Void Transaksi: Arti, Penyebab dan Cara Kelolanya di Kasir

Kasir dapat melakukan kesalahan saat memasukkan harga atau jumlah barang ketika proses penjualan berlangsung. Kesalahan tersebut membuat perusahaan perlu memeriksa perubahan transaksi agar catatan penjualan sesuai dengan transaksi. Tidak hanya itu, perusahaan juga perlu memperhatikan risiko pihak tertentu yang memanfaatkan pembatalan transaksi untuk mengurangi catatan penjualan.

Tanpa proses pengelolaan transaksi yang jelas, perusahaan akan kesulitan mengetahui alasan setiap pembatalan transaksi dan pihak yang mengubah data tersebut. Akibatnya, perusahaan dapat mengalami kesulitan saat menelusuri riwayat transaksi yang berubah dan membedakan perubahan akibat kesalahan input dengan tindakan yang tidak sesuai prosedur.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu mencatat setiap perubahan transaksi secara transparan dan membantu proses pemantauan dengan lebih mudah. Artikel ini akan membahas pengertian void transaksi, penyebab pembatalan transaksi, cara kerja void pada sistem POS, dampaknya terhadap laporan keuangan dan persediaan, dan cara mengelola void transaksi agar lebih aman.

Key Takeaways

• Void transaksi adalah pembatalan transaksi sebelum menjadi penjualan akhir. Proses ini membantu perusahaan memperbaiki catatan transaksi tanpa menghapus riwayat aktivitas penjualan.
• Penyebab void transaksi meliputi kesalahan input produk, harga, perubahan pesanan pelanggan, kendala pembayaran, atau gangguan sistem.
• Risiko void transaksi tanpa kontrol dapat berupa penyalahgunaan, perbedaan laporan penjualan, hambatan audit, dan ketidaksesuaian stok.
• Modul POS ScaleOcean Atlas membantu mengelola void melalui otorisasi pengguna, approval workflow, audit trail, dan integrasi data bisnis.

Coba Konsultasi Gratis!

1. Apa Itu Void Transaksi?

Void transaksi adalah proses pembatalan transaksi yang sudah masuk dalam sistem penjualan sebelum transaksi menjadi penjualan akhir. Proses ini membantu perusahaan memperbaiki catatan transaksi yang tidak sesuai tanpa menghapus informasi yang berkaitan dengan aktivitas penjualan.

Dalam penerapannya, void transaksi banyak digunakan perusahaan yang menangani transaksi dalam jumlah besar seperti retail, restoran, manufaktur, dan distribusi. Oleh karena itu, pemahaman tentang konsep void membantu perusahaan mengelola pencatatan transaksi dengan lebih baik.

Selain itu, perusahaan juga tetap perlu mengontrol penggunaan void transaksi, risiko penyalahgunaan transaksi perlu mendapat perhatian karena fraud dapat memberikan dampak finansial yang besar. Hal tersebut terlihat dari laporan ACFE Occupational Fraud 2024 yang menganalisis 1.921 kasus fraud dari 138 negara dan wilayah dengan total kerugian lebih dari US$3,1 miliar.

2. Bagaimana Cara Kerja Void Transaksi pada Sistem POS?

Pembatalan transaksi menggunakan sistem Point of Sales (POS) melibatkan beberapa langkah, bermula dari kasir yang mengajukan pembatalan, berlanjut pada otentikasi pengguna, memasukkan alasan pembatalan transaksi, perubahan status transaksi, dan akhirnya mencatat riwayat pembatalan. Berikut ini adalah cara kerja void transaksi dengan sistem POS:

a. Kasir Mengajukan Pembatalan Transaksi

Pembatalan transaksi berawal ketika seorang kasir menyadari adanya kesalahan dalam transaksi, baik karena salah input data atau perubahan pada pesanan. Setelah kasir menyadari kesalahan tersebut, ia akan meminta pembatalan transaksi menggunakan sistem POS, tujuannya adalah agar database penjualan terupdate.

