Apa Itu Professional Services Automation (PSA)?

Aktivitas jasa profesional melibatkan pengelolaan proyek, timesheet, tenaga ahli, biaya, kontrak, dan invoice yang dapat berjalan melalui spreadsheet atau aplikasi terpisah. Kondisi ini membuat data leads, proyek, hingga tagihan tersebar sehingga divisi project management dan finance kesulitan melihat perkembangan pekerjaan secara menyeluruh.

Akibatnya, divisi terkait sulit mengetahui proyek yang mengalami keterlambatan, penggunaan tenaga ahli yang kurang optimal, atau pekerjaan yang tidak memberikan hasil sesuai target. Selain itu, perbedaan data antar sistem membuat perusahaan kesulitan menyusun keputusan berdasarkan kondisi proyek dan sumber daya yang tersedia.

Untuk menjawab tantangan tersebut, artikel ini akan membahas pengertian, cara kerja, dan manfaat professional services automation software bagi bisnis jasa profesional, fitur utama yang perlu diperhatikan, dan bagaimana solusi ini membantu mengelola peluang hingga kinerja proyek dan keuangan.

Key Takeaways

• Professional services automation (PSA) adalah solusi terintegrasi untuk mengelola peluang, tenaga ahli, proyek, waktu kerja, hingga penagihan bisnis.
• Manfaat PSA adalah untuk mengoptimalkan jam billable, utilisasi tenaga ahli, margin proyek, penagihan, koordinasi divisi, forecast, dan layanan klien.
• Tantangan penerapan PSA adalah data proyek tersebar, timesheet tidak konsisten, perbedaan billing, perubahan scope, proses invoice, dan resistensi pengguna.
• ScaleOcean Atlas dan ScaleMind AI membantu mengelola layanan, proyek, konsultan, kontrak, hingga insight bisnis berbasis data melalui AI Business Assistant.

Coba Konsultasi Gratis!

Mengenal Professional Services Automation

Professional services automation (PSA) adalah solusi yang membantu bisnis jasa profesional mengelola seluruh siklus pekerjaan dalam satu sistem terintegrasi. Sistem ini menghubungkan proses pengelolaan peluang, perencanaan tenaga ahli, pelaksanaan proyek, pencatatan waktu, hingga pembuatan tagihan.

Selain menghubungkan berbagai aktivitas bisnis, PSA membantu divisi project management, finance, dan sales memperoleh informasi yang lebih jelas terkait pekerjaan yang berjalan. Dengan informasi tersebut, setiap divisi dapat memahami status proyek, kebutuhan sumber daya, dan kondisi biaya berdasarkan data yang tersedia.

Dalam bisnis jasa profesional, keberhasilan pekerjaan tidak hanya bergantung pada penyelesaian proyek, tetapi juga kemampuan perusahaan memahami karakteristik perusahaan jasa yang mengandalkan keahlian, sumber daya, dan hubungan dengan klien. PSA membantu perusahaan membangun proses yang lebih terukur untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Bagaimana Cara Kerja Professional Services Automation?

PSA bekerja dengan menghubungkan proses bisnis jasa profesional mulai dari pencatatan prospek, penyusunan kontrak, perencanaan proyek, pengelolaan tenaga ahli, pencatatan waktu, pembuatan tagihan, hingga pemantauan kinerja proyek. Berikut ini adalah tahapan cara kerja PSA:

1. Mencatat Prospek dan Kebutuhan Klien

PSA membantu divisi sales mencatat informasi prospek dan kebutuhan klien sebelum proyek berjalan. Sistem menyimpan detail permintaan, ruang lingkup pekerjaan, serta peluang yang masuk agar divisi terkait dapat memahami kebutuhan klien dan menyiapkan rencana layanan yang sesuai.

2. Mengubah Kontrak Menjadi Rencana Proyek

Setelah klien menyetujui kerja sama, sistem membantu divisi project management mengubah informasi kontrak menjadi rencana pekerjaan. Proses ini mencakup penentuan aktivitas, target penyelesaian, kebutuhan sumber daya, serta tahapan proyek agar pelaksanaan berjalan sesuai kesepakatan.

