Ketahui Tugas Procurement Staff beserta Skill dan Gajinya

Selain berbagai posisi teknis, salah satu peran vital dalam sebuah perusahaan adalah procurement staff. Mereka bertanggung jawab untuk mengevaluasi, memilih, dan membeli barang atau jasa yang diperlukan untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Tanpa mereka, perusahaan akan kesulitan memenuhi kebutuhan sumber daya yang diperlukan tepat waktu. Peran procurement staff sangat krusial dalam memastikan semua kebutuhan perusahaan, mulai dari peralatan hingga material, tersedia sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan.

Profesi ini menuntut ketelitian dan kemampuan manajerial yang baik, untuk memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan efisien dan efektif. Artikel ini akan membahas tugas, keterampilan yang dibutuhkan, serta perkiraan gaji untuk posisi ini di Indonesia.

1. Pengertian Procurement Staff

Procurement staff memegang peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan dengan mengelola pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Mereka bertanggung jawab mencari, mengevaluasi, serta membeli produk dan layanan yang memenuhi standar kualitas sekaligus efisien dari segi biaya.

Lebih dari itu, procurement staff juga aktif mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, memilih vendor yang tepat, dan melakukan negosiasi kontrak agar mencapai kesepakatan terbaik. Tak kalah penting, mereka mengelola catatan pengadaan dan mengawasi pengiriman material agar tiba tepat waktu, menjaga kelangsungan rantai pasokan perusahaan berjalan lancar tanpa hambatan.

2. Tanggung Jawab Utama Staf Pengadaan

Staf pengadaan memiliki peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah tugas utama yang menjadi tanggung jawab mereka dalam memastikan proses pengadaan barang dan jasa berjalan lancar dan sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab mereka:

a. Mengidentifikasi Kebutuhan

Staf pengadaan pertama-tama harus menentukan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tugas ini melibatkan pemahaman mendalam tentang operasional perusahaan untuk memastikan bahwa setiap item yang diperlukan dapat mendukung kelancaran kerja. Dengan identifikasi yang tepat, perusahaan bisa menghindari pembelian barang yang tidak perlu.

b. Riset & Evaluasi Vendor

Staf pengadaan bertanggung jawab untuk melakukan riset tentang pemasok potensial dan mengevaluasi mereka berdasarkan kualitas produk, harga, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Evaluasi yang cermat memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan standar perusahaan.

c. Perundingan

Setelah menemukan vendor yang tepat, staf pengadaan akan melakukan perundingan harga dan ketentuan kontrak. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan kesepakatan yang paling menguntungkan bagi perusahaan, baik dari segi harga, waktu pengiriman, maupun kondisi lain yang mempengaruhi transaksi.

d. Pembelian & Manajemen Pesanan

Tugas staf pengadaan juga mencakup mengelola proses pembelian barang, melacak inventaris, dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu. Manajemen yang baik memastikan bahwa semua barang yang dibutuhkan tersedia sesuai jadwal dan menghindari kekurangan yang dapat menghambat operasional perusahaan.

e. Manajemen Vendor & Kontrak

Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok adalah bagian dari tugas staf pengadaan. Mereka juga harus mengelola kontrak untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memenuhi kewajiban yang telah disepakati, serta menjaga kualitas dan nilai jangka panjang dari kerjasama dengan vendor.

f. Pencatatan

Staf pengadaan wajib memelihara catatan yang akurat terkait semua aktivitas pengadaan, mulai dari pembelian hingga status pesanan dan informasi vendor. Catatan ini sangat penting untuk audit, perencanaan pengadaan di masa depan, dan memastikan transparansi dalam seluruh proses pengadaan barang dan jasa.

Selain itu, karyawan pengadaan juga perlu menunjukkan keterampilan dalam perencanaan dan koordinasi. Dimana mereka harus bisa mengubah banyaknya data menjadi informasi yang berharga. Lalu, informasi tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam merencanakan strategi procurement yang efektif untuk memaksimalkan keuntungan proyek.

3. Hubungan Karyawan Pengadaan dan Tim Lain

Sebagai staf procurement, membangun dan memelihara hubungan kerja yang baik dengan berbagai pihak adalah kunci keberhasilan. Hubungan ini tidak hanya meliputi dengan pemasok dan kontraktor, tetapi juga dengan manajer proyek, arsitek, insinyur, dan tim keuangan perusahaan. Komunikasi dan kerja sama tim yang lancar adalah kunci esensial dalam melaksanakan proyek bisnis dengan sukses.

