Apa itu Show Cause Meeting (SCM) dan Perannya di Konstruksi?

Keterlambatan dalam proyek konstruksi sering kali menjadi masalah besar, menghambat progress dan membengkakkan biaya. Dengan banyaknya pihak yang terlibat, mulai dari kontraktor hingga pekerja lapangan, koordinasi yang kurang efektif bisa menyebabkan gangguan pada pengerjaan proyek.

Inilah mengapa Show Cause Meeting (SCM) menjadi penting. SCM memberikan kesempatan bagi kontraktor untuk menjelaskan alasan di balik keterlambatan proyek. Jika alasan yang disampaikan valid, maka kontraktor akan diberi waktu untuk memperbaiki kondisi dan kembali ke jalur yang sesuai dengan target. Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang peran dan pentingnya SCM dalam proyek konstruksi.

Key Takeaways

• Show cause meeting adalah rapat yang diadakan dalam proyek konstruksi untuk membahas keterlambatan pekerjaan yang signifikan dan mencari solusi atas masalah pada proyek.
• Tahapan SCM meliputi persiapan, pelaksanaan rapat, dan tindak lanjut untuk memantau perbaikan setelah kontraktor menyusun rencana perbaikan dalam waktu yang ditentukan.
• Tantangan dalam SCM termasuk perusahaan harus mampu memberikan alasan yang valid, menawarkan solusi efektif, dan memastikan implementasi rencana.
• ScaleOcean adalah software manajemen konstruksi yang membantu perusahaan mengelola proyek secara efisien, memantau progres, dan mencegah keterlambatan, mengurangi risiko SCM.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Show Cause Meeting dalam Proyek Konstruksi

Show Cause Meeting (SCM) adalah pertemuan formal yang diadakan ketika sebuah proyek konstruksi mengalami penundaan signifikan yang dapat berisiko pada pelanggaran kontrak. Dalam pertemuan ini, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) meminta kontraktor untuk memberikan penjelasan terkait keterlambatan dan faktor penyebabnya, seperti kekurangan material atau tenaga kerja.

Tujuan dari SCM adalah untuk mengidentifikasi akar masalah yang menyebabkan keterlambatan dan untuk menyusun rencana pemulihan agar proyek dapat kembali berjalan sesuai jadwal. Jika kontraktor tidak dapat memberikan penjelasan yang memadai atau gagal memenuhi target kinerja, tindakan lanjutan seperti sanksi atau pemutusan kontrak dapat diberlakukan.

Baca juga: Mengenal Apa itu Perusahaan Konstruksi dan Ciri-cirinya

2. Tujuan dari Pertemuan Show Cause

Pertemuan Show Cause (SCM) bertujuan untuk mengidentifikasi akar masalah yang menyebabkan keterlambatan proyek dan menentukan langkah-langkah perbaikan. Berikut adalah beberapa tujuan dari diadakannya pertemuan ini:

a. Mengatasi Keterlambatan Proyek

Tujuan utama dari diadakannya SCM untuk memahami penyebab keterlambatan proyek, baik yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal. Dengan mengetahui alasan keterlambatan secara jelas, tim proyek dapat bekerja sama untuk mencari solusi yang memungkinkan proyek kembali berjalan sesuai jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan.

b. Identifikasi Masalah

Salah satu tujuan lain SCM adalah untuk memverifikasi penyebab keterlambatan dan mengidentifikasi masalah yang menghambat kemajuan proyek, seperti kekurangan material, tenaga kerja, atau kondisi cuaca. Dengan pemahaman yang jelas mengenai hambatan tersebut, tim dapat mengambil langkah yang tepat untuk mengurangi risiko lebih lanjut dan mempercepat penyelesaian proyek.

c. Temukan Solusi

SCM memberi kesempatan untuk membahas solusi percepatan proyek. Kontraktor diwajibkan menyajikan rencana aksi dan skenario percepatan untuk menyelesaikan pekerjaan tertunda. Diskusi ini memungkinkan pemangku kepentingan mengevaluasi strategi yang dapat mengatasi keterlambatan dan memastikan proyek selesai tepat waktu.

d. Tentukan Tanggung Jawab

Pertemuan ini juga bertujuan untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas keterlambatan. Dengan menetapkan tanggung jawab secara jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan diambil oleh pihak yang tepat dan meminimalkan risiko masalah yang sama di masa depan.

e. Menilai Kelayakan Kontrak

Terakhir, hasil dari SCM juga membantu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk menilai kelayakan kontrak yang ada. Berdasarkan evaluasi selama pertemuan, PPK dapat memutuskan apakah kontrak dapat dilanjutkan atau apakah tindakan disipliner lebih lanjut diperlukan untuk menjaga kelancaran dan keberlanjutan proyek.