3. Menentukan Tenaga Ahli dan Kapasitas

PSA membantu divisi project management menentukan tenaga ahli yang sesuai berdasarkan kebutuhan pekerjaan dan kapasitas yang tersedia. Sistem membantu perusahaan melihat ketersediaan sumber daya, membagi tanggung jawab, dan mengatur penempatan tenaga ahli agar pekerjaan berjalan optimal.

4. Mencatat Waktu dan Biaya Proyek

Selama proyek berlangsung, sistem membantu divisi finance dan project management mencatat waktu kerja dan beberapa biaya yang muncul selama pengerjaan. Data tersebut membantu perusahaan memahami penggunaan sumber daya, memantau pengeluaran, dan menjaga pencatatan proyek tetap sesuai kebutuhan.

5. Membuat Tagihan Sesuai Kontrak

PSA membantu divisi finance membuat tagihan berdasarkan informasi kontrak, progres pekerjaan, dan aktivitas yang telah tercatat. Dengan proses ini, perusahaan dapat menyusun invoice sesuai kesepakatan serta menjaga keterhubungan antara pekerjaan dan pembayaran klien.

6. Memantau Margin dan Kinerja Proyek

Sistem membantu divisi project management dan finance melihat kondisi proyek berdasarkan data pekerjaan, biaya, serta hasil yang diperoleh. Informasi tersebut membantu perusahaan mengenali perubahan kinerja proyek, mengevaluasi hasil pekerjaan, dan menentukan langkah yang sesuai.

Proses yang Dapat Diotomatisasi dengan PSA

PSA membantu perusahaan jasa profesional mengotomatisasi berbagai proses mulai dari penyusunan proposal, persetujuan kontrak, perencanaan proyek, pengaturan tenaga ahli, pencatatan waktu dan biaya, penagihan, hingga pelaporan kinerja. Berikut ini adalah proses yang dapat diotomatisasi dengan PSA:

1. Proposal dan Persetujuan Kontrak

PSA membantu divisi sales dan finance mengelola proposal hingga persetujuan kontrak. Sistem mengatur informasi penawaran, ruang lingkup pekerjaan, nilai kontrak, dan proses persetujuan agar perusahaan dapat memastikan setiap kerja sama berjalan sesuai kesepakatan sebelum memulai proyek.

2. Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

PSA akan membantu divisi project management membuat rencana kerja yang berdasarkan dengan tujuan, kegiatan, dan kebutuhan proyek. Hal ini nantinya akan membantu dalam mengatur, menyusun, dan mengontrol proses kerja sehingga perusahaan dapat melaksanakan proyek sesuai dengan rencana yang sudah ada.

3. Alokasi Tenaga Ahli

Mengenai pengelolaan sumber daya, PSA membantu divisi project management untuk menentukan alokasi tenaga ahli berdasarkan kebutuhan proyek dan kapasitas yang tersedia. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk melihat ketersediaan sumber daya, menetapkan tanggung jawab dan tugas serta mencegah penggunaan tenaga ahli yang kurang tepat.

4. Timesheet dan Expense Claim

Pencatatan aktivitas proyek menggunakan PSA membantu divisi project management dan finance untuk melacak waktu kerja dan biaya selama menjalankan suatu proyek. Sistem akan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan penggunaan tenaga ahli, biaya proyek, dan sumber daya agar dapat memantau dan memiliki catatan pekerjaan.

5. Penagihan dan Pengakuan Pendapatan

Terkait masalah keuangan dalam suatu proyek, kehadiran PSA membantu divisi finance dalam mengelola penagihan terkait dengan kontrak, penyelesaian pekerjaan, dan pencapaian tujuan proyek. Sistem menghubungkan data pekerjaan dengan invoice untuk memastikan nilai tagihan sesuai dengan kegiatan dan pencapaian pekerjaan yang sebenarnya.

6. Pelaporan Kinerja dan Profitabilitas

Melalui fitur pelaporan, PSA membantu perusahaan melihat hasil proyek berdasarkan data pekerjaan, biaya, dan pendapatan yang tercatat. Informasi tersebut membantu perusahaan mengevaluasi performa proyek, memahami kondisi keuangan, serta menentukan langkah yang mendukung keberlangsungan bisnis.

