Inquiry Letter: Fungsi, Jenis, Komponen, dan Cara Membuatnya

Pada umumnya, kesalahan pembuatan inquiry letter masih sering terjadi di banyak bisnis. Kesalahannya mencakup ketidaksesuaian input manual seperti jumlah, satuan, dan spesifikasi, sehingga berdampak pada data yang tidak akurat.

Oleh sebab itu, risiko salah pesan atau revisi berulang dengan vendor dapat meningkat. Akibatnya, waktu kerja tim procurement menjadi sia-sia dan proses pengadaan menjadi tidak efisien.

Aktivitas operasional bisnis akan terhambat dan berpotensi mendatangkan kerugian, sehingga dibutuhkan proses inquiry yang akurat dan terstandardisasi. Artikel ini akan membahas apa itu inquiry letter, fungsi, jenis, komponen, contoh, dan cara membuatnya.

Key Takeaways

• Inquiry letter adalah surat bisnis formal untuk meminta informasi produk, layanan, atau kebijakan dari pemasok atau penjual.
• Surat pemintaan penawaran berfungsi untuk mengkonfirmasi jumlah, meminta spesifikasi, menjalin kerja sama, mengklarifikasi syarat, dan mengevaluasi pemasok.
• Waktu optimal mengirim inquiry letter adalah saat pengumpulan data, sebelum membuat komitmen atau meminta penawaran harga formal.
• Otomatisasi pembuatan inquiry letter dan manajemen data pemasok dapat dipermudah dengan bantuan fitur AI-ERP dan RFQ otomatis dari software purchasing ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Inquiry Letter?

Inquiry letter adalah surat bisnis formal yang dikirim oleh calon pembeli kepada penjual atau pemasok untuk meminta informasi terperinci mengenai produk, layanan, atau kebijakan bisnis. Sederhananya, inquiry letter artinya surat permintaan informasi atau barang.

Ini berfungsi sebagai jembatan komunikasi pertama dalam siklus pengadaan. Pelaku bisnis biasanya menggunakan inquiry letter untuk meminta detail produk, penawaran harga, persyaratan kredit, dan membangun kerja sama.

Informasinya akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang strategis. Melalui surat ini, perusahaan menunjukkan minat dan kemampuan serius tanpa adanya kewajiban finansial langsung.

Terdapat beberapa jenis dokumen ini seperti unsolicited inquiry, solicited inquiry, first inquiry, dan routine inquiry. Dalam pembuatannya, perusahaan perlu menuliskan permintaan informasi nama produk atau jasa, spesifikasi, tipe, ukuran, harga, dan cara pembayaran.

2. Fungsi Inquiry Letter bagi Perusahaan

Inquiry letter dibuat untuk mengkonfirmasi jumlah permintaan produk, meminta spesifikasi, menjalin kerja sama, menetapkan syarat dan ketentuan, serta evaluasi pemasok. Berikut adalah fungsi utama inquiry letter bagi bisnis:

a. Konfirmasi Jumlah Permintaan Produk

Salah satu fungsinya adalah untuk mendapatkan kepastian terkait ketersediaan dan kuantitas produk. Perusahaan mengetahui apakah pemasok memiliki stok untuk memenuhi kebutuhan dalam jumlah besar, sehingga dapat menghindari keterlambatan.

b. Meminta Spesifikasi Lengkap Produk

Tim pengadaan dapat meminta ke pemasok terkait informasi spesifikasi produk atau jasa yang sangat detail, seperti bahan, dimensi, standar kualitas, sertifikasi, hingga daya tahan produk. Ini memastikan bahwa produk yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan teknis dan standar kualitas internal.

c. Menjalin Hubungan Kerja Sama

Jika perusahaan menyusun inquiry letter dengan profesional dan sopan akan memberikan kesan pertama yang positif kepada calon pemasok. Hal ini menunjukkan bahwa bisnis Anda serius, terorganisir, dan layak dijadikan mitra bisnis jangka panjang.

d. Klarifikasi Syarat dan Ketentuan

Perusahaan dapat menanyakan secara spesifik mengenai syarat pembayaran, estimasi waktu pengiriman, garansi, dan prosedur pengembalian barang. Aspek-aspek ini sangat memengaruhi arus kas dan manajemen risiko perusahaan.

e. Evaluasi Pemasok

Respons yang diterima dari pemasok atas inquiry letter yang Anda kirimkan adalah data mentah. Oleh karena itu, Anda menggunakan informasi ini untuk melakukan evaluasi dan perbandingan antar pemasok secara objektif melaui perbandingan harga, kualitas, hingga fleksibilitas.