b. Sistem Memvalidasi Hak Akses dan Alasan Void

Setelah kasir mengajukan permintaan pembatalan, sistem POS akan memverifikasi akses kasir bersama dengan tujuan pembatalan. Hal ini akan memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat membatalkan transaksi. Dengan demikian, perusahaan dapat mencegah penyalahgunaan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

c. Transaksi Dibatalkan dan Data Operasional Diperbarui

Setelah sistem menerima pembatalan transaksi, transaksi tersebut tidak akan tercatat sebagai transaksi penjualan yang sudah selesai, tetapi akan menjadi transaksi pembatalan di dalam sistem. Setelah itu, sistem akan memperbarui data yang diperlukan seperti jumlah stok, rincian pembayaran, dan laporan penjualan sesuai dengan status transaksi yang sudah diperbarui.

d. Sistem Menyimpan Riwayat Void untuk Audit

Selain memperbarui data transaksi, sistem POS juga menyimpan riwayat void sebagai referensi pemeriksaan. Catatan ini membantu perusahaan melihat informasi penting seperti waktu perubahan, pengguna yang mengajukan, dan alasan void untuk mendukung proses audit transaksi.

Baca juga: 15 Tips Tepat Memilih Vendor Aplikasi POS Terbaik

3. Contoh Void Transaksi dalam Operasional Bisnis

Pembatalan transaksi dapat terjadi di berbagai jenis industri dan dapat memiliki prasyarat transaksi yang berbeda-beda baik itu di bisnis ritel, restoran, F&B, dan bisnis multi cabang. Di bawah ini adalah contoh pembatalan transaksi dalam transaksi bisnis:

a. Contoh Void Transaksi pada Retail

Sebagai contoh, PT Ritel Nusantara Jaya, sebuah perusahaan di sektor ritel dengan proses transaksi yang terjadi setiap hari. Perusahaan akan menghadapi kendala apabila kasir memasukkan harga atau jumlah barang yang salah sehingga transaksi harus dibatalkan sebelum proses pembayaran selesai.

Jika terjadi masalah, maka kasir akan membatalkan transaksi menggunakan sistem POS dengan mencantumkan alasan pembatalan transaksi. Setelah itu, supervisor toko akan memeriksa transaksi tersebut dan sistem akan segera memperbarui catatan penjualan, stok, dan laporan transaksi setelah proses pembatalan selesai.

b. Contoh Void Transaksi pada Restoran dan F&B

Pada bisnis restoran, void transaksi dapat muncul ketika pelanggan mengubah pesanan setelah kasir memasukkan menu ke sistem. Misalnya, restoran Ayam Nusantara menggunakan POS dan self service kiosk untuk mencatat pesanan, tetapi pelanggan membatalkan salah satu menu sebelum pembayaran selesai.

Dalam kasus ini, kasir akan mengajukan void pada barang sehingga sistem dapat memperbarui pesanan dan jumlah transaksi. Hal ini akan membantu manajer restoran dalam mengidentifikasi perubahan transaksi dan memastikan bahwa setiap pembatalan memiliki alasan yang sah.

c. Contoh Void Transaksi pada Bisnis Multi-Cabang

Perusahaan dengan banyak cabang menghadapi tantangan saat mengelola transaksi dari berbagai lokasi. Sebagai contoh, toko ritel LaLaLa menemukan adanya perbedaan dalam data input harga di cabang sehingga mereka terpaksa membatalkan transaksi sebelum mereka membuat laporan penjualan.

Dengan menggunakan sistem POS secara terintegrasi, setiap cabang dapat membatalkan transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu, manajemen pusat juga dapat mengawasi setiap transaksi agar setiap perubahan pada transaksi sesuai dengan peraturan perusahaan.