Manfaat Professional Services Automation

PSA membantu bisnis mencegah kehilangan pendapatan dari jam billable, meningkatkan utilisasi tenaga ahli, mengetahui margin proyek, mempercepat penagihan, menyatukan sales, delivery, dan finance, meningkatkan ketepatan forecast, hingga menjaga konsistensi layanan kepada klien. Berikut ini adalah manfaat PSA:

1. Mencegah Hilangnya Pendapatan dari Jam Billable

PSA membantu perusahaan mencatat seluruh aktivitas pekerjaan oleh konsultan, engineer, atau spesialis proyek. Sistem memastikan waktu kerja yang ditagihkan dapat tercatat dengan baik sehingga perusahaan dapat mengurangi risiko jam kerja yang terlewat dan menjaga potensi pendapatan dari setiap proyek.

2. Meningkatkan Utilisasi Tenaga Ahli

Dengan PSA, divisi project management dapat melihat penggunaan konsultan, engineer, dan pekerja proyek pada berbagai pekerjaan. Informasi tersebut membantu perusahaan menyesuaikan pembagian pekerjaan, memahami kapasitas sumber daya, dan memastikan setiap personel menjalankan tugas sesuai kebutuhan proyek.

3. Mengetahui Margin Sebelum Proyek Selesai

Dengan PSA, perusahaan dapat mengetahui kondisi keuangan proyek bahkan sebelum proyek tersebut selesai. Sistem akan membandingkan pengeluaran biaya, penggunaan sumber daya, dan hasil proyek untuk membantu bisnis menemukan perubahan yang memengaruhi keuntungan selama pelaksanaan proyek.

4. Mempercepat Penagihan dan Arus Kas

PSA membantu divisi finance mempercepat proses penagihan berdasarkan informasi kontrak, progres pekerjaan, dan catatan aktivitas proyek. Sistem membantu perusahaan membuat invoice berdasarkan data pekerjaan sehingga pembayaran klien dapat diproses tanpa hambatan administratif.

5. Menyatukan Sales, Delivery, dan Finance

PSA membantu divisi marketing, sales, dan finance untuk mengakses data yang sama mengenai kontrak, jangkauan pekerjaan, status proyek dan jumlah faktur. Melalui data yang terhubung, perusahaan dapat meminimalisir ketidakcocokan dalam proses pencatatan antar divisi selama masa proyek berlangsung.

6. Meningkatkan Ketepatan Forecast

Berdasarkan data proyek yang tersedia, PSA membantu perusahaan membuat perkiraan berdasarkan kondisi pekerjaan yang sedang berjalan. Perusahaan dapat memahami kebutuhan sumber daya, potensi pendapatan, dan perkembangan proyek untuk menyusun rencana bisnis berikutnya.

7. Menjaga Konsistensi Layanan kepada Klien

Dalam pengelolaan hubungan klien, PSA membantu perusahaan menjaga kualitas layanan dengan menghubungkan informasi proyek, kebutuhan klien, dan aktivitas pekerjaan. Dengan informasi yang lebih terkoordinasi, divisi terkait dapat memberikan pengalaman layanan yang sesuai dengan harapan klien pada setiap proyek.

Contoh Professional Services Automation

Bentley Systems menghadapi tantangan ketika perusahaan professional services berkembang dengan layanan dan pelanggan yang semakin kompleks. Perusahaan membutuhkan sistem yang mampu meningkatkan billable utilization dan profitabilitas layanan karena infrastruktur teknologi sebelumnya belum mendukung kebutuhan pengelolaan sumber daya.

Sebelumnya, Bentley memiliki sistem yang terpisah sehingga perusahaan menghadapi proses manual, fungsi terbatas, dan akses data operasional yang kurang optimal. Melalui konsultasi PSA, Bentley memperbaiki proses, memilih solusi PSA, dan menyelaraskan teknologi, alur data, dan perubahan organisasi.

Hasilnya, Bentley berhasil menerapkan solusi PSA sebagai bagian utama ekosistem teknologi perusahaan. Sistem ini membantu meningkatkan perencanaan sumber daya, mendorong billable utilization naik 7 poin dalam dua tahun, dan mendukung pertumbuhan pendapatan layanan sebesar 58% dalam tiga tahun.

Perbedaan PSA vs Project Management vs CRM vs ERP

PSA, project management software, CRM, dan ERP memiliki fungsi yang berbeda meskipun beberapa prosesnya saling berkaitan. Perbedaan keempat sistem tersebut dapat terlihat berdasarkan fokus penggunaan, pengelolaan proses, pengguna utama, dan dukungan cakupan bisnis.