Saat ini, proses manual pembuatan inquiry letter dapat menghambat realisasi fungsi tersebut karena memakan banyak waktu. Maka, digitalisasi dalam procurement menjadi penting, seperti yang disampaikan dalam informasi dari McKinsey & Company tentang AI dalam procurement telah meningkatkan 25-40% efisiensi bisnis.

3. Jenis-Jenis Inquiry Letter

Perusahaan perlu memahami jenis dokumen ini agar dapat menentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti first inquiry, routine inquiry, solicited inquiry, unsolicited inquiry, dan inquiries asking for a favor. Berikut adalah jenis inquiry letter yang digunakan dalam dunia bisnis:

a. The First Inquiry (Permintaan Pertama)

Jenis ini digunakan ketika perusahaan menghubungi pemasok untuk pertama kalinya. Biasanya berisi perkenalan singkat tentang perusahaan, permintaan informasi umum mengenai produk atau layanan yang mereka tawarkan dengan tujuan membuka jalur komunikasi.

b. The Routine Inquiry (Permintaan Rutin)

Routine inquiry dikirimkan kepada pemasok yang sudah memiliki hubungan bisnis dengan perusahaan, sehingga lebih mudah untuk menanyakan ketersediaan stok, daftar harga, atau produk baru. Jenis ini menunjukkan adanya keberlanjutan bisnis dan membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok.

c. Solicited Inquiry (Permintaan Terundang)

Solicited inquiry adalah surat yang dikirim sebagai respons terhadap iklan, promosi, atau penawaran yang dibuat oleh pemasok. Perusahaan menyebutkan di mana Anda melihat iklan atau penawaran tersebut, sehingga memberikan konteks kepada pemasok mengenai asal mula ketertarikan Anda.

d. Unsolicited Inquiry (Permintaan Inisiatif Sendiri)

Tim mengirimkan ini atas inisiatif perusahaan sendiri tanpa adanya pemicu dari iklan atau promosi pemasok. Surat ini pada dasarnya adalah pendekatan “dingin” (cold approach) untuk membangun kemungkinan kerja sama dan surat harus mampu menarik perhatian pemasok.

e. Inquiries Asking for a Favor (Permintaan Bantuan Khusus)

Surat ini digunakan untuk meminta sesuatu yang bersifat khusus, seperti meminta sampel produk dalam jumlah besar, meminta kunjungan ke fasilitas produksi, atau meminta persyaratan kredit yang lebih fleksibel. Maka, perusahaan harus menyampaikan secara sopan dan persuasif mengapa permintaan itu penting.

Baca juga: Request for Proposal (RFP): Definisi, Manfaat dan Contohnya

4. Kapan Menggunakan Inquiry Letter?

Tim pengadaan perusahaan harus mengetahui kapan momen yang tepat untuk mengirim inquiry letter, sebaiknya surat ini digunakan pada tahap awal, ketika bisnis masih dalam fase pengumpulan data. Paling optimal digunakan sebelum membuat komitmen atau meminta penawaran harga formal.

Secara umum, inquiry letter dikirim saat perusahaan mengidentifikasi adanya kebutuhan akan produk atau layanan baru, tetapi belum memiliki informasi yang cukup. Dokumen ini menjadi alat riset utama untuk memetakan pemasok yang ada.

Ketika Anda sedang mencari pemasok baru untuk produk yang belum pernah dibeli sebelumnya. Anda perlu memahami siapa saja pemain di pasar dan apa yang mereka tawarkan, sehingga inquiry letter dapat menyaring pemasok potensial.

Di samping itu, saat Anda memerlukan informasi sebelum menyusun dokumen pengadaan yang lebih formal. Misalnya, Anda membutuhkan data teknis untuk melengkapi formulir request for quote (RFQ), maka surat permintaan informasi memastikan RFQ sudah akurat.

Selain itu, inquiry letter tepat digunakan ketika ingin membandingkan penawaran dari beberapa vendor secara adil dan terstruktur. Anda akan menerima data dalam format serupa yang memudahkan proses perbandingan dan evaluasi untuk memilih kandidat terbaik.