4. Apa Penyebab Transaksi Perlu Di-void?

Sebuah transaksi bisa batal karena berbagai alasan, seperti kesalahan saat memasukkan produk dan harga, perubahan pesanan pelanggan sebelum pembayaran, masalah metode pembayaran, dan masalah pada sistem yang mengakibatkan data yang salah. Berikut adalah alasan perlu membatalkan suatu transaksi:

a. Kesalahan Input Produk atau Harga

Kasir dapat melakukan kesalahan saat memasukkan produk, jumlah barang, atau harga selama transaksi berlangsung. Kesalahan ini membuat nilai transaksi tidak sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga kasir perlu mengajukan void agar catatan penjualan menunjukkan informasi yang benar.

b. Pelanggan Membatalkan atau Mengubah Pesanan Sebelum Pembayaran

Terkadang ada situasi ketika pelanggan telah mengubah pikiran mereka tentang beberapa hal atau tidak ingin membeli sebelum proses pembelian selesai sepenuhnya. Dalam situasi ini, kasir harus memperbarui pesanan juga jumlah pembayaran agar tetap sesuai dengan permintaan pelanggan dan sistem.

c. Kesalahan Metode Pembayaran Saat Proses Checkout

Kesalahan pemilihan metode pembayaran dapat terjadi ketika kasir memilih jenis pembayaran yang tidak sesuai dengan transaksi pelanggan, termasuk saat pelanggan menggunakan pembayaran online. Selain itu, perubahan metode pembayaran sebelum penyelesaian transaksi membuat kasir perlu melakukan void agar pencatatan pembayaran tetap mengikuti kondisi sebenarnya.

d. Gangguan Sistem atau Transaksi Terduplikasi

Gagal jaringan, mesin Electric Data Capture (EDC), dan sistem pembayaran bisa mengakibatkan terjadinya entri ganda saat transaksi. Selain itu, gagal mencetak struk atau status pembayaran yang tidak tepat dapat membuat kasir membatalkan transaksi, hal ini membuat transaksi tidak valid dalam laporan penjualan.

5. Apa Perbedaan Void Transaksi dan Refund?

Untuk mengelola suatu transaksi, perusahaan harus mengetahui perbedaan antara void dan refund agar dapat mengambil langkah yang tepat. Perbedaan tersebut terlihat pada waktu, sifat, tujuan transaksi dan juga dampak pada stok serta pembayaran. Berikut ini adalah perbedaannya:

a. Waktu Dilakukan

Pertama, perbedaan antara void dan refund terletak pada waktu penerapannya. Void terjadi ketika transaksi belum berubah menjadi transaksi penjualan sedangkan refund terjadi ketika transaksi sudah selesai dan uang dari pelanggan perlu dikembalikan karena dia sudah membayar.

b. Status Transaksi

Selanjutnya, perbedaan antara dua transaksi tersebut terlihat dari statusnya di dalam sistem. Void tidak tercatat sebagai penjualan karena pembatalan terjadi sebelum uang masuk ke. Sedangkan refund tetap tercatat sebagai riwayat penjualan karena transaksi sudah selesai dan perusahaan perlu mengembalikan uang kepada pelanggan.

c. Alasan Umum

Selain waktu dan status transaksi, alasan penggunaan void dan refund juga berbeda. Void biasanya muncul karena kesalahan input, perubahan pesanan, atau kendala pembayaran sebelum transaksi selesai. Sebaliknya, refund terjadi ketika pelanggan meminta pengembalian dana setelah transaksi selesai.

d. Dampak Stok

Kemudian, perusahaan juga dapat melihat perbedaan void dan refund dari pengaruhnya terhadap persediaan barang. Void biasanya membuat sistem menyesuaikan stok karena transaksi belum menjadi penjualan akhir. Sementara itu, refund dapat mengembalikan jumlah stok ketika pelanggan mengembalikan barang.

e. Dampak Pembayaran

Terakhir, perbedaan keduanya terlihat dari pengaruh terhadap pembayaran pelanggan. Void umumnya tidak membutuhkan pengembalian dana karena transaksi belum selesai. Sebaliknya, refund membutuhkan proses pengembalian pembayaran karena pelanggan sudah menyelesaikan transaksi sebelumnya.