Mengenai sudut pandang mengenai fokus penggunaannya, PSA dirancang untuk perusahaan jasa profesional yang menangani operasi proyek dan layanan pelanggan. Sementara itu, project management software melayani operasi proyek, CRM melayani pengelolaan hubungan dengan pelanggan, dan ERP melayani pengelolaan proses bisnis.

Dari sisi proses yang dikelola, PSA mencakup pengelolaan peluang, perencanaan tenaga ahli, timesheet, billing, hingga performa proyek. Project management software menangani jadwal, tugas, dan progres pekerjaan, sedangkan CRM mengelola interaksi pelanggan dan aktivitas penjualan. ERP mencakup proses seperti keuangan, pembelian, persediaan, dan sumber daya perusahaan.

Dari sisi cakupan bisnis, PSA memiliki fokus lebih spesifik untuk perusahaan jasa profesional yang membutuhkan keterhubungan antara proyek dan sumber daya. Sementara itu, ERP memiliki cakupan lebih luas sebagai sistem utama perusahaan, sedangkan CRM dan project management software dapat menjadi bagian pendukung untuk mengoptimalkan proses tertentu.

PSA tidak selalu menggantikan ERP karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda. PSA berfokus untuk mengelola siklus layanan perusahaan jasa profesional sedangkan ERP melayani fungsi bisnis lainnya seperti akuntansi, administrasi dan lainnya. Oleh karena itu PSA bisa digabungkan dengan ERP untuk mencapai pengelolaan bisnis yang lebih baik.

Jenis Professional Services Automation Tools

PSA tersedia dalam beberapa jenis yang memiliki fungsi berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Perbedaannya dapat terlihat dari cara penggunaan, tingkat integrasi dengan sistem lain, dan kemampuan menyesuaikan kebutuhan industri. Berikut ini adalah jenis professional services automation tools yang dapat perusahaan gunakan:

1. Standalone PSA Software

Standalone PSA software merupakan solusi khusus yang berfokus pada pengelolaan layanan profesional tanpa bergantung pada sistem utama lain. Jenis ini membantu perusahaan mengatur proyek, sumber daya, timesheet, dan penagihan dalam satu platform khusus untuk kebutuhan bisnis jasa profesional.

Pada penerapannya, solusi ini banyak digunakan oleh perusahaan konsultan kecil hingga menengah, agensi, dan penyedia layanan IT yang membutuhkan pengelolaan proyek tanpa sistem bisnis yang kompleks. Standalone PSA software menawarkan penerapan yang lebih sederhana, fitur yang lebih spesifik, dan penggunaan yang mudah untuk mendukung aktivitas layanan berbasis proyek.

2. Integrated PSA Software

Integrated PSA software menghubungkan kemampuan PSA dengan sistem lain seperti ERP, CRM, atau aplikasi keuangan. Jenis ini membantu perusahaan menyatukan data antar proses bisnis sehingga divisi terkait dapat melihat informasi proyek, pelanggan, dan keuangan secara lebih terhubung.

Dalam bisnis dengan proses yang saling berkaitan, pendekatan ini banyak diterapkan oleh perusahaan jasa profesional berskala besar seperti konsultan manajemen, firma teknologi, dan perusahaan engineering yang mengelola banyak proyek dan sumber daya. Kebutuhan tersebut membuat solusi ini unggul dalam menghubungkan informasi antar divisi, dan memberikan gambaran yang menyeluruh.

3. Industry-Specific PSA Tools

Industry-specific PSA tools dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis jasa profesional tertentu. Jenis ini menyediakan fitur dan alur kerja yang menyesuaikan karakteristik proyek, regulasi, dan kebutuhan operasional setiap industri.

Karena memiliki kebutuhan kerja yang lebih spesifik, solusi ini sering digunakan oleh firma hukum, konsultan pajak, perusahaan engineering, dan penyedia layanan teknologi yang memiliki proses layanan khusus. Kebutuhan tersebut membuat industry-specific PSA tools memiliki keunggulan dalam menyesuaikan fitur, work flow, dan pengaturan sistem dengan karakteristik industri masing-masing.