3. Kapan Show Cause Meeting (SCM) Diselenggarakan?

Show Cause Meeting (SCM) biasanya diadakan saat proyek menghadapi masalah serius yang bisa menyebabkan keterlambatan atau pelanggaran kontrak. Pertemuan ini penting untuk memastikan proyek tetap berjalan sesuai jadwal dan mengatasi kendala secara efektif. Berikut ini beberapa kondisi yang membuat SCM perlu untuk diadakan:

a. Saat Jadwal Proyek Terancam Tidak Terpenuhi

SCM diadakan jika ada tanda-tanda proyek berisiko tidak selesai tepat waktu, seperti keterlambatan pengiriman material atau masalah pengelolaan sumber daya. Dalam pertemuan ini, kontraktor diberi kesempatan menjelaskan situasi dan menyusun rencana pemulihan agar proyek kembali sesuai target.

b. Ketertinggalan Kemajuan Proyek dari Jadwal

Jika kemajuan proyek jauh tertinggal dari target yang telah ditetapkan, SCM diperlukan untuk mengevaluasi faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan. Hal ini memungkinkan tim proyek untuk menemukan solusi yang efektif untuk mempercepat pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu yang masih tersedia.

c. Potensi Pelanggaran Kontrak

SCM juga diperlukan ketika ada risiko pelanggaran ketentuan kontrak. Pertemuan ini berfungsi untuk mengurangi risiko hukum dengan memberikan ruang bagi kontraktor menjelaskan penyebab keterlambatan dan merencanakan langkah koreksi untuk menghindari sanksi atau pemutusan kontrak.

3. Prosedur Pelaksanaan Show Cause Meeting (SCM)

Rapat SCM proyek tidak berlangsung dengan segera, melainkan merupakan hasil dari prosedur tahapan. Setelah keterlambatan pengerjaan konstruksi teridentifikasi, maka proses perancangan show cause meeting dapat dilaksanakan. Tahapan penyelenggaran SCM adalah sebagai berikut:

a. Tahapan Persiapan SCM

Tahapan berikut mencakupi beberapa hal. Yakni, hal yang harus pertama diverifikasi adalah memang adanya kendala yang muncul pada proses pengerjaan. PKK meminta laporan progres pekerjaan kepada pihak kontraktor.

Selanjutnya dilakukan evaluasi mengapa terjadinya keterlambatan., dan jika ditemukan bahwa penyebabnya adalah karena perusahaan konstruksi, maka rapat SCM akan dilaksanakan.

b. Pelaksanaan Rapat SCM

Sebelum rapat SCM diselenggarakan, penyedia konstruksi harus menerima surat peringatan maksimal 3 hari setelah penyebab keterlambatan diidentifikasi. Surat undangan rapat SCM kemudian diberikan maksimal 2 hari setelah surat peringatan. PPK, yang bertindak sebagai fasilitator rapat, akan memanggil kontraktor dan seringkali melibatkan direksi teknis untuk menyiapkan materi evaluasi realisasi fisik proyek.

Rapat pertama harus diadakan paling lambat 7 hari setelah pemberian surat undangan, dan berfokus pada pembahasan rencana perbaikan yang telah disiapkan penyedia konstruksi. Rencana tersebut harus diselesaikan dalam waktu maksimal 30 hari kalender sejak rapat diselenggarakan.

c. Tindak Lanjut Setelah SCM

Ketika rencana yang telah dipresentasikan pada rapat pertama telah diimplementasi, maka dilakukan pengawasan atas progres berlangsungnya rencana tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah rencana tersebut efektif atau tidak.

Bila hasil pemantauan rencana tersebut menyatakan rencananya gagal, maka kontraktor perlu diberikan surat peringatan kedua maksimal 3 hari dari hari akhir pelaksanaan rencana.

Dikatakan surat kedua karena SCM memperbolehkan pengulangan atau pembuktian dari pihak penyedia sebanyak 3 kali. Apabila ketiga uji coba yang diajukan gagal, maka kegagalan tersebut akan dilaporkan kepada Ditjen Cipta Karya oleh Kepala Balai PPW.

Ditjen Cipta Karya akan menugaskan Unit Kerja Kompetensi untuk melakukan verifikasi administrasi dan lapangan maksimal 5 hari kerja. Hal tersebut dilakukan untuk membuat rekomendasi teknis kontrak.