6. Mengapa Bisnis Membutuhkan Fitur Void Transaksi?

Fitur void transaksi membantu perusahaan mengelola perubahan transaksi dengan lebih aman dan terkontrol. Penggunaannya tidak hanya membantu mengurangi kesalahan input saat transaksi berlangsung, tetapi juga menjaga akurasi data penjualan, mempercepat koreksi transaksi, dan meningkatkan kontrol terhadap aktivitas kasir. Berikut ini adalah manfaatnya:

a. Mengurangi Kesalahan Input Saat Transaksi Berlangsung

Saat transaksi berlangsung, kesalahan input produk, harga, atau jumlah barang dapat memengaruhi catatan penjualan. Fitur void membantu kasir memilih transaksi yang salah, memasukkan alasan pembatalan, dan memperbarui catatan sebelum transaksi masuk sebagai penjualan akhir agar data tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.

b. Menjaga Akurasi Data Penjualan dan Laporan Bisnis

Pada sisi lain, perusahaan membutuhkan data penjualan yang akurat untuk menyusun laporan bisnis. Melalui fitur void, setiap perubahan transaksi dapat mengikuti pencatatan dalam sistem sehingga laporan tetap menunjukkan kondisi penjualan yang sebenarnya dan membantu perusahaan melakukan evaluasi bisnis berdasarkan data yang tersedia.

c. Mempercepat Koreksi Transaksi Tanpa Mengganggu Operasional

Selain memperbaiki kesalahan input, fitur void membantu kasir menyelesaikan koreksi transaksi langsung melalui sistem POS. Kasir dapat memilih transaksi yang perlu diperbaiki, mengajukan pembatalan, dan melanjutkan pelayanan tanpa membuat transaksi baru yang dapat memperlambat aktivitas penjualan.

d. Meningkatkan Kontrol dan Transparansi Aktivitas Kasir

Lebih dari itu, fitur void membantu perusahaan mengawasi aktivitas kasir melalui riwayat transaksi yang tersimpan dalam sistem. Perusahaan dapat melihat pengguna, waktu, dan alasan perubahan transaksi sehingga perusahaan lebih mudah memeriksa penggunaan void dan menjaga transparansi aktivitas penjualan.

7. Risiko Void Transaksi Jika Tidak Dikontrol

Pengelolaan void transaksi yang tidak memiliki kontrol memadai dapat menimbulkan berbagai risiko bagi perusahaan. Kondisi ini dapat membuka peluang penyalahgunaan transaksi, menyebabkan perbedaan data penjualan dan laporan keuangan, menghambat audit, serta mengganggu akurasi persediaan. Berikut ini adalah risikonya:

a. Membuka Celah Penyalahgunaan Transaksi oleh Pengguna

Tanpa kontrol yang jelas, kasir atau pengguna lain dapat memanfaatkan fitur void untuk mengubah transaksi tanpa alasan yang sesuai. Hal tersebut membuat perusahaan kesulitan memastikan setiap pembatalan memiliki alasan yang valid dan dapat meningkatkan risiko manipulasi catatan penjualan oleh pihak tidak bertanggung jawab.

b. Menyebabkan Ketidaksesuaian Data Penjualan dan Laporan Keuangan

Selanjutnya, penggunaan void tanpa pengawasan dapat memengaruhi keselarasan antara data penjualan dan laporan keuangan. Perubahan transaksi yang tidak tercatat dengan baik dapat membuat laporan menunjukkan hasil yang berbeda dari aktivitas penjualan sebenarnya dan menghambat perusahaan saat melakukan evaluasi.

c. Menghambat Proses Audit Aktivitas Transaksi

Selain itu, perusahaan dapat mengalami kendala saat memeriksa riwayat transaksi apabila sistem tidak menyimpan informasi void secara lengkap. Divisi audit akan membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami alasan perubahan, pengguna yang mengubah transaksi, dan riwayat transaksi yang membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.