Fitur Penting Professional Services Automation Software

Professional services automation software menyediakan berbagai fitur untuk membantu perusahaan jasa profesional mengelola proyek, sumber daya, keuangan, hingga hubungan klien. Berikut ini adalah fitur penting yang perlu diperhatikan:

• Project Planning and Scheduling: Membantu perusahaan dalam merencanakan rencana proyek, menjadwalkan pekerjaan dan melacak kinerja para pekerja.
• Skill-Based Resource Allocation: Membantu dalam pemilihan tenaga profesional dengan menilai keterampilan mereka.
• Capacity and Utilization Planning: Membantu perusahaan memahami kapasitas sumber daya mereka dan mengelola penggunaan karyawannya.
• Timesheet and Billable Hours Tracking: Membantu perusahaan memahami bahwa billable hours adalah pencatatan jam kerja yang dapat ditagihkan kepada klien, sekaligus melacak waktu aktivitas proyek untuk mendukung perhitungan biaya layanan.
• Expense and Reimbursement Management: Mengelola pencatatan biaya proyek dan proses penggantian pengeluaran secara terorganisir.
• Project Budget and Cost Tracking: Memantau anggaran proyek dan membandingkan biaya aktual dengan rencana pengeluaran.
• Contract and Scope Management: Membantu mengelola kontrak, ruang lingkup pekerjaan, serta perubahan kebutuhan proyek.
• Automated Billing and Invoicing: Mengotomatisasi pembuatan invoice berdasarkan kontrak, progres, dan aktivitas proyek.
• Revenue and Margin Forecasting: Membantu memperkirakan pendapatan dan margin proyek berdasarkan data pekerjaan.
• Approval Workflow: Mengatur alur persetujuan untuk kontrak, biaya, pengeluaran, dan aktivitas proyek.
• Client Portal and Collaboration: Menyediakan ruang komunikasi agar perusahaan dan klien dapat berkolaborasi dengan mudah.
• Real-Time Reporting and Analytics: Menyajikan laporan proyek dan analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.

Siapa yang Membutuhkan Professional Services Automation?

PSA cocok digunakan oleh perusahaan yang menjalankan bisnis berbasis layanan, proyek, dan tenaga ahli. Sistem ini mendukung berbagai sektor dalam mengelola sumber daya, pekerjaan klien, waktu kerja, biaya, serta proses penagihan secara lebih terintegrasi. Berikut ini adalah bisnis yang membutuhkan PSA:

• Perusahaan Konsultan: Mengelola proyek klien, alokasi tenaga ahli, timesheet, serta perhitungan biaya layanan konsultasi.
• IT Services dan Managed Service Provider: Mengatur proyek teknologi, dukungan pelanggan, penggunaan sumber daya, dan kontrak layanan secara lebih terorganisir.
• Firma Akuntansi, Audit, dan Pajak: Menangani pekerjaan klien, jam kerja profesional, dokumen layanan, dan proses penagihan berdasarkan aktivitas pekerjaan.
• Firma Hukum: Mencatat waktu kerja pengacara, mengelola perkara, kontrak, dan biaya layanan untuk setiap klien.
• Agensi Kreatif dan Marketing: Mengelola proyek kampanye, kapasitas divisi kreatif, anggaran, dan progres pekerjaan berdasarkan kebutuhan klien.
• Engineering dan Architecture Services: Mengatur proyek desain, penempatan tenaga ahli, biaya pekerjaan, dan jadwal penyelesaian proyek.
• Training dan Business Advisory: Mengelola program pelatihan, instruktur, jadwal kegiatan, biaya layanan, serta aktivitas konsultasi bisnis.

Setiap perusahaan jasa profesional memiliki kebutuhan berbeda berdasarkan jenis layanan, jumlah proyek, dan kompleksitas pekerjaan. ScaleOcean Atlas membantu perusahaan mengelola aktivitas layanan melalui sistem terintegrasi. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean untuk menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!

Kapan Perusahaan Membutuhkan PSA Software?

Perusahaan membutuhkan professional services automation software ketika proses bisnis mulai melibatkan banyak proyek, tenaga ahli, klien, dan aktivitas yang sulit terkelola secara manual. Kondisi ini menunjukkan kebutuhan sistem yang mampu menghubungkan perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan pekerjaan dalam satu platform.

Selain itu, perusahaan membutuhkan PSA software ketika perusahaan mengalami kesulitan memantau penggunaan sumber daya, mencatat waktu kerja, mengelola biaya proyek, atau memastikan proses penagihan berjalan sesuai pekerjaan yang dilakukan. Sistem ini membantu divisi terkait memahami kondisi proyek berdasarkan data yang tersedia.

