan Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Kemampuan untuk mengirimkan pesanan secara lengkap dan tepat waktu dimulai dari lantai produksi. Perencanaan produksi yang buruk dapat menyebabkan kekurangan stok atau penundaan pengiriman. Oleh karena itu, implementasi sistem perencanaan canggih seperti MRP atau APS menjadi sangat penting untuk meramalkan permintaan dan menjadwalkan produksi secara efisien.

Sistem ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kapasitas produksi dan ketersediaan bahan baku, sehingga perusahaan dapat memberikan janji pengiriman yang lebih realistis. Selain itu, pengendalian kualitas yang ketat di setiap tahap produksi juga penting untuk memastikan produk memenuhi standar dan mengurangi risiko retur.

b. Meningkatkan Komunikasi Efektif dengan Pemasok

Kinerja pemasok bahan baku berdampak langsung pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi jadwal produksi dan skor OTIF. Keterlambatan pengiriman atau kualitas bahan baku yang buruk dapat menghambat seluruh lini produksi. Oleh karena itu, membangun hubungan kemitraan yang kuat dan transparan dengan pemasok sangat penting untuk mengurangi risiko ini.

Komunikasi yang efektif menjadi kunci, termasuk berbagi data peramalan permintaan, memberikan pemberitahuan pesanan yang jelas, dan menetapkan ekspektasi kinerja yang disepakati. Menggunakan platform kolaborasi atau portal online dapat memfasilitasi pertukaran informasi secara real-time, sementara evaluasi kinerja pemasok secara berkala membantu memastikan ketersediaan bahan baku yang berkualitas.

c. Meningkatkan Komunikasi dengan Pelanggan

Komunikasi yang proaktif dan transparan dengan pelanggan sangat penting untuk mengelola ekspektasi dan mengurangi dampak negatif dari masalah yang mungkin muncul. Sejak awal, pastikan ada kesepakatan jelas mengenai jadwal pengiriman, lokasi, dan spesifikasi pesanan. Transparansi ini membantu membangun kepercayaan, bahkan saat kendala tak terhindarkan terjadi.

Jika ada potensi keterlambatan, segera informasikan kepada pelanggan dan berikan perkiraan waktu kedatangan baru serta alasan penundaan. Menyediakan alat pelacakan pesanan real-time juga sangat membantu memberikan visibilitas kepada pelanggan. Komunikasi dua arah yang efektif memungkinkan penyelesaian masalah lebih cepat dan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai bisnis mereka.

d. Menciptakan Operasional Logistik yang Efisien

Fungsi logistik, yang mencakup pergudangan dan transportasi, sangat penting untuk pencapaian OTIF. Operasional gudang yang efisien, mulai dari penerimaan barang hingga proses picking dan packing, harus dioptimalkan. Penerapan Warehouse Management System (WMS) meningkatkan akurasi inventaris dan pemenuhan pesanan.

Di sisi transportasi, perencanaan rute yang optimal, pemilihan moda transportasi yang tepat, dan pemeliharaan armada yang baik sangat krusial. Teknologi seperti Transportation Management System (TMS) dan fuel management system membantu mengotomatisasi perencanaan dan melacak pengiriman secara real-time. Semua ini memastikan pengiriman tiba dengan efisien.

7. Kendala dan Tantangan dalam Menerapkan Sistem OTIF

Meskipun manfaatnya sangat besar, perjalanan untuk mencapai dan mempertahankan skor OTIF yang tinggi tidaklah mudah. Perusahaan sering kali dihadapkan pada berbagai kendala internal maupun eksternal yang dapat menghambat upaya mereka. Berikut ini penjelasan lebih rincinya:

a. Permintaan yang Tidak Stabil

Fluktuasi permintaan yang tidak terduga adalah tantangan besar dalam manajemen rantai pasok. Lonjakan permintaan yang tiba-tiba dapat membebani kapasitas produksi dan logistik, sementara penurunan permintaan menyebabkan penumpukan inventaris. Ketidakpastian ini membuat perencanaan yang akurat, yang menjadi dasar OTIF, semakin sulit.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu meningkatkan kemampuan peramalan dengan data historis, analisis pasar, dan masukan dari tim penjualan. Mengadopsi model rantai pasokan yang lebih gesit (agile) membantu merespons perubahan permintaan dengan lebih cepat. Fleksibilitas dalam produksi dan logistik menjadi kunci untuk menjaga kinerja di tengah volatilitas pasar.

b. Keterbatasan Sumber Daya

Keterbatasan sumber daya, seperti modal, teknologi, dan tenaga kerja terampil, dapat menghambat implementasi OTIF. Investasi dalam teknologi canggih seperti WMS atau TMS mungkin tidak terjangkau oleh semua perusahaan. Selain itu, kekurangan tenaga kerja terlatih di gudang atau pengemudi yang andal dapat mengurangi efisiensi operasional.