Menjaga hubungan yang kuat dengan pemasok dan kontraktor dapat menghasilkan negosiasi harga yang lebih baik dan peningkatan layanan. Sementara itu, kerjasama yang lancar dengan tim internal lainnya dapat memastikan bahwa semua pihak memahami tujuan dan kebutuhan proyek, dan bekerja bersama-sama untuk mencapainya.

4. Skill Wajib Staf Procurement 

Tugas procurement proyek sangatlah kompleks, maka dari itu ada beberapa keterampilan wajib yang harus dimiliki oleh karyawan pengadaan.Berikut ini beberapa keterampilan yang perlu dimiliki oleh staf procurement untuk menjada kelancaran proses pengadaan:

a. Negosiasi

bernegosiasi secara efektif adalah keterampilan utama yang harus dimiliki oleh pegawai procurement. Negosiasi bukan hanya tentang mendapatkan harga terbaik, tetapi juga mengerti bagaimana cara mengelola hubungan dengan pemasok agar bisa melakukan kerjasama dalam jangka waktu yang panjang.

Dalam negosiasi harga dan kontrak, penting untuk memahami dan menganalisis seluruh nilai dari produk atau layanan yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan staff Anda dalam membuat keputusan yang paling menguntungkan untuk perusahaan.

b. Komunikasi

staf procurement harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis, dengan departemen internal maupun vendor eksternal. Komunikasi yang jelas mendukung kelancaran proses pengadaan dan memastikan bahwa informasi terkait pesanan, jadwal, dan pembayaran tersampaikan dengan tepat.

c. Keterampilan Analitis

Keterampilan analitis sangat dibutuhkan dalam pengadaan untuk menganalisis tren pasar, mengevaluasi proposal vendor, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Kemampuan ini memungkinkan staf pengadaan untuk membuat keputusan yang berdasarkan data yang akurat, mengoptimalkan biaya, dan memastikan pemilihan pemasok yang tepat dengan biaya yang efisien.

d. Keterampilan Organisasi

Staf pengadaan harus dapat mengelola berbagai tugas, data, dan catatan terkait pengadaan dengan baik. Keterampilan organisasi ini membantu mereka untuk melacak banyak pembelian, mengelola anggaran, serta memenuhi tenggat waktu yang ketat. Dengan keterampilan ini, proses pengadaan bisa lebih efisien dan terstruktur, mengurangi kemungkinan kesalahan.

e. Perhatian terhadap Detail

Perhatian terhadap detail sangat penting dalam pengadaan untuk memastikan bahwa pesanan, kontrak, dan spesifikasi lainnya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Staf pengadaan harus memeriksa setiap rincian dengan cermat agar tidak ada yang terlewat, serta memastikan bahwa standar kualitas tetap terpenuhi selama proses pengadaan.

f. Pengetahuan Produk dan Industri

Procurement staf juga harus bisa mengerti spesifikasi detail dari produk yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses memilih dan memenuhi kebutuhan barang. Dimana hal tersebut tidak hanya akan berdampak pada kualitas akhir dari proyek, tetapi juga pada keberlanjutan dan efisiensi anggaran bisnis.

Selain itu, memiliki pengetahuan tentang industri pun akan semakin mendukung kinerja karyawan pengadaan. Memahami tentang tren pasar, hukum dan regulasi terkait, serta teknologi terbaru dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi pegawai Anda. Dengan pemahaman ini, mereka bisa membuat keputusan yang lebih baik dan lebih informatif.

g. Teknologi dan Digitalisasi

Teknologi dan digitalisasi sekarang telah menjadi bagian penting dari procurement. Pegawai harus menyadari dan mengetahui setiap ada teknologi baru yang bisa mendukung efisiensi pengadaan di bisnis. Penting juga untuk memahami tren-tren terbaru yang ada di industri, agar perusahaan tidak kalah saing dengan kompetitor.

Nah, contohnya adalah dengan menerapkan ERP pada sistem procurement. Banyak manfaat yang Anda dapatkan dari menerapkan software tersebut. Salah satunya adalah proses berulang di pengadaan dapat berjalan dengan otomatis. Sehingga, Anda bisa mempercepat seluruh aktivitas pembelian di perusahaan, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Selain itu, kemampuan untuk menganalisis dan memahami data juga sangat penting bagi karyawan procurement. Dengan semakin banyaknya data yang tersedia, pegawai Anda harus bisa memfilter dan menerjemahkan data tersebut menjadi informasi yang berharga untuk mendukung keputusan bisnis.

h. Etika dan Integritas

Dalam konteks procurement, karyawan harus memahami dan menghargai etika bisnis serta standar profesional dan legal yang berlaku. Misalnya, mereka harus mampu menjalankan alur pembelian secara transparan dan adil, serta menghindari konflik kepentingan pribadi dan praktik korupsi.