Karena itu, perusahaan jasa profesional dapat mempertimbangkan PSA software ketika ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan proyek, memperbaiki koordinasi antar divisi, dan memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai performa layanan. Solusi ini mendukung bisnis yang terus berkembang dengan kebutuhan proses kerja yang semakin kompleks.

Tantangan Penerapan PSA di Perusahaan Indonesia

Penerapan PSA dapat menghadapi berbagai kendala, mulai dari data proyek yang tersebar, pengisian timesheet yang tidak konsisten, perbedaan model penagihan, perubahan ruang lingkup pekerjaan, proses pajak dan invoice yang terpisah, hingga resistensi pengguna. Berikut ini adalah tantangan penerapan PSA di perusahaan:

1. Data Proyek Tersebar di Banyak File

Perusahaan dapat mengalami kesulitan ketika data proyek tersimpan dalam berbagai file seperti spreadsheet, dokumen, dan aplikasi berbeda. Kondisi ini membuat divisi project management sulit memperoleh informasi lengkap mengenai progres, biaya, dan aktivitas pekerjaan yang berjalan pada setiap proyek.

2. Karyawan Tidak Konsisten Mengisi Timesheet

Pengisian timesheet yang tidak konsisten membuat perusahaan kesulitan mengetahui waktu kerja real-time setiap pekerja. Akibatnya, divisi project management dan finance dapat menghadapi kendala saat menghitung penggunaan sumber daya, mengevaluasi pekerjaan, dan menyiapkan proses penagihan.

3. Model Penagihan Setiap Klien Berbeda

Setiap klien dapat memiliki metode penagihan yang berbeda seperti berdasarkan jam kerja, progres proyek, atau kontrak tertentu. Perbedaan tersebut membuat divisi finance membutuhkan sistem yang fleksibel untuk mengelola perhitungan invoice sesuai ketentuan masing-masing klien.

4. Perubahan Ruang Lingkup Tidak Terdokumentasi

Perubahan kebutuhan klien selama proyek berlangsung dapat memengaruhi pekerjaan, biaya, dan jadwal penyelesaian. Tanpa dokumentasi yang baik, divisi terkait kesulitan melacak perubahan tersebut dan memastikan seluruh aktivitas proyek tetap sesuai kesepakatan.

5. Proses Pajak dan Invoice Masih Terpisah

Pemisahan proses pajak dan invoice dapat membuat divisi finance membutuhkan waktu tambahan untuk mencocokkan data transaksi dengan pekerjaan proyek. Kondisi ini berisiko menimbulkan perbedaan informasi dan menghambat proses administrasi keuangan perusahaan.

6. Resistensi Pengguna terhadap Sistem Baru

Penerapan sistem baru dapat menghadapi tantangan ketika pengguna masih terbiasa menggunakan metode kerja sebelumnya. Karena itu, perusahaan perlu memastikan karyawan memahami manfaat PSA dan mendapatkan dukungan yang cukup agar sistem dapat berguna secara optimal.

Bagaimana Cara Memilih Professional Services Automation Software?

Memilih PAS software perlu mempertimbangkan berbagai aspek agar sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis jasa profesional. Perusahaan perlu mengevaluasi proses lead-to-cash, model billing, perencanaan sumber daya, integrasi keuangan dan pajak, fleksibilitas workflow, serta kemampuan sistem untuk berkembang. Berikut ini adalah cara memilih PSA software:

1. Petakan Proses Lead-to-Cash

Perusahaan perlu memahami seluruh proses mulai dari peluang bisnis hingga penerimaan pembayaran sebelum memilih PSA software. Pemetaan ini membantu divisi terkait melihat kebutuhan sistem, mengidentifikasi proses yang perlu perbaikan, dan memastikan solusi yang ada mampu mendukung setiap tahapan layanan.

2. Evaluasi Model Billing Perusahaan

Model penagihan setiap bisnis jasa profesional dapat berbeda berdasarkan kontrak dan jenis layanan. Karena itu, perusahaan perlu memastikan PSA software mendukung berbagai metode billing agar divisi finance dapat mengelola invoice sesuai kebutuhan klien dan proyek.