5. Komponen dan Struktur Dasar Inquiry Letter

Dalam proses penyusunannya, perusahaan harus memastikan suratnya memuat data pengirim, tanggal, informasi penerima, topik surat, pembukaan, tujuan, dan penutup. Berikut adalah rincian komponen dan struktur dasar yang harus ada dalam setiap inquiry letter:

a. Header (Nama dan Alamat Pengirim)

Informasi lengkap mengenai perusahaan Anda diletakkan di bagian paling atas dan berfungsi sebagai identitas pengirim yang jelas. Ini termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email.

b. Date (Tanggal Surat Ditulis)

Di bawah header, cantumkan tanggal penulisan surat dan hal ini penting untuk keperluan dokumentasi, serta menjadi referensi waktu kapan permintaan informasi tersebut dibuat. Format tanggal harus jelas dan konsisten, misalnya “17 Oktober 2023”.

c. Recipient Details (Nama dan Alamat Penerima)

Detail lengkap penerima surat perlu dicantumkan ke dalam surat dan tujukan surat kepada orang spesifik, lengkap dengan nama, jabatan, nama perusahaan, dan alamat lengkapnya. Menujukan surat kepada individu tertentu menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan meningkatkan kemungkinan surat tersebut dibaca.

d. Subject Line (Topik Surat Secara Singkat)

Ini penting karena memberikan gambaran singkat tentang isi surat dengan membuat subjek yang jelas, ringkas, dan informatif, seperti “Permintaan Informasi Mengenai Komponen Mesin Tipe X-123”. Subjek yang baik membantu surat Anda langsung diarahkan ke departemen yang tepat.

e. Pembukaan (Introduction)

Awali surat dengan sapaan “Dengan hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],”. Paragraf pertama harus berisi perkenalan singkat mengenai perusahaan Anda dan tujuan menulis surat tersebut, serta sebutkan bahwa Anda tertarik dengan produk atau layanan mereka.

f. Tujuan Utama (Request or Inquiry)

Pada bagian ini, Anda merinci informasi apa saja yang dibutuhkan dengan menyajikan pertanyaan secara terstruktur, misalnya menggunakan daftar bernomor atau poin-poin agar mudah dibaca. Pastikan setiap pertanyaan spesifik dan tidak ambigu agar tidak salah paham.

g. Closing & Signature (Penutup & Tanda Tangan)

Akhiri surat dengan penutup yang sopan dan ucapkan terima kasih, serta sampaikan bahwa Anda menantikan balasan mereka. Di bagian akhir, gunakan salam penutup formal seperti “Hormat kami,”, diikuti dengan tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan Anda.

Setiap komponen inquiry letter perlu disusun secara rapi dan konsisten, peran software purchasing ScaleOcean telah menghadirkan fitur otomatisasi RFQ yang mempercepat pembuatan dan pengiriman permintaan penawaran. Selain itu, data seluruh vendor tergabung dalam satu platform terpusat agar proses pengelolaan lebih efisien.

Analisis perbandingan harga secara otomatis juga membantu tim mengevaluasi penawaran secara cepat dan akurat, sementara AI-ERP dapat memberikan rekomendasi pemasok paling responsif. Untuk merasakan langsung manfaatnya, Anda dapat memulai demo gratis bersama tim ahli.

6. Cara Membuat Inquiry Letter yang Profesional

Penyusunannya dimulai dari memahami penerima surat, menentukan struktur surat, membuat pernyataan terbuka, menulis isi pesan, membuat penutup, dan menyertakan lampiran. Berikut adalah urutan membuat inquiry letter yang profesional:

a. Pahami Audien atau Penerima Surat

Perusahaan melakukan riset tentang perusahaan penerima dan memahami industri, produk, dan siapa orang paling tepat untuk dihubungi. Oleh sebab itu, mengetahui audiens akan membantu bisnis menyesuaikan bahasa dan nada.

b. Atur Struktur Surat

Pastikan semua komponen seperti header, tanggal, detail penerima, subjek, pembukaan, isi, dan penutup ada di tempatnya untuk menjaga kerapian dan profesionalisme. Struktur yang baik memudahkan pembaca untuk memahami maksud dan tujuan Anda.

c. Buat Pernyataan Pembuka

Paragraf pembuka harus langsung ke intinya namun tetap sopan dan menyebutkan identitas perusahaan Anda, serta jelaskan secara singkat alasan menghubungi mereka. Misalnya, “Kami dari PT Maju Jaya, sebuah perusahaan manufaktur furnitur, tertarik dengan produk kayu olahan yang ditampilkan di situs web Anda.”