4. Apa yang Terjadi di Show Cause Meeting (SCM)?

Show Cause Meeting (SCM) adalah forum penting bagi semua pihak dalam proyek konstruksi untuk membahas keterlambatan dan mencari solusi agar proyek kembali pada jalurnya. Pertemuan ini bertujuan mengidentifikasi masalah secara transparan dan menetapkan langkah pemulihan yang efektif.

a. Penyajian Bukti Keterlambatan

Awalnya, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) akan memaparkan bukti keterlambatan berupa data atau grafik yang membandingkan jadwal rencana dengan progres aktual. Presentasi ini memberikan gambaran jelas tentang sejauh mana keterlambatan dan dampaknya terhadap keseluruhan proyek.

b. Penjelasan dari Kontraktor

Setelah bukti disampaikan, kontraktor mendapat kesempatan untuk menjelaskan alasan keterlambatan secara formal, termasuk hambatan teknis, masalah pasokan, atau faktor lain di luar kendali mereka. Penjelasan ini menjadi dasar evaluasi penyebab masalah.

c. Pembahasan Solusi

Peserta SCM bersama-sama mendiskusikan langkah strategis untuk mempercepat pekerjaan, seperti penambahan sumber daya atau pendanaan ekstra. Fokusnya adalah mencari solusi praktis agar keterlambatan dapat diperbaiki dan proyek dapat selesai tepat waktu.

d. Penetapan Target Kinerja

Kontraktor biasanya diberikan target kinerja yang spesifik dalam jangka waktu tertentu sebagai bagian dari upaya pemulihan. Target ini membantu memusatkan upaya agar pekerjaan yang tertunda dapat diselesaikan sesuai jadwal.

e. Konsekuensi Jika Target Tidak Tercapai

Jika kontraktor gagal memenuhi target atau penjelasan dianggap kurang memadai, tindakan lanjutan seperti sanksi, pembatalan kontrak, atau pemutusan kerja dapat diberlakukan. Langkah ini penting untuk menjaga integritas proyek dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

5. Dampak Negatif Show Cause Meeting Terhadap Perusahaan Konstruksi

Tentu saja, fungsi utama dari SCM adalah untuk memperbaiki permasalahan yang muncul di lapangan. Namun, hal ini tidak berarti SCM tidak memiliki dampak negatif bagi penyedia konstruksi yang terkena dampak. Beberapa dampak negatif show cause meeting terhadap perusahaan negatif adalah:

a. Meningkatnya Tegangan Antara Pihak yang Terlibat

Dikarenakan sifat SCM yang seringkali menunjuk pihak-pihak yang terlibat, relasi antara setiap pihak konstruksi berkemungkinan mengalami pemburukan. Apabila SCM tidak ditanggapi secara profesional oleh semua pihak proyek, maka hal tersebut dapat mempengaruhi kerja sama masa depan masing-masing pihak.

b. Merusak Reputasi Perusahaan

Apabila sebuah perusahaan konstruksi memunculkan suatu permasalahan yang besar, atau penanganan masalah yang gagal secara berulang kali, maka kepercayaan perusahaan pemberi kontrak akan menurun. Tidak hanya itu, hal ini dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas kontrak yang diterima pada masa depan.

c. Peningkatan Anggaran

Meningkatnya anggaran yang melewati batas yang ditetapkan dapat terjadi sebagai upaya dalam mengejar keterlambatan. Apabila sebuah perusahaan terkena kasus SCM berulang kali, maka hal tersebut akan memunculkan beban biaya yang signifikan bagi bisnis konstruksi ataupun pemberi kontrak.

Baca juga: 5 Tahap Konstruksi pada Proyek Bangunan

6. Contoh Implementasi Show Cause Meeting

Untuk memberikan pendalaman lebih mengenai proses berjalannya SCM dalam proyek konstruksi, artikel ini akan memberikan beberapa visualisasi mengenai kasus fiktif SCM. Berikut adalah contoh-contoh tersebut:

a. Proyek Pembangunan Gedung Perkantoran

Sebuah proyek pembangunan gedung perkantoran mengalami gangguan karena adanya kesalahan tugas logistik proyek. Pada rapat SCM, penyedia konstruksi menjelaskan bahwa kuantitas bahan baku yang diterima jauh di bawah angka yang dibutuhkan untuk tahap konstruksi tersebut. Maka solusi yang disepakati di rapat adalah untuk mencari pemasok alternatif, serta memperluas jaringan pemasok untuk mengejar jadwal konstruksi.

b. Proyek Konstruksi Jalan Raya

Suatu proyek konstruksi jalan raya mengalami keterlambatan dikarenakan cuaca yang tidak memadai (Hujan). Representatif tim lapangan menyatakan cuaca mencegah pengerjaan yang efektif yang efisien, terutama pada proses pengaspalan. Hasil dari rapat tersebut membuahkan solusi berupa peningkatan angka tenaga kerja, serta penggunaan bahan baku yang lebih berkualitas untuk mengejar keterlambatan.