3. Periksa Resource Planning

Kemampuan mengelola sumber daya menjadi faktor penting dalam pemilihan PSA software. Perusahaan perlu memastikan sistem dapat membantu merencanakan kapasitas, mengatur penempatan tenaga profesional, dan memahami ketersediaan karyawan berdasarkan kebutuhan proyek.

4. Pastikan Integrasi Keuangan dan Pajak

Perusahaan perlu memilih PSA software yang dapat terhubung dengan sistem keuangan dan kebutuhan perpajakan. Integrasi ini membantu divisi finance mengelola transaksi proyek, pencatatan biaya, dan proses administrasi berdasarkan informasi yang saling berkaitan.

5. Evaluasi Fleksibilitas Workflow

Setiap perusahaan memiliki cara kerja dan kebutuhan proses yang berbeda. Oleh karena itu, PSA software perlu menyediakan fleksibilitas untuk menyesuaikan alur persetujuan, tahapan proyek, dan aktivitas layanan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

6. Perhatikan Skalabilitas dan Biaya Pengguna

Perusahaan perlu mempertimbangkan kemampuan PSA software dalam mengikuti perkembangan bisnis dan jumlah pengguna. Sistem yang fleksibel membantu perusahaan menambah kebutuhan operasional tanpa meningkatkan biaya secara tidak proporsional ketika bisnis berkembang.

Optimalkan Professional Services Automation dengan ScaleOcean Atlas

Pengelolaan bisnis jasa profesional membutuhkan sistem yang mampu menghubungkan aktivitas layanan, proyek, sumber daya, kontrak, hingga proses penagihan. ScaleOcean Atlas membantu perusahaan mengoptimalkan professional services automation melalui platform terintegrasi yang mendukung pengelolaan pekerjaan berbasis layanan secara lebih terstruktur.

ScaleOcean Atlas menyediakan software dengan berbagai fitur untuk mendukung aktivitas bisnis, mulai dari pengaturan jadwal layanan, pencatatan permintaan klien, pemantauan progres proyek, alokasi konsultan, pembuatan kontrak, hingga pengelolaan quotation dan jam kerja yang dapat ditagihkan.

Selain itu, ScaleMind AI pada ScaleOcean Atlas berperan sebagai AI Business Assistant yang membantu perusahaan memperoleh wawasan dari data layanan, proyek, dan aktivitas bisnis. Melalui dukungan AI, perusahaan dapat memahami kondisi pekerjaan dengan lebih baik. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean untuk hari ini juga!

Berikut ini adalah modul-modul dari ScaleOcean Atlas:

• Service Booking Calendar: Mengelola jadwal layanan klien seperti konsultasi, durasi sesi, ketersediaan tim, lokasi pertemuan, dan status konfirmasi.
• Client Work Request: Mencatat permintaan kerja klien lalu mengubahnya menjadi tugas, tiket layanan, atau proyek yang dapat dikelola.
• Project Progress Board: Memantau perkembangan proyek berdasarkan aktivitas, PIC, tenggat waktu, milestone, prioritas, dan status penyelesaian pekerjaan.
• Consultant Resource Allocation: Mengatur penempatan konsultan berdasarkan keahlian, kapasitas kerja, prioritas klien, dan kebutuhan tenggat layanan.
• Service Contract Builder: Membuat kontrak layanan berdasarkan ruang lingkup pekerjaan, durasi, nilai kontrak, pembayaran, SLA, serta ketentuan kerja sama.
• Service Quotation: Membuat penawaran layanan berdasarkan ruang lingkup, estimasi waktu, tarif, biaya tambahan, serta mencatat jam kerja yang dapat ditagihkan.

Kesimpulan

PSA membantu perusahaan jasa profesional mengelola siklus bisnis berbasis layanan secara lebih terstruktur, mulai dari pengelolaan peluang, proyek, sumber daya, timesheet, kontrak, hingga penagihan. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas pekerjaan dan mengoptimalkan proses layanan kepada klien.

ScaleOcean Atlas menyediakan solusi PSA melalui software jasa layanan profesional yang menghubungkan pengelolaan proyek, konsultan, kontrak, quotation, hingga aktivitas layanan. Didukung ScaleMind AI sebagai AI Business Assistant, perusahaan dapat memperoleh insight berbasis data untuk membantu memahami performa layanan. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean hari ini juga!