d. Tulis Isi Pesan

Perusahaan menyampaikan pertanyaan dengan sangat jelas dan spesifik. Contohnya, “Bisakah Anda memberikan detail spesifikasi untuk produk kayu mahoni dengan kode M-05, termasuk harga per meter kubik untuk pembelian di atas 100 kubik?”

e. Buat Penutup

Pada bagian ini, sampaikan apresiasi dan berikan petunjuk mengenai langkah selanjutnya, sehingga terlihat kerangka waktu dan keseriusan perusahaan. Anda bisa menuliskan, “Kami sangat menghargai waktu Anda dan menantikan informasi tersebut sebelum tanggal [Sebutkan Tanggal].”

f. Menyertakan Lampiran

Jika Anda memiliki dokumen pendukung lainnya, sebutkan dalam surat bahwa Anda melampirkannya. Tuliskan sesuatu seperti “Untuk detail lebih lanjut mengenai kebutuhan kami, silakan merujuk pada dokumen spesifikasi yang terlampir.”

7. Contoh Inquiry Letter untuk Permintaan Barang (Produk)

Contoh surat inquiry letter memungkinkan Anda untuk memahami lebih dalam terkait gaya penulisan, bahasa, struktur, dan informasi yang dapat ditanyakan kepada pemasok. Untuk mendapatkan gambaran mengenai contoh inquiry letter, Anda dapat melihat contoh inquiry letter di bawah ini.

Setelah Anda mengirimkan inquiry letter dengan format yang sesuai ke pemasok tujuan, maka pemasok dapat mengirimkan balasan berupa surat penawaran barang. Oleh karena itu, Anda perlu memahami contoh surat penawaran barang yang memuat detail harga dan syarat kerja sama untuk dievaluasi sebelum mengambil keputusan.

Surat tersebut dapat Anda jadikan referensi saat menyusun surat permintaan informasi untuk barang atau produk. Contoh ini mengasumsikan sebuah perusahaan ritel (pengirim) yang ingin meminta informasi produk elektronik dari sebuah pemasok (penerima).

8. Perbedaan Inquiry Letter dan Application Letter

Keduanya merupakan surat bisnis formal dan bagian, namun terdapat perbedaanya dari sisi tujuan, konteks penggunaan, isi dan komponen utama, serta sifatnya. Berikut adalah perbedaan antara inquiry letter dan application letter:

a. Tujuan

Inquiry letter berfokus untuk mencari dan mengumpulkan informasi mengenai produk, layanan, harga, atau syarat dari perusahaan lain dalam metode pengadaan barang dan jasa. Sedangkan, application letter lebih digunakan untuk melamar posisi pekerjaan yang spesifik.

b. Konteks Penggunaan

Inquiry letter digunakan dalam konteks B2B, terutama pada pengadaan, penjualan, atau pengembangan bisnis sebagai bagian dari siklus transaksi. Sementara itu, application letter digunakan dalam konteks P2B untuk keperluan lamaran kerja dengan departemen SDM.

c. Isi dan Komponen Utama

Isi dari inquiry letter berpusat pada pertanyaan tentang atribut bisnis, seperti spesifikasi teknis, kuantitas minimum, harga, dan jadwal pengiriman. Di samping itu, isi dari application letter berpusat pada penonjolan atribut personal dan profesional pelamar.

d. Sifat

Dari segi sifat, inquiry letter lebih bersifat eksploratif dan proaktif, di mana suatu bisnis secara aktif mencari informasi memulai potensi transaksi. Di sisi lain, application letter sering kali bersifat reaktif, yaitu sebagai respons terhadap lowongan pekerjaan yang diiklankan.

9. Kesimpulan

Inquiry letter adalah alat komunikasi penting dalam proses pengadaan untuk mengumpulkan informasi, mengevaluasi vendor, dan mendukung pengambilan keputusan. Penyusunan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan membangun hubungan kerja sama.

Untuk mengoptimalkan proses tersebut, solusi software purchasing ScaleOcean dapat membantu mengotomatisasi pembuatan inquiry letter dan pengelolaan vendor. Jika Anda ingin melihat bagaimana software ini membantu bisnis, Anda dapat mengajukan jadwal demo gratis dengan tim expert kami.