7. Tantangan yang dihadapi Perusahaan dalam Show Cause Meeting

Apabila sebuah keterlambatan pengerjaan konstruksi diidentifikasi sebagai kesalahan pihak penyedia konstruksi, maka perusahaan tersebut harus mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk rapat SCM. Hal ini dikarenakan bisnis akan diminta untuk membuktikan kompetensinya pada rapat tersebut. Beberapa tantangan yang mungkin muncul adalah:

1. Memberikan Alasan Terjadinya Kendala

Perusahaan konstruksi harus mampu membuktikan bahwa kendala yang terjadi bukan merupakan kesalahannya, melainkan dikarenakan faktor-faktor lain. Sang kontraktor harus menyediakan bukti dan fakta yang mendukung pernyataannya. Contohnya, apabila terjadi keterlambatan pengerjaan konstruksi karena jumlah bahan baku tidak sesuai dengan yang dibutuhkan, maka perusahaan dapat menyertakan laporan pengiriman barang dari supplier.

2. Menawarkan Solusi yang Efektif

Setelah membuktikan bahwa dirinya itu kompeten, perusahaan konstruksi wajib memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan yang telah muncul. Solusi yang ditawarkan oleh kontraktor harus disusun secara efisien dan dapat dicapai sepenuhnya dalam tenggat waktu yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya rapat show cause meeting (SCM) kedua ataupun ketiga.

3. Mencegah terjadinya Kendala setelah Rapat

Ketika sebuah rencana yang telah dirancang disetujui oleh semua pihak yang mengikuti rapat SCM, kontraktor harus dengan segera mengimplementasi rencana tersebut di lapangan. Perusahaan konstruksi harus mempersiapkan terlebih dahulu sistem penanganan kendala-kendala yang berkemungkinan muncul agar proses reparasi dapat berlangsung dengan lancar. Hal tersebut juga penting dikarenakan berjalannya rencana akan dipantau.

8. Cegah Terjadinya Show Cause Meeting dengan Software Konstruksi ScaleOcean

Proyek konstruksi sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi kelancaran dan efisiensi. Salah satu masalah yang umum muncul adalah show cause meeting, yang biasanya dipicu oleh keterlambatan atau ketidaksesuaian dalam pelaksanaan proyek. Jumlah faktor dan pihak yang terlibat sering kali membuat manajemen proyek menjadi kompleks.

Untuk mengatasi hal tersebut, ScaleOcean Software Konstruksi dapat membantu Anda melalui solusi yang efektif. Dengan kemampuan untuk memantau dan mengelola setiap aspek dari proyek konstruksi secara menyeluruh, ScaleOcean memastikan bahwa semua proses berjalan sesuai rencana.

Software ini memungkinkan pengelolaan sumber daya, bahan baku, dan alur kerja secara lebih efisien dan transparan, sehingga meminimalkan risiko keterlambatan atau hambatan yang dapat menyebabkan show cause meeting. Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap perkembangan proyek, setiap pihak yang terlibat dapat mengambil tindakan yang tepat waktu dan tepat sasaran.

Fitur ScaleOcean Software Konstruksi:

• Real-Time Tracking & Monitoring: Memantau perkembangan setiap tahap proyek untuk memastikan tidak ada hambatan yang mengakibatkan keterlambatan.
• Inventory Management: Memastikan bahan baku selalu tersedia dan dapat dipantau secara tepat, mengurangi kekurangan bahan yang dapat memperlambat pekerjaan.
• Collaboration Tools: Memfasilitasi komunikasi antar pihak yang terlibat, memastikan informasi yang dibutuhkan selalu tersedia tepat waktu.
• Customizable Workflow: Menyesuaikan sistem sesuai dengan spesifikasi kontrak dan kebutuhan proyek, memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan proyek.
• Unlimited User Access: Setiap pihak yang terlibat dapat mengakses data dan fitur tanpa biaya tambahan, memastikan semua pihak bekerja dengan informasi yang sama.

Baca juga: 7 Faktor Kegagalan Konstruksi dan Solusi Pencegahannya

9. Kesimpulan

SCM proyek, atau Show Cause Meeting, adalah rapat resmi untuk membahas keterlambatan proyek konstruksi akibat kelalaian kontraktor. Tujuan utamanya adalah untuk membuktikan bahwa kontraktor tidak bersalah atas keterlambatan dan mencari solusi atas masalah yang muncul. Namun, sebaiknya ada sistem yang dapat mencegah terjadinya SCM sejak awal.

Sistem terbaik untuk mengatasi kebutuhan tersebut adalah software manajemen konstruksi ScaleOcean. Sistem konstruksi ScaleOcean dapat mengatur setiap kontrak dengan efisien dan efektif, sehingga segala pengerjaan kontrak mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Dengan menerapkan sistem berikut, Anda dapat menjamin sebuah proses konstruksi yang lancar. Lakukanlah demo gratis Anda dan berkembang bersama kami!