Selain itu, integritas melibatkan penghormatan terhadap kerahasiaan dan kepercayaan yang diberikan oleh perusahaan dan mitra bisnis. Karyawan procurement harus menjaga informasi sensitif dan rahasia bisnis dengan sangat hati-hati. Integritas yang tinggi akan membangun reputasi perusahaan yang positif dan menciptakan hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya.

5. Gaji Staf Procurement di Indonesia

Gaji karyawan pengadaan di Indonesia sangat beragam dan tergantung pada banyak faktor. Faktor-faktor ini meliputi level pengalaman, ukuran perusahaan, dan jenis tugas procurement proyek yang ditangani. Perlu Anda ketahui, selain gaji pokok ada juga bonus dan tunjangan yang bisa diterima oleh staf purchasing.

Pada umumnya, karyawan dengan pengalaman yang lebih sedikit mungkin mendapatkan gaji yang lebih rendah dibandingkan dengan mereka yang telah berpengalaman. Namun, seiring bertambahnya pengalaman dan skill, peluang untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi pun bisa meningkat. Pertumbuhan dan pengembangan yang dimaksud bisa berupa sertifikasi profesional atau meraih gelar lanjutan dalam bidang terkait.

Selain itu, ada juga kemungkinan untuk memperoleh bonus kinerja atau insentif lainnya. Misalnya, jika seorang staf procurement dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan untuk perusahaan melalui negosiasi yang cerdas atau pembelian yang strategis, mereka mungkin berhak atas sebagian dari penghematan tersebut sebagai bonus. Ini dapat menjadi pendorong motivasi yang kuat dan menguntungkan bagi mereka untuk terus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan.

Sebagai referensi, gaji karyawan procurement di Indonesia dapat berkisar antara 10 juta rupiah hingga 20 juta rupiah per tahun. Harap dicatat bahwa angka ini dapat berubah dan bisa saja berbeda tergantung pada berbagai faktor termasuk tingkat pengalaman, keterampilan, lokasi, dan perusahaan tempat individu bekerja. Selalu disarankan untuk melakukan riset pasar yang terupdate dan mendalam sebelum membuat keputusan terkait kompensasi.

6. Pengembangan Karier Sebagai Staf Pengadaan

Berprofesi sebagai karyawan pengadaan bukan hanya soal menyelesaikan tugas harian. Namun seiring berjalannya waktu, ada juga ruang untuk pertumbuhan dan pengembangan karier yang signifikan.

Staf procurement dapat berkembang menjadi manajer procurement, di mana mereka akan bertanggung jawab atas tim dan strategi pembelian secara keseluruhan. Bahkan, mereka mungkin juga berkesempatan untuk menjadi direktur pengadaan, dimana bertugas untuk mengawasi semua alur pembelian di perusahaan.

Selain itu, banyak juga bisnis yang menawarkan peluang pelatihan dan pengembangan profesional untuk karyawannya. Ini bisa dalam bentuk kursus, workshop, atau bahkan pembelajaran on-the-job. Jadi, profesi satu ini dapat tetap update dengan praktik terbaik dan tren terbaru di bidang procurement.

Baca Juga: 15 Software e-Procurement Terbaik untuk Pengadaan Bisnis

7. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas procurement proyek sangatlah banyak. Mulai dari memastikan semua kebutuhan proyek tersedia hingga memantau pengiriman barang agar sampai tepat waktu. Maka dari itu dibutuhkan tim pengadaan yang cerdas dan tangkas untuk bisa menyederhanakan setiap prosesnya.

Ada beberapa skill yang wajib dimiliki oleh staf procurement, mulai dari kemampuan analisis hingga manajemen proyek. Karena tidak bisa dilakukan oleh sembarangan orang, maka pekerjaan satu ini pun terkenal memiliki gaji yang lumayan besar. Namun, semua itu tetap tergantung pada beberapa faktor seperti pengalaman, ukuran perusahaan, dan jenis proyek.

Dengan demikian, menjadi staf procurement bukan hanya menawarkan peluang karir yang menarik, tetapi juga memungkinkan seseorang untuk berkontribusi secara signifikan pada semua sektor di Indonesia. Dengan pemahaman yang baik tentang tugas dan tanggung jawab, serta skill yang dibutuhkan, Anda bisa menjadi bagian penting dari industri yang terus berkembang ini.