d. Mengganggu Akurasi Data Persediaan

Tidak hanya memengaruhi laporan, void yang tidak terkelola juga dapat mengganggu pencatatan stok barang. Perubahan transaksi yang tidak mengikuti pembaruan sistem dapat membuat jumlah persediaan berbeda dengan kondisi barang sebenarnya sehingga perusahaan kesulitan mengatur ketersediaan stok.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan membutuhkan sistem POS yang mampu mengontrol setiap perubahan transaksi. Modul POS ScaleOcean Atlas membantu perusahaan menjaga transparansi transaksi dengan fitur kontrol yang mendukung pengelolaan void, inventory, dan laporan keuangan dalam one platform. Jadwalkan konsultasi gratis sekarang juga!

8. Apa Dampak Void Transaksi terhadap Laporan Keuangan dan Persediaan?

Void transaksi dapat memengaruhi berbagai aspek pencatatan bisnis ketika perusahaan tidak mengelolanya dengan baik. Dampaknya dapat terlihat pada ketidaksesuaian data penjualan dengan laporan keuangan, perhitungan stok, rekonsiliasi pembayaran, hingga analisis performa penjualan. Berikut ini adalah dampaknya:

a. Menyebabkan Ketidaksesuaian Data Penjualan dengan Laporan Keuangan

Pertama, void transaksi dapat berdampak pada pencatatan penjualan dalam laporan keuangan. Perusahaan harus memastikan bahwa perubahan nilai transaksi, penjualan, dan pencatatan pendapatan sesuai dengan kondisi terbaru sehingga laporan keuangan tidak melaporkan angka yang berbeda dari transaksi penjualan.

b. Mempengaruhi Akurasi Perhitungan Persediaan Barang

Selain itu, void transaksi dapat menyebabkan perubahan pada stok karena gagal memperbarui jumlah produk setelah terjadi perubahan transaksi. Perusahaan harus mampu memantau perubahan jumlah barang, pergerakannya, dan tingkat stok untuk menjaga informasi selaras dengan stok yang sebenarnya.

c. Menyulitkan Rekonsiliasi Transaksi dan Pembayaran

Lebih jauh, void transaksi dapat membuat proses pencocokan data penjualan dan pembayaran menjadi lebih kompleks, terutama ketika pelanggan menggunakan pembayaran online. Divisi finance perlu memeriksa nilai transaksi, metode pembayaran, dan catatan penerimaan dana agar setiap transaksi memiliki pencatatan yang sesuai.

d. Mengurangi Akurasi Analisis Performa Penjualan

Pada sisi lain, void transaksi yang tidak tercatat dengan baik dapat memengaruhi analisis performa penjualan dan laporan EOD kasir. Perusahaan perlu memastikan data transaksi yang berubah tetap masuk dalam perhitungan agar evaluasi jumlah penjualan, produk terlaris, dan tren penjualan menghasilkan gambaran yang sesuai.

9. Cara Mengelola Void Transaksi agar Lebih Aman

Perusahaan perlu menerapkan pengelolaan void transaksi yang tepat agar perubahan transaksi tetap terkendali. Langkah ini mencakup pembatasan akses pengguna, penyimpanan riwayat void, analisis penyebab pembatalan, dan integrasi sistem POS dengan inventory dan accounting. Berikut ini adalah cara mengelolanya:

a. Batasi Akses Void untuk Mencegah Penyalahgunaan Transaksi

Pertama, perusahaan perlu membatasi akses fitur void hanya kepada pengguna tertentu sesuai tanggung jawabnya. Pengaturan hak akses membantu mencegah pihak yang tidak berkepentingan mengubah transaksi dan membuat perusahaan lebih mudah mengawasi penggunaan fitur pembatalan pada sistem POS.