Perusahaan perlu melakukan analisis biaya-manfaat untuk memprioritaskan investasi yang paling berdampak. Menjalin kemitraan dengan penyedia logistik pihak ketiga (3PL) yang sudah memiliki teknologi dan sumber daya juga bisa menjadi solusi. Selain itu, fokus pada pelatihan dan pengembangan karyawan internal sangat penting untuk memaksimalkan potensi sumber daya yang ada.

c. Gangguan Eksternal

Faktor-faktor di luar kendali perusahaan sering kali menjadi penyebab utama kegagalan OTIF. Bencana alam, kondisi cuaca ekstrem, kemacetan lalu lintas, pemogokan buruh, hingga perubahan peraturan pemerintah dapat mengganggu kelancaran arus barang. Isu seperti kenaikan biaya bahan bakar yang tercermin dalam Bunker Adjustment Factor (BAF) juga dapat mempengaruhi keputusan logistik.

Meski gangguan ini tidak dapat dihindari, perusahaan dapat membangun ketahanan dalam rantai pasok mereka. Ini termasuk memiliki rencana kontingensi, diversifikasi pemasok dan rute transportasi, serta menggunakan teknologi untuk peringatan dini. Visibilitas real-time atas rantai pasok memungkinkan respons cepat dan proaktif, meminimalkan dampaknya terhadap pelanggan.

8. Solusi Menghadapi Kendala Sistem OTIF

Menghadapi tantangan dalam mencapai skor OTIF yang ideal memerlukan pendekatan strategis yang didukung oleh teknologi. Solusi terintegrasi dapat membantu perusahaan mengatasi kendala ini, mengubah tantangan menjadi peluang untuk efisiensi dan keunggulan kompetitif:

a. Penggunaan Teknologi Canggih

Platform manajemen rantai pasok memberikan visibilitas dan kontrol penuh atas seluruh proses rantai pasok Anda. Dengan analisis data dan peramalan yang akurat, sistem ini memungkinkan keputusan berbasis data untuk meningkatkan efisiensi. Sistem Manajemen Transportasi (TMS) mengoptimalkan perencanaan rute untuk menghindari kemacetan dan mengurangi waktu transit, yang langsung meningkatkan komponen ‘on-time‘.

Untuk mengatasi keterbatasan sumber daya, solusi ini memaksimalkan efisiensi operasional. Dengan fitur pelacakan real-time dan dasbor analitik, Anda dapat memonitor kinerja armada serta mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Teknologi ini membantu Anda melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang ada, menghasilkan keuntungan operasional yang nyata.

Software Logistik ScaleOcean berperan krusial dalam penerapan OTIF dengan menyediakan visibilitas, otomatisasi, dan koordinasi yang menyeluruh. Sistem ini memastikan setiap pesanan dikirim tepat waktu dan sesuai jumlah yang dipesan. Perangkat lunak ini juga secara langsung mengatasi masalah utama penyebab kegagalan OTIF, seperti keterlambatan akibat koordinasi tidak efisien dan ketidaktepatan jumlah pesanan.

Melalui fitur Tracking Shipment, Booking Management, serta kolaborasi vendor yang terintegrasi, Anda dapat menjaga performa rantai pasok tetap optimal. Jadwalkan demo gratis Anda untuk melihat bagaimana ScaleOcean membantu meningkatkan skor OTIF bisnis Anda.

b. Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Penerapan sistem manajemen mutu yang teruji memastikan setiap pengiriman memenuhi standar tertinggi. Tim logistik memantau kondisi pasar dan logistik global untuk merancang rencana kontingensi yang efektif, mengurangi dampak gangguan eksternal.

Proses verifikasi dan kontrol kualitas yang ketat diterapkan untuk memastikan komponen ‘in-full‘ terpenuhi sebelum pengiriman. Sistem ini memastikan rantai pasokan lebih responsif dan mendukung peningkatan skor OTIF.

c. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan sumber daya manusia (SDM) sangat penting untuk mendukung operasional rantai pasokan yang efisien. Pelatihan dan pengembangan keterampilan karyawan, terutama dalam manajemen logistik dan kualitas, membantu meningkatkan kinerja dan akurasi dalam pemenuhan pesanan.

Investasi dalam SDM yang terampil juga memperkuat kemampuan perusahaan untuk merespons perubahan permintaan dengan cepat. Dengan tenaga kerja yang terlatih, perusahaan dapat memastikan kelancaran operasional dan mengoptimalkan pencapaian skor OTIF.

9. Kesimpulan

OTIF (On-Time In-Full) adalah metrik yang mencerminkan komitmen perusahaan terhadap kepuasan pelanggan dan efisiensi rantai pasokan. Memahami cara kerja dan tantangannya membantu bisnis mengidentifikasi titik lemah dan memperkuat koordinasi antar departemen. Keberhasilan dalam mencapai OTIF yang optimal akan meningkatkan keandalan layanan dan daya saing perusahaan.

Meningkatkan skor OTIF menjadi langkah strategis untuk memperkuat kinerja rantai pasok dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pencapaian OTIF yang tinggi mencerminkan efisiensi, koordinasi, dan keandalan sistem logistik perusahaan secara menyeluruh. Namun, proses menuju target tersebut menuntut perencanaan yang matang, kolaborasi lintas fungsi, serta dukungan teknologi yang tepat.

Dalam menghadapi kompleksitas rantai pasok modern, bermitra dengan penyedia solusi logistik yang andal menjadi kunci sukses. Software Logistik ScaleOcean membantu bisnis mencapai target OTIF melalui visibilitas real-time, otomatisasi proses, dan kolaborasi yang terintegrasi. Jadwalkan demo gratis Anda sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan daya saing rantai pasok perusahaan Anda.