b. Simpan Riwayat Void untuk Memudahkan Audit

Selain itu, perusahaan perlu menyimpan riwayat setiap void agar divisi terkait dapat memeriksa perubahan transaksi. Catatan tersebut mencakup pengguna, waktu, alasan pembatalan, dan detail transaksi sehingga perusahaan dapat meninjau penggunaan void saat melakukan pemeriksaan internal.

c. Analisis Penyebab Void untuk Meningkatkan Operasional Bisnis

Lebih lanjut, perusahaan perlu menganalisis alasan setiap void untuk menemukan masalah yang sering muncul dalam transaksi. Hasil analisis membantu perusahaan mengenali kesalahan input, kendala pembayaran, atau kebutuhan perbaikan proses agar aktivitas penjualan berjalan lebih efektif.

d. Integrasikan Sistem POS dengan Inventory dan Accounting

Tidak hanya itu, integrasi POS dengan inventory dan accounting membantu perusahaan menyelaraskan data transaksi antar sistem. Setiap perubahan transaksi dapat memperbarui informasi penjualan, stok, dan pencatatan keuangan sehingga perusahaan memperoleh data yang lebih konsisten.

10. Bagaimana Software POS Membantu Mengontrol Void Transaksi?

Software POS membantu perusahaan mengelola pembatalan transaksi melalui fitur kontrol yang lebih lengkap daripada mesin kasir biasa. Perbedaan mesin kasir dan POS terlihat dari kemampuan sistem dalam mengatur hak akses, mencatat perubahan transaksi, menghubungkan inventory dan accounting, dan memantau aktivitas void. Berikut ini adalah cara software POS mengontrol void transaksi:

a. Role-Based Access untuk Membatasi Hak Void

Pertama, software POS membantu perusahaan mengatur hak void melalui role-based access yang menyesuaikan tanggung jawab setiap pengguna. Sistem dapat membatasi fitur pembatalan hanya untuk akun tertentu, mengatur batas akses kasir, dan memastikan setiap perubahan transaksi mengikuti aturan yang berlaku.

b. Audit Trail untuk Melacak Setiap Perubahan Transaksi

Selain itu, software POS menyediakan audit trail yang mencatat setiap perubahan transaksi dalam sistem. Perusahaan dapat melihat pengguna, waktu, alasan void, dan detail perubahan yang terjadi sehingga divisi terkait lebih mudah melakukan pemeriksaan terhadap aktivitas transaksi.

c. Integrasi POS dengan Inventory dan Accounting

Lebih jauh, sistem cloud POS yang terhubung dengan inventory dan accounting membantu perusahaan menjaga sinkronisasi data antar modul. Ketika transaksi mengalami perubahan, sistem dapat memperbarui informasi stok, penjualan, dan pencatatan keuangan agar seluruh data tetap mengikuti kondisi terbaru.

d. Dashboard Monitoring Aktivitas Void

Tidak hanya itu, dashboard monitoring membantu perusahaan memantau aktivitas void melalui tampilan data yang menunjukkan jumlah pembatalan, frekuensi penggunaan, dan pengguna yang menjalankan fitur tersebut. Informasi ini membantu manajemen mengenali transaksi yang perlu diperiksa dan mengevaluasi penggunaan void.

11. Kesimpulan

Void transaksi merupakan bagian penting dalam pengelolaan penjualan karena perusahaan harus mengelola perubahan pada transaksi tanpa mempengaruhi akurasi catatan akuntansi. Melalui pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari kesalahan, penyalahgunaan, laporan yang tidak akurat, dan menjaga catatan yang benar untuk setiap perubahan transaksi.

Pada bisnis enterprise di Indonesia, void transaksi merupakan cara perusahaan untuk menjaga integritas data, mengontrol dan menjaga keamanan transaksi dan riwayat perubahan. Untuk itu, modul POS ScaleOcean Atlas membantu perusahaan mengelola void melalui otorisasi pengguna, approval workflow, audit trail, integrasi inventory, dan sinkronisasi laporan keuangan dalam one platform. Segera jadwalkan konsultasi gratis dengan ScaleOcean hari ini juga!